CURS 6

OBIECTE DE TIP RAPORT (REPORT)

6.1. Prezentare generală

Raportul este obiectul considerat cel mai important al unei baze de date Access,
folosit pentru prezentarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele sau interogări, precum
şi a rezultatelor prelucrărilor efectuate asupra lor. Suplimentar, prin rapoarte se pot
prezenta informaţii care nu sunt memorate în tabele. În funcţie de necesităţi, putem să
obţinem şi să prezentăm informaţii de sinteză, centralizatoare, prin ordonarea, gruparea şi
totalizarea datelor. Putem obţine astfel totaluri pe grupe, subgrupe şi totaluri generale.
Totalurile pe grupe şi subgrupe se mai numesc şi subtotaluri.
De asemenea se pot obţine etichete poştale tipărite, precum şi subrapoarte incluse
într-un raport principal.
Rapoartele, indiferent de tipul lor, pot fi:

- vizualizate pe ecran;
- tipărite pe hârtie sau
- păstrate sub formă de fişiere pe o memorie externă.

Conţinutul raportului poate fi afişat cu caractere formatate, utilizând stiluri diferite şi

prezentări grafice. Reprezentarea grafică a datelor primare şi a rezultatelor prelucrării se
numeşte diagramă.

Orice listă finală este formată din două părţi componente:

- structura şi
- datele propriu-zise

Pentru a realiza o prezentare plăcută a unui conţinut, în rapoarte se pot utiliza

elemente grafice şi o serie de controleri specifici. Toate tehnicile şi procedeele utilizate
pentru crearea şi personalizarea machetelor, se păstrează şi la definirea rapoartelor. Între
machete şi rapoarte există multe asemănări, atât din punct de vedere al structurii, cât şi al
tehnicilor utilizate la crearea şi utilizarea lor. Ambele clase de obiecte:
- sunt destinate prezentării datelor
- folosesc secţiuni şi controlere pentru gestionarea spaţiului şi a datelor
- pot include subformulare, respectiv subrapoarte
Există însă şi o serie de caracteristici care diferenţiază rapoartele de formulare, dintre
care mai reprezentative sunt următoarele:

- rapoartele sunt unidirecţionale (permit numai extragerea, nu şi introducerea

datelor);
- rapoartele permit gruparea şi totalizarea datelor, cu obţinerea totalului general şi a
subtotalurilor pe grupă sau subgrupă;
 - rapoartele oferă o imagine de ansamblu asupra datelor conţinute în una sau mai
multe tabele, pe când formularele vizualizează pe ecran la un moment dat conţinutul unei
înregistrări dintr-un tabel.

6.2. Crearea unui raport

Pentru realizarea unui obiect de tip REPORT, există mai multe posibilităţi:

• Design View: descrierea structurii listei finale se realizează în totalitate de

utilizator, care va decide ce secţiuni foloseşte, ce controale îi sunt necesare şi în care
secţiuni vor fi plasate;
• Report Wizard: creare listelor finale se realizează cu ajutorul asistenţilor;
• AutoReport:
- Columnar: rapoartele sunt generate automat, datele dintr-o coloană fiind
prezentate pe o singură coloană;
- Tabular: rapoartele sunt generate automat, cu plasarea datelor sub formă tabelară,
• Chart Wizard: realizează crearea rapoartelor cu grafice;
• Label Wizard: cu ajutorul asistentului Wizard se crează rapoarte care vor avea o
dimensiune cerută pentru imprimarea lor pe o etichetă (se folosesc de regulă în
etichetarea produselor comerciale sau în corespondenţă)

După selectarea modalităţii de realizare, se alege tabelul sau interogarea ce reprezintă

sursa de date din raport şi se continuă cu finalizarea listei, funcţie de modalitatea de
realizare aleasă.

6.2.1. Crearea unui raport în modul Design View

Pentru realizarea unui raport în acest mod se parcurg obligatoriu următorii paşi:

- deschiderea bazei de date;

- selectarea funcţiei Create şi activarea operaţiei Report Design;
- apar trei secţiuni: Page Header/Footer şi Detail;
- alegerea din lista derulantă a tabelului sau interogării în care se află datele;
- se activează, dacă sunt inactive, butoanele Field List (care afişează numele
câmpurilor din tabela sau interogarea selectată ca sursă de date).
- se plasează controlorii necesari în fiecare secţiune în parte;
- se alege un controlor de tip etichetă, se tastează titlul raportului şi se stabilesc
culorile pentru fond, font şi linia de încadrare, precum şi tipul acesteia, cu ajutorul
butoanelor aflate pe bara de unelte standar;

Un raport este împărţit în următoarele secţiuni:

• antet/subsol de raport (Report Header/Footer), care apare la selectarea butonului

Title;
• antet/subsol de pagină (Page Header/Footer)
 • antet/subsol de grup (Group Header/Footer)
• detalii de grup Detail

Orice combinaţie a lor este permisă şi admisă. Fiecare secţiune apare o singură dată
în modul Design View. Când raportul este lansat în execuţie şi tipărit, secţiunile sunt
repetate până când toate datele din listă sunt afişate.

