TRANS-UNIVERSITARIA

Program de formare-dezvoltare continu a cadrelor didactice din nvmntul preuniversitar Grup int: nvtori, educatoare i institutori

BAZE DE DATE
ef lucr.dr.ing.Alexandru FILIP

Braov, 2011

CUPRINS

INTRODUCERE................................................................................................................................ 3 TEMA NR. 1 ....................................................................................................................................... 4 TEMA NR. 2 ..................................................................................................................................... 15 TEMA NR. 3 ..................................................................................................................................... 28 TEMA NR. 4 ..................................................................................................................................... 45 REZUMATUL DISCIPLINEI........................................................................................................ 61 BIBLIOGRAFIE .............................................................................................................................. 63

INTRODUCERE
1. Locul i rolul disciplinei n formarea competenelor programului Disciplina Baze de date face parte din grupul disciplinelor de TIC. Acestea trebuie s asigure competenele de utilizare a calculatorului, pe care oricare cadru didactic, indiferent de nivelul de nvmnt la care i desfoar activitatea, trebuie s le posede. Avnd n vedere unul dintre obiectivele specifice ale proiectului dezvoltarea capacitii cadrelor didactice de a utiliza metode interactive de predare-nvare-evaluare i TIC n implementarea curriculumului centrat pe competene disciplina asigur competenele de baz necesare gestiunii informatizate a diferitelor tipuri de informaii, prin intermediul unuia dintre sistemele informatice cele mai cunoscute, specializat pe baze de date, Microsoft Office Access . 2. Competene profesionale oferite Dup parcurgerea i nsuirea materialului cursantul va fi capabil: s creeze i s dezvolte baze de date de complexitate redus, s utilizeze baze de date existente, s prelucreze informaiile dintr-o baz de date prin ordonare i filtrare, s extrag informaii sintetice dintr-o baz de date, s tipreasc informaiile din baza de date sub diverse forme. 3. Obiective generale nelegerea principiilor de baz i a structurii unei baze de date nelegerea conceptului de baz de date relaional i a avantajelor acesteia cunoaterea interfeei generale Microsoft Office Access 2007 nsuirea modului de a crea tabele i de a gestiona proprietile cmpurilor tabelelor nsuirea modurilor de a prelucra informaiile din tabele prin ordonare i filtrarea datelor nsuirea modului de a crea formulare i rapoarte prin care s se afieze sau s se tipreasc informaii din baza de date 4. Structura cursului Cursul este structurat n 4 teme principale. Fiecare tem conine noiunile teoretice referitoare la subiectul menionat, precum i aplicaii practice sub form de exemple pe care cursantul trebuie s le execute n vederea dobndirii deprinderilor practice necesare. 5. Evaluarea Se va face printr-o aplicaie proprie de baz de date, proiectat i creat de ctre fiecare cursant, respectnd cerinele minime menionate la fiecare tem n parte.

TEMA NR. 1
1.1. Denumirea: Noiuni de baz privind sistemele de gestiune a bazelor de date. Interfaa sistemului Microsoft Access 2007. 1.2. Competene profesionale oferite: a descrie principiile de baz ale gestiunii informatizate a informaiilor, a lucra cu conceptele de tabel, cmp, nregistrare, relaie, a crea structuri de date relaionale, a realiza diferite aciuni n interfaa principal a programului Microsoft Access. 1.3. Obiectivele temei nelegerea principiilor de baz privind gestiunea informatizat a informaiilor nelegerea structurii unei baze de date i a componentelor acesteia nelegerea conceptului de baz de date relaional i a terminologiei utilizate deprinderea de a lucra cu interfaa principal a programului Microsoft Access 1.4. Coninutul detaliat 1.4.1. Ce este o baz de date? Concepte generale. n societatea contemporan gestionarea informaiei este o caracteristic definitorie a existenei acesteia. Constatm c astzi este nevoie ca un volum tot mai mare de informaii s fie ges tionat (memorat, prelucrat, distribuit etc.) ntr-un timp ct mai scurt i cu costuri acceptabile. Bazele de date sunt acele instrumente prin care se poate realiza acest lucru. O baz de date1 este o colecie de informaii [1] despre anumite obiecte, organizate dup o serie de reguli bine stabilite. O baz de date se creaz pentru a stoca informaii la care vor putea avea acces diferii utilizatori cu diferite solicitri. Din acest punct de vedere, bazele de date pot fi clasificate n dou categorii: baze de date statice (de arhivare) n care informaiile nu sunt prelucrate n vreun fel i odat introduse acestea nu se mai modific, datele noi se adaug doar la cele existente; baze de date dinamice n care informaiile se modific permanent n timp i care necesit o permanent prelucrare. Exemple Colecia crilor dintr-o bibliotec, a CD-urilor cu muzic sau a DVD-urilor cu filme Evidena elevilor, a cadrelor didactice i a disciplinelor dintr-o unitate colar Evidena candidailor la concursul de admitere la o facultate Gestiunea bunurilor unei organizaii (obiecte de inventar, mijloace fixe etc.) Evidena clienilor unei societi de asigurare Gestiunea produselor comercializate de ctre o societate comercial
1

lb.englez database, lb.francez base des donnes

4

 Gestiunea produciei de bunuri ntr-o unitate de producie Evidena personalului unei organizaii sau a unei societi comerciale Gestiunea produselor aprovizionate i consumate ntr-un service auto Colecia electronic a ediiilor unor ziare Gestiunea parcului auto al unei societi comerciale i multe altele. O baz de date modern, care se afl n pas cu cerinele lumii informatice de astzi nu trebuie s conin numai informaiile propriu- zise, ci i regulile de gestionare ale acestora (cum ar fi proprieti ale datelor, reguli de validare a datelor etc.) precum i obiectele necesare acestei gestionri (cum ar fi formulare, rapoarte, macrocomenzi, acces web etc.). Pentru ca o baz de date s poat fi construit, utilizat i prelucrat, ntr- un cuvnt gestionat de ctre utilizatorul uman prin intermediul calculatorului este necesar un limbaj de nivel nalt, o interfa. Acest limbaj este un sistem de programe specializat, proiectat n acest scop, care poart numele generic de Sistem de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD), n limba englez DataBases Management System (DBMS), n limba francez Systme de Gestion des Bases des Donnes. Unele dintre cele mai cunoscute SGBD sunt: Microsoft Office Access, Microsoft Visual FoxPro, Oracle, Microsoft SQL Server etc. Analiznd diferitele modele de baze de date dezvoltate de-a lungul istoriei, se constat c, n prezent, cel mai utilizat model este cel relaional. Un model relaional de baz de date are ca fundament [1] structuri de date numite tabele n care sunt stocate informaiile propriu- zise. ntre tabele se stabilesc relaii de asociere, a cror existen este guvernat de un set de reguli precise. Informaiile cuprinse n tabele pot fi cont rolate de restricii algebrice. Tabelul (tabela)2 este o structur de tip matrice, n care informaiile sunt aezate pe rnduri i coloane. Coloanele definesc tipul informaiei, iar rndurile, valorile acesteia. O coloan, coninnd un anume tip de informaie, se numete cmp 3 . Un rnd, coninnd valorile corespunztoare tuturor coloanelor, se numete nregistrare4 . Fiecare cmp al tabelului are o denumire prin intermediul creia va putea fi identificat atunci cnd se face referire la el. Lista cmpurilor tabelului formeaz structura acestuia, care este stabilit de ctre proiectantul bazei de date dup nite reguli specifice.

2 3

lb.englez table, lb .francez table lb.englez field, lb.francez champ 4 lb.englez record, lb.francez enregistrement
5

Exemplul 1: Evidena crilor din bibliotec Denumire Gavroche Alice in Tara din oglinda Basmele romnilor Basme Editura Corint Corint Corint Cartex An 2003 2002 2002 2008 ISBN 9736534510 9736532585 9731352145 9789737769954

Nume_autor Victor Hugo Lewis Caroll Petre Ispirescu Petre Ispirescu

Tabelul prezentat mai sus se bazeaz pe o structur compus din 5 cmpuri (coloanele tabelului), avnd denumirile conform antetului su i conine 4 nregistrri (liniile tabelului). n fiecare cmp se memoreaz date de un anumit tip. De exemplu, cmpul Editura conine date de tip ir de caractere, iar cmpul An date de tip numeric. Valorile atribuite cmpurilor unui tabel al bazei de date trebuie s aib anumite proprieti care sunt stabilite la definirea structurii tabelului. Aceste proprieti se refer la tipul de date (numeric, text etc.), la domeniul permis al valorilor, la anumite restricii privind valorile introduse etc. Posibilitile de control al acestor proprieti depind n mare msur de SGBD-ul ales pentru gestionarea bazei de date. n orice tabel al unei baze de date fiecare nregistrare tre buie s fie unic, adic valorile cmpurilor acesteia s difere de ale celorlalte nregistrri pentru cel puin unul dintre cmpuri. Dup valoarea din acel cmp, nregistrarea respectiv poate fi identificat. Acel cmp poart denumirea generic de cheie de identificare sau cheie primar 5 . n exemplul 1, cmpul ISBN este cel mai indicat s fie cheia primar, deoarece reprezint un cod unic atrib uit fiecrei cri. n cadrul modelului relaional, ntre informaiile stocate n diferitele tabele ale bazei de date se stabilesc relaii de asociere. Acestea constituie unul dintre elementele de esen conceptual a modelului relaional al bazelor de date. Pe baza acestui model s-au dezvoltat i astzi sunt n puternic expansiune Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date Relaionale (SGBD-R) Relational Database Management Systems (R-DBMS), din care face parte i Microsoft Access. O relaie se stabilete ntre dou tabele ale bazei de date, prin intermediul a dou cmpuri, cte unul din fiecare tabel, adic este de tip binar (cmp cmp). Exist [1], [3] trei tipuri de relaii: Relaie unu-la-unu (one-to-one) 1:1 n care unei nregistrri din primul tabel (partea stng) i corespunde o singur nregistrare n cellalt tabel (partea dreapt) i reciproc; Relaie unu-la-mai muli (one-to-many) 1:N n care unei nregistrri din primul tabel i pot corespunde mai multe nregistrri n cellalt tabel i fiecrei nregistrri din al doilea tabel i corespunde numai una n primul tabel; primul tabel se numete tabel primar, iar cel de-al doilea, tabel corelat; Relaie mai muli-la-mai muli (many-to-many) M:N n care unei nregistrri din primul tabel i pot corespunde mai multe nregistrri n cellalt tabel i reciproc.
5

lb.englez primary key

6

Relaia 1-1

Relaia 1-N Fig.1 Tipuri de relaii ntre tabele

Relaia M-N

Cmpurile prin care se stabilesc relaii ntre dou tabele ale bazei de date trebuie s conin acelai tip de dat. n figura 1 se prezint schemele celor 3 tipuri de relaii, pr in similitudine cu mulimile utilizate n matematic. Mulimea tuturor relaiilor stabilite ntre tabelele unei baze de date formeaz schema relaional6 a bazei de date care este gestionat ntr-o zon dedicat a unui SGBD.

Exemplul 2: Baz de date relaional pentru evidena crilor din bibliotec

Pentru a crea o structur de date relaional care s gestioneze diferitele informaii privind evidena crilor dintr-o bibliotec se poate proiecta o structur simplificat care s conin 2 tabele: 1. autori (idautor, nume, prenume, data_nastere, tara); 2. carti (isbn, idautor, denumire, editura, an, nrpagini, pret) Informaiile despre crile din bibliotec sunt separate n dou grupuri (obiecte): autori i carti. Tabelul autori conine informaiile despre autori 5 cmpuri (pentru simplificare s-a Autori Carti considerat c se rein doar informaii despre primul autor). Cmpul idautor idautor isbn reprezint un cod unic de identificare a unui autor i astfel poate fi cheia primar a tabelului autori. Tabelul carti conine informaiile despre cri 7 cmpuri. Pentru a identifica n mod unic o carte, se utilizeaz cmpul isbn care este unic pentru fiecare carte.
6

nume prenume data_naster e

idautor denumire editura an pret

7

Fig.2. Reprezentarea relaiei ntre dou tabele tara nrpag

lb.englez relationships scheme

Pot exista n bibliotec mai multe cri ale aceluiai autor, adic unei nregistrri din tabelul autori i pot corespunde mai multe nregistrri n tabelul carti. Astfel, ntre tabelul autori i tabelul carti se poate stabili o relaie de coresponden de tip 1:N, prin cmpul idautor, care are aceeai semnificaie n ambele tabele. Relaia se vizualizeaz n schema conceptual a bazei de date printr-o sgeat (fig.2). n mod normal nu trebuie s existe cri nregistrate ai cror autori s nu fie nregistrai adic s existe nregistrri n tabelul Carti care s nu aib nregistrare corespondent n tabelul Autori. O astfel de cerin poate fi controlat automat ntr-un SGBD relaional.

Exemplul 3: Baz de date relaional pentru evidena situaiei colare a elevilor

Pentru a crea o structur de date relaional care s gestioneze diferitele informaii privind evidena situaiei colare a elevilor se poate proiecta o structur simplificat cu 3 tabele: Tabelul elevi ine evidena elevilor, cu o serie de informaii personale despre acetia. Tabelul discipline ine evidena disciplinelor care se predau n coal. Tabelul catalog ine evidena rezultatelor colare ale elevilor la diferite discipline.

