REGI STREL E DE CONTA B I LI TA TE

Datele privind operaiile care se produc n activitatea unei uniti, consemnate n documentele justificative, sunt nregistrate n ordine cronologic, grupate i sistematizate n cadrul unor formulare denumite generic registre. a - Noiunea i clasificarea registrelor Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul crora se realizeaz nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi i furnizarea, pe aceast baz, de informaii privind situaia i micarea patrimoniului. Ele se prezint sub forma unor caiete, foi volante, fie sau documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului pentru care s-au deschis. Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de nregistrare a operaiilor economice i financiare n cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi pentru: - evidena cronologic; - evidena sistematic; - realizarea combinat a celor dou feluri de evidene. Evidena cronologic, organizat cu ajutorul registrelor, se realizeaz prin intermediul unui jurnal, ce servete la nregistrarea operaiilor n ordinea n care au fost efectuate n timp. n practic, n acest scop se utilizeaz documentul numit "Registrul jurnal", precum i "Nota de contabilitate". Evidena sistematic, prin intermediul registrelor, nseamn nregistrarea operaiilor economico-financiare n funcie de natura lor, pe elemente patrimoniale de activ, de pasiv sau procese economice sub form de cheltuieli i venituri. n asemenea registre se nscriu operaiile care au fost deja nregistrate, cronologic, n registrul jurnal. n categoria acestor registre sunt incluse: - fiele de conturi fr dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor pe conturi creditoare i, respectiv a rulajului creditor pe conturi corespondente debitoare. n activitatea practic sunt denumite "fie de cont pentru operaii diverse" (care sunt numai fie valorice, pentru debit, credit, sold). n cazul evidenei bunurilor de natura stocurilor, aceste fie conin n plus, pe lng coloanele valorice, coloane pentru cantitate (intrat, ieit, stoc) i sunt denumite "fie de cont pentru valori materiale". - jurnalele pentru creditul conturilor, n care documentele justificative, n care sunt consemnate operaiile patrimoniale se nscriu n ordine cronologic. Registrele pentru evidena combinat se utilizeaz la unitile mici, care nu folosesc multe conturi i n care se efectueaz nregistrrile, att n ordine cronologic, ct i n mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare). Dup sfera de cuprindere a datelor, registrele de eviden contabil se mpart n: - registre pentru evidena sintetic, care se pot prezenta concret sub forma jurnalelor pentru creditul conturilor sau Cartea mare-ah, n funcie de forma de nregistrare contabil folosit de unitate; - registre pentru evidena analitic ce se pot concretiza sub form de fie valorice sau cantitativ valorice sau diferite situaii al cror coninut informaional se stabilete de unitatea patrimonial; - registre pentru realizarea combinat a celor dou forme de eviden. b - Coninutul, completarea i gestionarea registrelor

