A1.4. Implementarea Proiectelor

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE
Programarea i implementarea asistenei de pre-aderare pentru PHARE CES i tranziia spre Fondurile Structurale
modul A 1.4 IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
modul A 1.4
IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
Stefano Bonfa, Mario Marinescu
Programarea i implementarea asistenei de pre-aderare pentru PHARE CES i tranziia spre Fondurile Structurale - proiect finanat de Uniunea European. Saveria Spezzano, Project Director (Formez); Valentina Rdoi, Project Manager (MIE) Mark Barrett, Team Leader; Ilias Gkanoutas-Leventis, Deputy Team Leader.
Acest manual se ocup de faza de implementare a proiectelor, plecnd de la momentul semnrii contractului i pn la etapa de stabilire a strategiei de ieire, ce urmeaz dup finalizarea implementrii. Manualul intenioneaz s ofere un cadru general pentru implementarea proiectelor finanate, att prin fondurile de preaderare, ct i n cadrul viitoarelor fonduri structurale. Manualul se vrea a fi un instrument pentru o mai bun nelegere a cuprinsului modulului 4, n cadrul exerciiului general de instruire.
CUPRINS
A. ADMINISTRAREA CONTRACTELOR A.1 Riscuri n procesul de management i implementare a proiectelor A.2 Elementele contractului A.3 Colaborarea n vederea realizrii sarcinilor, parteneriat i eficien A.4 Administrarea proiectului A.5 Execuia proiectului A.6 Monitorizarea proiectului A.7 Monitorizarea declaraiilor de cheltuieli A.8 Motive de monitorizare A.9 Managementul conflictelor B. LINII DIRECTOARE PROCEDURALE PENTRU IMPLEMENTAREA FONDURILOR STRUCTURALE EUROPENE B.1 Regulamente pentru implementarea fondurilor structurale B.2 Distribuia rolurilor i responsabilitilor C. PROCEDURI DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU CONTRACTELE FINANATE DIN FONDURI STRUCTURALE N CADRUL UNIUNII EUROPENE C.1 Website C.2 Proceduri de achiziie pentru contractele ncheiate n cadrul fondurilor structurale n Marea Britanie D. CERINE PHARE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR D.1 Paii parcuri n vederea semnrii contractului D.2 Monitorizarea proiectului D.3 Realizarea actelor adiionale la contractul de grant D.4 Proceduri de achiziie D.5 Identitate vizual D.6 Iregulariti D.7 Raportri tehnice i financiare E. COMPARAIE NTRE REGULILE UE I CELE NAIONALE REFERITOARE LA ACHIZIII ADRESE UTILE
5 5 5 6 6 7 9 10 10 11 12 12 13
22 22 22 30 30 31 34 34 39 42 43 45 61
modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR
pag. 5
A.
ADMINISTRAREA CONTRACTELOR
A.1
RISCURI N PROCESUL DE MANAGEMENT I DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR
Problemele de management pot fi generate de obiectivele vagi, nereuita de furnizare sau calitatea inferioar a rezultatelor, inputurile sczute ale proiectului, folosirea inadecvat a fondurilor; prin urmare, n managementul proiectului este extrem de important s se nteleag elementele elaborate n etapa de formulare a proiectului: cadrul general al proiectului, obiectivul proiectului, planul de lucru, bugetul, instrumentele de monitorizare. Transpunerea proiectului ntr-un contract legal reprezint cel mai important factor care determin obinerea unor rezultate de succes ale proiectului.
A.2
ELEMENTELE CONTRACTULUI
A.2.1 FAZA DE NCEPUT O structur a contractului de management clar definit, un obiectiv imediat bine identificat i un plan de lucru corect sunt fundamentale pentru implementarea cu succes a proiectului. A.2.2 ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARULUI DE FINANARE Rolurile i responsabilitile n perioada de implementare ar trebui definite printr-o selecie a unui model organizaional corespunzator (echipa de management), care s se ocupe de politica proiectului i de managementul operaional n vederea implementrii proiectului. Este important nc de la nceputul contractului s se asigure c toate rolurile i responsabilitile sunt definite i prezentate n cadrul primei ntlniri a echipei de conducere, astfel nct persoanele care dein abilitile necesare s poat fi repartizate pe fiecare funcie. Elementul cheie este acela c fiecare persoan implicat numit aici ca partener n formularul de cerere PARTENER trebuie s neleag i s accepte responsabilitile care-i revin n loc s presupun c autoritatea sau coordonatorul proiectului vor rezolva toate problemele. O structur tipic de management pentru implementarea proiectelor finanate prin fondurile FEDR este cea a Comitetului de management al proiectului (CMP) care reprezint principalul organism ce va coordona i controla implementarea proiectului. Termenii de referint n care si defoar activitatea acest organism sunt detaliai ntr-un acord semnat de prile implicate n implementarea proiectului. Comitetul va fi prezidat de managerul de proiect i va include reprezentani ai tuturor partenerilor asigurndu-se c ntlnirile au un caracter formal. Acest lucru este absolut important atunci cnd deciziile luate de comitet implic alocri de resurse i/sau trebuie ajustat bugetul. Fiecare membru al CMP are responsabilitatea de a furniza tuturor membrilor CMP rezultatele obinute n urma ndeplinirii sarcinilor deinute.
pag. 6
A.3
COLABORAREA N VEDEREA REALIZRII SARCINILOR, PARTENERIAT I EFICIEN
Prin finanarea n cadrul FEDR, Uniunea European dorete s adauge valoare prin realizarea de parteneriate ct mai eficiente la nivel de sectoare, proiecte, comuniti sau dimensiuni spaiale cum ar fi o zon, o regiune, etc. Rezultatele muncii unui partener sunt transferate ctre ceilali parteneri care le aplic sau le integreaz ca un ntreg. De fapt, esena colaborrii este independena muncii partenerilor. Acest lucru le permite s obin mpreun mult mai multe dect ar obine separat, multiplicd impactul investiiei FEDR. Valoarea adaugat prin colaborare este unul din criteriile folosite pentru evaluarea propunerilor n cadrul FEDR. Este, deci, vital ca interfaa dintre partenerii i dintre activittile proiectului s fie ct mai eficient. Aceasta se poate obine prin mai multe ci: mprirea muncii astfel nct s existe o idee clar asupra drepturilor de proprietate i de exploatare a rezultatelor intermediare; menionarea a ce se va furniza, de cine i ctre cine i la ce dat. Dac este nevoie, se va subdiviza fiecare sarcin pn cnd lucrarea va intra n responsabilitatea unui singur partener; stabilirea de la nceput a procedurilor de verificare care vor atesta calitatea i funcia a ceea ce va fi furnizat; definirea jaloanelor intermediare pentru care partenerii trebuie s arate mai curnd rezultatele muncii, dect s prezinte rapoarte.
A.4
ADMINISTRATORUL PROIECTULUI
Chiar i cele mai clar definite proiecte pot fi conduse spre o oprire complet printr-o administrare neadecvat. Folosirea unor sisteme de procesare neadecvate, de exemplu, pot duce la ntrzieri semnificative n pregtirea rapoartelor de progres, care conduc la ntrzieri n aprobarea rapoartelor cu consecine la nivelul aprobrii plilor i care produc uneori abaterea ateniei unor persoane spre alte activiti. Diverse documente pot conduce partenerii la folosirea de informaii greite n elaborarea unui proiect, ceea ce nseamn munc n zadar. Lipsa unor proceduri aprobate poate avea ca rezultat publicarea unor informaii comerciale susceptibile. Standardele administrative sunt valoroase nu numai n a ajuta partenerii din cadrul proiectului s lucreze mpreun, ci i s poat pregti rapoartele cerute de Agenia de implementare. Rapoartele de progres, depunerea declaraiilor de cheltuieli i revizuirea proiectului se produc ntr-un mod ciclic. Dac infrastructura proiectului este bun i stabilit nc de la nceput, atunci eforturile necesare alctuiri unui raport din mai multe inputuri vor fi reduse semnificativ. Fiecare proiect trebuie s determine regulile de administrare corespunzatoare aspiraiilor i stilurilor de operare ale participanilor i mrimii proiectelor, neexistnd o soluie standard. Totui, este mai simplu s se diminueze standardele dect s fie introduse mai trziu n proiect. O practic util este elaborarea unor linii directoare de implementare a proiectului, ca un prim rezultat al acestuia care s permit acoperirea cerinelor standard. Este de asemenea util ca acesta s fie furnizat tuturor partenerilor, care vor urma acelai sistem de completare, electronic
pag. 7
sau fizic, astfel nct documentele s fie uor de gsit la locaia fiecruia sau atunci cnd personalul este plecat. O importan deosebit o reprezint urmtoarele standarde comune: structura i formatul documentelor pentru a pune de acord aezarea n pagin i coninutul specificaiilor. O aezare n pagin comun ajut proiectul s cstige o imagine unitar; numerotarea documentelor nu va permite apariia de referine ambigue i va nlesni nregistrarea documentelor. Alte aspecte ce trebuie acoperite sunt, de exemplu, publicarea informaiilor din domeniul public pentru care metodologiile ar trebui s furnizeze de la nceput o metod de evitare a conflictelor dintre dorina de a publica i nevoia de confidenialitate. Multe proiecte FEDR i-au creat n prezent un site web i un server de e-mail pentru sprijinirea operaiilor lor. Tehnologia prezent necesit multe abiliti pentru stabilirea acestor faciliti prin care proiectele fac public adesea existena lor i disemineaz rezultatele obinute. Scopul administrrii este s sprijine munca i s furnizeze o structur comun ntre beneficiari. Fiecare partener beneficiar are deja proceduri interne cu care rezultatele proiectului trebuie s fie compatibile. Deci numai interfeele trebuie neaprat s fie standardizate. Un proiect are o durat de 2-3 ani, deci este important s nu se depuna eforturi disproporionate pentru dezvoltarea procedurilor administrative. Abilitile pentru stabilirea unei structuri funcionale trebuie s fie ct mai pragmatice posibil i vor crea la nivelul partenerilor un sistem care s le arate aa cum sunt i nu cum doresc s fie. Trebuie realizat o balansare ntre rapoartele prea detaliate, care irit i demotiveaz orice form de raport i rapoartele sumare care nu impun disciplin i conduc la imposibilitatea realizrii controlului. Totui, ca un element minim, o structur administrativ trebuie s realizeze rapoarte de progres ctre Agenia de implementare ct mai eficiente posibil.
A.5
EXECUIA PROIECTULUI
Aceasta demareaz prin: notificarea partenerilor depre data de ncepere a contractului; prezentarea managerului proiectului; stabilirea datei pentru edinta de deschidere; stabilirea de contacte cu ali coordonatori de proiecte; compararea structurii de management, raportare, etc. cu cele ale altor structuri. O dat ce data de ncepere a contractului a trecut, proiectul este n mod formal n desfurare i trebuie nceput munca conform specificaiilor propuse. Aadar, este extrem de important ca lucrurile s se pun n micare ct mai curnd posibil. Proiectul are tendina de a irosi mult timp la nceput. O ntlnire de deschidere ar trebui organizat pentru nceperea formal a proiectului. Acest lucru este o ocazie pentru toi participanii s se adune i s se cunoasc ntre ei. Este recomandat ca ntlnirea de deschidere s se desfaoare la locaia coordonatorului contractului i s implice cteva forme de activiti sociale pentru a sparge gheaa. Proiectele de succes necesit relaii de munc foarte bune ntre participani. Din acest motiv, o ntlnire de dou zile, inclusiv seminarul tehnic, ar fi considerat esenial. ntlnirea de
pag. 8
deschidere ar trebui utilizat ca o oportunitate de discuie n detaliu a tuturor aspectelor despre cum trebuie s se desfoare activitile proiectului, ce se ateapt de la fiecare partener beneficiar i ce inte trebuie atinse. A trecut foarte mult timp de cnd consoriul ntre beneficiari a fost constituit i cererea depus poate chiar un an, de aceea este posibil ca n aceast perioad n cadrul structurii de afaceri a partenerilor consoriului s fi avut loc multe schimbri. De aceea partenerii ar trebui s fie atenionai c sunt semnatarii unui contract ce trebuie onorat, indiferent de schimbri. O idee potrivit ar fi aceea de revizuire a obiectivelor proiectului i de propunere a modificrilor necesare n vederea implementrii cu succes a proiectului. Foarte uor pot izbucni conflicte nainte ca bugetul s fie cheltuit. Din punct de vedere administrativ cteva standarde tehnice ar trebui puse n discuie: utilizarea sistemelor software i hardware. Dar, a implica ntr-o munc tehnic comun pe ingineri i pe oamenii de tiin ntr-o ntlnire de deschidere pentru discutarea procedurilor tehnice ar ucide entuziasmul tuturor celor implicai n proiect. ntlnirea de deschidere reprezint o ocazie pentru a stabili cultura proiectului. O ntlnire de deschidere organizat n mod prietenesc va inspira ncredere i entuziasm n cadrul proiectului i va genera momentul de avansare a lucrurilor. O ntlnire de deschidere organizat necorespunztor i poate determina pe unii parteneri s decid c proiectul este aproape haotic i c nu exist beneficii n colaborare. O dat angajamentul de colaborare pierdut, este foarte dificil s fie reluat. O cerin pentru colaborare i coordonare a muncii este buna comunicare ntre partenerii beneficiari. Diverse culturi operaionale nseamn c nu este ntotdeauna uor. Distana i limbajul pot aciona ca o barier i pot impiedica identificarea din timp a problemelor. Filtrele manageriale pot bloca controlul direct al sarcinilor. Calitatea, n special n stadiile timpurii, este dificil de evaluat mai ales atunci cnd este din afara propriului domediu de activitate. Relaiile pot fi meninute, dar nu se pot stabili electronic. E-mailurile furnizeaz mijloace pentru transmiterea rapid a mesajelor, dar nu substituie ntlnirile fa n fa. ntlniri pentru cunoaterea participanilor i identificarea a ceea ce se ntmpl. Aceste ntlniri presupun cheltuieli cu transportul, de aceea, dat fiind costul transportului persoanelor este important s se asigure faptul c persoanele potrivite sunt implicate, iar timpul este utilizat efectiv. ntlnirile pot servi pentru diverse scopuri i vor implica funcii diferite ale proiectului. Este foarte important s se defineasc scopurile i ateptrile ntlnirii din vreme i s se clarifice aceste aspecte. Diferite culturi operaionale sunt vizibile n felul n care ntlnirile sunt organizate. Unii se vor lipi de agenda ntlnirii, alii o vor folosi ca un ghid. Unii ateapt ca n cadrul ntlnirilor s se ajung la nite decizii, alii ateapt ca deciziile s fie luate n cadrul discuiilor sociale i pur i simplu s fie ndosariate de o ntlnire formal. n stadiile de nceput ale proiectului este potrivit s se stabileasc o succesiune a ntlnirilor chiar apropiate una de cealalt. Acest fapt va stabili un esprit de corps n rndul personalului proiectului i va ajuta la dezvoltarea unei fore motrice n timpul lucrului.
pag. 9
A.6
MONITORIZAREA PROIECTULUI
A.6.1 CONTROLUL ACTIVITILOR PROIECTULUI; A.6.2 RAPORTUL DE PROGRES Raportul de progres conine: sumar executiv, progres realizat, rezultate, devieri de la plan, resurse implicate, schimbri organizaionale; A.6.3 AVANTAJELE ACTIVITII DE MONITORIZARE ( succesul implementrii proiectului, mon i torizarea planului de lucru, managementul, strategia de ieire) La nceputul proiectului, unui ofier de proiect i va fi atribuit de ctre Autoritatea de implementare sarcina de a controla proiectul. Aceast persoan va verifica implementarea contractului. Ca manager de proiect, acioneaz ca o interfa ntre consoriul partenerilor i este singurul punct de legtur cu Autoritatea de implementare. Autoritatea de implementare are reputaia de a fi o gaur neagr birocratic, dar managerul de proiect din consoriul de beneficiari va nva rapid c ofierii de proiect sunt persoane cu un bagaj de cunotine tehnice corespunztor, similar cu al lor i au interesul s aigure implementarea cu succes a proiectului. Cel mai bun sfat este de a construi o relaie ct mai bun cu ofierul dumneavoastr de proiect, astfel nct acesta s aib ncredere c suntei responsabil i activ n ghidarea proiectului ctre succes. Cu el de partea dumneavoastr, vei fi capabili s gsii mijloace de programare pentru gestionarea birocraiei. Ceea ce trebuie precizat este faptul c birocraia exist pentru a controla felul n care organizaiile utilizeaz fondurile publice. Funcia Ageniei de implementare este de a controla activitile proiectului. Frecvente revizuiri ale activitilor consoriului beneficiarilor se vor realiza cu scopul de a monitoriza progresul proiectului i de a asigura faptul c contractul urmeaz a fi executat aa cum s-a intenionat. De aceea, liderului de proiect i va fi util impunerea unei adevrate discipline partenerilor care nu s-au implicat n activitile proiectului. Cele mai comune contracte cu ageniile de implementare au ca scop: depunerea de rapoarte de implementare i de documente jusitificative pentru rezultatele obinute; gestionarea declaraiilor de cheltuieli i a plilor; legturi cu privire la revizuirea i distribuirea rapoartelor. Rezultatele proiectului sunt definite n anexa tehnic a contractului. Este responsabilitatea partenerului coordonator s le colecteze i s le prezinte ofierului de proiect i persoanelor ce trebuie s fac revizuirea la jaloanele corespunztoare. Rapoartele de progres se elaboreaz o dat la 6 luni sau la 12 luni. Ele ar trebui s acopere progresul realizat, resursele cheltuite i deviaiile de la plan. Resursele cheltuite ar trebui prezentate n aa fel nct s fie verificate cu costurile declarate. n plus fa de datele proiectului, sunt ateptate i conexiunile cu alte proiecte i exploatarea rezultatelor pn n prezent. Rapoartele de progres nu trebuie s fie lungi. Managerul de proiect poate s fac viaa mai uoar altor manageri prin elaborarea unei structuri clare i a unei liste de ntrebri la care fiecare partener trebuie s rspund.
pag. 10
A.7
MONITORIZAREA DECLARAIILOR DE CHELTUIELI
nregistrri ale ncasrilor proiectului (intrri); nregistrri ale plilor proiectului (ieiri); declaraii de cheltuieli i aprobarea rezultatelor. Declaraiile de cheltuieli formeaz baza pentru plile intermediare de ctre Agenia de implementare (Autoritatea de plat) ctre consoriu. Ele sunt transmise o data la 6 sau 12 luni, n funcie de termenii contractului. Dac nu este transmis nici o declaraie de cheltuieli, atunci nu se efectueaz nici o plat. Este n interesul consoriului s pregteasc declaraiile de cheltuieli ct mai curnd posibil dup ncheierea fiecrei perioade financiare. Una dintre datoriile curente ale managerului de proiect este s le vneze. Pot exista ntrzieri de 3-4 luni ntre depunerea declaraiilor i efectuarea plilor, deci ar trebui stabilite nite termene limit foarte stricte. Este posibil s se trimit un set incomplet de declaraii, caz n care partenerii ale cror declaraii de cheltuieli lipsesc, nu vor primi plata pn la perioada urmtoare. n timp ce beneficiarul coordonator ar trebui s verifice consistena rapoartelor de implementare i declaraiile de cheltuieli, acesta nu are autoritate de control sau de audit asupra declaraiilor de cheltuieli. Orice document lips va trebui mai nti adus n discuie cu managerii potrivii din cadrul consoriului. Plata se face prin primirea declaraiilor de cheltuieli i prin aprobarea rezultatelor. O dat ce declaraiile sunt primite, ele vor fi verificate i la o lun sau dou de la aceast dat, va fi trimis un raport ctre partenerul coordonator evideniind ce a fost aprobat, precum i baza calculului plii, inclusiv schimbul valutar folosit. Pe scurt, plata se va face n euro n contul bancar stabilit de partenerul coordonator.
A.8
MOTIVE DE MONITORIZARE
monitorizarea diverselor obiective organizaionale strategice; managementul conflictelor; relaii pe termen lung; strategia de ieire. Fondurile FEDR sprijin numai o parte din costurile proiectului, restul fiind o contribuie a organizaiilor participante. Deci, este important ca proiectul s sprijine obiectivele partenerilor. Atunci cnd se elaboreaz propunerea, partenerii ar trebui s verifice mai nti dac managementul i partea tehnic susin participarea n proiect. Un proiect poate s dureze doi sau trei ani. De la depunerea propunerii i pn la semnarea contractului cu Agenia de implementare poate s dureze un an. n tot acest timp, strategia i circumstanele unei organizaii se pot schimba semnificativ datorit reorganizrii, a prelurii de alte companii, etc. Pentru toi partenerii, dar mai ales pentru coordonator, este important s contientizeze schimbrile, astfel nct modificarea planului de lucru s se negocieze unde este necesar. Dei din prima zi a proiectului se pot implica specialiti tehnici care nu dein neaprat poziii de conducere, managerul de proiect ar trebui s insiste asupra unei legturi directe cu nivelul managerial nsrcinat cu bugetul i resursele. Canalele de comunicare dintre coordonator i partenerii beneficiarilor pot avea mai multe trasee, asigurnd att faptul c lucrrile se pot efectua eficient, ct i c activitile pot fi monitorizate.
pag. 11
A.9
MANAGEMENTUL CONFLICTELOR
Dezacorduri pot interveni chiar i n cadrul celor mai bune familii. Dac participanii la proiect lucreaz cu adevrat mpreun, pot exista cazuri de dezacord. Acestea trebuie s fie gestionate cu nelegere i precizie. Cheia succesului n gestionarea conflictelor este s fie descoperite ct mai devreme posibil. Managerul de proiect trebuie s fie ntiinat de existena problemelor. Meninerea contactului cu partenerii prin ntlniri i conversaii telefonice frecvente ar trebui s ofere posibilitatea de a identifica problemele posibile i s permit intervenia nainte ca aceste probleme s devin adevrate bariere n implementarea proiectului. Prin natura lor, proiectele n colaborare ofer din plin motive de nenelegeri. Caracteristicile organizaionale diferite pot conduce la probleme de comunicare. Ceea ce pentru un partener constituie o propunere, poate fi interpretat ca o decizie pentru altul. Alte diferene implic motivaiile partenerilor sau ale experilor. Pentru unii, inta major este realizarea tehnic n cadrul proiectului. Pentru alii, este contribuia la obiectivele organizaiei lor. Acest fapt poate duce la dezacorduri n care fiecare parte dorete s urmeze abordri noi, dar riscante din punct de vedere tehnic, alii prefer dovezi tehnice pentru abordarea de probleme diferite. Managerul de proiect trebuie, deci, s fie pregtit s acioneze ca un diplomat suveiccare lucreaz cu cele dou pri n vederea negocierii unui acord. Pentru gestionarea conflictelor sau a ntreruperilor serioase n relaiile de colaborare i ncrederea dintre parteneri, ar trebui luate n considerare urmtoarele: nfruntarea litigiilor, de preferat ct mai devreme; acceptarea faptului c fiecare organizaie i ndeplinete propriile obiective n cadrul proiectului; concentrarea, n primul rnd, pe acorduri i temeiuri comune unele temeiuri comune exist ntotdeauna deoarece aduc consoriul pe primul plan; folosirea discuiilor de la persoan la persoan. Problemele serioase nu ar trebui discutate cu toi partenerii prezeni; s fie coreci, necritici i s stabileasc fapte. Un aspect de care trebuie s se in seama ntr-o colaborare n care partenerii i aleg propriii reprezentani i dezvolt echipe care se presupune c interacioneaz, este acela c unele conflicte personale pot deveni cu uurin conflicte interorganizaionale. De obicei, un manager bun i apr personalul, managerul de proiect trebuie s fie pregtit s acioneze ca un arbitru. Numai cnd alte soluii au fost fr succes ar trebui s se aplice msurile specificate n contract sau n acordul consoriului. La acest nivel, partenerilor le poate fi reamintit faptul c s-au alturat i c au multe responsabiliti n cadrul proiectului. Totui, nelegnd motivele i obiectivele fiecruia mai degrab dect obligaiile contractuale, partenerii ar trebui ghidai prin renegociere.
pag. 12
B.
B.1
LINII DIRECTOARE PROCEDURALE PENTRU IMPLEMENTAREA FONDURILOR STRUCTURALE EUROPENE