Elevi
nr_matricol nume prenume clasa data_naster ii

Catalog
nr_matricol cod_disciplin a nota

Discipline
cod_disciplin a denumire clasa

semestru Fig.3 Schema evidenei situaiei colare a elevilor

Un elev primete note la mai multe discipline, iar la o disciplin se acord note mai multor elevi. Astfel, ntre cele trei tabele trebuie create dou relaii de tip 1-N, vizualizate n fig.3 prin sgei specifice. Crearea unei astfel de structuri asigur o gestiune eficient a informaiilor, fr duplicate i cu posibilitatea dezvoltrii viitoare permanente. n cadrul modelului relaional, pe lng tabele cu structuri definite i relaii de asociere ntre acestea, trebuie s existe i un set de reguli de gestionare a informaiilor, de prelucrare a acestora. Aceste reguli sunt cuprinse n limbajul de prelucrare a datelor (LPD) care se mai numete i limbaj de cereri (n majoritatea cazurilor baza de date este utilizat pentru a solicita a cere ulterior informaii de un anumit tip). Odat cu apariia i dezvoltarea SGBD-R, au aprut i diverse tipuri de LPD, majoritatea bazate pe operatori matematici ai algebrei relaionale. Unele dintre acestea sunt specifice numai anumitor SGBD-R, altele au devenit un standard i formeaz nucleul mai multor SGBD moderne. Limbajul SQL (Structured Query Language 7 ) este cel mai cunoscut n domeniu i reprezint nucleul multora dintre SGBD actuale [1]. El a fost introdus prima dat n 1974, de ctre IBM Research Laboratory, San Jose, California, iar n anul 1986 a fost recunoscut de ctre ANSI ca
7

ro m. li mbaj structurat de cereri

8

standard internaional. SQL reprezint un set de instruciuni, majoritatea direct executabile, care utilizeaz operatori din algebra relaional (produs cartezian, reuniune, intersecie, diferen), dar i operatori care definesc funcii agregat, folosite n teoria mulimilor (numrare Count, medie aritmetic Avg, suma Sum, valoare minim Min etc.). Instruciunile din SQL pot fi incluse i n alte limbaje de programare (Basic, C, Cobol, Fortran etc.), astfel nct aplicaiile scrise cu aceste limbaje pot interaciona cu bazele de date prin intermediul unui SGBD-R care include i SQL. De asemenea, prin SQL se asigur compatibilitatea ntre diversele aplicaii cu baze de date, create cu diverse SGBD-R, care trebuie s aib inclus acest limbaj n componena lor. 1.4.2. Inte rfaa principal a sistemului Microsoft Access 2007. Dintre sistemele de gestiune a bazelor de date relaionale existente astzi, Access este unul dintre cele mai complete i performante. El nu este un simplu SGBD, ci este un mediu complex de dezvoltare de aplicaii pentru baze de date, construit pe principiile arhitecturii deschise. Microsoft Access (pe scurt Access ) este integrat n pachetul Microsoft Office, avnd faciliti corespunztoare de interaciune cu celelalte module incluse (Word, Excel, Outlook etc). Access ncorporeaz un maximum de posibiliti de abordare a unei baze de date, avnd integrate cele mai importante modele de proiectare a acesteia. Sistemul Access , ajuns astzi la versiunea a zecea, ofer un set solid de instrumente, unele suficient de sofisticate pentru programatorii profesioniti, altele uor de folosit de ctre utilizatorii noi. Cu Access, orice utilizator i poate crea soluiile cele mai convenabile prin care accesul, organizarea i distribuia informaiilor ntr-o organizaie se poate face mai uor i mai sigur ca niciodat. Sistemul Access cuprinde [2], [6], [7], [9], [14] urmtoarele componente principale (fig.4): un modul SGBD-R performant, care include dou dintre cele mai cunoscute limbaje de prelucrare a datelor, QBE (Query-by-Example) i SQL (Structured Query Language); n acest modul se creaz tabelele de date i se gestioneaz informaiile; un modul VBA care include un limbaj procedural de programare independent, VBA (Visual Basic for Applications), utilizabil pentru dezvoltarea de aplicaii; un limbaj macro procedural simplificat, cu ajutorul cruia se pot proiecta aanumitele macrocomenzi, deosebit de utile n etapele de administrare a bazei de date; un set de instrumente pentru dezvoltare rapid a interfeei baz de date utilizatori obinuii (formulare, rapoarte, panouri de comand); un set de instrumente pentru asigurarea interfeei Access alte medii (conversii de date, transfer de date n/din, securitate, acces prin Web, compatibiliti etc.); un set puternic de instrumente de asisten interactiv (wizards) pentru dezvoltarea uoar a aplicaiilor.
9

Instrumente de gestionare
Queries, Forms, Reports Relationships QBE / SQL Language

Asisten
Wizards Help

Macrocomenzi
Macros language

Tabele de date
Tables

Utiliti
Conversii de date Pagini de access Web Securitate date ntreinere fiiere

Module de aplicaii
VBA language

Fig.4 Elementele componente ale sistemului Microsoft Access

n Access , termenul de baz de date nu se refer numai la datele propriu-zise, ci cuprinde i alte obiecte cum ar fi formularele, interogrile (cereri), rapoartele, panourile de comand, macrocomenzile i modulele de aplicaii VBA. O caracteristic specific, deosebit de alte SGBD cunoscute, este faptul c tabelele de date mpreun cu toate obiectele de gestionare sunt memorate ntr- un singur fiier. Acest lucru asigur un control mai eficient al aplicaiilor care privesc o anumit baz de date. Modulul de baz, n care se definete i se gestioneaz colecia de date, cuprinde urmtoarele tipuri de obiecte: tabele de date (Tables), conin informaiile propriu- zise sub form de nregistrri i ntre care se pot stabili relaii de asociere (Relationships); interogri (cereri) (Queries), rezolv solicitri ale utilizatorilor privind afiarea selectiv a informaiilor i prelucrarea acestora; formulare (forme) (Forms), afieaz informaiile ntr- un format anume, constituind o interfa ntre colecia de date i utilizatorul obinuit; un tip special de formulare sunt panourile de comand (Switchboard), prevzute, de obicei, cu butoane cu ajutorul crora utilizatorul obinuit navigheaz n baza de date; rapoarte (Reports), ajut la tiprirea la imprimant a informaiilor, ntr-un format anume, constituind interfaa ntre colecia de date i imprimant;

10

 macrocomenzi (Macros), sunt formate dintr-o succesiune de aciuni efectuate asupra obiectelor bazei de date printr-o singur comand, dat dintr- un singur loc. ncepnd cu versiunea 2007, Microsoft a creat o nou interfa utilizator pentru programele din pachetul Office, care permite o utilizare mai facil, intuitiv i simpl a tuturor opiunilor. n Access 2007, la lansarea aplicaiei (Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access) se afieaz o fereastr de nceput (fig.5) din care utilizatorul poate alege opiunea de ncepere a lucrului. Exist dou posibiliti principale: deschiderea unei baze de date existente sau crearea unei noi baze de date. Fig.5 Fereastra de nceput Microsoft Office Access

Pentru deschiderea unei baze de date existente, n partea dreapt a ferestrei este afiat o list a ultimelor fiiere deschise anterior i, de asemenea, se poate afia fereastra de cutare a unui fiier (Open) prin selectarea opiunii More Pentru crearea unei noi baze de date se poate selecta opiunea Blank Database sau se poate alege un ablon de structur (Templates) dintre cele oferite de ctre Microsoft. Fereastra principal a programului Access este prezentat n fig.6. Aa dup cum se observ din figur, fereastra conine mai multe componente, dup cum urmeaz: un buton (Microsoft Office Button) pentru diferitele aciuni de gestiune a fiierelor; butonul deschide un meniu de opiuni (fig.7) New/Open/Convert/Save/Save As/Print/Manage/ Email/Publish/Close care include i o list a ultimelor fiiere deschise anterior; o bar de selecie rapid a comenzilor (Quick Access Toolbar), amplasat n stnga-sus, care poate fi personalizat dup dorina utilizatorului (fig.8); un panou de afiare a obiectelor bazei de date (Navigation Pane), care permite accesul la oricare dintre acestea i totodat poate furniza informaii despre ele; panglica cu pictograme care, la versiunea 2007 a pachetului Microsoft Office, nlocuiete bara de meniuri prezent la versiunile anterioare; aceast panglic constituie cea mai important inovaie a pachetului; de fapt este compus din mai multe pagini suprapuse: patru tipuri de baz (Home/Create/External Data/Database Tools) i o pagin contextual care este personalizat automat n funcie de obiectul activ la un moment dat;

11

Gestiune fiiere

Bar comenzi rapide

Panou obiecte

Panglica pictograme

Zona de lucru (afiare)

Ajutor (Help)

Bara de stare

Fig.6 Fereastra principal a programului Microsoft Office Access

Fig.7 Butonul de gestiune fiiere

Fig.8 Bara rapid de comenzi

o zon de lucru n care sunt afiate fereastre ale obiectelor active (deschise) la un moment dat, n funcie de cerinele utilizatorului bazei de date; o bar de stare afiat pe ultima linie a ferestrei principale care conine n dreapta cteva butoane de acces rapid la diferite forme de afiare a unui obiect activ; un buton de ajutor (Help), amplasat pe marginea din dreapta-sus a panglicii cu pictograme, marcat cu semnul ntrebrii (?).

12

Avnd n vedere c panglica cu pictograme este inovaia principal a pachetului Microsoft Office 2007, n fig.9 sunt prezentate paginile principale ale acesteia, aa cum sunt apar n Access . Pagina Home conine opiunile de editare i formatare a textului; pagina Create conine opiunile de creare i execuie a obiectelor n baza de date (tabele, formulare, rapoarte, interogri, comenzi macro); pagina External Data include opiunile de legtur a bazei de date Access cu alte tipuri de baze de date (import/export de date), inclusiv posibiliti de legare cu programul de pot electronic Microsoft Outlook sau cu cel de calcul tabelar Microsoft Excel; pagina Database Tools conine opiunile de gestiune global a bazei de date cum ar fi securitatea datelor, modulul Visual Basic VBA, analiz conceptual etc. Ultima pagin este una contextual, care se adapteaz automat la tipul de obiect activ i la modul su de afiare, avnd opiunile potrivite n acest sens. De exemplu, n fig.9 este prezentat pagina Table Tools (Datasheet) care este asociat deschiderii unui tabel n modul de afiare a nregistrrilor. O alt caracteristic important este posibilitatea personalizrii interfeei principale a programului Access, n funcie de cerinele sau dorinele utilizatorului. Opiunile de personalizare sunt disponibile ntr-o fereastr specific, fiind grupate pe tipuri, fereastr accesibil de la butonul Office Access Options. De exemplu, n fig.10 fereastra opiunilor este afiat cu opiunile Datasheet, corespunztoare aspectului ferestrelor de afiare a tabelelor. Pentru a asigura o anumit compatibilitate ntre diferitele versiuni ale programului, instalate pe Home

Create

External Data

Database Tools

Table Tools (Datasheet)

Fig.9 Paginile panglicii cu pictograme i controale disponibile n Access 2007

13

Fig.10 Fereastra de configurare a interfeei Access

Fig.11 Fereastra Save As

diferite calculatoare, Access verific aceast caracteristic automat la deschiderea unui fiier de tip baz de date. n acelai timp, se ofer posibilitatea memorrii unei baze de date n diverse versiuni anterioare, verificndu-se automat compatibilitatea cu versiunea 2007 i informnd utilizatorul asupra eventualelor caracteristici incompatibile. Aceast opiune este disponibil la butonul Office Save As (fig.11). Pentru a obine ajutor sau explicaii diverse n legtur cu o anumit tem, este disponibil fereastra Help, care se deschide prin apsarea butonului de ajutor, marcat ?, amplasat n extrema dreapt a panglicii cu pictograme. n fereastra de ajutor se poate cuta tema dorit ntr-o caset specific alegnd dintre opiunile afiate ca rezultat al cutrii (Search). 1.5. Evaluarea. Se va proiecta o structur de date cu minim 2 tabele ntre care se poate stabili o relaie. Cele dou tabele vor avea n total minim 6 cmpuri. Tipul de date al cmpurilor nu trebuie s fie acelai. Se va stabili o list de obiecte (minim 2 formulare, 2 interogri, 1 raport) care vor fi create la temele urmtoare. Se va crea n Access 2007 o baz de date nou, avnd un nume sugestiv n funcie de tema aleas.

14

TEMA NR. 2
2.1. Denumirea: Gestiunea tabelelor n Microsoft Access . Structur, proprieti. Introducerea i afiarea nregistrrilor. 2.2. Competene profesionale oferite: a crea tabele noi pe baza unor structuri proiectate anterior, a stabili proprieti principale ale cmpurilor, a afia, aduga, terge nregistrri n tabele, a lucra cu diferitele moduri de afiare a unui tabel, a ordona i afia selectiv nregistrri n tabele. 2.3. Obiectivele temei nsuirea modului de creare a unui tabel i a structurii de cmpuri a acestuia deprinderea de a lucra cu tabele n diferite moduri de afiare a acestora deprinderea de a aduga, afia, terge nregistrri n tabele i de a modifica aspectul de afiare a nregistrrilor nelegerea noiunii de proprietate a cmpului i stabilirea valorilor adecvate pentru proprietile de baz ale cmpurilor deprinderea de a ordona i a afia selectiv nregistrrile unui tabel. 2.4. Coninutul detaliat 2.4.1. Crearea tabelelor n Access . Lucrul cu nregistrrile. Tabelele unei baze de date reprezint obiectele n care sunt memorate coleciile de date propriuzise. Un tabel Access are o structur asemntoare cu o foaie de calcul Excel, coninnd coloane, denumite cmpuri i linii, denumite nregistrri (vezi tema nr.1). Tabelele coninute ntr-o baz de date sunt afiate pe panoul cu obiecte (vezi fig.6), n grupul Tables. Un tabel poate fi afiat sub mai multe forme: afiare nregistrri, mod proiectare, mod tabel pivot sau grafic pivot (datasheet/design/pivot table/pivot chart). Crearea unui tabel nou se face prin selectarea paginii Create a panglicii cu pictograme i alegerea uneia dintre cele 4 opiuni: Table crearea tabelului n modul de afiare a nregistrrilor; cmpurile tabelului se creaz pe msur ce se introduc valori pentru prima nregistrare (fig.12,a); Table Templates crearea tabelului pe baza unei structuri predefinite selectate dintr-o list de abloane oferite de ctre program; SharePoint Lists crearea unui tabel pe un site de tip SharePoint i a unui link ctre acest tabel n baza de date curent; Table Design crearea tabelului n modul de proiectare, prin definirea listei cmp urilor i, eventual, modificarea proprietilor implicite ale acestora (fig.12,b). Dintre cele 4 opiuni menionate anterior, probabil cel mai des se utilizeaz prima i ultima. Din acest motiv, acestea sunt prezentate mai detaliat n continuare.

