7.2. Formele de nregistrare contabila 7.2.1.

Definirea formei de nregistrare contabila Din momentul nregistrarii datelor n documentele primare si pna la prezentarea lor spre analiza organelor de conducere, ele trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt urmatoarele: consemnarea operatiilor economice n documentele primare, ceea ce se mai numeste culegerea datelor informationale; prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) si nregistrarea acestora n sistemul de conturi; verificarea exactitatii datelor nregistrate n conturi cu ajutorul balantei de verificare; verificarea realitatii datelor nregistrate n contabilitate cu ajutorul inventarierii; sintetizarea si generalizarea informatiilor contabile, n vederea cunoasterii de ansamblu a activitatii economice a unitatii patrimoniale, prin intermediul documentelor contabile de sinteza (bilantul contabil). n cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru. n cadrul fiecarei etape, lucrarile se realizeaza dupa o anumita conceptie, cu ajutorul anumitor suporti materiali ai datelor informationale si folosind anumite mijloace tehnice de lucru. Toate aceste etape constituie ciclul contabil de prelucrare a datelor. mbinarea si executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se realizeaza prin forma de nregistrare contabila, denumita si forma de contabilitate. n contabilitatea altor tari notiunea de forma de contabilitate este nlocuita prin cea de sistem contabil, prin aceasta prezentndu-se structura interna a metodei contabilitatii. Daca ciclul contabil sau modul de nregistrare si prelucrare a datelor formeaza continutul formei de nregistrare contabila, formularele de evidenta si raportare a datelor folosite reprezinta instrumente de lucru ale acesteia. Prin forma de nregistrare contabila se ntelege un ansamblu de formulare corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea si prelucrarea dupa anumite reguli a datelor privind starea si miscarea elementelor patrimoniale. Formele de nregistrare contabila au aparut, s-au dezvoltat si s-au perfectionat n strnsa dependenta de conditiile ornduirii economice,

experienta dobndita n practica contabila si perfectionarea tehnicilor de prelucrare a datelor. Perfectionarea formelor de nregistrare contabila, de-a lungul istoriei s-a realizat prin aparitia n cadrul formelor vechi a unor elemente noi, care au generat alte forme n scopul adaptarii acestora la conditiile specifice ale activitatii din diferite etape de dezvoltare. Experienta teoretica si practica din activitatea financiar-contabila dovedeste ca nu se poate aplica aceeasi forma de nregistrare contabila n toate unitatile patrimoniale. Ca urmare, alegerea formei de contabilitate este influentata de natura activitatii unitatii patrimoniale, de marimea si structura organizatorica a acesteia, n functie de mijloacele tehnice de prelucrare de care dispune unitatea respectiva, precum si de posibilitatile practice de utilizare a acestor mijloace. 7.2.2. Formele de nregistrare contabila utilizate n tara noastra Ciclul contabil de nregistrare si prelucrare a datelor ncepe cu consemnarea n scris a datelor n documente, se continua cu reflectarea acestor documente n registrele contabile si se ncheie cu ntocmirea bilantului contabil si efectuarea analizei pe baza de bilant. Ca urmare, documentele justificative reprezinta limita inferioara a formei de nregistrare contabila, iar bilantul contabil limita superioara. Discutate prin prisma evolutiei n timp, n diferite tari, se apreciaza ca sporirea potentialului informativ, concomitent, cu perfectionarea mijloacelor si tehnicilor de prelucrare a datelor, a determinat utilizarea mai multor forme de nregistrare contabila cum sunt: forma italiana, forma jurnal-cartea mare; forma maestru-sah (pe conturi corespondente); forma pe jurnale; forma copigrafica (Ruff) si alte forme. Dintre formele de nregistrare contabila folosite n prezent n unitatile patrimoniale din tara noastra mentionam: - forma de nregistrare contabila maestru - sah; - forma de nregistrare contabila pe jurnale; - forma de nregistrare contabila n conditiile folosirii mijloacelor tehnice de calcul, denumita si forma informatica. Fiecare forma de nregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a datelor si prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea nregistrarii cronologice si sistematice. La modul general, n categoria formularelor, ca elemente componente ale formei de nregistrare contabila, se cuprind:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

documentele justificative; registrul jurnal; registrul cartea mare; purtatorii tehnici de date; balanta conturilor; registrul inventar; situatiile sinteza si raportare financiar-contabila, denumite si conturi anuale.

Forma de nregistrare contabila pe jurnale are ca trasatura esentiala utilizarea jurnalelor pentru nregistrarea cronologica si sistematica a creditului fiecarui cont n corespondenta cu conturile debitoare respective. Formularele folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabila sunt urmatoarele: - jurnalele multiple care servesc la nregistrarea cronologica si sistematica proprie conturilor sintetice (n unele cazuri se folosesc si pentru conturile analitice); - situatii pentru debitul unor conturi (de exemplu, pentru debitul conturilor Casa si Conturi curente la banci); - Cartea mare, ce constituie un registru anual, care se completeaza n fiecare luna, pe baza datelor preluate din jurnalele de credit (registrele jurnale auxiliare). Principalele jurnale pentru creditul conturilor, folosite n cadrul acestei forme de nregistrare contabila sunt: Jurnalul privind operatiile diverse, Jurnal situatie privind operatiile contabile, Jurnal - situatie privind operatiile de casa si banca, Jurnal privind decontarile cu furnizorii, Jurnal privind consumurile si alte iesiri de materiale, Jurnal privind salariile si contributia la asigurarile sociale, Jurnal privind vnzarea produselor si alte iesiri, Jurnal privind vnzarea marfurilor si alte iesiri. n categoria situatiilor pentru debitul conturilor mentionam: Situatia privind operatiile de casa si banca (care se afla pe versoul jurnalului privind operatiile de casa si banca); Situatia ncasarii-achitarii facturilor; Situatia privind avansurile spre decontare; Situatia privind miscarea materialelor si cheltuielilor de transport-aprovizionare.

