2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

GHID DE UTILIZARE A PROGRAMULUI TRENDIX

Modulul Contabilitate

Sistemul informatic integrat TRENDIX presupune un ansamblu de module necesare şi utile

atât departamentului financiar - contabil, resurse umane, comercial, producţie, cât şi managerilor de
pe diferite nivele ierarhice.
Instalarea şi configurarea acestui sistem informatic se face în raport de profilul firmei,
organizarea acesteia (existenţa subunităţilor sau filialelor, lucrul cu agenţii, existenţa depozitelor),
natura activităţilor pe care le desfăşoară şi necesităţile firmei.
Configurarea completă a acestui sistem informatic adaptată la specificul fiecărei firme se va
face după încheierea contractului de implementare a licenţei.
În cele ce urmează vom face o descriere scurtă a celor mai importante operaţiuni, care sunt
comune tuturor societăţilor, indiferent de obiectul lor de activitate.

1. Meniul START

1.1. Odată instalat programul, la deschiderea acestuia va apărea doar meniul START în
stânga sus a ecranului. Pentru a avea acces şi la celelalte module, apăsaţi butonul Login (Fig. 1)

Fig. 1 Fereastra de start Fig. 2 Fereastra de logare prin user şi parolă

şi introduceţi la Nume de utilizator: trendix, Parola: trendix (Fig.2). Acestea sunt predefinite,
urmând sa fie schimbate în funcţie de utilizatorii programului.

1.2. După introducerea numelui de utilizator şi parolei va apărea fereastra Administratare

Societaţi (Fig. 3) în care trebuie să introduceţi societatea/societăţile pentru care vreţi să prelucraţi
date.

Fig. 3 Fig. 4

Apăsaţi butonul Adăugare şi introduceţi numele firmei, apoi salvaţi.

Din fereastra iniţială alegeţi societatea creată şi apăsaţi butonul Selectare. Pentru
modificarea numelui societăţii sau ştergerea acesteia din lista se apasă Modificare, respectiv
Stergere.
Tot în această fereastră se poate face salvarea datelor introduse pentru fiecare societate.
Astfel, se selectează societatea pentru care se doreşte salvarea şi se apasă butonul Export (Fig. 5),

1
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

se alege tipul de export (se bifează căsuţa Multivolum numai în cazul unei salvări partajate pentru
discheta şi se dă dimensiunea dorită fiecărei partiţii). Apoi se alege calea unde urmează să se facă
salvarea (unde anume pe calculator/discheta).
În cazul unor evenimente nedorite (formatare accidentală a hardului, ştergerea programului
din greşeală, alte evenimente care pun în pericol buna funcţionare a programului) se poate face o
revenire la datele salvate anterior prin apăsarea butonului Import (Fig. 6). Se alege dacă este firmă
nouă sau nu, apoi se apasă Continua şi firma va apărea în lista de societăţi.

Fig. 5 Fig. 6

1.3. Tot in meniul START, apăsând butonul Utilizatori (Fig. 7) unde veţi putea defini mai
mulţi utilizatori, restricţiile fiecăruia dintre aceştia (pot lucra mai mulţi utilizatori în reţea, fiecare
având acces la unul sau mai multe module), precum şi Numele de utilizator şi Parola aferente
fiecărui utilizator.
Veţi putea bifa operaţiunile admise pe fiecare utilizator în parte. Tot de aici vă puteţi
schimba numele de utilizator şi parola iniţială de la instalarea programului. După schimbări apăsaţi
Salveaza date.

Fig. 7

2. SETARI GENERALE

2.1. Apăsând butonul Meniu Ajutator (Fig. 8) din SETARI GENERALE va apărea în
partea dreaptă a ecranului un şir de iconuri corespunzătoare butoanelor din meniuri. Astfel,
cele mai utilizate butoane pot fi trase cu ajutorul mouse-ului din acest şir pe suprafaţa
ecranului pentru a fi mai uşor accesate.