REGULAMENTE PENTRU IMPLEMENTAREA FONDURILOR STRUCTURALE
Obiectivele prevederilor procedurale, administrative i financiare i legislaia comunitar privind achiziiile publice, Regulamentele pentru fondurile structurale (a se vedea lista principalelor regulamente) au fost generate ca o cerin specific n cadrul Tratatelor Comunitare. Regulamentele au un rol important n managementul fondurilor structurale, fiind un instrument frecvent folosit pentru implementarea lor, dar fiind i un instrument care ajut la ntrirea parteneriatului public-privat. Regulamentele servesc, totodat, ca regim pentru asigurarea planificrii i implementrii fondurilor structurale prin cheltuieli transparente, fiind resurse publice pentru aplicarea principiilor de pia deschis, al nediscriminrii precum i al publicitii la nivelul comunitii privind contractele publice. Pentru mai multe informaii despre fondurile structurale, se poate accesa site-ul DG Regio: http://www.europa.eu.int/comm/regional_policy/index_en.htm Principalele regulamente pentru fondurile structurale:
NUMR 448/2004 963/2003 445/2002 2355/2002 448/2001
REGULAMENTE Amendament la regulamentul 1685/2000 Amendament la regulamentul 445/2002 Reguli pentru aplicarea regulamentului 1257/1999 Amendament la regulamentul 438/2001 De stabilire a modalitii de aplicare a regulamentului consiliului (CE) nr. 1260/1999 privind procedura de efectuare a coreciilor financiare cu privire la ajutorul acordat n cadrul fondurilor structurale
438/2001
De stabilire a normelor detaliate de aplicare a regulamentului consiliului (CE) nr. 1260/1999 privind sistemele de gestionare i control pentru asistena acordat prin fondurile structurale
1685/2000
De stabilire a normelor de aplicare a regulamentului consiliului (CE) nr. 1260/1999 referitor la eligibilitatea cheltuielilor n cadrul operaiunilor cofinanate de fondurile structurale
1159/2000
Privind aciunile de informare i publicitate pe care trebuie s le ntreprind statele membre n legtur cu interveniile fondurilor structurale
1260/1999 1263/1999 1784/1999 1783/1999 1257/1999 2185/1996
De stabilire a dispoziiilor generale referitoare la fondurile structurale Instrumente financiare pentru garantarea pescuitului Fondul social european Fondul european de dezvoltare regional Ghidul european i seciunea de garantare a fondurilor n agricultur Privind controalele i inspeciile la faa locului efectuate de comisie n scopul protejrii intereselor financiare ale Comunitii Europene mpotriva fraudei i a altor abateri
2988/1995 1681/1994
Privind protecia intereselor financiare ale Comunitii Europene Privind neregulile i recuperarea sumelor necuvenite vrsate n cadrul finanrii politicilor structurale, precum i organizarea unui sistem de informare n acest domeniu
pag. 13
"REEAUA NATURA 2000" IMPLEMENTEAZ URMATOARELE DIRECTIVE "Habitat": 92/43/EC/EEC din 21/5/1992 "Psri": 79/409/EEC din 2/4/1979
B.2
DISTRIBUIA ROLURILOR I A RESPONSABILITILOR AUTORITII NAIONALE (AN) I A BENEFICIARULUI FINAL (BF) N IMPLEMENTAREA I GESTIONAREA FS.
Scopul acestei seciunii este de a furniza un cadru integrat n implementarea fondurilor structurale europene la nivel naional, guvernamental i la nivelul beneficiarului final.
GUVERN CE VREA GUVERNUL DOCUMENT UNIC DE PROGRAMARE PRIORITATE MSURI COMPLETAT CU BEBEFICIAR FINAL CE FACE PROIECTUL DOCUMENT DE PROIECT OBIECTIV PLAN DE ACIUNE
Biroul guvernamental la nivel naional/intermediar: i) Coordoneaz elaborarea unui document unic de programare (DOCUP) n strns colaborare cu ageniile pentru dezvoltare regional (ADR) ii) Conduce negocierile cu comisia furnizeaz feed-back n parteneriat cu ADR, printrun grup consultativ iii) O dat DOCUP aprobat, consult toi partenerii, inclusiv ADR-urile, n ceea ce privete mecanismele cele mai potrivite pentru administrarea programului i pentru evaluarea proiectelor i n ceea ce privete stabilirea acestora Stabilete comisia de monitorizare a programului (CMP) i schieaz regulile procedurii Prezideaz CMP Preia rolul de autoritate de plat Stabilete mecanismele pentru administrarea programului i pentru evaluarea proiectelor Are rol principal n relaia cu comisia Asist ADR-urile pentru familiarizarea lor cu regimul fondurilor structurale Elaboreaz indicatorii de monitorizare n colaborare cu ADR i partenerii i n conformitate cu recomandrile HQ iv) Desfoar activiti de secretariat pentru program pentru a acoperi funciile administrative, inclusiv acionnd ca autoritate de plat i ocupndu-se de administrarea financiar Ofer asisten tehnic ADR-urilor privind regulamentele referitoare la FS i aplicanilor privind cererile de finanare v) Contact direct cu comisia privind aspectele administrative i plile Stabilirea sistemelor financiare i statistice, inclusiv elaborarea rapoartelor anuale i finale, precum i responsabilitile pentru controlul financiar i raportarea iregularitilor Asigurarea respectrii politicilor comisiei Elaborarea unei strategii de implementare a publicitii n colaborare cu partenerii
pag. 14
Beneficiarii finali: i) Coordoneaz i reprezint opiniile parteneriatului Asigur mecanismele pentru consultarea parteneriatului larg Dezvolt strategia regional i asigur faptul c prioritile sale se regsesc n DOCUP nsoete biroul guvernamental (BG) ca partener conductor cu responsabiliti ii) specifice pentru aspectele strategice ale DOCUP Acord consultan BG privind aspectele strategice pe perioada de negociere Membru CMP iii) Membru al oricrui grup de lucru relevant Contribuie/proiect lucrri strategice pentru CMP Aplicant de proiect Concordana fondurilor Punct focal pentru contactul cu partenerii privind aspectele strategice iv) Contact direct cu HQ i CE privind aspectele strategice ale implementrii programului v) ntreprinde paii necesari pentru asigurarea implementrii strategiei de program Contribuie la elaborarea rapoartelor anuale i finale n colaborare cu BG Conducerea procesului de evaluare intermediar i ex-post a programului n colaborare cu autoritatea de management n cazul solicitrilor de msuri corective Revizuire anual a programului mpreun cu CE, n colaborare cu autoritatea de management ce conduce la posibile ajustri ale programului complement. B.2.1 GUVERNUL Documentul unic de programare Fiecare regiune are o serie de documente unice de programare (DOCUP) B.2.1.1 pentru fiecare obiectiv. n fiecare regiune DOCUP stabilete sumele finanrilor disponibile n zonele specifice pentru fiecare fond, precum i scopurile i condiiile n care acestea pot fi cheltuite. DOCUP se bazeaz pe planuri elaborate cu implicarea partenerilor regionali i locali, de autoritatea naional i regional potrivit i naintate comisiei de guvernul statului membru. DOCUP reflect problemele specifice propriei zone, deci fiecare DOCUP este B.2.1.2 unic. Totui, toate DOCUP formeaz baza pentru aprobarea cererilor de finanare de ctre comisia de monitorizare a programului. DOCUP, n cadrul aceluiai obiectiv, va avea condiii asemntoare pentru finanrile nerambursabile, cunoscute fiind prevederile orizontale. Unele dintre condiiile din cadrul DOCUP reflect de asemenea criteriile stabilite pentru naiune ca un ntreg i/sau preocuprile comisiei care vor afecta o serie de DOCUP. Multe dintre cerinele detaliate vor fi, aadar, comune tuturor sau mai multor zone. Ar trebui menionat faptul c, criteriului de baz pentru suportul prin fondurile structurale este stabilit n regulamentele relevante ale comisiei. Autoritile naionale de management pentru fondurile structurale sunt B.2.1.3 departamentele guvernamentale care sunt responsabile cu redactarea scrisorilor de ofert i cu asigurarea c cerinele departamentului financiar sunt ndeplinite corespunztor. Toate deciziile de grant sunt luate cu CMP sau subcomitete, de exemplu de parteneriat, bazate pe recomandrile secretariatului. Organismele responsabile iau de asemenea decizii de grant i redacteaz scrisorile de ofert pentru proiectele din cadrul nivelelor de delegare agreate. Excepia de la acest lucru este n programele n care funcioneaza procesul de Plan de aciune.
pag. 15
Cererile sunt evaluate de secretariate. Secretariatele sunt responsabile cu B.2.1.4 aprobarea ofertelor. n cadrul DOCUP comisiile de monitorizare au rolul de a monitoriza performan, B.2.1.5 ele programului. Ele stabilesc criteriile de selecie pe baza crora sunt evaluate cererile de proiecte. Prioritare vor fi: crearea de noi locuri de munc, valoarea banilor, efectul multiplicator al extrainvestiiilor, sinergia cu alte scheme i impactul pozitiv demonstrat asupra mediului. n plus, pot comunica prerea lor asupra cererilor de valoare mare (normal 5 meuro sau peste). Ele sunt notificate regulat de secretariat, att n ceea ce privete cererile aprobate, ct i cele respinse, i informate despre progresul general al cheltuielilor i depre rezultatele proiectelor. Comisia de monitorizare este prezidat de un oficial din guvern, dar include B.2.1.6 parteneri regionali i locali cum ar fi: autoriti locale, mediul de afaceri, ADR-uri, ONG-uri din sectorul privat i voluntariat. Comisia European poate trimite reprezentani care cerceteaz orice document ce poate interesa i actioneaz n calitate consultativ pentru Autoritatea de management. Comisia de monitorizare nu face recomandri asupra proiectelor n general. B.2.1.7 Totui, n unele cazuri, grupurile de lucru au stabilit acelai parteneriat sau unul asemntor comisiei. Acestea pot oferi recomandri fiecrui proiect, dei responsabilitatea aprobrii proiectelor este a CMP . Directoratul regional pentru politica regional (DG Regio) este departamentul B.2.1.8 Comisiei Europene care are ca rol fundamental, dar nu exclusiv, administrarea fondurilor structurale. Iniial, DG Regio aproba selectarea zonelor obiectiv, urmate de DOCUP-uri. De asemenea, comisia trebuie s furnizeze anumite autorizaii pentru unele proiecte: proiecte mari sprijinite n mod normal prin FEDR, cereri ce necesit aprobri pentru ajutor de la stat. Iregulariti B.2.1.9 Principalele tipuri de iregulariti sunt rezumate n cele ce urmeaz: (i) cercetarea granturilor privind activitile neeligibile ale aplicanilor neeligibili sau pentru categorii de cheltuieli neeligibile; (ii) nerespectarea DOCUP stabilit; (iii) nerespectarea termenilor i a condiiilor promise; (iv) proiectele nu ndeplinesc jaloanele prevzute n cererea de finanare i intele stabilite iniial; (v) grantul nu este utilizat n scopul pentru care a fost acordat; (vi) plata grantului naintea cheltuielilor asumate (separat de plile n avans stabilite/acordate) (vii) dubla finanare; (viii) finanarea EAGGF nu depete limitele CE stabilite n art. 29 al regulamentului CE 1260/1999 i de pragurile naionale; (ix) acte de nelciune la licitaii i la contractare; (x) granturi acordate organsimelor/partenerilor necorespunztori; (xi) sisteme financiare, de contabilitate i de monitorizare inadecvate n cadrul fiecrui proiect.
pag. 16
B.2.2 BENEFICIARI FINALI Planul de aciune B.2.2.1 Planul de aciune funcioneaz ca un organism al partenerilor (autoriti locale, organisme-sponsori, organisme din sectorul privat, organisme voluntare) i poate aciona ca un organism responsabil, redactnd scrisori de ofert i efectund pli. Controalele adecvate vor fi puse n aplicare n conformitate cu regulamentul CE 1260/1999. Controale privind prelucrarea cererilor B.2.2.2 Cererile vor fi prelucrate conform instruciunilor, folosind listele de verificri stabilite care vor fi pstrate n dosarul cererii. Aceasta va fi prelucrat ntr-un mod care implic separarea funciilor-cheie. Verificrile vor acoperi n special eligibilitatea cheltuielilor solicitate, sprijinite de documente n original. B.2.3 CONTROL DE CALITATE VERIFICRI DE MANAGEMENT i) Sarcinile sunt pregtite de personalul administrativ. O verificare de management de 5% din sarcini trebuie s asigure c procesele de evaluare-aprobare au fost corect aplicate. Acestea ar trebui selectate aleatoriu, dar trebuie s acopere o serie de proiecte bazate pe costuri globale, structura managementului de proiect (de ex. proiecte umbrel) i tipuri de aplicani. ii) Selecia cazurilor de verificat ar trebui s se bazeze pe elementele de risc pe care le prezint. iii) Verificrile trebuie ntreprinse n stadii diferite de procesare, att nainte, ct i dup efectuarea plilor. Acestea sunt desemnate s serveasc ca ghid i nu e necesar ca fiecare articol s fie finalizat. n plus, verificrile de management pot s se concentreze pe zone specifice. Totui, ar trebui efectuat un numr minim de 6 verificri. O copie a listelor de verificare completate trebuie ataat la fiecare proiect. iv) n scopul de a furniza calitate i de a evalua atingerea obiectivelor generale, rezultatele se vor raporta trimestrial. Regiunea va ini spre o revizuire o dat la doi ani. B.2.4 PENALITI Acordarea de granturi se bazeaz pe faptul c va fi n general minimizat riscul ca un proiect n implementare s produc un anumit procent de penaliti nc din faza de evaluare. n cazul n care apar disfuncionaliti n implementare, ce impun penaliti, atunci va fi luat o decizie ulterioar n ceea ce privete recuperarea eventualelor fonduri pltite (plus dobnda). Decizia va depinde de msura n care nclcarea a fost identificat n cadrul controlului sau din cauza aplicantului. B.2.5 PROCEDURI DE RAPORTARE i) rezultatele proiectului ateptate i obinute ii) activitatea de monitorizare iii) raportarea iregularitilor iv) verificarea managementului ABORDARE CUPRINZTOARE N PROIECTAREA UNUI DOCUP Pentru fiecare regiune sau zon a fost propus o abordare metodologic i strategic cuprinztoare, bazat pe un plan de aciune integrat simultan, pe un proces de consultare i descentralizare. Abordarea este unic, deoarece o echip multidisciplinar promoveaz o dezvoltare regional
pag. 17
integrat, combinnd att integrarea pe vertical a planificrii la nivel macro i micro, ct i integrarea pe orizontal ntre prioriti. Abordarea este urmtoarea: Primul pas: date privind resursele naturale, populaia, activitile economice vor fi colectate i structurate ntr-un cadru de dezvoltare regional integrat (zona) i de strategie ctre conceptul de dezvoltare durabil proiectat de Comisia European; Al doilea pas este de a estima rata de angajare i veniturile ntr-o zon i ntr-o regiune. Va fi creat o imagine (sau status quo) a prioritilor zonei i ale regiunii ca ntreg. Al treilea pas este identificarea oportunitilor (obiective prioritare) i a constrngerilor (necesitatea unor proiecte de investiii) precum i a lipsurilor (integrare) prioritilor zonei sau regiunii. Ca o consecin a analizei: se va evidenia situaia prezent a obiectivelor prioritilor zonei n legtur cu acelea ale regiunii i cu obiectivele pe termen lung stabilite (10/15 ani) conform politicii UE, naionale i regionale. A patra etap este, conform obiectivelor prioritare stabilite n cadrul strategic, de a analiza datele n raport cu obiectivele prioritare pe termen lung. Ca o consecin: se va proiecta un cadru al prioritilor strategice integrate; strategia va genera planuri de dezvoltare integrate la nivelul prioritilor i al macroplanului (ca un ntreg); dezvoltarea scenariilor: aceste planuri sunt integrate i comparate cu cele stabilite iniial (status quo) i cu obiectivele prioritare pe termen lung. Pe parcursul acestui proces, planurile sau intele pot fi modificate i adaptate corespunztor. o clasificare i o identificare a unui plan integrat (prioriti) i idei de proiecte de investiii vor fi generate pentru implementarea conceptului de ciclu de proiect. COSTURILE PROIECTULUI, CHELTUIELI ELIGIBILE MPRITE PE SURSA FONDURILOR, INTE CUANTIFICATE I NECUANTIFICATE Costurile proiectului Estimrile costurilor proiectului sunt redate mai jos (folosind datele furnizate la seciunea 21 a cererii de finanare ERDF1 i incorpornd orice modificare agreat de noi)
CATEGORIA DE CHELTUIELI ELIGIBILE I CLASIFICAREA CORESPUNZTOARE Exemplu: achiziionarea de cldiri 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 TOTAL
CAPITAL VENITURI
- pre de cumprare, taxe legale, etc
SUBTOTAL Exemplu: costuri indirecte; chirii, cheltuieli de ntreinere, energie electric, telefon, etc.
SUBTOTAL TOTAL GENERAL
pag. 18
Cheltuieli eligibile mprite pe sursa fondurilor
SURSA FONDURILOR PUBLIC EFECTIV N NATUR PRIVAT EFECTIV N NATUR VOLUNTAR EFECTIV N NATUR EIB VENITURI PLANIFICATE FEDR TOTALURI TOTAL GENERAL
2000
2001 2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
TOTAL
inte cuantificate i necuantificabile Denumirea scopului proiectului
intele proiectului pentru rezultate i impactul au fost analizate atent nainte de a decide aprobarea finanrii FEDR pentru proiect. Am dori s nregistrai progresul fcut n atingerea acestor inte n fiecare raport de implementare. Rapoartele trebuie naintate trimestrial.
DESCRIERE
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
TOTAL
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
pag. 19
ASISTENA FINANCIAR NERAMBURSABIL FEDR ACORDAT Cheltuieli eligibile 1. Trebuie respectate regulamentele CE privind cheltuielile eligibile care se gsesc n anexa la regulamentul CE 1685/2000. Comisia European poate publica alte regulamente referitoare la acelai subiect. n plus, cheltuielile eligibile trebuie: 2. i) s nu depeasc sumele declarate; ii) s nu fie cheltuieli ale costurilor descrise ca neeligibile; iii) s fie costurile proiectului care au fost pltite de dumneavoastr i de acele organizaii care efectueaz pli pentru proiectele din scrisoarea de ofert. 3. nainte de a solicita un grant, costurile proiectului trebuie s fi fost pltite. Pltit nseamn atunci cnd proiectul a dat bani pentru bunuri i/sau servicii i acetia au trecut de controlul proiectului pn s fie inclus ntr-o cerere de grant. n Marea Britanie, punctul la care acest lucru se produce este atunci cnd banii sunt dai sau trimii ctre furnizor prin pot sau electronic la banca proiectului. De exemplu, cheltuielile referitoare la bunuri i/sau servicii furnizate proiectului de ctre un furnizor sunt incluse ntr-o cerere de grant, se primete o factur, se realizeaz o tranzacie i se trimite un cec furnizorului. Data cecului sau a echivalentului acestuia va fi data la care se va efectua plata. 4. Personalul responsabil cu monitorizarea din cadrul biroului guvernamental trebuie s se asigure c sistemele utilizate de proiect sunt eficace i c cererea de grant este corect. Va exista o serie de eviden documentar disponibil care s permit includerea nregistrrilor contabile ale proiectului, oferind informaii despre data plii facturilor, chitanele i declaraii ale furnizorului, cotoarele cecurilor, declaraii bancare, corespondena cu pltitorii i cu auditorii interni i externi. Personalul ce realizeaz monitorizarea va determina care dintre acestea sau ce combinaie a acestora ofer sigurana c sunt solicitate n cazurile specifice. 5. Trebuie s se in nregistrri ale tuturor plilor n numerar i a datelor la care s-au nregistrat. Trebuie s v asigurai c toate organizaiile care acioneaz n numele dumneavoastr i cele din lista proiectelor acceptate fac acelai lucru. V sftuim s ncurajai beneficiarii s accepte plata prin BACS, i nu prin cec. Pentru orice nelmuriri sau alte aspecte privind eligibilitatea cheltuielilor nu ezitai s ne contactai. 6. Valoarea finanrii FEDR este calculat ca procent din cheltuielile eligibile. 7. Cererile de grant trebuie naintate la intervale specifice n formatul de mai jos, n formatul galben de cerere de grant pentru FEDR 20, care v va fi furnizat de noi. Nerespectarea acestei planificri poate duce la ncheierea grantului.
Cerere nr. Perioada cheltuielilor naintat biroului de Cerere nr. Perioada cheltuielilor naintat biroului de
pag. 20
8. O dat ce am primit documentaia complet de cerere, n mod normal grantul va fi pltit sau cererea va fi respins n 30 zile, dac nu va fi necesar s solicitm alte informaii n sprijinul cererii. 9. Fiecare cerere trebuie s acopere ntreaga perioad n cauz i s includ o defalcare a sumelor cheltuielilor eligibile ce vor fi finanate din grant i sumele finanate de celelalte surse de finanare (sau contribuia n natur) specificate n cerere. 10. Fiecare cerere trebuie s fie nsoit de un raport detaliat (raport de progres al proiectului) ce descrie progresul fcut pentru atingerea intelor stabilite n scrisoarea de ofert i/sau comentarii pertinente privind orice alt criteriu de monitorizare hotrt cu noi. 11. Raportul de progres al proiectului trebuie naintat ctre noi n fiecare trimestru chiar dac nu e fcut o cerere de plat. 12. Valoarea total a grantului solicitat trebuie s fie limitat la rata procentual global a grantului menionat n scrisoarea de ofert. Suma grantului pltit se va baza pe cheltuielile totale eligibile pentru capital i pe elementele de venit combinate. CERINELE COMISIEI EUROPENE Urmtoarele cerine ale CE se aplic: 1. REGULAMENTELOR PENTRU FONDURILE STRUCTURALE 1.1 Regulamentul CE 1260/99 (Regulamentul general) i 1685/2000 (eligibilitate) se aplic proiectului. De asemenea, alte regulamente create conform articolelor relevante din reg. 1260/1999 i notificate de comisie din cnd n cnd pot fi aplicate acestui proiect. 2. REGULILOR PRIVIND AJUTORUL DE STAT AL CE Principii: 2.1 CE are putere de a monitoriza, controla i restriciona formele i nivelele ajutoarelor de stat acordate de toate statele membre industriilor lor. Principiile ce susin ajutorul de stat sunt stabilite de art. 88(3) al Tratatului CEE. Linii directoare detaliate privind regulile ajutorului de stat se pot gsi n:Ajutoarele de stat ale Comisiei Europene Ghid pentru toate Departamentele i Ageniile, publicat de DTI n martie 1999, precum i n diverse cadre i ghiduri publicate de comisie referitoare la regulile de aplicare. Toate ajutoarele de stat (altele dect cele acoperite de prevederile regulii de minimis a se vedea mai jos) trebuie s fie certificate i aprobate de comisie naintea implementarii, altfel sunt ilegale. 2.2 Aplicanilor li se solicit s respecte limitele oricrui ajutor de stat care se aplic. Atunci cnd aplicantul este o autoritate public, ar trebui s se conving c regulile ajutorului de stat se aplic proiectului, consultndu-se, dac este necesar, cu Departamentele de Mediu i Transport i cu Regiunile.De asemenea, ar trebui s informeze Departamentul imediat ce a decis c nu este nevoie s notifice proiectul la comisie. n toate celelalte cazuri, nici un grant nu va fi pltit pn ce Departamentul nu va fi informat despre aprobarea proiectului de ctre comisie n cadrul notificrii procedurii ajutorului de stat potrivit art. 88(3) al Tratatului CEE sau pn cnd Departamentul constat c aceast notificare nu este necesar. Persoanele care vor primi ajutorul de stat ilegal vor risca,
pag. 21
2.3 2.4
fiind responsabile de acoperirea costurilor i a penalitilor aplicate de comisie atunci cnd se constat c proiectul a nclcat regulile ajutorului de stat i, de asemenea, aciunile de risc pentru pagubele produse de tere pri. Contactai Biroul Guvernamental n caz de dubii! Notificarea Atunci cnd un proiect va folosi cheltuielile publice (inclusiv fonduri structurale) direct sau indirect, pentru a oferi sectorului privat beneficii suplimentare (granturi acordate firmelor de investiii, instruire i reducerea costurilor pentru consultan n afaceri), asistena acordat proiectului se va conforma regulilor ajutorului de stat i va fi aprobat formal de comisie. Exist un prag sub care ajutorul nu trebuie s fie notificat. Acest prag de minimis se aplic dac proiectul nu va permite nici unei organizaii din sectorul privat s primeasc mai mult de 100k euro din ajutorul de stat pentru o perioad de pn la 3 ani, innd cont de toate ajutoarele de stat pe care aceast organizaie lear putea primi din alte surse. Acest prag nu se aplic urmtoarelor sectoare: agricultur, pescuit, transport, construcia de nave, crbune, oel i export. Proiectele care includ un element de ajutor al afacerilor i propun s opereze conform schemei de minimis trebuie s acorde atenie nevoii de: (a) a se confirma faptul c cei care au primit asisten se ncadreaz n definiia de ntreprindere mic i mijlocie (IMM) (b) a se obine confirmare c un IMM a primit ajutor de stat n ultimii trei ani (c) a se furniza IMM-urilor participante la proiect o nregistrare a valorii nete a asistenei oferite
De minimis 2.5
2.6 2.7
pag. 22
C.
PROCEDURI DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU CONTRACTELE FINANATE DIN FONDURILE STRUCTURALE N CADRUL UNIUNII EUROPENE
WEBSITE
http://europa.eu.int/comm/internal_market/publicprocurement/index.en.html 1.1 Definiia achiziiei 1.2 Contractul cadru i contractele specifice 1.3 Licitaia 1.4 Procedurile de achiziie (deschis, restrns), licitaie 1.5 Directivele pentru achiziii: (Directiva 93/36/CEE Bunuri, Directiva 92/50/CEE Servicii, Directiva 93/37/CEE Lucrri)
C.1
C.2
PROCEDURILE DE ACHIZIIE PENTRU CONTRACTELE NCHEIATE N CADRUL FONDURILOR STRUCTURALE N MAREA BRITANIE
Regulile Comisiei Europene privind aplicarea achiziiilor la contractele care sunt finanate sau parial finanate din fondurile structurale. n cadrul ariei de acoperire a directivelor stabilite mai jos, anumite limite ale contractelor menionate trebuie s fie publicate n Jurnalul Oficial al comisiei. Ofertele pentru contracte trebuie s fie evaluate pe baza unor obiective fundamentale, iar acordarea contractelor ar trebui publicat n Jurnalul Oficial. Licitaia pentru grant se va relua dac se constat c nu au fost respectate procedurile. Organizaiile care nu au fost finanate sau nu sunt coodonate de organisme ale sectorului public sau organizaiile comerciale din sectorul privat pot s nu intre n raza de acoperire a regulilor achiziiilor, dar nici nu li se solicit s aplice practici corecte i deschise, inclusiv oferta competitiv, atunci cnd ncheie contracte pentru care intenioneaz s solicite grant din fondurile structurale. Dac organizaia nu este acoperit de directivele privind achiziiile, este necesar ca urmtoarele proceduri de achiziie (sau echivalentul lor) s fie adoptate n concordan cu valoarea estimat (inclusiv TVA) a contractului la nivelul de preofert. Decizia trebuie s demonstreze cea mai bun valoare i trebuie s se in o eviden care s vin n sprijinul deciziei. De asemenea, este necesar ca organismele din secotrul public care acord contracte sub pragurile admise, s demonstreze valoarea cea mai bun, conformndu-se acestor proceduri.
VALOARE ESTIMAT Sub 250 250 pn la 500 501 pn la 2,500 2,501 pn la 15,000 15,001 pn la 50,000 50,001 i peste ACIUNI DE OFERT SOLICITATE Nici o referin solicitat O singur referin verbal Minimum trei referine verbale Minimum trei referine scrise, bazate pe o specificaie clar a cerinelor Normal minimum trei ofertani competitivi invitai Normal de la 4 la 6 ofertani competitivi invitai
pag. 23
Organizaiile din sectorul privat care ncheie contracte de lucrri (ce acoper domeniile: inginerie civil, sntate, faciliti sportive, faciliti de recreere) mai mari de 5.000.000 euro, din care 51% din costuri (sau mai mult) sunt acoperite de un organism public, trebuie s se supun regulilor CE privind achiziiile. Regulile de achiziie sunt complexe, iar urmtoarea list ofer o scurt descriere. Descrierea nu intenioneaz s menioneze cum sunt aplicate sau nu directivele. Dac exista vreo ndoial privind aplicarea regulilor de achiziie, atunci trebuie solicitat un sfat juridic. n general, cnd dubiile rmn (chiar dup consultarea unui avocat sau expert strin) referitor la aplicarea regulilor de achiziie, poate fi mai util s nu se greeasc i s se aplice procesul de achiziie. De menionat faptul c directivele sunt implementate n Marea Britanie de Instrumentele Statutare. Aplicanii ar trebui s analizeze Instrumentele Statutare corespunzatoare pentru a se asigura c respect cerinele. Nivelul pragurilor a fost revizuit la 1 ianuarie 2000 i va continua pn n decembrie 2001. Directivele sunt: C.2.1 DIRECTIVA PENTRU LUCRRI PUBLICE Directiva 93/37/CEE modificat de Directiva 97/52/CE, implementat n Marea Britanie de Instrumentele Statutare (IS) 1991/2680. Organizaiile acoperite sunt departamentele guvernamentale, autoritile locale i o gam larg de organisme publice care nu sunt de natur industrial sau comercial. Mai sunt incluse organizaii nfiinate cu scop specific pentru identificarea nevoilor n zone de interes general care sunt finanate n mare parte de alte organsime, coordonrii managementului lor sau avnd un organism managerial sau de coordonare cu mai mult de jumtate din membrii stabilii de ele. Regulile se aplic la contractele pentru lucrri de construcii i inginerie civic, la acordarea contractelor de concesiune i la contractele de lucrri finanate de organizaiile menionate anterior. Contractele de concesionare a lucrrilor sunt acelea n care contractorul are dreptul de a exploata lucrrile dei pot fi pltite n consecin. Contractele pentru sectorul guvernamental privind acordurile de achiziie. Pentru sectoarele guvernamentale privind acordurile de achiziie, (ex. ap, energie electric, transport urban, porturi i aeroporturi), pragul este de 5m drepturi standard de tragere (echivalat la 5.358.153 euro). Pragul pentru celelalte sectoare guvernamentale este de 5Meuro. Acestea se refer n special la gaz i energie termic, extracia petrolului i a gazului, transportul pe calea ferat, exceptnd cile ferate urbane i sectorul telecomunicaiilor. C.2.2 CONTRACTE DE LUCRRI SUBVENIONATE Dac organizaiile care acord contracte contribuie cu mai mult de jumtate din valoarea contractului, atunci cnd valoarea total a contractului depete 5.000.000 euro pentru orice contract de lucrri, n general inginerie civil (drumuri, poduri, ci ferate, tunele, etc), spitale, faciliti sportive, coli i universiti sau cldiri cu destinaie adminsitrativ, atunci contribuia trebuie s fie condiionat de organismele care repsect regulile ca i cum ar fi o autoritate contractant. C.2.3 DIRECTIVA PENTRU ACHIZIIONAREA DE BUNURI Directiva 77/62/CEE (modificat de Directiva 93/36 CE i 97/52/CE), implementat n Marea Britanie de Instrumentele Statutare 91/2679. Aceasta acoper achiziionarea sau nchirierea de bunuri de aceeai organizaie acoperit de Directiva pentru Lucrri Publice.
pag. 24
Pragurile sunt de 600.000 euro pentru sectorul telecomunicaii, 400.000 euro pentru sectoarele nonguvernamentale privind acordurile de achiziie i 400.000 SDR pentru sectoarele guvernamentale privind acordurile de achiziie (echivalentul a 428,653 euro). C.2.4 DIRECTIVE PENTRU ACHIZIIONAREA SERVICIILOR Directiva 92/50, (modificat de Directiva 97/52/CE), implementat n Marea Britanie de IS 1993/3228. Se bazeaz pe Directiva Lucrrilor, dar permite libertatea de a folosi procedurile de negociere cu invitaie de participare la competiie. Include regulile pentru concurs i asigurarea calitii. Nu se aplic contractelor de concesionare a serviciilor publice. Pragurile sunt de 600.000 euro pentru sectorul telecomunicaii, 400.000 euro pentru non sectorul guvernamental privind acordurile de achiziie. Pragurile pentru contractele din sectorul guvernamental privind acordurile de achiziie sunt fie de 400.000 euro, fie 400.000 SDR, n funcie de natura serviciilor. C.2.5 DIRECTIVELE PENTRU UTILITI Directiva 93/38/CEE (nlocuiete 90/531/CEE i include servicile) privind procedurile de achiziie pentru organizaiile care actioneaz n sectoarele ap, energie, transport i telecomunicaii, ultima modificare fiind prin Directive 98/4/CE, implementat n Marea Britanie prin IS 1996/2911. Aceast directiv se aplic organismelor contractante: (a) care sunt autoriti publice sau au sarcini publice i care desfoar activiti conform art. 3-6 (Directiva 93/38/CEE modificat; Definirea activitilor i a entitilor implicate; seciunea 2, Activiti de referin; p 60-62); (b) care, atunci cnd nu sunt autoriti publice sau nu au sarcini publice, au ca activitate una din activitile menionate la art 3 - 6, sau o combinaie a acestora i opereaz pe baza unor drepturi exclusive, garantate de autoritatea competent a statului membru. Un contract care intenioneaz s acopere mai multe activiti i care nu poate fi descompus va fi subiectul regulilor aplicabile acelor activiti care sunt principale. Aceast directiv se va aplica contractelor atunci cnd valoarea estimat, net sau cu TVA, este egal sau mai mare dect: (a) 428.653 de euro n cazul contractelor de furnizri servicii i) 400.000 de euro pentru sectoarele petrol, gaz, crbune i ci ferate ii) 600.000 de euro pentru sectorul telecomunicaii (b) 5.358.153 de euro n cazul contractelor de lucrri i) 5.000.000 euro pentru sectoarele petrol, gaz, crbune, ci ferate, telecomunicaii C.2.6 CONTRACTE DE SERVICII, BUNURI I LUCRRI Contractele de servicii, bunuri i lucrri nseamn contracte de interes pecuniar ncheiate n scris ntre una dintre autoritile sau entitile menionate la art. 2 (2) (Directiva 93/38/CEE modificat; Definirea activitilor i a entitilor implicate; art. 2 Entiti contractoare; p.59), i unul sau mai muli furnizori, contractori sau furnizori de servicii, avnd ca scop: i) n cazul contractelor de bunuri - achiziia, leasingul, nchirierea sau cumprarea n rate, cu sau fr opiunea de cumprare, de produse;
pag. 25
i)
iii)
n cazul contractelor de lucrri care au ca scop fie execuia, fie i execuia i proiectarea construciilor civile. n plus, aceste contracte pot acoperi execuia acestor activiti prin orice mijloace, conform solicitrilor autoritii contractante; n cazul contractelor de servicii, contractele ce implic servicii sunt menionate la anexa XVI (Directiva 93/38/CEE modificat; Definirea activitilor i a entitilor implicate; art. 2 Entiti contractoare; p. 59)
C.2.7 DIRECTIVE DE ACORD I REMEDII Exist o Directiv de acord (89/665) pentru sectorul public general i o Directiv de remedii (92/13) pentru utiliti. Acestea se ocup de aciuni de remediere pentru nclcarea regulilor. Sunt implementate n Marea Britanie prin Instrumentele Statutare principale. C.2.8 CERINE PRIVIND PUBLICITATEA Acesta este un rezumat al punctelor principale. Detalii complete sunt coninute n Regulamentul Comisiei 1159/2000 care trebuie respectat. PANOURI 1. Panourile trebuie s fie ridicate la locaia proiectelor de infrastructur cu costuri mai mari de 3 Meuro i 500.000 de euro pentru operaiunile parial finanate de Instrumentele financiare pentru pescuit. Dimensiunea afiierelor trebuie s corespund scrii operaiei. 2. Panourile trebuie s includ un spaiu rezervat pentru contribuia CE. Aceast se-iune trebuie: a) s acopre cel puin 25% din suprafaa total a panoului; b) s prezinte emblema standard a Comisiei 12 stele n cinci coluri aurite dispuse n cerc, pe fundal albastru i urmtorul text:
PROIECT COFINANAT DE UNIUNEA EUROPEAN
dimensiunea literelor utilizate pentru a indica contribuia financiar UE trebuie s fie cel puin aceeai cu cea care indic contribuia naional, dei caracterele pot fi diferite; d) sursa de finanare poate fi menionat (ex. Fondul European pentru Dezvoltare Regional FEDR). 3. Panourile nu trebuie mutate cel puin 6 luni de la data ncheierii lucrrilor. PLCI COMEMORATIVE 4. O plac comemorativ cu caracter permanent va nlocui panoul atunci cnd proiectul de infrastructur va fi accesibil publicului (ex. aeroporturi, gri, etc). Asemenea plci trebuie s conin emblema Comisiei, meniunea contribuiei UE i sursa de finanare (ex. FEDR). n cazul investiiilor fizice n idei de afaceri comerciale, plcile comemorative se vor instala pentru o perioad de 1 an. c)
pag. 26
ALTE PUNCTE 5. Orice instrument de publicitate folosit trebuie s menioneze contribuia Comisiei. Aceast cerin se aplic chiar dac costurile proiectului nu depesc sumele menionate la paragraful 1. 6. Dac este inclus i emblema naional sau regional, atunci o emblem european de aceeai mrime trebuie inclus. C.2.9 ARHIVAREA DOCUMENTELOR I INVENTARIEREA BUNURILOR ARHIVAREA DOCUMENTELOR 1. Documentele originale referitoare la finanarea i implementarea proiectelor trebuie pstrate nc trei ani dup ultima plat efectuat de CE n cadrul programului n care proiectul a fost finanat. Vei fi informai despre data la care vei putea distruge documentele. 2. Pstrarea documentelor pentru control este o cerin a CE i face parte din termenii i condiiile n care a fost stabilit FEDR (regulamentul CE 1260/99, art. 38 (6)). Deoarece trebuie puse la dispoziia auditorilor proiectului din Marea Britanie, beneficiarii de finanare trebuie s produc documente originale sau copii legalizate atunci cnd li se cere s fac acest lucru de ctre Curtea European a Auditorilor, auditori ai Comisiei Europene sau de Secretarul de Stat. Nerespectarea producerii de documente n original sau copii corespunztoare poate duce la rambursarea grantului. INVENTARIEREA BUNURILOR 3. Aplicantul trebuie s stabileasc i s menin un inventar al tuturor bunurilor achiziionate, construite sau mbuntite n totalitate sau parial prin folosirea fondurilor FEDR. Bunurile mai ieftine de 2,500 pot fi excluse. 4. Inventarul trebuie s conin: i) data achiziiei ; ii) descrierea bunului; iii) preul pltit; iv) suma grantului FEDR pltit; v) localizarea documentelor atribuite; vi) seria sau numrul de identificare vii) localizarea bunurilor; viii) data vnzrii ix) procedura de vnzare C.2.10 CERINELE DE AUDIT I DE MONITORIZARE CERINE DE AUDIT 1.1 Toate proiectele ce au primit n total 10,000 sau mai mult din grantul FEDR trebuie s fie auditate nainte ca cererea final s fie pltit. 1.2 10% din grantul total eligibil este reinut pn cnd proiectul este finalizat i pn cnd Biroul guvernamental primete un raport final de audit satisfctor. 1.3 Proiectele ce au primit 250,000 sau mai mult din grantul FEDR i care dureaz mai mult de un an, trebuie s fie auditate anual timp de 3 ani de la data de 31 martie.
pag. 27
Proiectele care primesc 250,000 sau mai mult din grant FEDR i dureaz un an sau mai puin trebuie auditate nainte de ultima cerere de plat. Biroul guvernamental poate cere auditri anuale pentru proiectele mai mici de 250,000. CALIFICAREA CONTABILILOR 1.4 Pentru efectuarea acestor activiti de audit, trebuie stabilit un auditor certificat (sau o firm de auditori). Suntei obligai s completai o declaraie de cheltuieli din grant (FEDR60 sau FEDR70) pe care se bazeaz auditul. 1.5 Atunci cnd beneficiarul finanrii este o autoritate local, declaraia trebuie s fie auditat de auditori stabilii de comisie. Formulare i linii directoare: 1.6 Pentru proiectele autoritilor locale fomularul FEDR60 (declaraia de cheltuieli din grant) trebuie s fie folosit n scopul auditului. Pentru restul se va folosi formularul FEDR70. Broura FEDR70G ofer note exlicative ale declaraiilor acelor auditori ce auditeaz cheltuielile furnizate de organisme ale sectorului privat. Liniile directoare ale Comisiei de Audit LG9 stabilesc procedurile ce trebuie respectate de declaraiile de audit ale cheltuielilor furnizate de autoritile locale. TERMENE LIMIT PENTRU AUDIT 1.7 Auditri anuale trebuie efectuate i naintate Biroului guvernamental pn la data de 31 decembrie ale anului urmtor. Beneficiarii finanrii trebuie s trimit o fotocopie a declaraiilor de cheltuieli FEDR neauditate la Biroul guvernamental pn la 30 septembrie a urmtorului an financiar astfel nct Biroul guvernamental s tie c cererea pentru auditori a fost fcut. 1.8 Auditurile pentru declaraiile de cheltuieli finale trebuie s fie finalizate i naintate Biroului guvernamental pn la data menionat n scrisoarea de ofert. Beneficiarii finanrii trebuie s trimit o fotocopie a declaraiilor de cheltuieli neauditate (cererea format FEDR20) la Biroul guvernamental pn la data menionat n scrisoarea de ofert. n mod normal, beneficiarilor le este permis ca la o lun dup ncheierea prii financiare a proiectului s depun la Biroul guvernamental o cerere final de plat i declaraiile de cheltuieli neauditate. O perioad de trei luni este permis pentru efectuarea auditului. 1.9 Pentru auditurile anuale i finale, neprimirea declaraiilor de cheltuilei neauditate poate duce la retragerea, suspendarea sau recuperarea grantului deja pltit. 1.10 Trebuie s v asigurai c documentele suport sunt meninute i puse la dispoziia auditorilor pentru a asigura faptul c nu exist ntrzieri n efectuarea auditului. MONITORIZAREA Articolul 38 al Regulamentului CE 1260/1999 stabilete prevederile generale pentru controlul financiar. Biroul guvernamental are responsabilitatea, n primul rnd, de a efectua controlul f inanciar asupra asistenei din FERD. Msurile Biroului guvernamental vor include: (a) verificarea faptului c msurile de management i control pentru proiectele individuale au fost stabilite i c au fost implementate astfel nct s asigure eficiena i corectitudinea utilizrii fondurilor; (b) efectuarea de verificri n teren pentru operaiile finanate din fondurile FEDR i
pag. 28
asupra sistemelor de management i control; (c) asigurarea faptului c asistena financiar este gestionat conform regulilor comisiei i c fondurile sunt utilizate conform principiului de management financiar solid. Ca manager al unui poiect finanat din FEDR trebuie s respectai termenele limit stabilite pentru orice solicitare de informaii privind proiectul. Biroul guvernamental, Biroul de Audit Naional, Comisia European i Curtea European a Auditorilor sau reprezentanii acestora vor avea dreptu,l printr-o notificare naintat cu minimum o zi nainte, s inspecteze proiectul i s cear informaii suplimentare pe care le consider necesare i s le fie puse la dipoziie copii ale documentelor pe care le solicit. C.2.11 REINEREA I RAMBURSAREA GRANTULUI 1. Secretarul de stat i rezerv dreptul de a reine una sau toate plile i/sau de a solicita rambursarea creditului nerambursabil dac consider c: a) i) exist un schimb material n natur, implementarea, tariful, costul sau perioada proiectului astfel nct proiectul nu mai respect descrierea din cererea de finanare i alte modificri pe care le-au stabilit ulterior ii) viitorul proiectului este n pericol i exist riscul s nu fie finalizat pn la data stabilit; iii) s-a nregistrat un progres nesatisfctor privind finalizarea proiectului, definit ca eec n ceea ce privete atingerea scopurilor; inte cuantificate prevzute sau profilul cheltuielilor stabilit n anexa 1; iv) aplicantul nu a urmat directivele CE privind achiziiile; v) aplicantul nu a demonstrat faptul c contractele ncheiate n afara sferei de cuprindere a directivelor CE privind achiziiile, au fost acordate dup un proces de licitaie satisfctor; b) Informaiile oferite n cererea de finanare sau n sprijinul corespondenei ulterioare au fost gsite incorecte sau incomplete; c) Aplicantul a primit un grant de la alt instituie comunitar sau alt autoritate public cu scopul de a finana consurile din scrisoarea de ofert, n cazul n care grantul a fost luat n considerare n realizarea acestei oferte; d) Asistena depete limitele ajutorului de stat al Comisiei Europene n msura n care orice grant pltit nu ar trebui pltit sau dac o decizie a CE sau a Curii Europene de Justiie solicit ca plata s fie reinut sau rambursat; e) Exist un raport nesatisfctor al auditorilor. Acesta va fi n cazul n care auditorii se refer la o incertitudine fundamental, la un dezacord sau o limitare a opiniei lor, sau n care nu pot forma o opinie, sau atunci cnd raportul privind utilizarea fondurilor nu prezint un adevr sau o opinie veridic; f) Pe perioada vieii economice, proiectul sufer schimbri substaniale definite ca fiind utilizate pentru alte scopuri dect cele specificate n cerere sau schimbri de proprietar. 2. Trebuie s fim informai n scris imediat dac una dintre situaiile descrise n anex se aplic proiectului dumneavoastr. Nu trebuie s ateptai pn la depunerea urmtorului
pag. 29
raport de progres. 3. Orice extraplat a grantului trebuie rambursat Secretarului de stat la cererea acestuia sau dup ce beneficiarul a contientizat c grantul a fost pltit n plus. 4. Dac un proiect din FS administrat sau controlat de acelai sponsor devine subiect de investigaii, plata grantului pentru proiect poate fi suspendat atta timp ct organismul corespunztor desfoar aciunile necesare pentru investigare. C.2.12 LISTA CHELTUIELILOR NEELIGIBILE costuri indirecte alocate sau distribuite la preuri materiale mari sau cele utilizate pentru activiti similare desfurate de aplicant; costuri efectuate nainte de data scrisorii de ofert; cheltuieli speculative plata pentru activiti de natur politic deprecierea, amortizarea i deteriorarea bunurilor achiziionate cu ajutorul gran tului FEDR cheltuieli neprevzute profit din dividende costuri din chirii, credite costuri rezultate din amnarea plilor ctre creditori costuri implicate din lichidarea unei firme pli pentru concedieri incorecte pli ctre schemele de pensii private pli pentru pensii nepltite compensaii pentru pierderea locului de munc datorii din mprumuturi ctre angajai, proprietari, parteneri, girani, acionari sau alte persoane plata pentru cadouri i donaii spectacole TVA ce poate fi recuperat taxe i penaliti amenzi i pagube cheltuieli privind litigiile
pag. 30
D.
D.1
CERINE PHARE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

