Exerciii propuse

Comunicate de pres Fact-Sheet 1

Firma ACME SA Romnia, principal productor i distribuitor de software antivirus pe piaa romneasc, particip cu un stand propriu la trgul IT SHOW, organizat de Camera de Comer i Industrie a Romniei n perioada 10-20 iunie a.c. la Bucureti. Cel mai bine vndut software antivirus business solution n Romnia n 2009: peste 100.000 buci. Al doilea produs anti-spyware ca vnzri n Romnia n 2009: peste 70.000 buci. 50 de reprezentane de distribuie n ar Contracte de distribuie cu principalii retaileri de echipamente IT i produse software din ar: asigur 200 de puncte de vnzare n ar 1500 de angajai cu norm ntreag Parteneriate cu 4 universiti din ar Premiul pentru inovare 2009 acordat de Asociaia Productorilor Romni de Software ASPROS Soluii business de protecie complet a datelor furnizate la 200 firme i 8 instituii publice centrale n prezent deruleaz o campanie de promovare a produsului antivirus Dataprotect 2010, prezentarea acestuia la IT SHOW fiind un punct cheie din campanie. Standul firmei va fi situat n Sectorul A2. Programul la stand include discuii de afaceri, ncheieri de contracte, intre 15.00 18.00, pe baz de programare prealabil. Firma pune un accent deosebit pe activitatea de Cercetare-Dezvoltare, mottoul fiind: inteligena romneasc profitabil n Romnia Media de vrst a top-managementului este de 34 de ani, printre cele mai tinere din ar

Comunicatul de pres anun participarea firmei la trg i este adresat potenialilor clieni persoane juridice, n principal prin intermediul presei de specialitate, dar i ziarelor. Includei n comunicat o scurt declaraie a domnului Ion Ionescu, preedintele ACME SA.

Exemplul 1:
ACME v invit la IT Show Va fi lansat noul produs antivirus Dataprotect 2010 ntre 12 i 20 mai 2010, ACME SA Romnia i va prezenta produsele n cadrul trgului IT Show, organizat de Camera de Comer i Industrie a Romniei la sediul su din Bucureti. Compania i ateapt att vechii colaboratori, ct i pe cei care doresc s fie, deoarece va fi lansat noul software antivirus Dataprotect 2010. Firma ACME, principalul productor i distribuitor de software antivirus pe piaa romneasc, pune mare accent pe activitatea de Cercetare-Dezvoltare, mottoul fiind: inteligena romneasc profitabil n Romnia. Astfel, se ncearc folosirea minilor tinere romneti n ar i pentru ar. Tocmai de aceea, media de vrst a top-managementului firmei este de 34 de ani, numrul total de angajai cu norm ntreag fiind de aproximativ 1500. Din luna februarie a anului 2010, ACME deruleaz o ampl campanie de promovare a celui mai nou produs al su, Dataprotect 2010. Despre acesta, preedintele ACME, domnul Ion Ionescu a afirmat: Avem convingerea c i Dataprotect 2010 va fi la fel de apreciat ca i

cel de anul trecut. Eficiena testat a programului, preul su adaptat problemelor economice actuale, dar i loialitatea clienilor notri vor face din el un succes. Aa cum declara domnul Ion Ionescu, ACME se bucur deja de popularitate, ntruct a avut cel mai vndut software antivirus din 2009 i a primit premiul pentru inovare 2009 acordat de Asociaia Productorilor Romni de Software ASPROS. n cadrul trgului, standul firmei va fi amplasat n Sectorul A2. Aici specialitii ACME stau la dispoziia publicului ntre 15.00-18.00 pentru discuii de afaceri i ncheieri de contracte. Pentru o bun organizare i colaborare, site-ul ACME (www.acmero.ro) are deschis o list de programare pentru ora i consultantul dorit. Planificarea se poate face i la numrul de telefon 0740xxxxxx.