2
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 8

2.2. Pentru verificarea funcţionării corecte a programului şi a depistării eventualelor necorelări

a datelor introduse se apasă butonul Notificari (Fig. 9), operaţiune prin care se scanează întreg
programul (acţiune asemănătoare unei scanări de viruşi). Înainte de a face această operaţiune este
necesară o salvare a datelor prin efectuarea unui export de date (vezi Export la meniul START,
Administrare societăţi). Verificarea se poate face după mai multe filtre (se poate alege unul anume
sau toate filtrele din lista Filtru Dupa), apoi se apasă Scanează. În urma scanării se pot găsi
neconcordanţe între datele introduse şi se fac sugestii pentru eliminarea lor. Dacă sunteţi de acord
cu sugestiile oferite apăsaţi Rezolva automat, astfel programul revine la parametrii de funcţionare
normali.

Fig. 9

2.3. Pentru eventualele corectări la datele unui furnizor/client se apasă Corectare terti (Fig.
10). Aici se poate face o corecţie rapidă a codului fiscal al furnizorului/clientului şi este recomandat
utilizarea într-un timp cât mai scurt deoarece lucrul în reţea va fi întrerupt.

3
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 10

2.4. Refacerea si Reconfigurarea (Fig. 11) este operaţia necesară atunci când se întâmplă
evenimente ce duc la blocarea temporară a programului (utilizarea necorespunzătoare, fluctuaţii ale
curentului electric, etc). În aceste cazuri, pentru refacerea bazei de date se apasă acest buton şi se
bifează toate modulele. În fereastra ce se va deschide se bifează modulele active din aplicaţie şi se
apasă butonul Executa. După efectuarea refacerii se apasă Inchide.

Fig. 11

2.4. Prin apăsarea butonului Configurare (Fig. 12) se va deschide o fereastră în care
puteţi introduce o serie de date de identificare privind firma: adresa firmei, telefonul,
faxul, adresa e-mail, funcţia şi numele persoanei care semnează documentele contabile,
codul CAEN – se selectează apăsând butonul mic din dreapta liniei de cod (…), se
bifează căsuţa corespunzătoare pentru subunităţi sau dacă se lucrează cu agenţi,

4
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

nomenclatorul de bănci (se apasă butonul cu acelaşi nume pentru adăugarea băncii,
filialei, contului).
De asemenea, se bifează dacă se lucrează într-o reţea locală sau transferul între GESTIUNE
şi CONTABILITATE se face la distanţă printr-o conexiune de Internet (online).

Fig. 12

3. TRANZITARE DATE
Acest modul este folosit pentru trecerea la luna următoare (se apasă Trecere la luna
urmatoare) (Fig.13), respectiv anul următor (An nou) şi ATENŢIE ! este recomandabil să faceţi
acest lucru numai dacă sunteţi sigur că datele introduse pentru luna lucrată sunt corecte. De
asemenea, se poate face întoarcerea la luna anterioară (se apasă Revenire la luna anterioară ).
Pentru siguranţă veţi fi întrebaţi de 3 ori dacă doriţi să faceţi această operaţie.

Fig.13

5
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

4. CONTA GENERALĂ

4.1. Înainte de a face operaţii în acest modul trebuie făcute câteva setări.

Fig.14

Astfel, prin apăsarea butonului Configurare se deschide o fereastră (Fig.14) în care puteţi
alege:
- luna contabilă şi luna curentă,
- se bifează Impozit pe Profit, dacă firma este plătitoare de impozit pe profit. În cazul în
care este plătitoare de impozit pe venit (microîntreprinderi), nu se bifează această căsuţă.
- contabilitatea în timp real (introducerea datelor se face inclusiv pentru luna curentă, nu
doar pentru luna contabilă);
- evidenţa facturieră :
o descărcarea facturilor se poate face în ordinea vechimii;
o se poate ţine o evidenţă a furnizorilor pe cont sintetic (se bifează Evitare baze
00000 pt. facturi). În caz contrar, pentru fiecare furnizor introdus se va crea
automat un cont analitic (ex. 000001, 000002) care poate fi modificat ulterior;
o în cazul acordării de avansuri la facturi se bifează căsuţa Activez credit la terţi

- conturile pentru înregistrarea mijloacelor fixe şi a amortizării acestora (Fig. 15) - la

Setări pentru Mijloace Fixe se apasă butonul Asocieri conturi (1); în fereastra deschisă
se apasă Adaugă (2) pentru introducerea contărilor pentru diferite tipuri de mijloace fixe
(3).

