-11-

1. Concepte de baz n utilizarea tehnologiilor informa ionale

1.1. Generalit i
Capitolul 1 prezint concepte fundamentale pentru n elegerea i utilizarea tehnologiilor informa ionale n orice domeniu de activitate. Subiectele care fac obiectul acestui capitol sunt: - vocabularul de baz al celui care folose te tehnologiile informa ionale; - no iuni esen iale asupra structurii hard a unui sistem de calcul; - concepte cheie privind aspectele soft ale unui sistem de calcul; - securitate; - legisla ie n domeniu IT. Informa ia este o no iune primar . Tot ceea ce poate omul s fac n leg tur cu informa ia este efortul permanent de a imagina modele de reprezentare a informa iei cu scopul de a transmite, prelucra, analiza, consulta aceste reprezent ri. Astfel, orice activitate desf urat de om presupune, ntr-o form sau alta, existen a unor fluxuri informa ionale. Pentru o mai bun utilizare a acestor fluxuri informa ionale, acestea se organizeaz n sisteme informa ionale. Sistemul informa ional func ioneaz ca intermediar ntre sistemul de management (conduc tor) i sistemul operativ (condus). Odat cu apari ia calculatoarelor, dinamica sistemelor informa ionale a fost mult optimizat prin apari ia i dezvoltarea sistemelor informatice ca i componente ale sistemelor informa ionale, a c ror func ionare se bazeaz esen ial pe utilizarea echipamentelor electronice de calcul. Dintre aceste echipamente - extrem de diversificate un loc aparte l ocup calculatorul electronic (CE) sau sistemul de calcul. Structura unui sistem informa ional: - calculatoarele electronice; - echipamentele utilizate la culegerea, stocarea, transmiterea, listarea, etc., a datelor;

-12-

resursa uman implicat n utilizarea i ntre inerea sistemului informatic (operatori, programatori, anali ti, etc.); sistemul de programe utilizat pentru realizarea obiectivelor i utilizarea eficient i corect a echipamentelor; cadrul organizatoric al sistemului pe care sistemul informa ional l deserve te.

1.2. Structura de principiu al unui calculator

Calculatorul personal (PC) se mai g se te n literatura de specialitate i sub denumirea de microcalculator. Au dimensiuni reduse, fiind chiar portabile (Laptop-ul). Pot fi utilizate n cele mai variate domenii, pre urile lor fiind relativ accesibile. Indiferent de tipul calculatorului, structura de principiu este urm toarea: 1. Unitatea de comand i control (UCC) 2. Componenta de prelucrare sau Unitatea Aritmetico - Logic (UAL) Cele dou componente formeaz procesorul. 3. Memoria operativ , sau memoria intern 4. Echipamentele periferice 5. Magistralele de comunica ie n figura 1.1 se prezint structura de principiu a unui CE care se bazeaz pe componentele specificate mai sus. Schema indic i rela iile func ionale de baz care exist ntre componentele unui CE.

Fig.1.1 Structura unui calculator electronic

-13-

1 Unitatea de comand i control (UCC) componenta cea mai important , deoarece supravegheaz activitatea CE, asigurnd: - stabilirea ordinii de execu ie a instruc iunilor; - controlul memoriei principale n timpul memor rii datelor i instruc iunilor; - activitatea tuturor unit ilor i subunit ilor sistemului de calcul. Aceste func ii sunt realizate citind succesiv instruc iunile n unit ile de memorare ultrarapide, numite regi trii, unde le interpreteaz . n urma acestor interpret ri se emit semnale care reprezint comenzi adresate diferitelor dispozitive hard. 2 Unitatea Aritmetico-Logic (UAL) manipuleaz un num r finit de tipuri de date (bit, octet, ntreg, natural...) Manipularea datelor se face cu ajutorul unor opera ii primare, numite instruc iuni ale ma inii. Opera iile executate sunt: - aritmetice (+, -, x, :) - logice 3 Unitatea de memorie intern locul n care se p streaz datele i instruc iunile n vederea execut rii programelor sub coordonarea UCC Memoria este format din entit ile elementare capabile s re in un bit (valoarea 0 sau 1). O succesiune de 8 bi i = 1 byte (octet) Octetul = cea mai mic unitate de memorie adresabil Clasificarea memorie din punct de vedere al accesului: I. ROM II. RAM I. Memoria ROM (Read Only Memory) are urm toarele dezavantaje: - dimensiuni mai mici - din ea se poate doar s citim date Avantaje: informa ia din ea r mne memorat i dup ntreruperea aliment rii. Din aceste motive aici g sim stocat nucleul sistemului de operare. Alte tipuri de memorii ROM: PROM (Programable ROM) se poate nc rca informa ie dar doar de c tre firma produc toare EPROM (Erasable PROM) pot fi terse sau reprogramate cu ajutorul unor dispozitive speciale

-14-

II. Memoria RAM (Random Access Memory) se pot scrie i din care se pot citi date, aleator. Dezavantaje: nu este o memorie permanent . 4 Echipamente periferice dispozitive care asigur extinderea capacit ilor sistemului de calcul. Fac parte din Sistemul de intrare - ie ire (sistemul I/E), respectiv interfa a cu utilizatorul. Clasificare dispozitivelor periferice: a) dispozitive periferice de interfa cu utilizatorul totalitatea dispozitivelor cu ajutorul c rora este posibil introducerea datelor n sistemul de calcul, precum i extragerea rezultatelor ob inute n urma prelucr rii datelor. Acestea sunt: - dispozitive periferice de intrare tastatura, mouse-ul, joystickul, scanner-ul, microfonul, camera video, aparatul foto digital - dispozitive periferice de ie ire monitor, imprimant , boxe audio b) dispozitive periferice pentru accesarea mediilor de stocare totalitatea dispozitivelor cu ajutorul c rora este posibil stocarea datelor sau a programelor n vederea utiliz rii lor ulterioare. Acestea sunt: unitatea de dischet , unitatea de CD sau DVD, etc. n func ie de pozi ia lor n raport cu celelalte componente ale calculatorului aceste dispozitive pot fi: - interne - externe Cele externe au carcas proprie i sunt alimentate independent i se conecteaz la unitatea central prin intermediul diferitelor tipuri de interfe e. Aceste dispozitive periferice sunt strns legate de mediile de stocare. Mediile de stocare suportul fizic pe care se stocheaz datele: - hard disk (intern sau extern, capacitate si vitez mare) - discheta - cd - dvd, etc. Interfa a componenta ce asigur o conexiune ntre dou elemente pentru ca acestea s poat lucra mpreun . Clasificarea interfe elor: - paralele permit transmiterea simultan a 8 bi i (1 octet). Folosite n special, mai ales n trecut, la conectarea imprimantei la CE - seriale interfe e universale care permit transmiterea datelor bit cu bit. Se poate conecta modem-ul sau un alt calculator

-15-

USB (Universal Serial Bus) permit conectarea oric ror periferice, folosit pe scar foarte larg ast zi

5 Magistrale de comunica ie transmit comenzi i date n cadrul leg turilor func ionale dintre diferitele componente ale unui CE. Ele sunt sisteme de conductori de semnal, iar cantitatea de date care o transport este mai rapid sau nu, func ie de l imea magistralei.

1.3. Performan ele unui calculator

Cunoa terea indicatorilor de performan este att n interesul celui care achizi ioneaz un calculator ct i n interesul celui care dore te un anumit tip de calculator pentru execu ia unei aplica ii anume. Astfel aprecierea performan elor unui CE, n procesul de utilizare depinde de indicatorii de performan ai componentelor. Ace ti indicatori de performan sunt: - viteza de lucru a procesorului (frecven a) - dimensiunea memoriei interne - dimensiunea hard disk-ului - viteza de transmitere a comenzilor i datelor pe magistrala de comunica ie

1.4. Hardware
Prin hardware n elegem ansamblul componentelor fizice i tehnice cu ajutorul c rora datele despre sistemul informatizat se pot culege, verifica, transmite, stoca i prelucra, dispozitivele de memorare a datelor i echipamentelor folosite pentru vizualizarea rezultatelor, echipamentele utilizate pentru a asigura func ionarea re elelor de calculatoare, etc.

1.4.1. Unitatea centrala de prelucrare

sunt: Elementele cele mai importante ale unit ii centrale de prelucrare

1 Placa de baz (mainboard-ul) componentele principale ale pl cii de baz : - soclul pentru microprocesor - controlerul de intrare-ie ire - soclurile pentru memorie

-16-

sloturile pentru extensie (conectori ai pl cii de baz care permit legarea unor dispozitive pe magistrala sistemului) - chipset-ul (set de circuite adi ionale care permit func ionarea corect a microprocesorului) - BIOS-ul - memoria cache - ceasul, etc. Exista diferite dimensiuni fizice ale pl cii de baz . De exemplu placa ATX, una dintre cele mai r spndite tipuri de plac de baz din zilele noastre, impus de c tre compania INTEL, este de 12x13,5. 2 Microprocesorul unitatea central de prelucrare (CPU, Central Processing Unit) sau creierul calculatorului unde sunt prelucrate datele. Este un circuit integrat care execut comenzile unui program mpreun cu datele corespunz toare instruc iunilor. Execut att opera ii matematice ct i opera ii logice. Opera iile aritmetice sunt executate n binar (0, 1), iar cele logice sunt executate n logic binar . Este alc tuit din mai multe micromodule interconectate prin intermediul unor c i de comunica ie numite magistrale interne (BUS). Viteza de deplasare a datelor, comenzilor sau instruc iunilor depinde de: - l imea magistralei (8, 16, 32, 64 sau 128 bi i) - frecven a de tact num rul de pa i de lucru pe care i face procesorul ntr-o secund , sau ritmul n care bate inima calculatorului. Frecven a de lucru (tactul) este m surat in MHz / GHz i este un indicator extrem de important cnd achizi ion m un calculator

1.4.2. Memoria
1 Memoria intern utilizat pentru stocarea temporar a datelor i programelor pe timpul execu iei lor. Include componente constructive (chip-uri) capabile s p streze date n format binar (1, 0). Categoriile de memorie intern : - RAM (Random Access Memory) - ROM (Read Only Memory), PROM i EPROM 2 Memoria cache mediu de stocare de mare vitez . Poate fi: - cache intern ncorporat n microprocesor sau o parte din memoria principal

-17-

- cache extern montat pe placa de baz datelor 3 Memoria extern (suplimentar ) dispozitive de stocare a

Poate fi: hard disk-ul discheta CD-ul benzi magnetice memorii Flash pe USB (Flash Pen Drive)

1.4.3. Dispozitive de intrare

Cu ajutorul dispozitivelor de intrare, utilizatorul introduce date n calculator. Printre cele mai r spndite dispozitive de intrare amintim: Tastatura este cel mai important dispozitiv de intrare prin care se transmit calculatorului comenzi date de utilizator i datele care se vor prelucra. O tastatur standard cuprinde mai multe grupe de taste: - taste pentru introducerea textelor; - taste dedicate introducerii datelor numerice; - taste func ionale; - taste dedicate deplas rii cursorului; - taste speciale. Ultimele genera ii de tastaturi (tastaturile multimedia) con in i taste care simplific protocolul de utilizare a aplica iilor internet sau multimedia. Mouse-ul dispozitiv de intrare care controleaz deplasarea cursorului pe ecranul monitorului i selecteaz comenzi n programele conduse prin meniuri. Trackball-ul bil rulant care seam n cu un mouse r sturnat. Se folose te la notebook sau laptop. Touchpad-ul mic suprafa determin mi carea cursorului pe ecran. sensibil la atingere li care

-18-

Scanner-ul dispozitiv periferic care poate prelua textele sau imaginile tip rite pe hrtie. Prin scanare, imaginile ob inute se salveaz pe discul calculatorului n format: BMP, JPG, GIF, TIF, PCS, etc. Joistick-ul manet care se mi c n toate direc iile, controlnd deplasarea cursorului. Se folose te la jocurile pe calculator. Light pen (creion luminos) selecteaz obiectele de pe ecranul calculatorului prin indicarea direct a obiectelor. Camera digital Microfonul

1.4.4. Dispozitive de ie ire

Sunt dispozitivele care pun la dispozi ia utilizatorului rezultatele prelucr rii efectuate de calculator. Acestea sunt: Monitorul (Video Display Unit- VDU) dispozitiv standard de ie ire. Principalele caracteristici ale unui monitor sunt: - Dimensiunea ecranului este dat de diagonala ecranului exprimat n unit i de inch (1 inch = 2,54 cm). - Rezolu ia fine ea de afi are a monitorului. Se exprim ca produs al num rului de puncte de imagine (pixeli) afi abile pe orizontal i a celor de pe vertical . Exemplu: monitoarele de 15`` au rezolu ia de 800x600 pixeli, iar la cele de 17`` rezolu ia este 1024x768, 1280x1024, 1600x1200 pixeli. - Frecven a de remprosp tare num rul de regener ri a imaginii ecranului, astfel, cu ct frecven a este mai mare cu att calitatea imaginii este mai bun . - Nivelul de radia ie emis monitoarele moderne emit o radia ie redus (Low Radiation), avnd un efect sc zut asupra organismului uman. Ecranul monitorului (Display screen) ecranul pe care se face afi area datelor n timpul utiliz rii monitorului. Imprimanta dispozitiv periferic care este folosit pentru afi area pe hrtie a unor texte sau imagini.

-19-

Boxele (difuzoarele) dispozitive de ie ire folosite pentru redarea sunetului, fiind legate ca i microfonul la placa de sunet. Aceste echipamente sunt importante n cazul aplica iilor multimedia.

1.4.5. Dispozitive de intrare/ie ire

n aceast categorie de dispozitive se reg sesc: Modemul permite calculatorului s transmit informa ii pe liniile de comunica ie. Rolul lui este s moduleze semnalul digital n semnal analogic, respectiv s demoduleze semnalul analogic sosit pe linia telefonic , transformndu-l n semnal digital utilizabil de calculator. Viteza de transmisie a semnalului este de 33,6 KB/s sau 56KB/s. Touch screen-ul ecran acoperit cu o folie transparent rezistent i sensibil la atingere. Are multiple aplica ii (medicale, financiare, jocuri). Echipamente multifunc ionale nglobeaz imprimanta, scannerul, copiatorul, fax-modemul. Fiind un singur aparat, ocup loc mai pu in i pre ul de cost este diminuat fa de costul total al aparatelor. De obicei nu are performan ele echipamentelor nglobate.

1.4.6 Dispozitive de stocare

Hard disk-ul suport magnetic de stocare a diverselor tipuri de date, superior ca vitez i capacitate fa de alte dispozitive de acest tip. A ajuns la capacitatea de gigabytes (GB). Stocarea datelor se face pe zone circulare concentrice numite piste i fiecare pist are 12 sectoare. Caracteristicile tehnice care ne intereseaz n cazul unui hard disk sunt: Capacitatea de stocare cantitatea maxim de date, m surat n GB, care poate fi stocat pe hard disk. Capacit ile uzuale sunt de minim 40 GB. - Timpul de acces la date timpul necesar capului de citire pentru a accesa un sector ( 9,6ms sau 8,9ms). - Viteza de transmitere a datelor cantitatea de date citite ntr-o secund . Valoarea maxim este de 55MB/s. Discheta suport magnetic portabil de capacitate 1,44MB. Poate fi rescris prin formatare, cnd datele existente pe ea se vor terge. -

-20-

CD-ROM-ul (Compact Disk Read Only Memory) mediu optic de stocare care permite memorarea unei mari cantit i de date (650MB; 700MB), la viteze apreciabile. Datele se pot scrie cu ajutorul CD-Writer i nu mai pot fi terse sau modificate. CD-RW-ul dispozitiv optic de stocare a datelor care poate fi rescris de mai multe ori. Pe termen lung, acest tip de suport va nlocui CDROM-ul, diferen ele de pre fiind nesemnificative. Pe de alt parte, tendin a natural este ca CD-urile s nlocuiasc , treptat, dischetele, care sau dovedit inutile n procesul de distribu ie a soft-ului sau n aplica iile multimedia, cel pu in. Data cartrige benzi magnetice folosite pentru realizarea unor copii de rezerv . Este o stocare profesional , costisitoare, folosit pentru salvarea informa iilor de pe server. Capacitatea lor este de 2Gb-36Gb. Memorii flash memorii speciale portabile de 32MB-1GB. Memoreaz i transport imaginile n cazul camerelor digitale. Se mai numesc memorii stick, compact flash, smart media, (n func ie de produc torul camerei digitale).

1.5. Software
Prin soft desemn m ansamblul programelor, procedurilor, rutinelor, modulelor, care dirijeaz func ionarea componentelor hard cu scopul de a rezolva diverse probleme concrete. Tipuri de soft (programe): Software de baz (programe de sistem) programe care coordoneaz modul n care lucreaz componentele hard ale sistemului i ofer asisten n realizarea i func ionarea programelor de aplica ii. Software de aplica ii (programe de aplica ii)- programe destinate rezolv rii unor probleme specifice dintr-un domeniu de activitate. Sunt realizate de firme specializate n producerea de soft. 1 Software de baz Ansamblul programelor care deservesc sistemul este desemnat n practic , dar i n literatura de specialitate prin sintagma sistem de operare.

-21-

Astfel, sistemul de operare este o colec ie de rutine soft cu ajutorul c rora se administreaz procesoarele, memoria intern , echipamentele periferice, datele stocate pe suporturile de memorie extern , etc, i se rezolv problemele de comunicare cu utilizatorul. Prin urmare, sistemul de operare este o interfa ntre utilizator i ma ina fizic , organizat pe dou nivele: Nivelul fizic apropiat de hard, cu care sistemul de operare interac ioneaz prin intermediul unui sistem de ntreruperi, specifice ma inii fizice. Acest nivel este controlat de rutine de comand i control, responsabile de coordonarea i controlul tuturor componentelor ma inii fizice. - Nivelul logic apropiat de utilizator, cu care sistemul de operare interac ioneaz prin intermediul comenzilor sau prin mijlocirea unei interfe e grafice (GUI). Acest nivel este controlat de rutine de servicii, utilizate pentru dezvoltarea i execu ia programelor de aplica ie. n figura 1.2 se red schema unui sistem de operare ca interfa ntre ma ina fizic i utilizator. -

Fig.1.2. Sistemul de operare ca interfa ntre ma ina fizic

i utilizator

Func iile sistemului de operare Utilizatorul solicit din partea sistemului de operare asisten n rezolvarea ur toarelor probleme: - lansarea n execu ie a unui program existent pe suportul de memorie extern n format executabil, recunoscut de sistemul de operare.

-22-

copierea con inutului unui document de pe un suport de memorie pe altul. modificarea aspectului interfe ei grafice cu utilizatorul. modificarea atributelor unui fi ier. instalarea unui mediu de programare. formatarea hard disk-ului. parti ionarea hard disk-ului. Etc

Pentru ndeplinirea rolului de interfa ntre ma ina fizic i utilizator, sistemul de operare ndepline te urm toarele func ii: - Gestioneaz resursele sistemului de calcul (timpul UC, memoria RAM, perifericele) aplica iile utilizator solicit utilizarea acestor resurse pentru a putea ndeplini obiectivele prestabilite iar sistemul de operare r spunde acestor solicit ri, avnd grij s nu creeze discrimin ri ntre deferitele aplica ii. - Gestioneaz fi ierele sistemul de operare are propria strategie de organizare a datelor pe suporturile de memorie, datele fiind p strate n fi iere care se pot grupa n directoare (folder) - Gestioneaz interfa a cu utilizatorul func ie din ce n ce mai important , pe m sur ce se accentueaz preocup rile de realizare a unor interfe e grafice ct mai ergonomice. - Asigur suportul pentru realizarea aplica iilor sistemul de operare pune la dispozi ia utilizatorului sau creeaz condi ii pentru utilizarea unor aplica ii de sistem precum: editoare de text, compilatoare, utilitare de gestiunea fi ierelor, etc. Exemple de sisteme de operare: de tip DOS: MS-DOS, DR-DOS, PC-DOS. de tip Windows: Windows95, Windows98, Windows NT, Windows Millenium, Windows 2000, Windows XP. Altele: OS, Linux, Novell, Unix, etc. 2 Software de aplica ii Pe lng alegerea sistemului de operare, exist posibilitatea alegerii unui soft care s realizeze rezolvarea unor probleme concrete de c tre utilizator. Aceste soft-uri se numesc aplicative i sunt de o mare varietate. Astfel exist :

-23-

Aplica ii la cererea utilizatorului realizate cu scopul de a optimiza fluxurile informa ionale particulare ale unei afaceri sau organiza ii oarecare. Exemple: - Eviden a datelor personale ale angaja ilor; - Eviden a activit ii financiar-contabile; - Asistarea deciziei n domeniul financiar-bancar, etc. Aplica ii pentru procesarea textelor destinate realiz rii, n condi ii de calitate i cu o productivitate sporit a unor lucr ri precum: articole, c r i de specialitate, coresponden , etc. Exemple de astfel de procesoare de texte: - MS-Word (Microsoft); - WordPerfect(Corel); - AmiPro(Lotus), - Latex, etc. Aplica ii pentru comunica ia prin e-mail exemple de astfel de aplica ii: - Outlook Express (Microsoft); - Messenger (Netscape); - Eudora, etc. Aplica ii pentru facilitatea navig rii pe Internet - exemple de astfel de aplica ii: - Internet Exporer (Microsoft); - Navigator (Netscape), etc. Aplica ii pentru calcul tabelar - exemple de astfel de aplica ii: MS Excel; Lotus; Quatro, etc.

Aplica ii pentru realizarea de prezent ri profesionale - exemple de astfel de aplica ii: - MS Power Point; - Corel Presentation, etc. Sisteme pentru gestiunea bazelor de date - exemple de astfel de aplica ii: - Oracle;

-24-

Acces; FoxPro; Paradox, etc.

1.5.1. Etapele realiz rii aplica iilor soft

De acest domeniu se ocup o ramur important a tiin ei calculatoarelor i anume Software Engineering (Ingineria Softului). Etapele parcurse pentru realizarea sistemelor soft: - identificarea problemelor de rezolvat - elaborarea studiului de fezabilitate - specificarea cerin elor - analiza - proiectarea - implementarea transformarea solu iei tehnice in cod surs - testarea sistemului software - exploatare i ntre inere

1.5.2. Interfa a grafic cu utilizatorul

Numit i GUI (Graphical User Interface) = ansamblu de componente grafice standard sau improvizate, cu ajutorul c rora se realizeaz comunicarea eficient i comod cu utilizatorul sistemului de calcul. De regul , conven iile n materie de GUI ale unui sistem de operare sunt utilizate i pentru realizarea interfe elor grafice ale aplica iilor utilizator. Piesele de baz ale unei interfe e sunt: - cursorul grafic de diferite forme (s geat , clepsidr , ...) - dispozitivul de deplasare a cursorului - poate fi mouse-ul sau trackball-ul i selecteaz obiectele grafice de pe ecran - pictogramele (icons) mici desene care reprezint sugestiv comenzi, fi iere, aplica ii, activate cu mouse-ul - desktop-ul por iunea de ecran pe care sunt rezidente icons-urile i meniul sistemului de oprerare - ferestrele (windows) zonele ecranului n care se pot desf ura activit i legate de introducerea datelor i afi area rezultatelor pentru aplica iile utilizator - meniurile con in comenzile pe care le pot executa aplica iile sistem sau utilizator

-25-

1.6. Securitate 1.6.1. Securitatea informa iei

Securitatea informa iei este necesar atunci cnd se lucreaz cu date confiden iale sau secrete. Modalit i de protejare a datelor de pe calculator: - restric ionarea accesului fizic la calculator - restric ionarea accesului logica la date prin parole specifice fiec rui utilizator - protejarea serverelor i sta iilor prin firewall pentru lucrul n re ea - copierea sistematica a datelor - criptarea fi ierelor importante - utilizarea programelor anti-virus n cazul ntreruperii aliment rii cu energie electric datele prelucrate si nesalvate se pierd. Pentru a prentmpina aceste evenimente se recomand efectuarea de copii (back-ups) ale datelor importante pe unul din mediile de stocare men ionate. Se recomand efectuarea de back-up-uri ale sistemului, n ideea de a avea copii n caz de defectare a acestuia.

1.6.2. Viru ii calculatoarelor

Reprezint programe create de oameni cu scopul de a provoca disfunc ii n procesul de utilizare a calculatoarelor. Pot provoca: - anomalii n func ionarea programelor utilizator - anomalii n func ionarea sistemului de operare - distrugere de fi iere, documente sau baze de data, etc. Pot ajunge n calculator de pe dischete, CD-uri care con in deja viru i. La ora actual cel mai mare pericol este infestarea cu viru ii de pe Internet. n toate cazurile este recomandat ca sistemul s fie prev zut cu programe antivirus care trebuiesc periodic actualizate. Cu programul antivirus se execut doi pa i importan i: detectarea viru ilor i apoi, dac este posibil, eliminarea lor.

1.7. Legila ie n domeniul IT

Copyright-ul (dreptul de autor) reprezint modalitatea legal prin care se protejeaz lucr rile literare, tiin ifice, artistice sau de orice alt natur (software, fi iere de tip text, audio sau video), publicate sau nu cu

-26-

condi ia ca aceste lucr ri s aib o form tangibil (se v d, se aud, se pot atinge). n informatic , un exemplu clasic l constituie kit-urile de instalare a softurilor realizate de marile firme prev zute cu un serial number, modalitate prin care se acord licen a de utilizare a softului respectiv, contra unei sume de bani. Modalit i de distribuire a soft-ului: 1. Produse freeware sunt protejate de dreptul de autor, dar sunt distribuite gratuit. Aceste produse nu pot fi vndute f r acordul autorului 2. Produse shareware sunt produse distribuite de produc tor contra unei sume modice i care pot fi ncercate nainte de cump rarea efectiv a produsului 3. Produse licen iate aceste produse se g sesc sub inciden a licen ei i se distribuie contra unei sume de bani. Acest drept este valabil doar pentru un singur calculator. Pentru instalarea pe mai multe calculatoare trebuie s se cumpere o licen special , iar aceast licen acord dreptul de utilizare a produsului nu i dreptul de comercializare sau distribuire a acestuia. Organiza ia care se ocup de aceste probleme se nume te Business Software Alliance (BSA).

2. Utilizarea calculatoarelor i gestiunea fi ierelor

2.1. Fundamente ale utiliz rii calculatoarelor 2.1.1. Primii pa i n utilizarea calculatoarelor
1 Pornirea calculatorului Att butonul de pornire, ct i cel de repornire se g sesc pe unitatea central a calculatorului. Acestea sunt inscrip ionate de obicei cu textul Power sau On i respectiv Reset. Pentru ca pornirea s se fac complet se apas butonul de pornire i de pe unitatea central i de pe monitor (n general prev zut cu un led). Odat efectuate aceste opera ii, dup pornirea complet a sistemului pe ecranul monitorului apare Desktopul (masa de lucru) sistemului de operare. 2 Oprirea calculatorului Fig. 2.1 Cu mouse-ul se efectueaz un clic pe butonul de comanda Start. n acest meniu se face apoi clic pe comanda Turn Off Computer. Apare o fereastr de dialog iar de aici se efectueaz un clic pe butonul de comand Turn Off. Astfel se termin execu ia sistemului de operare (Windows XP).

Fig.2.1 Oprirea, repornirea calculatorului

3 Repornirea calculatorului Dac n sistem intervin probleme se reporne te calculatorul n felul urm tor:

-28-

clic pe butonul Start, apoi clic pe butonul de comand Restart. n urma acestei comenzi se salveaz configur rile recente ale sistemului de operare, informa iile din memorie sunt salvate pe hard disk i apoi se reporne te calculatorul o alta metod de repornire se face (dar nu este recomandat dect in situa ii extreme cnd metoda anterioar nu poate fi aplicat ) ac ionnd butonul Reset existent pe unitatea central

4 Oprirea unui program nghe at (care nu mai reac ioneaz la comenzi) Este situa ia n care un program sau ntreg calculatorul nu mai reac ioneaz la nici un fel de comand . Metode de oprire n aceast situa ie: 1. Task Manager: Fig.2.2, se apas simultan tastele CTRL-ALT-DEL i se porne te aplica ia Task Manager. n coloana Status (stare) programul care nu mai r spunde apare cu marcajul Not Responding, se d un clic pe el i apoi se ac ioneaz butonul de comand End Task. Apare apoi o fereastr n care: - Cancel rentoarcere n programul Windows - End Now terminarea programului nghe at Observa ie: datele nesalvate se vor pierde.

Fig.2.2 Oprirea unui program nghe at

2. Pornire la rece ac ionnd butonul Power. Se opre te calculatorul, se a teapt cteva secunde dup care se reporne te

-29-

calculatorul. n aceast situa ie se lanseaz automat n execu ie programul ScanDisk, care verific starea hard disk-ului.

2.1.2. Informa iile i opera iile de baz , Fig. 2.3

1 Vizualizarea informa iilor de baz referitoare la calculatorul utilizat se ob in prin afi area ferestrei panoului de control clic pe Start Settings apoi pe Control Panel System i se alege fila General. Fereastra afi eaz : - numele sistemului de operare i versiunea lui - informa ii de nregistrare - date tehnice despre calculator: tipul procesorului, viteza (frecven a) lui, cantitatea de memorie RAM

Fig.2.3 Vizualizarea informa iilor de baz

2 Modificarea configur rii desktop-ului a) Modificarea datei i orei, Fig. 2.4: Calea este: Start Settings Control Panel Date and Time b) Modificarea volumului sunetului Fig. 2.4 Calea este: Start Settings Control Panel Sounds and Audio Devices Volume

-30-

Fig.4.2 Modificarea datei i orei/modificarea volumului sunetului

c) Configurarea ecranului, Fig.2.5: Calea este: Start Settings Control Panel Display i se aleg urm toarele file: - Appearance (aspect exterior mas de lucru modifica culorile ata ate ecranului prin comanda Color Scheme - Settings (configur ri) selecteaz rezolu ia ecranului (num rul de pixeli afi a i pe ecran) ex. 800x600, 1024x768, 1152x864, 1280x1024 - Screen Saver (protec ia ecranului) program rezident de protec ie a ecranului dac un anumit timp nu se folose te mouse-ul sau tastatura

Fig.2.5 Configurarea ecranului

3 Stabilirea i modificarea tastaturii geografice, Fig. 2.6.1: Se face n func ie de regiune.

-31-

Calea este: Start Settings Control Panel Language Options Languages Details Settings

Regional and

Fig.2.6.1 Stabilirea/modificarea tastaturii

n subfereastra Installed Services (servicii instalate) se g se te lista cu limbile instalate anterior i care devin active n momentul cnd se introduc textele. Se folosesc butoanele: - Add instaleaz o limb plus serviciile de text ata ate - Remove terge limba selectata plus serviciile text ata ate - Language Bar modific aspectul comportamental al barei de instrumente referitoare la gestiunea limbilor de introducere - Key Settings se define te combina ia de taste pentru a se putea trece de la o limb la alta Fig. 2.6.2

Fig.2.6.2 Setarea combina iei de taste

-32-

4 Formatarea dischetelor (floppy disk) Fig. 2.7 Formatarea opera ia prin care discheta este preg tit pentru lucrul cu calculatorul. Orice dischet nou trebuie mai nti formatat nainte de a putea fi folosit , iar la una folosit prin reformatare se pot depista zonele defecte care, ulterior format rii, nu mai sunt folosite. Prin reformatare se pierde informa ia existent pe dischet . Etape pentru formatarea unei dischete: - se introduce discheta in unitatea de disc (de obicei unitatea A) - se deschide programul My Computer prin dublu clic pe icoana lui - se selecteaz 3 Floppy (A:) - din meniul File Format se ajunge n fereastra de dialog din care se aleg op iunile de formatare dup care formatarea propriu zis se porne te cu Start OK iar la final Close n Fig. 2.7 putem observa op iunile: - Quick Format formatare rapid a dischetei f r s caute defec iunile - Create an MS-DOS startup disk se creeaz o discheta de lansare a sistemului de operare MS-DOS

Fig.2.7 Formatarea dischetei

5 Instalarea i ndep rtarea unei aplica ii software Fig. 2.8 Comercializarea softului se face pe dischet sau CD iar mai nou, din cauza dimensiunilor tot mai mari a programelor, chiar pe DVD. O aplica ie soft se instaleaz astfel: a) - se introduce discheta sau CD-ul n unitatea respectiv

-33-

Fig.2.8 Instalarea/ndep rtarea unui aplica ii software

b) - alta metoda de instalare a unui program este folosind calea Start Settings Control Panel Add or Remove Programs Add New Program se introduce discul sau CD-ul si se va lansa automat programul de instalare con inut pe acesta, urm rind instruc iunile afi ate pe ecran Pentru dezinstalarea unei aplica ii se poate folosi una dintre urm toarele metode a) se apeleaz programul de dezinstalare al programului aflat in meniu aplica iei b) se folose te cale Start Settings Control Panel Add or Remove Programs Change or Remove Programs prin intermediul c ruia se pot modifica sau terge programele deja instalate 6 Utilizarea taste Print Screen i inserarea imaginii ecranului ntrun document Exista dou moduri de folosire a tastei Print Screen: a) prin ap sarea tastei Print Screen ntreaga imagine a ecranului se introduce n Clipboard b) prin ac ionarea combina iei de taste Alt+Print Screen n Clipboard va ajunge doar imaginea ferestrei active

se lanseaz programul de instalare, de obicei denumit Setup.exe sau Install.exe se r spunde la ntreb rile de pe ecran iar in cazul n care nu se cunosc r spunsurile este preferabil s se aleag op iunile implicite

-34-

Daca vrem sa inser m imaginea capturat ntr-un document Word de exemplu, deschidem aplica ia asociata documentului i urm m calea Edit Paste 7 Utilizarea sistemului Help (de ajutor) Fig. 2.9

Fig.2.9 Utilizarea sistemului Help

Se folose te calea: Start Help and Support tasteaz no iunea c utat dup care se apas tasta Enter

Search i se

2.1.3 Editarea textelor

1 Lansarea n execu ie a unei aplica ii de editare a textelor Windows XP este prev zut cu un editor simplu de text, numit Notepad. Este considerat simplu deoarece el nu fomateaz textele (de exemplu ntreg textul este scris cu acela i tip de caracter). Pentru lansarea Programs Accessories programului n execu ie se folose te Start Notepad. Fereastra afi at de program are urm toarea structur , Fig. 2.10: - bara de titlu Untitled - bara meniului principal - rama de editare destinata introducerii textului de c tre utilizator Editorul permite efectuarea opera iilor fundamentale: mutare, copiere, tergere a ntregului text sau buc i din text. 2 Salvarea unui fi ier Dup introducerea textului, care se g se te n memoria intern , volatil , a calculatorului, acesta trebuie salvat pe o memorie extern (hard disk, dischet ), nevolatil .

-35-

Fig.2.10 Fereastr program Notepad

Calea: File Save As i se va deschide o fereastr de dialog Fig.2.11. Aici trebuiesc men ionate: unitatea i directorul, numele fi ierului, tipul fi ierului (extensia TXT) dup care se d comanda Save i se efectueaz memorarea fi ierului.

Fig.2.11 Salvare fi ier n Notepad

3 Deschiderea unui nou fi ier (crearea) i a unui fi ier existent Pentru crearea unui fi ier nou: File New i se creeaz un document gol Pentru deschiderea unui fi ier existent: File Open apare o fereastr de dialog de unde se caut unitatea, directorul i numele fi ierului dup care se d Open. 4 nchiderea aplica iei Notepad Calea: File Exit

-36-

2.2. Desktop-ul (masa de lucru) 2.2.1 Gestiunea simbolurilor grafice

1 Simboluri grafice obi nuite Fi ier o colec ie organizat de date n care pot fi memorate informa ii de diferite tipuri: documente, imagini grafice, muzic , programe. Dosar (folder sau directory) o structura arborescent n care sunt memorate fi iere i/sau alte subdirectoare Pictograme (icons) simboluri grafice sugestive reprezentnd pe desktop fi iere, directoare, aplica ii 2 Deschiderea unui fi ier, director sau aplica ie de pe desktop a) dublu clic pe simbolul grafic b) clic dreapta pe simbolul grafic i apoi se alege comanda Open din meniul afi at 3 Crearea unei prescurt ri / scurt turi (shortcut) n momentul n care utilizatorul lucreaz frecvent cu un document, director sau aplica ie se recomanda plasarea pe Desktop a unui shortcut la respectivul document, director sau aplica ie pentru a avea acces ct mai rapid la el printr-un simplu dublu clic pe icon-ul asociat.

Fig.2.12.1 Secven a unu

Fig.2.12.2 Secven a doi

Realizarea pe desktop a unui shortcut: clic dreapta pe Desktop New Shortcut iar n fereastra de dialog deschis Fig.2.12.1 (secven a unu) se specific aplica ia / documentul / directorul (se trece calea unde se afl ) Next Fig.2.12.2 (secven a doi), se completeaz aplica ia (f r cale) Finish i pe Dektop va ap rea o noua icoan asociat shortcut-ului nou creat.

-37-

2.2.2. Gestiunea ferestrelor

1 Componentele unei ferestre Fereastr zona dreptunghiular a ecranului care con ine fi iere (texte, imagini grafice), simboluri grafice, directoare i diferite controale (butoane de comand , cutii de text, casete de selectare etc.). Con inutul unei ferestre tip: Fig. 2.13 ex. Control Panel - bara de titlu con ine numele ferestrei - butoanele minimizare, maximizare, nchidere - bara meniului principal - bare de instrumente - bare de defilare vertical i/sau orizontal - chenarul ferestrei - spa iul de lucru - bara de stare

Fig.2.13 Componentele ferestrei Control Panel

2 Opera ii cu ferestre a) Deplasarea cu ajutorul mouse-ului: se ine ap sat butonul stnga al mouse-ulului pe bara de titlu i se deplaseaz mouse-ul b) Redimensionarea prin pozi ionarea mouse-ului pe chenarul ferestrei in momentul in care cursorul se transform in s geat vertical , orizontal sau

-38-

oblic se apas butonul mouse-ului i se redimensioneaz fereastra la dimensiunea dorit c) Defilarea prin bara de defilare care se g se te pe marginea din dreapta i/sau inferioar a ferestrei 3 Grupul de butoane - comenzi de minimizare, maximizare i nchidere a

ferestrei

ferestrei

- comenzi de minimizare, restabilire si nchidere a

4 Comutarea ntre ferestre Aceast comutare este posibil dac , n acela i timp sunt deschise dou sau mai multe ferestre dar doar una dintre ele este activ i anume cea plasat n fa . Trecerea dintr-o fereastr in alta este posibila: - se aplica un clic pe fereastra dorit (dac este vizibil ) - se ac ioneaz de mai multe ori combina ia de taste ALT+TAB pn cnd fereastra dorit va fi activat (parcurgere ciclic a ferestrelor).

2.3. Gestiunea fi ierelor 2.3.1. Concepte

Sistemul de operare afi eaz unit ile, directoarele i fi ierele ntro structur ierarhic . Unit ile de discuri existente pe calculator sunt desemnate prin litere. De exemplu, dac un calculator este prev zut cu o unitate de dischet , trei hard disk-uri i o unitate de CD, atunci alocarea literelor se face astfel: - A, B unitatea de dischete; - C,D,E cele trei hard disk-uri; - F unitatea de CD. Datorit capacit ii mari de memorare a discurilor este necesar organizarea i gruparea fi ierelor pe baza unor criterii stabilite de utilizator.

-39-

Directorul (folder-ul) este o structur arborescent n care sunt memorate un num r de fi iere. n afar de fi iere, un director poate con ine i alte directoare (subdirectoare). Dup formatarea discului, Windows creeaz pe discul respectiv un director r d cin , exemplu: A:\. Utilizatorul creeaz n directorul r d cin o structur de arbore. Con inutul depinde doare de spa iu fizic disponibil pe disc. Observa ie: - ntr-un director nu pot exista dou sau mai multe subdirectoare sau fi iere cu acela i nume. Calea unui fi ier drumul de la directorul r d cin directorul n care se g se te fi ierul respectiv. Exemplu: Avem o structur arborescent Popescu.doc. Astfel structura este: A:\Angaja i\Muncitori\Popescu.doc pe discul A: pn la

i fi ierul

Fig.2.14 Structura arborescent

2.3.2 Directoare (folder)

Pentru a naviga spre un fi ier sau spre un director al unei unit i de disc se va folosi programul Windows Explorer. Calea: Start Programs Accessories Windows Explorer. Sau combina ia de taste Windows+E. Pentru a afi a con inutul unui director, n semifereastra stng se afl denumirea lui, iar n semifereastra dreapt con inutul lui.

-40-

1 Crearea unui director meniul File submeniul New se Calea: Windows Explorer d comanda Folder. Se afi eaz simbolul unui dosar nou cu nume predefinit New Folder, care poate fi modificat de utilizator. La final se ac ioneaz tasta Enter. Sau se efectueaz un clic n afara simbolului grafic. Dac numele predefinit al directorului nu este selectat, acest nume poate fi modificat ulterior prin comanda Rename (meniul File). Crearea unui subdirector se realizeaz asem n tor cre rii unui director, cu deosebirea c n primul pas al algoritmului anterior se deschide directorul p rinte n care se creeaz noul subdirector. 2 Aflarea numelui, dimensiunii i loca iei unui director, Fig.2.15 - n programul My Computer sau n programul Windows Explorer, printr-un clic se selecteaz numele directorului analizat. - Calea: meniul File se d comanda Properties se afi eaz o fereastr de dialog n care se activeaz fila General. n aceast fil sunt afi ate date despre loca ia (Location) i m rimea (Size) fi ierului.