PAII PARCURI N VEDEREA SEMNRII CONTRACTULUI
Solicitanii vor fi informai n scris de ctre autoritatea contractant asupra deciziei referitoare la cererea de finanare. Decizia de a respinge o cerere de finanare sau de a nu acorda finanare se va baza pe urmatoarele motive: cererea de finanare a fost primit dup data limit; cererea de finanare este incomplet sau neconform cu condiiile administrative prestabilite; solicitantul sau unul sau mai muli parteneri nu sunt eligibili; proiectul nu este eligibil (de exemplu activitatea propus nu este acoperit de pro gram, propunerea depete durata maxim permis, contribuia solicitat este mai mic/mai mare dect suma minim/maxim permis etc.); relevana i calitatea tehnic a propunerii este considerat mai slab dect cea a propunerilor selectate; calitatea financiar a propunerii este considerat insuficient. Decizia autoritii contractante de a respinge o cerere de finanare sau de a nu acorda finanare este final. Dup decizia de acordare a finanrii, aplicanilor selectai li se va solicita s pun la dispoziie informaii i documente reactualizate i li se va propune un contract n conformitate cu contractul standard prezentat n Ghidul de finanare. Acetia trebuie s furnizeze autoritii contractante informaiile solicitate n termenul propus, pentru a se putea efectua verificrile necesare i a se completa corect formularele din contract. Autoritatea contractant poate stabili data unei vizite la locaia proiectului pentru a urmri ndeplinirea condiiilor strict necesare pentru desfurarea activitilor prevzute n cererea de finanare nerambursabil. Ca o regul general, n momentul contractrii, aplicanii selectai i partenerii lor trebuie s ndeplineasc criteriile de eligibilitate listate n Ghidul solicitantului. n acest scop, documentele ataate la proiect trebuie s fi fost eliberate cu maximum o lun mai devreme fa de data de la care a nceput procedura de contractare. Dup semnarea contractului beneficiarii vor fi invitai s participe la o sesiune de informare unde vor fi abordate n principal urmtoarele subiecte: informaii generale referitoare la fazele implementrii proiectelor; responsabilitile contractuale ale beneficiarilor de grant;
pag. 31
lista documentelor care trebuie pstrate de beneficiari; procedura de completare a cererii de plat, a rapoartelor tehnice, financiare, a addendei la contract i a modului corect de aplicare a procedurilor de achiziie; mecanismele i procedurile de comunicare ntre beneficiarii de grant i autoritatea contractant; manualul de identitate vizual, cu aplicabilitate la toate proiectele finanate prin PHARE.
D.2
MONITORIZAREA PROIECTULUI
Odat proiectul contractat, principala responsabilitate a managerului de proiect o reprezint respectarea planului de activiti, a termenelor i a bugetului. Unii ar putea considera c dup o planificare foarte meticuloas este de presupus c membrii echipei vor urma pur i simplu planul i totul va merge de la sine. Din nefericire, lucrurile nu stau chiar, aa n practic este ca atunci cnd un avion pilotat de pilotul automat ntlnete creste ale unor muni care nu au fost nregistrate i pentru a face fa acestei situaii este nevoie de intervenia unui pilot real care s preia controlul. Pentru o monitorizare ct mai eficient a proiectului, este recomandat s fie respectate urmtoarele cerine: Folositi planul proiectului ca principal ghid n administrarea lui; Monitorizai n permanen proiectul i actualizai planul. Monitorizarea este procesul de colectare sistematic de date cu privire la activitile din cadrul proiectului i de analizare a acestora. Cu alte cuvinte, a monitoriza nseamn a cerceta ceea ce se ntmpl chiar n timp ce se ntmpl. Pentru ca un plan s fie util, trebuie ca el s fie n permanen actualizat. El trebuie s reflecte n permanen stadiul n care se afl proiectul i s evidenieze schimbrile ce se impun ca urmare a informaiilor de ultim or sau a constrngerilor bugetare. Monitorizai progresele nregistrate prin comparaie cu planul proiectului, conform unor reguli bine stabilite. Managerul de proiect trebuie s compare n permanen ncadrarea n timp, cheltuielile i realizrile cu planificarea n timp a activitilor, costurile prevzute n buget i standardele de performan prevzute n plan. Acest lucru trebuie fcut n mod regulat, nu la ntmplare. Orice abatere semnificativ de la buget i de la planificarea n timp trebuie raportat imediat, ea putnd constitui o anomalie care poate afecta viabilitatea i ansele de succes ale ntregului proiect. Adaptai planul proiectului, cu tot ce nseamn el, aa cum este nevoie pentru a menine viabilitatea proiectului. Pe msur ce proiectul progreseaz, s-ar putea s apar nevoia de a opera schimbri n planul iniial, din diferite motive. ine de responsabilitatea managerului de proiect s-i dea seama c aceste schimbri sunt binevenite i s se asigure de faptul c ele sunt aprobate de cine trebuie. De reinut faptul c adaptarea planului nu este acelai lucru cu nerespectarea planului ci, dimpotriv, urmrirea lui ndeaproape. Nu uitai de comunicarea cu membrii echipei, n special n ceea ce privete schimbrile ce urmeaz a fi operate, aceasta reprezentnd un element cheie n asigurarea unui
pag. 32
management eficient. Nu oferii mai mult informaie dect este nevoie, dar nici prea puin. Fiecare persoan din schem are nevoie de comunicare cu managerul de proiect, presupunnd un nivel de detaliere diferit fa de fiecare persoan. Monitorizarea acoper cteva aspecte relevante cum ar fi: a) derularea activitilor n comparaie cu planul; b) volumul de munc; c) calitatea muncii; d) cheltuielile efectuate, prin comparaie cu costurile prevzute n buget; e) cooperarea i comunicarea ntre membrii echipei; f) informarea Autoritii de implementare despre stadiul n care se afl proiectul; g) asigurarea unei justificri pentru ajustrile care se fac; h) permite comparaia ntre planul curent al proiectului i cel iniial; ACTIVITI CE TREBUIE DESFURATE PENTRU O ADMINISTRARE CT MAI BUN A PROIECTULUI i) Redactarea unor rapoarte interne utile Rapoartele interne, ntocmite de membrii echipei de proiect, constituie o metod important de identificare a progreselor nregistrate, dar i a problemelor. Managerul de proiect trebuie s-i ncurajeze pe membrii echipei, s trateze ntocmirea rapoartelor cu seriozitate maxim i totodat s-i nvee s le ntocmeasc i s le interpreteze. Periodic, la termene stabilite de la bun nceput de ctre managerul de proiect i comunicate membrilor echipei, fiecare dintre acetia trebuie s ntocmeasc rapoarte care s evidenieze progresele nregistrate i problemele aprute n munca sa. Managerul de proiect, la rndul su, trebuie s centralizeze toate rapoartele ntr-un singur material, s adauge comentarii, s trag concluziile i s emit recomandrile privind activitile viitoare i schimbrile ce trebuie operate, nainte ca acest material s fie trimis fiecrui membru al echipei. Prin intermediul rapoartelor interne periodice, managerul de proiect poate s descopere discrepanele ntre ceea ce a fost prevzut n planul de proiect i ceea ce se ntmpl de fapt. Astfel de discrepane apar mereu, datorit faptului c nici un plan, orict de bine ar fi ntocmit, nu poate s prevad, n detaliu, fiecare secven care trebuie parcurs pn la finalul proiectului. Important este ns, ca aceste discrepane s fie cunoscute din timp, astfel nct s poate fi luate msurile ce se impun. ii) Organizarea unor sedine periodice ale echipei de proiect ntocmirea i interpretarea rapoartelor interne periodice nu vor fi niciodat de ajuns pentru a duce proiectul la bun sfrit. ntlnirile periodice cu membrii echipei de proiect reprezint o component indispensabil pentru administrarea proiectului. edintele echipei de proiect reprezint ocazii pentru membrii acesteia de a rezolva, mpreun, problemele care apar. Totodat, n cadrul lor, se poate discuta despre stadiul n care se afl proiectul la momentul respectiv i despre ceea ce s-a facut pn n acel moment n direcia atingerii obiectivelor. edintele trebuie s fie scurte, iar discuiile la obiect. La sfrsitul a 3 ore de discuii nimnui nu-i mai pas de ceea ce are de fcut. iii) Urmrirea unor aspecte privind derularea proiectului de ctre managerul de proiect Managerul de proiect nu trebuie s se bazeze niciodat exclusiv pe rapoartele scrise i pe ceea ce declar membrii echipei n cadrul edinelor, atunci cnd dorete s-i dea seama de
pag. 33
progresele nregistrate. Adesea, oamenii nu menioneaz anumite probleme n rapoartele scrise ori n edine, din teama de a nu fi sancionai sau din jen fa de ceilali. Pentru astfel de motive, managerul de proiect trebuie s foloseasc i propriile-i observaii, precum i comunicarea direct cu fiecare membru al echipei, n evaluarea progreselor nregistrate n cadrul proiectului. iv) Folosirea informaiilor din surse externe organizaiei Pe lang informaiile provenite din interiorul organizaiei, informaiile sosite din afara ei pot fi de mare utilitate. Prerea benficiarilor finali poate fi deosebit de preioas n a constata modul n care evolueaz proiectul. Articolele aprute n presa scris sau relatrile n cadrul unor emisiuni de radio sau televiziune sunt, de asemenea, elemente de luat n seam n monitorizarea proiectului. v) Compararea, n permanen, a planului cu ceea ce se ntmpl n realitate Un mod uor de a monitoriza derularea proiectului const n inerea unei evidene folosind dou coloane, ntr-una urmnd a fi trecute activitile aa cum sunt ele derulate, iar n cealalt aa cum au fost prevzute n plan. Acelai lucru se poate face i pentru compararea cheltuielilor. Aceast comparaie v permite s v dai imediat seama de problemele pe care le ridic planul proiectului i s stabilii o prioritate n privina nevoilor de adaptare a planului sau n cea a msurilor care trebuie luate n ceea ce privete modul de derulare a activitilor. vi) Monitorizarea i controlul bugetului Pentru a ine cheltuielile sub control, este recomandat s fie stabilite procedurile ce trebuie urmate de ctre persoanele implicate n implementarea proiectului. n cazul n care, n monitorizarea execuiei financiare, managerul de proiect se bazez pe rapoartele periodice ntocmite de managerul financiar, trebuie avut n vedere faptul c, din aceste rapoarte s-ar putea s avei mai muli bani necheltuii dect sunt de fapt. Acest lucru se datoreaz faptului c, de regul, cheltuielile se fac pe baz de contracte ncheiate ntre organizaie i firme care furnizeaz bunuri, servicii, lucrri. Astfel de cheltuieli se fac cu un anumit timp nainte ca ele s poate fi nregistrate prin chitane i facturi. Rapoartele financiare se ntocmesc, de regul, pe baza chitanelor i a facturilor i nu iau n calcul chitane i facturi care au fost recepionate, dar care privesc cheltuieli ce au fost deja fcute. vii) Folosirea informaiilor obinute n procesul de monitorizare O dat informaiile adunate, managerul de proiect poate s analizeze stadiul n care se afl acesta i s decid asupra msurilor ce trebuie luate pentru meninerea proiectului pe drumul ctre succes. Acest lucru presupune doi pai. Primul const n actualizarea planului de proiect astfel nct s reflecte stadiul actual al proiectului, iar al doilea const n revizuirea schimbrilor operate la nivelul planului mpreun cu membrii echipei de proiect, pentru a se realiza consensul cu privire la revizuirea planului. viii) Controlul conflictelor Conflictele n cursul derulrii unui proiect sunt inevitabile. Nu toate conflictele ns, au un impact negativ asupra proiectului, parte din ele reprezentnd o surs de energie i de idei pentru proiect. Capacitatea de a face diferena ntre conflictele negative i cele aductoare de avantaje este vital pentru managerul de proiect. Exista 4 feluri de conflicte n rndul membrilor echipei, n funcie de modul n care ele se manifest: intrapersonal un membru al echipei simte c nu se ridic la nivelul ateptrilor, are o anume frustrare
pag. 34
interpersonal doi membri ai echipei nu pot lucra unul cu celalalt sau unul din membri nu poate lucra cu restul echipei intragrup vrajba ntre persoanele care lucreaz n acelai grup ce se ocup de o anumit latur a proiectului intergrup ostilitate sau rivalitate ntre dou grupuri aparinnd aceleiai echipe de proiect. Conflictele pozitive pot stimula creterea intensitii muncii, apariia unor idei noi, competiie n sensul bun al termenului. Conflictele negative duc la scderea moralului, a productivitii i chiar la stoparea anumitor activiti.
D.3
REALIZAREA ACTELOR ADIIONALE LA CONTRACTUL DE GRANT
Dup semnarea contractului, orice modificare a acestuia, inclusiv a anexelor, trebuie fcut n scris, pe baza unei solicitri transmise n scris ctre autoritatea contractant cu cel putin 30 de zile i nu mai mult de 60 de zile naintea momentului la care se dorete ca aceast modificare s intre n vigoare. Modificrile contractului de finanare nerambursabil pot fi realizate numai n perioada de execuie a contractului i nu vor avea efect retroactiv. Cererea unui beneficiar de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre AC. Pentru modificarea contractului de finanare nerambursabil trebuie s existe motive bine justificate. Orice modificare privind prelungirea termenului de realizare a proiectului trebuie realizat astfel nct implementarea proiectului i plata final aferent acestuia s poat fi realizate nainte de data expirrii Memorandumului de finanare n cadrul cruia a fost finanat contractul iniial de finanare nerambursabil. Orice act adiional prin care se modific bugetul trebuie s includ un alt buget i s explice modificrile din bugetul iniial.
D.4
PROCEDURI DE ACHIZIIE
Dac implementarea granturilor implic achiziionarea de servicii, lucrri i bunuri de ctre beneficiarii de grant, procedurile de acordare a contractelor descentralizate ex-post specificate mai jos vor fi aplicate pentru fiecare astfel de contract. Conceptul de procedur descentralizat ex-post semnific faptul c beneficiarul va trebui s ncheie direct contractele, fr referire sau aprobare anterioar din partea autoritii contractante. Beneficiarul poate fi subiectul verificrilor efectuate de ctre Comisia European, Curtea European de Auditori, Autoritatea Contractant sau Curtea Romn de Auditori precum i de alte instituii abilitate de legislaia n vigoare. D.4.1 PRINCIPII GENERALE Dac implementarea unui proiect necesit efectuarea de achiziii de ctre beneficiar, contractul trebuie s fie atribuit ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic (ex: oferta care are cel mai bun raport pre-calitate), n concordan cu principiile transparenei i
pag. 35
competiiei corecte pentru potenialii contractori i avnd grij s se evite orice conflict de interese. n acest scop beneficiarul trebuie s se conformeze regulilor stabilite n seciunile D.4.2 D.4.7 de mai jos cu respectarea prevederilor seciunii D.4.8. n situaia n care beneficiarul folosete serviciile unui birou central de achiziii, acesta trebuie s respecte aceleai reguli ca i beneficiarul. n cazul nerespectrii regulilor la care se face referire mai sus, cheltuiala pentru operaiile n discuie nu este eligbil pentru finanarea Comunitii. Comisia va efectua verificri ulterioare asupra modului n care au fost respectate aceste reguli. D.4.2 ELIGIBILITATEA PENTRU CONTRACTE D.4.2.1 Regula naionalitii Participarea ntr-o procedur de licitaie administrat de beneficiar este deschis n mod egal tuturor persoanelor fizice i juridice din statele membre i din rile i teritoriile regiunilor acoperite/permise n mod expres de Regulamentul Financiar, de legislaia de baz sau de alte instrumente care guverneaz programele de sprijin n cadrul crora finanarea nerambursabil este acordat. Aceast regul se aplic i experilor propui de furnizorii de servicii care particip la procedurile de licitaie sau la contractele de servicii finanate de grant. Ofertanii trebuie s precizeze n ofert ara a crei naionalitate o au, prezentnd dovezile de naionalitate uzuale din legislaia rii respective. D.4.2.2 Regula de origine Dac actul de baz sau alte instrumente aplicabile pentru programul n cadrul cruia se finaneaz grantu, conine reguli de origine pentru produsele achiziionate de ctre beneficiar n contextul grantului, ofertantul trebuie s precizeze originea produselor. Contractorii trebuie s prezinte un certificat de origine beneficiarului, nu mai trziu de data la care este prezentat prima factur. Certificatul de origine trebuie s fie emis de autoriti competente din ara de origine a produselor sau a furnizorului i trebuie s se conformeze acordurilor internaionale la care ara respectiv a aderat sau legislaiei relevante a Comunitii, dac este vorba de un stat membru al UE. D.4.2.3 Excepii de la regula de origine Acolo unde se aplic un acord de extindere a pieei pentru achiziii de bunuri sau servicii, contractele de achizii trebuie s fie deschise naionalitilor din alte ri n condiiile stipulate n acord. Mai mult dect att, n cazuri excepionale i bine justificate, comisia poate permite naionalilor altor ri dect cele la care s-a facut referire n sectiunea 2.1 s oferteze pentru contracte (sau funizare de bunuri originare din aceste ri) pe baza condiiilor specifice stipulate n actul de baz sau orice alt instrument care guverneaz programul n cadrul cruia se acord grantul. D.4.2.4 Excluderea de la participarea la achiziii Candidaii sau ofertanii vor fi exclui de la participarea la procedura de achiziii dac: (a) sunt n stare de faliment sau pe cale de lichidare, au afacerile administrate de ctre tribunal, au nceput proceduri de aranjamente cu creditorii, au activitatea suspendat, sau sunt n orice situatie analog provenind dintr-o procedur similar prevzut n legislaia i reglementrile n vigoare; (b) au suferit condamnri definitive datorate unei conduite profesionale, printr-o sentin mpotriva creia nici un apel nu mai este posibil; (c) sunt vinovai de grave greeli profesionale pe care autoritatea contractant le poate dovedi prin orice mijloace;
pag. 36
(d)
nu i-au ndeplinit obligaiile de plat a contributiilor la asigurrile sociale sau alte taxe, conform prevederilor legale ale rii n care sunt nregistrai, sau cele ale rii beneficiarului, sau ale rii unde se va executa contractul; (e) au suferit condamnri definitive pentru fraud, corupie, implicare n organizaii criminale sau orice alte activiti ilegale n detrimentul intereselor financiare ale comunitilor; (f) sunt declarai a fi ntr-o situaie grav de nclcare contractual prin nendeplinirea obligaiilor provenind dintr-o procedur de achiziii sau de finanare nerambursabil din fondurile Comisiei Europene; Candidaii sau ofertanii trebuie s certifice c nu se afl n nici una din situaiile listate mai sus. D.4.2.5 Excluderea de la acordarea contractelor Contractele nu pot fi acordate candidailor sau ofertanilor care n timpul procedurii de achiziii: a) sunt subiect al unui conflict de interese; b) sunt vinovai de inducerea grav n eroare prin furnizarea incorect a informaiilor solicitate de beneficiar ca o condiie de participare la procedura de contractare, sau omiterea furnizrii acestor informaii. D.4.3 REGULI COMUNE TUTUROR PROCEDURILOR DE ACHIZIII Documentele de licitaie trebuie ntocmite n conformitate cu cele mai bune practici internaionale. Dac beneficiarii finanarii nerambursabile nu au propriile lor documente, acetia pot folosi modelele (n special dosarul de licitaie) publicate pe pagina Internet a comisiei pentru aciuni externe. Termenele limit de primire a ofertelor i cererilor de participare trebuie s fie suficient de lungi pentru a permite prilor interesate o perioad rezonabil i potrivit pentru pregtirea i depunerea oferetelorlor. Toate cererile de participare i ofertele declarate ca satisfcnd cerinele trebuie evaluate i clasate de ctre un comitet de evaluare pe baza criteriilor de excludere, selectare i acordare, anunate n avans. Acest comitet trebuie s aib un numr impar de membri, cel puin trei, cu toate capacitile tehnice i administrative necesare, pentru a oferi o opinie corect asupra ofertelor. D.4.4 REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE SERVICII D.4.4.1 Contracte de 200 000 de euro sau mai mult Contractele de servicii n valoare de 200 000 de euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitaie internaional restrns, dup publicarea unui anun de achiziii. Anunul de achiziii trebuie publicat n toate mediile de comunicare potrivite, n special pe pagina de Internet a beneficiarului, n presa internaional i n presa naional a rii n care proiectul este implementat, sau n alte periodice de specialitate. Acesta trebuie s precizeze numrul candidalor care sunt invitai s depun oferte. Acesta va fi ntre patru i opt candidai i trebuie s asigure o competiie real. Toi potenialii furnizori de servicii care ndeplinesc condiiile la care se face referire n seciunea 2 pot solicita s participe, dar numai candidaii care satisfac criteriile publicate i sunt invitai n scris de ctre beneficiar pot depune o ofert. D.4.4.2 Contracte sub 200 000 de euro Contractele de servicii sub 200 000 de euro trebuie acordate prin procedura de negociere fr publicare, n care beneficiarul consult cel puin ali trei furnizori de servicii, la alegerea sa i negociaz termenii contractuali cu unul sau mai muli dintre ei.
pag. 37
Pentru servicii cu valoare de 5 000 de euro sau mai puin, beneficiarul poate face comenzi pe baza unei singure oferte. D.4.5 REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE BUNURI D.4.5.1 Contracte de 150 000 de euro sau mai mult Contractele de bunuri cu valori de 150 000 de euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitae internaonal deschis, n urma publicrii unui anun de achiziii. Anunul de achiziii trebuie publicat n toate mediile de comunicare potrivite, n special pe pagina de Internet a beneficiarului, n presa internaional i n presa rii n care proiectul este implementat sau n alte periodice specializate. Orice contractor care ndeplinete condiiile prezentate n seciunea 2 poate depune o ofert. D.4.5.2 Contracte ntre 30 000 de euro i 150 000 de euro Astfel de contracte sunt acordate prin procedura de licitaie deschis publicat local: anunul de achiziii este publicat n toate mediile de comunicare potrivite dar numai n ara n care proiectul este implementat. O procedur deschis de licitaie trebuie s asigure altor furnizori aceleai oportuniti ca i furnizorilor locali. D.4.5.3 Contracte sub 30 000 de euro Astfel de contracte cu valori mai mici de 30 000 de euro, trebuie acordate prin procedura de negociere fr publicare, n care beneficiarul consult cel puin trei furnizori la alegerea sa i negociaz termenii contractului cu unul sau mai mul dintre ei. Pentru achiziii n valoare de 5000 de euro sau mai puin, beneficiarul poate efectua comenzile pe baza unei singure oferte. D.4.6 REGULI APLICABILE CONTRACTELOR DE LUCRRI D.4.6.1 Contracte de 5 000 000 de euro sau mai mult Contractele de lucrri n valoare de 5 000 000 de euro sau mai mult trebuie acordate prin procedura de licitaie internaional deschis, n urma publicrii unui anun de achiziii. Anunul de achiziie trebuie publicat n toate mediile de comunicare potrivite, n particular pe pagina Internet a beneficiarului, n presa internaional i n presa rii n care proiectul se implementeaz, sau n alte periodice specializate. Orice contractor care ndeplinete condiiile prezentate n seciunea 2 poate depune o ofert. D.4.6.2 Contracte ntre 300 000 de euro i 5 000 000 de euro Astfel de contracte sunt acordate printr-o procedur de licitaie deschis, publicat local: anunul de achiziii este publicat n toate mediile potrivite dar numai n ara n care proiectul este implementat. O procedur local deschis trebuie s asigure altor contractori eligibli aceleai oportuniti ca i firmelor locale. D.4.6.3 Contracte sub 300 000 de euro Contractele de lucrri sub 300 000 de euro trebuie s fie acordate prin procedura de negociere, fr publicare, n care beneficiarul consult cel puin trei contractori la alegerea sa i negociaz termenii contractului cu unul sau mai muli dintre ei. Pentru lucrri de o valoare de 5000 de euro sau mai puin, beneficiarul poate efectua comenzi pe baza unei singure oferte.
pag. 38
D.4.7 UTILIZAREA PROCEDURII DE NEGOCIERE Cazuri n care beneficiarul poate folosi procedura de negociere pe baza unei singure oferte: a) cnd din motive de extrem urgen, generate de evenimente pe care beneficiarul nu le-a putut prevedea i care n nici un fel nu i se pot atribui, termenul limit pentru procedurile precizate n seciunile 36 nu poate fi respectat. Circumstanele invocate pentru a justifica extrema urgen nu pot n nici un caz avea legatur cu beneficiarul. Se poate considera c aciunile implementate n situaii de criz, identificate de ctre comisie, satisfac testul de extrem urgen. Comisia va informa beneficiarul dac exist o situae de criz i cnd se va termina; b) cnd serviciile sunt ncredinate unor organisme din sectorul public sau unor instituii non profit sau asociaii, i au legatur cu activiti de natur instituional sau concepute s furnizeze asistent populaiei n sectorul social; c) cnd contractele extind activiti deja n implementare care nu sunt incluse n contractul principal dar care, datorit unor situaii neprevzute, au devenit necesare pentru realizarea contractului, sau care constau n repetarea serviciilor similare ncredinate contractorului furnizor de servicii din contractul iniial; d) pentru livrri suplimentare de ctre furnizorul iniial, fie cu intenia nlocuirii pariale a bunurilor sau instalaiilor normale, fie a extinderii bunurilor i instalaiilor unde o schimbare a furnizorului ar obliga beneficiarul s achiziioneze echipament cu caracteristici tehnice diferite care ar duce la o incompatibilitate sau la dificultii tehnice disproporionate n operare i ntreinere; e) pentru lucrri suplimentare neincluse n contractul iniial ncheiat care, prin circumstane neprevzute, au devenit necesare pentru realizarea lucrrilor; f) cnd procedura nu a avut succes pentru c nici o ofert acceptabil calitativ i/sau financiar nu a fost primit. n astfel de cazuri, dup anularea procedurii de achiziie, beneficiarul poate s negocieze cu unul sau mai muli ofertani la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la procedur, asigurndu-se c termenii iniiali ai procedurii nu sunt substanial modificai; g) cnd contractul n cauz intr ntr-un concurs i trebuie, conform regulilor aplicabile, s fie acordat ctigtorului concursului de oferte sau unuia dintre ctigtori, caz n care, toi ctigtorii vor fi invitai s participe la negocieri; h) cnd din motive tehnice sau din motive legate de protecia drepturilor de exclusivitate, contractul poate fi atribuit numai unui anumit furnizor de servicii; i) cnd este garantat de natura caracteristicilor specifice ale produselor, de exemplu atunci cnd realizarea contractului este rezervat exclusiv deintorilor patentelor sau licenelor de utilizare a patentelor. D.4.8 CAZURI SPECIALE D.4.8.1 Cofinanarea Atunci cnd proiectul este cofinanat de mai muli donatori, sau dac unul dintre donatori, a crui contribuie la costurile totale ale proiectului este mai mare dect cea a comisiei, impune reguli de achiziii ale beneficiarului, diferite de cele precizate n seciunile D.4.3D.4.6, beneficiarul poate aplica regulile impuse de celalalt donator.
pag. 39
n toate cazurile se aplic ns principiile generale i regulile de naionalitate i de origine precizate n secunile D.4.2.1-D.4.2.2. D.4.8.2 Administraiile publice din statele membre Atunci cnd beneficiarul este o autoritate contractant i/sau o entitate de contractare, n nelesul Directivelor comunitii aplicabile la procedurile de achiziii, trebuie s se aplice dispoziiile relevante ale acestor texte, de preferin regulile precizate n seciunile D.4.3D.4.6. n toate cazurile se aplic ns principiile generale i regulile de naionalitate i origine precizate n seciunile D.4.2.1D.4.2.2.
D.5
IDENTITATE VIZUAL
Manualul de identitate vizual al Uniunii Europene este parte integrant a contractelor ncheiate n cadrul programelor finanate de Uniunea European. Tera parte trebuie s prevad resursele bugetare corespunzatoare pentru activitile i produsele de informare i comunicare. Manualul este disponibil n format electronic la www.infoeuropa.ro SIGLA UNIUNII EUROPENE Sigla Uniunii Europene este un steag albastru, dreptunghiular, a crui lungime este o dat i jumtate mai mare dect nlimea. Cele 12 stele galbene, situate la intervale egale, formeaz un cerc imaginar al crui centru se afl la intersecia diagonalelor dreptunghiului (stelele sunt poziionate asemenea cifrelor pe cadranul unui ceas). Raza acestui cerc este egal cu o treime din nlimea steagului. Fiecare stea are cinci vrfuri aezate pe circumferina unui cerc imaginar a crui raza este egal cu 1/18 din nlimea steagului. Toate stelele sunt aezate avnd unul dintre vrfuri dispus vertical i ndreptat n sus i alte dou vrfuri aezate pe o linie care face un unghi drept cu catargul steagului. Se recomand plasarea siglei pe un fundal alb. Dac totui se folosete un fundal multicolor, sigla va avea un contur alb cu grosimea egal cu 1/25 din nlimea dreptunghiului.
pag. 40
SIGLA GUVERNULUI ROMNIEI Guvernul Romniei reprezint autoritatea de implementare pentru majoritatea programelor finanate de Uniunea European n Romnia. Prin urmare, sigla sa va fi prezent pe produsele de comunicare ale acestor programe.
TIMBRUL UE-ROMNIA Acesta este un produs al Delegaiei Comisiei Europene n Romnia, pentru sublinierea cooperrii dintre Romnia i Uniunea European. Acest produs poate fi folosit ca element grafic adiional, mpreun cu simbolul Uniunii Europene, sau poate nlocui simbolul Uniunii Europene, pe materialele tiprite multicolor (pliante, brouri, buletine informative, afie, materiale video). Timbrul va fi aplicat ca atare, pe fond alb, sau pe un fond de culoare n acord cromatic. Dac fondul este colorat, timbrul va avea un contur alb de o grosime de 1/25 din dimensiunea vertical a steagului Uniunii Europene din compoziie.
ZECE REGULI GENERALE Proiectele (co)finanate de ctre Uniunea European au obligaia - menionat n termenii de referin ai fiecrui contract - de a face referire la faptul c finanarea este asigurat de Uniunea European, i de a face cunoscute activitile ce beneficiaz de finanare. Aceste reguli de identitate vizual sunt stabilite pentru a sprijini pe ct posibil tera parte s-i ndeplineasc aceast obligaie.
pag. 41
1. n utilizarea regulilor de identitate vizual, att Delegaia Comisiei Europene n Romnia, ct i tera parte trebuie s acioneze n spiritul parteneriatului i al ajutorului reciproc. n consecin, excepii de la aceste reguli sunt acceptate, de la caz la caz, dac acestea se justific. ntr-o astfel de situaie, tera parte va cere n prealabil aprobarea oficial a Delegaiei. 2. Ierarhia vizual promoveaz cu prioritate imaginea Uniunii Europene, iar n secundar instrumentele de asisten financiar (Phare, Ispa, Sapard sau Programe Comunitare). 3. Sigla Uniunii Europene va fi nsoit de textul: UNIUNEA EUROPEAN Program/Proiect finanat prin Phare/Ispa/Sapard/Program Comunitar. n cazul n care programul sau proiectul nu mai beneficiaz n prezent de finanare, textul care nsoete sigla se va completa cu perioada de finanare. (exemplu: Program finanat prin Phare n perioada 1 ianuarie 2001 - 31 decembrie 2002). Cnd spaiul este limitat se va folosi textul: Proiect finanat de UNIUNEA EUROPEAN. 4. Timbrul UE-Romnia poate fi folosit pe materialele tiprite multicolor mpreun sau n locul simbolului Uniunii Europene. n cazul n care nlocuiete simbolul Uniunii Europene, timbrul va fi nsoit de textul: Proiect finanat de UNIUNEA EUROPEAN. 5. Sigla Uniunii Europene (i/sau timbrul UE-Romnia n cazul materialelor multicolore) va fi folosit pe toate materialele destinate publicului, mpreuna cu sigla terei pri. 6. Ca regul general, nu sunt acceptate alte sigle. Excepii: a. n cazul proiectelor de nfrire instituional, att sigla terei pri ct i cea a instituiei/instituiilor partenere din statul membru al Uniunii Europene vor fi folosite alturi de simbolul Uniunii Europene; b. noi entiti nfiinate prin programele finanate de Uniunea European (cum ar fi Institutul European, coala de Finane Publice) i pot creea propria sigl; c. n cazul n care proiectul/programul beneficiaz de sponsorizare de la companii private de-a lungul derulrii, se poate meniona aceast contribuie n evenimentele publice sau pe materialele distribuite, cu includerea siglei companiei respective, dar numai dup aprobarea acordat de Delegaia Comisiei Europene. 7. Sigla Uniunii Europene va utiliza majusculele pentru denumirea instituiei finanatoare: UNIUNEA EUROPEAN, i litere de titlu pentru instrumentele de finanare: Phare, Ispa, Sapard, Program Comunitar. 8. Se va folosi denumirea ntreag a instituiilor (Uniunea European, Comisia European etc.); acronimele (de exemplu UE, CE etc.) sunt acceptate numai dac denumirea acelor instituii apare n text de mai multe ori i denumirea lor ntreag a fost utilizata cel puin o dat. 9. Mesajele publicitare n favoarea societilor comerciale nu sunt admise n materialele destinate publicului, produse n cadrul unui proiect finanat de Uniunea European. Excepie: n cazul panourilor afiate pentru proiectele de infrastructur mare finanate de Uniunea European (mai ales prin programul Ispa), numele contractorului (de cele mai multe ori societate comercial) poate s apar pe panou, n conformitate cu legislaia Romniei. 10. Aprobarea produselor de comunicare de ctre Delegaie este considerat a fi acordat din oficiu, n cazul n care tera parte nu primete nici o reacie din partea Delegaiei la materialele supuse spre aprobare n termenul menionat n acest manual pentru fiecare produs n parte. Ca regul general, tera parte va transmite toate materialele pentru care aprobarea prealabil a Delegaiei este necesar cu 5 zile lucrtoare n avans.
pag. 42
Excepie: pentru aprobarea conceptului de campanie de informare a publicului sau a publicaiilor mai mari de 5 pagini, Delegaia trebuie s primeasc respectivele materiale cu cel puin 10 zile lucrtoare n avans.
D.6
IREGULARITI
O iregularitate, dup cum susine Uniunea European, este definit astfel (Regulamentul Consiliului nr 2988 / 95 art.1): Numim iregularitate orice ncalcare a unei dispoziii de drept comunitar, fiind rezultatul unei omisiuni din partea unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului general al comunitilor sau a altor bugete administrate de acestea, prin reducerea sau pierderea unor venituri acumulate din resurse proprii, prin colectarea unor fonduri n numele comunitilor sau prin nregistrarea unor cheltuieli nejustificate. Iregularitile includ: iregulariti intenionate/neintenionate iregulariti cu impact financiar/fr impact financiar iregulariti generate de sistem/iregulariti accidentale iregularitate intenionat reprezint orice aciune a unui operator care are ca scop popria mbogire sau a oricarei alte persoane. Regularitile intenionate pot fi: facturi emise pentru servicii inexistente, bunuri i lucrri facturi fictive facturi emise de o firm fictiv - falsuri facturi transmise de dou ori facturi emise pentru sume incorecte, excesive facturi majorate nejustificat nregistrarea greit a unor cantiti, preuri i/sau reduceri transferul fraudulos al unor fonduri ctre alte conturi manipularea de cecuri emise n cadrul proiectului falsificarea i modificarea unor conturi i/sau a altor nregistrri sau documente Iregularitatea neintenionat se definete ca orice aciune a unui operator produs din neglijen sau fiind, n cea mai mare parte a cazurilor, rezultatul nclcrii procedurilor n vigoare, inclusiv a procedurilor interne de control. Iregularitile neintenionate pot fi: greeli i erori cauzate de neglijen ncalcarea neintenionat a procedurilor un sistem defectuos de control sau de management financiar O iregularitate cu impact financiar se definete ca fiind o iregularitate care are loc atunci cnd a fost efectuat o plat, iar aceasta s-a dovedit a fi nejustificat n cadrul unui proiect PHARE. O iregularitate fr impact financiar este o iregularitate care a fost identificat nainte ca plata s fi fost fcut ctre contractor sau beneficiar.
pag. 43
D.7
RAPORTRI TEHNICE I FINANCIARE
Rapoartele tehnice i financiare intermediare trebuie ntocmite astfel nct s permit compararea ntre obiective, mijloacele prevzute sau angajate, rezultatele ateptate i cele obinute i detaliile bugetului proiectului. Raportul trebuie s conin un plan de aciune pentru urmtoarea etap a implementrii proiectului. Raportul final trebuie s conin o descriere detaliat a condiiilor n care a fost realizat proiectul, informaii asupra msurilor luate pentru identificarea Comunitii Europene ca surs a finanrii i asupra elementelor care s permit evaluarea impactului proiectului, un decont final al tuturor costurilor eligibile ale operaiunii, plus o recapitulaie complet a veniturilor i a cheltuielilor proiectului precum i a plilor primite. Aceste raportri permit: verificarea faptului c finanarea a fost utilizat pentru scopul aprobat i n concordan cu termenii prevzui n contract astfel nct s se asigure valorizarea banilor; asigurarea faptului c fondurile Comunitii Europene sunt utilizate eficient i corect n concordan cu un management financiar solid; furnizarea de informaii autoritii de contractare asupra progresului i asupra problemelor ntlnite n timpul implementrii; identificarea, pe baza progresului realizat, a posibilitilor de apariie a unor viitoare probleme, propunnd n acest sens aciuni i msuri corective pentru a proteja fondurile acordate prin finanare. implementarea acelor msuri necesare n scopul protejrii intereselor financiare ale Comunitii Europene mpotriva fraudei sau a iregularitilor. CONINUTUL RAPORTULUI TEHNIC Date de identificare Realizarea i progresul proiectului Cerine cu privire la publicitate Probleme ntlnite de beneficiar n timpul implementrii proiectului Subiecte care pot fi abordate n raportului tehnic 1. Descrierea activitilor/subactivitilor desfurate n perioada de raportare (se pot cere informaii despre resursele utilizate). Dac s-au desfurat i alte activiti fa de cele considerate inial, se vor prezenta i acelea, menionndu-se activitate nou. 2. n cazul activitilor care au fost realizate altfel dect n propunerea iniial se vor prezenta motivele care au determinat aceste modificri (inclusiv eventuale ntrzieri i soluiile identificate pentru reducerea ntrzierilor dac e cazul). 3. Detalierea rezultatelor obinute. Se vor face comentarii dac acestea sunt n concordan cu estimrile din cererea de finanare i se vor prezenta (dac este cazul) motivele pentru care s-au obinut alte rezultate dect cele estimate. 4. Estimarea impactului asupra grupului int. Se vor preciza care sunt principalele probleme ale grupului int, cum au fost identificate i n ce msur rezultatele obinute pn la data raportului contribuie la rezolvarea/reducerea acestora.
pag. 44
5. n ce msur stadiul la data realizrii raportului asigura atingerea obiectivelor proiectului? Vor fi necesare modificri ale obiectivelor i/sau ale rezultatelor estimate? 6. Prezentare a modului n care s-a realizat managementul i coordonarea proiectului. Prezentarea rolului responsabilului de proiect i a rolurilor tuturor celorlalte persoane implicate precum i colaborarea realizat. 7. Prezentarea bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate i a procedurile urmate pentru ncheierea contractelor. Se vor ataa dosarele de achiziie. 8. Prezentarea principalelor probleme ntmpinate i soluiile/aciunile de rspuns pe care le-ai realizat. 9. Prezentarea posibililor factori de risc (n afara controlului beneficiarului de finanare nerambursabil i a partenerilor) care pot periclita realizarea proiectului sau a unora dintre activitile sale. CONINUTUL RAPORTULUI FINANCIAR: Buget revizuit Motivele revizuirii bugetului Evidena cheltuielilor I Evidena cheltuielilor II Reconciliere bancar Flux de numerar previzionat De reinut 1. Conversia lei euro se efectueaz la cursul de schimb prevzut de contract i de procedurile de plat. 2. Pentru plile corespunzatoare contractelor ncheiate, meniunea bun de plat certific faptul c: (a) instituia a primit i a nregistrat oficial o factur ntocmit de ctre contractant; (b) factura n sine, sau un document intern care nsotete factura primit, a fost marcat conform cu realitatea i a fost semnat de ctre un funcionar sau un alt angajat competent tehnic i abilitat corespunztor de ctre ordonatorul de credite responsabil; (c) toate aspectele facturii au fost verificate de ctre ordonatorul de credite sau pe rspunderea sa, pentru a se determina n special suma de plat i validarea plii ca stingere a datoriei. 3. Meniunea conform cu realitatea menionat mai sus certific faptul c serviciile prevzute n contract au fost prestate corespunztor, bunurile pre-vzute n contract au fost livrate corespunztor, sau ca lucrrile prevzute n contract au fost executate corespunztor. Pentru bunuri i lucrri, furnizorul sau angajatul competent tehnic ntocmete un certificat provizoriu de recepie, apoi un certificat final de recepie la sfritul perioadei de garanie prevazute n contract. Aceste dou certificate sunt echivalente cu meniunea conform cu realitatea.
pag. 45
E.
COMPARAIE NTRE REGULILE UE I NAIONALE REFERITOARE LA ACHIZIII

