Sunteți pe pagina 1din 8

LECŢIA 1

Prezentare generală a aplicaţiei Microsoft Project. Introducerea şi


organizarea activităţilor

Obiectivul acestui laborator este:


 lansarea în execuţie a aplicaţiei Microsoft Project şi crearea unui fişier proiect pe baza
unui şablon
 utilizarea şi personalizarea meniurilor şi a barelor de instrumente
 afişarea a diverse vizualizări şi tabele
 crearea unui fişier proiect şi introducerea datei de început a proiectului
 introducerea de proprietăţi pentru fişierul proiect
 introducerea de informaţii despre proprietăţi şi despre activităţi
 estimarea şi introducerea duratelor activităţilor
 aflarea duratei proiectului
 crearea de relaţii între activităţi

Cuvinte cheie:
 task (activitate)- o reprezentare a muncii necesare pentru terminarea unei părţi din
proiect
 duration(durată)- perioadă de timp de lucru la care vă aşteptaţi pentru terminarea
unei activităţi
 timescale(scală de timp)- perioadă de timp de lucru care apare în partea
superioară a unor vizualizări cum ar fi vizualizarea Gantt Chart. Conţine
indicatorii de timp importanţi şi mai puţin importanţi, cum ar fi săptămânile şi
zilele
 template(şablon)- un format fişier care vă permite să folosiţi din nou planurile
proiectului existent pentru un proiect nou
 tabel-o prezentare a datelor din proiect de tip foaie de calcul, organizată pe
coloane şi rânduri orizontale, o coloană reprezintă un domeniu şi un rând
reprezintă o activitate sau resursă unică
 view( vizualizare) - spaţiul de lucru, formatul în care sunt prezentate datele în MP
 elapsed duration (perioadă de timp consumată) - totalul de zile de lucru şi
nelucrătoare la care vă aşteptaţi pentru a termina o lucrare
 task ID (identificator de activitate)- un număr unic atribuit de MP fiecărei
activităţi dintr-un proiect (apare în stânga în tabelul Entry)
 Tabel Entry(tabelul Entry) -grila din stânga a vizualizării Gantt Ghart
 câmp (celulă)- intersecţia dintre un rând şi o coloană
 MP – Microsoft Project Manager

1
Crearea unui fişier pe baza unui şablon, vizualizări, tabele

După lansarea în execuţie a programului Microsoft Project ecranul arată în acest fel

vizualizarea Gantt Chart diagrama grafică cu scala temporală

1. Executaţi clic pe opţiunea New din meniul File.

2. Executaţi clic pe eticheta Project Templates (şabloane de poiect) şi selectaţi opţiunea


Residential Construction şi apoi OK. MP creează un fişier pe baza şablonului şi pe ecran
apare caseta de dialog Project Information în care vi se propune ca dată de început data
curentă, fiecare proiect fiind planificat fie în funcţie de data de început fie în funcţie de data
de sfârşit a proiectului. Acceptaţi data propusă şi daţi OK.
Aspectul ecranului va fi asemănător cu următorul:

vizualizări

3. MP conţine zeci de vizualizări dar în mod normal lucraţi cu una sau cu două. Vizualizările
se utilizează pentru a introduce, edita, analiza şi afişa informaţiile despre proiectul dvs.
Vizualizarea prestabilită este Gantt Chart care este vizualizarea în care pe rânduri apar
activităţile.
Puteţi comuta între vizualizări:
 selectând una din vizualizările afişate în bara Views din stânga a ferestrei

2
 selectând o vizualizare din meniul View, comanda More Views... (selectaţi cât
mai multe)
Grila din stânga a vizualizării este un tabel (vezi definiţia). În general vizualizările pot
conţine mai multe tabele: Usage, Cost, etc.