Fig.2.15 Numele, dimensiunea i loca ia unui director

2.3.3. Lucrul cu fi iere

Fi ierele, directoarele, programele, unit ile i alte obiecte sunt reprezentate n interfa a grafic a sistemului de operare cu ajutorul simbolurilor grafice numite pictograme (icons).

-41-

1 C utarea fi ierelor de un anumit tip (extensie), Fig.2.16 Search fereastra Search Results se efectueaz Calea: Start un clic pe comanda All files and folders. - n cutia All or part of the file name se introduce caracterul *, urmat de un punct i de extensia analizat . - n cutia Look in se introduce numele directorului analizat. - Se efectueaz un clic pe butonul de comand Search. n semifereastra din dreapta sunt Fig.2.16 C utare fi iere/directoare afi ate rezultatele c ut rii. 2 Modificarea st rii unui fi ier n programul My Computer sau n programul Windows Explorer, printr-un clic se selecteaz numele fi ierului analizat. Calea: meniul File se d comanda Properties se afi eaz o fereastr de dialog n care se activeaz fila General. n aceast fil exist o caset de selectare etichetat cu Read-only (numai citire). Dac aceast cutie este selectat , atunci fi ierul analizat nu poate fi modificat sau ters. Orice modificare a lui va duce la existen a unui alt fi ier, cu alt denumire.

3 Sortarea fi ierelor (nume, dimensiune, extensie, dat calendaristic ), Fig.2.17 - Calea: Programul My Computer sau n programul Windows Explorer meniul View comanda Delails. Criterii de sortare: a. Name sortare dup numele fi ierelor clic pe Name b. Size sortare dup dimensiunea fi ierelor clic pe Size c. Type sortare dup extensie clic pe Type d. Modified sortare dup data calendaristic clic pe Data 4 Redenumirea fi ierelor (directoarelor) n procesul de redenumire a fi ierelor, modificarea extensiei poate avea consecin e grave, imposibilitatea deschiderii fi ierului redenumit.

-42-

Fig.2.17 Sortare fi iere/directoare

De aceea, dac se face o tentativ de modificare a extensiei, atunci sistemul de operare ne va ntreba explicit dac dorim acest lucru. - Calea: n programul My Computer sau Windows Explorer se selecteaz fi ierul (dosarul) al c rui nume se modific . - Meniul File Rename se tasteaz noul nume Enter

2.3.4. Copierea i mutarea

1 Metode de selectare a. Se efectueaz un clic pe ceea ce dorim selectat b. Selectarea mai multor fi iere(directoare) se face innd ap sat tasta CTRL, apoi se efectueaz clic pe fiecare element c. Selectarea tuturor fi ierelor (directoarelor): meniul Edit Select All d. Deselectarea fi ierelor (directoarelor): meniul Edit Invert Selection 2 Metode de copiere, mutare, metode: a) - Din Windows Explorer se selecteaz elementul dorit - Calea: meniul Edit Cut (decupare, mutare), fie Copy (copiere). Elementul selectat va fi depus pe Clipboard - Deschidem loca ia unde vrem s -l mut m Edit Paste b) Metoda tragerii cu mouse-ul - Din Windows Explorer, cu mouse-ul se ine ap sat butonul din dreapta i se trage pn la n loca ia unde dorim s -l mut m i apoi se elibereaz mouse-ul. c) Folosind comenzile Copy To Folder sau Move To Folder - Din Windows Explorer se selecteaz elementul dorit

-43-

Meniul Edit Copy To Folder (Move To Folder) fereastr de dialog de unde se alege loca ia dorit

se deschide o Copy (Move)

3 Salvarea de siguran (backup) Aceasta este o salvare de siguran pus la dispozi ia utilizatorului de c tre sistemul de operare Windows XP, deoarece practica a demonstrat c de multe ori, din motive obiective sau subiective pot fi pierdute diverse fi iere: calculatorul nu mai ncarc sistemul de operare i atunci hard diskul trebuie formatat i sistemul de operare trebuie reinstalat, pierzndu-se astfel toate datele memorate. Exist dou tipuri de salv ri de siguran : 1 Tip fi ier (File) Obiectele salvate sunt p strate n fi iere pe discuri compacte, pe hard disk-uri, pe dischete, pe discuri ZIP, sau n directoarele partajate din re eaua utilizat . 2 Tip band ( Tape) Obiectele salvate sunt p strate pe benzi magnetice (aceast op iune este accesibil doar dac calculatorul este echipat cu o unitate de band ). Lansarea n execu ie a programului Backup:, Fig.2.18 - Calea: Start Programs Accessories System Tools clic pe comanda BackUp fereastr introductiv , primul pas al expertului

Fig.2.18 Salvare de siguran

-44-

2.3.5. tergerea i restabilirea

Comenzile de tergere i restabilire sunt valabile att pentru fi iere ct i pentru directoare. 1 tergerea, Fig. 2.19 n programul My Computer sau n programul Windows Explorer se selecteaz elementul care urmeaz a fi ters Meniul File Delete se ac ioneaz butonul de comand Yes

Fig.2.19 tergere fi iere/directoare

n aceste condi ii de tergere, fi ierul (directorul) nu s-au ndep rtat de pe hard disk, ci este memorat n directorul Recycle Bin (co de reciclare). Aici nu vom reg si fi iere (directoare) terse de pe dischet . 2 Recuperarea De pe Desktop-ul sistemului de operare se face un dublu clic pe simbolul directorului Recycle Bin se deschide fereastra Recycle Bin i se selecteaz ceea ce dorim s recuper m File Restore (se rentorc n loca ia ini ial ) 3 Golirea directorului Recycle Bin De pe Desktop-ul sistemului de operare se face un dublu clic pe simbolul directorului Recycle Bin se deschide fereastra Recycle Bin i se selecteaz ceea ce dorim s tergem - File Empty Recycle Bin din fereastra de dialog, Yes se gole te directorul, sau - File Delete din fereastra de dialog, Yes terge doar ceea ce am selectat

-45-

2.3.6. C utarea
Sistemul de operare permite localizarea u oar i rapid a fi ierelor, directoarelor, adrese e-mail, etc. Procedura prin care se lanseaz programul de c utare este: - Calea: Start Search fereastra principal Search Results subfereastra Search Companion comanda Search. Se pot stabili una sau mai multe criterii de c utare. n specificarea numelui pot fi utilizate i urm toarele dou caractere universale: - * - nlocuie te un num r arbitrar de caractere al numelui c utat. - ? nlocuie te un singur caracter al numelui c utat

2.3.7. Arhivarea fi ierelor i a directoarelor

Programele de arhivare (cel inclus n sistemul de operare sau aplica ii separate precum WinZip, WinRar, PowerArchiver) reduc substan ial dimensiunea unor fi iere, ntre 20% i 85% din dimensiunea original . Se recomand utilizarea unor astfel de programe pentru fi ierele existente pe hard disk, dar care sunt rar utilizate deoarece procesul de decompresie dureaz , astfel se c tig un spa iu semnificativ. Arhivarea i dezarhivarea sub sistemul de operare Windows XP: select m elementul (unul - Arhivarea calea: Windows Explorer sau mai multe fi iere sau directoare) pe care vrem s -l arhiv m apoi clic dreapta mouse submeniul Send To Compressed (zipped) Folder Fig. 2.20

Fig.2.20 Arhivare

-46-

Dezarhivarea calea: Windows Explorer select m fi ierul cu extensia ZIP clic dreapta mouse Extract All fereastra de dialog, Fig.2.21 Next fereastra de dialog Finish

Fig.2.21. Dezarhivare

Prin fi ier zip autodespachetabil se n elege un fi ier executabil (deci cu extensia EXE) cu dou componente: un fi ier arhivat i un software prin care fi ierul arhivat poate fi dezarhivat (chiar i n absen a programelor de arhivare).

2.4. Gestiunea imprim rii

nainte de a lansa n execu ie imprimarea propriu zis utilizatorul poate alege din lista imprimantelor instalate la un calculator imprimanta dorit . Dac se d doar comanda Print va fi folosit una din multele imprimante existente in lista i anume cea care are atributul de imprimant implicit (cea care o utiliz m cel mai des). Schimbarea imprimantei implicite Calea: Start Control Panel Printers and Faxes se selecteaz imprimanta meniul File Set as Default Printer

Instalarea unei noi imprimante n procesul de instalare a sistemului de operare se cer informa ii referitoare la imprimantele folosite. Se instaleaz astfel driver-ele imprimantelor. Dar aceste drivere se pot instala i ulterior astfel:

-47-

Fig.2.22. Formatarea paginii

Calea: Start Control Panel Printer and Faxes meniul File Add Printer fereastra expertului (wizard) de instalare Next o serie de ferestre dialog (tipul imprimantei, portul utilizat, exist sau nu disc de instalare, numele imprimantei, etc.) Finish

Imprimarea unui document dintr-o aplica ie de editare de text Presupunem c utiliz m editorul de text Notepad. Din meniul File folosim comenzile: - Page Setup set m parametrii pentru aspectul exterior al paginii Fig. 2.22 - Print lanseaz n execu ie procesul de tip rire Fig. 2.23

Fig.2.23. Lansarea n execu ie a tip ririi

-48-

Vizualizarea procesului imprim rii Orice utilizator are dreptul s gestioneze coada de imprimare (pot vedea progresul de imprimare a documentelor sau pot efectua anumite interven ii). n fereastra Printers and Faxes se efectueaz un dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate i apar informa ii despre: numele documentului, starea imprim rii, num rul de pagini, dimensiune, data i ora comenzii de imprimare, portul etc. ntreruperea temporar i reluarea imprim rii n fereastra Printers and Faxes se d dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate fereastra de a teptare clic dreapta pe documentul care se dore te sa fie ntrerupt temporar iar din meniul local afi at Pause Fig. 2.24.

Fig.2.24. ntreruperea temporar a tip ririi

Pentru reluarea imprim rii se urmeaz aceea i procedur dar se alege op iunea Resume din meniul local, Fig.2.25.

Fig.2.25. Reluarea procesului de tip rire

Anularea imprim rii unui document n fereastra principal Printers and Faxes dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate clic dreapta pe documentul ce se dore te a fi anulat iar din meniul local afi at se d comanda Cancel, Fig.2.26.

-49-

Fig.2.26. Anularea procesului de tip rire

3. Editarea textelor
3.1. Generalit i
Office XP nu mai este doar o aplica ie, ci a devenit un sistem integrat de furnizare de date n ntregul sistem de lucru. Componenta cea mai utilizat a pachetului Microsoft Office XP - Word este un program de prelucrare de texte evoluat, pe care-l pute i utiliza pentru a crea o mul ime de tipuri de documente. Aceast sec iune cuprinde strictul necesar pentru a putea ncepe s lucra i cu Microsoft Word XP sub Windows (denumit Word n continuare), incluznd modul de lansare al programului, modul de utilizare al ecranului i modul de ob inere a asisten ei interactive. De asemenea, pune la dispozi ie o privire de ansamblu asupra caracteristicilor programului Word i informa ii referitoare la modul de utilizare a acestora. Obiective: La sfr itul acestui capitol ve i nv a urm toarele: - S lansa i Word. - S identifica i diferitele elemente ale ecranului Word. - S utiliza i meniuri, bare cu instrumente de lucru i casete de dialog. - S ob ine i asisten . - S vizualiza i un document n mai multe moduri. - S p r si i aplica ia. - S descoperi i c Word este mai mult dect o foaie de hrtie electronic . Word este un program de prelucrare de texte pe care-l pute i utiliza pentru a crea mai multe tipuri diferite de documente. n Microsoft Word XP pute i u or mbun t i calitativ aspectul unui text prin utilizarea de caractere subliniate, aldine sau cursive i prin verificarea gre elilor de ortografie din document. Pute i crea, de asemenea, documente mai complexe, prin utilizarea unor caracteristici mai sofisticate, cum ar fi crearea de rezumate, adnot ri, grafice, tabele i integrarea n text a elementelor grafice. De i unele dintre caracteristicile mai complicate ale programului Microsoft Word dep esc preten iile acestui capitol, pe

-51-

parcursul lui ve i g si informa ii despre utilizarea instrumentelor de lucru disponibile n Microsoft Word XP.

majorit ii

Urm toarea list explic doar cteva dintre caracteristicile programului Word: - Word este un program de prelucrare de texte de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get), acest lucru nsemnnd c el afi eaz documentele pe ecran n forma n care le va tip ri pe hrtie. Microsoft Word este echipat cu abloane pe care le pute i utiliza pentru a crea documente. - Activit ile repetitive pot fi automatizate prin folosirea macrocomenzilor sau a facilita ilor AutoCorec ie, AutoFormatare i abloane. - Toate instrumentele de lucru necesare pentru crearea i stabilirea formatului oric rui tip de document pot fi afi ate pe ecran n timp ce lucra i sau pot r mne ascunse pn n momentul n care ave i nevoie de ele. Pute i da rapid comenzi utiliznd selectarea meniurilor sau butoanele de pe barele cu instrumente de lucru. - Asisten a n context este disponibil oriunde sunte i n program. - Pute i stabili formatul caracterelor folosind stiluri i dimensiuni diferite de corpuri de liter . Pute i, de asemenea, s eviden ia ii caracterele prin subliniere i prin utilizarea stilurilor aldin sau cursiv. - Microsoft Word cuprinde un program de verificare a corectitudinii ortografice (Corectare ortografic i gramatical), un program de verificare a corectitudinii gramaticale, un dic ionar de sinonime i antonime (Lexicon n limba romn , limba englez etc.), corectarea automat , astfel nct s pute i fi sigur c documentul atinge cele mai nalte standarde de calitate. - Pute i ad uga legende de ilustra ii, note explicative, note de subsol i note de final documentului. - Pute i genera cuprinsuri, indexuri i rezumate. - Pute i crea formulare pentru a fi tip rite sau pentru a fi completate pe ecran. - Pute i adapta cerin elor dumneavoastr modul n care apar documentele pe ecran. - Pute i utiliza fuzionarea datelor pentru administrarea coresponden ei (mbinare coresponden , scrisori tipizate, plicuri i etichete).

-52-

Pute i crea documente avnd un aspect profesional, care includ coloane de tip ziar, tabele, grafice, imagini i ilustra ii. Pute i integra date din Word cu date din alte aplica ii Windows. Pute i folosi po ta electronic pentru colaborarea pe documente i partajarea informa iilor. Pute i transforma documente rapid i u or n pagini Web.

3.2. Utilizarea aplica iei Word

1 Lansarea programului Exist mai multe modalit i de lansare a aplica iei Word. Cele mai utilizate sunt prin meniul Start i icoana corespunz toare aplica iei de pe desktop. Pentru a lansa Word XP urma i unul din pa ii: - Executa i clic pe butonul Start-Programs i alege i op iunea Microsoft Word. - Executa i dublu clic pe pictograma programului Microsoft Word. Indiferent de modul de lansare n execu ie a aplica iei ecranul de nceput arat astfel: 2 Ecranul Word Elementele principale de pe ecranul Word sunt bara de meniuri, barele de instrumente, bara de stare, barele de defilare, suprafa a de lucru, riglele, punctul de inserare i panoul de activit i. Task Pane apare chiar de la pornirea aplica iei Word. Dac la nceput n acest meniu sunt disponibile ac iuni cum ar fi deschiderea unui document sau crearea unui document nou pornind de la un ablon, vom observa cu u urin c Task Pane i modific op iunile afi ate n func ie de contextul n care lucr m, afi nd n fiecare moment ac iunile cele mai potrivite. Astfel, n loc s ne pierdem vremea c utnd prin meniuri o anumit facilitate des folosit , o putem g si rapid n Task Pane. Putem activa n orice moment Task Pane din meniul View Toolbars. 3 Barele de instrumente. Utilizarea butoanelor Barele de instrumente con in butoane scurt tur pentru op iunile din meniurile aplica iei Word. Fiecare bar are un nume. Exist bare predefinite ale sistemului, dar utilizatorul i poate crea propriile sale bare cu unelte. Prima dat cnd lansa ii n execu ie Word i deschide i un document, barele de instrumente Standard i Formatting (Stabilire formate) sunt afi ate sub bara de meniu.

-53-

n Word, multe comenzi pot fi executate rapid prin alegerea butoanelor care apar pe ecran. Marea majoritate a butoanelor apar n barele cu instrumente de lucru Standard i Formatting, dar cteva apar i n alte pozi ii pe ecran, inclusiv n linia de stare i n barele de derulare. Pentru a afla numele unui buton, indica i-l cu mouse-ul. n linia de stare apare o descriere a func iei butonului respectiv iar n dreapta butonului eticheta cu denumirea sa. 4 Afi area sau ascunderea barelor de instrumente. Pute i afi a sau ascunde barele de instrumente n timpul lucrului. Dac cel pu in o bar de instrumente este vizibil , pute i utiliza un meniu de comenzi rapide pentru a afi a sau pentru a ascunde barele de instrumente incluse. Pentru aceasta, executa i clic pe o bar de instrumente (de exemplu Standard) utiliznd butonul drept al mouse-ului. Un marcaj de selectare nseamn c bara de instrumente este afi at . Dac nici o bar de instrumente nu este afi at , alege i din: - Meniul View Toolbars se afi eaz un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile editorului. 5 Riglele Word pune la dispozi ie dou rigle: orizontal (ancorat sub bara de instrumente Formatting) i vertical (n partea stng a ecranului). Pute i utiliza rigla orizontal pentru a stabili tabulatorii i indent-urile pentru paragrafele selectate i pentru a ajusta l imea coloanelor de text de tip ziar. n vizualizarea paginat sau vizualizarea naintea imprim rii pute i utiliza rigla orizontal i vertical pentru a schimba marginile paginii i locul elementelor de pe pagin . - Calea: View Ruler 6 Bara de meniu Meniurile aplica iei Word sunt: File: con ine op iuni pentru lucrul cu fi iere document pe care le creeaz i actualizeaz Word. Acestea pot fi n format Microsoft Word (.doc), Rich Text Format (.rtf), fi iere text (.txt), fi iere ablon document (.dot), fi iere create cu alte aplica ii (Word Perfect, Works) etc. Edit: con ine op iuni pentru opera ii de editare (de modificare a documentelor). View: con ine op iuni pentru stabilirea modului n care se face afi area n fereastra aplica iei.

-54-

Insert: con ine op iuni pentru inserarea n documentul activ la pozi ia punctului de inserare a diferite entit i (sec iuni, note de subsol, antete, grafice, comentarii etc.). Format: con ine op iuni pentru formatarea textelor i a obiectelor inserate n texte. Tools: con ine op iuni pentru ntre inerea documentului. Table: con ine op iuni pentru administrarea tabelelor inserate ntrun document. Window: con ine op iuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplica iei. Help: ofer asisten interactiv utilizatorului.

7 Utilizarea tastelor pentru comenzi rapide Pute i alege i cteva comenzi prin ap sarea tastelor pentru comenzi rapide afi ate n meniurile de pe bara de meniu, aflate la dreapta comenzii. De exemplu CTRL+S pentru a salva un document. Word furnizeaz , de asemenea, mai multe taste pentru comenzi rapide ct timp lucra i, chiar dac nu se reg sesc n meniuri. De exemplu, pute i ap sa CTRL+B pentru a aplica formatul aldin textului selectat. Tastele pentru comenzi rapide se pot ob ine din Help introducnd textul shortcut keys (taste de comenzi rapide) n caseta Search. 8 Anularea i Repetarea comenzilor Word nregistreaz modific rile de editare sau stabilire formate pe care le face i. Dac v r zgndi i sau face i o gre eal , de obicei pute i anula ultimele ac iuni realizate. De asemenea, pute i reface o ac iune pe care a i anulat-o. Pentru aceasta utiliza i butoanele Undo i Redo de pe bara de instrumente Standard. O alt metod este: - Cale : Edit Undo/Redo 9 Tastare unit i de m sur n cutii de dialog Cnd tasta i numere ntr-o caset de dialog, Word-ul utilizeaz unit ile de m sur specificate n cutia de dialog Options General a meniului Tools. Dac dori i s specifica i o unitate diferit pentru o anumit op iune, nu terge i unitatea de m sur . Doar introduce i una din urm toarele abrevieri dup num r. Nu trebuie s l sa i un spa iu ntre num r i m sur .

-55-

Pentru a specifica Centimetrii Inch Linii Picas (Cicero) Puncte

Introduce i cm in li pi pt

Exemplu 3 cm 24 in 2 li 1.2 pi 6 pt

Conversie 2,54 cm=1 in 1 in=72pt=6pi 1li=1/6in=12pt 1pi=12pt=1/6in 1li=1/6in=12pt

10 Vizualizarea unui document n diferite moduri Word ofer cteva moduri de vizualizare a unui document: vizualizare normal , vizualizare ierarhizat , vizualizare paginat , vizualizare naintea imprim rii, vizualizare ecran complet, vizualizare aspect pagin web etc. Suplimentar, pute i m ri o parte a unui document pentru a ob ine o vizualizare m rit . Dac dori i s vede i numai documentul pe ecran (f r rigle, bare de instrumente sau alte elemente) folosi i facilitatea de ecran complet. Dac vre i s vede i anumite p r i ale aceluia i document mp r i i fereastra. Vizualizare normal : pentru tastare i editare Vizualizarea normal (implicit n Word) prezint o versiune simplificat a documentului. Aceasta este cea mai bun vizualizare pentru tastare, editare, stabilire format text i pentru deplasare n document. Vizualizarea electronic Permite vizualizarea unui document n varianta de pagin Web. Acest mod l pute i utiliza atunci cnd, de exemplu, trebuie s ine i un discurs n fa a unei audien e, v prezenta i informa iile prin intermediul unui proiector (retro, video) sau dori i s pune i documentul pe un site Web. Programul Word nf oar textul astfel nct s ncap n fereastr , prezint fundalurile i plaseaz graficele pe ecran n acela i mod n care vor ap rea ntr-un browser. Pentru a trece la vizualizarea electronic , - Cale: View Web Layout - executa i clic pe butonul Web Layout View de pe bara de defilare pe orizontal Vizualizare paginat : pentru stabilirea paginii imprimabile Vizualizarea paginat este de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get Ceea ce vezi este ceea ce ob ii) cu care pute i vedea -

-56-

modul n care elemente, cum ar fi ilustra iile, vor fi pozi ionate pe pagina imprimat . Aceast vizualizare este, de obicei, util pentru verificarea aspectului final al documentului, dar poate ncetini editarea i defilarea. Pentru a trece la vizualizarea paginat , - Cale: View Print Layout - executa i clic pe butonul Print Layout View de pe bara de defilare pe orizontal - Vizualizare schi at : pentru ierarhizarea i organizarea unui document. n vizualizarea ierarhizat pute i restrnge un document pentru a vedea numai titlurile de paragraf sau l pute i extinde pentru a vedea ntregul document. Aceast vizualizare u ureaz defilarea sau deplasarea textului pe o distan mare sau schimbarea ierarhiei termenilor. Pentru a trece la vizualizarea ierarhizat : - Cale: View Outline, sau - executa i clic pe butonul Outline View de pe bara de defilare pe orizontal . Vizualizarea ecran complet: pentru maximizarea spa iului ecran. Pentru a vedea numai un document pe ecran f r rigle, bare de instrumente i alte elemente: - Cale: View Full Screen Vizualizarea naintea imprim rii: pentru ajustarea documentului nainte de imprimare. Aceast arat pagini ntregi la o m rime redus , n a a fel nct pute i ajusta macheta documentului nainte de imprimare. Pute i vedea una sau mai multe pagini la un moment dat, mic ora sau m ri, ajusta margini i pute i edita i stabili formatul textului. Pentru a trece la vizualizarea naintea imprim rii, - Cale: View Print Preview, sau - executa i clic pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard. - Mic orarea/m rirea por iunilor dintr-un document Pentru a m ri sau mic ora o parte a unui document, - Cale: View Zoom, sau - executa i clic pe s geata de pe bara de instrumente Standard. -

-57-

11 Lucrul cu mai multe ferestre de document, deschise simultan n Word pute i deschide mai multe documente simultan, fiecare dintre ele n propria Iui fereastr . Deschiderea simultan a mai multor documente faciliteaz copierea i mutarea textului dintr-un document n altul sau consultarea informa iilor dintr-un document n timp ce lucra i la altul. Cteva dintre modurile n care pute i lucra cu mai multe ferestre de document deschise simultan sunt urm toarele: - Pute i lucra cu documente diferite, plasate n ferestre diferite, de dimensiuni maxime. - Pute i lucra cu copii ale aceluia i document, plasate n ferestre diferite, de dimensiuni maxime. - Pute i mp r i o fereastr n p r i mai mici - numite panouri care pot fi afi ate simultan pe ecran. - Pute i muta sau copia un text dintr-o fereastr sau panou n altele. Pentru a deschide mai multe ferestre de document simultan, parcurge i urm toarele etape: - Selecta i File Open, pentru a deschide primul document. - F r a nchide primul document, selecta i din nou File Open, pentru a deschide un alt document sau File New pentru a crea un nou document. Word deschide a doua fereastr de document deasupra primei. - Continua i s deschide i sau s crea i documente pn cnd ave i deschise pe ecran toate documentele de care ave i nevoie. Pentru a nchide o fereastr , Cale: File Close, sau executa i dublu clic pe c su a meniului de control

Nu conteaz cte ferestre sunt deschise, pute i lucra doar ntr-una la un moment dat, i anume n fereastra activ . n mod prestabilit, fereastra activ este maximizat pentru a umple tot ecranul; toate celelalte ferestre deschise sunt ascunse n spatele ei. Pentru a aranja ferestrele deschise pe ecran astfel nct s nu fie toate ascunse n spatele ferestrei, - Cale: Windows Arrange All. Word aranjeaz fiecare fereastr deschis pentru a ap rea toate pe ecran.

-58-

12 Lucrul cu un document n dou panouri De i nu pute i lucra dect cu un document la un moment dat, pute i mp r i documentul activ n dou panouri. Avnd documentul activ mp r it, pute i lucra simultan n zone diferite ale aceluia i document. Acest lucru este util atunci cnd sunte i nevoit s v muta i sau s copia i un text dintr-un loc n altul n cadrul unui document de mari dimensiuni. Pentru a mp r i documentul activ n dou panouri, parcurge i urm toarele etape: - Cale: Windows Split . Va ap rea o bar vertical n fereastra documentului. - Trage i bara n sus sau n jos pn cnd panourile au dimensiunile dorite. - Executa i clic. Pentru a reveni la fereastra cu un singur panou, executa i din nou dublu clic pe c su a de delimitare. 13 Lucrul cu un document n mai multe ferestre Dac ave i nevoie s vede i dou p r i diferite ale aceluia i document, dar por iunea de text pe care dori i s o vede i nu ncape ntr-un panou, pute i afi a documentul activ n dou ferestre. Modific rile pe care le opera i ntr-una dintre ferestre sunt reflectate i n cealalt , dar deplasarea n cadrul fiec rei ferestre este independent . Pentru a v ntoarce la lucrul ntr-o singur fereastr nchide i una din ele. Pentru a deschide un document n mai multe ferestre parcurge i aceste etape: - Deschide i documentul. Dac acesta nu este activ, executa i clic pe el sau selecta i-l din meniul Windows pentru a-l activa. - Calea : Windows New Windows. - Word deschide documentul n alt fereastr . Pentru a face diferen a ntre cele dou ferestre, Word adaug un num r la numele documentului din bara de titlu. n primul document se adaug dou puncte (:) i cifra 1. n al doilea document, se adaug dou puncte (:) i cifra 2 .a.m.d. 14 Ie irea din Word Pentru a ie i din Word XP Calea: File Exit.

-59-

Dac a i f cut modific ri ntr-un document va ap rea o caset con innd un mesaj prin care sunte i ntrebat dac dori i s salva i modific rile efectuate. Alege i: - Yes pentru a salva modific rile i ie i i din program, - No pentru a ie i din program f r a salva, sau - Esc pentru a continua s lucra i n Word. Iat alte cteva modalit i de a p r si aplica ia: Clic pe butonul Close de pe bara de titlu a aplica iei Microsoft Word. Ap sa i Alt, apoi F i, n final, I. Executa i dublu clic pe pictograma meniului de control adic pe W-ul de la cap tul din stnga al barei de titlu a ferestrei aplica iei, etc.

3.3. Lucrul cu documente

n Word pute i crea mai multe tipuri diferite de documente, de la simple scrisori, referate, proiecte i pn la rapoarte complexe. n acest subcapitol ve i nv a: - s crea i un document prin alegerea unui ablon, un stil de scriere i tastarea textului. - cum s modifica i modul n care apare documentul dvs. pe ecran. - cum s -l salva i pentru a-l utiliza ulterior. - cum s -l tip ri i. - cum s -l nchide i.

3.3.1.Folosirea abloanelor, (Template)

Un ablon este un model care include informa iile, formatarea i alte elemente folosite ntr-un anumit tip de document. Dac nu specifica i nimic altceva, toate noile documente din Word se bazeaz pe ablonul Document necompletat. Word mai include ns cteva abloane pe care le pute i folosi ca atare sau ntr-o form modificat ; n plus, v pute i crea propriile abloane. n cadrul procesului de instalare a pachetului Microsoft Office, o serie de abloane au fost copiate n Program Files/Microsoft Office/Templates de pe CD-ROM-ul de instalare pe hard-disc. Pentru a previzualiza aceste abloane, urma i pa ii de mai jos:

-60-

1. La intrarea n Word verifica i dac sunt afi ate rigla orizontal i caracterele neimprimabile (executa i clic pe butonul Show/Hide ) de pe bara de unelte Standard. 2. Alege i File New. 3. Alege i abloane generale din sec iunea New din ablon. Word mparte abloanele pe categorii, reprezentate n sec iunea prin etichetele din partea superioar a casetei de dialog abloane (New From Template). Selec ia implicit este Blank Document (Document necompletat) din cadrul etichetei General.

Fig.3.1. abloane

Exist -

abloane predefinite, Fig.3.1 pentru: Birotic : scrisori (Contemporary Letter, Elegant Letter etc.) i faxuri (Elegant Fax, Professional Fax) n sec iunea Letters&Faxes, circulare (Elegant Memo, Professional Memo etc.) n Memorii i rapoarte (Contemporary Report, Elegant Report, Professional Report) n Rapoarte; Publica ii: bro uri, comunicate de pres , ziare; Alte activit i: curriculum vitae, planificarea activit ilor, afaceri garan ie (Alte documente); mbinare coresponden pentru coresponden a personalizat ; Publica ii pe Web: abloane pentru construirea de Pagini Web.

-61-

4. Executa i clic pe eticheta Letters&Faxes i apoi pe op iunea Fax Wizard. Uita i-v n caseta Examinare pentru a vedea o previzualizare a articolului selectat. 5. Alege i diferite abloane din sec iunea Letters&Faxes i apoi trece i la alte etichete. abloanele pe care le trece i n revist stau la baza majorit ii documentelor uzuale de afaceri. 6. Cnd a i terminat din etichetele de selec ie pentru abloane (General, Letters&Faxes, Memos, Other Documents, etc.) executa i clic pe Memos, apoi clic pe Professional Memo (Raport profesional). Asigura i-v c op iunea Document din zona Creare este activ i ap sa i tasta Enter sau selecta i OK pentru a deschide un nou document bazat pe ablonul pus n eviden . Documentul se va deschide pe ecran. Dup cum vede i, toate elementele comune oric rui raport apar sub form de cmpuri incluse ntre paranteze drepte iar aplica ia Word a introdus data curent (folosind data memorat n calculator). Documentul se poate completa cu propriile informa ii, salva i tip ri.

3.3.2.Introducerea textului n document

Atunci cnd introduce i text, caracterele apar la stnga unei liniu e plpitoare, numit punct de inserare sau cursor. Aceste caractere apar ntrun format corespunz tor stilurilor asociate ablonului documentului. Pentru a vedea numele stilului curent, privi i caseta Styles and Formatting de pe bara cu instrumente Formatting. Pute i deplasa punctul de inserare n cadrul documentului prin utilizarea tastaturii sau a mouse-ului. Cu un caracter la stnga La nceputul paragrafului anterior CTRL+ de dou ori Cu un caracter la dreapta Cu un ecran n sus PgDown Cu un ecran n jos PgUp Cu o linie n sus Cu o linie n jos La nceputul paginii precedente CTRL+PgUp Cu un cuvnt la stnga CTRL+ La nceputul paginii urm toare CTRL+PgDown Cu un cuvnt la dreapta Pe ultima linie a ecranului CTRL+ ALT+CTRL+PgDown La sfr itul unei linii END Pe prima linie a ecranului

-62-

ALT+CTRL+PgUp La sfr itul CTRL+End La nceputul paragrafului curent La nceputul CTRL+Home CTRL+ La nceputul unei linii HOME

documentului documentului

Word memoreaz ultimele loca ii n care s-a tastat sau editat un text. Combina ia de taste SHIFT+F5 readuce punctul de inserare n fiecare din loca iile precedente la rnd, apoi pozi ioneaz punctul de inserare n pozi ia curent .

3.3.3 Corectarea gre elilor

To i facem gre eli. n Word ns este u or s le repar m. Acest program pune la dispozi ie mai multe metode de revenire asupra ac iunilor incorecte i de reluare a lor n mod corect. Word v ofer i posibilitatea corect rii gre elilor de ortografie, nainte ca acestea s apar . 1 tergerea textului O metod simpl de corectare a gre elilor este s le terge i. Astfel: ap sa i tasta Backspace pentru a terge caracterele aflate la stnga punctului de inserare.

Word, ns pune la dispozi ie multe alte modalit i de tergere a textului. n cele ce urmeaz sunt prezentate cteva metode obi nuite de ndep rtare a textului nedorit: - Pentru a terge caracterul din dreapta punctului de inserare, ap sa i tasta Delete. - Pentru a terge un text selectat, dup ce l-a i selectat, ap sa i tasta Delete sau alege i Edit Clear - Pentru a nlocui un text cu altul selecta i textul i apoi tasta i noul text. 2 Modificarea literelor mari i mici dintr-un text Selecta i textul pe care vre i s -l modifica i. Din meniul Format Change Case. Selecta i op iunea dorit i apoi clic pe OK.

-63-

Fig.3.2. Modificarea literelor

3 Anularea gre elilor Word v ofer posibilitatea de a v r zgndi. Acest program ine minte cele mai recente ac iuni pe care le-a i efectuat i, n cazul n care nu v convin rezultatele, le pute i anula, una dup alta. Pentru a anula cea mai recent ac iune alege i Edit Undo sau executa i clic pe butonul Undo de pe bara de unelte Standard. Pentru a anula o serie de ac iuni selecta i Edit Undo de cteva ori pn cnd anula i toate ac iunile, n ordinea invers efectu rii lor. Mai pute i proceda astfel: - Executa i clic pe s geata de derulare plasat lng butonul Undo pe bara de instrumente Standard. Word afi eaz o lista a celor mai recente ac iuni care pot fi anulate, dispuse n ordinea invers efectu rii lor. - Trage i mouse-ul de-a lungul listei pn cnd pune i n eviden toate ac iunile pe care dori i s le anula i. - Elibera i butonul mouse-ului. Word anuleaz ac iunile selectate, n ordinea invers efectu rii lor. 4 Refacerea gre elilor anulate Dac , imediat dup ce a i anulat o ac iune, v da i seama c aceasta era de fapt corect , pute i reface ac iunea pe care tocmai a i anulat-o. Pentru a reface ac iunea cea mai recent anulat - Edit Redo, sau - executa i clic pe butonul Redo de pe bara de unelte Standard.

-64-

3.3.4.Deplasarea i copierea textului i a ilustra iilor

Pute i muta sau copia orice element dintr-un document, indiferent dac acesta este text, ilustra ie sau o component inserat dintr-o alt aplica ie. - Cut (Mutare) nseamn a elimina (a decupa) textul sau ilustra ia selectat dintr-o loca ie i de a l (o) insera n alta. - Copy (Copiere) nseamn a face o copie a textului sau ilustra iei selectate i de a-l (o) insera ntr-o alt loca ie, l snd originalul neschimbat. 1 Mutarea textului prin utilizarea comenzilor meniului Editare, a butoanelor sau a tastaturii Pentru a muta textul folosind comenzile din meniul Edit parcurge i urm toarele etape: - Selecta i textul pe care dori i s -l muta i. - Selecta i Edit Cut (sau executa i clic pe butonul Cut sau ap sa i CTRL+X). Word va decupa textul selectat din document i-l va plasa n Clipboard. - Pozi iona i punctul de inserare n locul n care dori i s fie plasat textul. Nu uita i s executa i clic cu butonul stng al mouse-ului pentru a deplasa punctul de inserare n noua pozi ie. - Selecta i Edit Paste (sau executa i clic pe butonul Paste, sau ap sa i CTRL+V). Word insereaz textul n noua pozi ie. 2 Copierea textului n Word pute i copia un text dintr-o pozi ie n alta, utiliznd comenzile din meniul Editare sau cele ale meniului de comenzi rapide, butoanele de pe bara de unelte Standard sau mouse-ul. Copierea textului prin utilizarea comenzilor meniului Edit Pentru a copia textul folosind comenzile din meniul Edit, parcurge i urm toarele etape: - Selecta i textul pe care dori i s -l copia i. - Selecta i Edit Copy. Word va copia textul selectat din document n Clipboard. - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s fie plasat textul copiat. Nu uita i s executa i clic cu butonul stng al mouse-ului pentru a deplasa punctul de inserare din pozi ia anterioar . - Selecta i Edit Paste. Word copiaz textul n noua pozi ie.

-65-

3.3.5 Stilurile
n general, se poate vorbi de dou tipuri de stiluri: stiluri de paragraf, care au efect asupra unui paragraf. Stilurile de paragraf iau n considerare i elementele referitoare la formatarea paragrafelor, cum ar fi spa ierea rndurilor sau indentarea. n lista de stiluri, stilurile de paragraf sunt scrise cu aldine. - stiluri de caracter, care au efect doar asupra unui text selectat. A adar, stilurile se utilizeaz pentru a realiza rapid aranjarea n pagin a textului i paragrafelor. Fiecare ablon este nso it de o foaie de stil care include stilurile tipic utilizate la crearea tipului de document asociat cu ablonul. 1 Pentru a selecta un stil parcurge i etapele: Plasa i punctul de inserare n locul n care dori i s nceap textul scris n noul stil. Executa i clic pe s geata de derulare aflat lng caseta Styles and Formatting de pe bara de instrumente de Formatare pentru a afi a lista Stil, Fig.3.3.1. Executa i clic pe numele stilului dorit din list .

Fig.3.3.1. Lista Stiluri

Fig.3.3.2. Formatare stil nou

astfel:

2 Pentru a crea propriul stil de scriere, Fig.3.3.2. proceda i

-66-

Alege i op iunea Styles and Formatting din meniul Format. Din caseta de dialog care se deschide alege i op iunea New Style. - n caseta Nume introduce i numele noului stil pe care l defini i. - Executa i clic pe butonul Format i alege i op iunea Font. - Selecta i fontul dorit, dimensiunea, culoarea, apoi executa i clic pe butonul OK. - Executa i clic pe butonul Format i alege i op iunea Paragraph dac este cazul. - Alege i op iunea dorit , apoi executa i clic pe butonul OK. - Executa i clic pe butonul OK (Aplic ) i stilul este creat.

3 Modificarea stilului existent, Fig.3.3.3. Stilurile nou create pot fi folosite n orice document. De asemenea, exist posibilitatea modific rii lor. Modificarea stilului va duce la modificarea tuturor por iunilor de text scrise cu acest stil. Pentru modificarea unui stil, n caseta de dialog Styles and Formatting alege i stilul pe care dori i s -l modifica i, dup care executa i clic pe butonul Modify. Va ap rea caseta de dialog Style Modify, care v permite s efectua i modific rile dorite. 4 Aplicarea unui stil ablon Pentru a aplica ntr-un ablon stiluri care exist deja n abloanele Word, pute i alege i din colec ia de stiluri All styles (clic pe Avaible formatting) ablonul care con ine stilurile c utate

Fig.3.3.3. Modificare stil

-67-

3.3.6. Salvarea documentelor

Cnd deschide i un document, Word l copiaz de pe disc i l afi eaz pe ecran. Modific rile pe care le face i sunt memorate temporar n memoria calculatorului. Pentru a le face permanente trebuie s salva i documentul pe disc. Trebuie, de asemenea, s face i copii de rezerv pentru documentele importante. Word dispune de mai multe modalit i de salvare a unui document. Iat cteva dintre ele: - File Save As ca pentru a salva un document pentru prima oar sau sub o nou denumire. - File Save pentru a salva orice document creat n cadrul unei sesiuni de lucru anterioare. Save As Web Page ca pagin Web pentru a salva starea - File curent a documentului sub form de pagin Web. - Butonul Save de pe bara de unelte Standard. - Combina ia de taste CTRL+S. nume 1 Salvarea unui document nou sau a unui document sub un alt

Save As salva i documentul pe disc sub o denumire aleas File de dvs. i specifica i prin unitatea de disc i folder-ul din caseta Save n, calea de acces spre locul unde dori i s stoca i documentul. Aceast comand este folosit pentru a salva un document nou sau pentru a salva o copie a unui document existent, atribuindu-i un nume sau o cale nou . 2 Salvarea repetat a unui document Dup ce a i salvat un document o dat , pute i salva rapid acest document p strndu-i numele, folder-ul corespunz tor unde e p strat, formatul i alte atribute, f r a mai fi nevoie s trece i de fiecare dat prin caseta de dialog Save As Pentru a salva n mod repetat un document - File Save, sau executa i clic pe butonul Save de pe bara de unelte Standard. Fi ierul pe care l salva i se suprascrie peste versiunea anterioar a aceluia i document de pe disc, astfel nct orice modific ri efectuate dup ultima salvare nlocuiesc la noua salvare versiunea precedent a fi ierului stocat. Documentul se p streaz pe ecran pentru a permite s continua i lucrul.