AUTORITI CONTRACTANTE
E.1
PROCEDURI UE a) statul b) autoriti regionale sau locale c) organisme cu personalitate juridic nfiinate n scopul unor necesiti de interes general, neavnd un caracter industrial sau comercial sau asociaii formate din mai multe asemenea autoriti sau organisme care: sunt finanate; sunt obiect al supravegherii manageriale; au o conducere administrativ,managerial sau de supraveghere, ai cror mai mult de jumatate din membri sunt alei n cea mai mare parte de catre stat sau autoriti regionale sau locale, sau alte organisme guvernate de legea public; d) entiti ce desfoar activiti relevante n unul dintre sectoarele publice - ap, energie, transporturi i telecomunicaii - i care se afl sub influena dominant a unei persoane juridice de mai sus e) entiti care beneficiaz de drepturi speciale sau exclusive; f) organisme private ce dein concesiuni de construcii sau servicii. PROCEDURI NAIONALE a) oricare autoritate public, astfel cum este definit aceasta n Constituia Romniei, inclusiv autoritatea judectoreasc; b) oricare instituie public, de interes general sau local, autonom ori aflat n subordinea sau sub controlul unei autoriti publice; c) oricare persoan juridic, alta dect cele prevazute la lit. a) sau b), care a fost nfiinat pentru a desfura activiti de interes public fr caracter comercial sau industrial i care: este finanat din fonduri publice, sau se afl n subordinea sau sub controlul unei autoriti ori instituii publice sau au n componena consiliului de administraie/organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumtate din numrul membrilor numii de ctre o autoritate sau o instituie public; d) oricare persoan juridic ce desfoar activiti relevante n unul dintre sectoarele de utiliti publice - ap, energie, transporturi i telecomunicaii - i care se afl, direct sau indirect, sub influena dominant a uneia dintre persoanele juridice prevzute la lit. a), b) sau c) ori care beneficiaz de drepturi speciale sau exclusive pentru desfurarea unor astfel de activiti. e) asociaia contractant;
pag. 46
f)
prin hotrre a guvernului se pot stabili i alte persoane juridice care au obligaia de a efectua achiziii publice potrivit prevederilor ordonanei de urgen.
E.2
TIPURI DE CONTRACTE ACOPERITE
PROCEDURI UE Contracte cu titlu oneros ncheiate n scris de o autoritate contractant pentru a obine, n schimbul unui pre pltit integral sau parial din buget, furnizarea de bunuri mobile sau imobile, executarea de lucrri sau prestarea de servicii. PROCEDURI NAIONALE Contract ncheiat n form scris n vederea dobndirii definitive sau temporare de ctre autoritatea contractant a unor produse, lucrri sau servicii
E.3
PRAGURI
PROCEDURI UE Pragurile prevzute de directive: LUCRRI X > 5.923.000 de euro; BUNURI X > 154.000 de euro (autoriti centrale) sau X > 236.000 de euro pentru restul entitilor; SERVICII X > 154.000 de euro (autoriti centrale) sau X > 236.000 de euro pentru restul entitilor. Contractele nu trebuie divizate n vederea evitrii directivelor. Pentru valori mici, pragurile sunt: X < 200 de euro 200 de euro < X < 1.050 de euro 1.050 de euro < X < 13.800 de euro 13.800 de euro < X < 50.000 de euro X > 50.000 de euro PROCEDURI NAIONALE LUCRRI X > 100.000 de euro; 2.000 de euro < X < 100.000 de euro X < 2.000 de euro
BUNURI X > 40.000 de euro; 2.000 de euro < X < 40.000 de euro X < 2.000 de euro SERVICII X > 40.000 de euro; 2.000 de euro < X < 40.000 de euro X < 2.000 de euro
pag. 47
E.4
TIPURI DE PROCEDURI
PROCEDURI UE Licitaie deschis: atunci cnd toi agenii economici interesai pot depune oferta. Licitaie restrns: atunci cnd toi agenii interesai pot solicita s participe, dar numai candidaii care ndeplinesc criteriile de selecie stabilite i care sunt invitai simultan i n scris de ctre AC pot depune oferta. Licitaie negociat: atunci cnd AC consult ofertanii alei care ndeplinesc criteriile de selecie stabilite i negociaz condiiile contractuale cu unul sau mai muli dintre acetia. Concursurile: permit AC s obin, n special n domeniul arhitecturii i al ingineriei civile sau al procesrii de date, un plan sau proiect propus de o comisie de selecie dup participarea la o licitaie competitiv cu sau fr premii. PROCEDURI NAIONALE Licitaie deschis: atunci cnd orice furnizor, executant sau prestator interesat are dreptul de a depune oferta; Licitaie restrans: care se desfoar n dou etape distincte i prin care numai candidaii selectai de ctre AC n prima etap sunt invitai s depun oferte; Licitaie negociat, care poate fi: 1. negociere competitiv: prin care AC se consult i negociaz clauzele contractuale, exclusiv preul, cu mai muli furnizori, executani sau prestatori; 2. negociere cu o singur surs: prin care AC se consult i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu un singur furnizor, executant sau prestator; Cererea de ofert (procedura simplificat): prin care AC solicit oferte de la mai muli furnizori, executani sau prestatori. Concurs de soluii: permite AC s achiziioneze, n special n domeniul amenajrii teritoriului, al proiectrii urbanistice i peisagistice, al arhitecturii sau n cel al prelucrrii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concureniale de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii.
E.5
PUBLICITATE
PROCEDURI UE Notificarea de preinformare este notificarea prin care AC face cunoscut, cu titlu orientativ, valoarea total estimat a contractelor, pe categorii de servicii sau grupe de produse, i caracteristicile eseniale ale contractelor de lucrri pe care intenioneaz s le adjudece dac valoarea total estimat este egal sau mai mare dect: 750.000 de euro pentru contractele de bunuri i servicii; 5.923.000 de euro pentru contractele de lucrri. Notificarea de preinformare se transmite Biroului pentru Publicaii Oficiale al Comunitilor. Notificarea de contractare este mijlocul prin care AC face cunoscut intenia de a lansa o procedur de achiziii publice. Ea este obligatorie pentru contractele cu o valoare estimat egal sau mai mare dect: 5.923.000 de euro pentru lucrri; 154.000 de euro pentru bunuri i servicii (autoriti centrale) 236.000 de euro pentru bunuri i servicii (restul entitilor);
pag. 48
Autoritile contractante care doresc s organizeze un concurs emit o notificare prin care i anun aceast intenie. n plus fa de publicitatea prevzut mai sus, contractele pot face obiectul unor alte metode de publicitate, n special n form electronic. Aceast publicitate face trimitere la notificarea publicat n Jurnalul Oficial al Comunitilor Europene i nu poate preceda publicarea acestei notificri, singura care este autentic. Aceast publicitate nu poate introduce nici o discriminare ntre candidai sau ofertani, nu poate conine alte detalii dect cele coninute n notificarea de contractare, dac s-a publicat o astfel de notificare. Notificarea de adjudecare comunic rezultatul procedurii de achiziii publice. n cazul contractelor a cror valoare este egal sau mai mare dect limitele prevzute mai sus, notificarea de adjudecare este obligatorie. Notificarea de adjudecare se transmite Biroului pentru Publicaii Oficiale al Comunitilor Europene n termen de cel mult 48 de zile calendaristice de la ncheierea procedurii, adic de la data semnrii contractului. Notificrile se ntocmesc n conformitate cu modelele anexate la directiva 78/2001 a CE. Contractele cu o valoare mai mic dect limitele prevzute mai sus fac obiectul unei publiciti prin mijloacele adecvate pentru a asigura ofertarea competitiv i imparialitatea procedurii de achiziie. Biroul pentru Publicaii Oficiale al Comunitilor Europene public notificrile de preinformare i de contractare n Jurnalul Oficial al Comunitilor Europene n termen de 12 zile calendaristice de la trimiterea lor. Perioada n cauz poate fi redus la 5 zile calendaristice n cazul procedurilor rapide i dac notificrile au fost ntocmite i trimise electronic. Autoritile contractante trebuie s poat furniza dovezi cu privire la data trimiterii. Notificrile vor fi publicate n Jurnalul Oficial al Comunitilor Europene n toate limbile oficiale ale Uniunii Europene PROCEDURI NAIONALE AC are obligaia de a face cunoscut n mod public intenia de a efectua achiziii publice pentru contractele de achiziie public previzionate a fi atribuite pn la sfritul anului bugetar i a cror valoare estimat, fr TVA, este egal sau mai mare dect echivalentul n lei a 750.000 de euro, scop n care trebuie s transmit spre publicare n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a - achiziii publice, un anun de intenie. Pentru contracte a cror valoare estimat, fr T.V.A., este mai mic dect echivalentul n lei a 750.000 de euro, publicarea anunului de intenie este opional. AC are obligaia s transmit spre publicare n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a achiziii publice, un anun de participare, n toate cazurile n care aplic una dintre procedurile prin licitaie deschis, restrns sau prin negociere competitiv, precum i n cazul n care intenioneaz s organizeze un concurs de soluii. AC are obligaia de a preciza n anunul de participare la concursul de soluii dac acesta este urmat de atribuirea unui contract de servicii unuia dintre concurenii ctigtori ai concursului respectiv. AC are dreptul, n scopul asigurrii unei transparene maxime, de a face cunoscut anunul de participare i prin alte mijloace de informare locale, naionale sau internaionale, dar numai dup publicarea anunului respectiv n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a - achiziii publice. Anunul de participare publicat i n alte mijloace de informare locale, naionale sau internaionale
pag. 49
trebuie s menioneze numrul i data apariiei Monitorului Oficial al Romniei, partea a VI-a achiziii publice, n care s-a publicat anunul de participare i nu trebuie s conin alte informaii dect cele publicate n Monitorul Oficial al Romniei. Autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a - achiziii publice, un anun de atribuire a contractului de achiziie public, nu mai trziu de 30 de zile de la data ncheierii contractului de achiziie public. Autoritatea contractant care a organizat un concurs de soluii are obligaia de a transmite spre publicare n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a - achiziii publice, un anun privind rezultatul concursului respectiv nu mai trziu de 30 de zile de la data deciziei juriului. Coninutul anunurilor de intenie, de participare i de atribuire este stabilit prin Hotrrea de Guvern 461/2001. n cazul aplicrii procedurii prin cerere de ofert, autoritatea contractant nu are obligaia de a transmite un anun de atribuire a contractului. Regia autonom "Monitorul Oficial are obligaia de a publica n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a achiziii publice, n termen de cel mult 12 zile de la data nregistrrii acestor anunuri. n cazul n care, din motive de urgen, AC accelereaz aplicarea procedurii de licitaie restrans sau de negociere competitiv, regia autonom "Monitorul Oficial" are obligaia de a publica anunul de participare n termen de cel mult 5 zile de la data nregistrrii acestuia. Anunurile vor fi publicate n Monitorul Oficial al Romniei, partea a VI-a achiziii publice n limba romn iar n publicaiile internaionale ntr-o limb de circulaie internaional.
E.6 NUMRUL DE CANDIDAI INVITAI S DEPUN OFERTA N PROCEDURILE RESTRNSE SAU NEGOCIATE
PROCEDURI UE ntr-o procedur restrans numrul de candidai invitai s depun o ofert nu poate fi mai mic dect 5, i nici mai mare de 20 cu condiia ca un numr suficient de candidai s ndeplineasc criteriile de selecie. n procedurile negociate, numrul de candidai invitai la negociere nu poate fi mai mic dect 3, cu condiia ca un numr suficient de candidai s ndeplineasc criteriile de selecie. PROCEDURI NAIONALE Numrul de candidai selectai trebuie s se ncadreze ntre limita minim i limita maxim a intervalului precizat n anunul de participare sau s fie egal cu numrul precizat n anunul de participare. Acest numr trebuie stabilit astfel nct s nu afecteze concurena real i trebuie s fie: a) nu mai mic de 5 i nici mai mare de 20 de candidai selectai, n cazul aplicrii procedurii prin licitaie restrns; b) nu mai mic de 3 candidai selectai, n cazul aplicrii procedurii prin negociere competitiv, cu condiia s existe un numr suficient de candidai corespunztori.
E.7
TERMENE LIMIT PENTRU PRIMIREA OFERTELOR I A SOLICITRILOR DE PARTICIPARE
PROCEDURI UE n procedurile deschise, termenul limit pentru primirea ofertelor este de minimum 52 de zile de la data trimiterii notificrii de contractare.
pag. 50
Dac AC a trimis spre publicare o notificare de preinformare coninnd toate informaiile necesare pentru notificarea de contractare cu cel puin 52 de zile i cu cel mult 12 luni nainte de data trimiterii notificrii de contractare, termenul limit pentru primirea ofertelor poate n general s fie redus la 36 de zile, dar n nici un caz la mai puin de 22 de zile de la data trimiterii notificrii de contractare. n procedurile restrnse i negociate n care se public o notificare de contractare, termenul limit pentru primirea solicitrilor de participare este de minimum 37 de zile de la data trimiterii notificrii de contractare. n procedurile restrnse pentru contracte care depesc limitele stabilite de directive, termenul limit pentru primirea ofertelor este de minimum 40 de zile de la data trimiterii invitaiei la licitaie. n procedurile restrnse, dac AC a trimis spre publicare o notificare de preinformare coninnd toate informaiile necesare pentru notificarea de contractare cu cel puin 52 de zile i cu cel mult 12 luni nainte de data trimiterii notificrii de contractare, termenul limit pentru primirea ofertelor poate fi redus la 26 de zile de la data trimiterii invitaiei la licitaie. n procedurile restrnse pentru valori cuprinse ntre cele prevzute de directive i 50.000 de euro, termenul limit de primire a ofertelor este de minimum 21 de zile de la data trimiterii invitaiei la licitaie. PROCEDURI NAIONALE n cazul procedurilor deschise pentru contracte a cror valoare estimat, fr T.V.A., este mai mare dect: 100.000 de euro (bunuri sau servicii) 1.000.000 de euro (lucrri), data limit stabilit pentru depunerea ofertelor nu trebuie s fie mai devreme de 52 de zile de la data transmiterii spre publicare a anunului de participare. Dac AC a publicat un anun de intenie cu cel puin 52 de zile i cu cel mult 12 luni nainte de data transmiterii anunului de participare, perioada fixat pentru depunerea ofertelor nu trebuie s fie mai mic de 36 de zile de la data transmiterii spre publicare a anunului de participare. n cazuri excepionale AC are dreptul de a reduce perioada fixat pentru depunerea ofertelor pn la 26 de zile, dar are obligaia de a prelungi aceast perioad pn la 36 de zile, dac cel puin unul dintre potenialii ofertani care au obinut un exemplar din documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei solicit acest lucru. n cazul atribuirii contractelor a cror valoare estimat, fr T.V.A., este egal sau mai mic dect: 100.000 de euro (bunuri sau servicii) 1.000.000 de euro (lucrri), data limit stabilit pentru depunerea ofertelor nu trebuie s fie mai devreme de 10 zile de la data publicrii anunului de participare. n cazul procedurilor restrnse sau de negociere competitiv data limit pentru primirea documentelor de calificare nsoite de scrisoarea de interes nu trebuie s fie mai devreme de 37 de zile de la data transmiterii spre publicare a anunului de participare. AC care desfoar activiti relevante n sectoarele de utiliti publice are dreptul de a reduce aceast perioad la 26 de zile de la data transmiterii spre publicare a anunului de participare.
pag. 51
n cazul aplicrii procedurii de licitaie restrns data limit stabilit pentru depunerea ofertelor nu trebuie s fie mai devreme de 40 de zile de la data transmiterii invitaiei de participare pentru a depune ofert. n procedurile restrnse, dac AC a trimis spre publicare un anun de intenie cu cel puin 52 de zile i cu cel mult 12 luni nainte de data transmiterii spre publicare a anunului de participare, termenul limit pentru primirea ofertelor poate fi redus la 26 de zile de la data trimiterii invitaiei la licitaie. n cazul aplicrii procedurii de negociere competitiv data limit stabilit pentru depunerea ofertelor nu trebuie s fie mai devreme de 15 zile de la data transmiterii invitaiei de participare pentru a depune oferta. n cazul aplicrii procedurii de cerere de ofert AC are obligaia de a stabili i de a include n anunul i n invitaia de participare data limit pentru depunerea ofertelor, care nu trebuie s fie mai devreme de: a) 10 zile de la data transmiterii invitaiei de participare, n cazul atribuirii contractelor de lucrri; b) 5 zile de la data transmiterii invitaiei de participare, n cazul atribuirii contractelor de furnizare sau de servicii.
E.8
TERMENE LIMIT N CAZURI DE URGEN
PROCEDURI UE Dac o urgen bine justificat face impracticabile termenele limit prevzute pentru procedurile restrnse i negociate n care se public o notificare de contractare, AC poate stabili urmtoarele termene limit, exprimate n zile calendaristice: (a) un termen limit pentru primirea solicitrilor de participare de minimum 15 zile de la data trimiterii notificrii de contractare; (b) un termen limit, pentru primirea ofertelor, de minimum 10 zile de la data invitaiei la licitaie. PROCEDURI NAIONALE AC are dreptul de a accelera aplicarea procedurii prin licitaie restrns sau prin negociere competitiv i anume de a reduce numrul de zile pentru: primirea documentelor de calificare nsoite de scrisoarea de interes, dar nu la mai puin de 15 zile i numai n situaia n care, din motive de urgen, respectarea numrului de zile prevzut la alineatul respectiv ar cauza prejudicii AC. primirea ofertelor, dar nu la mai puin de 10 zile
E.9
TERMENUL PREVZUT PENTRU ACCESUL LA DOCUMENTELE DE INVITARE LA LICITAIE
PROCEDURI UE Cu condiia ca solicitarea s fi fost facut n timp util nainte de data limit pentru depunerea ofertelor, caietul de sarcini i documentele complementare se trimit, n termen de 6 zile calendaristice de la primirea solicitrii, tuturor agenilor economici care au solicitat caietul de sarcini sau i-au exprimat interesul de a depune o ofert.
pag. 52
PROCEDURI NAIONALE AC are obligaia de a asigura obinerea unui exemplar al documentaiei pentru elaborarea i prezentarea ofertei: n termen de 6 zile de la primirea solicitrii n cazul licitaiei deschise; imediat de la primirea solicitrii din partea candidailor selectai n cazul licitaiei restrnse sau prin negociere n termen de 2 zile de la primirea solicitrii n cazul cererii de ofert cu condiia ca solicitarea s fie fcut n timp util
E.10 TERMENUL PREVZUT PENTRU CLARIFICRI

