COALA NAIONAL DE STUDII POLITICE I ADMINISTRATIVE FACULTATEA DE ADMINISTRAIE PUBLIC SPECIALIZAREA ADMINISTRAIE EUROPEAN

Organizarea i desfurarea planului de audit intern

BADIU SEPTIMIU-MIHAI Anul III, Grupa 1

Cuprins Introducere ................................................................................................................................ 3 1. Organizarea structurilor de audit intern la nivelul ordonatorilor principali de credite ....... 4 2. Organizarea structurilor de audit intern la nivel central ..................................................... 5 3. Organizarea structurilor de audit internla nivelul instituiilor publice cu mai puin de 25 de posturi n schema de personal ............................................................................................... 6 4. Planul auditului intern ......................................................................................................... 7 4.1. 4.2. Structura planului de audit intern ..............................................................................8 Trsturi i principii generale ale planului de audit intern ........................................9

Bibliografie ............................................................................................................................. 11

Introducere Auditul intern a fost instituit prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999 i Normele metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern probate prin Ordinul Ministrului Finanelor nr. 332/25.02.2000, care reglementeaz totodat controlul intern i controlul financiar preventiv la instituiile publice cu privire la utilizarea fondurilor publice i administrarea patrimoniului public. Fr ndoial, o asemenea reglementare legal era necesar, n condiiile n care dup anul 1989 au fost desfiinate structurile de control financiar intern ale fostelor consilii populare judeene, controlul financiare preventiv a devenit o ambiguitate att n ceea ce privete sarcinile, ct i competenele privind acordarea sau refuzul vizei iar instituiile publice cptnd o larg autonomie sunt practic dificil de supravegheat. Atribuiile Curii de Conturi au fost continuu restrnse n ultimii ani prin transferarea unor atribuii de control n sarcina organelor specializate ale Ministerului Finanelor, astfel nct era normal ca i auditul intern s fie coordonat tot de acest minister - reprezentant al statului. Trebuie consemnat faptul c Ordonana Guvernului nr. 119/1999 reprezint o noutate absolut n legislaia instituiilor publice avnd i un pronunat caracter reformator. Prin instituirea unui control complex extins asupra conjuncturii i oportunitii structurale a operaiunilor privind banul public, asupra evalurii riscurilor de sistem asociat, precum i asupra calitii managementului din sectorul public, auditul intern nu reprezint doar o simpl redefinire a fostului control financiar intern, fiind un concept modern cu noi conotaii. Structurile de audit intern, conform ordonanei, se organizeaz n mod obligatoriu la nivelul ordonatorilor principali de credite, care la rndul lor, vor analiza oportunitatea nfiinrii la instituiile sau unitile din subordinea lor a unor structuri proprii de audit intern. Ministerul Finanelor, prin Direcia General de Audit Intern asigur verificarea activitii proprii, precum i ndrumarea metodologic a structurilor de audit intern organizate la nivelul ordonatorilor principali de credite.

1. Organizarea structurilor de audit intern la nivelul ordonatorilor principali de credite Auditul intern se organizeaz, n mod obligatoriu, la ordonatorii principali de credite, responsabilitatea pentru aceasta revenind ordonatorilor de credite respectivi. Ordonatorii principali de credite vor analiza oportunitatea nfiinrii structurilor proprii de audit intern la nivelul instituiilor/unitilor subordonate sau aflate sub autoritatea lor. Aceast analiz de oportunitate se va efectua avnd n vedere urmtoarele criterii: - volumul anual al fondurilor publice utilizate; - numrul instituiilor/unitilor subordonate i gradul de dispersie teritorial a acestora; - numrul de personal al instituiei publice n ansamblu, precum i ponderea numrului de personal repartizat pe structuri subordonate; - n cazul n care ordonatorul principal de credite decide s nu organizeze compartiment propriu de audit intern la nivelul structurilor subordonate, auditul acestor structuri va fi asigurat de compartimentul de audit intern de la nivelul ordonatorului de credite de rang imediat superior; - fostele structuri de control financiar de gestiune vor fi absorbite de cele de audit intern, acestea din urm prelund, alturi de atribuiile conferite prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999, toate atribuiile fostelor structuri de control financiar de gestiune; - acolo unde nu fiinau structuri de control financiar de gestiune se vor nfiina structuri de audit intern. La fundamentarea schemei de personal pentru structurile de audit intern nfiinate se vor avea n vedere urmtoarele criterii: - numrul de posturi: se recomand drept coeficient normativ minimal un auditor la 40 de posturi, iar drept coeficient normativ maximal, un auditor la 30 de posturi; - n cazul n care ordonatorul principal de credite decide, conform criteriilor menionate, s nu nfiineze compartiment de audit intern la nivelul unor structuri instituionale subordonate, auditul intern al acestor structuri va fi asigurat de compartimentul de audit organizat la nivelul ordonatorului de credite de rang imediat superior.