-68-

3 Salvarea unui document n alt format de fi ier Dac schimba i fi iere cu utilizatori ai altor programe de procesare de texte cum ar fi Microsoft Works sau pur i simplu au o alt versiune de Word dect a dvs., pute i salva documentul n alt format de fi ier. Pentru a schimba formatul de fi ier pentru un document, - File Save As i apoi selecta i un format n cutia Tip document (Rich Text Format pentru portabilitate sau ablon document pentru crearea unui ablon etc.).

3.3.7.Tip rirea documentului

Dup ce a i creat un document, l pute i tip ri. naintea tip ririi, asigura i-v c imprimanta este conectat la calculator, este pus n func iune i are hrtie. Este indicat s previzualiza i documentul nainte de a-l tip ri. n cazul n care nu are aspectul dorit sau a i uitat s insera i ceva n document ve i putea face modific rile nainte de a-l imprima. n acest mod ve i tip ri o singur dat documentul i ve i economisi timp, hrtie, cartu de imprimant sau toner etc. 1.Vizualizarea unui document nainte de tip rirea lui Vizualizarea un document naintea tip ririi lui Calea: File Print Preview, sau cu ajutorul butonului de pe bara de unelte Standard. n acest mod de vizualizare, Word ajusteaz imaginea astfel nct pe ecran pot nc pea pagini ntregi. Nu ve i putea vedea caracterele individuale, dar ve i putea vedea a ezarea general n pagin i pozi ionarea componentelor documentului. n spa iul util al ferestrei Word pot fi astfel afi ate dou sau mai multe pagini din document, precum i o bar cu butoane care con ine scurt turi pentru opera iile care pot fi executate. n modul Print Preview ve i putea: s stabili i cte pagini previzualiza i la un moment dat (una sau mai multe); s corecta i documentul dac nu v place aspectul lui; s controla i dimensiunea afi rii; s comprima i documentul, dac este cazul.

2. Tip rire document Pentru a tip ri documentul afi at pe ecran folosind meniul urma i aceste etape:

-69-

File Print. Va ap rea caseta de dialog Print, Fig.3.4. Efectua i modific rile necesare pentru tip rire conform cerin elor

Fig.3.4. Caseta de dialog Print

3.3.8.nchiderea documentului
nchiderea unui document l terge pe acesta att de pe ecran, ct i din memoria de lucru a calculatorului. Dac ave i prea multe documente deschise simultan ve i observa c Word func ioneaz mai ncet. Prea multe fi iere deschise simultan v poate aduce n situa ia de a nu mai avea suficient memorie pentru a deschide un alt document, astfel nct ar fi bine s efectua i salvarea i nchiderea fi ierelor la care nu lucra i. Pentru a nchide documentul curent alege i File Close. Dac nu a i salvat documentul sau dac a i efectuat modific ri de la ultima salvare a documentului, Word afi eaz o caset cu un mesaj prin care sunte i ntrebat dac dori i s salva i modific rile. Ave i la dispozi ie mai multe alternative de a ac iona. Astfel: - Yes pentru a salva documentul i a-l ndep rta de pe ecran. Dac este un document nou, va ap rea caseta de dialog Save As - No pentru a terge documentul de pe ecran f r a salva modific rile. - Esc pentru a continua s lucra i la document. Atunci cnd Word nchide documentul curent, el afi eaz un alt document deschis. Dac nu exist alte documente deschise, Word afi eaz un ecran de aplica ie vid. Pentru a nchide toate documentele deschise ie i i

-70-

din Word. Pentru fiecare document pe care nu l-a i salvat nc va ap rea o caset con innd un mesaj care v invit s salva i modific rile.

3.4. Modificarea aspectului unui document

A formata un document nseamn a atribui anumite caracteristici (font, corp, stil, culoarea de afi are, spa iu etc.) entit ilor din care este alc tuit documentul, pentru a-l face mai estetic i mai u or de citit. Pute i formata caractere, paragrafe, pagini i sec iuni. O formatare furnizeaz indica ii vizuale referitoare la structura sa. n general formatarea unui document se face prin intermediul casetelor de dialog din meniul Format, cu butoanele de pe bara de instrumente Formatting sau cu combina ii de taste. Aspectul general al unui document depinde, n mare, de modul n care aranja i textul i grafica n fiecare pagin . Utiliznd facilit ile de configurare a paginii din Word pute i realiza aranjarea n pagin dup dorin , pentru a se potrivi unui anumit document. Componentele unei a ez ri n pagin includ dimensiunea hrtiei, orientarea paginii, margini, antete i subsoluri de pagin , numerotarea liniilor, coloane stil ziar, note de subsol i note de final. Pute i alege i, de asemenea, dimensiunile i orientarea paginii, num rul de pagini i pute i mp r i documentul n sec iuni.

3.4.1. Formatarea caracterelor

Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri (cum ar fi @, *, &), semne de punctua ie, spa ii etc. Pute i selecta tipuri i dimensiuni de caractere prin utilizarea barei de instrumente Formatting sau a comenzilor din meniul Format. Pute i alege i un tip de caracter nainte de a ncepe s tasta i un text sau pute i schimba tipul de caracter al unui text existent. Un font este o colec ie de litere, numere, simboluri i semne de punctua ie care au un design particular. Fonturile i dimensiunile acestora pe care le pute i folosi ntr-un document depind de imprimanta instalat pe sistemul pe care lucra i i de fonturile instalate pe calculator. Pentru a aplica un font cu ajutorul barei de instrumente Formatting parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s nceap textul cu noul tip de caractere sau selecta i caracterele care dori i s apar scrise cu acest tip.

-71-

Selecta i s geata de derulare aflat la dreapta casetei de text Font. Word afi eaz lista Font. - Selecta i tipul de caracter din lista Font. Pentru a selecta un tip i o dimensiune de caractere utiliznd comenzile meniului Format parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare n locul n care vre i s ncepe i s tasta i textul cu noul tip sau noua dimensiune de caractere sau selecta i caracterele pe care dori i s le modifica i.

Fig.3.5. Formatarea caracterelor

Alege i Format Font, Fig.3.5. Selecta i un tip de caractere din lista Font aflat n caseta de dialog Font. Selecta i o dimensiune de caractere din lista Size, aflat n caseta de dialog Font. Clic pe OK.

1 Copierea formatului unui text Se folose te butonul Format Painter ( Descriptor de formate) de pe bara de unelte Standard. Proceda i astfel: - Selecta i textul a c rei formatare dori i s o copia i. - Pe bara de unelte indica i butonul Format Painter. Dac vre i s copia i formatarea ntr-un singur loc executa i un clic iar dac vre i n mai multe locuri executa i dublu-clic.

-72-

Cursorul mouse-ului ia forma unei pensule. Glisa i mouse-ul peste textul c ruia dori i s i atribui i formatarea. Dac vre i s atribui i aceea i formatare i unui alt text, elibera i butonul mouse-ului i apoi glisa i peste cel lalt text. Dup ce a i terminat de copiat formatarea peste zonele de text din document, termina i opera ia ap snd tasta ESC sau executnd clic din nou pe butonul Format Painter.

2 Decorarea textului cu letrine con inute n text O modalitate de a distinge un paragraf important de restul documentului este s ncepe i cu o letrin con inut n text. Letrinele pot face mai atractiv aspectul documentului, conferindu-i o imagine profesional . Atunci cnd stabili i formatul unui paragraf astfel nct el s nceap cu o majuscul ncorporat Word plaseaz prima liter a paragrafului (sau a textului pe care l-a i selectat) ntr-un cadru. Pentru a transforma prima liter a unui paragraf ntr-o letrin con inut n text proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare n cadrul paragrafului care vre i s nceap cu o majuscul ncorporat . Dac a i selectat ntreg cuvntul cu care ncepe paragraful sau doar o parte a lui ntregul cuvnt va avea forma unei majuscule. - Cale: Format Drop Cap, Fig.3.6.

Fig.3.6. Letrine

-73-

3 Utilizarea programului WordArt Atunci cnd dori i ntr-adev r s nfrumuse a i un text aplicndu-i efecte speciale pute i utiliza WordArt. Acesta este un program suplimentar n Word care v permite s transforma i textul ntreg sau caractere separate n mici opere de art . Pentru a lansa WordArt parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare n document, n locul n care dori i s apar textul creat cu WordArt. - Cale: Insert Picture WordArt. caseta WordArt Gallery pentru alegerea modului de scriere, Fig.3.7. - Dup ce a i stabilit preferin a alege i OK. Se deschide caseta de dialog care v permite introducerea textului de o anumit dimensiune i tip caracter, precum i un cadru de examinare a acestuia. Sau: - Afi a i bara de unelte Draw. Executa i clic pe butonul Insert WordArt.

Fig.3.7. Word Art

Pentru a prelucra textul WordArt executa i dublu clic oriunde n cadrul textului. Pentru a terge titlul scris cu WordArt executa i clic pe el, pentru a afi a cadrul, dup care ap sa i tasta Delete. Observa ii: - Efectele sunt ideale pentru scrierea titlurilor sau pentru eviden ierea numelui unui produs. - De obicei, este suficient s aplica i un singur efect ntr-o pagin .

-74-

Nu folosi i prea multe efecte ntr-un obiect WordArt, pentru a nu l face neinteligibil. Anumite efecte pot ngreuna citirea unui obiect WordArt. WordArt lucreaz numai cu fonturi TrueType.

3.4.2. Formatarea paragrafelor, Fig.3.8

Marcajele de paragraf sunt caractere de control n general invizibile pentru utilizator. Dac terge i un marcaj de paragraf terge i toate informa iile de aranjare n pagin a paragrafului respectiv. Pentru un paragraf pute i modifica urm toarele caracteristici: alinierea i indentarea textului, pozi iile tabulatorilor, dimensiunea spa iului dintre linii i paragrafe, bordurile i umbrele, marcajele i numerot rile. Pentru a afi a marcajele de paragraf pe ecran pute i s face i clic pe butonul Show/Hide de pe bara de instrumente Standard sau s parcurge i urm toarele etape: - Selecta i Tools Options. - Executa i clic pe eticheta View. - n zona Formatting marks alege i Paragraph marks. - Alege i OK.
Fig. 3.8. Formatarea paragrafelor

1 Alinierea paragrafelor Unul dintre modurile n care pute i schimba aranjarea n pagin a paragrafelor este modificarea alinierii. Word e predefinit s alinieze textul n raport cu marginea stng , punnd la dispozi ia utilizatorilor patru tipuri de aliniere. Pentru a alinia un paragraf parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s nceap paragraful sau n cadrul paragrafului curent.

-75-

Selecta i Format Paragraph. Va ap rea caseta de dialog Paragraph. Din Alignment se poate opta pentru una din cele patru forme de aliniere a paragrafelor. Pentru indentarea unui text pute i folosi butoanele de pe bara de instrumente Formatting 2 Indentarea textului n Word pute i indenta paragrafe, adic pute i schimba pozi ia paragrafelor n pagin fa de marginile din stnga i din dreapta. - Selecta i Format Paragraph. Din Indentation Word furnizeaz trei op iuni privind indent rile. Pentru indentarea unui text pute i folosi, de asemenea, butoanele de pe bara de instrumente Formatting. 3 Stabilirea i eliminarea tabulatorilor Tabulatorii sunt folosi i pentru alinierea pe vertical a textului. Ei sunt automat fixa i la intervale de 0,5 inch (sau 1,27 cm) de la marginea stng . Este suficient s ap sa i tasta TAB pentru a muta punctul de inserare la urm torul tabulator din paragraful curent. Prin folosirea riglei orizontal putem stabili un tabulator ntr-o anumit pozi ie sau putem schimba modul n care liniile textului se aliniaz la un tabulator. Pentru stabilirea tabulatorilor cu ajutorul riglei proceda i astfel: - Selecta i paragrafele n care vre i s stabili i sau s modifica i tabulatorii. - Pentru a stabili sau modifica alinierea tabulatorului executa i clic pe butonul Aliniere tabulatori aflat n cap tul din stnga al riglei orizontale pn cnd alinierea tabulatorului este a a cum dori i. - Pe rigl executa i clic unde vre i s pune i un tabulator. Word permite patru tipuri de tabulatori: Tabulatori pentru aliniere la stnga. Textul introdus se va alinia la stnga fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori pentru aliniere centrat . Textul introdus va fi centrat fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori pentru aliniere la dreapta. Textul introdus se va alinia la dreapta fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori zecimali. Se recomand pentru alinierea coloanelor de cifre fa de punctul zecimal. Caracterele introduse vor fi aliniate

-76-

la dreapta fa de pozi ia tabulatorului pn la introducerea punctului zecimal, dup care ele vor fi aliniate la stnga. Pentru a stabili m rimi precise pentru tabulatori folosi i: Format Tabs, sau Format Paragraph Tabs Pentru a elimina sau a muta un tabulator: Selecta i paragrafele n care vre i s terge i sau s muta i un tabulator. Executa i una din opera iile urm toare: - Pentru a elimina un tabulator glisa i marcatorul n afara riglei. - Pentru a muta un tabulator glisa i marcatorul la dreapta sau la stnga pe rigl .

4 Stabilirea spa ierii rndurilor i paragrafelor ntr-un text n Word pute i controla distan a dintre rnduri i paragrafe modificnd spa ierea rndurilor. Word folose te implicit o singur linie de spa iere ntre liniile textului. Pentru a stabili spa ierea rndurilor n cadrul unui paragraf parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare n locul n care dori i s nceap paragraful sau n cadrul paragrafului existent pe care dori i s -l modifica i. - Alege i Format Paragraph. - Executa i clic pe s geata de derulare plasat la dreapta casetei de text Line Spacing pentru a afi a lista de op iuni pentru spa ierea rndurilor. Stabilirea spa ierii paragrafelor n loc s ap sa i ENTER pentru a ad uga linii libere nainte sau dup un paragraf folosii comanda Paragraf. Pentru a stabili spa ierea paragrafelor proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare n locul n care dori i s nceap paragraful sau n cadrul paragrafului pe care dori i s -l modifica i. - Alege i: Format Paragraph. n caseta de text: - Before introduce i dimensiunea spa iului care trebuie l sat naintea unui paragraf. - After introduce i dimensiunea spa iului care trebuie l sat dup un paragraf.

-77-

Alege i OK.

3.4.3. Ad ugarea de chenare i ha uri

Pute i conferi paragrafelor o not original ad ugndu-le chenare i ha uri. Pute i ad uga borduri i umbre unui text obi nuit, precum i paragrafelor din celulele tabelelor i din cadre. Bordura este un chenar care delimiteaz paragraful. Ea este caracterizat de tip, stil i culoarea liniei, de distan a la care va fi trasat fa de text. Fundalul este hrtia pe care se va scrie textul; n mod prestabilit acesta este alb. Chenarele pot fi desenate din linii de stiluri, grosimi i culori diferite i pot fi nso ite de umbre. Ha urile sunt stabilite de modelul de umplere sau de procentul de culoare pe care l alege i. Dac dori i s ata a i chenare simple i ha uri unui paragraf pute i utiliza: - Cale: View Toolbars Tables and Borders. - Cale : Format Borders and Shadind, Fig.3.9.

Fig.3.9. Borduri i umbre

3.4.4. Crearea listelor

Atunci cnd un grup de paragrafe dintr-un document este folosit pentru o enumerare, paragrafele vor fi formatate sub form de liste. Acest mod de a le pune n eviden va facilita citirea i n elegerea lor. Word permite crearea urm toarelor tipuri de liste:

-78-

Liste marcate. Paragrafele sunt eviden iate prin inserarea la nceputul lor a unor caractere speciale (asterisc, romb, punct, s geat etc.). - Liste numerotate. Paragrafele sunt eviden iate prin inserarea la nceputul lor a unor numere. Numerotarea paragrafelor se face n ordinea n care sunt scrise n document. - Liste multinivel. Paragrafele sunt eviden iate prin caractere speciale sau numere. ntre paragrafe se stabilesc diferen e prin indentarea lor spre dreapta, fiecare pozi ie de indentare reprezentnd un nivel din list . Pute i stabili formatul unei liste astfel - Format Bullets and Numbering list : Pentru a ad uga sau a elimina marcatori sau numere n/dintr-o Selecta i elementele la care dori i s ad uga i sau din care dori i s elimina i marcatori sau numere (cnd selecta i o list cu marcatori sau numerotat nu pute i selecta marcatorii sau numerele). Pe bara de instrumente Formatare executa i una din opera iile urm toare: - pentru a ad uga sau elimina marcatori executa i clic pe butonul Bullets. - pentru a ad uga sau a elimina numere executa i clic pe butonul Numbering.

1 Crearea list multinivel Pute i crea mai multe tipuri de documente, cum ar fi planuri sau documente legale sau tehnice care con in liste cu mai mult de un nivel. n Word, listele multinivel pot avea pn la nou nivele i pot avea marcatori sau numere pe orice nivel. Pentru a crea o list multinivel: - Format Bullets and Numbering. - Selecta i Outline Numbered i apoi formatul listei pe care o dori i. Word dispune de apte formate multinivel predefinite, Fig.3.10. - Selecta i OK i tasta i lista. - Pentru a reordona elementele selectate, folosi i butonul Increase Indent de pe bara de instrumente Formatare.

-79-

Fig.3.10. Creare list multinivel

2 Sortare liste. Pute i aranja rapid un text sortndu-l alfabetic, numeric sau dup dat . Pute i, de asemenea, sorta paragrafe, liste create cu caractere tab sau virgule sau linii n tabele. Opera ia de sortare poate s ac ioneze asupra ntregului document activ sau numai asupra unei zone selectate din document. Pentru a sorta o lis : Selecta i textul pe care dori i s -l sorta i. Cale: Table Sort, Fig.3.11. Pute i sorta dup trei criterii simultan. De asemenea, pute i sorta o list nainte sau dup ad ugarea de numere la ea. Word renumeroteaz automat lista dup ce ea este sortat . Word sorteaz listele alfanumeric, n ordine ascendent , conform urm toarelor reguli: - Elementele care ncep cu semne de punctua ie sau simboluri (cum ar fi !, %) sunt primele listate. - Urmeaz elementele care ncep cu numere i la sfr it acelea ce ncep cu litere. - Majusculele precede literele mici (A precede a etc.). - Dac elementele ncep cu acela i caracter, Word evalueaz urm toarele caractere pentru a stabili ordinea apari iei elementelor.

-80-

Dac un cmp ntreg coincide pentru dou elemente, Word evalueaz cmpurile urm toare specificate n op iunile Sort by/Then by din cutia de dialog Sort.

Fig.3.11. Sortarea

3.4 5 Formatarea paginii

Parametrii ce caracterizeaz formatarea documentului la nivel de pagin sunt: - dimensiunea paginii fizice (reprezint ntreaga suprafa de hrtie). - marginile paginii (dimensiunea paginii fizice i marginile paginii determin dimensiunea paginii utile - suprafa de hrtie pe care se va scrie textul documentului). - orientarea paginii la tip rire; - alinierea vertical a textului n cadrul paginii; - antete i subsoluri. 1 Dimensiunile sau orientarea paginii Selecta i textul care dori i s aib o anumit dimensiune a hrtiei i orientare a paginii sau pozi iona i punctul de inserare n sec iunea pe care dori i s o schimba i. Cale: File Page Setup. n caseta de dialog Page Setup executa i clic pe eticheta Paper pentru a afi a dimensiunile paginii i op iunile de orientare. n caseta de dialog Margins n zona Orientation alege i sau Portrait (pe vertical ) sau Landscape (pe orizontal ).

-81-

2 Stabilirea marginilor Marginile determin distan a dintre text i muchia hrtiei spre interiorul ei. Fiecare pagin dintr-un document Word are patru margini: Sus, Jos, Stnga i Dreapta. n mod normal, Word imprim textul i ilustra ia ntre margini, n timp ce antetele, subsolurile de pagin i numerele de pagin sunt imprimate pe margini. 3 Crearea antetelor i subsolurilor de pagin n Word pute i plasa un antet sau un subsol pe fiecare pagin a documentului. n cadrul antetului i subsolului pute i introduce i aranja n pagin text i elemente grafice. Antetele i subsolurile sunt utile pentru plasarea unor informa ii cum ar fi numere de pagin , date calendaristice, numele autorului ntr-o pozi ie eviden iat n document etc. Pute i crea antete i subsoluri care s apar pe fiecare pagin sau pute i alterna paginile: un antet i un subsol pe paginile impare i un alt antet i alt subsol pe paginile pare. Pentru a crea un antet sau un subsol parcurge i urm toarele etape: Cale: View Header and Footer. Word afi eaz pe ecran zona de antet, nconjurat de o linie ntrerupt i bara cu instrumente Header and Footer. - Tasta i textul care dori i s apar n antet. Utiliza i pozi iile fixe pentru a alinia textul. - Pentru a des vr i antetul pute i executa clic pe butoanele barei cu instrumente Header and Footer, - Introduce i i aranja i textul din subsol utiliznd acelea i metode ca i pentru antet. - Selecta i Close pentru a reveni n modul de vizualizare a documentului. 4 Numerotarea paginilor Word nregistreaz automat num rul de pagini dintr-un document. Pe linia de stare pute i vedea num rul paginii curente. Totu i, pentru a tip ri numerele paginilor, trebuie s le insera i n document. Pute i plasa numerele de pagin n partea de sus sau de jos a paginii i le pute i alinia la dreapta, la stnga sau centrat. Exist dou moduri de a ad uga numere de pagin documentului: Cale: Insert Page Numbers, Fig.3.12.

-82-

Cale: View Header and Footer i executa i clic pe butonul Insert Numbers.

Fig.3.12. Numerotarea paginilor

5 mp r irea unei pagini n coloane Unele documente arat mai bine i sunt mai u or de citit atunci cnd sunt mp r ite n coloane. Aranjarea n pagin a unui prospect sau a unei bro uri, de exemplu, include, de obicei, dou sau mai multe coloane. Cteodat pute i ncadra un text n mai pu ine pagini, dac l aranja i n coloane. 1) Crearea de dou , trei sau patru coloane de aceea i l ime Pozi iona i punctul de inserare n cadrul sec iunii pe care dori i s mp r i i n coloane. Executa i clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente Standard. O caset cu patru coloane de text apare sub bara cu instrumente de lucru. Trage i mouse-ul peste coloanele de text pentru a pune n eviden num rul de coloane pe care dori i s le crea i.

2) Crearea coloanelor de l imi inegale Pentru a crea pn la 13 coloane de l imi egale sau inegale parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare n cadrul sec iunii pe care dori i s-o mp r i i. - Cale: Format Columns, Fig.3.13. - n zona Preset alege i unul dintre formatele de coloan . - Pentru a modifica dimensiunile acestor coloane efectua i una dintre urm toarele ac iuni.

-83-

Selecta i OK.

Fig.3.13. Coloane de l imi egale

Fig 3.14. ntrerupere de coloan

3) Pentru a insera o ntrerupere de coloan proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s se termine coloana. Cale : Insert Break, Fig.3.14. n caseta de dialog Tipuri de ntrerupere selecta i Column break. Selecta i OK. Word deplaseaz la nceputul coloanei urm toare textul situat dup punctul de inserare.

6 Introducerea notelor de subsol i finale, Fig. 15 Notele de subsol i de final sunt dou seturi separate pe care le pute i folosi n explicarea textului dintr-un document. Notele de subsol apar n mod normal n partea inferioar a paginii iar notele de final la ncheierea documentului, dar pute i schimba amplasarea pentru oricare dintre tipurile de note. Pentru a insera note de subsol i de final proceda i astfel: Cale: Insert Reference Footnote se deschide caseta de dialog Footnote and Endnote n caseta de dialog Footnote and Endnote se complecteaz una din cutiile Location sau Format Alege i butonul OK. Word insereaz marcajul de referin al notei iar punctul de inserare se mut n panoul notei. Introduce i textul notei i apoi executa i una din opera iile urm toare:

-84-

dac sunte i n vizualizarea normal alege i butonul Close pentru a v rentoarce n document; dac sunte i n vizualizarea paginat folosi i tastele de deplasare Page Up/Page Down sau bara de defilare vertical pentru a v rentoarce n loca ia dorit din document.

Pute i vizualiza sau edita notele existente n vizualizarea normal sau paginat . n vizualizarea normal textul notei apare ntr-un panou separat pe cnd n vizualizarea paginat textul notei apare a a cum va fi pe pagina imprimat .

Fig.3.15. Note de subsol/finale

3.5 C utare i nlocuire. Automatizarea scrierii

ntr-un document pute i s c uta i texte, imagini, format ri, cmpuri, note de subsol, note de sfr it sau marcaje de adnot ri. De asemenea, pute i s c uta i i caractere speciale cum sunt marcajele de paragraf, caracterele tabulator, ntreruperile de pagin , ntreruperile de coloan , de sec iune etc. Opera ia de c utare se poate executa n tot documentul activ sau numai n zona selectat .

3.5.1 C utarea, nlocuirea i stabilirea formatelor de text

1.) Pentru a g si text i tipuri de format: Cale: Edit Find. Pentru a abandona o c utare n execu ie sau pentru a nchide cutia de dialog, alege i butonul Cancel sau ap sa i ESC.

-85-

2.) Pentru a nlocui text i tipuri de format proceda i astfel: Cale: Edit Replace. Pentru a abandona o c utare n execu ie sau pentru a nchide cutia de dialog, alege i butonul Cancel sau ap sa i ESC.

3.) Pentru a g si i nlocui ilustra ii, cmpuri, adnot ri i alte caractere speciale: - Cale: Edit Replace, Fig.3.16. - Pozi iona i punctul de inserare n cutia Find i apoi alege i butonul Special. - Selecta i caracterul special sau elementul pe care dori i s -l g si i. Dac este necesar tasta i i textul adi ional pe care vrei s -l c uta i. - Pozi iona i punctul de inserare n cutia Replace with i apoi alege i butonul Special. - Selecta i caracterul special sau elementul pe care dori i s -l g si i. Dac este necesar tasta i i textul adi ional pe care vre i s -l c uta i. - Selecta i oricare dintre op iunile pe care dori i s le folosi i pentru a controla c utarea. - Alege i butonul Find Next.

Fig.3.16. C utare/nlocuire

4.) Refolosirea textului i a ilustra iilor Pentru o inserare rapid se folosesc AutoCorec ie i AutoText (de exemplu numele i sigla unei companii, texte cu tipuri neobi nuite de formate, o formul de ncheiere a unei scrisori, formule chimice sau termeni medicali, cuvinte pe care le scriem deseori gre it etc.).

-86-

Cu AutoCorec ie Word insereaz automat intr rile pe m sur ce tasta i. De exemplu, pute i crea abrevieri pentru cuvinte sau fraze dificil de tastat. Dac nu dori i inserarea automat atunci folosi i AutoText. Pute i, de asemenea, corecta automat cuvintele scrise gre it i erorile de punctua ie. De exemplu pute i nlocui automat si cu i sau dou cratime (--) cu linie de dialog (). a) AutoCorec ie Pentru a crea o intrare AutoCorec ie proceda i astfel: Cale: Tools AutoCorect Options.. n cutia Replace tasta i un nume pentru intrarea AutoCorect - un nume de intrare poate avea maxim 31 de caractere i nu trebuie s con in spa ii. n cutia With tasta i textul ce va nlocui automat textul din cutia Replace Alege i butonul Add i apoi OK.

b) AutoText. Instrumentul de editare AutoText poate fi folosit pentru a construi documente standard, cum ar fi memorii, contracte ce folosesc des anumite cli ee stereotip. Intr rile AutoText pot fi adrese frecvent utilizate, motto-ul i sigla unei companii, formule de ncheiere scrisori etc. 1.)Pentru a crea o intrare AutoText proceda i astfel: Selecta i textul sau desenul pe care dori i s -l memora i ca intrare AutoText. Cale: Insert Auto Text Auto Text n cutia Enter Auto Text entries here tasta i numele intr rii. Clic pe Add. 2.) Pentru a insera o intrare AutoText proceda i astfel: Cale: Insert Auto Text. C uta i n lista afi at intrarea i executa i clic pe ea. 3.) Pentru a terge o intrare AutoText proceda i astfel: Cale: Insert Auto Text. C uta i n lista afi at intrarea i ap sa i pe Delete.

-87-

3.5.2.Verificarea ortografic

i gramatical

Instrumentele de verificare ortografic i gramatical se folosesc pentru a mbun t i scrisul i u urin a de citire a textului. Ele pot: - s identifice i s corecteze erorile de ortografie; - s corecteze automat erorile de tastare i ortografie pe care le specifici; - s localizeze posibilele erori gramaticale sau stilistice, sugernd mbun t iri; - s caute sinonime, antonime i cuvinte nrudite; - s fac automat desp r irea n silabe a textului la cap t de rnd; - s verifice textul n alte limbi; - s afi eze statistici referitoare la document cum ar fi contor de cuvinte sau paragrafe. Cnd func iile de verificare ortografic i gramatical sunt activate acestea ac ioneaz n fundal n timp ce tasta i textul i subliniaz expresiile suspecte ortografic cu o linie ro ie, respectiv verde dac exist un dezacord gramatical. 1. Verificarea gramatical i corectarea ortografiei Executa i una din opera iile urm toare: Pe bara de unelte Standard executa i clic pe butonul Spelling and Grammar. Cale: Tools Spelling and Grammar. Ap sa i tasta F7. Dac Word g se te o propozi ie chestionabil din punct de vedere gramatical sau stilistic o va afi a, cerndu-v s executa i o opera ie 2 Pentru a verifica un text scris n alt limb Selecta i textul. Cale: Tools Language Set Language. Din Mark selected text as selecta i limba n care este scris textul alege i butonul OK.

3 C utarea cuvintelor n lexicon Aceast facilitate se utilizeaz pentru a mbun t i precizia i varietatea scrisului, pentru a g si rapid sinonime pentru un cuvnt sau fraz selectat sau chiar antonime i cuvinte nrudite.

-88-

Pentru a c uta cuvinte n lexicon: Selecta i sau tasta i cuvntul pentru care vre i s g si i un sinonim sau cuvnt nrudit. Cale: Tools Language Thesaurus, sau ap sa i Shift +F7, Fig.3.17.

Fig.3.17. C utarea cuvintelor n lexicon

3.6. Utilizarea reprezent rilor grafice

Word accept cele mai cunoscute formate de fi iere grafic n uz ast zi i are o colec ie mare de grafic gata preg tit . Se pot importa fi iere grafice proprii de la aproape orice fel de surs , incluznd majoritatea scanerelor i a camerelor digitale. Se poate crea chiar grafic utiliznd instrumentele de desenare din Word, oferind posibilitatea de a crea imagini grafice similar pachetelor de programe specializate. Pute i utiliza bara de instrumente att pentru a crea forme, obiecte i desene ct i pentru a integra text i desene n acela i document. Obiective Ve i nv a s efectua i urm toarele opera ii: S ad uga i imagini. S utiliza i bara de instrumente pentru desenare. S crea i obiecte. S selecta i obiecte. S pozi iona i obiecte. S modifica i i s mbun t i i aspectul unor obiecte. S crea i diagrame: grafice i nomograme. S selecta i un tip de diagram . S modifica i o diagram . S mbun t i i aspectul unei diagrame.

-89-

3.6.1 Ad ugarea de imagini

Documentelor Word li se pot ad uga imagini avnd o multitudine de formate de fi ier. Odat ce o reprezentare grafic a fost inserat , ea poate fi pozi ionat oriunde n pagin , este posibil m rirea, mic orarea sau trunchierea i i se pot aplica o mare varietate de procedee de editare grafic . Pentru a ad uga o imagine ntr-un document: - Cale: Insert Picture Importarea de ilustra ie m re te dimensiunea fi ierului Word deoarece ilustra ia este stocat n document. Dimensiunea fi ierului se poate reduce prin crearea unei leg turi ntre acesta i fi ierul imagine (se marcheaz cutia de selectare Insert Insert and Link).

3.6.2. Crearea unui desen

n Word crea i desene utiliznd butoanele de pe bara cu instrumente de desen Desenare pentru a desena obiecte. Obiectul este o imagine, form sau text creat ca parte a unui desen. Pentru a afi a bara cu instrumente de desen proceda i astfel: - Cale : View Toolbars Drawing Fig.3.18, sau ap sa i pe butonul Desenare de pe bara de unelte Standard n ambele cazuri bara cu instrumente de desen apare la baza ecranului, deasupra liniei de stare.

Fig.3.18. Drawing

A)

1 Selectarea obiectelor Pentru a prelucra sau a manevra obiectele dintr-un desen, trebuie mai nti s selecta i acele obiecte. 1.) Selectarea mai multor obiecte Pentru a selecta mai multe obiecte ap sa i i men ine i ap sat tasta SHIFT n timp ce indica i i efectua i clic pe fiecare obiect. Similar se poate selecta o zon a desenului ce con ine unul sau mai multe obiecte. 2.) Pentru a selecta o zon cu obiecte proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Select Objects de pe bara cu instrumente de desen.

-90-

2 Desenarea liniilor Cu ajutorul butoanelor de pe bara cu instrumente de desen pute i crea dou tipuri diferite de linii: - linii drepte, arce, linii frnte, curbe. a) Pentru a desena linii drepte, proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Line de pe bara cu instrumente de desen. b) Pentru a desena linii curbe proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Auto Shapes 3 Desenarea dreptunghiurilor: Pentru a crea un obiect rectangular, urma i pa ii: Executa i clic pe butonul Rectangle de pe bara cu instrumente de desen. 4 Desenarea cercurilor i elipselor Pentru a crea un obiect rotund parcurge i pa ii: Executa i clic pe butonul Oval de pe bara cu instrumente de desen.

5 Desenarea poligoanelor i a figurilor de form neregulat Pentru a desena o figur de form neregulat sau un poligon proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul AutoShapes de pe bara cu instrumente de desen, sau - Insert Picture AutoShapes 6 Includerea unui text ntr-un desen Se poate ncorpora text ntr-un desen crend astfel o caset de text sau ad ugnd explica ii. Fiecare caset de text sau explica ii poate con ine mai multe paragrafe de text. Pentru a ad uga o caset de text la un desen proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Text Box din bara cu instrumente de desen. 7 Crearea unei explica ii Pute i folosi comanda Callouts a butonului Forme automate de pe bara de unelte de desenare pentru a crea rapid i u or explica ii ntr-o ilustra ie.

-91-

B)

Gruparea obiectelor Pute i grupa mai multe obiecte astfel nct ele s fie manevrate ca unul singur. Orice ac iune pe care o efectua i asupra unui obiect din grup este aplicat tuturor obiectelor din grup. Pentru a grupa obiecte proceda i astfel: - Selecta i obiectele pe care dori i s le grupa i. - Executa i clic pe butonul Draw Group de pe bara cu instrumente de desen. Un singur set de puncte de control apare n jurul obiectelor grupate. Pentru a degrupa/regrupa obiectele proceda i astfel: Selecta i grupul de obiecte. Executa i clic pe butonul Draw Ungroup de pe bara cu instrumente de desen, sau meniul de comenzi rapide asociat grupului: executa i clic dreapta i alege i comanda Group.

1 Stratificarea obiectelor a)Pentru a plasa un obiect n fa a altui obiect n acela i strat proceda i astfel: - Selecta i obiectul pe care dori i s -l plasa i n fa a altor obiecte. - Clic pe Draw Order Bring to Front C) D) b)Pentru a plasa un obiect n spatele altui obiect urma i pa ii: Selecta i obiectul pe care dori i s -l plasa i n spatele altor obiecte. Clic pe Draw Order Send to Back Copierea i tergerea obiectelor Pentru a copia un obiect proceda i astfel: Selecta i obiectul. Ap sa i i men ine i ap sat tasta CTRL. Trage i obiectul n noua pozi ie. Obiectul original va r mne pe loc n noua pozi ie. Va ap rea o copie a obiectului. Pentru a terge un obiect proceda i astfel: Selecta i obiectul. Ap sa i tasta Delete. Prelucrarea i mbun t irea aspectului desenelor 1 Schimbarea dimensiunilor obiectelor Selecta i obiectul. Clic dreapta.

-92-

Selecta i Format AutoShape pentru n l ime i l ime. Selecta i OK.

Size. Introduce i valorile exacte

2 Schimbarea stilului i a culorii pentru linii Pentru a selecta op iuni suplimentare legate de stilul i de culoarea liniei proceda i astfel: - Clic dreapta i selecta i Format AutoShape Colors and Lines. n aceast zon alege i op iunile de stil, culoare i grosime a liniei pentru conturarea i desenarea obiectelor. - Obiectele din zona Arrows sunt folosite pentru a stabili caracteristicile vrfului s ge ii care poate fi ata at la unul sau la ambele capete ale liniei. Sunt disponibile numai pentru linie, casete explicative i forme libere. - Selecta i OK. 3 Umplerea interiorului obiectelor cu culori n Word se poate umple interiorul obiectelor cu culori. Pentru a selecta rapid o culoare de umplere proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Fill Color de pe bara cu instrumente de desen. - Selecta i culoarea de umplere. 4 Efecte de umbr Unui obiect grafic i se pot aplica efecte de umbre cu ajutorul butonului Shadow Style i efecte tridimensionale , butonul 3-D Style.

3.6.3.Crearea diagramelor
Diagramele sunt reprezent ri grafice ale informa iilor numerice. n trecut, diagramele erau numite grafice. Acum, termenul desemneaz orice imagine, inclusiv un grafic. Diagramele sintetizeaz datele dintr-un anumit domeniu ntr-o singur imagine. Word este nso it de o aplica ie ncorporat pentru crearea graficelor, numit Microsoft Graph integrat n pachetul Microsoft Office. Se poate utiliza aceast aplica ie pornind de la date existente sau pute i introduce noi date. Pute i modifica graficele, le pute i mbun t i aspectul, pute i copia i lipi grafice n alte aplica ii. Exist trei modalit i pentru a se crea diagrame (grafice):

-93-

Crearea direct a unei diagrame se realizeaz prin inserarea unei diagrame Microsoft Graph direct n document i apoi prin introducerea de date pentru diagrame utiliznd foaia de date ncorporat . Odat ce o diagram a fost creat , i se poate modifica u or tipul i i se pot edita datele. Crearea unei diagrame dintr-un tabel Word se realizeaz atunci cnd ntr-un tabel exist informa ie care se dore te s fie afi at sub forma unei diagrame. Datelor dintr-un tabel Word li se face cu u urin conversia ntr-o diagram , eviden iind datele din tabel i insernd o imagine Microsoft Graph. Va ap rea o nou diagram bazat pe datele selectate. Crearea unei diagrame utiliznd date importate se face dintr-un alt program (de exemplu Excel). Este posibil, de asemenea, s se copieze o foaie de lucru Excel care s fie lipit apoi ntr-un document Word.

1 Pentru construirea unei diagrame se folosesc urm toarele entit i: - Seria de valori (Data series) este un grup de valori care vor fi folosite pentru reprezentarea dup o ax . O serie de valori poate fi luat dintr-un rnd sau dintr-o coloan a unui tabel sau a unei foi de calcul. n unele diagrame se pot face compara ii ntre mai multe serii de valori. n func ie de tipul diagramei pentru reprezentarea valorilor dintr-o serie se pot folosi dreptunghiuri, arce de cerc, puncte etc. - Axele x i y (Axes) sunt luate ca puncte de referin pentru reprezentarea diagramei sau a graficului. Ele corespund axelor de coordonate pentru abscis Ox i respectiv Oy. Dac diagrama este tridimensional va exista i axa z. Axele sunt formatate conform valorilor din serii dar dvs. pute i stabili i alte valori pentru minimul i maximul de pe axe i intervalul dintre marcaje. n general, pe axa Ox se reprezint categoriile de date iar pe axa Oy valorile datelor. Excep ie fac diagramele de tip circular care nu au axe, cele de tip bare care inverseaz axele i de tip puncte care folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor. - Etichetele axelor (Axes title) sunt nume care se ata eaz axelor. Ele se folosesc pentru a identifica seriile de valori ce se reprezint pe o ax .