6
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 15

- ATENŢIE pentru următorul pas se definesc mai întâi gestiunile şi tipurile de materiale
în Modulul GESTIUNE, Configurare (vezi Modulul GESTIUNE) (Fig. 16);
- introducerea conturilor pentru operaţiile din gestiune - butonul Inregistrări contabile:
(1) apoi, în fereastra nou deschisă - conturile pentru NIR-uri (A), facturi de ieşire (B),
bonuri (C), bonuri de producţie (D), import (E).

Fig. 16
- conturile pentru Modalităţile de achitare (2) – casa (A), contul la banci (B) (Fig. 17).

7
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 17
4.2. Operaţiile contabile care nu provin din
meniurile GESTIUNE, MIJLOACE FIXE,
PRODUCŢIE, SALARII, pot fi introduse manual
sau cu ajutorul unor machete prestabilite prin
intermediul butonului Tranzacţii (Fig.18).

Fig. 18

Prin Generale se introduc operaţii contabile manual, prin alegerea uneia din cele două
variante: conturi pereche sau cont fixat.
Prin Conturi pereche (Fig. 19) se introduc
contările fie manual, fie prin predefinirea anterioară a
unor operaţii frecvente (achitări, încasări, etc). Odată
predefinite operaţiile, ele pot fi selectate din lista de
operaţii aflate în partea dreaptă sus a ferestrei. Pentru
selectarea tipului de document ce stă la baza operaţiei
se apasă butonul mic (…) din partea stângă sus
(Selectare tip document). Se introduc apoi data şi
numărul documentului.

Fig. 19

În cazul în care se ţine o evidenţă

facturieră (Fig. 20) pe conturi de
furnizori/clienţi analitice, contul
predefinit iniţial (ex. 401-0-000000)
poate fi modificat cu un analitic.
Structura conturilor este de forma: 401-
0-000000, unde primul grup de cifre
reprezintă contul sintetic, a doua cifra
este tipul valutei în care se lucrează, iar
al treilea grup reprezintă analiticul
contului. Pentru a defini dintre aceste
conturi se apasă cu mouse-ul pe fiecare
dintre grupurile de cifre, iar din lista ce
se deschide se alege cu tasta săgeată în
jos ↓ varianta dorită.
Fig. 20
După introducerea tuturor datelor se apasă Inregistrează. În acest moment va apare o fereastră cu
Evidenţă facturi (E). Aici se selectează prin apăsarea tastei F4 facturile care se plătesc sau se
încasează din cele emise de furnizorul sau pentru
clientul respectiv. Se apasă Adaugă, apoi Confirmă.
De asemenea, se pot crea machete predefinite
(Fig. 21) pentru operaţiunile care se repetă în fiecare
lună şi care presupun operaţii cu formule de calcul.
Pentru aceasta folosiţi butonul Dedicate, cu opţiunile:
Pentru toate societăţile sau Pentru societatea selectată.
În general, aceste machete sunt programate de echipa

8
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

noastră deoarece impun cunoştinţe mai ample de programare şi pot fi definite odată cu
implementarea programului.
Fig. 21
Aceste machete (Fig. 22) au
prestabilite contările pentru
anumite operaţiuni, urmând a se
introduce doar o dată, numărul
documentului care stă la baza
operaţiunii şi sumele. Astfel, va
fi redusă mult munca de rutină
pentru operaţiunile care au
repetabilitate şi totodată se face
o personalizare a programului în
funcţie de nevoile reale şi
specificul societăţii.

Fig. 22

4.3. În cadrul submeniului Vizualizare (Fig. 24), prin apăsarea butonului Mişcari (B) (Fig.
23) pot fi urmărite toate contările făcute în cadrul programului, indiferent din ce modul provin (se
contează automat operaţiunile înregistrate în Gestiune, Producţie, Mijloace Fixe, Salarii), precum şi
cele introduse manual sau prin machete.

