Băzăvan Sandra Elena

Universitatea de Vest din Timişoara, Facultatea de Ştiinţe Economice,

Timişoara, România

ANALIZA ŞI PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

PRIVIND EVIDENŢA CABINETULUI MEDICULUI DE
FAMILIE

Cuvinte cheie: Business Process Managemen,t Business Process Modeling, flowchart,

DFD

Rezumat

Lucrarea prezintă un studiu de caz în cadrul unui cabinet medical de familie, pentru a
prezenta atât sistemul informațional existent, cât și modificarile care se pretează a fi
realizate, astfel încât activitatea cabinetului să fie optimizată.
În cadrul lucrării sunt analizate fluxurile de documente, structura functională,
circuitele informaționale , insă este dezvoltată și modelarea prelucrărilor, datelor,
intrărilor și ieșirilor, interfeței cu utilizatorul, precum și bazei de date și codurilor
sistemului.
Rezultatele studiului de caz sunt prezentate în conformitate cu metodologiile de
cercetare, atât pe bază experimentală cât și teoretică.
1.INTRODUCERE

Domeniul sănătății reprezintă indicatorul principal al calității vieții și factorul

primordial al dezvoltării durabile a unei comuniăți. Procesele de implementare a noilor
forme de organizare a asistenței medicale, inclusiv aplicarea în practică a asigurărilor
obligatorii de sănătate produc schimbări esențiale în domeniul managementului
serviciilor medicale. Unitățile medico – sanitare publice sunt motivate să se integreze
în spațiul informațional medical universal și să își creeze structuri noi care să răspundă
cerințelor persoanelor asigurate.

Prototipul dezvoltat în cadrul acestei lucrări are ca obiectiv relevarea beneficiilor aduse
de un sistem gândit în conformitate cu procesele specifice domeniului medicinei de
familie, dintre care amintim reducerea costurilor, reducerea timpului alocat activității
de raportare precum și îmbunătățirea serviciilor prestate. O interfață facilă care
urmărește cursul cunoscut al proceselor în cadrul cabinetului, conduce la reducerea
timpului necesar activității de introducere a datelor, consultatarea datelor, precum și
raportarea periodică către Direcția de Sănatate Publică și Casa de Asigurări de
Sănătate. O raportare corectă, într-un timp util, conduce la reducerea penalizărilor
acordate de către organele de raportare, situație des întâlnită la nivelul entităților
medicale.
Volumul de date se dorește a fi manipulat mai ușor și mai repede, iar automatizarea
proceselor de eliberare documente și raportări CAS rezultă în mai puține erori umane și
într-o creștere a performanței actului medical, degrevat astfel de presiunea birocratică.

Relațiile medicului titular din cadrul unui cabinet de medicină de familie sunt legate de
instituțiile de raportare, respectiv Direcția de Sănatate Publică și Casa de Asigurări de
Sănătate, de ambulatoriile de specialitate și de pacienți. Toate aceste relații presupun un
flux de date între aceste entități, relevat după cum urmează.
Fișa de consultație a pacientului reprezintă documentul pe baza căruia se realizează
principalele activități suport de eliberare de acte medicale, respectiv adeverințe
medicale, bilete de trimitere, certificate medicale, concedii medicale, precum și rețete
atât în regim normal cât și în regim special.
Adeverința medicală, certificatul medical, certificatul de concediu, rețetele atât în regim
normal cât și special, sunt documente care se completează cu date din fișa de consultație
a pacientului, sunt semnate și parafate de către medicul de familie și trimise în afara
cabinetului. Sunt eliberate într-un singur exemplar înmânat pacientului și mai departe
instituțiilor solicitante : farmacie, loc de munca etc.
Rețeta medicală în regim special este diferită de cea în regim normal, prin faptul că
pacientul nu plătește integral sau numai un procent din contravaloarea medicamentelor
aferente dignosticului impus de către medic. În această situație, medicul eliberează trei
exemplare ale acestui tip de rețetă, toate prezentând același conținut. Dintre acestea, un
exemplar rămâne în cadrul cabinetului, spre a putea fi ulterior îndosariat, iar celelalte
două exemplare îi sunt înmânate pacientului pentru a putea fi prezentate în continuare la
farmacie.
În continuare, pe baza datelor din fișa de consultație a pacientului, se întocmeste avizul
epidemiologic, document ce servește la monitorizarea vaccinurilor și administrării de
medicamente imunologice pacientului.
Pe baza fișei de consultație, se mai completează și Registrul de Consultații și Registrul
de Tratament, documente ce stau la baza Centralizatorului de Consultații, apoi sunt
păstrate în cadrul cabinetului și arhivate.
Centralizatorul de Consultații și Tratamente se completează și se raportează Direcției de
Sănătate Publică.
Pe baza acestuia, este intocmită, completată, parafată și trimisă Casei Județene de
Asigurări de Sănătate, o factura ce reprezintă expresia sumei tuturor serviciilor medicale
furnizate de cabinet, conform contractului-cadru.