PROCEDURI UE Cu condiia s fi fost solicitate n timp util, informaiile suplimentare privind caietul de sarcini sunt furnizate simultan tuturor agenilor economici care au solicitat caietul de sarcini sau i-au exprimat interesul de a depune o ofert cu cel puin 6 zile (4 zile n caz de urgen) nainte de data limit pentru primirea ofertelor sau, n cazul unor solicitri de informaii primite cu mai puin de 8 zile calendaristice nainte de data limit pentru primirea ofertelor, ct mai curnd posibil dup primirea solicitrii. Proceduri naionale AC are obligaia de a transmite rspuns la orice solicitare de clarificri, dar numai la acele solicitri primite nainte de data limit de depunere a ofertelor cu cel puin: 8 zile n cazul licitaiei deschise, licitaiei restrnse sau negocierii competitive (rs punsul cu cel puin 6 zile nainte de data limit a depunerii ofertelor); 6 zile n cazul accelerrii licitaiei restrnse i n cazul cererii de ofert pentru lucrri (rspunsul cu cel puin 4 zile nainte de data limit a depunerii ofertelor); 3 zile n cazul cererii de ofert aplicate pentru bunuri i servicii (rspunsul cu cel puin 2 zile nainte de data limit a depunerii ofertelor)
E.11 UTILIZAREA UNEI PROCEDURI NEGOCIATE FR PUBLICAREA PREALABIL A UNEI NOTIFICRI DE CONTRACTARE
PROCEDURI UE a) dac nu a fost depus nici o ofert sau nu au fost depuse oferte corespunzatoare n urma unei proceduri deschise sau restrnse, dup ncheierea procedurii iniiale, cu condiia ca condiiile originale de contractare s nu fie modificate substanial; b) dac un contract de servicii este ncheiat n urma unui concurs i trebuie, conform normelor aplicabile, s fie adjudecat candidatului ctigtor sau unuia dintre candidaii ctigtori; n cel de-al doilea caz, toi candidaii ctigtori sunt invitai s participe la negocieri; c) dac produsele sunt fabricate numai pentru cercetare, experimentare, studiu sau dezvoltare, cu excepia testelor de viabilitate comercial i a produciei pe scar larg destinate recuperrii costurilor de cercetare i dezvoltare; d) dac, din motive tehnice sau artistice sau din motive care in de protecia unor drepturi exclusive, contractul poate fi adjudecat numai unui anumit agent economic; e) pentru contracte de bunuri n cazul unor livrri suplimentare destinate nlocuirii
pag. 53
pariale a produselor sau instalaiilor curente sau suplimentrii produselor i instalaiilor existente, dac nlocuirea furnizorului ar obliga AC s achiziioneze echipamente cu caracteristici tehnice diferite, ceea ce ar conduce la incompatibiliti sau dificulti tehnice disproporionate n funcionare i ntreinere; durata acestor contracte nu poate fi mai mare de trei ani; f) pentru servicii i lucrri suplimentare care nu au fost incluse n proiectul avut iniial n vedere i nici n contractul ncheiat iniial, dar care, din motive neprevzute i independente de AC, au devenit necesare pentru executarea serviciilor sau lucrrilor cu condiia ca adjudecarea s se fac contractantului care execut contractul: dac aceste contracte suplimentare nu pot fi separate din punct de vedere tehnic sau economic de contractul principal fr inconveniente semnificative pentru AC; dac serviciile sau lucrrile n cauz, dei separabile de executarea contractului iniial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia. Valoarea total a contractelor suplimentare nu poate depi 50 % din cuantumul contractului iniial. g) pentru contracte suplimentare care constau n repetarea unor servicii sau lucrri similare ncredinate contractantului prin adjudecarea unui contract anterior de ctre aceeai AC, cu condiia ca obiectul contractului s fie conform proiectului de baz i ca primul contract s fi fost adjudecat printr-o procedur deschis sau restrans; n plus, opiunea de a utiliza procedura negociat este menionat nc de la licitarea primului contract, iar costul total estimat al contractelor suplimentare este luat n considerare la calculul limitelor prevzute de directive. Procedura n cauza poate fi utilizat numai n cursul primilor trei ani de la ncheierea contractului iniial h) n msura n care este absolut necesar, dac, din motive de extrem urgen determinate de evenimente neprevzute care nu pot fi imputate AC i care ar putea periclita interesele comunitilor, respectarea termenelor stabilite este imposibil; i) pentru contracte imobiliare, dup prospectarea pieei locale; j) pentru contractele cu o valoare mai mic dect 13.800 de euro. PROCEDURI NAIONALE a) atunci cnd, n urma aplicrii unei proceduri prin licitaie deschis sau restrns, nu a fost prezentat nici o ofert (NC); b) atunci cnd, n urma aplicrii unei proceduri prin licitaie deschis sau restrns, au fost respinse toate ofertele prezentate i numai dac AC transmite invitaie de participare cel puin tuturor ofertanilor care au fost calificai n cadrul procedurii iniiale (NC); c) atunci cnd, ca urmare a organizrii unui concurs de soluii, trebuie s atribuie contractul de servicii unuia dintre concurenii castigtori ai concursului respectiv (NC) d) atunci cnd AC achiziioneaz produse ce urmeaz s fie fabricate exclusiv n scopul cercetrii tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii tehnologice i numai dac autoritatea contractant nu urmrete asigurarea unei rentabiliti sau acoperirea costurilor aferente cercetrii tiinifice, experimentrii sau dezvoltrii tehnologice (NC) e) dac contractul poate fi executat sau prestat doar de un singur contractant, din
pag. 54
(f)
g)
h)
i)
motive de natur tehnic, artistic sau din motive legate de protecia unui drept de exclusivitate asupra acestora; dac se achiziionez, n mod adiional, produse destinate nlocuirii pariale, suplimentrii sau extinderii echipamentelor, instalaiilor sau a altor dotri achiziionate anterior de la un anumit furnizor i se constat c aceste produse nu se pot achiziiona dect de la acelai furnizor, n vederea evitrii incompatibilitii sau dificultilor tehnice sporite de operare i ntreinere pe care le implic achiziionarea de produse cu caracteristici tehnice diferite de cele deja achiziionate; durata acestor contracte nu poate fi mai mare de trei ani (NS); pentru servicii suplimentare sau lucrri suplimentare, care, dei nu au fost incluse n contractul de servicii, respectiv n contractul de lucrri, atribuit anterior unui contractant, au devenit, ca urmare a unor situaii neprevzute, necesare pentru finalizarea contractului n cauz i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: atribuirea s fie fcut aceluiai contractant; serviciile/lucrrile suplimentare nu pot fi separate, din punct de vedere tehnic i economic, de contractul iniial, ntruct altfel ar aduce prejudicii majore AC sau, dei separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; valoarea estimat a noului contract nu trebuie s depeasc 50% din valoarea actualizat a contractului de servicii, respectiv de lucrri, atribuit iniial (NS) atunci cnd, ulterior atribuirii unui contract de servicii sau de lucrri, autoritatea contractant i propune s achiziioneze noi servicii, respectiv noi lucrri, care sunt similare serviciilor sau lucrrilor achiziionate prin contractul atribuit iniial, i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: noile servicii sau lucrri sunt n conformitate cu cerinele din caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii contractului iniial, iar aceast atribuire a fost realizat prin procedura de licitaie deschis sau prin procedura de licitaie restrns; n anunul de participare pentru atribuirea contractului inial de servicii sau de lucrri s-a precizat c pentru achiziionarea ulterioar de servicii similare, respectiv de lucrri similare, se va putea aplica procedura de negociere cu o singur surs; valoarea estimat a contractului iniial de servicii sau de lucrri s-a determinat inclusiv prin luarea n calcul a serviciilor similare, respectiv a lucrrilor similare ce se vor achiziiona ulterior; AC achiziioneaz astfel de servicii sau de lucrri ntr-un interval de cel mult 3 ani de la atribuirea contractului iniial (NS). n situaie de for major, respectiv stare de necesitate ori altele asemenea sau n orice alte cazuri temeinic motivate care nu au putut fi prevzute i ale cror circumstane, sub nici o form, nu se datoreaz vreunei aciuni a AC, dar numai pentru achiziionarea produselor, serviciilor, lucrrilor necesare pentru a face fa situaiei de extrem urgen, ntr-o perioad imediat, perioad care nu poate depi durata
pag. 55
j)
k)
normal de aplicare a procedurilor de licitaie deschis sau de licitaie restrns (NS); atunci cnd o AC care desfoar activiti relevante n sectoarele de utiliti publice achiziioneaz produse cotate i tranzacionate la burse de mrfuri recunoscute oficial (NS) atunci cnd o AC care desfoar activiti relevante n sectoarele de utiliti publice beneficiaz de posibilitatea valorificrii unei oportuniti de scurt durat, extrem de avantajoase, i n urma creia poate cumpra produse la un pre considerabil mai sczut dect cel practicat pe piaa, pentru produse de acelai nivel tehnic i calitativ (NS)
E.12 UTILIZAREA UNEI PROCEDURI NEGOCIATE DUP PUBLICAREA PREALABIL A UNEI NOTIFICRI DE CONTRACTARE
PROCEDURI UE a) pentru contracte de servicii i lucrri, n cazuri excepionale n care natura serviciilor i a lucrrilor sau riscurile implicate de aceasta nu permit calcularea prealabil a preului global de ctre ofertant; b) dac natura serviciilor de procurat, n special n cazul serviciilor financiare i intelectuale, face imposibil stabilirea specificaiilor contractuale cu o precizie suficient pentru a permite adjudecarea contractului prin alegerea celei mai bune oferte n conformitate cu reglementrile privind procedurile deschise sau restrnse; c) pentru contracte de lucrri, dac lucrrile executate sunt destinate numai cercetrii, testrii sau dezvoltrii i nu asigurrii profitabilitii i recuperrii costurilor de cercetare i dezvoltare; PROCEDURI NAIONALE a) n situaii excepionale, temeinic motivate, atunci cnd AC i propune s dobndeasc servicii sau lucrri care nu permit o estimare iniial a valorii contractului de achiziie public datorit naturii serviciilor sau lucrrilor respective ori datorit riscurilor pe care le implic prestarea sau execuia acestora; b) atunci cnd serviciile pe care AC i propune s le dobndeasc sunt de aa natur nct caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achiziie public prin licitaie deschis sau restrns;
E.13 SPECIFICAIILE TEHNICE