În secţiuni pot fi plasate controlere, utilizate pentru precizarea datelor tipărite în

cadrul listei, cât şi a poziţiei şi formei lor.

COMPONENTELE SECŢIUNILOR

1. Secţiunea Report Header conţine acele informaţii care se afişează o singură dată,
la începutul raportului, ca de exemplu: antetul firmei, numele listei. Pentru introducerea
acestor informaţii de la tastatură, se foloeşte opţiunea Labels, respectiv butonul “Aa” din
bara de unelte Toolbox

2. Secţiunea Report Footer conţine informaţiile care se afişează o singură dată, la

sfârşitul raportului. În principal aceste informaţii se referă la valorile finale ale unor
indicatori (ex. totalurile generale, media generală etc)

Pntru calcularea şi afişarea unei valori finale se procedează astfel:

- se selectează din bara de unelte Toolbox caseta de text “ab” şi se desenează în

zona acestei secţiuni un dreptunghi care va avea două casete: una pentru etichetă şi a
doua pentru valoare;

- în caseta din stânga (eticheta) se va tasta denumirea câmpului calculat la nivel

general (ex. “Total general valoric”),

- în caseta de valoare se va tasta, începând cu semnul “=”, formula de calcul ce va

folosi în general funcţii totalizatoare (ex. SUM, AVG, MIN, MAX etc). Pentru câmpurile
care intră în formulă, numele lor va fi tastat între paranteze drepte.
Exemplu:
=sum([Cantitate]*[Pret])

Numele câmpurilor din funcţia apelată trebuie să fie aceleaşi cu cele atribuite în
structura tabelului sursă. Argumentele funcţiei se înscriu între paranteze rotunde ().

3. Secţiunea Page Header va conţine imformaţiile care se cer să apară la începutul

fiecărei pagini din lista finală.
Zona destinată acestei secţiuni este formată din două părţi:

A. În partea superioară a antetului de pagină se vor înscrie informaţii utile oricărui

raport, referitoare la data curentă, ora editării, numărul de pagină etc.
 Aceste date se completează în structura raportului prin utilizarea funcţiilor
corepunzătoare Access astfel:

a. Pentru funcţia referitoare la Data şi Ora execuţiei listei:

- folosind caseta de text “ab” se desenează un dreptunghi;

- se şterge căsuţa din stânga (eticheta “Text…”);
- în căsuţa de valoare se va tasta =Now()

Observaţie:
Semnul “=” este obligatoriu pentru funcţii şi expresii, iar parantezele () pentru
funcţii.

b. Pentru funcţia Număr de Pagină:

- se desenează în zona secţiunii (de regulă în partea de sus dreapta) un dreptunghi

cu ajutorul casetei de text “ab”;
- se şterge căsuţa din stânga (eticheta “Text”);
- clic dreapta mouse pe căsuţa de valoare rămasă şi se selectează opţiunea
Properties;
- se selectează opţiunea Control Source şi se bifează cele trei puncte din dreapta
(“…”);
- se alege opţiunea Common Expresion, iar în cadrul ei opţiunea “PAGE N OF
M”;
- pentru transpunerea în limba română a textului se modifică cuvintele rezervate
Page cu Pagină şi OF cu din, în final funcţia având forma:

=”Pagina” & Page & “din” Pages

O altă modalitate de solicitare a numărului de pagină constă în selectarea funcţiei

INSERT din meniul principal, de aici operaţia Page Numbers şi apoi opţiunea “PAGE
N OF M”

B. În partea inferioară a zonei Page Header se va realiza capul de tabel al listei

4. Secţiunea Page Footer conţine informaţii ce vor fi afişate la sfârşitul fiecărei

pagini (de exemplu numele proiectantului). Aceste informaţii vor fi ataşate în macheta
listei cu ajutorul butonului “Aa” din Toolbox.

