MANAGEMENTUL INFORMAIEI I

INFORMAREA PUBLIC

Iaholnic-Coslac Bogdan

I.

Definirea informaiei
Cuvntul informaie - preluat din latin (informatio) prin intermediul limbii

franceze (information) - este polisemantic i poate cpta mai multe conotaii care sunt
determinate de domeniile i contextele foarte variate n care poate fi folosit. n afara
nelesurilor din limbajul comun, are i alte sensuri, atribuite fie prin definirea sa ca
termen fie ca i concept n cadrul unor ramuri ale filosofiei sau al unor tiine i
tehnologii al cror obiect de studiu este.
Termenul informaie este strns legat i de un proces informaional dar i de
rezultatul acestui proces (volum, varietatea de informaii obinute) precum i de unele
fenomene specifice cum ar fi fenomenul informaional, explozia informaional, etc. De
asemenea informaia a nceput s fie considerat ca factor ontologic primordial, ce st,
mpreun cu materia i energia la originea universului1.
Nici una din definiiile sau conceptele existente pentru informaie nu sunt unanim
acceptate, fapt care produce unele confuzii i uneori chiar pierderi economice.
n ultimul timp, tot mai muli cercettori i oameni de tiin pun ntrebarea dac este
posibil de construit o teorie a informaiei unic, general valabil.
Informaia nu este nici coninut (ci strile unui sistem pot fi asimilate cu acesta),
nici agent (ci semnalele transmise printr-un canal pot fi asimilate cu acesta), nici
proprietate, nici instructiune, nici proces i nici metoda, ci informaia se constituie ntr-o
categorie de sine stttoare, avnd o existen abstract i subtil - adic nematerial categorie care este reflectat de stri, semnale etc. i constituie un element esenial n
procesul cunoaterii.2

Jrme Segal, Le Zro et le Un. Histoire de la notion scientifique d'information au 20 sicle, Paris,
ditions Syllepse, 2003,pag. 68
2

Jrme Segal, Op. cit., pag. 69

Caracteristicile informaiei
Ca entitate existenial diferit de materie i energie, informaia prezint
urmtoarele principale caracteristici 3:
Este uman prin origine i destinaia final; ea se formeaz n intelectul
individual i tot aici i ncheie circuitul.
Este un substituent pentru alte resurse (materie, energie, munc), putndu-le
nlocui direct n procesul de combinare a factorilor de producie sau uurnd
gestionarea.
Este uor de vehiculat, reelele de calculatoare i comunicaii permind ca
aceasta s poat fi transferat i accesat la distan, n timp real i cu
acuratee.
Se amplific pe msur ce i se mresc aria i durata de utilizare: o informaie
existent i extinde prezena ori de cte ori ea intervine n rezolvarea unei noi
probleme sau n producerea de informaii noi.
Poate fi condensat att pe latura coninutului (prin agregare i sintetizare), ct
i pe cea a formatului de nregistrare (de exemplu, prin arhivare).
Este susceptibil de propagare liber i anonim, iar aplicarea de regimuri
controlate de difuzare (acces autorizat, comercializare sub licen) necesit
msuri speciale.
Devine co-disponibil prin comunicare: cel care o furnizeaz continu s o
dein deplin, n egal msur cu cei ce o primesc, i crora nu le mai poate fi
retras.

Clasificarea informaiilor
3

Jrme Segal,Op. cit., pag. 72

Dezvoltarea activitilor sociale, care au ca obiect transmiterea, memorarea sau

tratarea informaiei, a generat o diversificare fr precedent a naturii informaiilor,
concomitent cu creterea exponenial a volumului acesteia. 4
Se impune o clasificare a informaiei att dup forma sa ct i dup natura i
suportul utilizat.
a) Clasificarea informaiei dup form:
1. Forma analogic a informaiei const n reprezentarea fenomenelor fizice, imagini
fixe, sunete i imagini n micare aa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice
de nregistrare, fr a fi necesar o conversie sau codificare a acestora nainte de
transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de informaii.
2. Forma digital a informaiei se realizeaz, fie pornind de la fenomenul real, fie de la
forma analogic a acestuia, n ambele cazuri avnd loc o codificare numeric, o
evaluare cantitativ, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentrii. Pe
suportul tehnic informaia se prezint ca o succesiune de valori binare (0 si 1)
ordonate dupa un sistem de reguli (cod) si prin urmare introdusa n sistemul de calcul
se transmite i se memoreaz direct.
b) Clasificarea informaiei dup natura sa:
1. date ce pot fi numerice, alfabetice, alfanumerice.
2. texte organizate sub form de documente, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte i
caractere, destinate a fi prelucrate cu programe adecvate de editare i tehnoredactare
a textelor, control gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n
pagin a textului redactat.
3. documente grafice ce pot conine reprezentri grafice, desene schie tehnice etc. i
care pot fi vizualizate prin afiare pe monitorul calculatorului, tiprirea lor la
imprimant sau la dispozitivul de realizare desene (plotter) etc.
4. secvene audio generate de vocea uman, fenomene din realitate, instrumente
muzicale sau sintetizoare electronice de voce i acustice.
5. secvene video de natur animat sau film, nsoite de cele mai multe ori de
informaie sonor: voce ori sunet
4