-94-

Marcajele de pe ax (Tick-mark) sunt linii mici care intersecteaz axa ca diviziunile unei rigle i care sunt folosite pentru a pune n eviden modul de mp r ire a axei. Etichetele de marcaje de pe ax (Tick-mark labels) sunt nume sau valori ata ate marcajelor de pe ax pentru a ar ta coresponden a dintre reprezentare i datele din seriile de date corespunz toare axei. Marcajele de date (Data marker) sunt reprezent rile n diagram ale datelor din seria de date (puncte, linii, dreptunghiuri etc.). Etichetele datei (Data labels) sunt valori ce se ata eaz elementelor cu care este construit diagrama (bare, felii, puncte) pentru a ti exact ce valoare reprezint . Legenda este plasat n afara zonei graficului i este folosit pentru identificarea p r ilor diagramei, explicnd ce reprezint marcajele de date. Ea arat coresponden a dintre culoarea sau modelul de umplere i numele datei, ajutndu-l pe cel care cite te diagrama s identifice informa ia. Titlu (Chart title) este afi at de obicei n partea superioar a diagramei i este numele care se d diagramei. El poate fi formatat i ncadrat n chenar. Caroiajul (Gridlines) este o re ea de linii trasate pe vertical i/sau orizontal care mparte suprafa a de reprezentare a graficului n mai multe zone pentru a-l ajuta pe cel care cite te diagrama s identifice mai u or plaja de valori la care apar ine o reprezentare (bar , coloan ) din diagram . Linia de tendin e (Trendlines) este o reprezentare grafic a tendin ei de evolu ie a datelor. Ea este o linie desenat peste obiectele folosite ca reprezent ri n grafic, ce calculeaz dup un algoritm ales de utilizator fluctua ia datelor. Nu poate fi folosit la diagramele tridimensionale i nici n diagramele de tip circular. Barele de erori (Error Bars) sunt bare grafice incluse n diagram pentru a exprima erorile care apar n reprezentarea datelor (ele arat intervalul de toleran a erorilor din reprezentarea grafic ). 2 Pentru crearea unei diagrame ve i proceda astfel: Cale: Insert Object Microsoft Graph i ac iona i OK Se deschide fereastra aplica iei Microsoft Graph, Fig.3.19.

-95-

Fig.3.19. Fereastra aplica iei Microsoft Graph

Dup lansarea n execu ie a aplica iei Microsoft Graph se modific aspectul ferestrei procesorului de text Word: - pe bara de meniu apar dou op iuni: Data i Chart iar celelalte meniuri (cu excep ia lui File) con in i alte op iuni; - apare o caset n care vede i o foaie de calcul n format Excel cu date predefinite (dac prelua i date dintr-un tabel atunci acestea vor apare n aceast caset ); - un cadru n care apare o diagram pe baza datelor implicite din caset .

Fig.3.20. Tipuri i formate de grafice

-96-

3 Pentru a alege un tip i un format de grafic proceda i astfel Cale: Chart Chart Type. Alege i tipul i formatul de grafic dorit Selecta i OK. Fig.3.20.

Fiecare op iune are i un buton pe bara cu instrumente corespunz toare Microsoft Graph sau are ata at o combina ie de taste. De asemenea pute i modifica oricare dintre elementele graficului printr-un simplu clic dreapta pe entitatea dorit i alegerea comenzii rapide corespunz toare opera iei. astfel: 4. Pentru crearea unei diagrame XY (Scatter) ve i proceda Select m tabelul pentru care se dore te realizarea diagramei, Cale: Insert Object Microsoft Graph, Cale: Chart Chart Type XY (Scatter) OK, Cale: Data Series in Columns Select m prima coloan din tabel, Cale: Data Plot on x Axis, Se complecteaz axele din Chart Chart Options OK i apoi se modific aspectul exterior al diagramei. 5 Scheme organiza ionale Office v permite s ad uga i scheme organiza ionale. Astfel: Cale: Insert Picture Organization Chart,. Fig.3.21.

Fig.3.21. Scheme organiza ionale

De asemenea, se pot ad uga i un mare num r de diagrame documentelor Excel, PowerPoint i Word. Versiunile anterioare de Office naintea XP veneau i ele cu un applet pentru schemele organiza ionale despre a c ror existen pu ini utilizatori aveau cuno tin . n Office XP

-97-

caracteristica este u or de g sit i este mult mbun t it cu op iuni pentru diagrame radiale, piramidale, de tip int , ciclice i Venn. Pentru a insera o schem organiza ional sau o diagram ve i proceda astfel: - Cale: Insert Diagram. Se deschide caseta Diagram Gallery, Fig.3.22, care v arat o versiune simplificat a fiec rei op iuni. Executa i clic o dat pe oricare dintre op iuni pentru a vedea numele diagramei i o scurt descriere. Cu dublu-clic pe tipul diagramei se insereaz versiunea implicit a diagramei ca obiect n document. Pentru a ob ine diagrama de care ave i nevoie, ad uga i text, ad uga i sau terge i noduri i ajusta i formatarea. Schemele organiza ionale (organigramele) v permit s construi i ramuri pornind de la oricare dintre noduri i s controla i aranjarea nodurilor.

Fig.3.22. Organigrame

Pentru a construi o ramur nou de la un anumit nod: executa i clic pe nodul respectiv, alege i Insert Shape din bara de instrumente i apoi alege i tipul nodului: - Subordinate (Subordonat), - Coworker (Coechipier) - Asistent (Asistent). Pentru a aranja nodurile de pe un anumit nivel vertical sau orizontal, selecta i nodul i alege i butonul Layout. -

3.7. Lucrul cu tabelele

Pentru a organiza informa iile care utilizeaz grile se recomand utilizarea de tabele, de la o simpl list de informa ii, pn la efecte de

-98-

tehnoredactare complexe. Toate tabelele Word sunt complet compatibile HTML, ceea ce nseamn c ele arat la fel de bine pe Web ca n Word. Obiective n acest capitol ve i nv a diferite moduri de creare, prelucrare i aranjare n pagin a tabelelor utiliznd programul Word: - S crea i tabele. S introduce i date ntr-un tabel. - S modifica i un tabel. S modifica i aspectul unui tabel. - S efectua i calcule simple ntr-un tabel.

3.7.1. Crearea tabelelor

Un tabel con ine rnduri i coloane de spa ii numite celule, care pot fi umplute cu text sau ilustra ii. n interiorul fiec rei celule textul se ntinde doar pe spa iul existent ntre marginile ei. Celula se extinde vertical pentru a cuprinde tot textul pe care l tasta i. Pentru a crea un tabel trebuie s defini i dou elemente: - structura tabelului: dimensiunea tabelului dat de num rul de linii i coloane; - con inutul celulelor. 1 Crearea rapid a unui tabel Pentru a crea rapid un tabel proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare n document acolo unde dori i s plasa i tabelul. Executa i clic pe butonul Insert Table de pe bara cu instrumente de lucru Standard. Va apare o gril sub acest buton. Indica i celula din col ul din stnga sus al tabelului. Executa i clic i trage i spre dreapta pentru a selecta coloanele i n jos pentru a selecta liniile. Cnd num rul de coloane i linii este cel dorit elibera i butonul mouse-ului. 2 Crearea unui tabel de dimensiuni specificate Pentru a crea un tabel de dimensiuni specificate proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare n document acolo unde dori i s plasa i tabelul. Cale: Table Insert Table, Fig.3.23.

-99-

n caseta de text Number of columns introduce i num rul de coloane al tabelului. - n caseta de text Number of rows introduce i num rul de linii. - n zona Fixed column width introduce i o valoare numeric pe care dori i s o aib l imea tuturor coloanelor. Alege i OK pentru a crea tabelul.

Fig.3.23. Crearea unui tabel

3 Crearea unui tabel pornind de la un text existent Pentru a crea un tabel pornind de la un text existent trebuie s v asigura i mai nti c textul este astfel alc tuit nct s poat fii transformat n coloane i linii, adic con ine marcaje de sfr it de paragraf, virgule sau caractere tab. Cea mai simpl metod de dispunere a textului este aceea n care fiecare paragraf constituie o linie separat . Pentru a crea rapid un tabel pe baza unui text: Dac textul nu con ine separatori trebuie s -i ad uga i (de exemplu pentru a separa con inutul celulelor n cadrul unui rnd ad uga i virgule sau caractere tab iar pentru a marca sfr iturile rndurilor ad uga i marcaje de sfr it de paragraf). Selecta i textul. Executa i clic pe butonul Insert Table de pe bara cu instrumente de lucru Standard sau alege i comanda Table Insert Table. Pentru a controla modul n care Word converte te textul: Selecta i textul. Cale: Table Convert Text to Table

-100-

n aceast caset de dialog Word sugereaz un format pentru tabel pe baza celui n care este organizat textul. Alege i OK.

Word asigur i opera ia invers , de transformare a unui tabel n text. Pentru a converti un tabel n paragrafe text proceda i astfel: - Selecta i rndurile tabelului pe care dori i s le converti i n paragrafe. - Cale: Table Convert Table to Text - Alege i OK. 4 Introducerea datelor ntr-un tabel ntr-un tabel datele se introduc n celule. Celulele pot con ine text, numere sau grafic . Pute i introduce date prin tastare, prin import ri din alte aplica ii sau prin crearea unor desene sau grafice n cadrul celulelor.

3.7.2. Modificarea aspectului unui tabel

Se poate modifica aspectul unui tabel prin schimbarea dimensiunilor celulelor, prin deplasarea liniilor, coloanelor i celulelor, prin inserarea sau tergerea liniilor, coloanelor i celulelor. De asemenea, pentru a aranja manual textul unui tabel se pot folosi comenzile de aranjare n pagin pentru caractere i paragrafe: se poate schimba tipul de caracter, stilul de caractere i efecte, se poate modifica alinierea etc. 1 Modificarea l imii coloanelor a) Pentru a modifica rapid l imea coloanelor proceda i manual: Indica i o linie vertical a grilei sau un marcaj de coloan . Indicatorul mouse-ului se transform ntr-o s geat cu dou capete. Executa i clic i trage i spre stnga sau spre dreapta pn la noua pozi ie.

b) Pentru a modifica l imea unei coloane cu precizie se parcurg urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare n orice celul din coloana pe care dori i s o modifica i. - Cale: Table Table Properties, Fig.3.24. - n caseta de text Column introduce i l imea coloanei. - Pentru a modifica l imea coloanei anterioare selecta i Previous Column

-101-

Pentru a modifica l imea coloanei urm toare selecta i Next Column. Alege i OK.

Fig.3.24. Formatare coloane

astfel: - Pozi iona i punctul de inserare n orice celul din linia pe care dori i s o modifica i. - Cale: Table Table Properties Row, Fig.3.25. - Pentru a modifica n l imea liniei anterioare alege i Previous Row. - Pentru a modifica n l imea liniei urm toare alege i Next Row. - Selecta i OK.

2 Modificarea n l imii liniilor a) Pentru a modifica rapid n l imea liniilor proceda i manual: Indica i o linie orizontal a grilei sau un marcaj de rnd. Indicatorul mouse-ului se transform ntr-o s geat cu dou capete. Executa i clic i trage i n sus sau jos pn la noua pozi ie. b) Pentru a modifica n l imea unei linii cu precizie proceda i

3 Inserarea liniilor, coloanelor i celulelor nainte de a insera o nou celul , coloan sau un nou rnd trebuie s selecta i o celul , o coloan sau un rnd existent( ). Word insereaz un nou rnd deasupra rndului selectat, o nou coloana la stnga coloanei

-102-

selectate sau o nou celul n loca ia specificat i deplaseaz celulele existente n jos sau la dreapta atunci cnd se insereaz noi celule.

Fig.3.25. Formatare rnduri

a) Pentru a insera linii ntr-un tabel existent proceda i n modul urm tor: - Se pozi ioneaz punctul de inserare imediat sub locul unde dori i s insera i o linie sau mai multe linii. - Cale : Table Insert Rows Above/Below b) Pentru a insera coloane ntr-un tabel existent proceda i n modul urm tor: - Selecta i o coloan sau un grup de coloane la dreapta locului unde dori i s insera i una sau mai multe coloane. - Cale : Table Insert Columns to the Left/Right

Fig.3.26. Inserare celule

-103-

c) Pentru a insera celule ntr-un tabel existent proceda i n modul urm tor: - Selecta i una sau mai multe celule lng locul n care dori i s insera i noile celule. - Cale : Table Insert Cells. - n caseta de dialog Insert Cells se selecteaz una dintre op iuni, Fig.3.26. - Alege i OK. 4 tergerea unei linii, coloane sau celule Pentru a se terge o linie, coloan sau celul se selecteaz aceasta mai nti apoi se ac ioneaz tasta Delete de pe tastatur . 5 Unirea i scindarea celulelor. Scindarea unui tabel. Pute i uni celule adiacente pentru a avea mai mult spa iu pentru date sau pentru titluri sau pute i scinda celule, n mai multe celule. a) Pentru a uni celule se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele pe care dori i s le uni i. Ele trebuie s fie adiacente. - Cale : Table Merge Cells Word va converti con inutul fiec rei celule ob inndu-se astfel paragrafe n cadrul celulei rezultate prin unire. b) Pentru a scinda o celul parcurge i urm toarele etape: Selecta i celulele. Cale : Table Split Cells. Se introduce num rul de coloane i linii n care dori i s diviza i celula respectiv . Alege i OK.

c) Scindarea unui tabel Dac dori i s insera i un text obi nuit ntre dou rnduri pute i scinda tabelul: - Pozi iona i punctul de inserare n rndul unde dori i s nceap noul tabel - Cale : Table Split Table. Word insereaz ntre cele dou p r i ale tabelului un marcaj de sfr it de paragraf. 6 Repetarea titlului de tabel pe fiecare pagin Dac tabelul ocup mai multe pagini Word repet automat titlurile de tabel dac a fost formatat astfel. Pentru aceasta:

-104-

Selecta i rndul sau rndurile din text pe care dori i s -l folosi i ca titlu de tabel ncepnd cu primul rnd din tabel. Cale : Table Heading Rows Repeat. Textul se va actualiza automat n titlul de tabel i se va repeta pe fiecare pagin .

7 Alinierea textului n cadrul celulelor Pute i combina ac iunile de aliniere pe orizontal i vertical ntrun singur pas: selecta i celulele pe care dori i s le alinia i, efectua i clic dreapta i selecta i op iunea din meniul de context. Vor ap rea toate cele nou combina ii, gata de a fi aplicate (acela i efect se ob ine i prin activarea butonului de pe bara de unelte Tables and Borders). 8 Sortarea datelor ntr-un tabel Se poate schimba ordinea liniilor dintr-un tabel prin sortarea datelor de pe coloan . Aceste date pot fi sortate n ordine alfabetic sau numeric , n sens cresc tor sau descresc tor. Pentru a sorta datele dintr-un tabel se parcurg etapele: - Selecta i partea de tabel care trebuie sortat . - Cale : Table Sort, Fig. 3 27.

Fig.3.27. Sortarea datelor n tabel

n caseta de listare Sort by selecta i coloana dup care se dore te s se fac sortarea. n caseta de listare Type selecta i tipul articolelor care trebuie sortate: text, numere sau date calendaristice.

-105-

Alege i Ascendent sau Descendent pentru ordonare alfabetic /numeric de la A la Z sau invers respectiv cresc tor/descresc tor. Alege i OK cnd sunte i gata.

9 Rotirea textului n tabele Pentru rotirea textului n tabele trebuie s parcurge i pa ii: Selecta i textul care urmeaz a fi rotit. Cale : Format Text Direction. Din caseta de dialog care se deschide alege i orientarea dorit pentru text.

3.7.3.Opera ii speciale cu tabele

Pute i folosi tabelele pentru a face calcule, a importa date din Microsoft Excel, a crea un grafic sau a crea o baz de date. 1 Calcule n tabele Pute i utiliza programul Word pentru a calcula valorile dintr-un tabel. Word utilizeaz formule pentru a aduna, nmul i, sc dea sau mp r i. Poate calcula, de asemenea, medii i procente i poate g si valorile minime sau maxime. Atunci cnd se fac calcule ntr-un tabel trebuie s existe o celul liber pentru a se insera n ea rezultatul. Dac calculul se efectueaz pe linii se las o celul liber la sfr itul liniei iar dac calculul se efectueaz pe coloane se las o celul liber la sfr itul coloanei. n cadrul unei formule dintr-un tabel se pot utiliza urm torii operatori: + Adunare Sc dere * nmul ire / mp r ire % Procent () Pentru a specifica ordinea opera iilor .., : Pentru a specifica un domeniu a) Adunarea numerelor n mod prestabilit Word consider c opera ia pe care dori i s o efectua i ntr-un tabel este cea de adunare. Pentru a aduna numerele con inute n toate celulele dintr-o linie sau o coloan proceda i astfel:

-106-

Pozi iona i punctul de inserare n celula liber n care dori i s apar rezultatul. Cale : Table Formula, Fig.3.28. Word analizeaz tabelul i propune =SUM(ABOVE) Selecta i OK pentru a aduna numerele. Rezultatul va apare n celula liber .

Fig.3.28. Adunarea numerelor

b) Alte calcule ntr-un tabel Pentru a executa alte calcule trebuie s preciza i celulele care vor participa la acestea. Celulele sunt referite astfel: A1, A2, , B1, B2, .a.m.d.; literele reprezint o coloan iar numerele un rnd. Pentru a desemna: - un bloc de celule specifica i adresa primei i ultimei celule (A1:C2); - toate celulele de pe o linie specifica i identificatorul liniei (3:3); - toate celulele de pe o coloan specifica i identificatorul coloanei (C:C); - celulele dintr-un alt tabel specifica i identificatorul tabelului (Tabel1 A1; D2). Pentru a efectua calcule proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare n celula n care dori i s apar rezultatul. Cale : Table Formula. 1. Dac Word propune o formul pe care nu dori i s o utiliza i, terge i-o din cutia de dialog Formula. 2. Pute i executa calcule simple care s implice dou sau mai multe celule diferite tastnd referin ele celulelor mpreun cu semnul aritmetic de adunare, sc dere, nmul ire sau mp r ire.

-107-

De exemplu, tasta i: =a1+b4 pentru a aduna aceste dou celule sau =a1/b4 pentru a mp r i celula A1 la B4. 3. Dac dori i media aritmetic a dou sau mai multe celule sau dori i un calcul mai complicat pute i selecta o func ie n cutia Paste function. O func ie se identific printr-un nume i con ine ntre paranteze o list de argumente, care pot fi numere, formule, adrese de celule sau marcaje de tabel. Exemple de func ii: AVERAGE() pentru media aritmetic , COUNT() pentru a num r obiecte, MAX() pentru a returna argumentul cu valoarea cea mai mare, MIN() pentru a returna cea mai mic valoare, PRODUCT() pentru a nmul i numere etc. 4. n cutia Formula tasta i ntre paranteze referin ele celulelor pe care dori i s le folosi i n calcule. 5. Folosi i virgule pentru a separa referin ele individuale ale celulelor i dou puncte (:) pentru a separa prima celul de ultima din zon . 6. Sub Number format Word sugereaz un format. Dac dori i s l schimba i tasta i sau selecta i unul. De exemplu pentru a afi a numere cum ar fi procentele zecimale alege i 0,00%. 7. Alege i butonul OK. Word insereaz rezultatul opera iei alese. c) Actualizarea rezultatului Dac a i modificat valorile numerice din unele celule la care se fac referiri n formule de calcul pute i s actualiza i rezultatul cmpului de tip formul astfel: - Selecta i celula n care a i inserat cmpul de tip formul de calcul. - Actualiza i rezultatele cmpului prin clic dreapta i Update Field. Dac dori i s modifica i rapid formula de calcul proceda i astfel: Selecta i cmpul. Indica i cmpul i executa i clic dreapta. Alege i Toggle Field Codes. n loc de rezultat va apare formula. Efectua i modific rile. Alege i din nou Toggle Field Codes pentru a reveni la afi area rezultatului.

-108-

2 Schimbul de date cu Microsoft Excel Cnd insera i o foaie de calul Microsoft Excel ntr-un document, Word va converti foaia de calcul ntr-un tabel. Pute i folosi apoi comenzi Word pentru lucrul cu datele din tabel. Este adev rata i reciproca: pute i insera un tabel Word ntr-o foaie de calcul Excel i pute i lucra cu el ca i cu orice date ale unei foi de calcul. Pute i deschide rapid o nou foaie de calcul Microsoft Excel: - clic pe butonul Insert Microsoft Excel Worksheet de pe bara de unelte Standard. - cnd nchide i fereastra foii de calcul, aceasta va fi ncorporat n documentul Word. 3 Utilizarea unui tabel ca baz de date Pute i folosi un tabel Word ca baz de date simpl pentru a memora informa ii pe care le pute i edita ulterior sau gestiona n moduri mai complexe. Pentru a folosi un tabel ca baz de date, proceda i astfel: - punctul de inserare pozi ionat n tabel - de pe bara de unelte Database s face i clic pe butonul Data Form. Word va afi a cutia de dialog Data Form. Tasta i informa iile n cmpurile afi ate.

3.8. Editarea expresiilor matematice

n domeniul tiin elor suntem nevoi i de multe ori s scriem i s rezolv m probleme folosind formule matematice. Editorul Word permite prin intermediul aplica iei Equation Editor inserarea n documentele proprii a ecua iilor sub forma unor obiecte ncapsulate. Lansarea aplica iei Equation Editor: - Cale : Insert Object Microsoft Equation, Fig.3.29.

Fig.3.29. Aplica ia Equation

Editorul matematic este destul de puternic oferind utilizatorului posibilitatea de a crea cele mai uzuale caractere matematice i tipuri de

-109-

nota ii, punnd la dispozi ie opera ii precum construirea unei expresii matematice, aplicarea unui anumit stil, modificarea dimensiunii entit ilor din expresia matematic , modificarea spa iului dintre entit ile expresiei matematice, stabilirea tipului de aliniere etc. Butoanele editorului de ecua ii se refer la: simboluri rela ionale, spa ii i puncte, operatori speciali, operatori uzuali, operatori logici, operatori de teoria mul imilor, simboluri, caractere grece ti, paranteze, frac ii i radicali, puteri i indici, simboluri sume, integrale, sublinieri i supralinieri, s ge i cu etichete, simboluri produse i teoria seturilor, matrici, etc. n fereastra aplica iei Equation Editor poate fi introdus , prin intermediul tastaturii i a butoanelor specifice aplica iei, orice expresie uzual de tip matematic. Pentru trecerea ntre diferite cmpuri ale unor expresii matematice ce reprezint mai multe cmpuri, poate fi utilizat tasta TAB sau tastele s ge i. Spa iile necesare ntre diferitele cmpuri i elemente ale unei expresii matematice sunt inserate automat de c tre editorul de ecua ii. Distan ele dintre elemente pot fi configurate de c tre utilizator prin intermediul ferestrei de dialog Spacing deschis prin meniul Format. Caracterele utilizate n mod implicit de c tre editorul de ecua ii sunt memorate n a a-numite stiluri de editare matematic , dar pot fi modificate i de c tre utilizator. Aplica ia Equation Editor se nchide prin simpla executare a unui clic n fereastra documentului. Oricnd mai trziu obiectul matematic poate fi redeschis i actualizat printr-un dublu clic pe el.

3.9. Organizarea unui document mare

Atunci cnd se lucreaz cu documente mari; Word pune la dispozi ie cteva instrumente performante. Pentru a face structura documentului mai u or de n eles pentru cititori, se poate crea un cuprins, un tabel de figuri i un index.

3.9.1.Stabilirea marcajelor document

Un marcaj ntr-un document poate marca un text selectat, o ilustra ie, tabele sau rnduri din cadrul unui tabel, loca ia punctului de inserare i alte elemente. Cnd marcajele n document sunt vizibile, apar paranteze drepte la nceputul i sfr itul fiec ruia. Pute i folosi un marcaj n document pentru:

-110-

localizarea rapid a elementelor; crearea de referin e ncruci ate pentru elementele pe care le marca i; marcarea unui num r de pagini pentru o intrare index; realizarea de calcule cu numere aflate n loca ii diferite i inserarea rezultatului n document; saltul rapid la o anumit pagin .

Cnd defini i un marcaj n document, ave i grij ca numele acordat s fie unic pentru loca ia specificat sau elementul selectat. Dup aceea pute i folosi acest nume de fiecare dat cnd dori i s localiza i elementul pe care l-a i marcat. a) Pentru a defini un marcaj n document proceda i astfel: Selecta i textul, elementul sau loca ia pe care dori i s o marca i. Cale: Insert Bookmark o n cutia Bookmark name n document introduce i un nume pentru marcajul n document. Acesta trebuie s nceap cu o liter . Numele poate fi format doar din litere, cifre i caracterul (_) i nu poate include spa ii. Alege i butonul Add. b) Pentru a vedea sau ascunde marcaje n document urma i pa ii: Options View. Marca i sau goli i cutia de Cale : Tools selectare Bookmarks. Alege i OK. c) Pentru a localiza un marcaj n document urma i pa ii: Cale: Edit Go to. Selecta i numele marcajului n document pe care dori i s -l localiza i i apoi alege i Go to. Word se deplaseaz la marcajul n document i i marcheaz luminos con inutul.

d) Pentru a terge un marcaj din caseta de dialog Bookmark selecta i marcajul dorit i apoi executa i clic pe Delete.

-111-

3.9.2 Index, cuprins i alte tabele

Aplica ia Word v permite s construi i publica ii. Ea v pune la dispozi ie instrumentul necesar pentru localizarea rapid a unor entit i din publica ie (capitole, paragrafe, tabele, grafice, diagrame, termeni, citate, referiri la autori etc.) prin construirea unor liste (tabele care s permit rapid reg sirea lor). pa i: Pute i construi urm toarele tipuri de liste: tabele de index (list de termeni); tabele de cuprins (lista titlurilor de capitole i subcapitole); tabele cu obiecte din document (liste de figuri, ecua ii, tabele); tabele de autorit i sau cita ii (list de referiri). Oricare ar fi tipul de list pentru crearea ei trebuie parcur i doi Se definesc intr rile n list . Acestea sunt entit ile care vor fi localizate rapid prin intermediul listei (termeni, capitole, subcapitole, autori etc.). Definirea lor se face prin selectarea n document a entit ii i marcarea ei ca intrare n list . Se alege i tipul i formatul listei i se genereaz lista: - Cale: Insert Reference Index and Tables, Fig.3.30. Caseta de dialog con ine patru sec iuni - cte una pentru fiecare tip de tabel :

Fig.3.30. Index, cuprins i alte tabele

-112-

sec iunea Index - pentru tabela de index; sec iunea Table of Contents- pentru tabela de cuprins; sec iunea Table of Figures- pentru tabela cu obiecte; sec iunea Table of Authorities - pentru tabela de autorit i.

1 Lucrul cu tabelele de index O tabel de index este o list ordonat alfabetic cu termeni defini i sau folosi i n document. Fiec rui termen din list i se asociaz num rul paginilor din document n care se fac referiri la el. Aceast list este ad ugat , de regul , la sfr itul unei publica ii. a) Definirea intr rilor n tabele de index Intr rile n tabela de index sunt termenii defini i sau folosi i n document. Exist dou tipuri de intr ri: intr ri principale i intr ri secundare. Intrarea principal este un termen ce se refer la o no iune mai general , folosit n document iar intrarea secundar se asociaz unei intr ri principale i corespunde unui termen legat de no iunea general (subtermen). Unei intr ri principale i se pot asocia mai multe intr ri secundare. La rndul ei, intr rii secundare i se pot asocia alte intr ri secundare, realizndu-se astfel o structur arborescent de intr ri. Pentru a defini intr rile n tabela de index trebuie s alege i intr rile n tabela de index i s stabili i pagina sau grupul de pagini care con in informa ii despre termenul definit ca intrare n tabela de index. Astfel: - Alege i intrarea de index fie selectnd textul care vre i s fie o intrare de index, fie pozi ionnd punctul de inserare n locul n care vre i s insera i o intrare de index. - Ap sa i tastele ALT+SHIFT+X. - Se deschide caseta de dialog Mark Index Entry prin intermediul c reia defini i intrarea de index, Fig.3.31, astfel: - Main entry dedicat intr rii principale; - Subentry dedicat intr rii secundare; - Current page localizarea intr rii de index se face dup num rul paginii curente; - Mark - marcheaz textul selectat ca intrare de index; - Mark All - marcheaz ca intr ri, toate apari iile termenului selectat pentru intrarea de index. n acest caz, n tabela de index, n dreptul termenului marcat va ap rea o list de pagini din document care corespund tuturor apari iilor termenului n document

-113-

Fig.3.31. Intrare index

Dup ac ionarea declan atorului Mark sau Mark All, caseta de dialog Mark Index Entry r mne deschis i pute i s defini i i alte intr ri de index comutnd ntre caseta de dialog i document, cu un simplu clic executat n zona dorit . Ve i defini i alte intr ri de index relund pentru fiecare dintre ele opera iile descrise n punctele anterioare. nchide i caseta de dialog Mark Index Entry i termina i opera ia de definire a intr rilor ac ionnd declan atorul Close.

b) Generarea tabelei de index, Fig.3.30. Dup ce a i marcat n document to i termenii care vre i s apar n lista de index, genera i tabela de index executnd urm toarele opera ii: - Pozi iona i cursorul de inserare n locul n care vre i s apar lista de index. - Deschide i caseta de dialog Index and Table la sec iunea Index. - Din grupul de butoane radio Type activa i-l pe cel corespunz tor tipului de aliniere dorit pentru subtermenii asocia i unui termen. - Din lista Formats alege i stilul de formatare al listei. Dac vre i s personalizezi stilul, alege i din lista Formats formatul ablon i ac iona i declan atorul Modify. Se deschide caseta de dialog Stil prin intermediul c reia executa i modific rile. - Dac vre i ca numerele de pagin asociate termenilor s fie aliniate la dreapta alege i Right align page numbers. - n zona de editare Columns introduce i sau alege i num rul de coloane n care vre i s fie scris lista. - nchide i caseta de dialog prin OK.

-114-

2 Lucrul cu tablele de materii (cuprins) Tabela de cuprins este lista entit ilor din care este alc tuit documentul: capitole, subcapitole, paragrafe, subparagrafe i sec iuni. Lista se construie te n ordinea n care apar entit ile n document. Fiec rei entit i i se asociaz num rul paginii la care ncepe. a) Pentru a defini intr ri de cuprins pute i folosi una din cele dou metode: - Automat (recomandabil). Formateaz fiecare titlu de parte, de capitol, de subcapitol, de paragraf sau de subparagraf cu un anumit stil, folosind acela i stil pentru titlurile de acela i nivel i n exclusivitate pentru aceste titluri. Manual. Precizeaz fiecare titlu prin intermediul casetei de dialog Mark Table of Contents Entry, Fig.3.31.1.

Fig.3.31.1 Intr ri de cuprins

Pentru a marca manual ve i proceda astfel: - pozi iona i punctul de inserare n pozi ia n care se g se te titlul sau selecta i textul titlului; - ap sa i tastele ALT+SHIFT+O. Se deschide caseta de dialog Mark Table of Contents Entry; - n zona de editare Entry va fi scris textul selectat (dac nu a i selectat unul atunci tasta i-l); - din lista ascuns Table identifier alege i identificatorul C care corespunde tabelei de cuprins; - n zona de editare Level scrie i nivelul la care vre i s apar stilul selectat; - ac iona i declan atorul Mark. b) Generarea tabelei de cuprins Dup ce a i marcat n document titlurile de capitole genera i tabela de cuprins executnd urm toarele opera ii:

-115-

- Pozi iona i punctul de inserare n locul n care vre i s apar tabela de cuprins. - Cale: Insert Reference Index and Tables Table of Contents, Fig.3.32.1.

Fig.3.32.1. Tabela de cuprins

Dac a i folosit pentru titluri stiluri proprii, va trebui s preciza i stilul care corespunde fiec rui nivel din tabel . Pentru aceasta executa i clic pe butonul Options. Acest buton se activeaz i n cazul definirilor manuale de intr ri. Se va deschide caseta de dialog Table of Contents Options, Fig.3.32.2.

Fig.3.32.2. Op iuni pentru cuprins

Dac a i folosit stiluri proprii pentru definirea intr rilor n tabel ac iona i comutatorul Styles. Lista Available styles con ine toate

-116-

stilurile predefinite i toate stilurile definite n documentul curent. Scrie i n dreptul fiec rui stil folosit pentru titlu nivelul la care va fi scris titlul respectiv n tabela de cuprins. Dac n document a i definit stiluri i manual marca i Table entry fields. nchide i caseta de op iuni cu OK. nchide i caseta de dialog Index and Tables prin OK.

3 Lucrul cu tabelele cu obiecte din document Tabela cu obiecte con ine asocieri ntre obiectele inserate n document (ilustra ii, figuri, diagrame, fotografii, tabele, formule matematice) i etichete asociate acestor obiecte. Eticheta se va afi a mpreun cu obiectul i va putea fi folosit pentru a se face referiri la obiect n textul documentului. a) Definirea intr rilor n tabela cu obiecte n cazul acestei tabele entit ile sunt obiecte din document iar definirea intr rilor se face prin atribuirea de etichete acestor obiecte. Etichetele pot fi atribuite: - manual, de c tre utilizator, asociind etichetei un anumit stil, sau - de c tre Word: fie la cererea utilizatorului, fie automat n timpul inser rii obiectului n document. Eticheta atribuit de Word este format din dou p r i: Tipul etichetei: este un text care arat apartenen a obiectului la o clas de obiecte (de exemplu Figura, Tabelul etc.); Num rul etichetei: este un num r unic, ce se atribuie unei etichete pentru a se deosebi de alte etichete de acela i tip.

Dac se schimb locul unui obiect n document sau dac se atribuie unui obiect o etichet , are loc o renumerotare a etichetelor. b) Word asociaz o etichet unui obiect din document prin atribuirea unor legende. Legenda con ine eticheta (atribuit automat de Word) i, op ional, un text explicativ care va fi ad ugat de utilizator. De exemplu n legenda Figura nr.1 Diagrama cercului, Figura nr.1 este eticheta, iar Diagrama cercului este textul explicativ. Pentru administrarea legendelor proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare dedesubtul sau deasupra obiectului pe care vre i s -l eticheta i.

-117-

Cale : Insert

Reference

Caption, Fig.3.33.

Fig.3.33. Etichete

n caseta de dialog Caption pute i s executa i urm toarele opera ii: - s atribui i o etichet obiectului selectat; - s modifica i lista de tipuri de etichete ad ugnd noi tipuri sau tergnd din tipurile existente; - s modifica i formatarea num rului etichetei; - s activa i facilitatea de etichetare automat a unui tip de obiecte.

Fig.3.34. Etichetare automat

Etichetare automat a unui tip de obiecte, Fig.3 34 Pute i s cere i procesorului de texte Word s fac o etichetare automat a unui anumit tip de obiecte, n momentul inser rii lor.

-118-

Dac vre i s activa i facilitatea de etichetare automat executa i clic pe AutoCaption: - n lista Add caption when inserting activa i comutatorul corespunz tor tipului de obiecte care vre i s fie etichetate automat. - Din lista ascuns Use label alege i tipul etichetei care va fi ata at automat obiectelor. Cu ajutorul butonului New Label pute i s ad uga i la list noi tipuri de etichete. - Dac vre i s modifica i formatarea numerelor din etichet clic pe Numbering. - Din lista ascuns Position alege i pozi ia n care vre i s fie inserat eticheta. - nchide i opera ia de etichetare cu OK c) Generarea tabelei de obiecte Dup ce a i asociat etichete diferitelor tipuri de obiecte din document, pute i s redacta i tabela de obiecte astfel: - Pozi iona i punctul de inserare n locul n care vre i s fie inserat tabela de obiecte. Reference Index and Table Table of Figures, - Cale: Insert Fig.3.35.1.

Fig.3.35.1 Tabela de obiecte

Dac a i etichetat manual obiectele va trebui s ac iona i declan atorul Op iuni. Se deschide caseta de dialog Table of Figures Options, Fig.3.35.2. Prin intermediul ei stabili i o asociere ntre stilul etichetelor introduse manual i tabela de obiecte:

-119-

Fig.3.35.2 Caset de dialog

Dac vre i ca n tabela de obiecte s fie incluse numai obiectele etichetate cu un anumit stil, activa i Style (devine disponibil lista de stiluri folosite n document). Este posibil ca unele obiecte s fie marcate cu etichete care nu corespund stilului ales. Dac vre i ca marcarea intr rilor pentru obiecte s se fac prin cmpuri, activa i Table entry fields. Din lista Table identifier alege i F care corespunde tabelei de obiecte. Se nchide cu OK.

4 Referin e ncruci ate Referin ele ncruci ate sunt texte care apar n document i care fac trimiteri la anumite entit i din document (capitole, paragrafe, obiecte, termeni) precizndu-se, eventual, i num rul paginii la care se g se te entitatea (de exemplu, textul Vezi Fig. nr.1 de la pagina 10 este o referin ncruci at ). Avantajul folosirii unei referin e ncruci ate este acela c , atunci cnd se modific pozi ia entit ii n document sau numele etichetei, referin a se va putea reactualiza automat f r s fie rescris . Referin a ncruci at poate s fac leg tura cu urm toarele entit i din document: - un titlu de capitol, de subcapitol, un paragraf sau subparagraf; - un semn de carte; - o not de subsol sau de sfr it; - un obiect (ecua ie, tabel, figur ). Referin a ncruci at este format din dou p r i: o parte fix textul explicativ - care nu se modific (n exemplu Vezi fig. nr., i de la pagina);

-120-

o parte variabil prin aceasta se identific entitatea la care se face referire i care se va reactualiza atunci cnd se modific pozi ia entit ii n document (n exemplu num rul figurii i num rul paginii la care se reg se te figura). Pentru a crea o referin ncruci at proceda i astfel: Pozi iona i cursorul de inserare n document n pozi ia n care vre i s apar referin a ncruci at i scrie i textul explicativ din partea fix a referin ei (de exemplu Vezi fig. nr.). Cale: Insert Reference Cross-reference. Se deschide caseta de dialog Cross-reference, Fig.3.36, prin intermediul c reia alege i entitatea cu care se face leg tura.

Fig.3.36. Referin e ncruci ate

Din lista Reference type se alege tipul entit ii cu care se face leg tura (titlu capitol sau subcapitol, paragraf sau subparagraf, obiect tip ecua ie sau desen, diagram , etc) Din lista Insert reference to sunt afi ate toate entit ile din document care corespund tipului selectat Ac iona i declan atorul Inserare. n pozi ia cursorului va fi inserat referin a selectat . Caseta de dialog Cross-reference va r mne deschis i ve i putea continua dialogul. Pozi iona i cursorul de inserare n document i scrie i textul explicativ. Dup ce a i terminat de definit toate referin ele din document, nchide i caseta de dialog.

4. Calcul tabelar
4.1. Generalit i
Programul de calcul tabelar Microsoft Excel, component a pachetului Microsoft Office, a fost conceput special n vederea efectu rii de calcule, fiind destinat tuturor celor care lucreaz cu multe date numerice i care trebuie s ia decizii bazndu-se pe acestea. Dac vre i s face i analiza vnz rilor, s calcula i bugetul de venituri i cheltuieli, s estima i valoarea unor mprumuturi sau ac iuni ori s compara i dou situa ii financiare, Excel este instrumentul perfect care face s dispar dificultatea din calculele obositoare. Excel const dintr-o gril de linii i coloane care p streaz datele ntr-o ordine perfect . Aceast gril se utilizeaz pentru a forma liste simple. n ele datele se introduc direct prin tastare sau se import din baze de date rela ionale, din site-uri Web sau din uria e depozite de date ale marilor companii. Datele introduse se utilizeaz fie pentru generarea unor noi date prin calcule simple sau complexe, fie se pot modifica i apoi se reiau calculele. Rapoartele se pot ilustra cu diagrame i h r i impresionante, generate din datele introduse n gril . Cu Microsoft Excel XP este posibil colaborarea n grup iar foile de lucru, diagramele i h r ile pot fi publicate pe Web. Cu Microsoft Excel XP sunt posibile urm toarele activit i: Utilizarea foilor de lucru reprezint primul lucru care trebuie nv at despre programul de calcul tabelar Excel. Grila de linii i coloane a foii de lucru reprezint baza manipul rii datelor. Introducerea datelor reprezint urm torul pas n lucrul cu Excel. Modificarea aspectului datelor ajut la eviden ierea i afi area rezultatelor ntregii activit i de introducere a datelor. Utilizarea formulelor i func iilor permite manipularea numerelor pentru a le face s aib semnifica ie. Excel ajut la scrierea de formule complexe i pune la dispozi ie func ii gata scrise. Ad ugarea de reprezent ri grafice cu diagrame i h r i asigur posibilitatea de a prezenta grafic calculele numerice.

-122-

Analizarea datelor este posibil cu instrumentul de vizualizare dinamic PivotTable. Se pot crea vizualiz ri noi care s pun n lumin date vechi. Utilizarea datelor externe permite conectarea la alte baze de date. Pentru Excel XP utilizarea Web constituie o a doua natur . Se pot pune datele pe Web, se poate lucra cu Hypertext Markup Language (HTML) i chiar se pot ob ine date din Web. 1 Lansarea n execu ie a programului Excel Calea: Start Programs Microsoft Excel. Programul va fi lansat i pe ecran va ap rea o foaie de lucru goal . Aceasta este reprezentat printr-o fereastr document intitulat Microsoft Excel Book 1. Structura ferestrei Excel: Bara de titlu reg sim denumirea programului, dar i numele ini ial al registrului de lucru, Book 1. Acest nume se va modifica ulterior prin salvarea registrului. butoanele standard ale sistemului de operare. Bara de meniuri meniurile specifice programului Excel. Bara cu instrumente con ine bara de instrumente standard i bara de instrumente de formatare. Bara formulelor permit denumirea celulelor i editarea comod a formulelor plasate n celule. Spa iul de lucru sunt afi ate celulele foii actuale (active). Deasupra celulelor este zona rezervat titlurilor de coloane (litere) i zona rezervat titlurilor de line (numere). Ex: celula A1 (stnga sus) indic faptul c aceast celul este cea activ Bara cu denumirile foilor de calcul se g sesc sub zona spa iului de lucru i permite selectarea foii de calcul active. Ini ial sunt puse la dispozi ia utilizatorului trei foi de calcul: Sheet1, Sheet2, Sheet3. Bara de stare se g se te n partea de jos a mesei de lucru i con ine informa ii despre actuala stare de lucru (Ready, Enter,). Barele de derulare vertical i orizontal .