2. Organizarea structurilor de audit intern la nivel central La nivel central, Ministerul Finanelor organizeaz activitatea de audit intern prin Direcia general de Audit Intern (D.G.A.I.) care se subordoneaz ministrului finanelor1. D.G.A.I. asigur auditul intern al activitii proprii i ndrumarea metodologic a compartimentelor de audit intern organizate la nivelul ordonatorilor principali de credite. La nivelul aparatului teritorial al Ministerului Finanelor (direcii generale ale finanelor publice i controlului financiar de stat judeene i a municipiului Bucureti) auditul intern este organizat prin Serviciul de audit intern (S.A.I.) la nivelul judeelor si prin Direcia de audit intern (D.A.I.) la nivelul Direciei generale a finanelor publice i controlului financiar de stat a municipiului Bucureti, care se subordoneaz directorului general. La nivelul ordonatorilor secundari i teriari de credite, n cazul n care ordonatorul principal de credite decide organizarea compartimentului de audit intern la nivelul acestor dou categorii de ordonatori, metodologia aplicat va fi cea prevzut pentru ordonatorii principali de credite. La nivelul agenilor economici care beneficiaz de drepturi exclusive sau speciale, care sunt n coordonarea unei instituii publice sau la care statul deine mai mult de 70% din numrul de voturi n adunarea general a acionarilor/asociailor, nu se organizeaz compartimente de audit intern. Pentru utilizarea fondurilor publice sau/i administrarea patrimoniului public auditul intern poate fi exercitat de instituia public care gestioneaz fonduri publice sau de autoritatea public, care d n administrare patrimoniul public ori de instituia public, care a acordat drepturile speciale sau exclusive. La instituia public cu un numr de posturi mai mic de 25 organul ierarhic superior al acesteia poate decide s nu se organizeze distinct activitatea de audit intern. In aceast situaie, auditul intern al instituiei publice n cauz se asigur de ctre compartimentul de audit intern din cadrul organului ierarhic superior al acesteia.

Ordinul Ministrului Finanelor nr. 332 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern n baza prevederilor O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, publicat n Monitorul Oficial nr. 96/ 03 martie 2000

3. Organizarea structurilor de audit internla nivelul instituiilor publice cu mai puin de 25 de posturi n schema de personal Instituia public cu un numr de posturi mai mic de 25, care nu este n subordinea unei alte instituii publice, poate decide s nu organizeze distinct activitatea de audit intern. Conductorul instituiei publice care a decis neorganizarea activitii de audit are obligaia s solicite efectuarea certificrii trimestriale i anuale a bilanului contabil i a contului de execuie bugetar de ctre persoane desemnate din cadrul serviciilor publice descentralizate ale Ministerului Finanelor ori pe baz de contract ncheiat de instituia public n cauz cu persoane fizice sau juridice agreate, potrivit normelor metodologice aprobate prin ordin al ministrului finanelor. Dup alegerea persoanei agreate care va realiza certificarea, conductorul instituiei publice solicitante va transmite la S.A.I., respectiv la D.A.I., copia de pe contractul de certificare ncheiat n acest sens. Persoanele care figureaz n aceste liste vor fi reatestate n aceast calitate de Ministerul Finanelor prin intermediul S.A.I., respectiv al D.A.I., pentru fiecare exerciiu financiar. Nerespectarea de ctre persoanele agreate a legislaiei privind certificarea bilanurilor contabile i a conturilor de execuie bugetar, precum i ncetarea ndeplinirii criteriilor care au stat la baza agrerii atrag excluderea persoanei respective din list. Auditorul intern trebuie s i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv, independent, cu profesionalism i integritate, conform prevederilor legale i potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit. Auditorul intern trebuie s respecte prevederile codului de etic, normele i instruciunile ce se aprob prin ordin al ministrului finanelor. n realizarea atribuiilor sale, eful compartimentului de audit intern sau, dup caz, persoana care exercit atribuiile de audit intern se subordoneaz i raporteaz direct conductorului instituiei publice.