15

a. Fereastra nregistrrilor (Datasheet)

b. Fereastra de proiectare (Design)

Fig.12 Ferestre de afiare a unui tabel Crearea unui tabel prin introducerea direct a nregistrrilor este cea mai simpl metod. Se introduce prima nregistrare n tabel ca ntr-o foaie de lucru Excel (fig.13). Fiecare coloan primete un nume predefinit (Field1, Field2, ... etc), existnd i o coloan implicit cu numele ID, care este propus ca i cheie primar a tabelului. De asemenea, este afiat permanent n dreapta o coloan denumit Add New Field, care ofer posibilitatea adugrii unui nou cmp n tabel prin simpla completare a unei valori la oricare nregistrare existent. Dup introducerea a cel puin o nregistrare, pentru a face permanent structura tabelului, se alege opiunea de salvare (Save / Ctrl+S) i se indic un nume (n fig.13 Autori). Modificarea aspectului de afiare a nregistrrilor se face prin utilizarea acelorai opiuni ca la celelalte module ale pachetului Microsoft Office, opiuni disponibile n pagina Home a panglicii.

Exemplul 4: Crearea unei baze de date pentru evidena crilor dintr-o bibliotec, pe baza

structurii prezentate n schema din fig.2. n fig.13 este prezentat tabelul Autori, n modul de afiare a nregistrrilor, creat prin efectuarea urmtoarelor aciuni: creai o baz de date nou (Blank Database) cu numele Biblioteca_mea; n fereastra de afiare a nregistrrilor noului tabel, cu numele implicit Table1, introducei cele 3 nregistrri conform fig.13, ncepnd din coloana Add New Field; deplasarea de la un cmp la altul se face cu tasta Tab; la terminarea unei nregistrri se apas tasta Enter pentru trecere la rndul urmtor; memorai structura creat (Save, Ctrl+S) cu numele Autori; modificai fontul de afiare a nregistrrilor la Arial, 14pt i redimensionai, dac este cazul, limea coloanelor astfel nct textul afiat s fie complet vizibil.

16

Opiuni de afiare

Modificare cmpuri

Proprieti ale cmpurilor

Butoane de navigare

Opiuni de afiare

Fig.13 Fereastra de afiare a nregistrrilor tabelului Autori n fereastra de afiare a nregistrrilor, se pot efectua o serie de aciuni care se refer att la structura tabelului, ct i la modul de afiare a cmpurilor i nregistrrilor. Toate aceste aciuni se realizeaz selectnd pictograma specific din paginile Datasheet sau Home ale panglicii (fig.13). Crearea unui tabel n fe reastra de proiectare (Design View) permite definirea cmpurilor numele (Field Name), tipul de dat asociat (Data Type), celelalte proprieti precum i atribuirea caracteristicii de cheie primar.

Exemplul 5: Completarea bazei de date Biblioteca_mea cu al doilea tabel - Carti, conform

structurii prezentate n schema din fig.2. Se efectueaz urmtoarele aciuni: n baza de date Biblioteca_mea alegei pagina Create, apoi Table Design; completai n partea superioar a ferestrei numele, tipul de dat i descrierea celor 7 cmpuri necesare, conform fig.14; deocamdat nu modificai nimic n zona de afiare a proprietilor cmpurilor (Field Properties); n cazul cmpului isbn, selectai pictograma Primary Key pentru a stabili caracteristica de cheie primar i observai simbolul cheie afiat n stnga numelui acestuia; memorai tabelul cu numele Carti; observai, n dreapta jos, zona de comentarii de ajutor care se modific contextua l, n funcie de componenta activ la un moment dat n fereastra de proiectare.
17

Fig.14 Fereastra de proiectare a tabelului Carti Desigur, Access permite i importul de date din alte surse externe de diferite tipuri cum ar fi: alte baze de date Access, fiiere Excel, fiiere de tip dBase, Paradox, Lotus, XML, text etc. Opiunile de import sunt accesibile din pagina External Data, zona Import. Datele importate pot fi aduse ntr-un tabel existent al bazei de date curente, ntr- un nou tabel sau se creaz doar un link ctre fiierul original. n fereastra de afiare a nregistrrilor unui tabel (Datasheet View) a unui tabel se pot efectua urmtoarele aciuni: Adugarea de noi nregistrri, utiliznd butonul New record aflat n zona butoanelor de navigare (fig.13), n partea de jos a ferestrei Datasheet i tastele Tab / Shift+Tab pentru parcurgerea cmpurilor de la stnga la dreapta i, respectiv, invers; tergerea unei nregistrri se face prin selecia rndului care o conine i alegerea din meniul contextual (click-dreapta mouse) a opiunii Delete Record. Se cere confirmarea aciunii, deoarece dup tergere, nregistrarea nu se mai poate recupera (nu exist n acest caz opiunea Undo!); Navigarea prin tabel cu tasta Tab / Shift+Tab pentru pacurgerea cmpurilor unei nregistrri sau cu butoanele de navigare (fig.15) pentru parcurgerea nregistrrilor de la una la alta succesiv sau salt la prima / ultima; Adugare / tergere / redenumire cmp Insert / Delete / Rename se realizeaz prin selecia numelui cmpului i alegerea opiunii dorite din meniul contextual (click-dreapta); Prima Precedenta Curent Urmtoare Ultima Nou Filtru Cutare

Fig.15 Butoanele de navigare / cutare / afiare filtre

18

 Ascundere / ngheare cmp Hide/Unhide / Freeze/Unfreeze, se obin din pagina Home Records More sau prin click dreapta de mouse pe numele cmpului (fig.16); Modificarea dime nsiunilor coloanelor (Column Width) sau a liniilor (Row Height) se poate face dinamic, cu ajutorul mouseului, din meniul contextual (click-dreapta) sau din pagina Home Records More; Modificarea aspectului de afiare a nregistrrilor (font/culori/alte opiuni) se realizeaz cu opiunile specifice din pagina Home Font; Cutarea/nlocuirea unei valori a unei nregistrri cu opiunile din pagina Fig.16 Meniu contextual cmp HomeFind; Aplicarea unui filtru/ordonare se face cu opiunile din pagina HomeSort&Filter (vezi i subcap.2.4.3).

Exemplul 6: Adugarea de nregistrri n tabelele Autori i Carti i efectuarea de

modificri n structura tabelelor. deschidei tabelul Autori n fereastra de proiectare (design) i redenumii cele 3 cmpuri ID, Field1, Field2 cu: IDautor, numele, prenumele; atribuii caracteristica de cheie primar cmpului IDautor; adugai un nou cmp cu numele data_n cu tipul de dat Date/Time; afiai fereastra nregistrrilor (datasheet) i adugai nc 9 nregistrri, conform fig.17; deschidei tabelul Carti n fereastra nregistrrilor i adugai cele 15 nregistrri. Obs. Dac afiarea simultan a tuturor cmpurilor tabelului Carti nu este posibil din cauza numrului i limii acestora, se poate ascunde fereastra panoului de obiecte Access prin apsare pe butonul specific din bara de titlu a acestuia. Pentru a gestiona mai uor i mai sigur introducerea i prelucrarea informaiilor cuprinse n baza de date, se recomand configurarea unor proprieti adecvate ale cmpurilor. Elementele de baz privind aceast configurare sunt prezentate n subcap itolul urmtor. 2.4.2. Proprietile cmpurilor. Tipuri de date n Access . Cmpurile unui tabel au o serie de proprieti care stabilesc modul de comportare a datelor memorate. Aceste proprieti se configureaz n fereastra de proiectare a tabelului (design). Fiecrui cmp al tabelului i se definete un anumit tip de dat (Data Type). n tabelul nr.1 sunt prezentate tipurile de date utilizabile n Access , mpreun cu principalele caracteristici ale acestora. Aceste caracteristici fac parte din grupul proprietilor cmpurilor i se configureaz n
19

Fig.17 Tabelele Autori i Carti dup adugarea de nregistrri Tabelul nr.1 Tipuri de date disponibile n Access Denumirea tipului de dat Text Caracteristici principale ir de caractere. Poate conine litere, cifre i caractere speciale (@, &, %, *, ? etc.). Poate conine i spaii. Poate avea lungimea maxim de 255 caractere. I se poate indica o lungime maxim Field Size. ir de caractere. Similar tipului Text. Poate avea lungimea maxim de 65535 caractere. Numeric. Exist posibilitatea alegerii unui subtip de dat (Field Size) Dat/or. Reprezint date calendaristice i/sau or. Date calendaristice valide ntre 1.01.100 i 31.12.9999. Nu are lungime (Field Size). Poate fi afiat n diferite formate (Format). Valoare monetar. Numeric cu simbol monetar ataat. Este de tip Single, dar cu pn la 4 cifre la dreapta simbolului zecimal. Simbolul monetar ataat este cel implicit al sistemului Windows. Ex. 240.500,75 Lei
20

Memo Number Date/Time

Curre ncy

Tabelul nr.1 continuare Denumirea tipului de dat AutoNumbe r Caracteristici principale Numeric. Valoare unic, atribuit automat de Access fiecrei nregistrri. Poate fi de tip Long Integer sau Replication ID. Valorile se pot atribui secvenial sau aleator. Logic. Are dou valori posibile True sau False (1 sau 0, da sau nu, deschis sau nchis etc.). Obiect integrat. Poate fi o imagine, o foaie de calcul Excel, un fiier sunet, video etc., create cu aplicaii Windows care conin suport OLE Object Linking&Embedding. Text sau combinaie de text-cifre, interpretat ca o hiperlegtur ctre un fiier situat pe calculatorul propriu, pe alt calculator sau pe internet, o pagin web etc. La selectare, Access se deplaseaz la destinaia indicat, executnd aplicaia gsit acolo. Ataament. Poate fi orice tip de fiier suportat de Access cum ar fi o imagine, o foaie de calcul, un document, un fiier video etc. Utilizeaz mai eficient memoria dect OLE Object i este mai general. Cutare inte ractiv. Valoarea cmpului se selecteaz dintr-o list derulant de valori disponibile care pot fi cele existente ntr-un alt cmp sau o list de valori definite de ctre utilizator.

Yes/No OLE Object

Hype rlink

Attachme nt

Lookup Wizard

zona Field Properties. Valorile acestor proprieti pot fi selectate din liste de opiuni predefinite sau prin scrierea valorii corespunztoare de ctre utilizator n caseta specific. Proprietile unui cmp pot fi grupate n dou categorii: proprieti generale, care sunt asociate tuturor tipurilor de date posibile i proprieti specifice, care sunt asociate numai anumitor tipuri de date. n cele ce urmeaz sunt descrise cele mai importante dintre proprietile cmpurilor care pot fi configurate n Access. Proprieti principale ale cmpurilor unui tabel Access . Field Size lungimea cmpului; numrul maxim de caractere / valoarea maxim care se poate introduce ca valoare a cmpului; exist pentru tipurile Text, Memo, Number i Autonumber; Format formatul de afiare a datelor; proprietate general; se poate selecta un format predefinit sau se pot genera formate personalizate pe baza unor reguli utiliznd o serie de caractere dedicate (vezi exemplul nr.7); Decimal Places numrul de cifre zecimale afiate; exist la tipurile de date numerice; nu afecteaz valoarea memorat a numrului, se modific doar afiarea unui anumit numr de zecimale indicat de ctre aceast proprietate;
21

 Input Mask

ablon (model, masc) de control; controleaz formatul introducerii datelor; este o proprietate general (cu excepia Autonumber); se configureaz de ctre utilizator cu ajutorul unor caractere dedicate, eventual utiliznd asistena interactiv Input Mask Wizard ((vezi exemplul nr.7);

Caption

etichet de cmp; proprietate general; dac are valoare, n fereastra de afiare a nregistrrilor (datasheet view), se afieaz n locul numelui cmpului (Field Name) ca denumire a coloanei corespunztoare;

Default Value

valoare prestabilit; proprietate general; este valoarea afiat automat n cmp la fiecare nou nregistrare; poate fi rezultatul unui calcul matematic;

Validation Rule regul de validare; permite verificarea datelor introduse cu ajutorul unor restricii matematice; se poate genera manual sau cu ajutorul asistenei interactive (Builder Constructorul de expresii) (vezi exemplul nr.7); Validation Text mesaj de eroare; este afiat ntr-o caset de dialog atunci cnd datele introduse nu respect regula de validare (Validation Rule); Required valoare obligatorie; proprietate general; dac este activ (Yes), oblig introducerea unei valori n cmpul respectiv; dac este inactiv (No) se poate lsa cmpul gol; Indexed cmp indexat/neindexat; proprietate general; indexarea permite o gsire mai rapid a informaiei de ctre Access la tabele cu mii de nregistrri, pe baza unor algoritmi proprii; este activat automat pentru cmpurile cheie primar; se recomand activarea pentru acele cmpuri care constituie criterii de cutare frecvente; Text Align aliniere text; proprietate general; permite indicarea modului de aliniere a valorii scrise n cmp, exist opiunile General/Left/Center/Right/Distribute.

Exemplul 7: Configurarea unor proprieti ale cmpurilor tabelelor Autori i Carti.

deschidei tabelul Autori n fereastra de proiectare (design) i modificai proprietile cmpurilor, conform tabelului nr.2; deschidei tabelul Carti n fereastra de proiectare (design) i modificai proprietile cmpurilor, conform tabelului nr.2; memorai modificrile (Save) pentru fiecare tabel i, eventual, verificai comportarea datelor introduse n fereastra nregistrrilor (datasheet); pentru a trece din fereastra nregistrrilor n cea de proiectare i invers utilizai opiunile View ale paginii Home.