Exemplul 2:
Inteligena romneasc profitabil n Romnia Cel mai bun antivirus n perioada 10-20 iunie, la Bucureti, firma ACME SA Romnia, principal productor i distribuitor de software antivirus pe piaa romneasc, particip cu un stand propriu la trgul IT Show, eveniment organizat de Camera de Comer i Industrie a Romniei. n cadrul acestui eveniment, de asemenea se deruleaz o campanie de promovare a produsului antivirus Dataprotect 2010. Pn n prezent este cotat ca fiind cel mai bun i cel mai bine vndut software antivirus-business n Romnia, unde n 2009 s-au vndut peste 100.000 de buci, de asemenea ca produs antispyware n 2009, s-au vndut peste 70.000 de buci. n urma acestui succes firma a fost premiat de ctre Asociaia Productorilor Romni de Software ASPROS cu premiul pentru inovare n 2009. De asemenea, firma ofer soluii business de protecie complet a datelor, contracte de distribuie cu principalii retaileri de echipamente IT i produse software, parteneriate cu 4 universiti din ar. Domnul Ion Ionescu, preedintele ACME SA, a declarat c este foarte mulumit de reacia bun a publicului, consumatorilor i c pe viitor ncearc s se menin ca lider pe pia i s ofere cele mai bune soluii business, software antivirus i, de asemenea, ntenioneaz s mreasc aria de distribuie n toat ara, deschiznd noi reprezentane i oferind oamenilor noi locuri de munc. Doritorii vor putea vizita standul firmei ACME SA situat n sectorul A2, unde ntre orele 15-18 se vor putea discuta despre afaceri, ncheieri de contracte.

Exemplul 3:
Software antivirus a infectat Romnia Camera de Comer i Industrie a Romniei organizeaz n perioada 10-20 iunie la Bucureti trgul IT Show. n cadrul evenimentului va participa firma ACME SA Romnia, principal productor i distribuitor de software antivirus. Firma are ca scop promovarea noului produs antivirus Dataprotect 2010. Aceast firm a ajuns la cote maxime n 2009 deoarece a avut cel mai vndut produs software antivirus, peste 100.000 de buci. Totodat, a ctigat premiul n 2009, acordat de Asociaia Productorilor Romni de Software ASPROS, fiind un premiu de inovare. A luat parte la dezbatere Ion Ionescu, preedintele ACME SA, declara c acest produs este inovator producnd un impact pe piaa Romniei, datorit performanei, utilizrii i locului pe care l ocup pe piaa romneasc.

Aceast companie ACME SA va ncheia contracte la stand, incluznd i discuii de afaceri. Clienii care vor dori s se prezinte la stand ntre orele 15-18 n sec. A2 a mai declarat domnul Ion Ionescu. Sunt ateptate persoane juridice, ziarele, dar i doritori care vor s ia parte la eveniment. Pentru informaii suplimentare contactai pe numrul de telefon 0262xxxxxx, e-mail acmesa@yahoo.com, sau la sediul firmei, xxxxxxxxx, Sector 2 Bucureti.

Fact-Sheet 2
ntre 2008-2010 se deruleaz proiectul Reabilitarea podului de pe rul Iza, DN18, Vadu Izei, prin Programul Operaional Regional (POR), Axa Prioritar 2: mbuntirea infrastructurii regionale i locale de transport cost total 2 mil. RON, 1,8 mil. RON finanare Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR), 0,2 mil. RON cofinanare beneficiar: Consiliul Judeean Maramure executant: SC Drumuri i Poduri Maramures SA investiia presupune lrgirea la 4 benzi a carosabilului i consolidarea podului integrare n viitorul drum expres Baia Mare Sighetu Marmaiei investiie finalizat la timp beneficii: fluidizarea traficului, rezisten sporit la trafic greu max. 25 tone, revigorarea legturilor comerciale cu nordul judeului i, n perspectiv, cu Ucraina, relansarea economic a Sighetului inaugurarea, duminic, 30 mai, 2010; personaliti participante la inaugurare: Radu Berceanu, ministrul Transporturilor; Mircea Man, preedintele CJMM, Sandu Pocol, prefectului judeului. exemplu de succes n creterea gradului de absorbie a fondurilor europene parte integrant din msurile guvernamentale de relansare a economiei i combatere a crizei

Comunicatul este emis de Consiliul Judeean Maramure i anun inaugurarea podului. Se adreseaz publicului larg, locuitorilor Maramureului. Mesajul este n egal msur politic i de utilitate public. Se va insera o scurt declaraie a preedintelui CJMM.