Normele legale din ara noastr prevd ca principale registre de contabilitate: Registrul - jurnal; Registrul inventar i Registrul "cartea mare". Registrele de contabilitate reprezint, alturi de bilan i contul de profit i pierdere, principalele documente pe care le produce contabilitatea. Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care unitile patrimoniale nregistreaz, periodic, cronologic i sistematic, operaiunile economicofinanciare, consemnate n documente justificative, care produc modificri n patrimoniul acestora. Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, zilnic sau lunar, n mod cronologic, operaiune cu operaiune, fr spaii libere, fr tersturi, toate operaiile privind micrile patrimoniului. Este un document tipizat format A4, ce se ntocmete ntr-un singur exemplar, de ctre regiile autonome, societile comerciale, instituiile publice, unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice, dup ce a fost numerotat, nuruit, certificat i parafat. Acest registru se parafeaz de ctre organele n drept, la nceperea activitii unitii, precum i ori de cte ori este cazul. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie, etc.) i n cursul aceleiai zile, pot fi nregistrate ntr-un document centralizator care, la rndul su, st la baza nregistrrii n registrul jurnal. Registrul jurnal se poate prezenta sub dou forme: registrul - jurnal general; registrul - jurnal auxiliar, pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii - achitrii facturilor, situaia avansurilor spre decontare; toate acestea sunt folosite de unitile patrimoniale care au un volum mare de operaiuni de nregistrat. Acest registru servete pentru nregistrarea cronologic a micrii elementelor patrimoniale i ca prob n soluionarea litigiilor. De asemenea, prin intermediul lui se face o prim verificare cu balana sintetic, n sensul c totalul registrului jurnal trebuie s corespund cu totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare, din balana conturilor sintetice, ntocmit pentru luna curent. n situaia n care unitatea folosete registre auxiliare, totalul acestora se nscrie n registrul jurnal general, periodic, de regul lunar. Fiind un document de nregistrare contabil el nu circul ntre compartimente, sau n afara unitii. Se arhiveaz temporar, pe timp de un an, ctre serviciul, biroul sau compartimentul de contabilitate, dup care se depune la arhiva unitii patrimoniale mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui. Coninutul informaional al registrului jurnal este prezentat n continuare (tabelul 1.1.) Unitatea ................... Nr. Data crt. nreg. Document ul (fel, nr. data) 3 REGISTRUL - JURNAL Explicaii Simbol conturi Nr. pag... Sume

D. 1 2 ntocmit, 4 De reportat 5

C. 6

Debitoare 7 Verificat,

Creditoar e 8

Registrul - jurnal de ncasri i pli se ntocmete de ctre agenii economici, persoane fizice (meseriai, etc.) i asociaiile familiale. El servete ca document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor pe baza actelor justificative i ca document de stabilire a situaiei financiare a agentului economic respectiv.

n registrul de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n numerar, ci i cele efectuate prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc ncasarea sau plata efectiv). Acest registru se numeroteaz i se nuruiete, se vizeaz de ctre organul fiscal la nceperea activitii, precum i ori de cte ori este cazul. Modelul registrului jurnal de ncasri i pli se prezint n tabelul 1.2.

Unitatea ............................ Nr. crt. 1 Data 2 Registrul jurnal de ncasri i pli Documentul Felul operaiei ncasri 3 4 5

Tabelul 1.2. Pli 6

Registrul inventar se ntocmete la sfritul anului, ntr-un singur exemplar, n vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele patrimoniale, de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate conform normelor legale. Elementele patrimoniale nscrise n registrul inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. Se parafeaz de organul fiscal teritorial la nceperea activitii, n cazul epuizrii filelor, cnd este necesar deschiderea unui registru nou, precum i la ncetarea activitii. n tabelul 1.3. se prezint coninutul informaional al registrului inventar. Unitatea .................................. Nr. pag..............

Nr. crt.

Recapitulaia elementelor inventariate 2 ntocmit,

Registrul Inventar la data de 31 decembrie -----------------Valoarea Valoarea de Diferene de evaluare contabil inventar (de nregistrat) Valoare Cauzele diferenelor 6

4 Verificat,

Registrul cartea - mare, n principal, servete la nregistrarea operaiilor (n evidena sistematic), la stabilirea rulajelor lunare i a soldului final (debitor sau creditor) pentru fiecare cont sintetic. n activitatea practic, formularele acestui registru, concretizate n foi volante, mbrac diverse forme cum sunt: - Cartea mare, format A3, cod 14-1-3, ce se utilizeaz de ctre unitile care aplic forma de nregistrare contabil pe jurnale, prezentat n tabelul urmtor (tabelul 1.4.):

Unitatea ............... CARTEA MARE CONTUL ..... Lunile Conturi corespondente creditoare Total Total Rulaj Rulaj debito creditor r La 1 ianuarie 2____ SOLD

Cont Jurnal .. Ianuarie Februari e Martie --------Total general (I - IV) ntocmit,

Cont Jurnal ..

Cont Jurnal ..

Cont Jurnal ..

Cont Jurnal .