22

Tabelul nr.2 Configurarea unor proprieti ale cmpurilor Numele cmpului / tabelul IDautor / Autori numele / Autori prenumele / Autori data_n / Autori Proprietatea / Valoarea Format: 000 Field Size : 100 Format : > Required : Yes Format : dd-mmm-yyyy Observaii Se va afia codul cu trei cifre, sub forma 004 sau 012 Afiare cu majuscule (Format) Valoare obligatorie Afiare datei se face dup forma 12-mar-1900 Se accept valori ale anului ntre 1901 i 2010 Se permite orice numr real Afiare sub forma 24,00 Titlul coloanei n Datasheet

an / Carti

Field Size : Integer Validation Rule : >1900 and <2011 Validation Text : Valoare invalid Field Size: Single Format: Standard Caption: pret (lei)

pret / Carti

2.4.3. Ordonarea i afiarea selectiv a nregistrrilor. n fereastra de afiare a nregistrrilor unui tabel (datasheet view), acestea sunt afiate n mod implicit n ordine cresctoare dup valorile cmpului cheie primar al tabelului. Totodat, n mod implicit, sunt afiate toate nregistrrile coninute la un moment dat n tabelul respectiv. Pentru gsirea i afiarea numai a anumitor nregistrri, care conin anumite valori ale unor cmpuri, Access pune la dispoziie 2 posibiliti care se pot utiliza independent sau combinat. Acestea sunt afiarea ordonat a nregistrrilor i afiarea selectiv cu ajutorul filtrelor. Alegerea uneia dintre aceste aciuni se face din pagina Home Sort & Filter sau din meniul contextual (click dreapta de mouse). Afiarea ordonat a nregistrrilor dup valorile unuia sau a mai multor cmpuri presupune 2 etape: 1. selectarea cmpului (cmpurilor) dup a crui (cror) valoare trebuie s se fac ordonarea; 2. indicarea uneia dintre cele dou opiuni de ordonare (din pagina Home a panglicii, Sort Ascending (A to Z) / Descending (Z to A) sau din meniul contextual. Dac se aleg mai multe cmpuri drept criterii de ordonare, atunci acestea trebuie aezate unul lng altul, n ordinea clasei de ordonare, de la stnga la dreapta.

23

Ordonarea aplicat la un moment dat poate fi memorat, astfel nct la o deschidere ulterioar a tabelului respectiv, nregistrrile s fie afiate n ordinea respectiv. Dac nu se memoreaz nici un criteriu de ordonare, atunci nregistrrile sunt afiate n ordine cresctoare dup valorile cheii primare a tabelului (ordonare implicit). Afiarea selectiv a nregistrrilor nseamn afiarea doar a anumitor nregistrri, care respect criteriile de selecie precizate de ctre utilizator. Aciunea se mai numete filtrare a nregistrrilor i se realizeaz n dou etape: 1. indicarea valorii (valorilor) de cmp dup care trebuie s se fac filtrarea; 2. aplicarea opiunii de filtrare prin alegerea opiunii corespunztoare din pagina Home Sort & Filter sau din meniul contextual. Opiunile disponibile pentru filtrare sunt urmtoarele: Selection, cu mai multe opiuni, n funcie de tipul de dat al valorii selectate (text, numeric, dat calendaristic etc.), care permite selecia dup valoarea unui singur cmp; Advanced, avnd 2 opiuni (Filter By Form / Advanced Filter/Sort), care permite selecia dup valorile mai multor cmpuri (Filter By Form) sau crearea unei interogri (Advanced Filter/Sort) n care utilizatorul are mai multe posibiliti de filtrare /sau ordonare; Filter, care deschide o fereastr specific (fig.18), coninnd toate opiunile principale de filtrare i, de asemenea, cele de ordonare. n cadrul ferestrei Filter opiunile de filtrare sunt contextuale, adic se modific n funcie de tipul de dat al cmpului dup care se face filtrarea (Text/Number/Date etc.). De exemplu, n fig.18 sunt prezentate opiunile de filtrare a valorilor de tip Text, iar n fig.21 cele de tip Date/Time. Dup crearea unei opiuni de filtrare, aceasta poate fi memorat (Save) n fereastra Datasheet a nregistrrilor astfel Toggle Filter. tergerea tuturor filtrelor existente la moment dat se realizeaz cu opiunea Advanced Clear All Filters. Fig.18 Fereastra opiunilor Filter nct s poat fi aplicat direct oricnd ulterior. Aplicarea i eliminarea filtrului se face cu opiunea

24

Una dintre inovaiile versiunii 2007 a programului Access o reprezint posibilitatea de a obine prelucrri statistice ale informaiilor cuprinse n nregistrri direct n fereastra nregistrrilor unui tabel. Aceast opiune este disponibil n pagina Home a panglicii, cu pictograma . Pe

ultima linie a ferestrei de afiare Datasheet apare rndul Total pe care se poate apela una dintre opiunile statistice disponibile n lista derulant, care va prelucra valorile cmpului pe care este activat opiunea respectiv (fig.19).

Fig.19 Prelucrare statistic a valorilor cmpurilor n fereastra Datasheet a unui tabel

Exemplul 8: Aplicarea unor opiuni de ordonare i selecie prin filtrare n baza de date Biblioteca_mea. Deschidei tabelul Carti n fereastra nregistrrilor i efectuai cteva

aciuni de ordonare i filtrare dup cum urmeaz: ordonai nregistrrile n ordine alfabetic dup numele autorului depunei prompterul pe o valoare a cmpului IDautor i apsai butonul Ascending (A/Z); ordonai descresctor nregistrrile dup preul crilor, selectai un pre i apsai butonul Descending (Z/A), obinei astfel prima nregistrare cu cea mai scump carte; afiai doar crile scrise de autorul Petre Ispirescu selectai valoarea ISPIRESCU i alegei opiunea de filtrare SelectionEquals ISPIRESCU (fig.20); putei elimina/reaplica) filtrul prin apsarea butonului Toggle Filter; eliminai filtrul aplicat anterior (Toggle Filter) nainte de a testa urmtorul filtru;
25

Fig.20 Filtrare prin selecie simpl (Equals) selectai pictograma Totals i, n rndul Totals afiat, alegei opiunea Sum pentru cmpul pret, pentru a afia valoarea total a crilor, fig.19 (este vorba de suma preurilor crilor); afiai doar nregistrrile aferente crilor publicate dup anul 2005 selectai o valoare a cmpului an, alegei opiunea de filtrare Selection Between i indicai cele dou limite, 2005 i, respectiv, 2011; observai actualizarea valorii din rndul Total; selectai o valoare a cmpului IDautor i alegei opiunea de filtrare Filter, care deschide un meniu complex de ordonare/filtrare observai c putei alege prin bifare valorile dup care s fie efectuat filtrarea de exemplu lsai bifate doar valorile Andersen, Caroll i Ispirescu i validai cu butonul OK pentru a aplica filtrul; exist i posibilitatea seleciei dup o valoare parial a unui cmp de exemplu selecia doar a crilor care conin n titlu cuvntul Basme, se selecteaz prin dublu-click acest cuvnt la orice nregistrare i se alege opiunea de filtrare SelectionContains Basme; deschidei tabelul Autori i selectai o valoare a cmpului data_n pentru a testa (Filter) posibilitile de filtrare dup valori de tip dat calendaristic, fig.21; selectai apoi o valoare a cmpului IDautor, pentru a testa (Filter) posibilitile de filtrare dup valori de tip numeric, fig.22; pentru a afia nregistrrile aferente crilor publicate la editura Corint, n anul 2010, deoarece este necesar selecia dup valorile a 2 cmpuri, Editura i An, cea mai potrivit este opiunea Advanced FilterFilter By Form, n care se aleg succesiv valorile Corint i, respectiv 2010 pe cmpurile Editura i, respectiv, An; o alt modalitate de rezolvare a problemei anterioare este aplicarea succ esiv a 2 filtre de tip Selection Equal pe cmpurile Editura i An; nchidei tabelele i, opional, memorai ultimele filtre create pentru a le aplica direct ulterior cu butonul Toggle Filter.
26

Fig.21 Filtrarea datelor calendaristice

Fig.22 Filtrarea valorilor numerice

2.5. Evaluarea. n baza de date creat la tema nr.1 se vor crea tabelele, conform structurii proiectate, se vor configura proprieti de cmp i se vor aduga cel puin 6 nregistrri n fiecare tabel. Printre proprietile configurate ale cmpurilor, trebuie s existe cel puin una dintre urmtoarele: Field Size, Format, Validation Rule / Validation Text. n fiecare din tabelele create, se va crea cel puin cte un filtru de tip Selection i/sau de tip Filter By Form care vor fi memorate astfel nct s poate fi aplicate direct la afiarea nregistrrilor.

27

TEMA NR. 3
3.1. Denumirea: Relaii ntre tabele. Proiectarea inte rogrilor. 3.2. Competene profesionale oferite: a identifica i a crea relaii posibile i utile ntre tabelele unei baze de date, a proiecta i executa diferite tipuri de interogri n scopul prelucrrii informaiilor din baza de date. 3.3. Obiectivele temei nelegerea rolului relaiilor ntre tabelele unei baze de date deprinderea de a crea n tabele cmpuri noi care s creeze relaii de legtur cu alte tabele nelegerea proprietilor unei relaii i a modului de funcionare a acesteia nelegerea componentelor unei interogri i a rolului interogrilor ntr-o baz de date deprinderea de a proiecta interogri de selecie de nregistrri, cu parametri sau cu cmpuri calculate deprinderea de a proiecta interogri de sintez statistic a informaiilor. 3.4. Coninutul detaliat 3.4.1. Relaii ntre tabelele unei baze de date Access . n cadrul temei nr.1 s-au prezentat cteva noiuni teoretice referitoare la modelul relaional de baz de date (SGBD-R). Un model relaional de baz de date cuprinde tabele cu nregistrri ntre care se stabilesc relaii de legtur, a cror existen este guvernat de un set de reguli precise. O relaie se stabilete ntre dou tabele ale bazei de date, prin intermediul a dou cmpuri, cte unul din fiecare tabel, adic este de tip binar (cmp cmp). De obicei, relaia se stabilete ntre cmpurile care sunt definite chei primare ale tabelelor, dar aceasta nu este o regul obligatorie. Access este bazat pe modelul relaional de baz de date, permind crearea i configurarea relaiilor ntre tabelele acesteia. Proiectarea structurii unei baze de date (tabele i cmpuri) n Access trebuie s in seama de principiile modelului relaional, care, n sintez, se bazeaz pe cele trei reguli fundamentale: Regula nr.1 separarea corect a informaiilor pe cmpuri pentru evitarea redundanei; Regula nr.2 utilizarea cheilor primare pentru identificarea unic a nregistrrilor; Regula nr.3 utilizarea legturilor ntre tabele (relaii) pentru regsirea corect a informaiilor dependente. Relaiile dintre tabele asigur o eficien ridicat a administrrii bazei de date (introducere, afiare, modificare/actualizare a informaiilor, dimensiune mai mic a fiierelor baze lor de date).

28

Fig.23 Fereastra relaiilor dintre tabelele bazei de date Access Configurarea relaiilor dintre tabelele unei baze de date Access se face ntr-o fereastr dedicat Relationships (fig.23) accesibil din pagina Database Tools a panglicii superioare. n fereastra relaiilor pot fi afiate simultan toate relaiile existente ntre tabelele bazei de date prin selectarea opiunii All Relationships i poate fi editat fiecare relaie n parte pentru a i se configura anumite proprieti care determin un anumit comportament al relaiei n legtur cu nregistrrile din baza de date. Editarea unei relaii se face selectnd linia care marcheaz relaia i indicnd opiunea Edit Relationships. n fereastra afiat se pot stabili unele proprieti ale relaiei: Pe baza nregistrrilor existente n tabele, Access identific tipul relaiei (vezi tema nr.1, fig.1) care poate fi One-To-One, One-To-Many, Many-To-Many sau Indeterminate; Orice relaie este de tip Parent Child (printecopil), adic poziia celor 2 tabele n relaie este bine stabilit: membrul stng Parent, iar membrul drept Child; Opiunea Enforce Referential Integrity se refer la aanumita Integritate Referenial care mpiedic existena unei nregistrri n tabelul membru drept al relaiei dac nu exist o nregistrare corespondent n tabelul membru stng (de exemplu, dac exist carti nregistrate n tabelul Carti ai cror autori nu sunt nregistrai n tabelul Autori, astfel de nregistrri se numesc orfane i trebuie evitate); Opiunea Cascade Update Related Fields permite actualizarea automat a valorilor cmpului de legtur n tabelul membru drept al relaiei pe baza modificrii acestora doar n tabelul membru stng; Opiunea Cascade Delete Related Records permite tergerea automat a nregistrrilor din tabelul membru drept al relaiei, asociate nregistrrii din tabelul membru stng care se

29

terge (de exemplu, dac un autor este ters din tabelul Autori, vor fi terse automat i nregistrrile aferente crilor sale din tabelul Carti, pentru a nu exist nregistrri orfane; Opiunea Join Type precizeaz modul de comportare a relaiei la afiarea nregistrrilor corespondente n interogri i ofer 3 posibiliti (1.Equal, 2.Left, 3.Right Join).

Exemplul 9: Crearea unor relaii n baza de date Biblioteca_mea ntre tabele care s

permit o mai uoar gestiune a informaiilor. deschidei baza de date Biblioteca_mea i tabelul Carti n fereastra de proiectare; n cazul cmpului IDautor creai o list de cutare (Lookup List) pentru a prelua valorile cmpului IDautor ale tabelului Autori; apsai lista derulant la tipul de dat (Data Type) i alegei opiunea Lookup Wizard; se afieaz o fereastr Lookup Wizard, prin care Access solicit parcurgerea a cteva etape de configurare a listei; n prima fereastr lsai implicit opiunea I want the lookup column to lookup the values... i apsai butonul Next; n a doua fereastr lsai tabelul Autori selectat (deoarece conine cmpul IDautor) i apsai butonul Next; n a treia fereastr selectai cmpurile IDautor i Numele prin mutare din stnga (Available) n dreapta (Selected), (fig.24,a); apsai butonul Next; n a patra fereastr se indic drept criteriu de ordonare cresctoare cmpul numele (fig.24,b), pentru a afia n ordine alfabetic; se apas butonul Next; n a cincea fereastr se las opiunile implicite, pentru a afia n list doar numele autorului (fig.24,c); se apas butonul Next; n ultima fereastr selas opiunile implicite i se apas butonul Finish, acceptnd memorarea tabelului pentru a crea lista; creai un nou tabel n baza de date, cu numele Domenii, care s conin dou cmpuri, ID i Denumire, de tip Autonumber i, respectiv, Text i completai 7 nregistrri n acest tabel, conform fig.25; creai o list de cutare pentru cmpul domeniu al tabelului Carti, care s preia valorile din

a. b. c. Fig.24 Etapele crerii unei liste de cutare de tip Lookup prin preluarea din tabele existente

30

cmpul denumire al tabelului Domenii, procednd n mod similar cu lista creat pentru cmpul IDautor; observai c, la deschiderea tabelului Autori n fereastra nregistrrilor, n stnga acestora a aprut o coloan cu semnul care permite afiarea nregistrrilor din tabelul asociat (Carti) n aceeai fereastr; aceast opiune este posibil datorit prezenei unei relaii stabilite ntre cele 2 tabele pe baz listei de cutare a cmpului IDautor; de exemplu, n fig.26 este Fig.25 Tabelul Domenii cu cele 7 nregistrri

afiat lista crilor aferente autorului Crtrscu; deschidei fereastra relaiilor din pagina Datasheet Relationships, apsai butonul All Relationships i abservai afiarea relaiilor existente ntre cele 3 tabele ale bazei de date; selectai, pe rnd, liniile care marcheaz cele 2 relaii, apsai butonul Edit Relationships i activai opiunile Enforce Referential Integrity i Cascade Update Related Fields, validnd modificrile cu butonul OK; nchidei fereastra relaiilor precum i cele dou tabele, memornd modificrile (Yes).