Această lucrare are ca obiectiv stabilirea rezultatelor în cazul implementării unei

aplicații prototip, asupra activității cabinetului medical de familie. Pentru a realiza
aplicația, s-a pornit de la analiza proceselor de business, prin conceperea diagramelor,
procedurilor și instrucțiunilor de lucru prezente în activitatea curentă.
Optimizarea proceselor succedă analiza, astfel încât în această etapă sunt eliminate
redundanțele, sunt relevate anomaliile sistemului existent și se urmărește optimizarea
acestuia prin tehnici de business process reengineering.
După optimizarea proceselor de business, se urmărește existența unor indicatori
necesari măsurarii fiecărui proces, astfel încat cabinetul medical să își imbunătățească
în viitor procesele, pe baza unor indicatori de performanță relevanți .

2.FUNDAMENTE TEORETICE

Business process management (BPM) reprezintă un concept de management al cărui

scop este susținerea proceselor de management al activităților specifice în cadrul unei
companii, în funcție de necesitățile și solicitările acesteia. Managementul proceselor de
business se bazează pe flexibilitate, eficiență și pe intersectarea operațiunilor de
business cu cele legate de tehnologia informației. Business process management
reprezintă un instrument de optimizare a afacerii, susținând companiile în procesele de
optimizare a sistemelor IT si a operațiunilor de business.
Potrivit conceptului de management al proceselor de business, procesele sunt
considerate bunurile strategice ale companiei și sunt evidențiate în costurile globale ale
companiei. Acesta este motivul pentru care reprezentanții managementului companiei
trebuie să ințeleagă clar, să gestioneze și să optimizeze toate procesele de business
existente, în vederea minimizării cheltuielilor și a maximizarii profitului, oferind în
acelasi timp un nivel ridicat de valoare clienților. Astfel, este firesc ca Business process
management să reprezinte în fapt o strategie de management al schimbării, atât din
perspectiva resurselor umane, cât și în ceea ce privește tehnologia informației.

Conceptul Business process management reprezintă o sinteza între procesele de

automatizare a fluxurilor de lucru, activitatea umană și managementul operațiunilor.
BPM oferă o imagine globală și detaliată a tuturor proceselor de business, precum și a
întregii activități desfașurate în cadrul unei companii, oferind în acelasi timp, un model
al celor mai bune practici din industrie și schițând tipurile de relații dintre operațiuni.
Tehnologia de management al proceselor de business oferă, de asemenea și un sistem
complex de raportare și analiză, în vederea îmbunătățirii gestiuniii și a optimizării
fluxurilor de lucru.

Business Process Management reprezintă un concept flexibil și inovativ aflat într-o

continuă schimbare, îmbunătățindu-și elementele în funcție de necesitățile și solicitările
clienților, adaptându-și strategiile la modificarile rapide și numeroase survenite în
standardele și cerințele internaționale.

Pentru îmbunătățirea managementului proceselor de lucru, Business process

management pune la dispoziția utilizatorilor o serie de etape de urmat. Prima dintre
acestea este design-ul proceselor. Acesta presupune identificarea fluxurilor de lucru
actuale (împreuna cu resursele umane responsabile, sistemele și aplicațiile, erorile,
notificările și soluțiile actuale) și schițarea proceselor astfel încât acestea să genereze
reduceri de costuri, simplificarea proceselor de lucru și a efortului angajaților, acestea
generând la rândul lor, creșterea valorii companiei.

Optimizarea proceselor acoperă angajații, infrastructura și aplicațiile, în condițiile

respectării legilor locale și internaționale. Cea mai bună strategie pentru identificarea
erorilor este monitorizarea permanentă a aplicațiilor și a modalității de utilizare a
acestora. Procesele individuale standard trebuie să fie analizate în vederea stabiirii
performanței și a ratei de succes a acestora, precum și pentru a se compara rezultatele
actuale cu cele previzionate. Funcționalitățile de statistică ajută la identificarea corecta
și la rezolvarea în timp util a tuturor problemelor, precum și la optimizarea
managementului companiei (de exemplu, daca un angajat are o rata de eroare în munca
de 50%, superiorul lui poate acționa în consecință: ori procedura este greșită și trebuie
corectată, ori angajatul nu este persoana potrivita pentru job-ul respectiv și trebuie
reorientat sau relocat, în vederea maximizării eficienței și a productivității).