Exemplul 1:
Inaugurarea podului de pe Iza O reuit a Romniei i Maramureului Dup 2 ani de munc asidu, podul de pe rul Iza din localitatea maramureean Vadu Izei va fi inaugurat. Evenimentul va avea loc duminic, 30 mai 2010. Vor fi prezeni ministrul transporturilor, Radu Berceanu, preedintele CJMM, Mircea Man i prefectul Maramureului, Sandu Pocol, alturi de alte personaliti. Panglica va fi tiat chiar de domnul Berceanu. Proiectul Reabilitarea podului de pe rul Iza, DN18, Vadu Izei, nceput n 2008, avea ca scop mbuntirea infrastructurii regionale i locale de transport prin consolidarea podului i lrgirea oselei la 4 benzi. Termenul limit, februarie 2010, a fost respectat, lucru apreciat de Fondul European de Dezvoltare Regional, principalul finanator. Poriunea de drum reabilitat va face parte din viitorul drum expres Baia Mare Sighetu Marmaiei. Beneficiile imediate sunt fluidizarea traficului, rezisten sporit la trafic greu i mbuntirea legturilor comerciale cu nordul judeului. Declaraia preedintelui CJMM, Mircea Man, arat

i efectele pe termen lung ale realizrii proiectului: Realizarea cu succes a acestui proiect n valoare de 2 milioane de lei arat c msurile guvernamentale de relansare a economiei i combatere a crizei sunt puse n aplicare. Se ateapt ca n perioada urmtoare relaiile comerciale dintre nordul rii i Ucraina s prospere, ceea ce va nsemna o relansare economic a municipiului Sighetu Marmaiei. Maramureul este astfel un bun exemplu n ce privete gradul de absorbie a fondurilor europene. Pe viitor, CJMM are n vedere obinerea de fonduri europene pentru reabilitarea i reconstrucia drumului Baia Sprie Bora.

Exemplul 2:
Investiie realizat la timp DN 18 reabilitat Proiectul derulat ntre 2008 i 2010, avnd n vedere reabilitarea podului de pe rul Iza i mbuntirii infrastructurii regionale i locale de transport, prin Programul Operaional Regional (POR), a ajuns la bun sfrit. Investiia de 2 mil. RON, finalizat la timp, constnd n lrgirea la 4 benzi a carosabilului i consolidarea podului, integrarea n viitorul drum expres Baia Mare - Sighetu Marmaiei, proiectul fiind finanat prin 1,8 mil. RON de Fondul European de Dezvoltare Regional i 0,2 mil. RON cofinanarea de ctre Consiliul Judeean Maramure, cei de la SC Drumuri i Poduri Maramure SA, s-au ocupat de punerea n aplicare a planurilor. Ca urmare a acestei investiii importante, beneficiile acestei lucrri sunt: fluidizarea traficului, rezisten sporit la trafic greu max. 25 tone, revigorarea legturilor comerciale cu nordul judeului i, n perspectiv, cu Ucraina, relansarea economic a Sighetului. Inaugurarea va avea loc pe data de 30 mai 2010, unde vor fi prezente personaliti ca domnul Radu Berceanu, ministrul Transporturilor; Mircea Man, preedintele CJMM, Sandu Pocol, prefectului judeului. Preedintele CJMM, domnul Mircea Man ne-a declarat c aceast investiie a fost una de succes i necesar. Un exemplu de succes n creterea gradului de absorbie a fondurilor europene, de asemenea a mai declarat c este parte integrant din msurile guvernamentale de relansare a economiei i combatere a crizei. Doritorii sunt ateptai pentru inaugurarea podului.