PROCEDURI UE Definesc caracteristici referitoare la: nivelurile de calitate; performanele ecologice; proiectarea pentru toate cerinele (inclusiv accesul pentru persoane cu handicap); nivelurile i procedurile pentru evaluarea conformitii; adecvarea pentru utilizare; sigurana i dimensiunile, terminologia, simbolurile, metodele de ncercare i testare, ambalarea, marcarea i etichetarea, procedurile i metodele de producie; pentru contractele de lucrri, procedurile de asigurare a calitii i normele de proiectare i evaluare a costurilor, condiiile de testare, verificare i recepie pentru
pag. 56
lucrri i metodele sau tehnicile de construcie, precum i toate celelalte condiii tehnice pe care AC le poate impune n temeiul reglementrilor generale i specifice pentru lucrri finalizate i pentru materialele i piesele constituente. PROCEDURI NAIONALE Definesc caracteristici referitoare la: nivelul calitativ, tehnic i de performan; sigurana n exploatare; dimensiuni; sisteme de asigurare a calitii; terminologie, simboluri; teste i metode de testare; ambalare, etichetare, marcare; condiiile pentru certificarea conformitii cu standarde n vigoare. Contractele de lucrri specificaiile tehnice se pot referi, de asemenea, i la prescripii de proiectare i de calcul, la verificarea, inspecia i condiiile de recepie, a lucrrilor sau a tehnicilor, procedeelor i metodelor de construcie, precum i la orice alte condiii cu caracter tehnic pe care AC este capabil s le descrie, n funcie i de diverse acte normative i reglementri, n legatur cu lucrarea final i cu materii prime, materiale sau pri de lucrare utilizate.
E.14 FORMULAREA SPECIFICAIILOR TEHNICE