Fig.26 Afiarea nregistrrilor unui tabel n fereastra Datasheet a altui tabel pe baza relaiei stabilite automat printr-o list de cutare
31

3.4.2. Crearea unei interogri. Fereastra de proiectare. Interogrile sunt obiecte ale bazei de date destinate prelucrrii informaiilor din tabele. Interogrile rspund necesitilor utilizatorului de a afia selectiv informaii din baza de date, de a le prelucra pentru afiarea de sinteze statistice prin crearea unor noi cmpuri sau tabele sau de a modifica valorilor nregistrrilor existente. De exemplu, n baza de date Biblioteca_mea, interogrile pot s rspund la ntrebri cum ar fi: Cte cri din bibliotec aparin fiecrui autor? Care este distribuia numrului de cri pe domenii? Sau pe edituri? Sau pe ani? Care sunt crile editate ntr-un anumit an sau ntr-o perioad de timp? Care este cea mai scump carte din bibliotec din punct de vedere al preului? Sau cea mai ieftin? Care este distribuia valorii totale a crilor pe edituri sau pe domenii? Interogrile sunt grupate n zona Queries a panoului de obiecte Access . n funcie de scop, interogrile se clasific n dou categorii: interogri de selecie: de cmpuri, de nregistrri, cu cmp calculat, cu parametru, de tip statistic, de tip tabel sintetic; interogri de aciune: de creare tabel nou, de modificare valori n tabel existent (adugare/modificare/tergere nregistrri). Crearea unei interogri se poate face direct n fereastra de proiectare (Create Query Design) sau cu ajutorul unui asistent interactiv (CreateQuery Wizard). Afiarea unei interogri (View) se poate face n mai multe moduri, dintre care cele mai importante sunt urmtoarele: Fereastra de proiectare (Design), fig.27, n care se configureaz toate opiunile interogrii; Fereastra de execuie (Datasheet), fig.28, n care sunt afiate nregistrrile care corespund opiunilor precizate n fereastra de proiectare; Fereastra SQL (SQL) a instruciunilor SQL, fig.29, care corespund opiunilor precizate n fereastra de proiectare. Fereastra de proiectare a unei interogri (fig.27), cuprinde dou zone principale: zona tabelelor care conine tabelele din care se dorete extragerea nregistrrilor, afiate sub form de ferestre cu lista cmpurilor; dac ntre tabele exist relaii, acestea sunt vizualizate i pot fi editate; zona de proiectare care conine o serie de rnduri specifice (Field, Table, Sort, Show etc) necesare descrierii instruciunilor interogrii; se mai numete i gril de interogare. Semnificaia rndurilor din zona de proiectare este urmtoarea:

32

Fig.27 Fereastra Design a unei interogri

Fig.28 Fereastra Datasheet a unei interogri

Fig.29 Fereastra SQL a unei interogri Field i Table : numele cmpurilor i a tabelului din care provin sau ale cmpurilor nou create (calculate cu relaii matematice); Sort : aplicarea unui criteriu de ordonare dup valorile din cmpul respectiv; Show : afiare sau nu a valorilor cmpului la execuia interogrii (caset de validare); Criteria / Or : criteriul / criteriile de selecie a nregistrrilor; Total : apare la interogrile de tip statistic i precizeaz opiunile de grupare sau de prelucrare statistic a valorilor din cmpul respectiv (Group By, Min, Max, Sum etc.); Crosstab : apare la interogrile de tip tabel sintetic, pentru precizarea atributului cmpului respectiv (Row Heading, Column Heading, Value). Pe lng rndurile descrise anterior, n zona de proiectare mai pot s apar i alte rnduri specifice anumitor tipuri de interogri de aciune, care nu sunt ns prezentate n acest curs. Proiectarea unei interogri n Access se face prin intermediul unei interfee fereastra de proiectare QBE Query By Example (interogare prin exemplu) n care opiunile se configureaz vizual. Dac este necesar, Access furnizeaz i asisten interactiv. Acest mod de proiectare este mai uor de folosit pentru utilizatorii cu experien minim. De fapt, n spatele acestui mod de proiectare st un limbaj de programare bazat pe setul de instruciuni standard [1], [3], SQL 33

Structured Query Language. Acest limbaj, devenit un standard (1986), este integrat n toate sistemele informatice de gestiune a bazelor de date moderne. Etapele de concepie a unei interogri n Access sunt urmtoarele: Proiectarea interogrii n fereastra de proiectare prin configurarea tuturor opiunilor dorite (selecia cmpurilor, precizarea criteriilor de ordonare, crearea criteriilor de afiare selectiv, crearea de noi cmpuri calculate (dac este cazul), precizarea opiunilor de afiare statistic (dac este cazul); Verificarea afirii corecte a nregistrrilor prin execuia interogrii ( Run) i, eventual, aplicarea unor opiuni de formatare a valorilor afiate; Memorarea interogrii sub un nume i nchiderea ferestrei de proiectare. 3.4.3. Inte rogri simple pentru selecie de nregistrri. Interogrile simple de selecie Select Query sunt destinate afirii selective a nregistrrilor din tabele, dup anumite criterii de selecie, precizate n rndul Criteria. Ele mai pot conine i noi cmpuri, ale cror valori sunt precizate prin relaii matematice, definite n fereastra de proiectare a interogrii. Este posibil i ordonarea dup unul sau mai multe cmpuri (rndul Sort). Prin execuia interogrii, n fereastra de afiare a rezultatelor vor apare nregistrrile ale cror valori de cmp respect criteriul de selecie. Dac exist i cmpuri calculate, valorile acestora vor fi calculate cu relaiile matematice precizate i vor fi afiate. Criteriile de selecie care se precizeaz n rndul Criteria pot fi construite i cu ajutorul operatorilor aritmetici (+ * /), relaionali (< <= > >= <>), logici (Not, True, False), de concatenare (+, &) sau cu funcii specifice de comparare (Is Null, Is Not Null, Like, In, Between). La construcie se poate utiliza asistentul interactiv Builder Wizard pot utiliza n rndul Criteria al interogrii. Tabelul nr.3 Exemple de criterii de selecie a nregistrrilor Valoarea sau relaia basme Not basme <> basme corint or aramis Explicaii Valoarea cmpului trebuie s fie exact basme. Orice valoare n afar de bas me. Orice valoare n afar de bas me. Valoarea cmpului poate fi corint sau aramis .

n tabelul nr.3 sunt prezentate o serie de exemple de criterii de selecie a nregistrrilor, care se

34

Tabelul nr.3 continuare False >= 20 >2000 and <2011 Between 5 And 50 >= 1.01.2010 Like d* Like *mihai* Is Null / Is Not Null Valoarea cmpului trebuie s fie False (sau 0). Se utilizeaz la cmpuri de tip Yes/No. n mod similar se utilizeaz i valoarea True (sau 1). Orice valoare mai mare sau egal cu 20 Orice valoare mai mare dect 2000 i mai mic dect 2011, adic orice valoare cuprins ntre 2000 i 2011, exclusiv limitele. Idem anterior. Orice valoare ntre 5 i 50. Orice dat calendaristic dup 1.01.2010. Orice valoare care ncepe cu lite ra d. Caracterul * nlocuiete orice numr de caractere Orice valoare care conine textul mihai. Ex. Mihai Daniel; Mihaila George; Neme Mihai; Iona Mihail nregistrrile care nu conin / conin valori pe cmpul respectiv.

Interogrile pot conine i cmpuri calculate. Acestea reprezint noi cmpuri, create n fereastra de proiectare, prin precizarea unei relaii matematice de calcul al valorilor acestuia, bazat desigur pe valorile din cmpurile existente n tabelele bazei de date i pe operatorii matematici. Valorile cmpurilor calculate nu sunt memorate fizic n baza de date, ele sunt afiate doar la execuia interogrii. La construcia relaiei matematice se pot utiliza i funcii predefinite incluse ntr-o bibliotec specific (vezi anexa nr.1), a cror editare se poate face apelnd asistentul interactiv Builder Wizard, . nume_cmp: <relatie matematica> n care nume_cmp reprezint un nume care se atribuie cmpului respectiv, iar <relatie matematica> reprezint relaia matematic de calcul al valorilor cmpului. n tabelul nr.4 sunt prezentate cteva exemple de cmpuri calculate cu diferite relaii matematice sau folosind unele funcii incluse n biblioteca Access.

Sintaxa unui cmp calculat este urmtoarea:

35

Tabelul nr.4 Exemple de cmpuri calculate Relaia matematic de calcul al valorilor cmpului [nume] & &[prenume] Explicaii Crearea unui cmp cu numele complet al persoanei prin concatenarea celor dou cmpuri [nume] i [prenume], separate de un spaiu Tabelul nr.4 continuare [mednota]*0.75 + [teza]*0.25 IIf ([nota] >=5; OK; Fail) 2011-Year[data_n] [pret_lei]/4.3 Avg([pret]) Calculul mediei finale a disciplinei ca medie ponderat ntre media notelor, [mednota] i nota la teza, [teza]. Cmp cu dou valori, OK sau Fail, calculat cu funcia condiional IIf. Pentru valorile cmpului [nota] mai mari sau egale cu 5, cmpul va avea valoarea OK, iar pentru celelalte valori, valoarea Fail. Calculul vrstei persoanei prin scderea din anul curent a anului naterii acesteia. Se utilizeaz funcia Year( ) Calculul unei valori in EUR, pe baza valorii n lei i a cursului valutar lei/eur. Calculul mediei aritmetice a valorilor cmpului [pret], utiliznd funcia statistic Avg( )

O interogare simpl poate conine i parametri. Parametrul reprezint o valoare variabil, dat de ctre utilizator, ntr-o fereastr de dialog specific, n momentul execuiei interogrii. Parametrul se poate utiliza drept criteriu de selecie de nregistrri sau n relaii matematice care definesc criterii de selecie sau cmpuri calculate. Definirea unui parametru se face prin editarea unui mesaj specific scris ntre paranteze drepte, n locul n care trebuie introdus valoarea acestuia. Mesajul care constituie definiia parametrului va fi afiat n fereastra de dialog n care se solicit valoarea acestuia. Parametrul nlocuiete de fapt valorile unui cmp sau valorile fixe date pe grila de interogare, transformndu- le n variabil. n tabelul nr.5 sunt prezentate cteva exemple de utilizare a parametrilor n conintul criteriilor de selecie a nregistrrilor sau n relaii matematice. Tabelul nr.5 Exemple de parametri n interogri Like *&[Introdu cuvntul cheie]&* Parametrul definete valoarea de selecie aplicat n rndul Criteria. Utilizarea caracterului special * determin selecia valorilor care conin cuvntul cheie introdus de utilizator Not [Introdu valoarea care se exclude] Parametrul definete valoarea care trebuie exclus la selecie.
36

>= [Introdu valoarea minima] Parametrul definete valoarea din relaia de comparare. De exemplu, dac se d parametrului valoarea 8.5, se vor afia toate nregistrrile care conin o valoare mai mare sau egal cu 8.5. [pret_lei]/[Introdu cursul de schimb ron/euro] Calculul preului n EUR pe baza preului n RON i a valorii cursului ron/eur. Parametrul definete valoarea cursului de schimb care se introduce la execuia interogrii.

Exemplul 10: Crearea unor interogri simple n baza de date Biblioteca_mea.

