4.4.

Gestionarea produsului "trg/expoziie" (versiunea Organizatorului)

Obiectivul principal al oricrui organizator de trguri comerciale este de a obine profit
din derularea unui astfel de eveniment. Trgul nu este altceva dect un produs. Ca
oricare alt produs, trgul are succes atunci cnd genereaz un numr mare de expozani
i vizitatori. De asemenea, succesul se msoar i prin raportarea numrului
participanilor la cel din ediiile anterioare.
Pentru atingerea obiectivului de profit, este necesar focalizarea spre asigurarea ctorva
condiii premergtoare, i anume:

Atragerea de expozani i vizitatori;

Asigurarea de servicii de nalt calitate expozanilor i vizitatorilor;

Dezvoltarea constant a infrastructurii;

Comunicarea regulat cu expozanii i presa;

Oferirea de informaii relevante expozanilor, vizitatorilor i presei,

inerea sub control a costurilor implicate n organizarea, promovarea i derularea

evenimentului.

Etapele tipice ale gestionrii unui trg sunt:

alegerea domeniului

identificarea participanilor poteniali

dezvoltarea conceptului

organizarea logistic

atragerea participanilor
1

derularea evenimentului

analiza rezultatelor.

Pasul 1. Alegerea domeniului

Exist mai multe ci pentru gsirea unui domeniu pentru a o nou expoziie. Cea mai
simpl cale este detaarea unei pri a unei expoziii deja existente i dezvoltarea
ei ntr-un eveniment independent. O alt soluie o constituie identificarea unei
organizaii mari care dorete o astfel de promovare i crearea unui trg/expoziii n
legtura cu domeniul de activitate al acesteia. Cea mai dificil cale este identificarea
unui subiect de trg sau expoziie bazate pe o cercetare de pia pornind de la nevoile
vizitatorilor poteniali.
Pasul 2. Identificarea participanilor poteniali
Dup definirea subiectului trgului/expoziiei, urmtoarea etap este stabilirea numrului
minim de participani pentru ca evenimentul s devin unul semnificativ n domeniul de
afaceri pe care l reprezint. Pentru aceasta, este recomandat realizarea unei liste a
tuturor asociaiilor de afaceri i organizaiilor comerciale din sectorul ales. Aceasta
constituie punctul de plecare n identificarea unor posibili parteneri pentru organizarea
evenimentului.
Generarea profilului expozanilor i vizitatorilor presupune i o descriere analitic a
particularitilor nevoilor, problemelor i dorinelor acestora. ntotdeauna detaliile, mai
ales cele surprinztoare, duc ctre amplificarea exponenial a valorii evenimentului. De
asemenea, trebuie inut contactul cu ultimele tendine din industria trgurilor i
expoziiilor pentru a le putea integra n dezvoltarea conceptului trgului.
Pasul 3. Dezvoltarea conceptului
Este recomandat ca etapa dezvoltrii conceptului expoziiei s fie realizat n cooperare
cu un partener din comunitatea de afaceri vizat deoarece posed cunotinele necesare
despre domeniul ales.
2

Dezvoltarea conceptului trgului este legat de identificarea urmtoarelor aspecte:

Grupuri de produse potrivite pentru a atrage intele potrivite (vizitatori) i pentru a

diferenia trgul de manifestrile similare din aceeai ramur;

Frecvena evenimentului (semestrial, anual, bienal etc.) depinznd de viteza de

dezvoltare a domeniului avut n vedere, care variaz de la ramur la ramur. Dac
frecvena este prea mic, exist posibilitatea ca un trg organizat de concuren s
umple golul lsat. Dac frecvena este prea mare, se diminueaz valoarea
evenimentului ntruct nu reuete s acumuleze suficient noutate de la o ediie
la alta.

Perioada i durata evenimentului;

Locaia de desfurare a evenimentului;

Identitatea evenimentului;

Posibilele evenimente auxiliare legate de trg;

Termenii i condiiile de desfurare a evenimentului (programul de vizitare, timpii

de montare i demontare a standurilor, termenele de plat, informaii generale
despre securitate, asigurri, contramandri, etc.).

Pasul 4. Organizarea logistic

Logistica presupune apelarea att la resurse hard, ct i soft. Din categoria
hardware fac parte toate resursele fizice necesare organizrii unui trg/expoziii,
pornind de la spaiu pn la materiale folosite n standuri.
Halele folosite ca spaiu de expunere trebuie s fie dotate cu utiliti: surse de
electricitate, ap, gaz i sisteme de comunicaii (telefon, fax, ISDN, Internet). De
asemenea, trebuie s existe i o semnalistic foarte bun. De regul, o hal cu un singur
nivel este mult mai eficient dect o cldire cu mai multe etaje.