Debi tor

Cred itor

Verificat,

Acest registru se ntocmete la sfritul lunii n cadrul compartimentului financiarcontabil i servete n urmtoarele scopuri: - stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unitile patrimoniale care aplic aceast form de nregistrare contabil; - verificarea nregistrrilor contabile efectuate; - furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitii economice i financiare a unitii patrimoniale; - ntocmirea balanei de verificare. Pentru ntocmirea acestui registru, se procedeaz astfel: - suma rulajului creditor se preia din jurnalul de credit al contului respectiv, fr dezvoltarea acestui rulaj pe conturi corespondente debitoare; - rulajul debitor desfurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit calculndu-se (extracontabil) sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale de credit; - soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n cadrul formularului cartea mare, inndu-se seama de soldul iniial de la nceputul anului i de rulajele debitoare, respectiv creditoare din cursul lunii curente; Fiind un document de nregistrare contabil cronologic i sistematic nu circul ntre compartimente i se arhiveaz la biroul contabilitate. - Cartea - mare (ah), cod 14-1-3/a, utilizat n cadrul formei de nregistrare contabil maestru ah. Acest registru se ntocmete ntr-un singur exemplar, este tiprit pe ambele fee, format A4 i servete la: - organizarea contabilitii sintetice a operaiunilor patrimoniale. n acest scop se deschid cte dou fie: una pentru debit i alta pentru credit; - ntocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice, scop n care la nceputul anului, la deschiderea fielor, pe primul rnd al coloanei "suma", se nscrie soldul iniial; n cursul lunii se nregistreaz operaiile la baza documentelor justificative; la sfritul lunii se stabilesc rulajele debitoare, respectiv creditoare, totalul sumelor de la nceputul exerciiului i soldul final. - furnizarea de date pentru analiza economico-financiar.

- Fia de cont pentru operaii diverse, care nu dezvolt pe conturi corespondente rulajul debitor, respectiv creditor al contului (tabelul 1.6.): Tabelul 1.6. FIA DE CONT PENTRU OPERATII DIVERSE Denumirea contului .... Simbol cont ... Data Document Explic. Simbol De Cre 1.... Felul cont bit dit Numrul coresp . Pagina D/C Sold

Acest formular (registru) se folosete pentru organizarea contabilitii sintetice la unitile mici, care aplic forma de nregistrare contabil clasic sau jurnalul unic. La modul general, fia de cont pentru operaii diverse (codul din nomenclatorul formularelor tipizate 14 - 6 - 22), constituie, cu alte cuvinte, o form a registrului cartea mare anual, ce se deschide pe fie volante pentru conturile sintetice, precum i pentru conturile analitice (clieni, furnizori, casa etc.). n cadrul acestui formular operaiile se nregistreaz zilnic, sau periodic, pe baza documentelor justificative, stabilindu-se operativ, dup fiecare operaie, soldul contului (debitor sau creditor), dup caz. La sfritul lunii, trimestrului, semestrului, respectiv anului, n cadrul fielor se stabilesc subtotaluri care servesc la ntocmirea balanei de verificare. Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanelor. Registrele de contabilitate se utilizeaz n strns concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat completate, astfel nct s permit n orice moment, identificarea i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate. Registrele se completeaz zilnic, sau periodic, n funcie de frecvena operaiilor i de necesitile informaionale ale compartimentelor interesate. Sunt gestionate de ctre compartimentele de profil, de exemplu: registrul jurnal de ncasri i pli se ine la casieria subordonat compartimentului financiar i a contabilului ef, registrul "cartea mare" se ntocmete i se gestioneaz de compartimentul contabilitate general. Ele se pstreaz n unitate timp de 10 ani, de la data nchiderii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie s fie reconstituite n termen de maxim 30 zile de la constatare. Registrele de contabilitate numerotate, nuruite, parafate, nregistrate la organele fiscale i conduse regulat pot fi admise ca probe n cazul litigiilor patrimoniale, n caz de faliment, precum i n alte situaii.