Organizarea de

evenimente in 30 de
pasi
2 years ago
by Deea
1 Comment
1,572 Views

Dupa postul de lucrator comercial si cel de redactor, am ajuns la pasul

numarul 3 in care voi enumera cateva idei cu privire la organizarea de
evenimente.

In

ultimii

ani

am

luat

parte

la

organizarea

de evenimente precum:

Business Networking Event Ramada 2009,

Business Wings 2009,

Business Networking Event Afaceri.ro in cadrul Conferintei

Nationale JCI 2009,

Conferintele Finantare.ro 2010, 2011, 2012,

Conferintele Freelanceri.ro 2010, 2011

Conferintele Afaceri.ro 2013

In cadrul acestor evenimente am desfasurat diferite activitati legate

decoordonarea activitatilor echipei de organizare, de promovarea evenimentelor
on-line si off-line, de coordonarea desfasurarii evenimentelor, de derularea
activitatiilor contractuale cu colaboratorii, partenerii si speakerii evenimentelor,
de dezvoltarea programului evenimentelor, de gestionarea activitatilor posteveniment, de vanzarea pachetelor de parteneriat si sponsorizare si de a oferi
consultanta echipelor de organizare care s-au ocupat de evenimente.
Am avut ce invata de la fiecare echipa alaturi de care am organizat
evenimentele, de la membrii echipei. Au fost momente de epuizare, de
incordare, de creatie, dar cand finalul a fost apoteotic bucuria a fost pe
masura.
Astazi, stiu ca in organizarea de evenimente este vital sa fii:

organizat si calculat

eficient si prompt

multitasking

cu viziune de ansamblu

o persoana sigura, increzatoare, cu capacitatea de a delega sigur si clar

sarcini, intregii echipe si fiecarui membru

Si de asemenea este important sa te asiguri ca urmezi cativa pasi, pentru ca

trebuie sa ai un plan stabilit pe care sa il urmezi, si sa-l actualizezi continuu,
in evolutia lui:
1. Stabilirea conceptului evenimentului tema, grupurile tinta atat din
punctul de vedere al participantilor cat si din punctual de vedere al
speakerilor,

partenerilor

tema

artistica

(elemente

creative

care

confera originalitate si de care ne vom lega si in promovarea evenimentului).

2. Stabilirea termenului evenimentului.
3. Stabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de
participanti estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita.
4. Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului adaptate pe
parcurs in functie de programul acestuia.

5. Stabilirea echipei de organizareeste extrem de importanta si in functie

de marimea evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi
persoane astfel incat un membru al echipei sa se ocupe de mai multe
activitati:
Manager de Proiect
Responsabil speakeri, temele prezentarilor
Responsabil Vanzari
Coordonator Marketing
Coordonator Promovare (PR)
Coordonator Parteneriate Locale
Coordonator Inscrieri
Coordonator Logistica
Manager ziua evenimentului (coord. echipa de voluntari)

 Responsabil design materiale de promovare + site

Responsabil targ standuri (daca este cazul)
6. Estimarea si structurarea bugetului actualizare continua.
7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online.
8. Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de
grupurile tinta implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele
sociale, grupuri pe anumite domenii, baze de date existente, mesaje scrise,
verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, in functie de grupurile si
modalitatile de ajungere a mesajului la grupul tinta, etc.) .
9. Contactare speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor
prezentarilor mentinerea relationarii cu acestia;
10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor + contactatea si
negocierea cu potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media;
intocmirea contractelor;
11. Stabilirea

detaliilor

in

ceea

ce

priveste cazarea

participantilor/speakerilor/partenerilor.
12. Actualizarea

continua

programului:

stabilirea

numarului

de

participanti din cadrul sesiunilor, repartizarea speakerilor tinand cont de

programul acestora, etc.
13. Elaborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment.
14. Actualizarea materialelor de promovare si mesajelor transmise.
15.

Inscrierea

participantilor (ex:

prin

formularul

de

pe

site-ul

evenimentului) modalitatile de plata, inregistrare, confirmare, etc.

Transmiterea formularului prin care participantii isi pot alege sesiunile
la care doresc sa participe, in cazul in care exista mai multe sesiuni care se
desfasoara in paralel.
16. Stabilirea elementelor wau din cadrul evenimentului.
17.

Realizarea

documentelor

utile; Exemplu: Ghidul

Participantului (multumiri inscriere, programul, remidere: carti de vizita,

masa si cazare, mijloace de transport: adresa + prezentare locatie eveniment,
harta, numere de autobuze, microbuze care ajung in zona, coordonate gps,
numere de telefon autogari, taxiuri, starea vremii, obiective turistice),
Tinuta Participantilor (streetwear, casual, business casual, smart casual,

business informal, black tie / semi-formal, in functie de tipul evenimentului,

sezon, etc.);
18. Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de
organizare instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din
ziua evenimentului.
19. Realizarea materialelor

de

promovare necesare

in

ziua evenimentului (mape, afise, diploma, brosuri, etc.).

20. Realizarea pachetelor participantilor inainte de eveniment (mape,
materialele promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.).
21. Realizarea probelor la locatie privind tehnologia necesara functionarii
sesiunilor

logistica necesara trebuie

verificata

(microfoane,

internet,

laptopuri, videoproiector, etc.).

22. Stabilirea finala a meniurilor si a coffee break-urilor in functie de
numarul participantilor, programul si bugetul disponibil;
23. Relationarea

continua

cu partenerii,

speakerii,

participantii

evenimentului pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia.

24. Stabilirea unor programe turistice/sociale optionale pentru speakeri
si parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul.
25. Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului cand e important sa se
verifice constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul
anterior se face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza
muuulte zambete pe chip, chiar daca exista si momente de incordare in back
office, acestea nu trebuie transmise participantilor.
26. Realizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului.
27. Realizarea materialelor post-eveniment (comunicat de presa, stiri, album
cu poze, filmulete, materiale speakeri, etc.).
28. Multumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au sprijint
evenimentul cat si participantilor care au venit.
29. Recompensarea echipei de organizare si comunicarea feedbackului privind desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru.
30. Definitivarea bugetului. si THE END pana la urmatorul:D