Exersaţi comutarea între diverse vizualizări şi tabele:


4. Mutaţi bara de derulare orizonatală situată în partea de jos a ferestrei din stânga către dreapta
pentru a putea vedea mai multe coloane de informaţii ale activităţilor din acest proiect
5. Mutaţi bara de derulare orizontală situată în partea de jos a ferestrei din dreapta către dreapta
pentru a putea vedea mai multe bare Gantt corespunzătoare activităţilor din acest proiect
6. Treceţi la altă vizualizare. În bara View sau în meniul View faceţi clic pe opţiunea Resource
Sheet, care este vizualizarea detaliilor referitoare la resurse, tabelul prestabilit fiind tot
Entry. Comutaţi în această vizualizare pe tabelul Work: în meniul View, poziţionaţi-vă pe
opţiunea Tabel: Entry şi apoi selectaţi Work.
7. Comutaţi pe vizualizarea Task Usage, care este o vizualizare combinată formată din
activităţi şi resursele care îndeplinesc activităţile sub activităţi. Tabelul prestabilit pentru
vizualizare este Tabel: Usage. Grila din dreapta este diferită, ea prezintă valorile de lucru
zilnice pentru fiecare alocare.
8. Deschideţi două vizualizări simultan astfel: având afişată o vizualizare, selectaţi Split din
meniul Window şi pe ecran vor apărea în ferestra de sus vizualizarea iniţială şi în cea de jos
informaţiile relative la fiecare activitate sau resursă. Faceţi clic oriunde în partea de jos, după
care din bara View selectaţi ce vizualizare doriţi.
9. Închideţi acest fişier fără a salva.

1.2 Crearea unui fişier proiect, introducerea proprietăţilor proiectului,


salvare

Fiecare proiect are un obiectiv sau un scop fundamental: motivul pentru care a fost demarat
proiectul, produsul final al proiectului. Acesta este de obicei un produs, cum ar fi un film scurt,
un serviciu sau un eveniment. Vom începe să lucrăm la un proiect pentru realizarea unui film.
MP se concentrează pe parametrul timp. Când lucraţi în MP specificaţi o singură dată
pentru proiect, fie data de început fie data de sfârşit a proiectului, pentru că după ce introduceţi
una dintre date şi durata activităţilor, MP calculează cealaltă dată. Vom crea un fişier proiect şi
îi vom specifica data de început.

1. Executaţi clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard. MP creează un fişier, iar
pe ecran apare caseta de dialog Project Information.
2. În caseta Start Date, scrieţi direct data de început a proiectului luna/ziua/anul, 2 aprilie 2001
sau faceţi clic pe săgeată şi deschideţi calendarul lunar în care setaţi data de început.

3
3. Închideţi caseta de dialog Project Information.
4. Executaţi clic pe opţiunea Properties din meniul File.
5. Executaţi clic pe eticheta Summary, apoi în caseta Title introduceţi textul Short Film
Project.
6. În caseta Subject, introduceţi textul Film Schedule.
7. În caseta Author, introduceţi numele dumneavoastră.
8. În caseta Manager, introduceţi numele dumneavoastră sau o puteţi lăsa necompletată
9. În caseta Company, introduceţi textul Industrial Smoke and Mirrors.
10. În caseta Comments, introduceţi textul Include pre-production, production and post-
production tasks.
11. Selectaţi caseta de validare Save preview Picture.
12. Executaţi clic pe OK pentru a închide caseta de dialog Properties.
13. Salvaţi fişierul într-un director cu numele grupei, cu numele Short Film Project 02.

Exerciţiul 2

2.1 Introducerea şi organizarea activităţilor

În această lecţie veţi lucra cu activităţi (vezi definiţia). Activităţile descriu munca la proiect
în termeni de secvenţă, durată şi cerinţe de resurse.
Deschideţi dosarul Part 1 din dosarul Microsoft project 2000 Practice de pe hard-disc, apoi
fişierul 03A pe care-l salvaţi fără baze de referinţă cu numele Short Film Project 03 în
directorul grupei (fişierul conţine ceea ce aţi lucrat şi salvat la exerciţiul 1), sau lucraţi cu fişierul
salvat anterior.
În stânga apar identificatorii de activitate ID şi după ei coloanele cu titlurile lor cum ar fi
Task Name, Duration, etc. care sunt etichete de câmpuri. Veţi introduce primele activităţi
necesare în proiectul de film.
1. Fiind în vizualizarea Gantt, tabelul Entry faceţi clic pe celula situată chiar sub eticheta de
câmp Task Name. Introduceţi textul „Review script” şi apoi apăsaţi tasta Enter.
2. Introduceţi următoarele nume de activităţi sub Review script, apăsând tasta Enter după
fiecare nume de activitate:

Develop script breakdown and schedule


Develop production board
Pick locations
Hold auditions
Reserve camera equipement
Reserve sound equipement

Definirea activităţilor corecte este o cerinţă esenţială pentru un manager de proiect. Listele
de activităţi trebuie să descrie toate acţiunile necesare şi numai cele necesare pentru încheierea
cu succes a proiectului.

4
3. Pe coloana din stânga au activităţilor au fost introduse cu semnul întrebării durate de 1zi
(1d?).
Vor fi introduse duratele estimate ale activităţilor. MP face deosebirea între timpul de lucru
şi timpul în care nu se lucrează astfel că durata unei activităţi nu are legătură obligatoriu cu
timpul consumat. Un proiect ar putea avea un calendar de proiect cu timpul de lucru definit
9:00 A.M.-5 P.M., de luni până vineri, timpul în care nu se lucrează fiind serile şi sfârşiturile de
săptămână. Dacă o activitate durează 16 ore de timp de lucru, atunci durata introdusă este 2d
(2 zile-programul zilnic fiind de 8 ore)
Se pot planifica activităţi şi atunci când nu se lucrează, serile şi în weekend, acestea
numindu-se elapsed duration (durată de timp consumat) de ex. 2ed (palnificaţi ora de început a
activităţii şi MP va calcula când se termină).
MP, poate lucra cu durate de activităţi care variază de la minute la luni în funcţie de
obiectivul proiectului. Pentru ca introducerea activităţilor să se facă foarte corect,( estimările
incorecte fiind o sursă de risc majoră)trebuie sa aveţi în vedere:
 informaţii istorice din proiecte anterioare
 estimări din partea persoanelor care vor executa activităţile
 aprecierea competentă din partea persoanelor care au administrat proiecte
similare

La introducerea duratelor veţi utiliza abrevieri: m(minute), h(oră), d(zi),


w(săptămână), mo(lună), em(minut consumat), eh(oră consumată), ed(zi consumată),
ew(săptămână consumată), emo(lună consumată). MP foloseşte durate standard pentru ore şi
minute - accesaţi meniul Tools, comanda Options, pagina Calendar (valorile vor fi cele
prestabilite: 8 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână, 20 de ore pe lună) - dar puteţi defini durata în
zile, săptămâni şi luni – Tools →Options→Schedule→Duration is entered in: days
minutes
.......

4. Introduceţi datele următoare pentru activităţi:

1 În tabelul Entry, executaţi clic pe celula situată imediat sub coloana Duration, fiind
selectat câmpul duratei pentru prima activitate „ Review script” şi introduceţi valoarea 2w şi
apoi Enter. Similar pentru restul activităţilor:
2 Develop script breakdown and schedule 2w
3 Develop production board 1mo
4 Pick locations 6w?
5 Hold auditions 1w
6 Reserve camera equipement 1w
7 Reserve sound equipement 5d

5
Observaţi modificarea barelor diagramei Gantt şi observaţi că o durată de 1w (1
săptămână)=5d (5 zile). Duratele cu ? sunt cele pe care le marcaţi dar pe care credeţi că le
veţi modifica ulterior.
Activitatea 4. „Pick locations” are durata estimată de 6w? deci, este cea mai lungă
activitate. Vă gândiţi la munca necesară desfăşurării acestei activităţi şi vă decideţi să o divizaţi
în două activităţi care sunt mai uşor de gestionat. Veţi redenumi activitatea, îi scurtaţi durata şi
introduceţi o activitate nouă.
5. În tabelul Entry, executaţi clic pe numele activităţii 4
6. Modificaţi numele activităţii în Scout location, apoi apăsaţi tasta Tab, mutându-vă în dreapta
unde veţi seta durata, 4w (scrieţi direct sau alegeţi), apoi apăsaţi Enter
7. Veţi introduce o nouă activitate. Alegeţi comanda New task din meniul Insert şi introduceţi
o nouă activitate cu numele „Select locations” (observaţi că sunt renumerotate activităţile),
apăsaţi Tab pentru a indica durata 2w şi apoi Enter.