Jrme Segal,Op. cit., pag. 75

.
c) Clasificarea informaiei din punct de vedere al suportului tehnic utilizat :
1. informaie aflat pe suporturi tehnice :
suporturi magnetice : banda magnetic, caseta magnetic, discul magnetic,
discul flexibil, cartela magnetic etc.
suporturi cu lectura optic : discurile optice a caror informaie este citit optic
cu dispozitive lasser.
2. informaie aflat pe suporturi grafice:
suporturi opace

realizate din hrtie, cum sunt : documentele clasice,

documentele informatice obinute la imprimant, documentele realizate cu

ajutorul mesei de desen.
suporturi transparente realizate din pelicul fotografic, pelicul film, microfilm
etc.

II.

Managementul informaiei

Managementul informaiilor reprezint identificarea, evaluarea i utilizarea adecvat a

informaiilor pe care le avem la dispoziie la un moment dat, pentru a rezolva probleme i a lua
deciziile optime.
Abiliti care permit exploatarea eficient a informaiilor:
abiliti de identificare/cutare a informaiilor
abiliti de evaluare i prelucrare a informaiei
abiliti de utilizare eficient a informaiei
Definirea managementului informaiei
Termenul de managementul informaiei are mai multe conotaii. Cel mai utilizat
este cel de managementul tehnologiei informaiei n organizaie i mai puin
managemenului coninutului informaional sau coninutului purttorilor: documente sau
fiiere.
Definiia se concentreaz pe informaie n sensul tiut de bibliotecari i specialitii
n tiina informrii i pe valoarea acesteia pentru performana organizaiei n sensul
neles de manageri.
n concepia colectiv, managementul informaiei poate fi definit ca totalitatea
proceselor i comportamentelor care urmresc producerea efectiv, coordonarea,
stocarea, regsirea, analiza, evaluarea, diseminarea i utilizarea informaiei.
Rolul informaiei poate fi acela de suport pentru procesul de nvare i de
predare, ori poate fi un material brut din care cercettorii sintetizeaz lucrri avansate; n
contextul

comercial

rolul

ei

este

de

managementul companiilor.

Tehnologia informaiei

fundamentare

deciziilor

Schimbrile se petrec pe doua direcii: tehnologia i piaa. Managerul eficient

trebuie s fie la zi cu cunotinele n ambele domeniile.Tehnologia informaiei este i a
fost ntotdeauna un instrument indispensabil pentru management. De altfel, numele spune
totul.
Tehnologia informaiei este tehnologia folosit in managementul informaiei:
oriice instrument sau main care pot fi utilizate pentru vreunul din procesele listate mai
sus.
n consecint, include semnalizatoare de fum, porumbei cltori, stegulee de
semaforizare, hrtie, stilou i cerneal, cutii cu fise, telefoane, radiouri i computere.
Unii consider c tehnologia informaiei nu ar fi existat nainte de apariia
computerelor,

dar

aceast

concepie

poate

ngreuna managementul eficient

al

informaiei. Managementul informaiei este in general sarcina managerilor i nu-l putem

pasa experilor. Managerii rspund pentru definirea nevoii de informaie. Experii ne pot
ajut s decidem cum s satisfacem cat mai bine aceasta nevoie. Soluiile ieftine, simple
pot fi cateodat mai eficiente decat demersurile complexe, constisitoare, implicand
tehnologie inalt.
n afara de informatic, lumea telecomunicaiei, bibliotecile i managementul de
birou au i ele un rol de jucat. Trebuie s alegem i s armonizm cele mai eficiente i
relevante contribuii din fiecare disciplin.

