Cresterea profitului in hotel prin

vanzarea de evenimente
Conferinta HRB expert, Bucuresti, 21 mai 2008

Otilia DEMIAN
Director of Sales - Continental Hotels
 Tendinta pe piata de evenimente
MICE – meetings, incentives,
conventions & events
La nivel mondial:
• centrele de conferinte si alte categorii de intruniri profesionale, de afaceri
sau evenimente speciale pot genera pana la 60% din veniturile hotelurilor
de 3-5 stele inregistrate din cazare
• in cazul unor hoteluri de lux incasarile directe din evenimente pot atinge
chiar o treime din veniturile totale

In Romania:
• se estimeaza ca segmentul de evenimente, conferinte, seminarii, incluzand
atat organizarea de evenimente corporate, cat si private, genereaza anual
intre 30% si 50% din cifra de afaceri a unui hotel

Surse: HRB expert, Ziarul Financiar

www.continentalhotels.ro 2
 Evenimente CORPORATE
Principalele categorii de evenimente corporate:

• seminarii • cocktail-uri
• lansari de produse • petreceri de final de an
• conferinte de presa • dineuri
• team building-uri
• evenimente caritabile
• work-shop-uri
• etc
• training-uri
• conferinte

www.continentalhotels.ro 3
 Evenimente PRIVATE
1. organizate de clienti: 2. organizate de hotel:

• nunti • Revelion
• botezuri • ocazii speciale: Valentine’s
• zile de nastere Day, 8 Martie, Paste, 1 iunie,
• aniversari Halloween, etc
• banchete final an scolar, • tematica culinara
universitar • brunch-uri
• etc • alte categorii de evenimente:
bal mascat, petreceri
campenesti, carnaval, latino
party, etc

www.continentalhotels.ro 4
1. Segmente clienti tinta pentru evenimente
organizate de clienti
Segmente clienti tinta pentru evenimente organizate
corporate private de hotel
Clienti individuali
individuali care au participat la evenimente organizate de hotel – creare baza de date x x
clientii individuali care au mai organizat evenimente private – creare baza date x x
individuali care au participat la evenimente private x x
baza date adrese private de e-mail x x
organizatorii de evenimente corporate anterioare x x
persoanele de contact si/sau directorii/semnatarii contractului cu clientii x x
angajatii companiilor sau agentiilor cu care exista un contract incheiat x x
clientii agentiilor de turism si ai agentiilor de evenimente x x
oaspeti cazati in hotel x
Clienti corporate
companii x
agentii de evenimente x
agentii de turism x
Segmentare geografica
piata locala x x x
piata nationala x
piata internationala x x

www.continentalhotels.ro 5
2. Etapele vanzarii ca urmare a unei solicitari
Cerere oferta pentru evenimente:
• corporate
• private

Etape:
• ofertare
• negociere
• rezervare
• contractare
• desfasurare eveniment
• follow-up
www.continentalhotels.ro 6
 3. Atragerea de clienti
Promovarea facilitatilor hotelului Evenimente organizate de hotel
pentru organizarea de evenimente:
• corporate Actiuni:
• private • atragerea unor sponsori
• promovare eveniment
• mailing
Etape:
• contactare telefonica
• stabilire segment clienti tinta • intalniri
• contactare • follow-up
• ofertare • ofertare
• etc • etc

www.continentalhotels.ro 7
4. Optimizarea veniturilor din evenimente

Tehnici de vanzare:
• Bottom up
• Top down
• Cross selling
• Suggestive selling
• Up selling

www.continentalhotels.ro 8
 5. Tehnici de negociere
• Atitudine profesionala
• Auto-control
• Stabileste intalnirea cu persoana potrivita (putere decizie)
• Sa stii exact ce vrei sa faci si ce trebuie sa obtii
DA NU
• stabileste din timp scopul si obiectivele • compromis in privinta calitatii
intalnirii • ezita sa pui intrebari
• cunoaste toate detaliile evenimentului • promite ce nu poti oferi
• follow-up in mod constant • te lasa intimidat
• comunica totul si in scris • in timpul negocierii sa nu revii la oferta
• include toate informatiile relevante in initiala
contract semnat in original • lasa negocierea sa fie afectatea de
• etica conflicte personale
• pune intrebari • ezita sa propui alternative sau servicii
• asculta. suplimentare
• stabileste bugetul evenimentului Sursa: Professional Meeting Management, published by the
Professional Convention Management Association
www.continentalhotels.ro 9
 6. Avantajele corespondentei scrise
Avantaje hotel:
• clientul nu poate nega ce a comandat / anulat
• asumarea responsabilitatii clientului pentru serviciile comandate / anulate
• minimizarea riscului de neplata a serviciilor de catre client

Avantaje client:
• asigurarea faptului ca hotelul ii va oferi serviciile confirmate
• minimizarea riscului de compromitere a evenimentului
• estimarea realista a bugetului pentru organizarea evenimentului

Avantaje comune:
• minimizarea riscului de aparitie a unor divergente
• argumente in cazul unor neintelegeri
• clarificarea detaliilor
• transparenta

www.continentalhotels.ro 10
 7. Contractul
• obligativitatea existentei unui contract semnat in original inainte de
inceperea evenimentului corporate sau privat
• mentionarea tuturor serviciilor comandate si confirmate
• valoarea contractului
• durata contractului
• politica de anulari si penalizari
• conditii de plata
• forta majora
• glosar de termeni

www.continentalhotels.ro 11
 8. Feed-back client
Recomandat:
• pe parcursul evenimentului
• la terminarea evenimentului
• direct: verbal si scris (chestionar evenimente)

Post eveniment:
• telefonic
• scris (mesaj, chestionar evenimente)

www.continentalhotels.ro 12
 9. Personal specializat si dedicat
organizarii evenimentelor
• poate fi din cadrul departamentului de vanzari si / sau F&B
• Event Manager si / sau Banqueting Manager
• se ocupa de un eveniment din stadiul de oferta pana la terminarea
evenimentului, follow-up, plati, evaluare eveniment
• vinde evenimente
• in functie de facilitatile de conferinte si banqueting ale hotelului se
dimensioneaza si personalul destinat vanzarii si organizarii de
evenimente

www.continentalhotels.ro 13
10. Succesul vanzarii evenimentelor
• Servicii personalizate
• Anticiparea nevoilor clientilor
• Flexibilitate
• Promptitudine
• Consiliere
• Gama diversificata de servicii
• Profesionalism

www.continentalhotels.ro 14
 Va multumesc!

otilia.demian@continetalhotels.ro