2.2 Legarea activităţilor

Activităţile se execută într-o anumită ordine. Între două activităţi există o relaţie de tip
sfârşit-început. În MP prima activitate se numeşte predecesoare fiind anterioară activităţilor
care depind de ea iar a doua activitate se numeşte succesoare deoarece urmează activităţilor de
care depinde. O activitate poate fi predecesoare pentru una sau mai multe activităţi succesoare.
Există 4 tipuri de legături între activităţi:
Data de sfârşit a activităţii
Sfârşit-început predecesoare determină data
(FS) de început a activităţii succesoare

Data de început a activităţii


Început-început predecesoare determină data
(SS) de început a activităţii succesoare

Data de sfârşit a activităţii


Sfârşit-sfârşit predecesoare determină data
(FF) de sfârşit a activităţii succesoare

Data de început a activităţii


Început-sfârşit predecesoare determină data
(FS) de sfârşit a activităţii succesoare

Veţi utiliza diverse metode de a lega între ele diverse activităţi.


1. În tabelul Entry, executaţi clic pe numele activitaţii 1, „Review script” şi trageţi-l către
numele activitaţii 2, selectându-le pe amândouă.
2. Executaţi clic pe butonul Link Tasks de pe bara de instrumente Standard. Activitaţile vor fi
legate cu o relaţie de tip sfârşit –început (FS –finish-start). Observaţi că MP a schimbat data
de început a activităţii 2 în următoarea zi lucrătoare care urmează încheierii activităţii 1.
Dacă doriţi să anulaţi o legătură utilizaţi butonul Unlink Tasks şi MP va desface această
legatură refăcându-le pe celelalte.

Veţi lega 2 activităţi prin altă metodă:


3. Selectaţi numele activităţii 3.

6
4. Executaţi clic pe butonul Task Information de pe bara Standard ţi va fi afişată caseta de
dialog Task Information.
5. Executaţi clic pe eticheta Predecessors şi apoi clic pe celula goală situată sub titlul de coloană
Task Name şi pe butonul săgeată în jos care apare pe ecran.
6. În lista Task Name executaţi clic pe opţiunea „Develop script breakdown and schedule”
şi apoi apăsaţi Enter.
7. Închideţi caseta de dialog dând OK.
Activităţile 1 şi 2 sunt legate cu o relaţie de tip sfârşit- început (FS).
Veţi verifica în continuare relaţia dintre activităţi vizualizând coloana Predecessors.
8. În partea de jos a tebelului Entry, trageţi caseta de derulare către dreapta până vedeţi coloana
Predecessors. Vedeţi activitatea 2 în câmpul Predecessors al activităţii 3. Readuceţi la loc
caseta
Veţi lega în continuare activităţile rămase printr-o singură operaţie.
9. Selectaţi activităţile de la 3 la 8 (clic pe activitatea 3, ţineţi apăsată tasta Shift şi clic pe act. 8)
10. Apăsaţi butonul Link Tasks de pe bara de instrumente Standard legând activităţile rămase cu
realţii de tip sfârşit-început.

2.3 Verificarea duratei proiectului

1. Accesaţi comanda Project Information din meniul Project . Observaţi data de sfârşit
(Finish):7/27/01
2. Executaţi clic pe butonul Statistics şi vedeţi caseta de dialog Project Statistics.
Verificaţi data de sfârşit curentă şi durata curentă.
3. Închideţi acesată casetă dând clic pe Close.
Vom analiza proiectul complet schimbând scala de timp în Gantt Chart.
4. Executaţi clic pe comanda Zoom din meniul View şi afişaţi caseta de dialog Zoom.
5. Executaţi clic pe opţiunea Entire Project şi apoi OK şi vedeţi pe ecran tot proiectul afişat.