Exemplul 3:
Reabilitarea podului de pe rul Iza, DN 18, Vadu Izei Inaugurarea podului Consiliul Judeean Maramure invit locuitorii Maramureului pentru a lua parte la inaugurarea podului pentru care proiectul Reabilitarea podului de pe rul Iza, DN18, Vadu Izei, care s-a derulat ntre anii 2008-2010, din Fondul European de Dezvoltare Regional de 1,8 mil. RON, alte costuri de 2 mil. RON i nc 0,2 mil. RON cofinanare, care acuma a fost finalizat cu succes. Aceasta fiind un exemplu de succes n creterea gradului de absorbie a fondurilor europene. Executanii acestui proiect au fost cei de la SC Drumuri i Poduri Maramure SA, unde investiia a presupus lrgirea la 4 benzi a carosabilului i consolidarea podului i integrare n viitorul drum expres Baia Mare Sighetu Marmaiei, unde investiia a fost finalizat la timp. Beneficiile acestui proiect au dus la fluidizarea traficului, rezisten sporit la trafic greu max. 25 tone, revigorarea legturilor comerciale cu nordul judeului i, n perspectiv, cu Ucraina, relansarea economic a Sighetului.

Inaugurarea va avea loc duminic pe data de 30 mai 2010, personaliti participante la inaugurare vor fi: Radu Berceanu, ministrul Transporturilor; Mircea Man, preedintele CJMM, Sandu Pocol, prefectului judeului. V ateptm s participai la inaugurarea podului, duminic, 30 mai, alturi de noi.

Managementul situaiilor de criz

Analizai impactul pe care evenimentul descris l are asupra diverilor factori interesai, interni i externi organizaiei prezentate. Identificai problemele de imagine create. Concepei un plan de aciuni, n principal de comunicare, pentru a nltura sau reduce efectele negative asupra organizaiei. Se acord maxim 3 puncte (minim 1 punct pentru promovare) pentru analiza impactului, 2 puncte (minim 1 punct pentru promovare) pentru identificarea problemelor i 4 puncte (minim 2 puncte pentru promovare) pentru planul de aciuni. Se acord 1 punct din oficiu. Se apreciaz seriozitatea, argumentaia, relevana i aplicabilitatea. 3-4 pagini redactate cu Times New Roman 12 la un rnd ar trebui s fie suficiente.

Accident excursie studii

Descrierea evenimentului: 50 de studeni ai Universitii de Nord Baia Mare pleac ntr-o excursie de studii de o sptmn ntr-un jude vecin. Pe drum, autocarul este implicat ntr-un accident rutier provocat de un alt conductor auto care s-a angajat n depire fr s se asigure. Autocarul studenilor sa rsturnat, iar 28 de studeni au fost rnii, dintre care doi grav. Rniii sunt internai la un spital aflat la 200 km de Baia Mare Exemplul 1: Criza cu care se confrunta organizatia noastra este una violenta, ce a aparut in mod imprevizibil. Aceasta se datoreaza unei actiuni neintentionate a unui sofer ce a efectuat depasirea autocarului in care se aflau studentii nostri, insa fara a avea certitudinea ca manevra se poate efectua in conditii de siguranta. Continuarea acestei actiuni a dus la rasturnarea autocarului cu studentii, 28 din cei 50 fiind raniti. Analiza impactului Anticiparea efectelor negative ce pot aparea este o parte esentiala a planului nostru. Trebuie sa fim intotdeauna cu un pas inainte si sa aflam posibilele probleme ce se vor isca. Este obligatoriu sa ne gandim la consecinte si la posibilele solutii. Principala problema a nostra sunt cei 28 de studenti accidentati, printre care se numara 2 raniti grav. Pe acestia din urma trebuie sa-i avem cel mai mult in vedere. In caz de catastrofa trebuie sa fim pe faza si sa tratam situatia cu cel mai mare calm. In aceasta situatie este primordial sa le aratam tuturor studentilor implicati faptul ca suntem alaturi de ei si ca ii sustinem prin toate mijloacele posibile. Imaginea institutiei noastre ar putea avea de suferit pe viitor datorita faptului ca posibilii studenti se vor simti descurajati de aceasta situatie si exista riscul ca ei sa nu mai doreasca sa aplice la acesta Universitate. O alta faza a acestei probleme o constituie parintii, e posibil sa-si piarda increderea in noi si sa nu-si mai sustina copiii sa studieze la una din facultatile pe care le avem. Nu se poate afirma ca evenimentul in discutie nu are urmari negative. Celelalte Universitati din oras si din vecinatate se pot folosi de acest amanunt ca sa atraga cat mai multi studenti, pot