Inte rogri simple cu diverse criterii de selecie deschidei baza de date Biblioteca_mea i selectai opiunea CreateQuery Design, pentru a deschide fereastra de proiectare a unei noi interogri; selectai, pe rnd tabelele Autori i Carti i apsai butonul Add pentru a le aduce n fereastra interogrii, apoi nchidei fereastra Show Table; putei oricnd s o reafiai prin apsarea butonului aferent din pagina Design; selectai, pe rnd, prin dublu-click, cmpurile numele, prenumele din tabelul Autori, apoi denumire, editura i an din tabelul Carti; observai c aceste cmpuri au aprut n rndul Field al interogrii (fig.30); alegei opiuni de ordonare, n rndul Sort, pentru cmpurile numele, prenumele i an pentru a afia crile grupate pe autori, n ordine cronologic a apariiei (fig.30); dac vei executa acum interogarea (Run), rezultatul va fi afiarea tuturor nregistrrilor din tabele, n ordinea precizat prin criteriile de ordonare; revenirea n fereastra de proiectare se face cu butonul View Design View; memorai interogarea cu numele Afisare simpla carti (Save); indicai n rndul Criteria al cmpului editura (fig.30) valoarea corint i la cmpul an valoarea 2010 pentru a afia crile editurii Corint din anul 2010; reinei c Access nu este Case Sensitive adic nu face diferena ntre litere mici i majuscule; reinei c cele dou criterii de selecie scrise pe acelai rnd Criteria vor aciona simultan;

37

 executai interogarea (Run) pentru a vedea nregistrrile;

Fig.30 Fereastra de proiectare a unei interogri simple de selecie memorai structura actual (Save); tergei acum valorile indicate n rndul Criteria i creai un alt criteriu de selecie, astfel nct s fie afiate crile care se refer la basme cele care conin n titlu cuvntul basme se utilizeaz funcia Like, fig.31; executai interogarea pentru a vedea nregistrrile; putei memora interogarea cu numele (Save As) Afisare carti cu basme; tergei selecia efectuat anterior n rndul Criteria i creai o nou selecie pentru a afia crile aprute ntre anii 2008 i 2010; exist mai multe posibiliti de a rezolva problema, care sunt prezentate n fig.31; executai interogarea pentru a vedea nregistrrile; putei memora interogarea cu numele (Save As) Afisare carti periodic;

Fig.31 Posibiliti diverse de a crea criterii de selecie Inte rogri simple cu cmpuri calculate

38

 tergei criteriile de selecie configurate anterior i creai un nou cmp (calculat), editnd relaia matematic a acestuia n rndul Field, pe prima coloan liber, n dreapta cmpului an (fig.32), editarea se poate face i n fereastra Builder Wizard, ;

acest nou cmp trebuie s afieze numele complet al autorilor, obinut prin concatenarea (adunarea) valorilor din dou cmpuri, numele i prenumele, separate de un spaiu; sintaxa relaiei matematice este nume_complet: [numele] & &[prenumele] tergei cmpurile numele i prenumele de pe gril, mutai noul cmp, nume_complet, n dreapta cmpului denumire, selectai ordonare cresctoare dup acest cmp (Sort) i executai interogarea pentru a vedea nregistrrile; modificai, dac dorii, proprietatea Format a noului cmp, pentru a afia textul cu majuscule n fereastra de proiectare, selectai cmpul i apsai pictograma Property Sheet; creai un al doilea cmp calculat, cu numele pret_eur, a crui relaie matematic este pret_eur:[pret]/4.3 pentru a afia preurile de achiziie n euro ale crilor;

Fig.32 Crearea unui cmp calculat. Editarea n fereastra Expression Builder stabilii, dac este cazul, formatul de afiare Standard pentru valorile cmpului pret_eur, pentru a le afia cu dou zecimale; memorai interogarea (Save As) cu numele Afisare carti cu nume si pret i nchidei fereastra;

39

Fig.33 Cmp calculat cu funcia Year ( )

 creai o nou interogare (CreateQuery Design) i aducei tabelul Autori n fereastra de proiectare; aducei pe gril cmpurile nume, prenume, data_n i creai un cmp calculat, cu numele durata, care s afieze numrul de ani trecui din anul naterii fiecrui autor pn n prezent, calculat cu relaia durata: 2011-Year([data_n]) la calculul valorilor noului cmp se utilizeaz funcia Year( ), care este inclus n biblioteca de funcii Access (fig.33); opional, putei selecta ordonare descresctoare dup valorile acestui cmp, pentru a vedea care este cel mai btrn autor; executai interogarea pentru a vedea nregistrrile i memorai-o (Save) cu numele Calcul durata ani; observai c valorile cmpului calculat exist doar pentru autorii la care exist data naterii nregistrat.

Inte rogri simple cu parametri Deschidei interogarea Afisare carti cu basme (creat anterior) n fereastra de proiectare i modificai criteriul de selecie al denumirii crii basme nlocuindu-l cu un parametru [Introdu cuvntul cheie] (fig.34); executai interogarea de mai multe ori i dai, pe rnd, diverse valori parametrului, n fereastra de dialog afiat, de ex. alice, basme, date etc; de fiecare dat execuia se va realiza cu valoarea dat a parametrului i rezultatul va fi altul; memorai interogarea cu numele Afisare carti cu parametru (Save As) i nchidei fereastra; deschidei interogarea Afisare carti cu nume si pret n fereastra de proiectare i modificai relaia matematic de calcul al preului n euro, astfel nct cursul valutar s devin un parametru, a crui valoare s fie introdus de ctre utilizator la execuia interogrii (fig.34); executai interogarea, indicnd valoarea parametrului n fereastra de dialog specific; memorai interogarea cu numele Calcul pret cu parametru (Save As) i nchidei-o.

Fig.34 Parametri utilizai la criteriile de selecie a nregistrrilor

40

3.4.4. Inte rogri de selecie de tip statistic. Interogrile de tip statistic prelucreaz informaiile din tabelele bazei de date cu ajutorul unor opiuni de preucrare statistic a datelor. nregistrrile sunt grupate prin selecie, pe seturi, dup valoarea comun a unor cmpuri (Group By) i apoi se efectueaz prelucrarea seturilor astfel create, dup valorile din alte cmpuri, cu funciile de tip statistic (Count, Sum, Min, Max, Avg, Expression). O interogare de tip statistic se creaz dintr-o interogare de selecie simpl, apsnd pictograma Totals; pe gril apare rndul Total n care se aleg opiunile de prelucrare pentru fiecare cmp. n tabelul nr.6 sunt prezentate opiunile de prelucrare statistic disponibile. Aceste opiuni exist i sub form de funcii n biblioteca Access, sub numele de SQL Aggregate Functions. Interogrile de tip statistic pot fi obinuite sau pot afia informaiile sub form de tabel sintetic. n acest caz, Access pune la dispoziie o opiune specific Crosstab.

Tabelul nr.6 Opiunile de prelucrare statistic Numele opiunii Group By Sum Avg Min Max Count StDev Var First Last Expression Descriere Definete cmpul ca i criteriu de grupare a nregistrrilor Calculeaz suma valorilor cmpului din fiecare grup Calculeaz media aritmetic a valorilor din fiecare grup Afieaz valoarea minim din setul de valori al fiecrui grup Afieaz valoarea maxim din setul de valori al fiecrui grup Afieaz numrul de nregistrri din fiecare grup Calculeaz abaterea standard a setului de valori din fiecare grup Calculeaz variana setului de valori al fiecrui grup Afieaz prima valoare din fiecare grup Afieaz ultima valoare din fiecare grup Definete un cmp calculat cu o relaie matematic care include o funcie de tip SQL Aggregate

Exemplul 11: Proiectarea unor interogri de tip statistic n baza de date Biblioteca_mea.

Inte rogri de tip statistic obinuite

41

 Deschidei baza de date Biblioteca_mea i deschidei interogarea Afisare simpla carti n fereastra de proiectare; tergei cmpurile editura i an, apsai pictograma Totals i alegei, pentru cmpul denumire, n rndul Total, opiunea Count, pentru a afia numrul de cri pentru fiecare autor (fig.35); alegei ordonarea descresctoare dup cmpul denumire, eliminai celelalte criterii de ordonare i executai interogarea; adugai cmpul pret pe gril i alegei, n rndul Total, opiunea statistic Sum, pentru a afia valoarea total a crilor pentru fiecare autor (fig.35); memorai interogarea cu numele Afisare statistica simpla (Save As) i nchidei fereastra; deschidei fereastra de proiectare unei noi interogri, Create Query Design i aducei tabelele Domenii i Carti n fereastra de proiectare; aducei pe gril cmpurile denumire din cele dou tabele, apsai pictograma Totals i alegei opiunea Count pentru cmpul denumire al tabelului Carti (fig.35), pentru a afia numrul de cri pe fiecare domeniu; executai interogarea pentru a vedea nregistrrile, apoi memorai-o cu numele Statistica pe domenii; deschidei interogarea Afisare simpla carti n fereastra de proiectare; tergei cmpurile numele, prenumele i denumire, aducei pe gril cmpul pre i reaezai cmpurile, conform fig.36, apsai butonul Total i alegei opiunea Sum la cmpul pret; la execuia interogrii se va obine o statistic a valorii totale de achiziie, repartizat pe edituri i ani; memorai interogarea cu numele Statistica valorica i nchidei fereastra acesteia; obs. dac se dorete statistica valoric doar pe edituri, se elimin de pe gril cmpul an.

Fig.36 Interogare de tip statistic cu opiunea Sum

42

Fig.35 Exemple de utilizare a opiunilor statistice n interogri

Inte rogri de tip statistic tabel sintetic (Crosstab) deschidei baza de date Biblioteca_mea i deschidei interogarea Statistica valorica n fereastra de proiectare; apsai pictograma Crosstab i indicai n rndul Crosstab, opiunile de afiare a tabelului sintetic: editura Row Heading, an Column Heading, pret Value i Sum pentru prelucrare statistic n rndul Total; executai interogarea, observnd afiarea specific a datelor (fig.37), avnd anii drept titluri de coloane; memorai interogarea cu numele Afisare Crosstab (Save As) i nchidei fereastra acesteia.

Fig.37 Interogare de tip statistic afiat ca tabel sintetic Crosstab

43

3.5. Evaluarea.

n baza de date creat la tema nr.1 se vor afia relaiile stabilite ntre tabele n fereastra Relationships. Se vor crea minim 3 interogri simple de selecie, care trebuie s conin criterii de selecie a nregistrrilor, criterii de ordonare, minim un parametru i un cmp calculat. De asemenea, se vor crea minim 2 interogri de tip statistic.

44

TEMA NR. 4
4.1. Denumirea: Proiectarea i utilizarea formularelor i rapoartelor. 4.2. Competene profesionale oferite: a crea i utiliza obiectele de tip formular i raport pentru a afia, a introduce sau a tipri date n baza de date. 4.3. Obiectivele temei nelegerea rolului obiectelor de tip formular i raport n gestiunea bazei de date nelegerea componentelor incluse n formulare i rapoarte cunoaterea tipurilor de formulare i rapoarte care pot fi create n bazele de date deprinderea de a crea formulare de afiare sau de introducere a informaiilor din tabele deprinderea de a crea rapoarte de diferite tipuri. 4.4. Coninutul detaliat 4.4.1. Ele mente de baz privind formularele i rapoartele. Formularele i rapoartele sunt obiecte ale bazei de date prin care utilizatorul obinuit poate utiliza (afia, prelucra, tipri) informaiile din baza de date. Formularele i rapoartele sunt, de fapt, interfee prin care utilizatorul obinuit are acces la nregistrrile existente n tabele. Dei aciunile de afiare, adugare, modificare sau tiprire a informaiilor din tabelele bazei de date pot fi efectuate i n fereastra de afiare a unui tabel, din motive de asigurare a securitii i integritii bazei de date, este preferat utilizarea n aceste scopuri a obiectelor de tip formular sau raport care pot proteja informaiile coninute la un moment dat n baza de date. Proiectarea formularelor i rapoartelor este similar. Pe scurt, se poate spune c rapoartele tipresc informaiile la imprimant, n timp ce formularele le tipresc pe ecranul calculatorului. Formularele sunt destinate, deci, introducerii i/sau vizualizrii ntr-o form specific a datelor. Printr- un formular se pot stabili anumite drepturi (citire/modificare/adugare) pentru utilizatori. Formularele pot afia nregistrri din tabele sau din interogri ale bazei de date. n funcie de scop, formularele se clasific n trei categorii: formulare de afiare: sunt destinate exclusiv afirii informaiilor din tabele sau interogri, nu este posibil adugarea de informaii sau modificarea informaiilor afiate; formulare de introduce re date: sunt destinate exclusiv introducerii de noi date n tabele, nu sunt afiate nregistrrile existente, deci nu se pot face modificri ale acestora; formulare mixte : permit att afiarea ct i adugarea de informaii sau modificarea informaiilor existente la un moment dat n tabele.

45

Rapoartele sunt obiecte ale bazei de date destinate tipririi la imprimant ntr-o form specific a datelor. Rapoartele permit tiprirea informaiilor din tabele sau interogri ale bazei de date. Se pot tipri informaii dintr-unul sau mai multe obiecte de tip tabel sau interogare simultan. Rapoartele se pot clasifica n mai multe categorii, dup cum urmeaz: rapoarte simple care sunt asociate unui singur tabel sau interogare i, n consecin, tipresc valorile nregistrrilor pentru cmpurile indicate, putndu-se aplica o ordonare sau o filtrare specific a nregistrrilor; rapoarte complexe care tipresc informaii din mai multe tabele ntre care exist o relaie i care permit gruparea datelor dup anumite criterii, ordonarea sau filtrarea acestora, precum i operaii de prelucrare statistic (minim, maxim, medie, numrare etc.); rapoarte cu etichete (Labels) care tipresc informaiile ntr-o structur de tip etichete (adrese potale), dispuse, de obicei, n format multiplu, pe pagina tiprit. Formularele se gestioneaz n zona Forms a panoului de obiecte Access, iar rapoartele n zona Reports. Obiectele de tip formular sau raport pot fi afiate sub mai multe forme. Un formular poate fi afiat sub urmtoarele forme (View): Fereastra de utilizare (Form View), fig.38, n care sunt afiate informaiile nregistrrilor din tabele i care este, de fapt, fereastra n care lucreaz utilizatorii obinuii; Fereastra de proiectare (Design View), n care se configureaz manual componentele; Fereastra de aspect (Layout View), o inovaie a versiunii Access 2007, care permite modificarea proprietilor de aspect ale componentelor formularului direct n fereastra de utilizare (Form View) astfel nct proiectantul vede imediat efectele acestor modificri. Un obiect de tip raport poate fi afiat sub urmtoarele forme: Fereastra de utilizare (Report View), n care sunt afiate informaiile nregistrrilor din tabele, fr a fi aplicat separarea pe pagini, n care se poate vedea formatul de tiprire al datelor; Fereastra de proiectare (Design View), n care se proiecteaz structura raportului; Fereastra de aspect (Layout View), o inovaie a versiunii Access 2007, care permite modificarea proprietilor de aspect ale componentelor direct n formatul lor de afiare real (Report View) astfel nct proiectantul vede imediat efectele acestor modificri; Fereastra de pretiprire (Print Preview), fig.39, n care raportul este vizualizat aa cum va aprea pe hrtie, separat pe pagini, n funcie de dimensiunile stabilite pentru acestea. Elementele componente ale unui formular sau raport sunt asemntoare. Acestea sunt: Header antetul, este zona n care se include, de obicei, un titlu, o sigl, etichetele coloanelor, data curent, diverse elemente grafice;
46

Fig.38 Formular de tip Split n fereastra Form View

Fig.39 Raport n fereastra Print Preview

Detail zona de afiare a informaiilor propriu- zise, este zona n care se includ cmpurile din tabele i n care se afieaz valorile nregistrrilor; Footer subsolul, este zona n care se includ, de obicei, butoane de comand, elemente de calcul statistic, data curent, diverse elemente grafice; Controls controalele, componente care au rolul de a afia informaii n anumite locuri ale structurii formularului sau raportului. Deoarece rapoartele tipresc informaiile pe hrtie, acestea mai conin dou componente: Page Header antetul paginii, n care se includ, de obicei, ca titluri de coloane, etichetele cmpurilor. Mai pot fi incluse date statistice specifice paginilor (nr. de pagin, dat calendaristic etc.); informaiile se vor tipri pe fiecare pagin a raportului n antetul acesteia; Page Footer subsolul paginii, n care se includ, de obicei, date statistice generale (nr. de pagin, dat calendaristic) sau specifice (cmpuri calculate cu funcii statistice); informaiile se vor tipri n subsolul fiecrei pagini a raportului; n tabelul nr.7 sunt prezentate cele mai uzuale controale care pot fi incluse n formulare sau rapoarte, unele dintre acestea fiind nouti ale versiunii Access 2007. n fig.40 este prezentat fereastra de proiectare a unui formular care conine cele mai des utilizate tipuri de controale. Acestea exist, n mod uzual, i n cazul rapoartelor.