4. Planul auditului intern La ntocmirea planului de audit intern se va ine seama i de o serie de criterii-semnal care pot orienta componena sau structurarea acestuia n anumite direcii. Aceste criteriisemnal sunt de natur s releve situaii negative acute sau cu potenial mare de acutizare n anul pentru care se elaboreaz planul de audit intern. Cteva dintre aceste criterii-semnal sunt: a) deficiene constatate n rapoartele de audit anterioare; b) deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor de audit intern; c) deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; d) informaii i indicii deinute sau obinute cu privire la disfuncionaliti sau abateri, altele dect cele de natura legalitii i regularitii; e) aprecieri ale unor specialiti, experi etc. cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; f) analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; g) evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat. Planul de audit intern poate suferi modificri pe parcursul derulrii lui, n urmtoarele condiii (exemplificarea este pur enumerativ i nu exhaustiv): a) identificarea, pe parcursul derulrii aciunii de auditare, a unor obiective, activiti, operaiuni, a cror auditare apare ca avnd o valoare semnificativ important pentru perioada la care se refer activitatea de audit intern; b) obiective de control introduse pe parcursul derulrii planului de audit intern de ctre instituia public ierarhic superioar; c) modificri legislative sau organizatorice importante, de natur s modifice gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului; d) necesiti de diagnoz ad-hoc ale conducerii instituiei publice respective. Ministerul Finanelor poate stabili anumite tematici generale de control, derivate din necesitile proprii de analiz, evaluare i diagnosticare a activitii instituiilor publice. n aceste cazuri ordonatorii principali de credite vor primi de la Ministerul Finanelor 7

obiectivele, metodologia i tehnologia concret de efectuare a auditului intern, perioada de efectuare a auditului intern i perioada supus auditrii. Ordonatorii principali de credite sunt obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de Ministerul Finanelor s fie introduse n planul de audit intern al instituiei respective i s fie realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat. De asemenea, ordonatorii principali de credite vor lua toate msurile ca, acolo unde este cazul, aceste tematici s fie defalcate pe structurile proprii descentralizate, astfel nct aceste defalcri s fie cuprinse n planurile de audit ale acestor structuri descentralizate.

4.1.Structura planului de audit intern Planul de audit intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva instituiei publice mpreun cu referatul de justificare pe aceeai perioad n care este pstrat i raportul de audit. Planul de audit intern va cuprinde cel puin elementele enumerate mai jos: a) scopul aciunii de auditare; b) obiectivele aciunii de auditare; c) identificarea/descrierea activitii sau a operaiunii supuse auditului intern; d) identificarea/descrierea unitii sau a structurii organizatorice la care se va desfura aciunea de auditare; e) durata aciunii de auditare; f) perioada supus auditrii; g) numrul de auditori antrenai n aciunea de auditare; h) precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunotine de specialitate, precum i a numrului de specialiti cu care urmeaz s se ncheie contracte externe de servicii de expertiz/consultan (dac este cazul); i) numrul de auditori care urmeaz s fie atrai n aciunile de audit intern din cadrul structurilor descentralizate. Auditorii interni i desfoar activitatea pe baz de ordin de serviciu scris, aprobat de ctre conductorul instituiei publice i care prevede n mod explicit scopul, obiectivele i durata auditului. Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul de serviciu, iar personalul de