O alta etapă importantă a conceptului de BPM este optimizarea. Înca din faza de
modelare, și cu siguranță, după o activitate de monitorizare, procesele pot fi
îmbunătățite în vederea simplificării fluxurilor de lucru, a creșterii eficienței angajaților
și pentru optimizarea valorii proceselor de business.

3.METODA ȘI REZULTATE
Evidenta cabinetului medical
de familie
0

Inregistrare pacienti Consultatii pacienti Trimiteri Eliberare documente Decontari CAS Raportari DSP
1 2 3 4 5 6

Figura1 Diagrama de decompoziție

 Fisa consultatii medicale
Date
pacient
1
_________________

Inregistrare pacient

Date Registru tratamente

pacient

Date
pacient
2 Date
_________________ pacient

Date
Consultare pacient pacient
Date
pacient
Date Date
pacient pacient
Centralizator consultatii Registru consultatii
Date
pacient

Bilet de trimitere 3
Ambulatoriu de
_________________
specialitate
Trimiteri ambulatoriu
Date
pacient
Centralizator imunizari

Date
pacient
4
_________________ Adeverinta medicala
Eliberare documente Certificat medical
Certificat concediu
medical

Reteta medicala
Pacienti
Aviz epidemiologic

5
_________________ Factura
CAS Olt

Decontari CAS

6
Centralizatoare _________________
DSP Olt
Raportari DSP

Figura 2 Diagrama fluxului de date

 Trimiteri Ambulatoriu de
Servicii profilactice si curative
Pacienti
specialitate

Centralizator consultatii

Date
pacient Date
pacient
Rezultate
Fisa consultatii medicale
Date
0
Date _________________
pacient
pacient

Evidenta cabinetului medical de

familie

Registrul Darilor de
Factura
seama

Transfer

CAS Olt Transfer DSP Olt

Transfer

Date
pacient
Registru tratamente
Date
pacient
Date
pacient
Registru consultatii
Date
pacient

Figura 3 Diagrama de context

 Vizualizare istoric
consultatie

Eliberare
Adeverinta
medicala

Fisa consultatie Eliberare aviz

Pacienti
pacienti epigemiologic

Eliberare Bilet de
trimitere

Eliberare Certificat
medical

Meniul principal
Prescriere reteta
simpla

Prescriere reteta
speciala

Adeverinte
medicale

Rapoarte
Avize
epidemiologice

Bilete de trimitere

Certificate
medicale

Retete medicale

Retete medicale
speciale

Registru
consultatii
medicale

Registru
tratamente
medicale

Centralizator
consultatii si
tratamente

Figura 5 Structura interfeței aplicației

Figura 6 Structura bazei de date

Figura 7 Captura Fișa de consultații medicale
Figura 8 Captura Consultații și tratamente

Figura 9 Captura Adeverință medicală

Figura 10 Captură Aviz epidemiologic

Figura 11 Captură Bilet trimitere

Figura 12 Captură Certificat medical

Figura 13 Captură Rețetă simplă

Figura 14 Captură Centralizator activitate medic de familie
Figura 15 Captură Registru tratamente medicale
Figura 16 Captură Registru de consultații medicale
4. Concluzii

Adoptarea conceptelor de Business process modeling reprezintă o soluție de investiție

facilă, rentabilă și sigură pe care o companie o poate face pentru a deveni mai eficientă.
Soluțiile de Business Process Management aduc flexibilitate proceselor de business,
reducând în același timp costurile și riscurile. Conceperea și înțelegerea arhitecturii de
funcționare a unei entități reprezintă primul pas în creșterea performanțelor.

Ulterior fazelor de design, modelare, implementare și optimizare a proceselor, este foarte

important ca acestea să fie puse în practică și utilizate. Această strategie contribuie la
obținerea de statistici și analize relevante pe baza cărora persoanele avizate din companie
pot decide să transforme cultura organizațională și să o adapteze la fluxurile de lucru
actuale, utilizând noile procese în mod curent, pe termen mediu și lung.

Business process management constituie o abordare de management axată pe alinierea

tuturor activităților companiei cu dorințele și nevoile clienților. Este o metoda care
promovează eficiența companiei și în același timp lasă loc liber inovației, flexibilității și
integrării cu alte aplicații software. Business process modeling încearcă să îmbunătățească
continuu procesele de lucru din companii, ajutând ca aceastea să fie mai eficiente și mai
capabile de schimbare decât companiile care se bazează pe un management tradițional
ierarhic.