nregistrarile n jurnal si situatii se efectueaza n tot cursul lunii, sau numai la sfrsit de luna, direct pe baza documentelor justificative (sau centralizatoare, unde este cazul), precum si pe baza notelor de contabilitate numai pentru acele operatii care nu au la baza documente justificative (operatii de stornare, etc.). Contabilitatea analitica se organizeaza fie cu ajutorul jurnalelor (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare specifice contabilitatii analitice (fise de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse, etc.). Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pentru fiecare cont sintetic. Aceasta se ntocmeste la finele lunii n felul urmator: - rulajul creditor se preia din coloana de credit a fiecarui jurnal; - rulajul debitor, la acele conturi pentru care nu sunt deschise situatii pentru debitul lor, se determina prin totalizarea sumelor preluate din coloanele conturilor corespondente creditoare cu care intra n corespondenta n cadrul jurnalelor. Continutul informational al acestui jurnal, care mbraca forma de fise, este prezentat la tema referitoare la registrele de contabilitate (vezi paragraful 7.1.). n general, etapele ciclului contabil de prelucrare a datelor sunt asemanatoare cu cele prezentate la forma de nregistrare contabila maestru sah, cu particularitatile mentionate anterior. Forma de nregistrare contabila n conditiile utilizarii tehnicii de calcul (informatica) se bazeaza pe adaptarea conceptiilor metodologice ale formelor de nregistrare contabila caracterizate anterior, cu deosebirea ca toate lucrarile specifice se realizeaza prin utilizarea calculatorului electronic. Instrumentele de lucru sunt, n general, aceleasi ca si n cazul formelor de nregistrare contabila abordate anterior, dar cu un continut informational specific, adaptat necesitatilor de prelucrare automata a datelor. n cadrul acestei forme de nregistrare, n principiu, ciclul contabil de prelucrare a datelor are ca punct de pornire formula contabila, stabilita pe baza documentelor justificative sau notelor de contabilitate, si prin programe specifice de prelucrare se obtine Registrul jurnal, pentru evidenta cronologica, si registrele cartea mare, pentru evidenta sistematica, sintetica si analitica. n plus, n conditiile acestei forme de nregistrare contabila, apar ca etape distincte, n cadrul tehnicii de lucru urmatoarele: activitatea de

codificare; stabilirea procedurilor de prelucrare si elaborarea modelelor pentru datele informationale de intrare si situatiile informationale finale (de iesire). Situatiile finale mpreuna cu documentele care au stat la baza prelucrarii datelor, se transmit compartimentelor beneficiare, respectiv contabilitate, financiar, sau alte birouri functionale, unde sunt folosite pentru sistematizarea informatiilor si obtinerea situatiilor de raportare financiar contabila (bilantul contabil). Mentionam ca n cadrul acestei forme de nregistrare contabila, nregistrarea contabila sistematica (contabilitatea sintetica si analitica) este la fel de importanta ca si nregistrarea contabila cronologica, ambele realizndu-se pe baza de registre sub forma de "listari informatice". Aceasta nseamna ca, la nchiderea exercitiului, Registrul jurnal si registrele Cartea mare, obtinute la calculator sub forma de "liste", trebuie sa fie legate, numerotate, snuruite, parafate, sigilate si vizate nainte de arhivare. Potrivit art.23 din Legea contabilitatii nr.82/l991, persoanele fizice si juridice care utilizeaza sistemele de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure respectarea normelor contabile, stocarea, pastrarea sub forma suportilor tehnici si controlul datelor nregistrate n contabilitate. Sistemele de prelucrare automata a datelor trebuie sa precizeze tipul de suport pentru pastrarea datelor de intrare (pe hrtie, disc, etc.) care asigura conservarea acestora n conditii de siguranta, precum si listele nregistrarilor efectuate n evidenta contabila, interzicndu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari si adaugiri ulterioare. Fiecare data nregistrata n contabilitate trebuie sa aiba la baza continutul unui document scris, la care sa poata avea acces att beneficiarii, ct si organele de control. De asemenea, sistemele de prelucrare automata organizate trebuie sa permita, n orice moment, reconstituirea elementelor si a continutului conturilor, a listelor si informatiilor supuse verificarii, pornind, fie de la datele de intrare, fie n ordine inversa, de la continutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informatii pe baza carora sa se poata determina datele de intrare. Fiecare nregistrare, pentru operatia patrimoniala care a avut loc n unitate, trebuie sa aiba la baza elementele de identificare a datelor supuse prelucrarii. n cazul unitatilor care prelucreaza n sistem automat date din contabilitate, organele de control au acces la documentatia de analiza, programare si de utilizare a tehnicii de calcul, n vederea efectuarii corespunzatoare a testelor necesare. Procedurile de prelucrare automata a datelor trebuie sa fie organizate astfel nct sa permita controlul respectarii reglementarilor n domeniu.

Potrivit normelor legale, n conditiile utilizarii acestei forme de nregistrare contabila, unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.