utiliza acest nefericit aspect impotriva noastra. E important sa luam si acest amanunt in vedere si sa ne asiguram ca nu vom avea nimic de pierdut. In ceea ce priveste calitatea procesului de invatamant se poate spune ca aceasta nu va avea de suferit deoarece accidentul nu are nicio legatura cu pregatirea profesorilor universitari, iar relatiile noastre interne sau externe vor ramane cel putin la fel. Aceasta intamplare nefasta ce a intervenit tocmai in cadrul activitatilor desfasurate de Universitatea noastra va trage un semnal de alarma asupra conducatorilor imprudenti si cred ca este un aspect pe care putem sa-l exploatam la maxim. Identificarea problemelor de imagine aparute Deosebit de important este ca imaginea organizatiei pe care o reprezentam sa nu aiba de suferit. Cu siguranta accidentul produs afecteaza imaginea Universitatii, insa nu intr-o masura complexa, ampla. Consecintele sunt destul de insemnate, insa avand in vedere faptul ca evenimentul in discutie a fost produs neintentionat si de o persoana exterioara noua, vina nu cade pe umerii nostri. Dar nu este bine sa ne culcam pe-o ureche si sa ne comportam de parca noi nu am avea nicio legatura cu cele intamplate. Intr-o masura mai mica sau posibil mai mare numele nostru va fi amestecat in acest scandal din care trebuie sa iesim cu capul sus. Imaginea noastra va fi patata datorita faptului ca accidentul a inregistrat un numar atat de mare de victime, cu siguranta se vor transmite stirile nu numai local, ci si national. Exista pericolul unui scandal pe care parintii il pot face. Trebuie de asemenea sa ne aratam interesul si devotamentul fata de acei studenti care au plecat in calatoria de studii pentru a ne reprezenta si pentru a demonstra ca Universitatea de Nord are studenti bine pregatiti si interesati de activitatile care le-au venit in cale. O alta chestiune cu care ne confruntam este mass-media, articolele ce pot aparea pot sa fie si rautacioase la adresa noastra. Tocmai de aceea trebuie sa fim pregatiti pentru orice situatie si preocuparea noastra fata de aceasta problema. Este esential ca organizatia pe care o reprezentam sa reactioneze rapid si sa ofere tuturor tipurilor de public interesate sau afectate de criza un raspuns initial. Acesta este constituit sub forma primei declarati a purtatorului de cuvant. Planul de management al crizei Primul pas ce trebuie facut in momentul in care aflam despre evenimentul produs este acela de a informa decanatul asupra celor intamplate. Apoi, se convoaca o sedinta in care trebuie sa acceptam faptul ca ne confruntam cu o criza, sa adoptam un comportament adecvat si sa realizam un plan de gestionare a crizei, cu alte cuvinte spus, sa incercam sa gasim idei pentru a diminua efectele acestui eveniment si sa folosim solutiile cele mai prompte pentru rezolvarea problemei. Acest plan trebuie sa fie aprobat si sa contina o serie de puncte ce ne garanteaza victoria in lupta cu criza. In cadrul sedintei se stabileste si echipa de lucru si se aleg instrumentele de comunicare pe care urmeaza sa le utilizam. Pe urma, este deosebit de important sa colectam toate informatiile posibile despre accidentul in care au fost implicati cei 50 de studenti. Apoi se vor urmari cu atentie urmatorii pasi: 1. stabilirea echpei care urmeaza sa lucreze in acest proiect 2. stabilirea stategiei de combatere a crizei 3.Alegerea centrului de contol al crizei