Fig. 23

De asemenea, contările făcute în mod greşit pot fi

şterse în cadrul acestei ferestre (Fig. 23)
(CTRL+DELETE) sau pot fi recuperate contările
şterse din greşeală (tot CTRL+DELETE) – această
comandă apare în stânga jos a ferestrei de dialog. Se
mai pot vizualiza Conturile, Facturile emise (emise
de societate şi cele de la furnizori), precum şi
Facturile descărcate (toate facturile emise şi
achitate).

9
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 24

4.4. În submeniul Liste (Fig. 25)

pot fi vizualizate toate tipurile de
documente contabile cerute de
legislaţia în vigoare (balanţe,
jurnale, fişe, registre).

Fig. 25

Acestea pot fi accesate prin alegerea tipul de document dorit:

- Balante sintetice (Fig. 26), analitice, cantitative, valutare, cu conturi corespondente. Se
poate alege vizualizare cu 5 coloane (inclusiv soldurile la 1 ianuarie) sau cu 4 coloane.
- Jurnale contabile, contabil redus (varianta cu mai puţine coloane), de
cumpărări/vânzări;
- Fise sintetice (lunare, anuale), analitice (acestea pot fi lunare, anuale, valutare lunare şi
anuale), cantitative şi fise sah. La fiecare dintre aceste fise se alege perioada de analizat
şi contul/conturile sintetice de analizat, apoi se apasă Raport pentru vizualizare
- Registre de casa/banca (Fig. 27): de menţionat că, în cadrul Registrului de Casa, se
poate selecta contul de banca pentru a obţine Registrul de Banca.

Fig. 27 Fig. 26

10
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

care s-a achitat. Se poate opta şi pentru valori mai mici de Fig. 28
o anumită sumă prin înscrierea acestei sume în câmpul corespunzător.
Prin apăsarea butonului Raport obţinem
situaţia dorită în funcţie de opţiunile introduse.
Tot în acest submeniu (Fig. 29) se pot
vizualiza situaţia facturilor emise de o firmă şi
cele emise de societate pentru firma respectivă, în
vederea efectuării compensărilor de facturi.

Fig. 29

În submeniul Scadenţe terţi (Fig. 30) se pot

obţine rapoarte cu privire la plăţile şi încasările
efectuate sau scadente către furnizori sau de la clienţi,
într-o perioadă dată.

Fig. 30

Cartea mare poate fi vizualizată sub formă de raport în perioada specificată de utilizator.

4.5. În orice moment al lunii se poate face o simulare de închidere de lună pentru a afla
situaţia la acel moment. Astfel, prin intermediul butonului Închideri (în fereastra ce se deschide se
selectează Efectuare închidere pentru toate categoriile de închideri) (Fig. 31) se poate afla situaţia
TVA–ului, a profitului, a cheltuielilor şi veniturilor, fără să fie afectată în vreun fel situaţia
contabilă.
De menţionat că, la Închiderea impozitului pe profit se pot face câteva setări înainte de a
efectua închiderea; astfel, se apasă butonul Setări din partea stângă jos, iar în fereastra ce se
deschide se poate alege contul de cheltuieli cu impozitul pe profit/venit (691/698), contul Impozit
pe profit/venit (4411/4418) şi cota de impozit pe profit/venit (daca este microîntreprindere se
bifează corespunzător). Apoi se apasă Închide. După efectuarea acestor setări se poate efectua
închiderea profitului/venitului.

11
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 31

4.6. În submeniul Conturi (Fig. 32) se pot introduce

noi conturi (sintetice sau analitice) prin butonul Introducere
Conturi; se preia situaţia contabilă dintr-un program folosit
anterior, prin introducerea rulajelor cumulate din ultima
balanţă în fereastra ce se deschide la apăsarea butonului
Actualizare Conturi.