Etapele managementului informaiei

Astzi, n domeniul informaiei, predomin o multitudine de termeni care uneori
sunt bariere n calea informrii, i acest lucru se ntmpl pentru c imaginea profesiei de
specialist n informare este umbrit de absena activitilor promoionale.
Acetia sunt termeni din jargonul media iar bibliotecarii sau cei care lucreaz n
domeniul informaiei ar trebui s-i valorifice abilitile n aceste noi domenii.
Managementul informaiei se imparte in ase etape5:
1. Colectarea informaiilor
5

Florin Gh. Filip ,Societatea informaional - societatea cunoaterii. Concepte, soluii i strategii pentru
Romnia, Editura Expert, Bucureti, 2001, pag. 99

2. Stocarea
3. Procesarea
4. Accesul
5. Comunicarea
6. Folosirea.
Colectarea informaiilor
Majoritatea managerilor sufer de supraincrcare cu informaii. Suntem continuu
inundai cu rapoarte, publicaii, coresponden din afar i din interiorul unitii. n ciuda
acestui aflux, ne lipsesc adesea lucrurile de care avem nevoie la un moment dat. Primul
pas pentru managementul eficient al informaiei este controlul informaiilor pe care le
primim.6
Trebuie s avem informaii despre performanele operaiunii noastre pentru a
supraveghea, evalua si prevedea evolutia sa. Indiferent de departamentul in care lucrezi
trebuie sa fi la zi cu tehnologia relevanta, piata, concurenta, fortele inamicului, legislatia,
consideratii sociale si de mediu etc.
Sursele de informare pot fi: propriile operaiuni, registre, evidene, colegii i
celelalte compartimente din unitate, biblioteci, centrul de informare, instituii
specializate, servicii specializate n informare, consultan etc.7
Procesarea informaiilor
Presupune operaiunile de sintetizare i prelucrare n raport cu inteniile de
folosire a lor: bilanuri, analize, comparaii.

n acest sens sunt folosite frecvent :

Tehnicile statistice.
Se folosesc de regul tehnici statistice simple, cum ar fi media unui set de date.
Organizaiile mai mari folosesc frecvent statisticieni pentru a imbunti eficiena
6

Florin Gh. Filip,Op. cit., pag. 100

Ibidem

procesrii datelor. Este domeniul n care cunotinele puine pot fi periculoase i in care
este nevoie de ajutorul profesionitilor pentru programele importante sau mai ample.8
Prezentarea statistic sub form de grafic faciliteaz inelegerea. Exist grafice
simple, comune i valoroase ca: graficul liniar (compararea cifrelor raportate la timp)
graficul de control, histograma (verticala, orizontala), graficul placint (seciuni de cerc
pentru a prezenta proporiile), curba de frecven cumulativ (red schimbrile petrecte
intr-o aumit perioad de timp), diagram de rspandire etc.9
Indicatorii sub forma de standard
Pot fi reprezentai grafic in formele mentionate.
Accesul la informaii
Dac informaiile au fost stocate accesul la ele trebuie s fie simplu. Greutatea
survine n momentul cnd trebuie s gsim informaii n funcie de criterii sau combinaii
neprevzute. Stocarea de date electronice poate fi util pentru orice departament.10
Bazele de date moderne pot regsi datele in funcie de aproape orice criterii sau
combinaii de criterii (starea infracional operri, perioade, moduri de operare,
categorii de varst, antecedente, infractori primari, etc.).
Comunicarea informaiei
Comunicarea informaiei constituie cheia eficienei in management. Tehnologia
comunicrii cunoate o schimbare rapid. Mijloacele moderne de comunicare: telefonul
mobil, robotul telefonic, teleconferina, retele de computere, faximile, radio, video,
televiziune, internetul etc.
Informarea public
Informarea public se orienteaz att pe culegerea, prelucrarea i, ulterior,
transmiterea

informaiilor. Deoarece informaia reprezint o alt surs a puterii,

Florin Gh. Filip, Op. cit., pag. 103

Ibidem
10
Florin Gh. Filip,Op. cit., pag. 104
9

indiferent de domeniul de activitate n care se manifest, ea se orienteaz ndeosebi spre