4.obtinerea de informatii despre accident, adica aflarea detaliilor necesare pentru a fi familiarizati in totalitate cu problema cu care ne confruntam. 5.desemnarea si trimiterea unui reprezentant la Universitatii la fata locului. 6.Elaborarea unei liste cu numerele de telefon si datele de contact ale parintilor studentilor 7.anuntarea parintilor studentilor si asigurarea lor de faptul ca intreaga situatie se afla sub control. 8. intocmirea unei liste cu personalul de interventie 9. asigurarea unui alt mijloc de transport pentru studentii neaccidentati 10. intocmirea si trimiterea unui comunicat de presa 11. organizarea unei conferinte de presa Primul pas al planului prevede alegerea membrilor echipei. Din acest grup nu poate lipsi un reprezentant la decanatului, specialistul in relatii publice si cateva cadre didactice a caror solutii se potrivesc situatiei date. Este foarte important desemnarea liderului, a celui responsabil de supravegherea, coordonarea si organizarea activitatilor desfasurate in cadrul grupului. Daca planul a fost acceptat lucrurile se vor desfasura si vor evolua mult mai rapid. Cel de-al doilea pas si anume, stabilirea strategiei presupune ideile ce ar trebuie folosite pentru iesirea din impas. Cu toate ca ne confruntam cu o criza avem si un atuu. Ne putem folosi de studentii care au fost prezenti in autocarul groazei pentru a relata cele intamplate cu sinceritate si obiectate, ei fiind constienti ca accidentul nu s-a produs din vina noastra. In cele ce urmeaza trebuie sa insarcinam pe fiecare membru al grupului cu cate-o activitate. Unul care sa urmareasca desfasurarea faptelor, unul care sa intocmeasca listele necesare, unul care sa pastreze legatura cu presa, altul sa ne relateze de la fata locului. Dupa ce s-a realizat impartirea atributiilor putem sa ne punem pe treaba si sa inaintam in procesul de inlaturare a crizei. In centrul de control se va desfasura activitatea echipei de management al crizei. Ar fi bine daca incaperea ar fi formata din doua camere, sa fie mare pentru a putea fi in orice moment transformata in sala de conferinta, iar cealalta sa fie pusa in scopul celor ce vor sa obtina informatii direct de la sursa: parinti, studenti, ziaristi s.a. De asemenea trebuie sa fie puse la dispozitie scaune, mese, hartii, pixuri si alte lucruri necesare echipei. De indata ce avem la indemana detaliile accidentului, din mers, putem sa jonglam cu ele. Faza aceasta a planului de criza le cuprinde si pe urmatoarele cateva, de aici derulandu-se cea mai importanta parte practica. Repet, scopul nostru este acela de a anihila efectele negative si pentru a fi siguri de reusita trebuie sa avem un comportament exemplar in situatia de fata. Avand in vedere ca accidentul are legatura directa cu institutia in care suntem angajati trebuie sa ne aratam sprijinul neconditionat fata de familiile ce au fost afectate. Ne putem oferi sa platim spitalizarea celor raniti si sa suportam daca nu toate costurile atunci cel putin o parte din ele. Apoi le putem oferi parintilor transport pana la locul accidentului, mai ales ca acesta s-a produs la o distanta de 200 de km fata de Baia-Mare. Intocmirea unei liste cu personalul de interventie este esentiala in orice situatie. Si in cazul acestei crize pot aparea situatii de urgenta care necesita implicarea unor specialisti din alte domenii. O astfel de lista poate cuprinde numerele de telefon, adresele si numele unor oficialitati cum ar fi de exemplu prefect, primar etc. Jurnalistii au si ei un rol extrem de important, dupa parinti,oficialitati ei fiind urmatorii care trebuie anuntati asupra celor intamplate. Mai tarziu, dupa ce se cunosc detaliile nu ne ramane decat sa elaboram un comunicat de presa care sa cuprinda faptele prezentate in mod