Fig. 32

4.7. În submeniul Nomenclatoare se pot defini:

- tipurile de valută folosite (Fig. 33);

- terţii (clienţi sau furnizori) cu datele de contact şi de identificare (Fig. 34). Se apasă
Definire terţi şi se introduc analiticele pentru conturile de furnizori şi clienţi (iniţial sunt
definite câteva sintetice pentru conturile de furnizori şi clienţi, iar pentru a defini analitice, se
selectează contul sintetic, apoi se apasă Modificare la Analitice terţi şi se introduc datele
terţului). Ulterior, când vor fi introduse facturi aferente clienţilor şi furnizorilor, în această
fereastră va apărea şi formularul de evidenţă facturieră;
- tipurile de documente utilizate (există deja o serie de documente predefinite, însă în
funcţie de necesităţi se mai pot adăuga şi altele sau modifica cele existente: se apasă
Adaugă/Modifică);
- sintetice cantitative, pentru o evidenţă cantitativă a gestiunii;
- tranzacţii contabile: se apasă Adaugă, iar în câmpurile activate se vor trece denumirea
tranzacţiei, contul debitor, contul creditor, explicaţii (dacă este cazul) şi se selectează tipul
de TVA. Aceste tranzacţii predefinite se vor regăsi în lista de operaţii de la meniul
Tranzacţii, Conturi pereche.

12
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

Fig. 33 Fig. 34

Exerciţii:

1. Efectuaţi procedura de logare la aplicaţie.

2. Creaţi o nouă societate în cadrul aplicaţiei. Introduceţi datele acesteia de identificare şi
configuraţi modul de lucru pentru această societate ştiind că este plătitoare de impozit pe profit.
3. Realizaţi procedura de import/export pentru o societate existentă. Explicaţi modalităţile de
rezolvare.
4. Definiţi două categorii de utilizatori ai sistemului, fiecare cu nume de utilizator şi parole
distincte, primul are acces la toate modulele sistemului, cel de-al doilea are acces numai la modulul
Salarii. Schimbaţi numele de utilizator şi parola iniţială.
5. Personalizaţi fereastra principală a aplicaţiei folosind Meniul ajutător în funcţie de
operaţiile cele mai frecvente pe care le executaţi la un moment dat, corespunzătoare unui anumit
modul.
6. Scanaţi întreg programul pentru a verifica funcţionarea corectă a acestuia şi eliminaţi
eventualele neconcordanţe apărute.
7. Precizaţi modalitatea de corectare a datelor unui terţ (client/furnizor). Schimbaţi adresa şi
codul fiscal al terţului respectiv.
8. Executaţi procedura de refacere/reconfigurare a sistemului. Explicaţi variantele de realizare
şi scopul acestei operaţii.
9. Realizaţi trecerea/tranzitarea datelor unei societăţi de la perioada de gestiune curentă la luna
următoare. Prezentaţi operaţiile ce trebuie executate pentru această procedură.
10. Introduceţi în sistem operaţii contabile folosind varianta Conturi pereche (ex. 5311 = 4111,
5121 = 581, 626 = 401 etc.).
11. Introduceţi în sistem operaţii contabile folosind varianta Cont fixat (ex. 4111 = %
707
4427).
12. Introduceţi în sistem o aprovizionare cu combustibil achitată în numerar/bancă folosind
opţiunea de Machete dedicate.
13. Vizualizaţi operaţiile contabile din fişierul de mişcări. Prezentaţi operaţiile de căutare a unei
mişcări, de ştergere şi recuperare a mişcărilor.
14. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi balanţa
sintetică/analitică la data de ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.
15. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi registrul de
casă/bancă pe luna ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.

13
2010/2011 Lucrarea de laborator 3 SIE

16. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi fişa de cont
sintetică/analitică la data de …../pe perioada de ……… Exemplificaţi care sunt modalităţile de
vizualizare a raportului.
17. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi jurnalul
contabil al lunii ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.
18. Prezentaţi principalele tipuri de liste ale modulului de contabilitate. Obţineţi jurnalul de
vânzări/cumpărări pe luna ….. Exemplificaţi care sunt modalităţile de vizualizare a raportului.
19. Simulaţi procedura de închidere (TVA, venituri-cheltuieli pe o anumită perioadă de
gestiune).
20. Definiţi un nou tip de valută. Actualizaţi nomenclatorul cursurilor valutare.
21. Introduceţi un nou cont sintetic/analitic în planul de conturi folosit. Prezentaţi operaţiile de
modificare şi ştergere a conturilor existente.
22. Actualizaţi baza de date de terţi (clienţi/furnizori) folosind operaţiile de adăugare,
modificare şi ştergere.

14