2 Crearea unui registru de lucru nou La nceputul lans rii, Programul Excel creeaz automat un registru nou de lucru. Numele implicit este Book 1 i se bazeaz pe un model

-123-

predefinit cu numele Blank Workbook (registru de lucru necomplectat). Dac vrem s cre m un registru nou proced m astfel: - Cale: File New Blank Workbook 3 Salvarea unui registru 1.Cale: File Save As 2. Pe ecran apare cutia de dialog Save As. Programul stabile te n mod automat numele de fi ier BOOK 1. Dvs pute i tasta numele dorit n caseta de editare File Name. 3. Efectua i clic pe butonul Save.

Dac deja a i dat un nume fi ierului registrului dvs, nu mai este nevoia s utiliza i comanda File Save As. Pute i salva fi ierul printr-un singur pas: efectua i clic pe butonul Save din bara de instrumente. 4 Redeschiderea unui registru. n partea de jos a meniului File ntlnim o list a celor mai recente fi iere cu care a i lucrat. Efectua i clic pe fi ierul dorit pentru al redeschide. Dac acest fi ier nu apare n lista respectiv , selecta i Open din meniul File. Din cutia de dialog Open pute i selecta numele de fi ier dorit. 5 nchiderea uni registru de lucru Registru de lucru poate fi nchis astfel: Cale: File Close. Programul Excel nu este p r sit 6 P r sirea programului Cale: File Exit.

4.2. Celule
O foaie de calcul este alc tuit din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulele sunt dispuse pe rnduri i coloane. Coloanele sunt etichetate de la stnga la dreapta cu literele ncepnd de la A, iar rndurile sunt numerotate, de sus pn jos, ncepnd cu numerele de la 1. Fiecare celul din foaie este unic determinat de litera coloanei i num rul rndului pe care se g se te de exemplu: A1. Acest indicator se nume te adresa celulei.

-124-

Celula n care sunte i pozi ionat la un moment dat poart numele de celul activ i este nconjurat de un contur. Excel accept urm toarele tipuri de date: text o combina ie de litere, cifre i caractere care pot fi tip rite; numere sunt alc tuite din cifre i caractere speciale: - + sau pentru semnul num rului; - () pentru a indica un num r negativ; - . este separatorul implicit pentru desp r irea n clase; - , este marca zecimal implicit ; - / ca simbol pentru frac ie; - lei ca simbol monetar; - % ca simbol procentual. dat calendaristic i marc de timp. Datele calendaristice i orele pot fi introduse ntr-o serie de formate (01/01/2004, ianuarie-2004, 16:50, 7:45 AM etc.). tipul logic are valorile adev rat (TRUE) i fals (FALSE) i rezult din formulele care con in func ii logice sau inecua ii. tipul eroare apare n cazul imposibilit ii Excel-ului de a evalua o formul : - ######## - afi are imposibil ; - #DIV/0 mp r ire la 0; - #N/A valoare lips ; - #REF! valoare invalid ; - #VALUE valoare incorect etc.

1 Introducerea datelor Asigura i-v c ave i marcat celula dorit i tasta i n ea numerele necesare. Cifrele sau datele numerice au ap rut i n bara de formule situat imediat deasupra foii de calcul. La cap tul din stnga al acesteia sunt plasate 2 butoane, - are semnifica ia Cancel (=Esc) - are semnifica ia Enter sau "confirm".

2 Selectarea unei celule/regiuni de celule / rnd / coloan / foaie Opera ia de selectare este necesar naintea opera iilor de: mutare, copiere, tergere, inserare, formatare, etc. Prin selectare toate celulele respective se acoper cu un fond negru mai pu in celula activ , care r mne pe fond alb.

-125-

Definim regiune compact , zona cu celulele selectate care formeaz un dreptunghi, iar regiune necompact , zona format din mai multe regiuni compacte. Selec ia realizat cu mouse-ul: - celula clic pe ea; - regiune compact de celule clic pe celula dintr-un vrf al dreptunghiului i cu mouse-ul ap sat se trage spre pozi ia dorit , apoi se elibereaz butonul. - regiune necompact se selecteaz prima regiune, se apas i se ine ap sat tasta CTRL, apoi se selecteaz o alt regiune. - linia clic pe identificator (num rul) - coloana clic pe identificator (litera) - linii/coloane adiacente se selecteaz prima linie/coloan , se apas i se ine tasta SHIFT, apoi se selecteaz ultima linie/coloan - linii/coloane neadiacente - se selecteaz prima linie/coloan , se apas i se ine tasta CTRL, apoi se selecteaz celelalte linii/coloane. - toate celulele unei foi de calcul din col ul stnga-sus se apas butonul Select All 3 Ad ugarea unei linii/mai multe, la o foaie de calcul Ad ugarea se poate face prin dou metode: a) se selecteaz linia/liniile deasupra c reia se va insera noua linie. Selectarea se face printr-un clic pe identificator. Selectarea mai multor linii se face prin deplasarea mouse-ului cu butonul stng ap sat, peste cte linii vrem s inser m. Astfel num rul liniilor selectate va fi egal cu num rul liniilor inserate. b) Calea: Insert Rows 4 Ad ugarea unei coloane/mai multe, la o foaie de calcul i n acest caz exist dou metode de inserare: a) Se procedeaz ca la linie cu observa ia c selec ia unei coloane se face printr-un clic pe identificatorul de coloan , iar inserarea se face la stnga zonei selectate. b) Cale: Insert Columns 5 Eliminarea liniilor/coloanelor se selecteaz liniile/coloanele care vrem s le elimin m Cale: Edit Delete

-126-

6 Modificarea l imii coloanelor a) Cu ajutorul meniului de formatare select m coloanele pentru care se modific l imea Cale: Format Columns se d comanda Width. n fereastra de dialog se introduce noua dimensiune, Fig.4.1. se d comanda OK.

Fig.4.1 Formatarea coloanelor

b) Cu ajutorul mouse-ului select m coloanele pentru care se modific l imea se mut cursorul de mouse pe linia vertical din dreapta coloanelor selectate se ine ap sat butonul i se trage chenarul n direc ie orizontal . n timpul tragerii este afi at l imea. se elibereaz butonul. 7 Modificarea n l imii liniilor a) Cu ajutorul meniului de formatare select m liniile pentru care se modific n l imea Cale: Format Row se d comanda Height. n fereastra de dialog se introduce noua dimensiune, Fig.4.2. se d comanda OK.

Fig.4.2 Formatarea liniilor

b) Cu ajutorul mouse-ului select m liniile pentru care se modific n l imea

-127-

se mut cursorul de mouse pe linia orizontal de baz a chenarului liniei se ine ap sat butonul i se trage chenarul n direc ie vertical . n timpul tragerii este afi at n l imea. se elibereaz butonul. 8 Editarea datelor con inute n celule a) tergerea con inutului celulei select m celula i ac ion m tasta Delete. b) Modificarea con inutului unei celule select m celula care se va edita i efectu m un clic pe bara de formule. n acest moment pe bara de stare se afi eaz textul Edit. se fac modific rile care apar i n celula activ se valideaz prin ac ionarea butonului Enter, sau prin ac ionarea tastei Enter. Dac dorim s abandon m editarea se ac ioneaz butonul Cancel, sau tasta ESC. 9 Utilizarea comenzilor Undo/Redo n procesul de editare, o gre eal poate fi anulat astfel: Cale: Edit Undo (Ctrl-Z), iar opusa este: Cale: Edit Redo (Ctrl-Y) 10 Mutarea/copierea datelor con inute ntr-o celul /regiune de

celule - Select m celula/regiunea de celule care urmeaz s fie mutat /copiat - Cale: Edit Cut/Copy, sau prin ac ionarea tastelor Ctrl-X/Ctrl-C - se pozi ioneaz indicatorul de celule pe celula din col ul stnga sus al regiunii de destina ie - Cale: Edit Paste,( Ctrl-V).

11 Copierea automat a con inutului unei celule ntr-un num r de celule vecine - select m celula al c rui con inut se va copia - se a eaz cursorul mouse-ului pe p tr elul negru situat n col ul din dreapta jos al selec iei - se trage p tr elul cu ajutorul mouse-ului, fie orizontal, fie vertical - se elibereaz cursorul mouse-ului Observa ie: con inutul celulei selectate poate fi i o formul .

-128-

12 Introducerea automat a unor serii de date care sunt n progresie aritmetic - n dou celule al turate se introduc doi termeni consecutivi ai unei progresii aritmetice - se selecteaz cele dou celule - se a eaz cursorul mouse-ului pe p tr elul negru situat n col ul din dreapta jos al selec iei - se trage p tr elul cu ajutorul mouse-ului, fie orizontal, fie vertical - se elibereaz cursorul mouse-ului 13 tergerea datelor con inute ntr-o celul /regiune de celule select m celula/regiunea de celule Cale: Edit Clear. Se deschide meniul cu urm toarele comenzi: - All terge con inutul, format rile i comentariile - Formats terge format rile - Contents terge con inutul, sau prin ac ionarea tastei Delete. - Comments terge comentariile 14 C utarea/nlocuirea datelor Cale: Edit Replace. Se deschide fereastra Find and Replace se fac nlocuirile necesare opera iei de c utare/nlocuire se ac ioneaz butonul Find All/Replace All. aceste procese se termin prin comanda Close sau prin ac ionarea tastei ESC.

15 Sortarea datelor Programul Excel pune la dispozi ia utilizatorului comenzi prin care se poate efectua sortarea (ordonarea) articolelor existente ntr-un tabel.

Fig.4.3 Sortarea articolelor

-129-

Cale: Data Sort. Se deschide o fereastr de dialog Sort, Fig.4.3 care permite stabilirea criteriilor de sortare: - Header row prin selectare, capul de tabel nu intr n procesul de sortare - No header row prin selectare, tabelul nu are cap de tabel

4.3. Foaia de calcul

O foaie de calcul este alc tuit din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulele sunt dispuse pe rnduri i coloane. Coloanele sunt etichetate de la stnga la dreapta cu literele ncepnd de la A, iar rndurile sunt numerotate, de sus pn jos, ncepnd cu numerele de la 1. Fiecare celul din foaie este unic determinat de litera coloanei i num rul rndului pe care se g se te de exemplu: A1. Acest indicator se nume te adresa celulei. O foaie de calcul poate con ine 256 coloane i 65536 linii, deci, n total 16777216 celule. Dar, se pot folosi mai multe foi de calcul i atunci organizarea lor se va face ntr-un registru de lucru 1 Inserarea unui noi foi de calcul Pentru a insera o nou foaie de calcul proceda i astfel: Clic dreapta pe mouse i se deschide meniul local Din meniul local se d comanda Insert. O alt metod : Cale: Insert Worksheet Insert OK.

2 Redenumirea unei noi foi de calcul Etichetele implicite sunt Sheet (Sheet1, Sheet2, Sheet3) i se pot redenumi pentru a avea un nume sugestiv. Proced m astfel: - Clic dreapta pe mouse, pe etichet i se afi eaz meniul local - Se d comanda Rename O alt metod : - Activ m foaia respectiv - Cale: Format Sheet Rename 3 tergerea foii de calcul Clic dreapta pe mouse, pe eticheta foii respective Se afi eaz meniul local i se d comanda Delete O alt metod : Cale: Edit Delete Sheet OK

-130-

4 Mutarea/copierea foii de calcul dintr-un director n altul Clic dreapta pe mouse, pe eticheta foii respective i se afi eaz meniul local Se d comanda Move or Copy . Se deschide o fereastr de dialog, Fig.4.4: - To book numele noului directore n care mut m/copiem foaia. - OK. - New book programul Excel creeaz un nou director - Before sheet se d clic pe numele foii naintea c reia se va muta/copia foaia noastr - Create a copy opera ia de copiere/mutare (dac nu este selectat caseta) Fig.4.4 Mutarea/copierea

4.4. Formule i func ii

Odat ce s-au introdus date n celulele unei foi de lucru este probabil c se dore te s se fac ceva cu aceste date. Foarte mul i dintre noi utilizeaz programul Excel ca un mijloc de a stoca informa ii, ca i cum ar fi o baz de date tabelar . Totu i, puterea Excel provine din capacitatea sa de a efectua calcule cu aceste date prin utilizarea de formule. Formulele pot fi simple ecua ii care adun mpreun dou valori sau pot fi tot att de complexe pe ct le concepe imagina ia.

4.4.1. Utilizarea formulelor

1 Concepte de baz ale formulelor O formul este un enun la fel ca orice expresie dintr-un limbaj de programare. La fel ca valorile numerice, formulele sunt memorate n celule individuale. Orice formul Excel ncepe cu semnul egal (=), care indic programului c trebuie s urmeze o opera ie matematic . De exemplu, dac

-131-

se introduce formula =5+3+2 n orice celul liber din foaia de calcul, Excel afi eaz rezultatul 10. Formulele sunt compuse din operatori i operanzi. - a) Operatorii sunt simbolurile care precizeaz opera ia/ac iunea pe care Excel o va efectua asupra operanzilor. Unii operatori ac ioneaz asupra unui singur operand (operatori unari) iar al ii asupra a doi operanzi (operatori binari). Excel reune te patru categorii de operatori: operatori aritmetici: + (adunare), - (sc dere), / (mp r ire), * (nmul ire), % (transformarea n procent), ^ (ridicare la putere) care ac ioneaz asupra valorilor numerice i au ca rezultat tot valori numerice (pute i introduce paranteze pentru a stabili ordinea n care se vor efectua opera iile matematice); - operatori pentru texte: & care combin prin concatenare dou sau mai multe valori de tip text ntr-o singur valoare de tip text; - operatori rela ionali: = (egal), > (mai mare), < (mai mic), <> (diferit), >= (mai mare sau egal), <= (mai mic sau egal) care compar dou valori de acela i tip i au ca rezultat o valoare logic : TRUE (adev rat) sau FALSE (fals); - operatori pentru referin e la celule sau domenii de celule: : (dou puncte), , (virgul ), ; (punct i virgul ) care combin dou referin e la celule ntr-o referin compus (exemple: B5:B15, SUM(B5:B15, D5:D15) sau SUM(B1:B15; D5:D15) etc.). - b) Operanzii accepta i de Excel sunt valori constante (tipurile de valori constante, referin e la celule sau domenii de celule, nume, func ii nedefinite sau definite de utilizator. 2 Ordinea n care Excel efectueaz opera iile matematice Programul Excel folose te regulile matematice standard n privin a ordinii de efectuare a opera iilor: - Paranteze. Toate opera iile din paranteze sunt efectuate primele. Dac mai multe opera ii sunt nchise n mai multe seturi de paranteze, ele vor fi efectuate din interior spre exterior, apoi respectnd ordinea opera iilor i apoi de la stnga la dreapta. Nu uita i c n orice formul trebuie s ave i parantezele n pereche. - Valori negative. Ob inerea unui num r negativ (de exemplu -2) precede orice alte opera ii astfel nct n restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ .

-132-

Procent. Procentajele (de exemplu 12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative, astfel nct valoarea real (n acest caz 0,12) s fie utilizat n restul calculelor. Ridicare la putere (de exemplu 10^3) va fi calculat imediat dup procentaje, astfel nct valoarea real (1000) s fie utilizat n restul calculelor. nmul irea. Este efectuat dup opera iile din paranteze i naintea tuturor celorlalte calcule. mp r irea. Urmeaz nmul irii i se g se te pe acela i nivel de preceden cu aceasta. Adunarea. Este efectuat dup executarea tuturor mp r irilor. Sc derea. Urmeaz adun rilor i se g se te pe acela i nivel de preceden cu opera ia de adunare.

3 Introducerea manual a formulelor Pute i folosi aceast tehnic pentru a crea orice formul simpl . ncepe i prin introducerea semnului egal, apoi introduce i o valoare sau executa i clic pe celula care con ine valoarea, introduce i operatorul aritmetic corespunz tor, apoi valoarea urm toare .a.m.d. n lipsa unei recomand ri explicite, Excel efectueaz nmul irea i mp r irea naintea adun rii i sc derii. Dac dori i ca unele p r i ale formulei s fie calculate n alt ordine, folosi i parantezele pentru a modifica ordinea de calcul implicit. De exemplu =A1+A2 este formula care va aduna dou celule adiacente. Dac aceast formul a fost introdus n celula A3, suma dintre A1 i A2 va fi afi at n celula A3. Excel genereaz n celul un mesaj de eroare dac formula nu respect regulile matematice pentru formule. 4 Editarea formulelor, Fig.4.5 Dac trebuie s modifica i o formul , adic opera ia efectuat sau celulele referite, pute i alege dintre mai multe tehnici: pute i edita formula fie n bara de formule, fie direct n celul . - a) Pentru editarea n bara de formule executa i clic n celula care con ine formula i apoi clic n bara de formule. Folosi i tehnicile obi nuite de editare a textului selecta i prin tragere caracterele pe care vre i s le modifica i, apoi terge i-le sau scrie i peste ele. Ap sa i Enter pentru a termina formula. - b) Pentru a edita formula n celul , executa i dublu clic n celul sau ap sa i tasta F2. Celula trece n modul de editare i ntreaga formul devine vizibil . Pute i selecta i edita formula la fel ca n bara de formule.

-133-

Fig.4.5 Editarea formulelor

Indiferent dac edita i o formul n bara de formul sau n celul , referin ele la celulele din formul sunt eviden iate cu o culoare, iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt nconjurate cu o bordur de aceia i culoare. Ca s p r si i o celul f r a efectua nici o modificare sau ca s anula i modific rile efectuate, nainte de a le confirma, ap sa i tasta ESC sau executa i clic pe butonul Esc (butonul ro u din stnga barei de formule). 5 Ascunderea/Reafi area formulelor Se utilizeaz pentru a face o formul invizibil sau pentru a ar ta formula care fusese ascuns . Pentru a ascunde o formul trebuie formatate ca ascunse celulele care con in formula i apoi foaia de lucru trebuie protejat . Pentru a reafi a o formul ascuns se deprotejeaz foaia de lucru care con ine formula. 6 Copierea formulelor n loc de introducerea individual a fiec rei formule exist cteva modalit i de a crea rapid copii ale formulei. O metod utilizeaz caracteristica Umplere automat pentru a copia formula n alte cteva celule. Cealalt metod creeaz mai multe copii atunci cnd introduce i formule. Pentru a copia cu umplere automat o formul , parcurge i pa ii: - Introduce i formula n prima celul . - Selecta i celula cu formula. Celula (sau domeniul) activ are n col ul din dreapta jos o caset mic i neagr denumit ghidaj de umplere.

-134-

Plasa i indicatorul mouse-ului pe ghidajul de umplere. Atunci cnd acesta devine o cruce neagr executa i clic i trage i n jos pentru a umple celulele cu copii ale formulei. - La sfr itul domeniului, elibera i butonul mouse-ului. Celulele peste care a i tras vor fi umplute cu copii ale formulei. Introducerea simultan a mai multor formule Dac a i introdus deja o formul i trebuie s o copia i ntr-o linie sau pe o coloan simultan, parcurge i urm torii pa i: - Selecta i toate celulele n care vre i s introduce i formula. Acestea se pot g si pe o singur linie, o singur coloan sau n domenii nediacente (n acest caz ine i ap sat tasta CTRL). - Construi i formula prin orice mijloace dori i, dar NU ap sa i tasta Enter cnd a i terminat. - Cnd formula este complet , ap sa i combina ia de taste CTRL+Enter. Formula va fi introdus simultan n toate celulele selectate, Fig.4.6.

Fig.4.6 Copierea formulelor

7 Verificarea unei foi de lucru Instrumentele de audit din Excel ajut la urm rirea problemelor pe foile de lucru. De exemplu, valoarea care se vede ntr-o celul ar putea fi rezultatul unei formule sau ar putea fi utilizat de o formul care s produc un rezultat nea teptat. Comenzile de audit permit urm rirea rela iilor dintre celule i formule.

-135-

Trasarea erorilor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule afi nd o valoare de eroare (ca de exemplu #DIV/0!). Din celula care cauzeaz eroarea se ndreapt s ge i ro ii spre celula care de ine eroarea i s ge i albastre se ndreapt spre celulele precedente celulei care cauzeaz eroarea. n tabelul urm tor sunt prezentate mesajele de eroare i cauzele lor probabile. Trasarea preceden elor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule. Trasarea dependen elor permite s se arate care celule sau formule de pe foaia de lucru activ depind de o celul anume. Tip eroare ##### #VALUE! #DIV/0! #NUME? #N/A #REF! #NUM! #NULL! Referin circular Semnifica ie Coloana nu este suficient de lat pentru a afi a valoarea Tip gre it de argument sau operand Formula ncearc mp r irea la 0 Formula se refer la un nume invalid sau care nu exist Cel mai adesea nseamn c nu este disponibil nici o valoare sau au fost utilizate argumente necorespunz toare Excel nu poate localiza celulele referite (de exemplu au fost terse) Folosirea incorect a unui num r sau rezultatul formulei este un num r prea mare sau prea mic pentru a fi afi at Referin la o intersec ie a dou zone care nu se intersecteaz O formul care se refer la ea ns i, direct sau indirect. Executa i clic pe OK i apoi privi i bara de stare pentru a vedea care celul con ine referin a circular . Folosi i butoanele Trasare dependen e i Trasare preceden e din bara de instrumente Cross References sau Formula Auditing pentru a descoperi referin ele cu probleme.

-136-

Pentru a depista sursa unei erori dintr-o formul , ncepe i prin a verifica formula c utnd eventuale gre eli de introducere i scriere. Eroarea poate fi n formul sau n celula surs referit de formul . Pentru a localiza sursa unei erori parcurge i urm torii pa i: - Cale: Tools Formula Auditing Show Formula Auditing Toolbar - Executa i clic pe celula care con ine eroarea. - n bara de instrumente Formula Auditing executa i clic pe butonul Trace Error. Dac eroarea provine dintr-o celul surs i nu din celula activ , vor ap rea s ge i indicatoare care v ghideaz vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indic celulele referite, iar liniile ro ii v conduc la celula care a provocat eroarea. Dac nu apar s ge i de indicare a erorii, sursa acesteia se g se te n formul . Chiar dac nu exist erori, pute i trasa celulele dependente i precedente dintr-o formul executnd clic pe butoanele Trace Precedents i Trace Dependents. De fiecare dat cnd executa i clic pe un buton Trace vor ap rea s ge i indicatoare pentru urm torul nivel de preceden sau dependen . Butoanele Remove Precedent Arrows elimin s ge ile indicatoare, cte un nivel o dat .

4.4.2.Utilizarea numelor de domenii

Numele permit identificarea mai u oar a celulelor sau domeniilor de celule. Programul Excel v ofer posibilitatea de a denumi celule individuale sau domenii astfel nct s pute i g si datele dup un nume logic i s v referi i la domeniile de celule din formule. 1 Reguli de atribuire a numelor de domenii Pute i s folosi i cel mult 255 de caractere, dar este indicat s v opri i la nume mai simple. Primul caracter trebuie s fie o liter sau o liniu de subliniere. Celelalte caractere pot fi litere, cifre, punct sau liniu de subliniere (nu se folose te nici un alt semn de punctua ie). Folosirea spa iilor este interzis .

2 Atribuirea de nume celulelor sau domeniilor a) Cea mai simpl cale pentru a denumi o celul sau un domeniu este s folosi i Name Box, aflat n partea stng a barei de formule.

-137-

Se selecteaz celula sau domeniul dorit. Se execut clic n Name Box de pe bara de formule. n caseta de dialog se introduce noul nume, Fig.4.7. Se tasteaz Enter.

Fig.4.7 Denumirea celulelor/domeniilor

b) O alt modalitate este folosirea comenzii Name din meniul Insert, Fig.4.8. - Se selecteaz celula sau domeniul dorit. - Cale: Insert . Nume. Se activeaz subcomanda Define. - n caseta de dialog Define Name se tasteaz noul nume. - Se ac ioneaz butonul Add.

Fig.4.8 Denumirea celulelor/domeniilor

c) Pentru a nlocui adresele de celul cu nume ntr-o formul existent , Fig.4.9 - Selecta i formula ce con ine adresele de celul pe care dori i s le nlocui i cu domenii denumite. - Cale: Insert Nume. Se activeaz subcomanda Apply. - n caseta de dialog Apply executa i clic pe numele pe care dori i s le actualiza i n formul . - Executa i OK pentru a introduce numele n formul .

-138-

Fig.4.9 Redenumirea adreselor de celule

3 tergerea numelor de domeniu Cale: Insert . Nume. Se activeaz subcomanda Define. - n caseta de dialog Define Name executa i clic pe numele de domeniu pe care vre i s -l elimina i. - Executa i clic pe butonul Delete. Numele va disp rea din list . - Executa i clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog.

4.4.3. Utilizarea referin elor

Referin ele sunt construc ii care permit identificarea celulelor individuale sau a grupurilor de celule. Ele sunt de fapt adresele celulelor n care Excel caut valori. A a cum am mai amintit, referin a la o celul sau adresa celulei este format din antetul coloanei i antetul rndului (de exemplu A1). 1 n Excel sunt acceptate urm toarele tipuri de referin e: - Referin ele la celul (adrese relative) permit referirea la zone de celule. De exemplu, se face referire la toate celulele de la A1 la A7 tastnd A1:A7. De exemplu, dac a i introdus valoarea 1 n celula A1 i valoarea 2 n celula B1, pute i scrie formula =A1+B1 n orice alt celul i rezultatul este 3. Dac ve i modifica valorile din celulele A1 i B1, formula va continua s le adune i s ofere rezultatul corect. - Referin ele absolute permit copierea de formule n celule noi i ajustarea referin elor pentru a corespunde cu mutarea n noua celul . De exemplu, dac formula =A1+A2 a fost n celula A3 i aceast formul a fost mutat n B3, atunci Excel rescrie formula astfel nct s se citeasc =B1+B2. Dac nu se dore te ca Excel s modifice formulele atunci cnd sunt copiate, se va pune semnul dolarului ($) naintea oric rei

-139-

referin e care se dore te s nu fie modificat . De exemplu, dac formula de mai sus ar fi fost =$A$1+$A$2 i formula ar fi fost copiat din A3 n B3 f r a modifica valoarea din A1, atunci noua formul ar fi fost $A$1+B2. Practic o referin absolut este fix i nu se modific chiar dac muta i sau copia i formula. Pute i combina ntr-o formul adresele absolute cu cele relative. De exemplu, $A4 specific programului Excel s p streze fix coloana A, dar s adapteze adresa rndului la noua pozi ie. - Referin mixt . Ocazional ve i avea nevoie de o referin mixt (formate din adrese absolute i relative). Pute i parcurge rapid tipurile de referin ap snd tasta F4 de la tastatur . De exemplu, dac o formul utilizeaz referin a C11, la fiecare ap sare a tastei F4 (selecta i celula i lucra i n bara de formule) aceast referin se va modifica n ordine astfel: $C$11, C$1, $C11 i C11. - Referin ele nominale permit referirea la celule, zone de celule, nume de coloane sau formule utiliznd nume descriptive. - Referin ele externe se refer la formule care au date din alt registru sau foaie de calcul dect cel/cea curent( ). O referin la o foaie de calcul extern este compus din numele registrului de calcul inclus ntre paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul separat de referin a la celul (care poate fi relativ sau absolut ) printr-un semn de exclamare: [nume_registru]nume_foaie!referin _celul . De exemplu [Registrul1]Foaia1!A1 se va referi la celula A1 din foaia de lucru Foaia1 din registrul de lucru Registrul1. - Referin ele 3D. Dac dori i s v referi i la acela i domeniu de pe mai multe foi de calcul ale registrului, pute i utiliza o referin 3D. Acest lucru func ioneaz doar atunci cnd n toate foile de calcul este folosit aceea i adres de celul . Exemplu: Foaie1:Foaie5!A1:B10. 2 Transformarea rezultatelor formulelor n valori Dac scrie i o formul i apoi terge i celulele referite de care nu mai ave i nevoie n foaia de calcul, formula nu va mai func iona. Totu i,

-140-

pute i transforma rezultatele formulei n valori astfel nct s pute i terge celulele surs care nu mai sunt necesare, f r a modifica rezultatele produse de formul . O alt situa ie care necesit aceast transformare este ntreruperea unei leg turi ntre registre sau foi de calcul. Transformarea rezultatelor formulelor n valori se face astfel: - Selecta i formulele. - Executa i clic pe butonul Copy(sau utiliza i metoda dvs. favorit de copiere). - Cale: Edit Paste Special. n caseta de dialog Paste Special executa i clic pe op iunea Values Executa i clic pe OK. - Formulele sunt nlocuite de valorile lor rezultate i pute i terge celulele surs . - Dac bordura de mutare v deranjeaz o pute i elimina ap snd tasta ESC.

4.4.4. Utilizarea func iilor

Func iile oferite de Excel acoper domeniile statisticii, finan elor, ingineriei i matematicii. Func iile trebuie privite drept formule predefinite care preiau informa iile introduse i ofer un rezultat. Deci, ele reprezint o metod rapid de a introduce formule complexe. Ca i n cazul formulelor, func iile ncep cu semnul ( ). Urmeaz apoi numele func iei, de obicei un cuvnt scurt, o abreviere care indic ce face func ia respectiv . Dup numele func iei urmeaz un set de paranteze i n interiorul parantezelor se observ argumentele: Nume_func ie(list _argumente) Argumentele pot fi numere, adrese, texte, valori logice, matrice, valori de eroare sau referin e de celule. Valorile folosite n cadrul argumentelor pot fi: o singur valoare, o referin la o singur celul , o serie de referin e la celule, o serie de valori sau un domeniu. ntre argumente pot fi incluse valori constante sau formule. n cazul unei formule, aceasta poate con ine alte func ii. Dac argumentul unei func ii con ine alt func ie, el se nume te imbricat. Separatorul de argumente este n general virgula, dar el poate fi diferit n func ie de particulariz rile de ar ale sistemului de operare.

-141-

Exist ns i func ii care nu au nevoie de argumente (de exemplu func ia NOW(), care returneaz data i ora curente). Func ii diferite necesit argumente diferite. Unele argumente sunt obligatorii, altele sunt op ionale. Pentru introducerea func iilor n foaia de lucru Excel se pot folosi urm toarele metode: - Se tasteaz semnul (=) n bara de formule dup care se scrie acronimul func iei, Fig.4.10.1 n momentul scrierii dup prima parantez vor ap rea n fereastra paletei argumentele func iei respective. n acest caz trebuie s fi i familiariza i cu sintaxa func iilor Excel.

Fig.4.10.1 Introducerea func iilor

- Se utilizeaz butonul Insert function de pe bara de formule, Fig.4.10.2 - Se folose te comanda More Functions care se ob ine prin derularea meniului butonului AutoSum de pe bara de instrumente Standard.

Fig.4.10.2 Introducerea func iilor

- Se alege din meniul Insert Function. Se deschide fereastra Insert Function - Selecta i func ia dorit i ap sa i butonul OK. Va ap rea paleta de formule Function Arguments care ofer o metod facil de completare a func iilor prin specificarea argumentelor. - Executa i clic pe OK.

-142-

Categorii de func ii care se g sesc n fereastra de dialog Insert Function (meniul Insert). Numele categoriei Most Recently Used All Descrierea func iilor Ultimele 10 func ii folosite Dac alege i aceast categorie vor fi afi ate toate func iile Excel. Se folose te n cazul n care se tie numele func iei, dar nu se tie n ce categorie este cuprins . Func iile din aceast categorie sunt legate de domeniul financiar fiind utilizate pentru a calcula amortizarea mijloacelor fixe, valoarea viitoare, ratele dobnzilor, veniturile din investi ii i alte formule privind finan ele. Exemple: DB, FV, NPER, NPV, PMT, PV, RATE Func iile de dat i timp ofer un mod de a introduce i manipula date i timpi. Sunt posibile inserarea datelor, calcularea num rului de zile ntre dou date i multe altele. Exemple: DATE, DAY, MONTH, NOW, TODAY, YEAR Func iile matematice i trigonometrice sunt utile pentru calcule matematice standard, cum ar fi valoarea absolut , sinus i cosinus, p, r d cin p trat .a.m.d. Exemple: ABS, EXP, FACT, INT, LOG, MOD, PI, PRODUCT, ROUND, SQRT, SUM Func iile statistice acoper func iile statistice cele mai ntlnite, incluznd minimumul, maximul, devia ia standard, media, mediana, modul i altele. Exemple: MIN, MAX, AVERAGE, CORREL, FREQUENCY, COVAR,STDEV Func iile de c utare i referin e caut informa ii ntr-un domeniu definit de utilizator, utiliznd reguli de c utare stabilite de acesta. Permit g sirea de valori n liste, tabele i referin e la celule. Exemple: COLUMN, INDEX, MECI, ROW, VLOOKUP

Financial

Date&Time

Mat&Trig

Statistical

Lookup&Reference

-143-

Numele categoriei Database

Text

Logical

Information

Descrierea func iilor Func iile baz de date sunt legate de gestiunea datelor. Ele lucreaz u or cu o serie de celule. De exemplu, pentru a ob ine suma numerelor din celulele care ndeplinesc un criteriu specific tip baz de date, se utilizeaz func ia DSUM. Exemple: DAVERAGE, DCOUNT, DMAX, DMIN Func iile text ac ioneaz n diferite moduri asupra informa iilor de tip text. Exemple: CONCATENATE, LEFT, RIGHT, LEN, LOWER, TRIM, UPPER Func iile logice pun logica boolean la dispozi ie pentru formule, ntorcnd un rezultat de tip TRUE sau FALSE bazat pe diferite texte logice. Exemple: AND, IF, NOT, OR Func iile de informare returneaz informa ii pentru diferite aspecte ale unui registru de calcul. Exemple: COUNTBLANK, ISERROR, ISNUMBER, ISTEXT

nsumare automat Deoarece cea mai comun opera ie dintr-o foaie de calcul este nsumarea valorilor dintr-o list sau un tabel, Microsoft a creat butonul AutoSum. Acesta scrie cu rapiditate o formul care utilizeaz func ia SUM pentru a nsuma valorile din toate celulele referite n formul .

Fig.4.11 nsumare automat

Se selecteaz celula n care va ap rea totalul. Se ac ioneaz butonul AutoSum de pe bara de unelte Standard. Apare SUM(zona ncadrat cu linie punctat ), Fig.4.11. Se introduc adresele celulelor pe care dori i s le nsuma i. Clic pe butonul Enter. Apare suma.

-144-

AutoCalculare Zona AutoCalculare se g se te la cap tul din dreapta al barei de stare i aici se vede imediat rezultatele anumitor func ii. AutoCalculare p streaz func ia stabilit pn la urm toarea schimbare Executa i clic dreapta n zona de calcul automat pentru a afi a un meniu al func iilor i alege i func ia pe care o dori i. Func iile puse la dispozi ie de Excel sunt: Medie: face media valorilor numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-numerice. - Count: num r toate intr rile, indiferent dac sunt numerice, text sau logice; ignor celulele goale. - Count Nums: num r doar valorile numerice; ignor celulele goale i valorile non-numerice. - Max i Min: arat valoarea numeric maxim , respectiv minim , din celulele selectate. - Sum: nsumeaz valorile numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-numerice.

4.5. Formatare
Opera ia de formatare a celulelor se face astfel: Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se deschide fereastra cu numele Format Cells. Din aceast fereastr vom face urm toarele format rii: 1 Formatarea numerelor, Fig.4.12 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: Number. Se stabile te num rul pozi iilor zecimale - Category (Decimal places), formatul numerelor negative (Negative numbers). OK. 2 Formatarea datelor calendaristice, Fig.4.13 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare

-145-

Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: - Category Date. Se alege tipul de afi are a datei calendaristice (Type) OK.

Fig.4.12 Formatarea numerelor

Fig.4.13 Formatarea datelor calendaristice

3 Formatarea valorii monetare, Fig.4.14 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom Cale: Format avea: - Category Currency. Se stabile te num rul de zecimale (Decimal places), tipul de afi are a datei monetare (Symbol). OK. 4 Formatarea valorilor tip procent, Fig.4.15 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: - Category Percentage. Se stabile te num rul cifrelor zecimale (Decimal places), OK.

-146-

Fig.4.14 Formatarea valorilor monetare

Fig.4.15 Formatarea valorilor tip procent

5 Formatarea aspectului exterior al con inutului unei celule/regiuni de celule - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare - Cale: Format Cells se activeaz pagina Font, Fig.4.16 - OK.

Fig.4.16 Formatarea con inutului celulelor

6 Aplicarea unei culori de fundal pentru celule/regiuni de celule - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare - Cale: Format Cells se activeaz pagina Patterns. - OK.

-147-

7 ncadrarea textului ntr-o celul Uneori, se dore te ca textele lungi, introduse ntr-o celul , s fie afi ate n interiorul celulei n mai multe rnduri, f r ca l imea coloanei n care se afl celula s fie modificat . Astfel: - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cells se activeaz pagina Alignment, Fig.4.16. - Cale: Format Se alege caseta de selectare Wrap Text. - OK.

Fig.4.16 ncadrarea textului

Alte format ri care se pot face unei celule/regiuni de celule Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare. - Cale: Format Cells. Se activeaz pagina: - Alignment alinierea con inutului unei celule/regiuni de celule Merge cells mbinarea de celule Orientation modificarea orient rii con inutului unei celule/regiuni de celule - Border ad ugarea bordurilor unei celule/regiuni de celule. - Se d comanda OK.

-148-

4.6. Diagrame
Scopul diagramelor este reprezentarea grafic a datelor numerice. Programul Excel pune la dispozi ia utilizatorului un num r mare de tipuri de diagrame, iar n cadrul fiec rui tip exist un num r nsemnat de subtipuri. 1 Crearea diagramelor de diferite tipuri Reprezentarea datelor sub form grafic se poate face fie pe o foaie de calcul (ca obiect ncorporat ntr-o foaie de calcul), fie pe o foaie distinct (foaia de grafic). Un grafic ncorporat este un obiect dintr-o foaie de lucru, care se salveaz mpreun cu respectiva foaie, atunci cnd este salvat registrul. O foaie de grafic este o foaie dintr-un registru de lucru care con ine doar un grafic, care se salveaz de asemenea atunci cnd este salvat registrul. Acest tip de foaie se comport ca orice foaie de calcul (are etichet n partea inferioar , poate fi redenumit , mutat , copiat etc.) cu diferen a c ea con ine numai graficul. Att graficele ncorporate ct i foile de calcul sunt legate la datele foii de lucru i sunt actualizate atunci cnd datele se modific . Avantajul amplas rii ntr-o foaie de grafic este c m rimea lui poate fi ajustat la dimensiunile ferestrei. Pentru aceasta: - se afi eaz foaia de grafic vizat ; - se selecteaz graficul; - Cale: View Chart Window. nainte de a ncepe propriu-zis crearea unui grafic, trebuie introduse n foaia de calcul datele care se doresc a fi reprezentate. Aceste date pot fi valori numerice introduse direct sau pot constitui rezultatul unor formule.

Fig.4.17 Chart Wizard

Pentru a crea un grafic trebuie parcur i mai mul i pa i: Se selecteaz celulele care con in datele i textul care trebuie s apar n grafic. Se execut clic pe butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente Standard, Fig.4.17 sau, din meniul Insert Chart, Fig.4.18

-149-

Din acest moment se lanseaz n execu ie programul de realizare a graficelor care v va ghida pas cu pas, cernd treptat informa iile de care este nevoie pentru a crea graficul. La fiecare pas, pe bara de titlu a ferestrei aplica iei Chart Wizard se poate observa pasul la care s-a ajuns i numele lui (sau opera iile ce se pot realiza n cadrul lui). n primul pas (Selectarea tipului de diagram ) se poate alege un tip de grafic (se selecteaz din caseta derulant Chart type), Fig.4.18. n pasul doi (Selectarea sursei de date pentru diagram ) trebuie furnizate informa ii suplimentare referitoare la datele de reprezentat (Data Range, Series in, etc.), Fig.4.19.

Fig.4.18 Pasul 1 -

Fig.4.19 Pasul 2

La pasul al treilea (Alegerea op iunilor de diagram ) se poate realiza finisarea aspectului graficului. n paginile acestei casete de dialog sunt grupate n acest sens controalele pentru introducerea sau selectarea op iunilor privind titlurile (Titles), axele (Axes), liniile de gril (Gridlines), legende (Legend), etichetele de date (Data Label), vizualizarea datelor alese ntr-un tabel ata at graficului (Data Tabel), Fig.4.20. La pasul al patrulea se selecteaz loca ia diagramei. Astfel, dac se alege: - As new sheet diagrama generat va fi plasat pe o foaie separat de calcul - As object in diagrama va fi nl n uit la foaia de calcul care con ine datele diagramei.

-150-

Pentru generarea diagramei se va ac iona butonul de comand Finish,Fig.4.21.