obiectiv. Acesta trebuie sa fie cuprinda mesaje pe intelesul tuturor celor implicati. Nu trebuie omis nimeni. Tot in cadrul acestui comunicat trebuie sa fie precizat si momentul in care se va organiza o conferinta de presa impreuna cu invitatiile de rigoare. Pot fi prezenti la aceasta conferinta toti doritorii care pot sa ne adreseze intrebari. Rolul conferintei de presa este acele de a ne asigura ca mesajul nostru este transmis in mod corect si pentru a inlatura orice tip de dubii in ceea ce priveste accidentul produs. Locurile din cadrul conferintei de presa trebuie sa fie organizate in functie de importanta pe care le-o acordam noi jurnalistilor si celor ce vor fi de fata. Reprezentantii conferintei pot fi: decanul, rectorul, purtatorul de cuvant,unul sau doua cadre didactice si de ce nu un parinte al unuia dintre raniti. Primii doi vor trebui sa vorbeasca despre calatoria de studii pe care au efectuat-o studentii si sa ne familiarizeze cu activitatea pe care studentii urmau sa o realizeze. Purtatorul de cuvant are misiunea de a gestiona consistenta si acuratetea mesajelor pe care institutia le transmite catre publicul ei. Avand in vedere ca se afla printre cei ce fac parte din echipe de criza va fi perceput ca o persoana care prezinta un punct de vedere oficial. Purtatorul de cuvant trebuie sa prezinte in mod accesibil informatiile despre criza, sa raspunda convingator la intrebari si sa ofere o imagine redutabila despre organizatie, transmitand ideea ca aceasta controleaza situatia si ca adopta o situatie plina de intelegere fata de persoanele afectate. Raspunsurile oferite de organizatie trebuie sa nu fie contradictorii, ci sa fie sincere si credibile. Dupa incheierea conferintei urmeaza sa se urmareasca articolele din presa si sa se analizeze feed-back-ul. Totodata este important sa tinem legatura cu persoanele afectate si cand acestea vor fi sanatoase si cand criza se va fi terminat sa organizam o petrecere de bun venit inapoi celor care au trecut prin momente greu de inchipuit.

Afaceri cu droguri
Descrierea evenimentului: 6 studeni i un cadru didactic au fost arestai sub acuzarea de grup infracional implicat n trafic de droguri de mare risc. Arestarea a avut loc ntr-unul din spaiile Universitii de Nord Baia Mare, n timpul orelor. Exemplul 1: I. Analiza situatiei 1. Stakeholders: Universitatea de Nord ca organzatie, specializarea CRP, viitorii absolventi ai specializarii, studentii din universitate, parintii acestora, cadrele didactice, liceenii(potentiali studenti), universitatile concurente din oras, presa, angajatorii. 2.Criza de imagine: + pentru unii, - pentru altii... a. Universitatea de Nord: daca pana acum era privita ca un spatiu ocrotitor, un mediu in care se promoveaza valori, acum publicurile tinta isi vor ridica intrebari de genul: Este intr-adevar o institutie serioasa? De ce a fost nevoie de interventia politiei? Stia cineva de acolo? Daca nu, de ce? Cate alte lucruri murdare se fac sub masca unui invatamant de calitate? Daca da, de ce nu a venit din interior denuntarea faptasilor? => buna reputatie a organizatiei va fi afectata. b. Specializarea CRP: tinand cont de cele intamplate si ca inca nu este acreditata, se poate naste speculatia ca nici nu va primi acreditare. c. Viitorii PR-isti: vestea va afecta si imaginea primei promotii din Baia Mare(2011), absolventii fiind catalogati ca superficiali, lipsiti de seriozitate, implicati in actiuni reprobabile. d. Studentii din universitate: si seriozitatea lor ar ptea fi pusa la indoiala. In fond, sunt membrii unei organizatii cu reputatie indoielnica.