PROCEDURI UE prin trimitere la standarde europene sau la omologri tehnice europene sau specificaii tehnice comune, dac acestea exist, la standarde internaionale sau alte materiale tehnice de referin ntocmite de organismele europene de standardizare sau, n absena acestora, la echivalentele lor naionale. Fiecare trimitere este urmat de expresia sau echivalent; din punct de vedere al performanelor sau al cerinelor funcionale; ele trebuie s fie suficient de detaliate pentru a permite ofertanilor s determine scopul contractului i AC s adjudece contractul; printr-o combinaie a acestor dou metode de formulare. Exceptnd cazurile ex cepionale, justificate corespunztor de obiectul contractului, specificaiile n cauz nu pot face trimitere la o marc sau o surs specific, la un anumit proces, la mrci nregistrate, patente, tipuri sau o origine sau producie specific care ar conduce la favorizarea sau eliminarea anumitor produse sau ageni economici. Dac nu este posibil s se ofere o descriere suficient de detaliat i inteligibil a obiectului contractului, trimiterea se face prin expresia sau echivalent. PROCEDURI NAIONALE Fr a afecta reglementrile tehnice obligatorii, astfel cum sunt ele definite n legislaia intern referitoare la standardizarea naional, AC are obligaia de a defini n caietul de sarcini i n contract specificaiile tehnice, prin referire, de regul, n urmtoarea ordine de prioritate: la standarde naionale care adopt standarde europene la alte autorizri/omologri sau specificaii tehnice comune utilizate n CE la standarde naionale care adopt standarde internaionale.
pag. 57
n cazul n care nu exist astfel de standarde, specificaiile tehnice vor fi definite prin referire la alte standarde naionale sau prin alte referine de natur tehnic, n acest ultim caz fiind obligatorie precizarea meniunii sau echivalent. Se interzice utilizarea unor specificaii tehnice care indic o anumit origine/surs sau producie, procedee speciale, mrci de fabric sau de comer, brevete de invenie, licene de fabrcaie sau a oricror alte cerine care au ca efect favorizarea unuia sau a mai multor ofertani.
E.15 VALABILITATEA OFERTELOR