Fig4.20 Pasul 3

Fig4.21 Pasul 4

2 Modificarea valorilor Valorile dintr-un grafic sunt legate la foaia de lucru n care au fost introduse datele. Graficul este actualizat cnd modifica i datele n foaia de lucru, trebuind doar s : - deschide i foaia de lucru care con ine datele reprezentate grafic; - n celula care con ine valoarea ce dori i s o modifica i tasta i noua valoarea; - ap sa i Enter. 3 Redimensionarea, mutarea/copierea i tergerea unei diagrame a)Dimensionarea graficelor Pentru a redimensiona o diagram , selecta i-o prin plasarea mouseului peste ea i executarea unui clic. De-a lungul perimetrului diagramei apar mici p trate negre denumite ghidaje de dimensionare. Plasa i

-151-

indicatorul mouse-ului peste unul din aceste ghidaje. n clipa n care indicatorul mouse-ului se transform ntr-o s geat dubl de culoare neagr , trage i spre exterior pentru a m ri diagrama sau spre interior pentru a o mic ora. n timpul redimension rii, programul Excel afi eaz un chenar punctat ca indica ie a dimensiunii finale a diagramei. Tragerea unui ghidaj de col duce la dimensionarea simultan a n l imii i l imii. b)Copierea i mutarea diagramelor Pute i deplasa o diagram n cadrul foii n care se afl sau o pute i muta sau copia ntre foaie de calcul sau registrele de calcul. Se pot folosi mai multe metode, astfel: - 1. Muta i diagrama dintr-un loc n altul cu o opera ie rapid de t iere (Cut) i lipire (Paste). Selecta i diagrama i plasa i-o n Office Clipboard, pozi iona i indicatorul de celul n noua loca ie din foaia de calcul i lipi i diagrama n acel loc. - 2. Pentru a trage altundeva diagrama pe foaia curent , selecta i-o astfel nct s devin vizibile ghidajele. Apoi executa i clic undeva n zona diagramei (nu executa i clic pe titluri, axe .a.m.d.) i a tepta i ca indicatorul mouse-ului s se transforme n s geat tipic de selec ie. Trage i i plasa i diagrama n noua pozi ie. - 3. Pentru a muta diagrama pe o alt foaie de calcul sau pe o foaie de diagram separat , selecta i-o i alege i Chart Location pentru a deschide caseta de dialog Chart Location. Stabili i dac vre i s plasa i diagrama pe o foaie separat , (As new sheet) sau, ca un obiect n alt foaie de calcul din registrul curent, (As object in), Fig.4.22.

Fig.4.22 Copierea/mutarea diagramelor

Binen eles c n loc de comenzile meniului Edit pute i folosi butoanele din bara de instrumente Standard.

-152-

c) tergerea Eliminarea unui grafic se poate face prin mai multe metode, astfel: 1. Se va selecta graficul care se dore te ters Se ac ioneaz tasta Delete. 2. Se ac ioneaz tasta Clear din meniul contextual (clic dreapta pe mouse). 3. Cale: Edit Clear All.

4.7. Tip rirea n Excel

Spre deosebire de documentele Word care, de regul , sunt concepute pentru a nc pea pe hrtii de diferite dimensiuni, foile de lucru din programul Excel reprezint medii cu limite variabile, care se ntind n orice direc ie. De aceea naintea nceperii tip ririi trebuie analizat ceea ce se dore te a se tip ri i cum s apar , ca i aspect. Excel ofer posibilitatea tip ririi unei anumite foi de calcul, a tuturor celor existente ntr-un fi ier sau doar a unei zone de celule. De asemenea, se poate opta pentru afi area/ascunderea anumitor elemente, cum ar fi liniile de gril , etichetele de foi, antete/subsoluri (ce pot include sau nu numere de pagin ), repetarea anumitor linii/coloane pe mai multe pagini etc.

4.7.1. Tip rirea unei foi de calcul

Tip rirea unei foi de calcul poate fi la fel de simpl ca ap sarea pe un buton sau mult mai complex , n func ie de ceea ce dori i s tip ri i i de gradul de control pe care dori i s -l ave i asupra con inutului i aspectului foii tip rite. Programul Excel v pune la dispozi ie instrumente pentru ambele metode, pe care le ve i apela, n principal, din caseta de dialog Print. Pentru tip rirea propriu-zis (dup ce a i configurat diferite elemente ale foii de calcul) folosi i una din urm toarele variante: - Cale: File Print. - Page Setup Print - n modul de vizualizare Print Preview se ac ioneaz butonul Print. - Tasta i concomitent CTRL+P. Indiferent de varianta aleas pe ecran apare caseta de dialog Imprimare, vezi figura...

-153-

4.7.2. Ajust ri preliminare tip ririi

Pentru a vedea ce ar urma s se tip reasc pn n acest moment, alege i: - Cale: File Print Preview, sau - executa i clic pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard, Fig.4.23. - se poate observa c locul barei de meniu i a barelor de instrumente este luat de o bar ce con ine butoane specifice acestui mod de vizualizare.

Fig.4.23 Bara de instrumente

Buton Next/Previous Zoom Print Setup Margins

Page Preview

Close Help

Efect Vizualizeaz pagina urm toare/precedent M re te/mic oreaz pagina Afi eaz caseta de dialog Print Afi eaz caseta de dialog Page Setup Afi eaz /ascunde ghidajele l imii marginilor i coloanelor. Pe foaia de calcul exist dou seturi de margini setul interior este pentru con inutul foii de calcul, iar setul exterior stabile te distan a ntre antet sau subsol i marginea hrtiei. Break Trece n modul de vizualizare Print Preview, respectiv comut n modul de vizualizare Normal. Aceste butoane sunt afi ate alternativ dac au fost ac ionate. Ele sunt active numai pentru foi de calcul (diagramele nu pot fi vizualizate astfel). Revine n modul de vizualizare anterior trecerii n Print Preview Apeleaz programul de ajutor al aplica iei Excel

4.7.3. Utilizarea modului Page Break Preview (vizualizare Sfr it de pagin )

Pe m sur ce se acumuleaz date n foaia de calcul, acestea pot dep i dimensiunea unei singure pagini. Spa iul disponibil pe o pagin este determinat de dimensiunile foii de hrtie i marginile stabilite pentru

-154-

respectiva pagin . Dac se dore te imprimarea unei zone care dep e te o pagin , este bine ca nainte de a trece la tip rire s se verifice modul n care este mp r it zona de tip rit. Trecerea n acest mod de vizualizare se poate face astfel: Cale: View Page Break Preview Cale: Print Preview se ac ioneaz butonul Page Break Preview n ambele cazuri apare o caset de dialog de informare. ntreruperile de pagin vor ap rea pe ecran ca linii albastre, orizontale i verticale. Inserarea sfr iturilor de pagin , Fig.4.24, se face astfel: - a) sfr it de pagin vertical: - se selecteaz coloana naintea c reia se dore te ntreruperea paginii; - Cale: Insert Page Break - b) sfr it de pagin orizontal: - se selecteaz rndul deasupra c ruia se dore te ntreruperea paginii; - Cale: Insert Page Break

Fig.4.24 Marcarea sfr itului de pagin

4.7.4. Configurarea paginii

Pentru ca ceea ce se tip re te s fie ceea ce se dore te, este important ca suportul de tip rire (hrtie, plicuri, folii transparente etc.) s fie stabilit corespunz tor. Aceste set ri sunt cuprinse n: - Cale: File Page Setup - Cale: Print Preview Setup 1 Introducerea Header/Footer, Fig.4.25 Pentru a defini un antet/subsol pentru o foaie de calcul se procedeaz astfel:

-155-

Cale: File Header/Footer Header/Custom Footer Ap sa i butonul OK

se execut clic pe butonul Custom

Fig.4.25 Header/Footer

2 n fila Foaie se pot configura, Fig.4.26: Tip rirea unei anumite zone, Print area. Repetarea unor rnduri i coloane, Print titles Tip rirea liniilor de gril , a etichetelor i a comentariilor Print Ordinea tip ririi paginilor, Page order atunci cnd nu ncap pe o pagin : - de sus n jos i continu spre dreapta - de la stnga la dreapta, apoi n jos

Fig.4.26 Fila Sheet

-156-

4.7.5. Specificarea unei anumite zone de tip rit

Pentru tip rirea doar a unei anumite zone a foii de calcul exist dou posibilit i: - Cale: File Print Area Set Print Area, Fig.4.27. - Fixarea zonei de imprimat din fereastra de dialog Page Setup descris anterior, (n figur , zona selectat cu chenar va fi tip rit ) Ori de cte ori reproiecta i o foaie de lucru (prin ad ugarea sau eliminarea de date) nu uita i s verifica i din nou zona de tip rire.

Fig.4.27 Zona marcat pentru tip rire

4.7.6.Configurarea tip ririi graficelor

Asemenea foilor de calcul i graficele necesit cteva ajust ri preliminare tip rii lor. De altfel, multe dintre acestea se reg sesc printre cele deja prezentate, doar c nainte trebuie selectat graficul respectiv. 1. Graficul nu este plasat ntr-o foaie de grafic proprie Indiferent de varianta de redimensionare aleas , el trebuie selectat n prealabil. Pentru dimensionarea graficelor se procedeaz astfel: Se activeaz foaia de grafic sau se selecteaz graficul dorit. Cale: File Page Setup. Caseta de dialog se modific pu in fa de cea care apare atunci cnd este selectat o foaie de calcul. Una din modific ri este aceea c n loc de pagina Sheet apare pagina Chart, Fig.4.28.1. - Din pagina Chart se alege varianta potrivit

-157-

Fig.4.28.1 Tip rirea graficelor

2 Graficul de listat este unul ncorporat pe o foaie (nu este pe o foaie special destinat lui), dimensionarea lui poate fi f cut asemenea oric rui obiect inserat ntr-o foaie de calcul RE INE I! Pe o aceea i pagin nu pot fi tip rite mai multe foi de grafic. Dac se dore te totu i tip rirea mai multor grafice pe o singur pagin , este necesar ca ele s fie create ca i obiecte ncorporate n foaie. nainte de tip rire, ele se vor redimensiona pe foaia din care fac parte. Dac foaia de calcul de tip rit con ine i date i grafic, se poate opta pentru:

Fig.4.28.2 Tip rirea graficelor

a) tip rirea foii de calcul i a graficului ncorporat se procedeaz ca i pentru tip rirea unei foi de calcul. b) tip rirea doar a datelor din foaie f r grafic. Se urmeaz pa ii:

-158-

Se selecteaz caseta de dialog Format Chart Area aferent graficului care nu se dore te a fi imprimat mpreun cu datele, fie prin clic dreapta i alegerea comenzii din meniul contextual fie prin intermediul meniului Format. - Se afi eaz pagina Properties a casetei de dialog, Fig.4.28.2. Se invalideaz caseta Print object i se ac ioneaz butonul OK. c) tip rirea doar a graficului ncorporat. Se selecteaz graficul de tip rit, apoi se fac ajust rile prezentate n paragraful Configurarea tip ririi graficelor anterior n acest capitol.

5. Prezent ri
5.1. Utilizarea aplica iei PowerPoint
Programul PowerPoint este un editor prin care se pot crea prezent ri. O prezentare este compus dintr-un ir de slide-uri (folii sau diapozitive). Ele pot con ine texte, imagini, diagrame i alte obiecte. Pe baza acestui ir de slide-uri prezentatorul poate sus ine o prelegere pentru un auditoriu, expunerea f cndu-se de obicei pe monitorul calculatorului, dar este posibil transformarea prezent rii i n folii transparente pentru retroproiector. Este posibil i imprimarea prezent rii, crearea paginilor de note pentru prezentator precum i a copiilor pentru auditoriu. Slide-urile pot fi nso ite i de efecte speciale (de tranzi ie, de anima ie).

5.1.1. Lansarea n execu ie a programului

Pentru a lansa n execu ie programul se parcurg urm torii pa i: Cale: Start Programs Microsoft PowerPoint. Se afi eaz desktop-ul programului PowerPoint.

Fereastra PowerPoint, Fig.5.1. 1. Tabul Outline (schi a) da i clic pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea textului prezent rii n forma schi at n acest panou 2. Tabul Slides (diapozitive) da i clic pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea pictogramelor diapozitivelor n acest panou 3. Bara de titlu - aceasta afi eaz numele prezent rii; trage i bara de titlu pentru a muta fereastra 4. Bara de meniuri da i clic pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula meniul respectiv 5. Bara de instrumente Standard aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru comenzi de administrare a fi ierelor, editare si verificare ortografic 6. Bara de instrumente Formatting aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru formatarea textului

-160-

7. Marcajul de rezervare da i clic sau dublu clic pe un marcaj de rezervare pentru a ad uga un element la un diapozitiv 8. Butonul Normal View (vizualizare normala) da i clic pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea normal 9. Butonul Slide Sorter View (vizualizare sortare diapozitive) da i clic pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea Slide Sorter, care prezint imaginile miniaturale ale diapozitivelor dispuse ntr-o gril 10. Butonul Slide Show da i clic pe acest buton pentru a vedea diapozitivele prezent rii succesiv, ca ntr-o diaporam 11. Bara de instrumente Drawing aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru ad ugarea de obiecte grafice la diapozitive 12. Bara de stare Aceast bar prezint num rul diapozitivului curent 13. Panoul de sarcini ofer acces rapid la alte prezent ri, designuri, machete i tranzi ii, la clipboard, la op iuni de c utare si de inserare a clip art-urilor 14. Asistentul Office da i clic pe asistentul Office pentru a ob ine asisten online sau offline

Fig.5.1 Fereastra PowerPoint

-161-

5.1.2. Opera ii cu prezent ri

1 Deschiderea unei prezent ri salvate anterior Pentru a deschide o prezentare salvat anterior: Cale: File Open OK 2 Salvarea unei prezent ri Pentru a salva o prezentare: Cale: File Save As (la prima salvare) Se va specifica unitatea, numele prezent rii i tipul de salvare (extensia implicit va fi .ppt) Se va ac iona butonul Save Prezent rile pot fi salvate i n alte formate: - Design Template ( ablon de prezentare) .POT - Power Point Show (expunere) .PPS - Outline/RFT .RFT - TIFF Tage Image File Format TIF - Pagin Web. 3 Comutarea ntre prezent rile deschise simultan Programul PowerPoint permite deschiderea simultan a mai multor prezent ri. n acest caz, n memorie sunt nc rcate informa iile corespunz toare mai multor prezent ri, iar pe bara de task-uri vor ap rea mai multe simboluri grafice aferente prezent rilor respective. Simbolul grafic al prezent rii active este n stare ap sat . Trecerea de la o prezentare la alta se realizeaz prin efectuarea unui clic pe simbolul grafic al prezent rii dorite. 4 nchiderea unei prezent ri/p r sirea programului Prezentarea activ poate fi nchis astfel: Cale: File Close. Dac n prezentare exist modific ri nesalvate, atunci se afi eaz o fereastr de informa ii i se poate cere salvarea lor. Programul PowerPoint poate fi nchis astfel: Cale: File Exit Sau printr-un clic pe butonul din dreapta sus al ecranului.

-162-

5.2. Crearea unei noi prezent ri

n panoul de sarcini New Presentation, aplica ia PowerPoint ofer cteva op iuni pe care le pute i utiliza pentru a ncepe crearea unei prezent ri. Pentru a crea o noua prezentare goal , Fig.5.2: - Da i clic pe butonul New aflat pe butonul de instrumente Standard, sau - Cale: File New se d clic pe comanda Blank Prezentation. Pentru a crea o prezentare nou , bazat pe una existent : - n panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe From Existing Presentation - Da i clic pe New From Existing Presentation, g si i prezentarea - Da i clic pe Create New.

Fig.5.2 O nou prezentare

5.2.1. Utilizarea ablonului pentru design

abloanele pot oferi designul grafic i schema de culori a unei prezent ri ( ablon pentru design) sau poate sugera un con inut i o structur , utiliznd un set de slide-uri al c ror text l edita i. Pentru a crea o prezentare cu un ablon pentru design: - Cale: File New sau ap sa i Ctrl+N - n panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe From Design Template pentru a alege din panoul de sarcini Slide Design - Selecta i un ablon i alege i o op iune din lista autoderulant de abloane pentru design. Se deschide o prezentare nou n vizualizarea Normal n designul selectat; ea con ine un slide.

-163-

Alege i o machet din panoul de sarcini Slide Layout.

abloanele pentru design nu ofer sugestii asupra con inutului sau organiz rii; pute i ad uga oricte slide-uri dori i, con innd orice combina ii de elemente. Pute i modifica aspectul unei prezent ri n orice moment, alegnd pentru design din panoul de sarcini Slide Design.

5.2.2. Folosirea de asisten

AutoContent

Utilitarul de asisten AutoContent ofer posibilitatea de alegere ntre diverse mostre de structuri de prezentare, apoi va readuce n vizualizarea Normal, unde pute i nlocui testul mostr pus la dispozi ie de aplica ie cu propriul dumneavoastr text. Pentru a crea o prezentare folosind utilitarul de asisten AutoContent, Fig.5.3:

Fig. 5.3 Asistentul AutoContent

Cale: File New n panoul de sarcini New Presentation, selecta i From AutoContent Wizard n prima pagina a utilitarului de asisten AutoContent, da i clic pe butonul Next n pagina tipului de prezentare, da i clic pe un buton pentru tip, derula i pentru a selecta un tip de prezentare, apoi da i clic pe butonul Next

-164-

n pagina de ie ire, da i clic pe tipul de ie ire pe care-l ve i crea, apoi da i clic pe butonul Next n pagina pentru titlu i nota de subsol, introduce i informa ii pentru slide-ul titlu, apoi da i clic pe butonul Next Da i clic pe butonul Finish.

Fiecare structur de prezentare AutoContent genereaz o prezentare cu aspect predefinit. Pute i modifica ulterior aspectul, alegnd un alt ablon pentru design.

5.2.3.Utilizarea ablonului pentru prezentare

Dac dori i sugestii referitoare la con inutul prezent rii dumneavoastr i la felul n care ar putea fi organizat , aplica ia PowerPoint v pune la dispozi ie o serie de abloane pentru con inut, care ofer mostre de slide-uri cu text i diagrame.

Fig.5.4 Prezentare ablon

Pentru a crea o prezentare cu un ablon pentru prezentare, Fig.5.4: Cale: File New n panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe General Templates, pentru a alege din caseta de dialog Templates - Din tabul Presentation al casetei de dialog Templates selecta i o prezentare - Da i clic pe OK. Inspira i-v din con inutul propus. Este mai simplu s modifica i con inutul i s rearanja i slide-urile folosind panoul Outline. -

-165-

5.2.4. Crearea unui album foto

Pentru a va grupa fotografiile favorite n scopul vizion rii, crea i un album foto. Pentru a crea un album foto, Fig.5.5: - Cale: Insert Picture New Photo Album - n caseta de dialog Photo Album, insera i imagini, dnd clic pe butonul File/Desk sau Scanner/Camera n func ie de surs n zona Album Layout a casetei de dialog, selecta i o machet pentru imagine i o form de cadru Pute i ad uga text la orice diapozitiv, dnd clic pe New Text Box din caseta de dialog Photo Album i apoi introducnd textul, dup ce albumul este complet. Pentru a rearanja ordinea imaginilor n albumul foto, selecta i o imagine n caseta de dialog Photo Album i da i clic pe butoanele cu s geat ascendent sau descendent de sub lista Pictures in Album. - Da i clic pe butonul Create.

Fig. 5.5 Creare album foto

5.3. Schimbarea vizualiz rilor unei prezent ri

Fiecare prezentare nou se deschide n vizualizarea Normal, care combin structura sau pictogramele slide-urilor prezent rii cu imaginea slide-ului curent i ofer n acela i timp acces rapid la notele de text, Fig.5.6.

-166-

PowerPoint v pune la dispozi ie patru ecrane pentru a v putea construi prezentarea. Pute i s selecta i tipul de vizualizare prin ap sarea butoanelor din col ul din stnga jos:

Fig. 5.6 Vizualiz ri

Normal View ( vedere normal ): Acest ecran este mp r it n trei sec iuni i anume n stnga este rezumatul prezent rii, n dreapta filmul prezent rii i jos nota ii. - Slide View: Aceast vedere dispune toate imaginile pe ecran i este folositoare pentru c permite ad ugarea de imagini, tipuri de format i stiluri de background (fundal). - Outline View: Dispune ferestrele mici n stnga i este recomandat pentru editarea textelor. - Slide Sorter View: afi eaz imagini miniaturale ale diapozitivelor, astfel nct s le pute i reorganiza i s modifica i aspectul general al prezent rii. n aceast vizualizare pute i ad uga i edita efectele de tranzi ie pentru prezentarea de diapozitive. Pentru a vedea toat prezentarea de la un cap t la altul ap sa i pe butonul Slide Show.

5.3.1. Ad ugarea de slide-uri

Pute i ad uga un slide oricnd n decursul cre rii unei prezent ri. Pentru a ad uga un diapozitiv: - 1. Da i clic pe butonul New Slide (slide nou) aflat pe bara de instrumente Formatting - Pentru a modifica macheta slide-ului, selecta i o machet de slide n panoul de sarcini Slide Layout - 2. De asemenea, din meniul Insert pute i alege comanda New Slide.

-167-

5.3.2. Comutarea la panoul Outline

Chiar dac a i creat deja o prezentare complet n vizualizarea Slides, pute i comuta temporar panoul Outline, pentru a v concentra asupra textului. Pentru a comuta la panoul Outline da i clic n tabul Outline n vizualizarea Normal. Dac taburile nu sunt vizibile n vizualizarea Normal, alege i: - Cale: View Normal, pentru a le vedea din nou. 1 Introducerea textului n panoul Outline, pute i introduce text cu mare u urin . Pentru a introduce text: - Scrie i titlul unui slide lng pictograma slide-ului i ap sa i tasta Enter - Scrie i titlul urm torului slide i ap sa i tasta Enter - Scrie i alte elemente de text cu marcaje de list , ap snd dup fiecare tasta Enter - Continua i ca mai sus pentru a crea diapozitive noi sau pentru a ad uga elemente de text cu marcaje de list la slide-ul curent. Alte metode de ad ugare de text puse la dispozi ie de aplica ia PowerPoint - folosind zonele din slide n care apare inscrip ia Click to add text sau Click to add title - folosind casetele text. Prin caset text se n elege o zon , n care poate fi tastat un text. Pentru a crea o caset text se va proceda astfel: Cale: Insert Text Box Se efectueaz un clic pe loca ia din slide n care se va depune un vrf al casetei text; cu butonul stnga ap sat, se deplaseaz mouseul pentru a desemna l imea casetei. n momentul eliber rii butonului, n slide-ul actual se va insera o caset text cu n l imea de un rnd. Se tasteaz textul, iar dac acesta va ajunge la marginea din dreapta a casetei, acesta va trece automat pe rndul urm tor. Pentru a ncepe un nou paragraf se va tasta Enter. Dup ce s-a tastat textul dorit, se va efectua un clic n exteriorul casetei, sau se va ap sa tasta Esc (pentru a deselecta cutia de text).

-168-

a) Antet i subsol Slide-urile pot include regiuni n care se pot afi a urm toarele informa ii: data calendaristic , num rul ata at slide-ului actual i zona rezervat subsolului. De asemenea, slide-urile pot include i o zon rezervat antetului. Pentru specificarea acestor informa ii parcurgem: - Cale: View Header and Footer. Fereastra afi at se compune din dou file, Fig.5.7: Zona pentru slide-uri Date and time slide-ul va con ine data calendaristic ; Slide number slide-ul va con ine un num r curent Footer zona rezervat subsolului Dont show on title slide subsolul nu este afi at pe slide-ul tip titlu - Apply to All configur rile vor fi aplicate ntregii reprezent ri, sau doar slide-ului curent (Apply) Zona pentru slide-urile imprimate Fereastra de dialog referitoare la gestiunea antetelor i subsolurilor poate fi afi at : - Cale: Insert Slide Number/Date and Time

Fig. 5.7 Antete/subsoluri

b) Formatarea textului Pute i modifica formatarea textului, utiliznd instrumentele aflate pe bara de instrumente Formatting. Pentru a afi a modific rile n panoul

-169-

Outline, da i clic pe butonul Show Formatting (afi area format rii) aflat pe bara de instrumente Standard sau pe Outlining. 1. Pentru realizarea format rii: Se selecteaz textul care va fi formatat Cale: Format Font. Se afi eaz fereastra de dialog. Se selecteaz op iunile de formatare dorite Se d comanda OK. 2. Modificarea alinierii liniilor unui paragraf, Fig.5.8 Se selecteaz paragraful Cale:Format Alignment Se alege comanda dorit .

3. Modificarea spa ierii ntre liniile unui paragraf, Fig.5.9: Se selecteaz paragraful Cale: Format Line Spacing Se introduce dimensiunile dorite.

Fig. 5.8 Alinierea paragrafului

c) n scopul de a utiliza o schi pentru slide-uri creat n aplica ia Microsoft Word, - Cale: Insert Slides form Outline i r sfoi i pn ajunge i la documentul Word. Orice modific ri de formatare a textului pe care le efectua i sunt p strate dac schimba i designul general al unei prezent ri, prin alegerea altui ablon. Pentru a modifica uniform textul din toate diapozitivele, trage i cu mouse-ul pentru a selecta textul n panoul Outline. Pute i utiliza instrumentul Format Painter, pentru a copia formatarea textului din alte diapozitive.

Fig.5.9 Spa ierea

-170-

2 nlocuirea textului existent Dac dori i s crea i o prezentare folosind utilitarul de asisten AutoContent sau o prezentare mostr , va trebui s nlocui i textul mostr cu textul dumneavoastr . - Pentru a nlocui textul da i clic pe un marcaj de list pentru a selecta un rnd cu marcaj de list sau da i triplu-clic oriunde pe un rnd de text cu marcaj de list . Apoi introduce i textul nlocuitor. - Da i clic pe pictograma unui diapozitiv pentru a selecta tot textul din diapozitiv. Dup aceea, introduce i textul nlocuitor i titlul diapozitivului. 3 Reorganizarea diapozitivelor Pute i reorganiza diapozitivele n panoul Outline, tr gndu-le cu mouse-ul i utiliznd butoanele aflate pe bara de instrumente Outlining. Pentru a muta un diapozitiv: - Da i clic pe pictograma unui diapozitiv - Trage i pictograma n sus sau n jos, sau da i clic pe butoanele Move Up i Move Down (mutare n sus i mutare n jos) aflate pe bara de instrumente Outlining - Elibera i butonul mouse-ului pentru a plasa slide-ul n noua sa loca ie Puteti da clic pe marcajul de list de la nceputul unui element de text i apoi s da i clic pe butoanele Move Up sau Move Down, pentru a deplasa un singur rnd sau un singur slide. 4 Afi area exclusiv a titlului Temporar, pute i afi a numai titlurile slide-urilor, pentru a lucra cu structura de ansamblu a prezent rii, ignornd detaliile. Pentru a afi a numai titlurile slide-urilor: - Selecta i slide-urile ale c ror detalii dori i s le ascunde i - Da i clic pe butonul Collapse, aflat pe bara de instrumente Outlining 5 Inserarea i tergerea slide-urilor Pe m sur ce crea i schi area unei prezent ri, pute i insera i terge slide-uri, dup necesitate. Pentru a insera un slide: - Da i clic la sfr itul ultimului rnd dintr-un slide - Alege i butonul New Slide aflat pe bara de instrumente Formatting

-171-

Pentru a terge un slide: Da i clic pe pictograma unui slide pentru a-l selecta Ap sa i tasta Delete pentru a terge slide-ul.

6 Crearea unui slide text n loc s utiliza i panoul Outline n vizualizarea Normal pentru a introduce text slide-urilor, pute i folosi panoul Slides, care m re te singurul panou cu slide-uri din vizualizarea Normal. Pentru a crea un diapozitiv text din bara de instrumente Formatting, alege i butonul New Slide. Slide-ul apare n singurul panou de slide, ca i n panoul Slides. Este inserat n fa a slide-ului pe care l-a i selectat. Dac este necesar, utiliza i panoul de sarcini Slide Layout pentru a modifica macheta noului diapozitiv. a) Completarea marcajelor de rezervare pentru text Aplica ia PowerPoint v reaminte te s completa i marcajele de rezervare, cerndu-v textul nlocuitor. Pentru a completa marcajele de rezervare pentru text: - Da i clic pe un marcaj de rezervare Click to add title sau Click to add Text - Scrie i textul nlocuitor - Da i clic pe urm torul marcaj de rezervare i scrie i textul nlocuitor. - Dup ce a i terminat de scris textul ntr-un marcaj de rezervare, ap sa i Ctrl+Enter pentru a trece la urm torul marcaj. - Dup ce a i terminat de scris textul n ultimul marcaj de rezervare aflat n pagin , pute i ap sa Ctrl+ Enter pentru a ad uga un slide nou cu macheta curent . b) Selectarea blocurilor de text Selectarea caracterelor, cuvintelor sau paragrafelor dintr-un bloc de text n vederea mut rii sau format rii este similar cu selectarea lor intrun document Word. Dac ns dori i s muta i sau s formata i un ntreg bloc de text, aplica ia PowerPoint v u ureaz sarcina select rii ntregului bloc. Pentru a selecta un bloc de text: da i clic oriunde ntr-un bloc de text i apoi apar reperele de manevrare.

-172-

Da i clic n interiorul unui bloc de text selectat pentru a selecta textul din interiorul blocurilor. Pentru a selecta un element cu marcaj de list dintr-un bloc de text: da i clic pe marcajul de list .

c) Mutare i redimensionarea blocurilor de text Pute i utiliza bordurile unui bloc de text pentru a-l muta sau redimensiona. Pentru a muta un bloc de text: - Pozi iona i cursorul mouse-ului pe bordura din jurul unui bloc de text selectat - Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i mouse-ul - Elibera i butonul mouse-ului cnd blocul de text ajunge n pozi ia dorit Pentru a redimensiona un bloc de text: - Pozi iona i cursorul mouse-ului pe un reper de manevrare - Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i cursorul - Elibera i butonul mouse-ului cnd blocul de text redimensionat.

este

Textul din interiorul unui bloc de text se rencadreaz pentru a se potrivi n interiorul noii dimensiuni a blocului. Men ine i ap sat tasta Ctrl n timp ce redimensiona i un bloc de text in jurul centrului s u. d) Formatarea textului Pute i formata cuvinte selectate sau tot textul dintr-un bloc de text. Pentru a formata un text dorit ve i proceda ca n cazul introducerii textului, parte prezentat mai sus. e) Rearanjarea textului dintr-un bloc Pute i muta elementele n interiorul unui bloc de text, avansndu-le sau retrogradndu-le n ierarhie. Pentru a rearanja textul dintr-un bloc: - Da i clic pe un element de text cu marcaj de list - Da i clic pe butoanele Move Up, Move Down, Promote sau Demote aflate pe bara de instrumente Outlining, pentru a deplasa elementul de text n sus, n jos, la stnga sau la dreapta

-173-

Atunci cnd deplasa i un element de text spre stnga sau dreapta, l muta i la alt nivel. Fiecare nivel poate s aib alt format prestabilit de text i alt stil de marcaje de list . Atunci cnd muta i un element de text spre dreapta cu un nivel, acesta apare cu indentare, retras sub elementul anterior de text. Pute i pur i simplu s trage i un element n sus ori n jos, pentru ai schimba pozi ia. f) Mutarea i copierea textului Pute i muta i copia elementele dintr-un diapozitiv n altul, utiliznd clipboardul. Pentru a muta sau a copia textul: - Selecta i textul - Ap sa i Ctrl+X (Cut) pentru a terge textul i a-l plasa n clipboard sau ap sa i Ctrl+C (Copy) pentru a copia textul i a-l plasa n clipboard - Da i clic pe destina ie i apoi, din panoul de sarcini Clipboard, alege i op iunea Paste - Alege i ceea ce dori i din lista Formatting Options. Ap sa i Ctrl+C de doua ori pentru a afi a clipboardul sau selecta i Clipboard din lista autoderulant Task Panel. Dac nu da i clic ntr-un diapozitiv nainte de a selecta Paste, aplica ia PowerPoint lipe te textul ca AutoShape. 7 Crearea unei diagrame Pute i ncepe un diapozitiv nou sau pute i insera o diagram ntr-un diapozitiv existent. Pentru a crea o diagram exist urm toarele metode, Fig.5.10:

Fig. 5.10 Crearea de diagrame

1. Din bara de instrumente Formatting, alege i butonul New Slide, - Cale: Format Slide Layout. Din bara de activitate se alege ablonul cu simbolul grafic dorit. - Da i clic pe pictograma Insert Chart (inserare diagram ), aflat n marcajul de rezervare pentru con inut.

-174-

2. Cale: Insert

Chart

a) nlocuirea datelor mostr ntr-o foaie de date Fiecare diagram ncepe cu acelea i marcaje de rezervare pentru datele mostr . n func ie de necesit i, pute i extinde rndurile i coloanele. Pentru a nlocui datele mostr , Fig.5.11: Da i clic pe orice celul din grila de tip Excel i scrie i peste con inutul ei Ap sa i tasta Enter dup ce a i scris fiecare titlu sau num r nou. Dac selecta i un domeniu, cnd celula-cursor ajunge la ultima celula a unei coloane va s ri automat la prima celul a urm toarei coloane.

Fig. 5.11 Diagram

Pentru a copia date ntr-o foaie de calcul tabelar Excel, copia i pur i simplu, domeniul de date i lipi i-l n foaia de date. Vizualizarea foii de date: Da i clic pe butonul View Datasheet (vizualizarea foii de date) aflat pe bara de instrumente Graph Standard, pentru a comuta afi area foii de date. Pentru a exclude un rnd sau o coloan de date din diagram , da i dublu-clic pe butonul rndului sau al coloanei. b) Modificarea tipului diagramei Se efectueaz un clic pe diagram

-175-

Cale: Chart Chart Type. Se afi eaz fereastra de dialog specializat n selectarea tipului diagramei. Se alege diagrama dorit . Se d comanda OK. Se actualizeaz diagrama cu noul tip ales.

8 Crearea unei organigrame Aplica ia PowerPoint include un utilitar special, numit Microsoft Organization Chart, care va ajuta s crea i organigrame. Pentru a crea o organigram exist mai multe metode, Fig.5.12: - 1. Alege i butonul New Slide, aflat pe bara de instrumente Formatting - In panoul de sarcini Slide Layout, alege i macheta Diagram - n noul diapozitiv, da i dublu-clic pe marcajul de rezervare Diagram - n caseta de dialog Diagram Gallery, alege i pictograma Organization Chart - Da i clic pe OK

Fig. 5.12 Crearea organigramei

2. Din meniul Insert, alege i comanda Diagram pentru a plasa o organigram ntr-un diapozitiv existent. Bara de instrumente Organization Chart apare automat atunci cnd selecta i o organigram pentru editare. a) Introducerea numelor i titlurilor Setul prestabilit de patru casete con ine marcaje de rezervare. Pe m sur ce ad uga i informa ii, marcajele de rezervare dispar.

-176-

Pentru a introduce nume i titluri: n caseta din partea de sus a ierarhiei, scrie i numele efului ierarhiei Ap sa i tasta Enter pentru a trece la urm torul rnd din aceia i caset i introduce i alte informa ii, cum ar fi, de exemplu, denumirea titlului.

b) Ad ugarea de membrii, Fig.5.13 Structura ini ial a organigramei con ine doar patru membrii: un manager i trei subordona i. Pentru a construi o structura mai complet , va trebui s ad uga i al i membrii. Pentru a ad uga un subordonat:

Fig. 5.13 Ad ugarea unui subordonat

Selecta i o caset care necesit un subordonat n bara de instrumente Organization Chart, da i clic pe lista autoderulant Insert Shape i alege i op iunea Subordinate

Pentru a ad uga un colaborator sau asistent: Selecta i o caset care necesit un colaborator sau asistent n bara de instrumente Orgranization Chart, da i clic pe lista autoderulant Insert Shape i alege i op iunea Coworker sau Assistant Pentru a ad uga rapid subordona i, da i clic pe butonul Insert Shape f r s selecta i din list . c) Formatarea casetelor, textului i liniilor

-177-

Pute i formata casetele, textul din interiorul lor i liniile ce le leag . Pentru a formata una sau mai multe casete: - Da i clic pe o singur caset sau trasa i un dreptunghi de selectare care cuprinde mai multe casete - Utiliza i bara de instrumente Formatting pentru a aduce modific ri textului din casetele selectate - Din meniul Format, alege i comanda AutoShape pentru a aduce modific ri casetelor selectate n caseta de dialog Format AutoShape - Da i clic pe OK cnd a i terminat. Pentru a modifica formatul: n bara de instrumente Organization Chart, da i clic pe butonul AutoFormat - n caseta de dialog Organization Chart Style Gallery, alege i o op iune Da i clic pe OK cnd a i terminat.

9 Crearea unui tabel Pentru a ad uga un tabel unei prezent ri l pute i insera ntr-un slide existent sau pute i crea un slide nou, utiliznd o machet de tabel. Pentru a crea un slide nou, utiliznd o machet de tabel: Alege i butonul New Slide, aflat pe bara de instrumente Formatting n panoul de sarcini Slide Layout, alege i macheta tabelului Da i dublu-clic pe marcajul de rezervare table din noul slide - n caseta de dialog Insert Table, stabili i num rul de coloane i de rnduri - Da i clic pe OK. Pentru a insera un tabel ntr-un diapozitiv existent din bara de instrumente Standard, da i clic pe butonul Insert Table (inserare tabel) i trage i peste num rul de coloane i rnduri pe care le dori i n noul tabel. Tabelele le pute i formata i edita ca n Microsoft Word. 10 Inserare elemente audio/video a) Elemente Video Pentru a ad uga un film n prezentare selecta i: Cale: Insert Mouvies and Sounds Movie from File sau, pentru a ata a o anima ie din galeria Microsoft alege i:

-178-

Insert/Movies and Sounds/Movie from Gallery. Selecta i fi ierul video Da i clic pe OK. b) Elemente Audio Pentru a ad uga sunete n prezentare selecta i Cale: Insert Mouvies and Sounds Sound from File, sau Insert/Movies and Sounds/Sound from Gallery Ap sa i tasta OK.

Pute i apela i la abloanele predefinite de slide-uri care au alocat spa iu special pentru fi iere multimedia. Acestea vor fi introduse pe slide fie din ClipArt, fie dintr-un director de pe disc. 11 Selectarea unui design nou Modificarea ablonului unei prezent ri i poate conferi acesteia un aspect complet nou, eventual pentru alt public. Un ablon con ine o schem de culori (o combina ie de culori utilizate pentru text i alte elemente de prim-plan ale prezent rii) i un design master de diapozitiv (o culoare de fundal, o selec ie de fonturi i format ri de text i un design grafic pentru fundal). Pentru a selecta un design nou, Fig.5.14: n bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design, sau Din meniul Format, alege i comanda Slide Design n panoul de sarcini Slide Design, derula i n jos pentru a selecta un design Din lista autoderulant , alege i op iunea Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides

Fig.5.14 Alegere design nou

-179-

Numele ablonului curent pentru design apare n bara de stare din partea inferioar a ferestrei prezent rii. O modificare n ablonul pentru design are prioritate asupra modific rilor pe care le-a i adus schemei de culori sau fundalului. 12 Modificarea schemei de culori Cele opt culori ale unei scheme de culori sunt utilizate de toate elementele din slide dac nu modifica i culoarea unui element. Schema de culori este stocat ntr-un ablon, astfel nct, atunci cnd comuta i abloanele, ve i comuta i schemele de culori. Pute i s selecta i scheme de culori predefinite sau s v crea i propriile scheme. Pentru a modifica schema de culori, Fig.5.15: n bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design - n panoul de sarcini Slide Design, da i clic pe Color Schemes i apoi alege i o schem de culori. Pentru a modifica o culoare din schema de culori da i clic pe Edit Color Scheme, din partea inferioara a panoului de sarcini Slide Design. - Da i clic pe Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides din lista autoderulant . Schema de culori pe care a i ales-o este aplicat diapozitivelor.

Fig.5.15 Scheme de culori

5.3.3. Comutarea ntre vizualiz rile Master

O vizualizare Master,Fig.5.16, afi eaz elementele comune tuturor slide-urilor cu un anumit design i un slide titlu de tip Master pentru designul respectiv. n vizualizarea Master pute i stabili fundalul i

-180-

elementele de text i pute i ad uga elemente grafice, pentru a formata cu designul respectiv toate tipurile de slide-uri. Vizualiz rile Master afi eaz marcajele de rezervare pentru text. Pute i modifica formatarea textului pentru titlurile slide-urilor i pentru elementele principale de text i designul pentru fundal.

Fig.5.16 Vizualizare Master

Pentru a comuta la vizualizarea Slide Master: Cale: View Master Slide Master n fereastra stnga a vizualiz rii Slide Master, da i clic pe ceea ce dori i s edita i - Da i clic pe Close Master View pentru a reveni la prezentare Pentru a ad uga un slide Master, da i clic pe butonul Insert New Slide Master, aflat pe bara de instrumente Slide Master View. 1 Modificarea culorii de fundal i a umbririi Pute i s modifica i culoarea de fundal i umbrirea pentru slide-ul curent sau pentru toate slide-urile. Modificarea poate fi operat n vizualizarea Slide Master sau n orice alt vizualizare. Pentru a modifica umbrirea i culoarea de fundal, Fig.5.17: Cale: Format Background. - n caseta de dialog Background, derula i meniul Background Fill i alege i o culoare uniform sau Fill Effects - n caseta de dialog Fill Effects, da i clic n taburi i selecta i caracteristicile dorite

-181-

Da i clic pe OK

n caseta de dialog Background, da i click pe butonul - Apply to All, ca s modifica i fundalul pentru toate diapozitivele, - Apply, ca s -l modifica i pentru un singur diapozitiv. Este aplicat noul fundal.
Fig.5.17 Culoarea de fundal

Butonul Gradient Selecta i, Fig.5.18: One color, dac ve i folosi o singur culoare Two colors, dac folosi i dou culori Preset v ofer o pentru sec iune combina ii de culori Shading styles, alegeti una din cele 4 variante din tipurile de stil.
Fig.5.18 Butonul Gradient

Butonul Texture De la fereastra Texture selecta i un fundal repetitiv prin clic pe Other Texture pentru a alege o imagine dintr-un fi ier. Butonul Pattern Cu aceast op iune pute i utiliza doua tipuri de tipar.