obinerea elementului de noutate care s poat suplini cunotinele anterioare obinute n
domeniul de activitate luat n analiz.11
Instituiile, organizaiile au posibilitatea de a prelucra informaiile publice i de a
le distribui (difuza) sub forma unor diverse produse comunicaionale. Astfel, asistm la
obinerea unei game largi de produse audio-vizuale i scrise care se adreseaz att
publicului intern, ct i celui extern.
Ele se materializeaz prin: articole n presa scris, studii, cri, materiale
publicitare scrise i audiovizuale, emisiuni la radio, TV. Starea i prelucrarea
informaiilor publice sunt eseniale, acoperind un cmp larg de referin i anume12:
informaii noi privind dinamica economico-social i politic, cu referiri i
la cea instituional, la nivel naional i internaional;
informaii publice de ordin social, rezultate n urma anchetelor sociale
ntreprinse de organismele abilitate (vezi IRSOP), care localizeaz
problemele actuale sau pe cele de perspectiv cu care se poate confrunta
societatea ca urmare a modalitii de guvernare
adoptat la un moment dat;
date textuale obinute din publicaiile oficiale;
informaii audio-vizuale se refer la evenimentele surprinse din viaa
intern i extern a firmelor, la imaginea acestora, care poate fi analizat i
mbuntit acolo unde este cazul;
date biografice din viaa privat i public a personalitilor.
n aceste condiii, accesul la informaii publice este esenial. El ntrete imaginea
i confer notorietate firmelor, aa cum poate exercita un veritabil control i asupra
populaiei, prin manipularea acestor informaii, astfel nct opinia public s se orienteze
n direcia dorit de aceste organizaii.13
Pentru a avea efectul scontat, informaia public trebuie s fie utilizat
concomitent cu alte dou resurse eseniale: capitalul i munca.

11

Cristina Pripp, Marketingul politic, Bucureti, Editura Nemira, 2002, pag. 137
Cristina Pripp,Op. cit.,pag. 139
13
Ibidem
12

10

Informarea public intern se exprim prin realizarea buletinelor informative, a

notelor de serviciu adresate personalului sau prin intermediul ziarelor de ntreprindere. n
genere, informarea public intern din cadrul unei organizaii are un caracter secret. Ea se
verific doar n msura n care strategia comunicaional folosit de firm va rezolva
problemele reale ale acesteia.
Pentru informarea public intern se folosesc diferite canale de comunicare14:
a) canale de comunicare controlabile - publicaii, videojurnale, circulare administrative,
televiziune cu circuit nchis;
b) canale de comunicare necontrolabile - articole de pres, zvonuri, discuiile dintre
angajai.
Informarea public extern i poate dovedi utilitatea n observarea i chiar
succesul aciunilor ntreprinse de organizaii. Chiar i n cazul organizaiilor mici, acestea
desfoar o campanie susinut de informare public extern utiliznd o serie de produse
comunicaionale pentru a-i face simit prezena, chiar dac nu dispun de resurse
financiare mari.15
Pentru firmele mai mici, o bun informare public este util mai ales n
observarea aciunilor ntreprinse de organizaiile similare, dar de talie mare. Marile
campanii sociale, la care particip n cooperare organizaii guvernamentale i nonguvernamentale, privitoare la: sigurana rutier, combaterea cancerului, a alcoolismului i
maladiei SIDA sunt surse de inspiraie i informare pentru alte organizaii.
Totodat, informarea public extern stimuleaz organizaia s se delimiteze sau
s se alinieze la standardele competitorilor si. Numai n acest fel ea va putea cunoate
mcar o parte din strategiile firmelor concurente.

BIBLIOGRAFIE
1. Jrme Segal, Le Zro et le Un. Histoire de la notion scientifique d'information au
20 sicle, Paris, ditions Syllepse, 2003
2. Cristina Pripp ,Marketingul politic, Bucureti, Editura Nemira, 2002
14
15

Cristina Pripp,Op. cit.,pag. 143

Ibidem

11

3. Florin Gh. Filip, Societatea informaional - societatea cunoaterii. Concepte,

soluii i strategii pentru Romnia, Editura Expert, Bucureti, 2001
4. Viorel Cornescu, I. Mihailescu, Sic Stanciu, Managemetul organizaiei
Editura All Beck, 2003
5. Building a Public Relations Definition, Public Relations Review, 2 Harlow, R., (winter 1976)
6. Legea 544/2001 privind informaiile de interes public
7. Legea 182/2002 privind informaiile clasificate
8. Legea 52/2003 privind transparena decizional

12