PROCEDURI UE Nu exist specificat o perioad de valabilitate a ofertelor, AC avnd posiblitatea s stabileasc aceasta perioad. PROCEDURI NAIONALE Pentru servicii i bunuri, de regul, perioada de valabilitate a ofertelor trebuie s se ncadreze ntre 30 i 90 de zile. Pentru lucrri, de regul, perioada de valabilitate a ofertelor trebuie s se ncadreze ntre 45 i 90 de zile.
E.16 FORMATELE UTILIZATE PENTRU DEPUNEREA OFERTEI

PROCEDURI UE Nu exist formate standard predefinite. Ele vor fi elaborate de AC astfel nct s faciliteze elaborarea i prezentarea ofertei i a documentelor care o nsoesc i, pe de alt parte, s permit comisiei de evaluare examinarea i evaluarea rapid i corect a tuturor ofertelor depuse. PROCEDURI NAIONALE Sunt furnizate de AC o dat cu documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei n conformitate cu formatele disponibile n OMF 1012/2001, OMF1013/2001, OMF 1014/2001
E.17 CRITERII DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI

PROCEDURI UE a) fie prin procedura de adjudecare automat, caz n care contractul se adjudec ofertei care, fiind n ordine i ndeplinind condiiile stabilite, prezint cel mai mic pre; b) fie prin procedura ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere tehnico-economic. Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic este cea cu cel mai bun raport calitate-pre, innd seama de criterii justificate de obiectul contractului, precum: preul oferit meritul tehnic caracteristici estetice i funcionale caracteristici de mediu costuri de funcionare rentabilitate termene de finalizare sau de livrare service post-vnzare i asisten tehnic. AC specific, n notificarea de contractare sau n caietul de sarcini, ponderea aplicat fiecrui criteriu pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere tehnico-econo-
pag. 58
mic. Ponderea aplicat preului fa de celelalte criterii nu poate conduce la neutralizarea criteriului preului n alegerea contractantului. PROCEDURI NAIONALE a) fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut b) fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic. n cazul aplicrii criteriului "preul cel mai sczut", cerinele impuse de ctre AC prin caietul de sarcini sunt considerate cerine minimale. n cazul aplicrii criteriului "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere tehnico-economic", oferta stabilit ca fiind ctigtoare este oferta care ntrunete punctajul cel mai mare rezultat din aplicarea unui algoritm de calcul bazat pe aplicarea unor criterii cum ar fi: preul; caracteristici privind nivelul calitativ, estetic, tehnic sau funcional; costuri curente; raportul cost/eficien,; termen de livrare sau de execuie; servicii postvnzare i asisten tehnic; angajamente privind livrarea pe termen lung de piese de schimb, subansambluri sau furnituri, condiii, referitoare la aplicarea preferinei interne, etc. AC este obligat s precizeze n documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei criteriile de evaluare ale ofertei n ordinea importanei lor pentru evaluarea ofertei, precum i algoritmul de calcul detaliat care va fi aplicat.
E.18 ACORDAREA MARJEI DE PREFERIN INTERN

PROCEDURI UE n general interzis de Tratatele UE i Directive (excepie fcnd echipamentele militare). PROCEDURI NAIONALE Autoritatea contractant are obligaia de a acorda o marj de preferin intern. Excepii: dac prin aceasta se ncalc obligaii asumate de Romnia prin acorduri internaionale. n cazul atribuirii unui contract de achiziie public a crui finanare este asigurat prin programe ale UE sau ale altor finanatori, cu excepia cazului n care prin documentele convenite cu acetia nu se prevede altfel.
E.19 MODELUL DE CONTRACT

PROCEDURI UE Nu exist un format standard predefinit. PROCEDURI NAIONALE Este furnizat de AC o dat cu documentaia pentru elaborarea i prezentarea ofertei n conformitate cu formatul disponibil n OMF 1012/2001, OMF1013/2001, OMF 1014/2001.
pag. 59
E.20 COMISIA DE EVALUARE

PROCEDURI UE Deschiderea dosarelor de candidatur i a ofertelor este asigurat de o comisie de deschidere, desemnat n acest scop. Ofertele sau dosarele de candidatur pe care comisia le-a declarat neconforme cu condiiile stabilite sunt respinse, restul sunt evaluate, pe baza criteriilor de selecie i de atribuire stabilite n documentaia privind invitaia la licitaie, de ctre o comisie de evaluare desemnat n acest scop, pentru a propune candidatul sau ofertantul cruia i se atribuie contractul. Comisia de evaluare/deschidere este format din cel puin 3 persoane reprezentnd cel puin doua entiti organizatorice ale instituiei implicate fr o legatur ierarhic ntre ele. Dac nu exist entiti separate, cerina privind entitile organizatorice fr o legtur ierarhic ntre ele nu se aplic. Comisia de evaluare poate fi format din aceeai membri ca i comisia de deschidere a ofertelor. PROCEDURI NAIONALE AC are obligaia de a constitui, pentru atribuirea fiecrui contract de achiziie public n parte, o comisie de evaluare care rspunde de urmtoarele activiti: a) verificarea eligibilitii, nregistrrii i a ndeplinirii criteriilor referitoare la capacitatea tehnic i economico-financiar de ctre candidai/ofertani; b) deschiderea, examinarea i evaluarea ofertelor; c) stabilirea ofertei ctigtoare. Comisia de evaluare sau, dup caz, comisia de negociere este format din cel puin 3 membri cu pregtire profesional i experient relevant n domeniu, precum i cu probitate moral recunoscut. n situaia n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare profesional, cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent.
E.21 EVITAREA CONFLICTELOR DE INTERES

PROCEDURI UE Un conflict de interes survine n cazul n care exercitarea imparial i obiectiv a atribuiilor ce i revin (unui membru al comisiei) este compromis din motive care implic familia, viaa sentimental, afinitile politice sau naionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al ofertantului/candidatului PROCEDURI NAIONALE Nu au dreptul s fie membri n comisia de evaluare sau n juriu urmtoarele persoane: a) soul sau o rud pn la gradul al treilea inclusiv cu unul dintre ofertani, candidai, sau concureni; b) persoanele care n ultimii 3 ani au avut contracte de munc sau de colaborare cu unul dintre ofertani, candidai sau concureni, ori persoanele care au fcut parte din consiliul de administraie sau din orice alt organ de conducere sau de administraie al acestora; c) persoanele care dein pri sociale sau aciuni din capitalul social subscris al unuia dintre ofertani, candidai sau concureni.
pag. 60
E.22 INREGISTRAREA PROCEDURILOR DE ACHIZIIE

PROCEDURI UE AC va pstra nregistrri scrise ale tuturor procedurilor lansate. Acestea trebuie s fie puse la dispoziia Comisiei Europene la cerere sau automat (n unele cazuri specificate). PROCEDURI NAIONALE AC are obligaia de a ntocmi dosarul achiziiei publice pentru fiecare contract atribuit care este pstrat atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice i, oricum, nu mai puin de 5 ani de la data finalizrii contractului respectiv. La cerere, dosarul achiziiei publice este pus la dispoziie oricrei autoriti publice interesate, spre consultare, cu condiia ca nici o informaie s nu fie dezvluit, dar fr a se limita drepturile ce decurg, potrivit legii, pentru organele abilitate, de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor.
E.23 INFORMAREA PARTICIPANILOR

PROCEDURI UE AC face cunoscute ct mai curnd posibil tuturor candidailor sau ofertanilor - ale cror candidaturi sau oferte au fost respinse - motivele pe care s-a ntemeiat aceast decizie i comunic tuturor ofertanilor - ale cror oferte sunt admisibile i care au depus o cerere scris (n termen de 15 zile calendaristice) - caracteristicile i avantajele relative ale ofertei reinute, precum i numele ofertantului cruia i este atribuit contractul. PROCEDURI NAIONALE AC are obligaia de a transmite comunicri referitoare la rezultatul seleciei/evalurii ctre toi candidaii/ofertanii n cel mult dou zile de la data la care comisia de evaluare a stabilit candidaii selectai sau a stabilit oferta ctigtoare.
pag. 61
ADRESE UTILE
http://europa.eu.int/eur-lex http://www.cpma.lt http://www.infoeuropa.ro http://www.mie.ro http://www.ier.ro http://www.go-london.gov.uk http://www.europa.eu.int/comm/regional_policy http://www.europa.eu.int/comm/internal_market/publicprocurement http://www.dti.gov.uk/europe/structuralfunds http://www.go-london.gov.uk/europeran_structural_funds/onjective_2 http://www.europa.eu.int/comm/regional_policy/sources/docgener/guides/ppp_en.pdf http://www.go-em.gov.uk/european/publicity/gallery.php http://www.gos.gov.uk http://www.lvstc.org.uk http://www.oecd.org

A1.4. Implementarea Proiectelor

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

A1.4. Implementarea Proiectelor

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

RISCURI N PROCESUL DE MANAGEMENT I DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

COLABORAREA N VEDEREA REALIZRII SARCINILOR, PARTENERIAT I EFICIEN

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

MONITORIZAREA DECLARAIILOR DE CHELTUIELI

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

LINII DIRECTOARE PROCEDURALE PENTRU IMPLEMENTAREA FONDURILOR STRUCTURALE EUROPENE

1260/1999 1263/1999 1784/1999 1783/1999 1257/1999 2185/1996

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

- pre de cumprare, taxe legale, etc

SUBTOTAL TOTAL GENERAL

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

Cheltuieli eligibile mprite pe sursa fondurilor

inte cuantificate i necuantificabile Denumirea scopului proiectului

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

PROIECT COFINANAT DE UNIUNEA EUROPEAN

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

CERINE PHARE N IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

REALIZAREA ACTELOR ADIIONALE LA CONTRACTUL DE GRANT

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

RAPORTRI TEHNICE I FINANCIARE

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

COMPARAIE NTRE REGULILE UE I NAIONALE REFERITOARE LA ACHIZIII

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

TIPURI DE CONTRACTE ACOPERITE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR

DE LA PHARE LA FONDURILE STRUCTURALE

modul A 1.4 - IMPLEMENTAREA PROIECTELOR