-182-

Pentru a vedea noua umbrire a fundalului n timp ce caseta de dialog Background este nc deschis , da i clic pe butonul Preview i apoi deplasa i caseta de dialog n lateral. - Dac aplica i modificarea n vizualizarea Slide Master, sunt modificate toate tipurile de slide-uri pentru designul respectiv, cu excep ia tipului de titlu. - Dac aplica i modificarea la titlul Master, este modificat numai tipul de titlu pentru designul respectiv. 2 Modificarea fonturilor textului Modificnd fonturile din slide-ul Master, pute i modifica fonturile n toat prezentarea. Pentru a modifica fonturile textului: Cale: View Master Slide Master - Selecta i textul n Title Area sau n oricare dintre nivelurile text de tip Object Area din slide-ul Master Cale: Format, Font n caseta de dialog Font, efectua i modific rile de formatare Da i clic pe OK

Pentru a comuta la alt vizualizare, da i clic pe Close Master View sau da i clic pe oricare buton pentru vizualizare Culoarea textului este determinat de schema de culori, dar modificarea culorii textului n vizualizarea Slide Master are prioritate asupra schemei de culori. 3 Modificarea informa iilor din anteturi i notele de subsol Pute i modifica oricnd detalii din anteturile i notele de subsol ale designului prezent rii. Pentru a modifica informa iile din anteturi i notele de subsol, Fig.5.19: - Cale: View Header and Footer - n caseta de dialog Header and Footer, - da i clic pentru activarea/dezactivarea datei i orei, precum i a num rului slide-ului, - n caseta de text Footer introduce i orice text care dori i s apar n partea inferioar a slide-urilor.

-183-

Da i clic pe butonul Apply to All, pentru a aplica modific rile la toate diapozitivele, sau da i clic pe butonul Apply, pentru a le aplica unui singur diapozitiv.

Fig.5.19 Modificare antet/subsol

4 Ad ugarea unei sigle la fundal O sigl poate s ofere atuul decisiv ntr-o prezentare standard. Ea poate fi desenat cu instrumentele pentru desenare PowerPoint, aflate pe bara de instrumente Drawing, sau poate fi inserat dintr-un fi ier grafic. 1.Pentru a ad uga o sigl la fundal: n vizualizarea Slide Master, din meniul Insert Picture From File n caseta de dialog Insert Picture, localiza i fi ierul pentru inserare i da i clic pe butonul Insert 2.Pentru a ad uga o sigla din ClipArt la fundal: n vizualizarea Slide Master, din meniul Insert Picture Clip Art n panoul de sarcini ClipArt, c uta i o imagine adecvat , apoi alege i comanda Insert din meniu Pozi iona i sigla n slide-ul Master

Pentru a comuta la alt vizualizare da i clic pe Close Master View sau da i clic pe orice alt buton pentru vizualizare.

-184-

n slide-ul Master pute i copia i lipi o imagine grafic din alt program sau imagini din slide-ul Master al altei prezent ri. 5 Ad ugarea imaginilor Pentru a va crea propriile imagini, pute i utiliza instrumentele pentru desenare din aplica ia PowerPoint. Ad ugarea WordArt-ului i a imaginilor se face exact ca n Microsoft Word.

5.3.4. Salvarea unui design personalizat

Pute i s deschide i un ablon, s face i oricare dintre modific rile care au fost detaliate n acest capitol sau pe toate i apoi s salva i ablonul personalizat pentru a fi utilizat n alte prezent ri. Pentru a salva un design personalizat: Efectua i modific rile de formatare la slide-ul Master al unei prezent ri sau al unui ablon. Cale: File Save As n caseta de dialog Save As, derula i meniul Save as Type i alege i comanda Design Template o Scrie i numele ablonului i alege i locul unde dori i s -l salva i Da i clic pe butonul Save

5.3.5. Lucrul n vizualizarea Slide Sorter

Vizualizarea Slide Sorter (sortare slide-uri) afi eaz rnduri de miniaturi ale slide-urilor, similar felului n care a i nc rca diapozitive de 35 mm pe un suport iluminat pentru a trece n revist con inutul unei prezent ri. n vizualizarea Slide Sorter, pute i s rearanja i slide-urile, s le terge i sau s le duplica i i s modifica ia ablonul pentru a schimba aspectul general al prezent rii. Pentru a comuta la vizualizarea Slide Sorter: - Cale: View Slide Sorter 1 Reordonarea slide-urilor Pute i modifica ordinea diapozitivelor n orice moment din crearea prezent rii.

-185-

Pentru a reordona slide-urile: Plasa i cursorul mouse-ului pe slide-ul pe care dori i s -l repozi iona i n prezentare Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i diapozitivul n alt pozi ie. Elibera i butonul mouse-ului

2 Modificarea designului n vizualizarea Slide Sorter Atunci cnd aplica i un ablon nou pentru design n vizualizarea Slide Sorter, pute i vedea imediat felul n care sunt afectate diverse machete. De asemenea, pute i modifica fundalul sau schema de culori pentru toate slide-urile sau numai pentru cele selectate. 1. Pentru a aplica un ablon nou pentru design: n bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design n panoul de sarcini Slide Design, derula i pentru a selecta un design - Din lista autoderulant alege i op iunea Apply to All Sides sau Apply to Selected Slides. Este aplicat noul design. 2. Pentru a modifica fundalul: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le modifica i Cale: Format Background - n caseta de dialog Background, efectua i modificarea - Da i click pe butonul Apply pentru a modifica doar diapozitivul ori diapozitivele selectate, sau da i clic pe butonul Apply to All pentru a modifica toate diapozitivele 3. Pentru a modifica schema de culori: n bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design n panoul de sarcini Slide Design, da i clic pe Color Schemes, apoi alege i o schema de culori Din lista autoderulant , alege i op iunea Apply to All Slides sau Apply to Selected.

3 Duplicarea i tergerea slide-urilor Pute i duplica i terge slide-urile selectate n vizualizarea Slide Sorter, v znd imediat efectul ac iunii n derularea slide-urilor. De asemenea, pute i plasa slide-urile n clipboard pentru a fi lipite altundeva.

-186-

1. Pentru a duplica unul sau mai multe diapozitive: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le duplica i Ap sa i Ctrl+D pentru a duplica diapozitivul 2. Pentru a terge unul sau mai multe diapozitive: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le terge i Ap sa i tasta Delete pentru a le terge 3. Pentru a lipi un diapozitiv din clipboard: Dac panoul de sarcini nu este deja vizibil, alege i comanda Task Pane din meniul View Da i clic pe s geata pentru alte panouri de sarcini i selecta i Clipboard din list - n panoul de sarcini Clipboard, da i clic pe destina ie i alege i op iunea Paste Alege i o op iune de formatare pentru selec ia lipit .

De asemenea, din meniul Edit pute i alege comenzile Duplicate sau Delete Slide.

5.3.6. Asocierea de efecte pentru slide-uri

Action buttons Folosi i acest buton i ad uga i butoane func ionabile n slide-uri, Fig.5.20.

Fig. 5.20 Butoane Action

Cale: Slide Show Action Buttons Face i clic pe unul din butoane i trage i butonul n slide cu ajutorul mouse-ului. Dup ce face i acest lucru, va ap rea o fereastra numit Action Setings, Fig.5.21. Seta i ac iunea pe butoanele Mouse Click sau pe Mouse Over. Ac iunile specifice pentru Mouse Click se vor executa cnd butonul acestei ferestre este selectat ( n locul unde scrie

-187-

Mouse Click). La fel se procedeaz dac se dore te selectarea ac iunii Mouse Over. Selecta i o ac iune pentru butoane prin alegerea unei destina ii Hyperlink to. Dac dori i s se aud un sunet cnd face i clic pe buton utiliza i fereastra Play sound i alege i un tip de sunet din meniu. Ap sa i OK cnd termina i.

Butonul din slide poate fi modificat folosind p tr elele din jurul lui iar adncimea se poate seta de la butonul galben.

Fig. 5.21 Set ri efecte

Slide Animation Cteva anima ii pentru slide-uri le pute i ob ine din meniurile barei pentru meniuri. - Selecta i textul sau graficul care va fi animat. - Cale: Slide Show Animation Scheme i alege i una din op iuni Pentru mai multe op iuni urm ri i pa ii, Fig.5.22: Cale: Slide Show Custom Animation Selecta i un obiect din slide-ul pe care dori i s -l anima i (din lista Check to animate slide objects list) Sub butonul Effect tab selecta i tipul de anima ie ( sau selecta i No effect dac nu dori i anima ie).

-188-

Selecta i un efect de dup anima ie cu After animation dac textul trebuie s - i schimbe culoarea dup anima ie.

Fig. 5.22 Op iuni anima ie

- Color palette- selecta i una din culori sau selecta i More colors pentru a vedea mai multe nuan e. - Dont Dim- aceasta op iune terge efectele de dup anima ie. - Hide after animation- textul va fi imediat ters dup ce anima ia este complet . - Hide on Next Mouse click-textul va fi ters cnd mouse-ul este ac ionat. Alege i un tip de text n sec iunea introduce text. Meniul care rezult ofer op iuni pentru fiecare caracter din fiecare listare. - Selecta i All at once pentru ca textul s apar imediat - By Letter pentru un efect care face ca literele s apar pe rnd. Selecta i butonul Order & Timing tab pentru a schimba ordinea n care apar obiectele n slide. Selecta i obiectele n caseta Animation order i face i clic pe s ge ile Move pentru a schimba pozi ia obiectelor. Sub Start animation selecta i on Mouse click pentru a activa anima ia prin clic cu mouse-ul, sau automat dup un anumit num r de secunde, selecta i Automatically. Face i clic pe butonul AutoPreview pentru a vedea cum arat prezentarea OK cnd termina i.

-189-

Slide Transition Ad uga i efecte de tranzi ii cnd schimba i slide-urile cu urm toarele instruc iuni: - Cale: Slide Show Slide Transition - Din sec iunea Allpy to selected slides selecta i o tranzi ie din meniul ce apare i observa i dup ce a i ales tranzi ia cum ar ap rea aceasta cu AutoPreview. Selecta i o vitez pentru tranzi ie. - Sub Advance slide alege i - On Mouse Click - pentru ca tranzi ia slide-ului s aib loc prin ap sarea mouse. - Automatically after - tranzi ia are loc automat un num r de secunde. - Loop until the next sound - pute i selecta un sunet dac dori i s se repete pn la urm torul sunet. - Face i clic pe Apply to All dac efectul tranzi iei va fi ad ugat la toate slide-urile sau Apply dac efectul va fi ad ugat doar la slideul curent. Slide Show Options Cale: Tools Options View. Pute i alege din mai multe op iuni pentru tranzi iile slide-urilor. Astfel: - Popup menu on right Mouse click pute i accesa meniul shortcut n timpul prezent rii. - Show popup menu button pute i activa butonul meniului care apare n col ul din stnga jos pe ecran, n timpul prezent rii. - End with black slide insera i un slide gol i negru la sfr itul prezent rii.

5.4. Preg tirea final a unei prezent ri

Prin preg tirea final a unei prezent ri se n elege efectuarea urm toarelor activit i: alegerea tipului diapozitivelor din prezentare, crearea/editarea notelor asociate unui slide, verificarea ortografic a textelor existente n prezentare, mutarea/ tergerea/copierea slide-urilor n cadrul unei prezent ri sau ntre prezent ri deschise (opera ii descrise n capitolele anterioare, dar care au un rol important n examinarea final a prezent rii), examinarea diagramelor naintea prezent rii, ascunderea sau reafi area unor diapozitive i vizualizarea (lansarea n execu ie) a prezent rii.

-190-

1 Alegerea tipului diapozitivelor din prezentare Alegerea tipului diapozitivelor din prezentare, adic dimensionarea diapozitivelor pentru un anumit suport, se realizeaz prin comanda Page Setup (ini ializare pagin ) a meniului File. n urma acestei comenzi se afi eaz urm toarea fereastr de dialog, Fig.5.23:

Fig.5.23 Tipul de slide

Alegerea tipului slide-urilor se stabile te cu ajutorul listei combinate etichetate cu Slides sized for. Suportul slide-urilor poate fi, de exemplu, hrtie A4 sau A3, prezentare pe ecran (On-screen Show), diapozitive de 35mm (35mm Slides), folii pentru retroproiector (Overhead), suport tip utilizator (Custom) i altele. Dac se alege varianta Custom, atunci programul PowerPoint va modifica valorile con inute n cutiile text Width (l ime) i Height (n l ime) la dimensiunile zonei de imprimare a imprimantei active. Butoanele de op iune situate n subfereastra Orientation definesc orientarea slide-urilor precum i a notelor, a rezumatelor i a schi elor. Variantele posibile sunt Portrait (portret, se afi eaz sau se imprim paralel cu latura mai ngust a suportului) i Landscape (se afi eaz sau se imprim paralel cu latura mai lat a suportului). Cutia text Number slides from specific num rul de la care va ncepe numerotarea obiectelor care se vor imprima (n cazul n care se cere aceast numerotare prin intermediul comenzii Header and Footer, antet i subsol). 2 Crearea/editarea notelor asociate unui slide Notele asociate unui slide se pot edita sau crea n doua moduri: - n modul normal de vizualizare se efectueaz un clic pe regiunea rezervat notelor - se trece n modul de vizualizare tip Notes Page.

-191-

3 Verificarea ortografic a textelor din prezentare Func ia de verificare ortografic a textului introdus se bazeaz pe dic ionarul unei limbi. Limba utilizat pentru realizarea verific rii ortografice se stabile te din meniul Tools, comanda Set Language. Evident, dic ionarul limbii selectate trebuie instalat pe calculatorul utilizat. n programul PowerPoint func ia de verificare ortografic a textului tastat este activat implicit. Dac se tasteaz un cuvnt ortografic gre it, atunci cuvntul respectiv va fi subliniat cu ro u. Activarea sau dezactivarea func iei de verificare ortografic poate fi realizat prin meniul Tools, comanda Options. n urma acestei comenzi se afi eaz o fereastr de dialog format din mai multe file, din care se va alege fila Spelling and Style. Prin selectarea sau deselectarea casetei de selectare Check spelling as you type se poate activa sau dezactiva func ia de verificare ortografic n timpul introducerii textului. Dac un cuvnt este subliniat cu ro u, cuvntul respectiv este fie incorect, fie nu se g se te n dic ionarul limbii utilizate din diverse motive (de exemplu este un neologism sau un cuvnt neluat n considerare de cei care au realizat dic ionarul). Pentru a lansa n execu ie procesul de corectare automat a erorilor ortografice din meniul Tools se va da comanda Spelling (tasta de comenzi rapide F7), Fig.5.24.

Fig.5.24 Spelling

Cuvntul eronat (neg sit n dic ionar) este afi at n cutia text Not in Dictionary. Cuvntul corect se introduce n cutia text Change to (cuvntul poate fi selectat i din lista Suggestions). Gre eala poate fi corectat (prin butonul de comand Change) sau ignorat (Ignore). Procesul de corectare ortografic poate fi ntrerupt prin butonul de comand Close.

-192-

4 Examinarea (vizualizarea) prezent rii nainte de imprimare Fereastra care afi eaz obiectele existente ntr-un diapozitiv exact n modul n care ele se vor imprima se poate afi a prin meniul File, comanda Print Preview (examinarea naintea imprim rii ), Fig.5.25. n acest mod de vizualizare a slide-ului curent forma cursorului se transform ntr-o lentil , care con ine semnele + sau -. Prin clicuri succesive se poate cere majorarea respectiv mic orarea zonei analizate. Fereastra este prev zut cu o bar de unelte special .

Fig. 25 Fereastra obiectelor din slide

Semnifica ia butoanelor: 1. trecere la pagina anterioara 2. trecere la pagina urm toare 3. afi are fereastr Print pentru imprimarea propriu zis 4. list combinat prin care se poate stabili obiectul care urmeaz s fie imprimat: - Slides se vor imprima diapozitive - Handouts (n slides per page) se vor imprima copii create pentru auditoriu, unde n reprezint num rul de slide-uri care se vor imprima pe o pagin - Notes Pages se vor imprima pagini cu notele prezentatorului (pe fiecare pagina se va imprima un slide urmat de notele de prezentare aferente lui) - Outline View se vor imprima pagini care con in informa ii tip schi aferente prezent rii 5. se selecteaz procentajul de m rire utilizat la vizualizarea paginii ( i nu la imprimare) 6. orientare tip Landscape (vedere) a paginilor 7. orientare tip Portrait (portret) a paginilor 8. afi eaz lista de comenzi prin care se pot configura op iunile de imprimare 9. nchide fereastra de examinare i revine la modul de vizualizare utilizat anterior 10. ob inere ajutor

-193-

5 Lansare n execu ie a imprim rii propriu zise Opera ia de imprimare poate fi configurat i lansat n execu ie prin comanda Print (meniul File). Fereastra afi at de aceast comand are aspectul urm tor, Fig.5.26: - Subfereastra etichetat Printer este specializat n alegerea unei imprimante care a fost instalat ulterior. - Dac este selectat caseta de selectare Print to file atunci prezentarea va fi imprimat ntr-un fi ier pe disc specificat de utilizator cu extensia PRN care poate fi imprimat fizic ulterior chiar dac la calculatorul utilizat nu este instalat PowerPoint.

Fig.5.26 Fereastra Print

- Subfereastra Print range stabile te zona de imprimare. Implicit este selectata op iunea All (toate slide-urile) mai existnd i op iunile Current slide (slide-ul curent) sau Slides (se vor indica care slide-uri vor fi imprimate ntr-o cutie text). - Number of copies stabile te num rul de copii care vor fi imprimate. - Lista Print what stabileste obiectul imprim rii: - Slides se vor imprima slide-uri - Handouts se vor imprima copii create pentru auditoriu iar cu ajutorul listei Slides per page (care devine activ ) se stabile te num rul de slide-uri imprimate pe aceea i pagin i ordinea lor (Horizontal/Vertical) - Notes Page se vor imprima slide-urile plus notele aferente lor

-194-

Outline View se vor imprima paginile care con in informa ii tip schi aferente prezent rii - Lista Color/grayscale stabile te culoare de imprimare: Color (n culori), Grayscale (nuan e de gri) sau Pure Black and White (se utilizeaz numai culorile alb i negru). - Dac caseta Scale to fit paper (scalare pentru potrivire n pagin ) este selectat atunci dimensiunea slide-urilor imprimate se va m ri sau mic ora automat n a a fel nct s se ncadreze exact cu suportul utilizat. - Dac este selectat caseta Frame slides (cadru diapozitiv) atunci slide-urile vor fi prev zute cu borduri dreptunghiulare. - Dac este selectat op iunea Include comment pages (includere pagini cu comentarii) atunci se vor imprima i paginile cu comentarii pentru slide-urile care con in a a ceva. 6 Ascunderea/reafi area unor diapozitive nainte de a vizualiza o prezentare, este posibil ascunderea unui slide, opera ie prin care ele nu vor mai fi afi ate n timpul derul rii prezent rii. Pentru a realiza acest lucru se trece n modul normal de vizualizare (View Normal) i n panoul Slides se selecteaz slide-ul care se vrea sa se ascund , dup care din meniul Slide Show se d comanda Hide Slide (ascundere slide). Un slide ascuns r mne n fi ierul de prezentare chiar dac nu este vizibil i poate fi reafi at oricnd dac se d din nou comanda pe el Hide Slide. 7 Vizualizarea (lansarea n execu ie) a prezent rii Pentru a lansa n execu ie o prezentare (pe monitorul calculatorului sau folosind un proiector) se folosesc urm toarele metode: - 1. Cale: Slide Show View Show, - 2. Prin intermediul tastei de comand rapid F5. n urma acestei ac iuni se va afi a prezentarea de la primul slide al prezent rii. - 3. Se poate utiliza butonul de comand Slide Show (afi at n col ul stnga jos al ferestrei PowerPoint), caz n care prezentarea va porni de la slide-ul curent. Avansarea de la un slide la altul se poate realiza printr-un clic sau prin ac ionarea tastei Space sau Enter sau automat dup un anumit timp dac s-a setat acest lucru n op iunea: - Cale: Slide Show Slide Transition. Pentru a reveni la un slide anterior se poate ac iona tasta Backspace.

6. Informa ie i Comunicare
6.1. Internet-ul 6.1.1 Concepte generale
1 No iunile de Internet i World Wide Web (WWW) Internet-ul este o colec ie ntins de re ele de calculatoare care cuprinde ntregul glob, conectnd la un larg sistem electronic de servicii, resurse i informa ii att institu ii guvernamentale, militare, educa ionale i comerciale ct i persoane fizice. Sunt utilizate o serie de conven ii i instrumente pentru a crea imaginea unei singure re ele, cu toate c sistemele de calcul din re ea se bazeaz pe platforme hardware i software foarte diferite. Se poate afirma c Internet-ul este una dintre cele mai importante descoperiri ale secolului. Reprezint o surs inepuizabil de informa ii, dar i un nou mod de comunicare ntre oameni, gra ie unor servicii precum po ta electronic (e-mail) i grupurilor de informare (Usenet-ul. Calculatoarele conectate direct la Internet sunt denumite calculatoare server (host, gazd ). La un calculator server se pot conecta mai multe calculatoare locale (client). Calculatoarele locale nu au acces direct la Internet, ci prin intermediul calculatoarelor server, care asigur calculatoarelor client intrarea n Internet i le livreaz informa ii. Re eaua Internet pune la dispozi ia utilizatorului urm toarele tipuri de servicii: - serviciul de po t electronic (mesaje e-mail): trimiterea i primirea de scrisori - serviciul de grupuri de informare (Usenet): recep ionarea i trimiterea mesajelor referitoare la subiecte din grupuri de informare - serviciul de transfer ri de fi iere (FTP, File Transfer Protocol): schimb de fi iere ntre calculatoare server i calculatoare locale - serviciul de acces la calculatoare server (Telnet): permite utilizatorului s se conecteze la un calculator aflat la distan ,

-196-

propriul calculator fiind un terminal obi nuit al calculatorului ndep rtat serviciul de conversa ii cu suport Internet (IRC, Internet Relay Chat): conversa ie ntre mai mul i utilizatori n timp real serviciul WWW (World Wide Web) sau WEB: este sec iunea multimedia a re elei. Aceste pagini care se pot afi a pe ecranul utilizatorului, numite pagini Web pot con ine texte, imagini grafice, anima ii, fi iere audio i video precum i hyperlink-uri. Paginile Web sunt scrise n limbajul HTML (Hypertext Markup Language) iar serviciul WWW este cel mai des utilizat. 2 No iunile de URL, HTTP, FTP, hyperlink, ISP i site Web

URL-ul (Uniform Resource Locator) este adresa unui obiect din Internet prin care se identific o resurs (fi ier) din re ea i se specific modul de acces la fi ierul respectiv. Prin URL se pot identifica pagini Web, tiri Usenet, fi iere, mesaje e-mail etc. Un URL con ine 4 elemente i are urm toarea form : Serviciu://NumeServer/Cale/Fi ier i nu toate aceste elemente trebuie s apar n fiecare URL. HTTP (Hypertext Transfer Protocol): este numele serviciului Internet prin care paginile Web sunt transferate prin Internet. Prin HTTP se precizeaz programului de navigare faptul c se va conecta la o pagin Web. FTP (File Transfer Protocol): este numele serviciului prin care se asigura transferul fi ierelor ntre dou calculatoare (server i client). Hyperlink: este adresa unei pagini Web care este inclus n interiorul unei alte pagini Web. Conceptul de hyperlink este esen ial pentru navigarea rapid ntre paginile Web. ISP (Internet Service Provider): este firma care ofer accesul la Internet, precum i alte servicii: spa iu pentru propria pagin Web, software de acces la Internet, accesul la serviciile proprii de informa ii etc.

-197-

Site Web: este mul imea paginilor Web memorate pe un calculator server i care este identificabil printr-o anumit adres (www.company.com). 3 Structura adresei unei pagini Web p r i: De obicei adresa unei pagini Web este compus din urm toarele 4 HTTP://CalculatorSever/Cale/Pagina

HTTP este numele serviciului prin care paginile Web sunt transferate prin Internet CalculatorServer este numele calculatorului server utilizat format de obicei din urm toarele 3 elemente desp r ite prin caracterul .: - loca ia calculatorului respectiv, de obicei www - nume ales sugestiv (de ex. numele firmei) - sufix prin care se indic fie profilul (com=comercial, edu=educa ional...) fie ara de domiciliu (ro=romania) Cale este calea spre pagina Web, rezident pe un anumit calculator server. Directoarele specificate n cale sunt desp r ite prin caracterul / (slash). Dac cale nu este specificat , atunci pagina Web se afl n dosarul r d cin al serverului. Pagina este numele paginii Web utilizate, de obicei extensie HTM sau HTML. Dac pagina nu este specificat , atunci se utilizeaz o pagin implicit avnd numele index.htm, index.html, default.htm, default.html. 4 No iunea de program de navigare Web i utilizarea lui Prin program de navigare Web (browser) se n elege o aplica ie memorat pe calculatorul client capabil s afi eze pe ecranul calculatorului a paginilor Web. Func ionnd n calitate de client ia leg tura cu calculatorul server de pe care se dore te nc rcarea paginii Web i i transmite adresa paginii dorite de utilizator. n continuare preia de la calculatorul server pagina Web cerut i o afi eaz pe ecranul calculatorului propriu. De asemenea programul de navigare pune la dispozi ia utilizatorului mijloace simple pentru desc rcarea pe calculatorul propriu a diferitelor fi iere existente n Internet. Exist un num r mare de programe de navigare Web, de exemplu

-198-

Internet Explorer, Mozilla, Opera, Netscape Navigator. n continuare ne vom referi la programul Internet Explorer, inclus n majoritatea versiunilor sistemului de operare Windows. 5 No iunea de motor de c utare i utilizarea lui Prin motor de c utare se n elege un program (accesibil tot printr-o pagin Web) cu ajutorul c ruia se pot c uta paginile Web referitoare la o informa ie specificat de utilizator. Aceast informa ie se introduce ntr-o cutie text dup care se lanseaz n execu ie procesul de c utare. Rezultatul c ut rii este o pagin Web n care sunt specificate rezultatele g site (adic adresele paginilor Web n care apar informa ii despre subiectul c utat). Exist un num r mare de motoare de c utare, cele mai cunoscute fiind Google, Yahoo, AltaVista ect. 6 No iunea de cache Cnd utilizatorul afi eaz pagini Web, browser-ul monitorizeaz activitatea de afi are a paginilor. Aceast urm rire nseamn c prima dat cnd se deschide o pagin , ea este salvat pe harddisk-ul calculatorului utilizat ntr-o zon numit cache. n afar de paginile Web, aceast zon con ine i imaginile grafice afi ate pe paginile Web, precum i fi iere tip cookie. Fiecare utilizator al calculatorului are o zon cache proprie. Aceast zon se g se te n directorul: C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Local Settings\Temporary Internet Files Dac ulterior se revine la o pagin Web care a fost vizitat anterior, atunci, folosind informa iile memorate n zona cache, reafi area paginii respective va fi mult mai rapid , deoarece navigatorul o va nc rca direct de pe harddisk, n loc s o ncarce din Web. n acest fel se va economisi din timpul necesar afi rii paginii respective, deoarece nc rcarea de pe disc este mult mai rapid . Actualizarea fi ierelor memorate n zona cache este realizeaz de obicei automat, ns navigatorul poate s reconfigureze parametrii zonei.

-199-

7 No iunea de cookie Prin cookie se n elege un mic fi ier text creat de unele site-uri Web i memorate pe calculatorul utilizatorului de site. Acest tip de fi ier con ine anumite informa ii despre calculator: preferin e utilizate n vizionarea paginilor Web, lista paginilor Web vizitate, timpul utilizat pentru vizitarea paginilor, informa ii referitoare la persoana vizitatoare. Astfel, fi ierele cookie sunt considerate ca fiind un atac dur la confiden ialitate. Au ns i un avantaj, i anume c la vizitarea ulterioar a site-ului care a creat fi ierul cookie, schimbul de informa ii ntre utilizator i site vor fi mai rapide. Aceste fi iere se pot terge deoarece, ele nu vor influen a buna func ionare a sistemului de operare.

6.1.2 Securitatea
1 No iunea de site Web protejat Exist site-uri care permit p strarea confiden ialit ii datelor utilizatorilor. La aceste site-uri, utilizatorii trebuie s solicite un nume de utilizator i o parol de la administratorul site-ului. Dup ce s-au ob inut aceste informa ii, n momentul apel rii site-ului respectiv se va complecta un formular n care se vor introduce numele utilizatorului (User Name) i parola lui (Password). Accesul la site va fi permis doar dac ambele informa ii sunt corecte. 2 No iunea de certificat digital Certificatele digitale sunt fi iere folosite pentru identificarea n mod unic a resurselor pe re ele cum este Internet-ul. Aceste certificate dau posibilitatea comunica iei sigure i confiden iale ntre dou p r i. Ele sunt alocate de c tre o autoritate numit Certification Authority. Rolul acestei autorit i este s valideze identitatea posesorului certificatului i s semneze certificatul astfel nct acesta s nu poat fi falsificat de c tre o alt persoan . Certificatele digitale garanteaz o comunica ie criptat , de mare securitate ntre navigator i server Web.

-200-

3 No iunea de criptare Prin criptare se n elege procesul prin care se face imposibil citirea datelor proprii de c tre persoane str ine. Aceste date personale pot fi fi iere p strate pe suport magnetic sau mesaje e-mail. Sistemul criptografic utilizat de sistemul de operare Windows XP folose te o tehnic numeric de criptare extrem de complex , numit EFS (Encryption File System). Pe volume disc tip NTFS criptarea unui fi ier sau director este extrem de simpl : - se selecteaz fi ierul sau directorul - se afi eaz fereastra de dialog referitoare la propriet ile avansate ale fi ierului sau directorului - se selecteaz caseta Encrypt contents to secure data Criptarea este transparent pentru utilizatorul care a criptat, ceilal i utilizatori vor primi mesajul Access denied (acces interzis), n momentul n care doresc s deschid un obiect criptat. 4 Pericolul infect rii calculatorului cu viru i Produsele software desc rcate de la site-uri specializate prezint un mare pericol, deoarece ele pot con ine viru i. n aceste condi ii, se recomand ca un program desc rcat de pe Internet, nainte s fie instalat, s fie verificat cu un program antivirus. 5 Pericolul utiliz rii c r ilor de credit pe Internet Prin utilizarea c r ilor de credit pentru a cump ra produse de pe Internet, contul utilizat poate s devin public, deci banii din cont s fie sustra i de str ini. 6 No iunea de firewall Prin firewall se n elege o combina ie de hardware i software care formeaz un sistem de securitate, prin care se interzic accese neautorizate din exterior n interiorul re elei proprii de tip LAN. Astfel de interzice comunicarea direct ntre re eaua proprie i calculatoarele din exteriorul

-201-

re elei. n loc de comunicare direct , toate informa iile sunt dirijate spre un calculator server, numit proxy server, situat n exteriorul re elei proprii. Calculatorul proxy server stabile te dac este periculos sau nu transferul unui fi ier n re eaua intern , de asemenea, el nregistreaz volumul de informa ii schimbat cu calculatoarele din exterior, precum i atacurile din exterior de a ajunge la datele proprii. Se recomand ca firmele care au re ele proprii s - i construiasc un firewall.

6.1.3 Navigarea pe Web cu Internet Explorer

1 Deschiderea i nchiderea programului Internet Explorer Pentru a deschide programul Internet Explorer, Fig 6.1: Cale: Start All Programs Internet Explorer, sau, se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic care de obicei este afi at pe desktop. Se afi eaz pagina de start care depinde ca i con inut de modul de configurare a navigatorului.

Fig. 6.1 Desktop Internet Explorer

Desktop-ul programului Internet Explorer con ine urm toarele elemente: - Bara de titlu con ine titlul paginii Web afi ate i numele navigatorului

-202-

Bara meniului principal Bara de adres etichetat cu Address n care se va tasta adresa (URL-ul) paginii care se va vizualiza Barele de instrumente opera iile utilizate cu mare frecven sunt accesibile printr-un clic pe un simbol grafic, f r a fi necesar parcurgerea barei de meniuri Zona de lucru spa iul rezervat afi rii con inutului paginii Web, cerut prin bara de adres Bara de stare con ine informa ii sumare despre meniuri, comenzi i pagini afi ate - Aceast bar poate fi afi at : - Cale: View Status Bar Pentru a nchide programul Internet Explorer: Cale: File Close, sau, clic pe butonul Close din col ul dreapta sus al ferestrei programului de navigare. 2 Modificarea paginii de pornire a unui program de navigare

n Web

Exist posibilitatea ca utilizatorul s decid care pagin Web s fie afi at ini ial de navigator. Pentru a stabilii pagina de pornire a navigatorului, Fig. 6.2: - Se navigheaz la pagina Web care urmeaz s fie pagina de pornire - Cale: Tools Internet Option, se afi eaz o fereastr de dialog cu apte file i se selecteaz fila General Cutia text Address este completat automat de navigator cu adresa paginii curente Se ac ioneaz butonul de comand Use Current

Fig. 6.2 Modificarea paginii de pornire

-203-

Dac se ac ioneaz butonul Use Blank pagina de pornire va fi o pagin necomletat Dac se ac ioneaz butonul Use Default pagina de pornire va fi pagina utilizat n momentul instal rii navigatorului, pagina firmei Microsoft Se execut clic pe butonul OK.

La proxima lansare n execu ie a navigatorului, pagina astfel selectat va fi pagina de pornire a programului de navigare. 3 Afi area unei pagini Web ntr-o fereastr nou Uneori se dore te vizualizarea simultan pe ecran a mai multor pagini Web. Num rul paginilor vizualizate depinde doar de capacitatea memoriei interne a calculatorului utilizat. Astfel, dac ntr-o fereastr a navigatorului se indic un hyperlink sau o imagine c reia i s-a asociat o pagin Web, - se efectueaz un clic dreapta pe elementul indicat, - se deschide meniul local i se d comanda Open in New Window - se deschide pagina aferent elementului indicat Comut rile ntre ferestrele deschise ale navigatorului se realizeaz astfel: - se efectueaz un clic pe simbolul grafic afi at pe bara de task-uri. - se deschide o list cu paginile Web deschise - se efectueaz un clic pe elementul din list care dore te a fi vizualizat 4 Oprirea desc rc rii unei pagini Web Utilizatorul poate opri navigatorul s ncarce restul unei pagini, dac cele afi ate deja con in informa ii suficiente i nu se dore te a teptarea desc rc rii unor imagini i a unor fragmente de text. n acest scop se va efectua un clic pe butonul Stop al barei de instrumente.

-204-

5 Remprosp tarea (actualizarea) unei pagini Web Dac nc rcarea unei pagini Web a fost oprit cu ajutorul butonului Stop, reluarea nc rc rii paginii Web se poate face prin - ac ionarea butonului de comand Refresh de pe bara de instrumente, sau - Cale: View Refresh - Prin tasta de comenzi rapide F5.

6.1.4 Modificarea configur rii navigatorului Internet Explorer

1 Afi area i ascunderea barelor de instrumente Programul de navigare Internet Explorer folose te urm toarele bare de instrumente: - Standard Buttons bara de butoane standard: prin butoanele sale se pot lansa rapid n execu ie comenzi des utilizate. - Address Bar bara de adrese: se introduce adresa unei surse Internet (URL), se tasteaz Enter i se a teapt afi area con inutului sursei. - Links bara de leg turi: con ine butoane a unor adrese de pagini Web, vizitate des. Afi area/ascunderea acestor bare: - Cale: View Toolbars Standard Buttons, Address Bar, Links. De asemenea, exist cinci bare de instrumente din categoria explorator (explorer): Search, Favorites, Media, History i Folders. Aceste bare sunt accesibile din: - Cale: View Explorer bar - Sunt afi ate lng marginea din stnga a ferestrei navigatorului. Ascunderea lor se face dnd un clic pe butonul Close corespunz tor barei. 2 Afi area i ascunderea imaginilor grafice existente ntr-o pagin Web Dac se dore te economisirea de timp n procesul de desc rcare a paginilor Web, atunci se recomand interzicerea desc rc rii paginilor grafice, Fig. 6.3. Astfel:

-205-

Cale: Tools Internet Option se deschide o fereastr de dialog n care se va activa fila Advanced (complex). Se vor face modific rile dorite astfel: o Selectarea casetei Show pictures va permite desc rcarea imaginilor grafice de pe paginile Web desc rcate o Dac nu permitem desc rcarea imaginilor grafice, caseta Show pictures nu va fi selectat , iar n locul imaginilor grafice va ap rea un chenar care poate fi oricnd apelat prin clic dreapta pe mouse, selectndu-se astfel din meniul local caseta Show pictures.

Fig. 6.3 Afi area/ascunderea imaginilor grafice

3 tergerea istoricului de navigare n Web Programul Internet Explorer creeaz i memoreaz un articol referitor la adresa fiec rei pagini Web vizualizat de utilizator, n sesiunea actual sau n sesiunile anterioare. Aceste informa ii sunt depuse n directorul: C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Local Settings\History Configurarea modului de utilizare a acestui director, Fig. 6.4: Tools Internet Options se afi eaz fereastra navigatorului Se selecteaz fila General o Din lista Day to keep pages in history se stabile te durata pentru care adresele paginilor vizualizate sunt p strate n directorul History.

-206-

Prin ac ionarea butonului de comand Clear History se va terge con inutul directorului History, opera ie care trebuie validat de utilizator.

Fig. 6.4 tergerea istoricului de navigare

6.2 Navigarea n Web 6.2.1 Accesarea paginilor Web

1 Afi area unei pagini Web de adres special Pentru a afi a o pagin Web, n fereastra programului de navigare se va ac iona astfel: - Se execut clic n cutia Address a navigatorului utilizat - Se tasteaz adresa paginii Web sau URL-ul paginii - Se efectueaz un clic pe butonul de comand Go sau se ac ioneaz tasta Enter - In fereastra programului de navigare se va afi a con inutul paginii Web solicitate. Trecerea la o alt pagin se va face respectnd algoritmul anterior. Paginile Web pot con ine i hyperlink-uri, adic adresele altor pagini Web. Ele permit navigarea rapid intre paginile Web. Dac se efectueaz un clic pe un hyperlink n fereastra navigatorului, dup o perioad de a teptare se va afi a pagina indicat de hyperlink-ul respectiv. Hyperlink-urile sunt subliniate i sunt colorate. Exist posibilitatea ca unei imagini s -i corespund mai multe hyperlink-uri. Singurul mod de a afla acest lucru este examinarea liniei de stare a navigatorului n timp ce se deplaseaz cursorul de mouse deasupra imaginii. 2 Navigarea napoi i nainte ntre paginile Web vizualizate anterior

-207-

Navignd n Internet, n aceea i sesiune se vizualizeaz mai multe pagini Web. Uneori se dore te revenirea la o pagin vizualizat anterior. Astfel se efectueaz un clic pe butonul Back. Prin ac ionarea repetat pe acest buton se poate ajunge pn la prima pagin vizualizat n sesiunea actual . Dac se execut clic succesiv pe butonul Forward se poate ajunge din nou la ultima pagin vizualizat n sesiunea actual , iar apoi acest buton va fi inhibat.

6.2.2 Utilizarea atributului preferat asociat unei pagini Web

Unele pagini Web sunt vizitate frecvent de utilizator. Pentru a accelera procesul de afi are a paginilor Web, sistemul de operare Windows XP pune la dispozi ia utilizatorului un atribut special care are numele preferat. Astfel, adresele paginilor Web prev zute cu acest atribut sunt memorate ntr-un director numit Favorites care se g se te n loca ia C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Favorites n acest dosar se pot insera adrese de pagini Web (URL), nume de programe ale calculatorului utilizat, nume de unit i, directoare ale calculatorului utilizat. Con inutul directorului Favorites poate fi vizualizat dup ce s-a lansat n execu ie navigatorul Internet Explorer, efectund un clic pe meniul Favorites. Ad ugarea adresei unei pagini Web n directorul Favorites, Fig.6.5: - Se lanseaz n execu ie programul Internet Explorer - Cale: Favorites Add to Favorites se deschide fereastra de dialog Add Favorites o n cutia text Name se introduce numele propus pentru pagina Web o Se efectueaz un clic pe butonul de comanda Create in o Se afi eaz structura actual a directorului Favorites o Se va desemna directorul n care se va depune adresa paginii Web

-208-

Fig. 6.5 Ad ugare adres pagin Web

Exist posibilitatea ca s vizualiz m con inutul unei pagini Web, chiar dac leg tura este offline. n aceast situa ie pagina Web se va memora n zona cache a calculatorului, care ulterior va putea fi vizualizat . Dac se efectueaz un clic pe butonul de comand Customize, atunci se lanseaz n execu ie un expert prin care se configureaz op iunile de vizualizare n modul neconectat ale paginii Web analizate.