conducere i personalul de execuie implicat n activitatea auditat au obligaia s ofere documentele solicitate i tot sprijinul necesar desfurrii n bune condiii a auditului intern. Constatrile auditului intern sunt cuprinse n raportul de audit intern care trebuie s reflecte ordinul de serviciu primit, modul de desfurare a auditului, constatrile fcute, concluziile i recomandrile auditorilor interni, mpreun cu ntreaga documentaie care susine respectivele constatri, concluzii i recomandri. De asemenea, o dat cu raportul de audit intern trebuie prezentate obligatoriu i punctele de vedere ale persoanelor implicate n activitile auditate, ndeosebi ale acelora n legtur cu care se semnaleaz deficiene sau care pot fi afectate de msurile recomandate n raportul de audit intern. 4.2.Trsturi i principii generale ale planului de audit intern Trsturi generale ale planului de undit intern2: a) planul de audit intern se ntocmete anual de compartimentul de audit intern; b) proiectul planului anual de audit intern este elaborat, n cazul ordonatorilor principali de credite, pn la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz, nsoit de un referat de justificare a modului n care au fost selectate obiectivele, activitile sau operaiunile care au fost cuprinse n plan; c) proiectul planului anual de audit intern este elaborat, n cazul ordonatorilor secundari de credite, n strnsa colaborare cu compartimentul de audit intern al ordonatorului principal de credite, pn la data de 10 decembrie a anului anterior anului pentru care se elaboreaz, nsoit de un referat de justificare a modului n care au fost selectate obiectivele, activitile sau operaiunile care au fost cuprinse n plan; d) proiectul planului anual de audit intern este elaborat, n cazul ordonatorilor teriari de credite, n strns colaborare cu compartimentul de audit intern al ordonatorului secundar de credite, pn la data de 20 decembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaz, nsoit de un referat de justificare a modului n care au fost selectate obiectivele, activitile sau operaiunile care au fost cuprinse n plan; e) planul anual de audit intern este aprobat de conductorul instituiei publice; f) planul anual de audit intern aprobat poate fi modificat sau completat, la propunerea efului compartimentului de audi intern sau la iniiativa conductorului instituiei publice, de
2

Ordinul Ministrului Finanelor nr. 332 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern in baza prevederilor O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, publicat in Monitorul Oficial al Romniei nr. 96/03 martie 2000

ctre acesta, ori de cte ori apar indicii sau circumstane care semnifica apariia unor noi riscuri interne sau de sistem, modificarea gradului de risc al activitilor sau operaiunilor deja cuprinse n plan, modificarea fondului de timp disponibil sau alte elemente decizionale, toate de natur s conduc la necesitatea realocrii fondului de capacitate de audit pe obiectivele planului; g) pentru activitile i operaiunile care au legtur nemijlocit cu certificarea bilanului contabil i a contului de execuie bugetar obiectivele cuprinse n planul de audit intern vor fi defalcate pe trimestre i pe luni, dup caz; h) se va avea n vedere ca activitile de audit intern aferente certificrii bilanului contabil i a contului de execuie bugetar, cuprinse n planul de audit intern, s nu depeasc 40 - 50% din capacitatea de audit a compartimentului respectiv (fondul de timp anual disponibil n zile-om). Principii generale de ntocmire a planului de audit intern: a) principiul completitudinii - nici o activitate desfurat de instituia public nu poate fi exclus de la exercitarea auditului intern; b) principiul prudenial - orice activitate sau operaiune trebuie s fie cuprins n planul de audit intern cel puin o data la 3 ani; c) principiul permanentei observri - o activitate sau o operaiune prevzut n planul de audit intern va face obiectul auditrii pe tot parcursul realizrii ei; d) principiul oportunitii - obiectivele prevzute n planul de audit intern vor fi stabilite prin analiza i evaluarea gradului i a iminenei riscului asociat; e) principiul ierarhizrii competenei teritoriale - instituia public corespunztoare ordonatorilor de credite secundari sau teriari este auditat ca ntreg (la nivelul conductorului acesteia) de instituia public de rang imediat superior.

10

Bibliografie 1. Greceanu V., Practica auditului la instituiile publice i legislaia util, Ed. Societatea Adevrul S.A., Bucureti 2000 2. Munteanu V., Control i audit financiar contabil, Ed. Sylvi, Bucureti 2000 3. Boulescu Mircea, Ghi Mircea, Mare Valerica, Controlul fiscal i auditul financiar fiscal, Ed. CECCAR, Bucureti 2003 4. Ordinul Ministrului Finanelor nr. 332 privind aprobarea Normelor metodologice generale pentru organizarea i funcionarea auditului intern in baza prevederilor O.G. nr. 119/1999 privind auditul intern i controlul financiar preventiv, publicat in Monitorul Oficial al Romniei nr. 96/03 martie 2000. 5. C.E.C.C.A.R. Norme naionale de audit, Bucureti 1999 6. Legea Nr. 672/2002, privind auditul public intern, publicat n Monitorul Oficial al Romniei Nr. 953/2002

11