Elementele de infrastructur auxiliar precum restaurantele, parcrile (separate pentru

expozani i vizitatori), toaletele i zonele de acces fac parte din ceea ce se numete
teritoriul expoziional. Pe msura ce tot mai multe activiti conexe se organizeaz pe
lng trguri i expoziii, organizatorii contientizeaz nevoia de a pune la dispoziia
participanilor spaii pentru aceste evenimente, dotate cu toate resursele necesare.
Resursele software privesc tot ceea ce este legat de trg/expoziie ca eveniment n
sine. Ele includ att serviciile auxiliare (construcia standului, servicii tehnice, logistic,
catering, securitate, asigurri, curenie, asisten medical), ct i activitile conexe
trgului (conferine, prezentri de produse i servicii, promovare, etc.)
Tot n categoria software intr i serviciile necesitate de participani i pentru care
organizatorii ofer doar recomandri (rezervri pentru hotel, locuri de petrecere a
timpului liber, oferte culturale, muzee, teatre, concerte, restaurante, magazine i malluri).
Pasul 5. Atragerea expozanilor i vizitatorilor
Atragerea expozanilor ncepe cu minim 6 luni nainte de eveniment. Ca prim pas,
organizatorul poate comunica informaii generale legate de trg/expoziie (numele,
subiectul, locaia de desfurare, programul de vizitare, taxele de vizitare, activiti
conexe i alte programe complementare). Mai apoi, cnd un numr semnificativ de
expozani au confirmat participarea (prin semnarea contractelor), se pot aduga i
informaii privind tipologia expozanilor.
De asemenea, organizatorul poate pune la dispoziia expozanilor toat gama de
materiale promoionale pentru a fi distribuite de ctre acetia clienilor pe care doresc sa
i invite la standurile lor. O alt activitate important att pentru atragerea expozanilor,
ct i a vizitatorilor este campania de comunicare orientat ctre pres.
Atragerea vizitatorilor se face prin campanii publicitare, prin campanii de PR ctre
pres i prin campanii de mailing.
Pasul 6. Analiza rezultatelor trgului/expoziiei

Odat cu ncheierea trgului/expoziiei se trece la centralizarea datelor care au fost

obinute pe parcursul derulrii evenimentului, pentru a putea realiza o evaluare obiectiv
a succesului manifestrii. Este important ca organizatorul s msoare rezultatele atinse
i s le compare cu

obiectivele propuse, cu rezultatele ediiilor anterioare i cu

rezultatele evenimentelor concurente. Dac anumite obiective nu au fost atinse este

necesar o analiz imparial a motivelor care au dus la aceast nerealizare i, de
asemenea, dezvoltarea unei strategii pentru evitarea repetrii greelilor n organizarea
viitorului eveniment.
Criteriile cantitative folosite pentru a msura succesul unui trg pornesc de la:

Numrul expozanilor;

Numrul vizitatorilor.

ncasri;

Suprafa spaiului nchiriat;

Numrul biletelor vndute pentru vizitatori;

Veniturile obinute din serviciile conexe.

Din categoria elementelor ce stau la baza criteriilor calitative putem aminti:

Categoriile de expozani;

Categoriile de vizitatori;

Reflectarea mediatic;

Climatul sau atmosfera nregistrat n timpul trgului/expoziiei.

Categoriile de vizitatori pot fi identificate i analizate prin intermediul sondajelor de

opinie desfurate n timpul evenimentului. Este important ca aceste sondaje sa fie

realizate prin interviuri fa n fa i pe un eantion reprezentativ de participani (numr

mare i structur variat). Aceste sondaje de opinie trebuie s identifice:

Originea vizitatorilor (internaional, naional, regional);

Poziiile ocupate n companiile pe care le reprezint;

Ramura (sectorul) pe care le reprezint;

Durata vizitei;

Frecvena de vizitare a acestui trg sau a altor trguri de acelai tip.

Aceste informaii cu privire la vizitatori sunt fcute publice de ctre organizator deoarece
constituie o mijloc eficient pentru a convinge expozanii de calitatea i succesul
evenimentului.
n afar de aceste studii fcute pe vizitatori, este important pentru organizatorul trgului
s studieze i opiniile expozanilor despre eveniment. Acest lucru se realizeaz prin
interviuri individuale sau cu grupuri restrnse de persoane. Rezultatele pot fi folosite
pentru a mbunti conceptul trgului, pentru a asigura servicii mai bune i pentru a
dezvolta relaiile cu expozanii. De asemenea, aceste informaii pot fi comunicate presei
prin intermediul tehnicilor de relaii publice specifice (comunicat de pres, conferin de
pres).