6.2.3 Organizarea directorului Favorites

Organizarea directorului Favorites se realizeaz cu ajutorul comenzii Organize Favorites, Fig. 6.6. Aceast comand afi eaz o fereastr de dialog n care se g se te structura curent a directorului Favorites i este prev zut cu ase butoane de comand :

Fig. 6.6 Organizarea directorului Favorites

-209-

Create Folder creeaz un subdirector n directorul Favorites Move to Folder elementul selectat se poate muta ntr-un alt director, prin afi area unei ferestre de dialog Rename redenume te elementul selectat. Delete terge elementul selectat Properties afi eaz propriet ile paginii Web selectate din lista directorului Favorites. Propriet ile paginii Web pot fi afi ate i n regim de offline prin selectarea casetei Make available offline Close nchide fereastra de dialog Organize Favorites

6.3 C utare n Web 6.3.1 Utilizarea unui motor de c utare

Prin motor de c utare se n elege un program, accesibil n Internet, prin care se pot c uta pagini Web care con in informa ii referitoare la un subiect specificat de utilizator. Exist un num r mare de motoare de c utare. La ora actual , se pare c cele mai populare motoare de c utare sunt Google, Yahoo i Altavista. Adresele lor sunt: http://www.google.com http://www.yahoo.com http://altavista.digital.com 1 Realizarea unei c ut ri folosind cuvinte cheie sau fraze Pagina Web corespunz toare motoarelor de c utare, con in o cutie text n care se tasteaz un cuvnt cheie sau o fraz care caracterizeaz subiectul c utat. Dup tastare se d comanda Search i astfel se lanseaz n execu ie procesul de c utare a paginilor Web n care apare subiectul specificat. Rezultatul c ut rii este o list care con ine adresele paginilor Web n care apar informa ii despre subiectul c utat. 2 Copiere de texte, URL-uri i imagini dintr-o pagin Web ntr-un document Por iuni de text, hyperlink-uri i imagini con inute n pagina Web curent pot fi copiate ntr-un document (Word), al calculatorului propriu. Pentru a potea efectua aceste copieri sunt necesare urm toarele etape:

-210-

Se navigheaz la pagina Web din care se va copia o informa ie Se selecteaz blocul care urmeaz a fi copiat. Pentru copierea ntregii pagini se va da comanda: o Cale: Edit Select All Din meniul Edit Copy Se deschide documentul destina ie i pentru inserarea informa iei se utilizeaz comanda: Cale: Edit Paste 3 Salvarea unei pagini Web pe calculatorul propriu

Pagina Web curent poate fi salvat ntr-un fi ier al calculatorului utilizat, n vederea analiz rii ei ulterioare, adic , n regim offline calculatorul nu mai este conectat la Internet.

Fig. 6.7 Salvare pagin Web pe calculator

Pentru salvarea paginilor Web se va utiliza urm torul algoritm, Fig. 6.7: - Pe desktop-ul calculatorului este deschis pagina Web care urmeaz a fi salvat - Cale: File Save As se afi eaz fereastra de dialog cu numele Save Web Page o Din lista combinat Save in se stabile te unitatea i directorul n care se va salva pagina curent o n cutia de text File name se introduce numele cu care se salveaz pagina Web

-211-

Din lista combinat Save as type se stabile te tipul fi ierului de salvare (htm, html, txt) o Din lista combinat Encoding se selecteaz tipul de caractere utilizat n procesul de salvare Se ac ioneaz butonul Save o software dintr-o

Desc rcarea unui fi ier/imagini/produs pagin Web pe calculatorul propriu

1 Dac pagina Web deschis con ine un hyperlink, prin activarea meniului local (clic dreapta pe mouse), se d comanda Save Target As. Aceast comand va afi a trei ferestre de dialog: - File Download programul de navigare determin informa ii de baz despre fi ierul care se va desc rca (dimensiunea fi ierului, rata de transfer, timpul de desc rcare estimat) - Save As utilizatorul va specifica informa ii referitoare la locul de salvare al fi ierului care se va desc rca (unitatea i calea utilizat , numele fi ierului) se va demara procesul de salvare prin ac ionarea butonului de comand Save - Fereastra de dialog care indic evolu ia procesului de desc rcare 2 Dac pagina Web deschis con ine o imagine care nu este asociat unui hyperlink, prin activarea meniului local se va da comanda Save Picture As. Aceast comand afi eaz fereastra de dialog Save Picture, care con ine: - n cutia de text File name se ncarc automat numele imaginii indicate, nume care poate fi modificat de utilizator - Lista Save as type con ine tipul imaginii indicate - Lista Save in permite stabilirea unit ii i c ii care se vor utiliza n procesul de salvare a imaginii - Se va demara procesul de salvare prin comanda Save. 3 De pe Internet se pot desc rca pe calculatorul propriu produse software. Prima dat se localizeaz programul care se va desc rca, dup care se efectueaz clic pe hyperlink-ul etichetat cu Download. Se afi eaz fereastra de dialog n care utilizatorul poate opta pentru deschiderea sau salvarea fi ierului. n procesul de salvare se vor respecta pa ii de mai sus. Pentru a ncepe procesul de instalare a programului desc rcat se va executa un dublu clic pe fi ierul cu numele Install.exe sau Setup.exe.

-212-

6.3.2 Imprimarea paginii Web

1 Preg tirea imprim rii paginii Web actuale nainte de imprimarea propriu-zis se recomand , Fig.6.8: Configurarea paginilor de hrtie pe care se va imprima o Cale: File Page Setup Vizualizarea paginii naintea imprim rii o Cale: File Print Preview

Fig. 6.8 Preg tirea imprim rii

2 Imprimarea paginii Web actuale Dup ce au fost stabilite op iunile referitoare la pagina utilizat n imprimare i s-a dat comanda de examinare a paginii nainte de imprimare, se poate demara procesul de imprimare propriu-zis a paginii Web, Fig. 6.9: Print se afi eaz fereastra de dialog cu numele - Cale: File Print n care se configureaz op iunile de imprimare - Pentru lansarea n execu ie a procesului de imprimare se ac ioneaz butonul de comand Print. Observa ie: nainte de lansarea opera iei de imprimare se recomand dezactivarea func iei de imprimare a culorilor i a imaginilor de fundal. n cazul imprim rii acestora textul va fi probabil mai lixibil dar, n acela i timp, consumul de consumabile este mai mare. Dezactivarea func iei de imprimare a culorilor i imaginilor de fundal: - Cale: Tools Internet Options - Se deschide fereastra de dialog n care se selecteaz fila Advanced o n sec iunea Printing se deselecteaz caseta Print background colors and images

-213-

Fig. 6.9 Imprimarea paginii Web

6.4 Po ta electronic
Unul dintre cele mai complexe sisteme care in Internet-ul n via este po ta electronic . Email-ul (engl. electronic mail), cum este cunoscut n mod curent, reprezint cel mai popular serviciu Internet. El presteaz servicii de curier i factor po tal, permi nd comunicarea i transmiterea de informa ii ntre utilizatori indiferent de localizarea geografic i de fusul orar la o vitez remarcabil .

6.4.1 Bazele utiliz rii email-ului

Po ta electronic reprezint modalitatea electronic de coresponden prin care una sau mai multe persoane schimb mesaje n format text, eventual cu ata are de fi iere (grafice, audio/video etc.). Adesea termenul de email este confundat cu cel de mesagerie electronic . Cel din urm furnizeaz o gam variat de servicii prin aplica ii legate de circuitul informa ional sub forma formularelor electronice, a fax-urilor, a convoc rilor, a planific rilor etc. Astfel, n mod evident, po ta electronic este una dintre aplica iile serviciului de mesagerie electronic . O adres de e-mail va ar ta ntotdeauna de forma: nume_utilizator@adres _calculator Prima parte con ine identificatorul utilizatorului dup cum este el nregistrat pe calculatorul unde este creat c su a po tal , iar a doua parte (cea de dup @) reprezint informa iile de identificare n Internet a

-214-

calculatorului unde se afl c su a po tal (mail-server), organiza ia de care apar ine sau ara unde este situat. Cele dou p r i ale adresei sunt desp r ite prin simbolul @ (se cite te at). Numele poate fi orice combina ie de litere i cifre, f r diferen ieri ntre literele mari i mici.

6.4.2 Scrisoarea electronic

Email-ul este un mesaj format din trei zone distincte: antetul, corpul i semn tura. Antetul (header) este o secven standard de informa ii cu care ncepe mesajul po tal: autor (From), destinatar (To), data i ora transmisiei (Sent/Date), subiect (Subject). Acesta este echivalentul electronic al plicului, con innd informa iile publice" de care ntregul sistem de mesagerie electronic are nevoie pentru a manevra scrisoarea, Fig.6.10: - From: define te expeditorul i va con ine cu siguran o adres email ce trebuie folosit dac se dore te trimiterea unui r spuns la mesaj. - To: define te destinatarul mesajului prin adresa email (din fericire, programele actuale ne permit s exprim m adresa i sub o form mai inteligibil , adic scriind n clar numele persoanei dac aceasta exist n agenda de adrese). De remarcat c aici pot fi trecute mai multe adrese email separate prin virgul , efectul fiind acela c mesajul este transmis tuturor celor din list . - Cc: Este prescurtarea de la Carbon copy (copie la indigo). Aici putem scrie adresele persoanelor care vrem s primeasc o copie a scrisorii. De obicei este vorba de persoane care sunt vizate de con inutul mesajului, care ar putea fi interesate de informa iile din mesaj, care monitorizeaz un proiect sau oricine altcineva care consider m c trebuie s afle con inutul mesajului. Persoanele ale c ror adrese sunt trecute n cmpul Cc: se mai numesc destinatari secundari. - Bcc: Este prescurtarea de la Blind carbon copy (copie confiden ial ). Ca i n cazul precedent, cmpul poate cuprinde adresele unor destinatari secundari. Diferen a fa de copia simpl const n faptul c destinatarii primari i secundari ai mesajului nu vor ti c mesajul este recep ionat de ace ti coresponden i. - Sent: afi eaz data i ora transmisiei mesajului. - Subject: n care este descris pe scurt con inutul mesajului. Apoi dup o linie liber urmeaz a doua zon care con ine mesajul email.

-215-

Fig. 6.10 Plicul electronic

Corpul (body) este mesajul propriu-zis. Marea majoritate a aplica iilor de po t electronic au propriul editor de texte cu care poate fi scris mesajul, iar ultimele versiuni de programe permit inserarea n mesaje a informa iilor reprezentate n format multimedia i a secven elor HTML, la fel ca n orice pagin Web. Semn tura (signature) este o secven standard de informa ii (autor, domeniile sale de interes, afilieri) care se adaug la sfr itului mesajului po tal. Toate aceste informa ii pot fi nregistrate ntr-un fi ier i ad ugate automat la sfr itul mesajului.

6.4.3 Folosirea serviciului email

n multe privin e func ionarea po tei electronice se aseam n cu serviciile po tale obi nuite. Rolul oficiului po tal este jucat de un calculator numit server de email. Suntem clien ii acestui server dac dispunem de un cont pe el. Aceasta implic faptul c avem o adres email prin care putem fi identifica i i un spa iu de stocare unde sunt memorate mesajele. Pentru a trimite i primi mesaje electronice sunt folosite mai multe protocoale: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pentru transferul mesajelor de la expeditor la server i ntre servere, respectiv POP3 (Post Office Protocol) pentru primirea po tei. Un alt protocol care se folose te pentru email este IMAP (Internet Message Access Protocol), o variant mbun t it a POP3.

-216-

n general, furnizorul de servicii de re ea este responsabil pentru crearea cutiilor po tale. O cutie po tal nu este dect un fi ier pe un server de email, unde sunt colectate mesajele primite c tre adresele asociate. Atunci cnd clientul se conecteaz la server, el transfer mesajele din aceste fi iere pe calculatorul propriu, fie p strnd o copie a lor pe server, fie tergndu-le de pe server

6.4.4 Facilit i email

Exist dou posibilit i de trimitere i primire a mesajelor email pe Internet: - 1. folosind un client po tal (mailer). Poate cel mai utilizat client este Outlook Express al firmei Microsoft, Fig.6.11. Alte aplica ii populare utilizate pentru a prelua i transmite mesaje sunt Netscape Messenger, Eudora i Pegasus Mail.

Fig. 6.11 Outlook Express

2. prin intermediul unui serviciu de po t prin interfa

Web.

1 Func iile clien ilor de email n linii mari, un client de email trebuie s ne permit s comunic m cu serverul, s vizualiz m mesajele pe care le primim, s compunem mesajele pe care le expediem i s ne organiz m ntr-un mod ct mai convenabil c su a po tal . Toate aceste func ii sunt ns strns mpletite. S trecem n continuare n revist cele mai importante:

-217-

Comunicarea. n principiu, aceast func ie se realizeaz automat. Trebuie totu i s tim c leg tura cu serverul nu este permanent , chiar dac suntem conecta i cu acesta printr-o re ea. De cele mai multe ori, conectarea la server se face la anumite intervale de timp, ocazie cu care se transfer mesajele trimise i se aduc mesajele primite, dup care programul elibereaz leg tura. Stabilirea acestui interval este l sat la latitudinea utilizatorului (depinde de num rul mesajelor vehiculate i de calitatea re elei). Pentru utilizatorii care sunt conecta i la server prin linie telefonic nchiriat (marea majoritate a celor care utilizeaz calculatorul acas i sunt conecta i la Internet printr-un furnizor comercial), varianta optim este conectarea explicit , pentru a minimiza utilizarea liniei telefonice. Este de amintit c n acest caz, momentul expedierii mesajului nu coincide cu transmiterea lui efectiv (avem posibilitatea s ne r zgndim). Vizualizarea. Este o func ie simpl , prin care putem s citim mesajele. Majoritatea mailere-lor actuale au posibilitatea s afi eze i text formatat (n principal HTML). Standardele nu sunt nc foarte stabile i se ntmpl adesea ca viewer-ul clientului nostru de email s nu n eleag perfect formatarea realizat de mailer-ul corespondentului nostru. i viceversa. Singurul aspect mai complex al func iei de afi are este cel legat de fi ierele ata ate mesajelor. n cazul celor mai multe programe Windows sau Macintosh, lucrurile se desf oar simplu: n mesaj vor ap rea simboluri grafice corespunz toare tipurilor de fi iere ata ate. De regul , un dublu-clic pe acestea lanseaz aplica ia potrivit . Compunerea. Aceast func ie este realizat cu ajutorul unui editor specializat, care cuprinde o parte de procesare de text i o parte de comenzi specifice. Unele programe (de pild Microsoft Exchange) permit utilizarea unui alt procesor de text (cum ar fi Word for Windows) dar, n general, cel nglobat este suficient. R spunsul la mesajele primite. Aceast comand este disponibil cnd citim un mesaj sau cnd am selectat un mesaj dintr-unul dintre dosarele tematice (vezi mai jos), mesaj pe care-l vom numi n continuare original . Rezultatul comenzii este c se lanseaz compunerea unui nou mesaj, completndu-se ns automat anumite cmpuri ale antetului. n primul rnd, cmpul To: va fi completat (de obicei) cu adresa expeditorului mesajului c ruia i r spundem. Dac originalul con ine o adres n cmpul

-218-

Reply-To din antet, atunci aceasta va fi adresa la care va fi trimis mesajul. n cmpul Subject va fi copiat subiectul mesajului original, dar se va ad uga n fa Re: . n fine, corpul mesajului va fi citat n ntregime, adic va r mne n editor, dar fiecare linie va fi prefixat de caracterul >" (cazul cel mai comun, dar exist i alte conven ii pentru citare). n felul acesta putem s r spundem punct-cu-punct , p strnd citatele relevante din mesajul original, putem s scriem o scrisoare compact , l snd la sfr it textul original citat integral (astfel nct corespondentul nostru s poat s - i aminteasc ct mai exact contextul mesajului pe care l-a trimis), putem s tergem (par ial sau integral) partea citat din mesajul original etc. Trimiterea aceluia i mesaj mai multor destinatari simultan. Spre deosebire de func ia simpl de r spuns unui expeditor, se genereaz un r spuns adresat tuturor destinatarilor mesajului original ( i, desigur, expeditorului). Se folose te de obicei atunci cnd un grup de persoane dezbat prin email un subiect i fiecare trebuie s afle ce spun ceilal i. Aceast facilitate permite i crearea a a-numitelor liste de discu ii". Retransmiterea coresponden ei ( cite te i d mai departe"). Se genereaz un mesaj n corpul c ruia este citat ntregul mesaj original, iar subiectul este prefixat cu FW:". Ne r mne sarcina s complet m cmpurile rezervate destinatarilor (To, Cc, Bcc). Putem s edit m mesajul original, s -l coment m etc. Se folose te atunci cnd vrem s aducem i la cuno tin a altor persoane con inutul (integral sau par ial) al unui mesaj pe care l-am primit. Ata area fi ierelor. Posibilitatea de a ata a unui mesaj fi iere de orice fel (pagini web, imagini, text, video etc.), f r ca num rul de fi iere ata ate s fie limitat, este extrem de valoroas . Modalitatea practic de ata are a unui fi ier la un mesaj se face printr-un dialog de selectare a fi ierului identic cu cel obi nuit prin care programele ne cer s specific m fi ierul pe care s -l ncarce. Trebuie ns s inem seama i de anumite aspecte mai delicate, cum sunt codificarea sau dimensiunea fi ierelor ata ate. Fi ierele ata ate pot s creasc foarte mult dimensiunea mesajelor (teoretic nu exist limit superioar ). Este ns posibil ca destinatarul mesajului, dac acesta este conectat printr-o linie telefonic de slab calitate (cazul cel mai comun) s stea ore ntregi pe linie pentru a desc rca fi ierele, cu consecin ele de rigoare asupra facturii telefonice. Pe de alt

-219-

parte este posibil ca administratorul serverului de la destina ie s fie n criz de spa iu de stocare i, n consecin , s limiteze dimensiunea mesajelor acceptate. 2 Serviciul de po t prin interfa Web Programul client email este un applet Java, care poate fi rulat de orice browser Web care tie Java. Acestea ofer oricui, gratuit, posibilitatea de a- i deschide o c su po tal , oferind n acest scop spa iu i servicii de administrare. Mai mult, din aceste c su e po tale se pot accesa i eventualele alte c su e po tale de care utilizatorul dispune. Avantajul const n faptul c oriunde n lume avem posibilitatea s ne ntre inem coresponden a, cu singura condi ie de a avea acces la WWW. Pe Internet exist multe site-uri care accept g zduirea de conturi gratuite de email. La alegerea unui astfel de site trebuie avut n vedere viteza de accesare a site-ului i durata de nc rcare, m rimea c su ei i a ata amentelor la email acceptate, oferta prezentat n limba romn , informa iile obligatorii care trebuie furnizate la subscriere, existen a unei pagini de start sau a informa iilor necesare utiliz rii c su ei po tale etc. Servicii Web de mail foarte populare sunt Yahoo Mail, Fig.6.12. i MSN Hotmail, primul oferind utilizatorilor c su e po tale de 100 MB.

Fig. 6.12 Yahoo Mail

Indiferent de modalitatea de accesare a coresponden ei, serviciul de po t electronic ofer suplimentar urm toarele facilit i: Destinatar inexistent sau indisponibil. Ce se ntmpl dac , dintr-un motiv sau altul (de pild , destinatarul i-a schimbat adresa)

-220-

scrisoarea nu poate ajunge la destina ie? n mod normal, ea este trimis napoi. Un mesaj poate la rndul lui s ntmpine anumite dificult i. De exemplu, unul dintre serverele intermediare este indisponibil, caz n care se recurge la trasee ocolitoare. Dac serverul destina ie este indisponibil, expeditorul prime te un mesaj de avertisment de la ultimul server intermediar, care ns va mai insista un timp (de obicei cteva zile) s intre n leg tur cu serverul destina ie. Dac adresa este gre it (de pild destinatarul nu mai are cont pe serverul men ionat), expeditorul prime te un mesaj prin care este n tiin at de acest lucru. Mesaje recomandate , caz n care expeditorul prime te un mesaj prin care i se confirm n mod explicit livrarea mesajului c tre destinatar. Mai mult, unele programe pot solicita destinatarului s confirme citirea mesajului, dar func ionarea acestei facilit i depinde de programul client folosit de destinatar. Mesaje n mod anonim. Pentru aceasta, autorul trebuie s trimit mesajul c tre o adres anonim , de unde poate s -l retransmit , devenind astfel liber de sarcini (f r responsabilit i). Agenda cu adrese. Majoritatea mailer-elor ofer facilitatea de a stoca adresele coresponden ilor, de cele mai multe ori mpreun i cu alte informa ii (porecle, adresa po tal , numere de telefon i fax de la locul de munc sau de la domiciliu, data de na tere, observa ii etc.). Facilit ile de grupare a adreselor (tot un fel de foldere), de sortare i de c utare sunt comune. Unele programe ofer chiar posibilitatea de a crea i adrese colective numite i liste de distribu ie. Folosirea fi ierului cu semn turi. Acesta con ine o semn tur care va fi ad ugat la sfr itul mesajului. Filtrarea mesajelor n func ie de diferite criterii (combinat uneori cu r spunsuri automate). Posibilitatea de a filtra automat mesajele este adesea de mare valoare, mai ales atunci cnd volumul coresponden ei este mare. Filtrarea se face pe baza unor condi ii specificate de utilizator, cum ar fi prezen a unui anumit ir de caractere ntr-unul din cmpurile antetului sau n corpul mesajului, precum i condi iile n care se aplic (de pild mesajelor primite sau mesajelor trimise). Dac condi iile sunt ndeplinite, atunci se execut anumite ac iuni specificate de utilizator (de exemplu se transfer mesajul ntr-un anumit folder, i se atribuie o anumit

-221-

prioritate, este redirectat la o anumit adres , se r spunde cu un text standard etc.). Notificarea recept rii i a citirii. nseamn trimiterea automat a unui mesaj c tre expeditor atunci cnd mesajul trimis a fost plasat n cutia po tal a destinatarului, respectiv trimiterea automat a unui mesaj expeditorului atunci cnd mesajul original a fost afi at (deci citit) de c tre destinatar. Diverse. Imagina ia proiectan ilor a dus la o adev rat infla ie de facilit i (multe dintre ele complet inutile) oferite de produsele software actuale. Mai des folosite sunt posibilitatea de a eticheta mesajele pe baza unor categorii prestabilite, posibilitatea de a le atribui anumite priorit i (ignorate la transferul de mesaje prin Internet dar poate relevante pentru destinatar, daca mailer-ul s u le recunoa te), posibilitatea de a programa printr-un limbaj propriu (de regula scripting) anumite ac iuni, posibilitatea de a utiliza abloane i personalit i multiple" (de exemplu configurarea a dou sau mai multe stiluri de coresponden : unul pentru mesajele oficiale, unul pentru coresponden privat etc.), folosirea poreclelor (nicknames) n locul adreselor po tale (sunt mai u or de memorat) etc.

6.4.5 Gestionarea contului

Dup o perioad de folosire intensiv a po tei electronice, num rul mesajelor primite i trimise (o copie a fiec rui mesaj trimis se p streaz local) cre te i ne vine din ce n ce mai greu s ne descurc m printre ele. Acest aspect este bine cunoscut de produc torii de programe client de email, a a c din fericire avem la dispozi ie variate posibilit i de organizare ct mai eficient . Solu ia de baz o reprezint crearea unor foldere n care putem plasa aceste mesaje. Con inutul unui folder este vizualizat sub form de tabel, cu un mesaj pe fiecare rnd. Plasarea unui mesaj ntr-un folder se face fie prin drag-and-drop, fie prin comenzi simple, specifice programului. Cele mai multe programe dispun de cteva foldere predefinite. Astfel, exist ntotdeauna un director unde sunt automat plasate noile mesaje sosite (numit de regula Inbox), un director unde sunt plasate copii ale mesajelor trimise (numit adesea Outbox) i un director pentru ciorne , cu mesaje neterminate care vor fi trimise mai trziu (Drafts). n fine, un alt director predefinit este cel n care se p streaz mesajele pe care le-am ters (numit Deleted items sau Trash sau altfel). Este bine de tiut c

-222-

mesajele pe care le tergem mai sunt disponibile pn cnd le tergem definitiv (cu o comand de genul Empty trash). n afar de folderele predefinite, avem posibilitatea de a ne crea propriile foldere, specifice activit ilor pe care le desf ur m. Unele programe ne permit structurarea ierarhic a directoarelor, astfel nct acestea ajung s se asemene foarte mult cu structura de directoare a discurilor, cu diferen a c n locul fi ierelor aici vom g si mesaje. n cadrul unui folder, avem posibilitatea s sort m mesajele dup criterii diverse (dup dat , dup numele expeditorului sau al destinatarului, dup subiect, dup dimensiune etc.). Anumite marcaje ne permit s identific m cu u urin mesajele care nu au fost nc deschise, cele care con in fi iere ata ate, cele la care am r spuns, cele pe care le-am trimis mai departe, cele pe care le-am redirectat etc. Important este i faptul c orice mesaj poate fi tip rit, salvat n alt format sau alt loca ie, sau chiar trimis prin fax, f r s conteze dac destinatarul nu este disponibil n momentul trimiterii mesajului (acesta l va primi n momentul conect rii la serverul de mail i recep ion rii tuturor mesajelor).

6.4.6 Eticheta email

Internet-ul nu este doar o re ea interna ional de calculatoare. El reprezint , totodat , o comunitate a celor ce schimb informa ii prin intermediul noilor tehnologii. Rela iile create n cadrul acestei comunit i pretind o anumit reglementare, instituirea anumitor reguli de conduit la care cet enii spa iului cibernetic n eleg, de cele mai multe ori, s adere de bun voie. Ansamblul de norme i reguli care compune eticheta email se refer la identitatea utilizatorului, atitudinea sa, scrierea unui mesaj (con inutul acestuia, formatul, ata amentele etc.) i nu n ultimul rnd eticheta din cadrul listelor de discu ii. n cele ce urmeaz se prezint cele mai generale norme de conduit on-line n utilizarea email-ului: - Verifica i-v email-ul zilnic i r mne i n limita de stocare a cotei stabilit de furnizorul de servicii Internet la care a i apelat. terge i mesajelor nedorite imediat de vreme ce ele ocup spa iu de stocare. - Men ine i num rul mesajelor p strate n cutia de po t electronic la minim. Mesajele excedentare" pot fi transferate n fi iere pe

-223-

discuri sau pe orice suport de stocare i p strate pentru referiri viitoare. Niciodat s nu pleca i de la premiza c email-ul nu este citit de nimeni n afar de dvs.; exist persoane care au posibilitatea s citeasc i s v acceseze po ta electronic . Scana i-v sistematic sistemul n c utare de viru i, n mod special atunci cnd se primesc sau se aduc fi iere de pe alte sisteme, pentru a preveni r spndirea viru ilor. Nu da i niciodat identificatorul i parola de utilizator altei persoane, exceptnd administratorul de re ea. Pentru coresponden a cu superiorii este bine s urma i traseele de procedur normal . De exemplu, nu trimite i o plngere via email direct c tre vrful organiza iei ( ef de departament), doar pentru c pute i face lucrul acesta. P stra i un comportament profesional i ave i grij ce spune i despre alte persoane. Email-ul este foarte u or de transmis mai departe. Respecta i intimitatea celorlal i. Este considerat a fi deosebit de primitiv trimiterea email-urilor personale c tre liste de discu ii sau n grupuri de tiri f r a avea permisiunea autorului. Nu trimite i mesaje nfl c rate (flaming). Mesajele de acest gen implic folosirea n cadrul comunic rii electronice a criticilor sau remarcilor insult toare, menite a provoca furie destinatarilor. Evita i s trimite i email-uri blocante de band , adic mesaje care necesit un timp de nc rcare sau de desc rcare foarte mare datorit ata amentelor de dimensiuni apreciabile. Proteja i datele cu caracter personal. Dac trimite i un mesaj mai multor persoane, este politicos s nu prezenta i fiec reia adresele de email ale celorlal i destinatari (folosi i cmpurile Cc sau Bcc). R spunde i n timp util la mesaje.

Pentru conceperea mesajului trebuie avute n vedere urm toarele aspecte: - Nu uita i s ncepe i fiecare mesaj cu o formul de salut. - Men ine i paragrafelor i mesajele scurte i la obiect, respectnd ortografia i gramatica limbii n care scrie i. - Nu folosi i format ri excesive n mesaje de email, cum ar fi combina ii de fonturi diferite n diverse stiluri de formatare. Dimensiunea mesajului i timpul de desc rcare vor cre te. Pe de alt parte, clientul de email al destinatarului s-ar putea s nu

-224-

afi eze corect toate op iunile de formatare. De aceea este bine s v scrie i mesajele n mod text, evitnd pe ct posibil formatul HTML. Scrie i un singur subiect ntr-un mesaj. Pentru mesajele lungi folosi i la nceput un cuprins al con inutului i marca i nceputul fiec rei sec iuni printr-un titlu. Include i o semn tur la sfr itul mesajelor email, deoarece destinatarul s-ar putea s nu v cunoasc personal. Semn tura este bine s includ numele, func ia i afilierea, precum i adresele de email sau Web (dac exist ), dar nu trebuie s dep easc 6 linii. Informa ii op ionale pot s cuprind adresa i num rul personal de telefon sau mobil. Nu scrie i corpul mesajului cu litere mari dect pentru a scoate n eviden un punct important sau pentru a face distinc ia de un titlu. A scrie cu litere mari cuvinte ntregi este considerat n general ca fiind vorba de o ofens (se ridic vocea la interlocutor!). Se pot utiliza * astericsurile * n jurul unui cuvnt pentru a sublinia o anumit idee. Se poate folosi simbolul underscore (_) nainte i dup titlul unei c r i. Lungimea unei linii de mesaj este bine s se limiteze la circa 65-70 de caractere (o linie ecran) i n general s se evite caracterele de control. Cnd cita i o alt persoan elimina i tot ceea ce nu are leg tur direct cu r spunsul. Nu l sa i programul de po t electronic s citeze n mod automat ntregul corp al mesajului la care se r spunde dac nu este necesar. Nim nui nu-i convine s citeasc un mesaj citat lung pentru a treia sau a patra oar , pentru a fi urmat de un r spuns de doar o linie. Toate referirile i sursele trebuie citate i respectate acordurile de licen iere i copyright. Pentru fi ierele ata ate preciza i numele, dimensiunea i aplica ia n care a fost creat. Folosi i umorul sau sarcasmul cu m sur ! F r o comunicare fa n-fa glumele pot fi luate drept critici. Adopta i un ton pozitiv i evita i cuvintele negative (anti, mpotriva, contra etc.). Ve tile proaste se transmit la nceputul mesajului, n mod clar, f r ambiguit i, sus innd o atitudine pozitiv fa de problema n cauz .

-225-

i nu uita i! Ceea ce este scris - scris r mne.

6.4.7 Avantaje i limite

Email-ul are reputa ia celei mai ndr gite aplica ii n contextul Internet-ului. Red m n continuare cele mai importante elemente care au f cut din acest sistem de mesagerie standardul comunic rii on-line: - Email-ul este cel mai simplu, mai rapid i mai r spndit instrument de comunicare al Internet-ului fa de celelalte medii tradi ionale de transmitere a mesajelor. - Email-ul salveaz timp. Deservirea este prompt (de ordinul ctorva minute sau chiar secunde, depinznd i de configura ia serverului de mail). Dac se ntmpl ceva deosebit i mesajul nu i atinge destina ia, el este ntors emitentului cu o not explicativ . - Email-ul este mult mai ieftin. Dup amortizarea costului ini ial al conect rii la Internet i al instrumentului prin care se efectueaz coresponden a utilizarea emailului este practic gratuit . - Prin e-mail se pot transmite orice tip de date (text, sunet, grafic , video). - Po ta electronic este un mijloc de comunicare asincron deoarece nu este necesar prezen a simultan a coresponden ilor. R spunsurile se primesc dup o anumit perioad de timp iar destinatarul nu trebuie s fie n fa a calculatorului cnd sose te mesajul (ca la telefon) i nici m car calculatorul nu trebuie s fie pornit (ca la fax). - Email-urile sunt schimbate n mod dinamic ceea ce le permite s fie simple, la obiect, mai pu in standardizate i cu dialoguri mult mai explicite, iar prin anularea formulelor standard ale clasicelor i lentelor scrisori las un spa iu de exprimare mult mai liber. - Un mesaj poate fi adresat unei persoane sau unui grup de oameni. - Email este un mijloc ecologic (salvnd p durile de la t iere). Nu necesit hrtie (n cazul n care nu se dore te tip rirea mesajelor), nici plicuri sau timbre. - Email-ul ajut la organizarea activit ii. Mesajele primite sau transmise pot fi arhivate, imprimate, pot fi ordonate dup anumite criterii. Se poate realiza i o selec ie autonom a mesajelor la primire n func ie de anumite criterii, de exemplu, dup emi tor precum i transmiterea copiilor unui mesaj uneia sau mai multor persoane. Un mesaj primit poate fi transmis unei alte persoane n forma recep ionat sau poate fi modificat sau nso it de comentarii.

-226-

Comunic rile realizate prin intermediul po tei electronice au un caracter privat. Po ta electronic permite men inerea contactului cu prietenii i familia. Email-ul desfiin eaz barierele legate de distan i timp. Datorit simplit ii i eficien ei sale, email-ul a fost astfel adoptat de un mare num r de persoane fizice fiind rapid integrat n afaceri i comer .

Cel mai ntrebuin at, cel mai folositor, dar i cel mai prost utilizat instrument de re ea este email-ul, etichetat de unii drept arma mortal a Internet-ului. Po ta electronic a devenit att de indispensabil n mediul de afaceri nct exist persoane care men in leg tura cu clien ii sau furnizorii numai prin intermediul ei. Dar a a cum se ntmpl cu cele mai utilizate instrumente de comunicare oamenii pot s i abuzeze de ele, garan ia unei utiliz ri corecte fiind cunoa terea nu numai a avantajelor ci i a limitelor acestora. Principalele dezavantaje ale utiliz rii po tei electronice se refer la: - Acces utilizatorul este condi ionat de existen a unei conexiuni Internet. - Cost. Nici un serviciu de e-mail nepl tit nu este att de gratis cum pare. Companiile care ofer asemenea servicii au ntotdeauna de c tigat, fie beneficii palpabile (bani percepu i de la alte companii pentru servicii de reclam ), fie beneficii de imagine (impunerea numelui pe pia , clien i mul umi i etc.). - Depersonalizarea comunic rii. Cel mai izbitor element este redenumirea expeditorului i destinatarului cu prepozi iile de la (from) i c tre (to). - Ca mediu electronic de interac iune po ta electronic este mult mai s rac ca mijloace de expresie, cuvntul fiind unicul instrument de comunicare chiar dac se pot ata a fi iere de sunet i imagine. - Utilizarea abuziv . Internau ii se plng, n mod constant, de c iva ani de primirea unor mesaje nesolicitate, de la reclame pn la fi iere enorme cu fotografii, scrisori lan , scheme piramidale, glume sau alte informa ii consumatoare de memorie i timp de conectare la Internet. Un loc aparte l ocup trimiterea de mesaje comerciale nesolicitate fenomen denumit spamming (spam engl.), un fel de cangren electronic pentru cutia po tal a

-227-

utilizatorilor, chiar dac avem libertatea de a ignora sau terge aceste mesaje. Viru i. Spam-ul constituie i o surs de infectare viral . Utilizarea unui program pentru triajul po tei electronice care sose te la server conform criteriilor definite de utilizator reprezint o problem riscant deoarece prin instalarea de filtre n servere se risc pierderea unor mesaje dorite. Un alt vehicul de mpr tiere a viru ilor o reprezint fi ierele ata ate. Remediul const n instalarea de aplica ii antivirus pe calculatoarele utilizatorilor i firewall-uri pe serverele de mail. Formatul HTML. O alt problem o reprezint faptul c din ce n ce mai multe mesaje electronice sunt redactate n format HTML, care este mult mai greu dect clasicul format text. Acest fenomen poate genera o cre tere de 100%a costurilor de stocaj pentru companii. Pe de alt parte clien ii mai vechi de email nu pot citi dect mesaje text. Lipsa comunic rii fa -n-fa este compensat ntr-o anumit m sur de emoticoane.

6.4.8 Securitatea po tei electronice

Securitatea coresponden ei electronice este de obicei sc zut n compara ie cu alte medii, mesajele putnd fi interceptate, voit sau din eroare, de c tre persoane neautorizate sau de c tre administratorii sistemelor de calcul. Cele patru scopuri de baz n ceea ce prive te securitatea sunt: confiden ialitatea (p strarea informa iei departe de utilizatorii neautoriza i), autentificarea (determinarea identit ii partenerului nainte de comunica ie), nerepudierea (dovedirea partenerului c el este acela care a trimis datele) i controlul integrit ii (siguran a faptului c datele nu au fost modificate). 1 Confiden ialitatea mesajelor protejeaz con inutul mesajelor mpotriva citirii lor neautorizate, de c tre alte persoane dect receptorii specifica i de emi tor. Obiectivul acestei protec ii l constituie fie ascultarea i nregistrarea neautorizat a traficului de pe liniile de comunica ii, fie posibilitatea accesului la cutiile de scrisori. Toate programele de mesagerie electronic oblig utilizatorul s foloseasc o parol pentru a- i proteja intimitatea coresponden ei. Ca regul general este bine s fie alese parole care s nu poat fi u or ghicite i s nu fie

-228-

ncredin ate nim nui. Trebuie ns spus din capul locului c , la ora actual , nu exist nici o garan ie c nimeni nu are posibilitatea s ne citeasc mesajele, ba chiar s scrie unele n locul nostru. O alt modalitate prin care ne putem ap ra de intruziuni o reprezint cifrarea mesajelor, ceea ce presupune ns o n elegere prealabil cu coresponden ii (ceea ce nu este nici u or i nici sigur). O cale mai u oar o reprezint criptarea cu chei publice i chei private. n acest scop se poate utiliza programul numit PGP (Pretty Good Privacy). De re inut: faptul c cineva i cifreaz coresponden a nu nseamn c are ceva de ascuns. Dreptul la intimitate este recunoscut oric rui cet ean i fiecare trebuie s -l apere. 2 Autentificarea originii mesajului protejeaz identitatea expeditorului unui mesaj. Este tiut faptul c n mediul on-line nimic nu este mai simplu dect nsu irea unei alte identit i. Ac iunea de a falsifica caracteristicile unui sistem sau program pentru a imita o alt entitate din re ea se nume te spoofing. Metoda este folosit pe scar larg de spameri pentru a- i ascunde identitatea. Pentru a rezolva aceast problem de securitate, companii precum Microsoft i Yahoo ncearc s elaboreze sisteme pentru autentificarea automat a expeditorilor mesajelor e-mail, fie prin criptare pentru a semna digital mesajele, fie prin verificarea ntr-o baz de date a furnizorului de servicii dac mesajul provine ntr-adev r de la adresa indicat n cmpul expeditorului. 3 Nerepudierea mesajelor prin dovedirea originii. mpiedicarea nerecunoa terii mesajului de c tre expeditor, serviciu care garanteaz integritatea i originea datelor din punctul de vedere al expeditorului, nu al destinatarului. Se mpiedic astfel ca expeditorul adev rat al unui mesaj de po t electronic s nege trimiterea scrisorii. 4 Integritatea leg turii n re ea furnizeaz receptorului siguran a c mesajul primit este identic cu mesajul emis la origine. Acest serviciu protejeaz mpotriva unor atacuri care vizeaz modificarea mesajelor aflate n tranzit prin re ea. 5 Semn tura electronic este unul din cele mai importante mecanisme de securitate electronic . Ca i semn tura privat , semn tura electronic poate fi folosit pentru stabilirea identit ii semnatarului. Mai mult, poate garanta c , dup ce a fost aplicat semn tura, con inutul documentului nu a fost alterat. Majoritatea procedeelor de semn tur

-229-

electronic se bazeaz pe criptografia prin cheie public . Semn tura electronic este de fapt un cod inclus n mesaj i calculat plecnd de la cheia privat a emi torului i a con inutului mesajului. Dac acesta nu este intact, nu exist nici o garan ie asupra autentific rii mesajului primit i destinatarul va fi avertizat. 6 Pe de alt parte, configur rile implicite ale unui client de email nu sunt uneori suficient de puternice pentru a opri diverse mesaje malefice asociate cu viru ii sau farsele virale. Una dintre cele mai frecvente c i de infectare este prin intermediul fi ierelor ata ate mesajelor. Existen a pe calculatorul utilizatorului a unei aplica ii antivirus este absolut obligatorie. 7 n ceea ce prive te comunicarea prin email la locul de munc , tendin a curent este ca firmele s - i n tiin eze angaja ii despre politica de confiden ialitate i de monitorizare a comunica iilor email. Chiar dac un angajat este sau nu informat despre aceast practic , supravegherea electronic a comunic rii prin email poate duce la impunerea de m suri disciplinare (sau chiar la concediere) n cazul n care ac iunile on-line ale angajatului nu corespund politicii companiei.

-230-

Bibliografie
1. Bucerzan D., Vulpe A., Lec ii de utilizare a calculatoarelor , Editura 2. Chiorean L., Chiorean M., PC Ini iere Hard i Soft , Editura Albastr , 3. Florea M., Gju A., Manafu G., Stelea G., Ini iere n utilizarea 4. 5. 6. 7.
Cluj, 1999. calculatoarelor. Teste i Aplica ii. Editura Arves, Bucure ti, 2003. Florea M., C linoiu A., Manafu G., Microsoft Office Excel-Teste i Aplica ii. Editura Arves, Bucure ti, 2003. Kovacs S., Word 2000 Func ii de baz , Editura Albastr , Cluj, 2000. Kovacs S., Excel 2000 Ghid de utilizare, Editura Albastr , Cluj, 2001. Kovacs S., Istenes A., Universul Internet, Editura Albastr , Cluj, 2000. Albastr , Cluj, 2000.