47

Tabelul nr.7 Controale utilizate n formulare sau rapoarte Denumire control Label Descriere Etichet de text. Text simplu care poate fi formatat (font, mrime, culoare etc). Poate servi ca titlu de formular sau ca etichet (denumire) asociat unei casete de cmp. Caset de cmp simpl. Afieaz o singur valoare. Se asociaz cu cmpuri ale cror valori trebuie afiate/introduse. Poate fi formatat i transformat n caset tip list simpl sau derulant. Caset de cmp list derulant. Afieaz mai multe valori sub form de list derulant. Se poate ataa unui cmp multivaloare sau de tip Lookup. Buton de comand. La apsare, se execut o anumit comand definit de ctre utilizator (de exemplu nchidere/deschidere obiect, cutare valori, parcurgere nregistrri, aplicare filtre etc). Sigl. Imagine depus automat n antet, dintr-un fiier de tip grafic (bitmap, jpef, gif etc) selectat de pe disc Etichet de text. Text simplu cu rol de titlu al formularului, care este depus automat n antetul acestuia. Caset de cmp. Afieaz data i/sau ora curente. Poate fi depus n oricare zon a formularului. Buton de subformular. Se creaz o legtur ctre un formular existent sau se creaz interactiv un subformular care este utilizat n cadrul formularului principal.

Text Box Combo Box Button Logo Title Date&Time Subform Subreport

Sigl Titlu Etichet Caset simpl de cmp Subformular Butoane de aciune Data curent

Caset simpl calculat

Fig.40 Elemente componente (controale) ale unui formular (fereastra de proiectare)

48

Orice control inclus ntr-un formular/raport este cuprins ntr-un dreptunghi imaginar, marcat de 8 ptrele, dintre care cel din colul stnga sus este de dimensiuni mai mari fig.41. Activarea acestui Fig.41 Control de tip Label selectat dreptunghi se face prin selectarea controlului cu mouse- ul. Ptratul mare servete la mutarea controlului prin drag&drop (tragere&depunere), iar celelalte servesc la redimensionarea acestuia. n cazul casetelor de cmp (Text/List/Combo Box) care sunt nsoite de o etichet (Label), cele dou controale sunt legate, putnd fi gestionate n grup. Versiunea Access 2007 aduce o noutate n privina gestiunii controalelor ntr-un formular/raport prin opiunea de grupare a acestora. Se pot crea astfel grupuri de controale care vor avea aceleai proprieti de aspect i vor fi gestionate ca o singur entitate. Opiunea este disponibil n fereastra de proiectare a formularului/raportului, din pagina ArrangeControl Layout. Toate caracteristicile unui control, cele ale zonelor formularului/raportului precum i ale formularului/raportului nsui sunt proprieti ale cror valori pot fi modificate de ctre utilizator fa de valorile implicite ntr-o fereastr dedicat Property Sheet sau prin alegerea pictogramei potrivite din paginile Design sau Arrange ale panglicii, n fereastra de proiectare. Proprietile disponibile pentru un anumit control sunt grupate pe 4 categorii: Format cuprinde proprieti care se refer la aspectul de afiare a controlului; Data cuprinde proprieti care se refer la sursa datelor afiate de controlul respectiv pot fi valorile unui cmp dintr- un tabel sau o interogare sau pot fi valori calculate cu o relaie matematic, creat de ctre utilizator; Event cuprinde proprieti care se refer la eventuale aciuni asociate unor evenimente n legtur cu controlul (selecie, click de mouse etc), aciuni care se creaz cu ajutor ul asistentului interactiv (de ex.butoanele de aciune Button) sau cu ajutorul unor constructori speciali (Expression / Macro / Code Builder); Other cuprinde proprieti care se refer la atribute generale ale controlului (numele, comportamentul pe formular etc.). n fereastra Property Sheet exist pagina All n care sunt afiate toate proprietile disponibile care exist n cadrul celor 4 categorii dedicate (Format, Data, Event i Other). Versiunea Access 2007 ofer pentru configurarea rapid a aspectului unui formular/raport o serie de faciliti utile, cum ar fi: posibilitatea de a alege rapid o form predefinit a modului de afiare a datelor prin cele cteva opiuni din pagina Create Form / Report;
49

 posibilitatea de a alege un format predefinit de aspect dintre peste 20 de variante i de a memora un ablon propriu de format/raport pentru a fi utilizat ulterior la alte obiecte ArrangeAutoFormat; opiunea de grupare a controalelor i de stabilire comun a proprietilor grupului; posibilitatea de a modifica proprieti n aspectul de afiare a nregistrrilor astfel nct efectele s fie vizibile direct fereastra Layout View. 4.4.2. Crearea i utilizarea formularelor. Crearea unui formular se poate face direct n fereastra de proiectare (CreateForm Design) sau prin selectarea uneia dintre opiunile individuale, disponibile n pagina CreateForms. Un formular poate afia informaiile din tabele sub mai multe forme. Cele mai des utilizate sunt cele prezentate n fig.42, adic afiarea a cte o nregistrare pe formular (aspect Columnar) sau afiarea sub form de tabel, similar cu afiarea nregistrrilor n tabele (aspect Tabular sau

Afiare de tip Columnar (individual) Afiare de tip Tabular (tabelar) Fig.42 Forme de afiare a nregistrrilor n formulare Datasheet). O noutate n acest domeniu adus de versiunea Access 2007 este posibilitatea de a afia simultan cele dou forme, adic aa-numitul formular scindat Split Form (fig.43). i afiarea de Astfel, exist a a posibilitatea cutrii unei informaii n zona Datasheet Modificarea automat afiare nregistrrii n detaliu n zona Columnar. formei informaiilor ntr- un formular se poate face n orice moment dup editarea acestuia, n fereastra proprietilor formularului
50

Fig.43 Formular scindat

(Property Sheet). Formularele de afiare date sunt, de obicei, destinate afirii diverselor informaii din tabelele sau interogrile bazei de date. Pentru asigurarea securitii datelor memorate, aceste formulare nu trebuie s permit modificarea datelor i adugarea de noi nregistrri n tabele. n aceste formulare, utilizatorii obinuii pot cuta, consulta, selecta (filtra) nregistrri existente n baza de date fr a putea modifica n vreun mod coninutul curent al bazei de date. Dup crearea formularului ntr-una din cele trei variante uzuale de afiare (Columnar/Tabular/Split), n fereastra de proiectare se configureaz proprietile formularului (Property Sheet) care stabilesc permisiuni de adugare/tergere/modificare de nregistrri (fig.44) Data Entry, Allow Additions / Deletions / Edits. Fig.44 Fereastra proprietilor unui formular

Exemplul 12: Crearea de formulare de afiare a listei crilor n baza de date

Biblioteca_mea. deschidei baza de date Biblioteca_mea i selectai n pagina Create opiunea More FormsForm Wizard, pentru a crea, cu ajutorul asistenei interactive, un formular de afiare a informaiilor din mai multe tabele ale bazei de date; n prima fereastr selectai, pe rnd, cmpurile numele i prenumele din tabelul Autori, apoi denumire, editura i an din tabelul Carti, fig.45; apsai Next pentru a trece la a doua etap de configurare, fig.45 modul de afiare a nregistrrilor; avnd n vedere c ntre cele dou tabele, Autori i Carti, exist o relaie, se cere indicarea modului de afiare a informaiilor, grupate sau nu pe autori; lsai opiunea implicit by Autori, pentru a afia grupat, n aceeai fereastr (Form with subforms), crile aparinnd

Fig.45 Primele dou ferestre ale asistenei interactive Form Wizard

51

aceluiai autor; se vor crea de fapt dou formulare, unul principal, care va afia nregistrri din tabelul Autori i unul secundar (subformular), integrat n fereastra celui principal, care va afia nregistrrile corespondente asociate din tabelul Carti; apsai Next i alegei formatul Datasheet; apsai Next i alegei stilul Module; apsai Next i indicai titlul obiectului de tip formular (Form): Afisare carti; apsai Finish pentru a vedea fereastra de utilizare a formularului (Form View); pentru a face modificri ale structurii formularului, trecei n fereastra de proiectare, HomeViewDesign View; modificrile trebuie s aduc formularul la aspectul celui din fig.48; modificai titlul din zona Header cu textul: Lista crilor din bibliotec facei click pe controlul respectiv, care este de tip etichet (Label) i apsai pictograma Property Sheet, iar la Caption editai noul text; opional, putei insera o sigl n antet, prin indicarea unui fiier de tip imagine, cu ajutorul opiunii ControlsLogo; inserai n antet un control de afiare a datei curente, fig.46 selectai pictograma ControlsDate&Time i configurai afiarea doar a datei calendaristice; modificai caracteristicile de afiare a controlului pentru a fi mai vizibil (Font Color White, Bold); n zona Detail, observai gruparea controalelor cmpurilor mpreun cu etichetele acestora i existena unui marcaj al grupului pentru selecia simultan, fig.47; proprietile comune ale grupului pot fi stabilite din pagina ArrangeControl Layout sau individual, prin selecia unui control i modificarea proprietii dorite; configurai afiarea cu fontul Tahoma 12pt a controalelor, iar pentru controlul de cmp numele, cu Bold; redimensionai limea controalelor de cmp la aprox.10cm; redimensionai controlul de tip subformular (Carti) la aprox.18cm i eticheta acestuia la aprox.1.5cm, conform fig.47; n zona Form Footer efectuai urmtoarele aciuni: creai nlimea zonei de aprox 2cm cu ajutorul mouse-ului, trgnd n jos de marginea inferioar a barei de titlu; adugai trei controale tip buton de aciune (Button) care s realizeze parcurgerea nregistrrilor n ambele sensuri i nchiderea formularului fig.46 selectai controlul
Marcaj de grup Sigl Control de tip Control de tip etichet Date/Time Subformular

Fig.46 Configurare zona Form Header

Fig.47 Configurare zona Detail

52

de tip Button, depunei- l n Form Footer i stabilii aciunea asociat n fereastra de dialog a asistenei interactive Record Navigation / Goto Previous / Goto Next pentru cele dou butoane de parcurgere a nregistrrilor i Form Operations / Close Form pentru butonul de nchidere a formularului; putei opta pentru afiarea pe butoane a unor pictograme sau a unui text; memorai (Save) structura formularului; pentru a vizualiza formularul n fereastra de utilizare alegei opiunea ViewForm View, n care se poate testa funcionarea corect a butoanelor de aciune (Atenie la apsarea butonului INCHIDERE, se nchide fereastra formularului, deschiderea se face ulterior prin dublu-click pe numele formularului, afiat n zona Forms a panoului de navigare din stnga); pentru a stabili proprieti numai de afiare a nregistrrilor i pentru a elimina unele elemente grafice de pe formular, deschidei fereastra de proiectare a acestuia, apoi fereastra proprietilor formularului (Form Property Sheet) (prin dublu-click n ptratul din stnga-sus al ferestrei) i modificai unele proprieti, conform celor de mai jos: Data Entry No / Allow Additions/Deletions/Edits No / Record Locks All Records; Record Selectors No / Navigation Buttons No; aspectul formularului dup efectuarea tuturor modificrilor este prezentat n fig.48;

Fig.48 Formular cu subformular pentru afiarea informaiilor din dou tabele

53

 pentru a modifica aspectul general de afiare a datelor n formular, putei utiliza facilitatea ArrangeAutoFormat, n care se poate alege un format predefinit sau se pot configura individual diferitele zone ale formularului (Header/Detail/Footer) cu anumite proprieti de afiare; de exemplu, n fig.49 este prezentat acelai formular, sub alt aspect de afiare (AutoFormat/Equity i modificarea culorii fundalului zonei Footer);

Fig.49 Formular de afiare cu AutoFormat

Fig.50 Control de tip statistic

putei crea controale care s afieze informaii statistice (de exemplu numrul crilor unui autor) deschidei subformularul Carti subform n fereastra de proiectare i, n zona Form Footer, inserai un control de tip Text Box configurnd proprietatea Control Source cu relaia matematic: =Count(denumire]), fig.50; modificai i eticheta corespunztoare; modificai modul de aezare a nregistrrilor selectai marcajul de grup al controalelor din zona Detail i alegei opiunea ArrangeTabular, eventual redimensionai limile acestora, conform fig.50; memorai modificrile i deschidei formularul principal Afisare carti, pentru a vedea efectele. Formularele de introducere/adugare date sunt destinate adugrii de nregistrri n tabelele bazei de date, fr a vedea pe cele existente la un moment dat n baza de date. Ele pot fi create din formularele de afiare prin modificarea unor proprieti generale de lucru cu nregistrrile, care s stabileasc permisiuni de adugare de nregistrri.

Exemplul 13: Crearea i utilizarea unui formular de adugare de nregistrri n baza de

date Biblioteca_mea.

54

 deschidei baza de date Biblioteca_mea i selectai tabelul Carti, apoi selectai opiunea CreateSplit Form pentru a crea un formular de tip scindat; deschidei noul formular n fereastra de proiectare (Design view) i facei modificrile de aspect astfel nct acesta s aib structura din fig.51; modificai eticheta-titlu din antet cu textul Adugare carte i afiarea cu Bold; redimensionai, dac este cazul, dimensiunile controalelor de cmp din zona Detail; inserai n subsol un buton de nchidere al formularului; activai proprietatea formularului de adugare nregistrri Data Entry Yes; memorai formularul cu numele Adaugare carti i utilizai- l pentru a aduga dou nregistrri noi n tabel, conform figurii 51; observai c nregistrrile adugate sunt afiate n zona tabelar inferioar a formularului i putei face modificri ale acestora.