5. Secţiunile Group Header şi/sau Group Footer vor apare în structura raportului
atunci când este necesară gruparea înregistrărilor după conţinutul unui câmp. În
secţiunea Group Header se va “draga” numele câmpului după conţinutul căruia se
formează grupurile de înregistrări, din fereastra Field List.
 Secţiunea Group Footer va apare în structură numai dacă la sfârşitul fiecărui grup
este necesară afişarea unor valori sintetice. Conţinutul ei se completează asemănător cu
zona secţiunii Report Footer.

6. În secţiunea Detail se vor plasa prin remorcare din lista Field List câmpurile ale
căror conţinuturi se preiau ca atare din tabele sau interogări. Deoarece există un cap de
tabel creat în secţiunea Page Header, care conţine numele câmpurilor, în secţiunea Detail
vor rămâne după dragare doar casetele cu valorile câmpurilor. Casetele de text cu
numele câmpurilor vor fi şterse din această zonă.
Este recomandată ajustarea mărimii câmpurilor prin săgeţile apărute la selectarea lor,
astfel încât toate valorile să încapă pe suprafaţa de proiectare a listei finale.

Gruparea şi ordonarea datelor în Access

Într-un obiect de tip raport, datele pot apare grupate funcţie de conţinutul unuia sau a
mai multor câmpuri, iar în cadrul fiecărei grupe, înregistrările pot apare ordonate
(sortate).
Gruparea şi ordonarea datelor se realizează prin alegerea uneia din următoarele
posibilităţi:

• se selectează meniul View, opţiunea Sorting and Grouping

• se activează din bara de unelte standard butonul corespunzător Sorting and
Grouping
• prin utilizarea aceleiaşi opţiuni din meniul contextual

La selectarea opţiunii de grupare şi sortare apare o fereastră corespunzătoare, ce

conţine în partea superioară numele câmpurilor şi modalităţile de sortare, iar în partea
inferioară proprietăti referitoare la grupul format (Group Properties)

Pentru realizarea efectivă a grupurilor se procedează astfel:

- se selectează din fereastra anterioară câmpul de grupare;

- se selectează Yes în rubricile corespunzătoare antetului (Group Header) şi/sau

subsolului de grup (Group Footer): acesta din urmă se solicită în situaţia în care, la
sfârşitul unui grup este necesară calcularea şi afişarea unor indicatori totalizatori la
nivelul fiecărui grup (subtotaluri);

- în rubrica Sort Order se precizează dacă sortarea se va face crescător

(Ascending) sau descrescător (Descending).

Proprietăţile unui criteriu de ordonare sau sortare sunt accesibile numai după
poziţionarea cursorului pe numele unui câmp.
Dacă s-a optat pentru realizarea unui grup, în fereastra Report apar secţiunile
corespunzătoare ca zone distincte.
 În secţiunea Group Header va apare afişat numele câmpului după care s-a solicitat
formarea grupurilor.
 Dacă nu se doreşte gruparea datelor, ci numai sortarea lor, în rubricile de grup
(Group Header/Footer) se lasă valorile implicite No.
 Dacă s-a optat pentru grupare, dar l-a sfârşitul oricărui grup nu se doreşte
calcularea şi afişarea unor indicatori la nivelul grupului (ex. suma unor câmpuri la nivelul
grupului, determinarea valorii minime sau maxime dintr-un câmp pentru înregistrările
care fac parte din grup etc.), pentru secţiunea Group Footer se va lăsa opţiunea implicită
No.

Fig. 6.1. Realizarea structurii pentru un raport cu grupare înregistrări

Observaţie:
Meniul contextual al Report-ului este afişat automat în momentul în care se execută
clic buton dreapta mouse pe suprafaţa albă de lucru şi conţine o serie de operaţii
principale ce se utilizează la redactarea structurii unei liste finale.

6.2.2. Realizarea unui raport în modul REPORT WIZARD

Pentru realizarea unui raport cu ajutorul asistenţilor, se parcurg următorii paşi:

a) Se selectează din fereastra bazei de date curente funcţia Create şi se alege Report
Wizard;
b) Se selectează sursa de date pentru proiectarea şi execuţia raportului (un tabel sau o
interogare) cu clic pe Add Existing Fields;
c) Se stabilesc câmpurile din sursa de date care vor fi incluse în raport;
d) Se alege eventual un mod de grupare şi/sau de ordonare al datelor, funcţie de
informaţiile ce vor fi afişate în capul de tabel;
e) Se alege modul de afisare al raportului;
f) Se salvează si se previzualizează raportul.
Fig.6.2. Execuţia raportului creat cu Wizard