2.4 Introducerea de activităţi noi

1. În tabelul Entry, executaţi clic pe activitatea 6, „ Hold Audition”


2. Executaţi clic pe comanda New Task din meniul Insert şi sub activitatea 5 va apărea un rând
nou pentru a introduce o nouă activitate.
3. În câmpul Task Name introduceţi textul „Apply for film permits” şi apăsaţi Tab.
4. În câmpul Duration, introduceţi 1w şi apăsaţi Enter. MP va lega această nouă activitate cu
celelalte cu o relaţie de tip FS.

2.5 Ştergerea activităţilor

1. În tabelul Entry executaţi clic pe numele activitaţii7, „Hold Audition”


2. Executaţi clic pe comanda Delete Task din meniul Edit şi activitatea va fi ştearsă.

2.6 Organizarea activităţilor pe faze

Ne vom gândi la organizarea activităţilor pe faze sau grupuri de activităţi. În MP fazele sunt
reprezentate de activităţile de rezumat. O activitate rezumat se comportă diferit de alte
activităţi: nu puteţi edita direct durata, data de început sau alte valori calculate, deoarece sunt
derivate din activităţi detaliate. Activităţile rezumat sunt utile pentru obţinerea de informaţii
despre fazele de lucru la proiect.
Veţi crea o activitate rezumat şi veţi introduceţi activităţi suplimentare.
1. În tabelul Entry, executaţi clic pe numele activităţii 1.

7
2. În meniul Insert, faceţi clic pe comanda New Task
3. În câmpul Task Name corespunzător noii activităţi, introduceţi textul Pre-Production şi
apăsaţi Enter.
4. Veţi mai aduga 2 activităţi de nivel superior, ale căror detalii le veţi specifica ulterior.
Introduceţi următoarele nume de activităţi sub activitatea 9, „ Reserve sound equipment”,
apăsând Enter după fiecare nume:
Production
Post-production

În final veţi transforma activitatea 1, „Production” în activitate rezumat indentând


subactivităţile situate sub acesta.
5. Selectaţi activităţile de la 2 la 9.
6. Executaţi clic pe butonul Indent de pe bara cu instrumente Formatting.
Activiatea 1 devine act. rezumat iar în vizualizarea Gantt Chart apare o bară de
cativitate rezumat corespunzătoar acesteia. Durata activităţii rezumat este de 85 de zile. MP a
calculat această durată pe baza primei datei de început şi a ultimei date de sfâşit a subactivitaţilor
de proiect.

2.7 Introducerea unui punct de reper


Pentru a încheia planificarea iniţială a proiectului, este recomandat să urmăriţi evenimentele
importante ale proiectului, de ex, momentul în care se termină faza Pre-Production. Pentru
aceasta veţi crea un punct de reper (milestone). Punctele de reper nu includ nici un fel de
muncă deci sunt reprezentate ca activităţi cu durată 0.

1. În tabelul Entry, executaţi clic pe numele activităţii 10.


2. În meniul Insert, faceţi clic pe comanda New Task
3. Introduceţi textul Pre-Production complete! şi daţi Tab.
4. În câmpul Duration introduceţi valoarea 0d şi daţi Enter.
5. Selectaţi activităţile 9 şi 10 şi apoi executaţi clic pe butonul Link Tasks. Punctul de reper va
adăugat la fişierul dvs.

!Obs. Un punct de reper identifică de obicei un eveniment sau terminarea unei faze. Nu
presupune nici un fel de muncă şi de aceea are 0 zile, dar dacă doriţi puteţi marca orice activitate
de orice durată ca pe un punct de reper astfel:
6. Faceţi dublu clic pe numele activităţii pe care doriţi să o marcaţi şi apare caseta de dialog
Task Information.
7. Faceţi clic pe Advanced şi executaţi clic pe opţiunea Mark Task As Milestone (marchează
activitatea ca pe un punct de reper)
8. Salvaţi fără datele de referinţă.