Fig.51 Formular scindat de adugare nregistrri asociat unui tabel

4.4.3. Crearea i utilizarea rapoartelor. Deoarece rapoartele tipresc informaiile pe hrtie, valorile parametrilor acesteia formatul paginii de hrtie, dimensiuni margini, antet, subsol, aezare n pagin etc. vor fi preluate din sistem, conform valorilor existente n Microsoft Office . Bineneles, aceste valori pot fi modificate cu ajutorul opiunii de meniu Print Print Preview, sau n fereastra de proiectare a raportului n care este disponibil pagina Page Setup. Crearea unui raport se poate face direct n fereastra de proiectare (Create Report Design) sau prin selectarea uneia dintre opiunile individuale, disponibile n pagina Create Reports.

55

Ferestrele de proiectare (Design) i de pretiprire (Print Preview) ale unui raport complex sunt prezentate n fig.52.

Fig.52 Raport complex cu gruparea nregistrrilor, ordonare i prelucrare statistic

Un raport are, de obicei, 5 zone componente: Report Header, Page Header, Detail, Page Footer i Report Footer. Dac informaiile care se tipresc provin din mai multe tabele ale bazei de date i se aplic unele criterii de grupare a acestora n funcie de valorile anumitor cmpuri, atunci raportul poate conine i alte dou zone, antetul i subsolul de grup pentru fiecare cmp ale crui valori reprezint un criteriu de grupare. Carateristicile zonelor unui raport sunt similare cu cele ale formularelor. Avnd n vedere ns c raportul tiprete informaiile pe hrtie, sunt necesare urmtoarele precizri: zona Report Header va fi tiprit o singur dat la nceput, pe prima pagin a raportului; zona Page Header se va tipri pe fiecare pagin a raportului n antetul acesteia; zona Page Footer se va tipri n subsolul fiecrei pagini a raportului; zona Report Footer va fi tiprit o singur dat, la sfritul raportului, pe ultima pagin a acestuia. Fiecare entitate definit n raport se numete, ca i n cazul formularului, control. Accesul la proprietile controalelor sau ale zonelor se face, ca i la formulare, ntr-o fereastr specific, Property Sheet. Gama de proprieti este similar cu cea disponibil la formulare i a fost descris

56

n cadrul subcap.4.4.1 (tipul i aspectul controalelor etichete, casete de cmp, butoane de aciune, controale statistice, elemente grafice etc.). Spre deosebire de formulare, n cadrul rapoartelor pot exista o serie de cerine specifice, pentru care Access ofer soluii de rezolvare, dup cum urmeaz: adugarea unui contor automat (numerotare curent) se face prin inserarea n zona Detail a unei casete de cmp (Text Box) i configurarea proprietilor acesteia la Control Source:=1 i Running Sum: Over All/Over Group (n funcie de dorina utilizatorului) efectul va fi numerotarea curent a nregistrrilor de la prima la ultima pe ntregul raport (Over All) sau pentru fiecare grup n parte (Over Group); stabilirea citeriilor de ordonare i/sau grupare aplicate nregistrrilor tiprite cu ajutorul unui raport se efectueaz n fereastra de proiectare a rapo rtului, ntr-o zon specific (Group and Sort) n care se precizeaz cmpurile i ordinea de aplicare a criteriilor, precum i diverse opiuni disponibile pentru fiecare criteriu n parte; adugarea de elemente grafice care s separe informaiile tiprite pe fiecare rnd se face n fereastra de proiectare a raportului prin inserarea unor controale specifice (Line, Rectangle) n zona dorit (de obicei, n zona Detail).

Exemplul 14: Crearea i utilizarea unui raport de tiprire a listei crilor n baza de date

Biblioteca_mea. deschidei baza de date Biblioteca_mea i selectai apoi opiunea Create Report Wizard; n prima fereastr selectai pe rnd cmpurile, fig.53: numele i prenumele din tabelul Autori, denumire, editura i an din tabelul Carti i denumire din tabelul Domenii; apsai butonul Next i, n a doua fereastr, fig.53, alegei opiunea by Domenii, pentru a grupa nregistrrile n funcie de domeniile din care fac parte crile; apsai butonul Next i nu selectai nimic n a treia fereastr, adic nu indicai nici un alt criteriu de grupare a nregistrrilor (Do you want to add any grouping levels); apsai butonul Next i indicai dou criterii de ordonare, fig.53, dup valorile cmpurilor numele i an; apsai Next i indicai opiunea Block referitoare la amplasarea controalelor n raport, lsai celelalte opiuni implicite;

Fig.53 Configurarea unui raport cu ajutorul asistenei interactive (Wizard)

57

 apsai Next i alegei opiunea Paper referitoare la stilul care va fi aplicat pe raport; apsai Next i, n ultima fereastr, indicai numele raportului: Lista crilor pe domenii; apsai butonul Finish pentru a vedea raportul n fereastra de pretiprire (Print Preview); deschidei fereastra de proiectare a raportului pentru a face o serie de modificri care s- l aduc la forma de afiare din fig.54, avnd fereastra de proiectare n fig.56; n pagina Page Setup, stabilii formatul paginii la A4, Landscape i marginile la 10 mm; mutai controlul datei calendaristice din subsolul de pagin (Page Footer) n antetul raportului (Report Header); observai gruparea controalelor de tip etichet din zona Page Header cu cele de tip Text Box din zona Detail exist posibilitatea modificrii globale a opiunilor de aezare a controalelor n cadrul grupului cu opiunile ArrangeControl Margins/Padding; modificai culoarea etichetelor din Page Header la White astfel nct acestea s fie vizibile; redimensionai limile controalelor cmpurilor din zona Detail astfel nct informaiile afiate de acestea s fie complet vizibile;

Fig.54 Raport cu gruparea nregistrrilor (Print Preview)

58

 modificai parametrii de afiare ai etichetelor i controalelor la font Tahoma, 10pt, prin selectarea marcajului de grup; inserai un element grafic linie (ControlsLine) n antetul grupului ID Header lipit de marginea superioar a zonei, pentru a marca separaia dintre diferitele grupuri de cri pe domenii; selectai opiunea Group&Sort pentru a configura unele opiuni de grupare/ordonare; la Group on ID, alegei opiunea with a footer section, pentru a deschide antetul de grup, fig.55; selectai opiunile statistice (with no totals), indicnd Count records, show on group footer, creai i o etichet corespunztore (Label), fig.56; indicai i keep whole group on one page pentru a menine nregistrrile aferente unui grup pe aceeai pagin tiprit a raportului; memorai modificrile i afiai fereastra de pretiprire (Print Preview) pentru a vedea efectele, fig.54.

Fig.55 Opiunile de prelucrare a grupurilor Group, Sort and Total marcaj de grup etichete casete de cmp control dat

control statistic

Fig.56 Fereastra de proiectare a unui raport cu grupare i control statistic

59

4.5. Evaluarea. n baza de date creat la tema nr.1, se vor crea minim 2 formulare i 2 rapoarte, care nu trebuie s fie de acelai tip. Formularele trebuie s conin i butoane de aciune, controale de tip dat calendaristic i statistic. Rapoartele trebuie s conin i criterii de ordonare a nregistrrilor, criterii de grupare, controale statistice i de tip dat calendaristic.

60

REZUMATUL DISCIPLINEI
n zilele noastre utilizarea calculatorului personal i a sistemelor software adecvate sunt indispensabile, n special pentru cei care activeaz n domeniul didactic i de formare profesional. Disciplina Baze de date face parte din grupul disciplinelor de TIC. Acestea trebuie s asigure grupul competenelor de utilizare a calculatorului, competene pe care oricare cadru didactic, indiferent de nivelul de nvmnt la care i desfoar activitatea, trebuie s le posede. Creterea permanent a vitezei de calcul, a capacitii de stocare a datelor, dezvoltarea continu a componentei software a sistemelor informatice sunt mereu stimulate de necesitatea prelucrrii n timp tot mai scurt a unei cantiti tot mai mari de informaii. Sistemele de gestiune a informaiilor numite generic baze de date constituie un puternic instrument pentru rezolvarea acestei probleme, motiv pentru care sunt utilizate n aproape orice domeniu de activitate al unei societi dezvoltate. Dintre sistemele informatice create pn n prezent pentru gestiunea bazelor de date, Microsoft Access este unul dintre cele mai cunoscute, probabil datorit includerii acestuia n pachetul Microsoft Office, att de popularul sistem informatic, ajuns astzi la versiunea a dousprezecea. Prezenta lucrarea are ca suport tehnic una dintre versiunile cele mai noi ale sistemului (Access 2007 vers.11). Acest aspect nu constituie un neajuns pentru utilizatorii unor versiuni mai vechi (Access 2003 etc) sau pentru cei ce folosesc versiunea mai nou, Access 2010, deoarece echipa de dezvoltare a sistemului Access a meninut structura de baz de la prima versiune pn la ultima. Desigur, aspectul ferestrelor i al meniurilor este diferit la diferite versiuni, dar tipurile de obiecte i entiti precum i modul de lucru cu acestea este, n esen, acelai. Lucrarea este structurat pe patru teme principale, coninnd principalele noiuni necesare proiectrii, construirii i utilizrii unei baze de date de nivel mediu. Tema nr.1 prezint elementele teoretice eseniale privind crearea i dezvoltarea unei baze de date moderne. Sunt explicate noiunile de tabel, cmp, nregistrare, relaii ntre tabele, structura optim a tabelelor. Sunt prezentate i cteva principii de baz privind proiectarea eficient a unei baze de date, cu exemplificare pe o structur de baz de date care va fi utilizat n aplicaiile practice. Este prezentat interfaa sistemului Microsoft Access 2007, cu noile avantaje ale acesteia privind accesul mai rapid i eficient la toate uneltele necesare. Tema nr.2 conine descrierea componentei principale fr de care o baz de date nu poate exista tabelul. Sunt prezentate modul de proiectare a unui tabel, componentele acestuia i modul de configurare a proprietilor acestora. Exemplele incluse aici pe care cititorul trebuie s le parcurg completeaz noiunile teoretice prezentate.
61

Tema nr.3 se refer la instrumentele de prelucrare a informaiilor dintr-o baz de date interogrile. Acestea ns nu sunt pe deplin eficiente dac structura bazei de date nu conine i relaiile stabilite ntre tabele, care sunt descrise n cadrul unor exemple. Tema prezint principalele tipuri de interogri, modul de proiectare a acestora i configurarea tuturor componentelor necesare. Tema nr. 4 prezint instrumentele de interfa a bazei de date cu utilizatorul obinuit formularele i rapoartele care asigur o gestiune facil i sigur a informaiilor memorate. Sunt descrise principalele tipuri de formulare i rapoarte precum i modul de proiectare i configurare a tuturor componentelor acestora. n cadrul tuturor temelor sunt incluse exemple practice, aezate ntr-o succesiune logic, pornind de la primul pas al crerii fiierului viitoarei baze de date pn la crearea instrumentelor de gestiune de tip formulare sau rapoarte. De aseme nea, exist teme propuse pe care cursantul este invitat s le efectueze. La sfritul fiecrei teme este propus o tem de evaluare. Dup efectuarea celor 4 teme de evaluare, cursantul va avea o baz de date de nivel mediu, coninnd principalele tipuri de obiecte tabele, interogri, formulare i rapoarte.

62

BIBLIOGRAF IE

[1] Bsc, O. Baze de date. Editura Bic All, Bucureti, 1997. [2] Brydon, Michael. Microsoft Access Tutorials, http://www.unixg.ubc.ca, 1997. [3] Conolly Th., Begg C., Strachan A. Baze de date Proiectare, implementare, gestionare (traducere din limba englez). Editura Teora, Bucureti, 2001. [4] Filip, A.C. Baze de date. Note de curs. Universitatea Transilvania din Brasov, 20052010. [5] Filip, A.C. Sisteme de gestiune a bazelor de date. Curs pentru formare continu, Universitatea Transilvania din Brasov, 2006. [6] Gunderloy, M., S. Sales Harkins, Microsoft Office Access 2003 pentru nceptori (traducere din limba englez). Editura All, Bucureti, 2004. [7] Johnson, S. Microsoft Office - Access 2007, Editura Teora, 2008. [8] Popa, Gh., Iliescu M., Udric M. Baze de date Access. Culegere de probleme. Editura Cison, Bucureti, 2000. [9] Ulrich L., Cook, K., Kaufeld, J. Access 2007 pour les nuls. Edition First, Paris, 2007. [10] * * * Access Tips. Site internet, http://www.access-programmers.co.uk/. [11] * * * ECDL Syllabus 4.0, ECDL Romania, http://www.ecdl.org.ro/download.php [12] * * * Microsoft Access 2007 pentru uz colar, EOS Romania, http://eos.ro/Resurse.asp [13] * * * DBMS essentials, http://en.wikipedia.org/wiki/Database_management_system [14] * * * Microsoft Office asisten online, http://office.microsoft.com/ro-ro/support/?CTT=97

63

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 2013 Axa prioritar 1 Educaia i form area profesional n sprijinul creterii economice i dezvoltrii societii bazate pe cunoatere Domeniul major de intervenie 1.3 Dezvoltarea resurselor um ane n educaie i formare profesional Titlul proiectului: Profesionalizarea carierei didactice- noi competene pentru actori ai schimbrilor n educaie din judeele Harghita i Neam Beneficiar: Inspectoratul colar Judee an Harghita Numr de identificare al contractului: POS DRU/87/1.3/S/62468 Nr. de nregistrare al AMPOSDRU: D.G.A.M.P.O.S.D.R.U./E/6431 Durata: septembrie 2010 august 2013 (36 luni) Buget proiect: 16.680.579,00 RON

PARTENERI Inspectoratul colar Judeean Neam http://www.isjneamt.ro Casa Corpului Didactic Apczai Csere Jnos Pedaggusok Hza Harghita http://www.ccd.eduhr.ro Casa Corpului Didactic Neam http://www.ccdneamt.ro Universitatea Transilvania din Braov http://www.unitbv.ro

www.compas2010.ro

64