e. Cadrele didactice:cu siguranta se vor face cercetari ca sa se vada daca nu cumva a fost

implicat si altcineva de la nivel inalt. De asemenea, desi se accepta ideea ca nu este padure fara uscaturi, cand cineva dintr-un grup face ceva gresit, toti ceilalti sunt considerati la fel. f. Universitatile concurente: in competitie, cand unul cade, celalalt castiga. Celelalte universitati vor profita de eveniment pentru a-si imbunatati propria imagine. g. Presa va fi intotdeauna satisfacuta de un subiect de scandal. 3. Efecte pe termen scurt: Parintii studentilor implicati in infractiune vor auza public Universitatea de situatia ivita, in special pentru ca si un profesor a fost implicat. Acum este perioada admiterilor la facultate. Nefiind suficient timp pentru elucidarea problemei, un numar considerabil de candidati vor alege alta universitate. Clujul a fost intotdeauna o optiune, cu atat mai mult acum. Iar in Baia Mare, unii vor alege sa studieze la Goldis, Bogdan Voda, Spiru Haret etc. Pe langa criza de imagine, aceasta va insemna si criza economica pentru Universitatea de Nord. In plus, respectul pentru cadrele didactice ar putea scadea, atat din exterior, cat si din partea studentilor din interior. Apoi, ceilalti studenti si parintii acestora vor fi marcati de ce s-a intamplat. Familia isi va face griji pentru situatia viitoare a copiilor. Cu atat mai mult cu cat, ca in orice situatie, vor exista rspndaci si zvoneri(crainicii de la Radio an). Un factor pozitiv insa ar putea fi efectul asupra angajatilor Universitatii, acestia fiind motivati sa isi efectueze mai constincios munca. pe termen lung: Acreditarea se acorda unei specializari dupa cel putin un ciclu de functionare, pe baza raportului Consiliului National de Evaluare Academica si Acreditare(CNEAA). In legea nr.88/1993 privind acreditarea institutiilor de nvatamant superior si recunoasterea diplomelor, art.4, aliniatul 5, se spune ca CNEAA este format din persoane recunoscute pentru competenta profesionala, probitate morala si impartialitate. De aceea, faptul ca un numar relativ mare de stunenti(6 din 45 reprezinta 13,3 procente) au fost implicati intr-un fapt atat de grav ar putea duce la neacreditarea specializarii. Este posibil ca numarul de candidati sa fie scazut inca cateva promotii. Liceenii interesati de studii superioare vor fi influentati de stire. Adultii care ii indruma(parinti,profesori din liceu, consilieri de cariera) le-ar putea sugera un alt mediu universitar. Angajatorii ar putea decide sa aleaga un absolvent de Relatii Publice al unei alte universitati. II. Actiunea 1. Celula de criza:se formeaza imediat un grup de oameni competenti care monitorizeaza atent evolutia evenimentelor si transmit cu regularitate mesaje publicurilor tinta. 2. Mai intai: se ia legatura cu parintii celor 6, inaintea politiei, si se incearca pastrarea unei bune comunicari pe parcursul anchetei. Se are grija ca studentii care au asistat la arestarea colegilor lor sa iasa din starea de soc. La dispozitia lor se pun psihologi. 3. O veste proasta, spune-o repede! Oricum se va afla, dar daca organizatia anunta, da senzatia de calm si asigura transparenta, zvonurile vor fi contracarate. Astfel, purtatorul de cuvant sau relationistul, ambii membri ai celulei de criza, vor trimite cat mai repede un comunicat de presa care, pe langa date tehnice(ce, cand, unde, de ce s-a intamplat), va anunta ca s-au luat deja masuri: se asteapta rezultatele cercetarilor penale, dar daca vor fi gasiti vinovati, profesorului i se va cere demisia, iar studentii vor fi exmatriculati. In interior se face de asemenea o ampla ancheta pentru a se vedea daca mai sunt si altii implicati, toti urmand sa fie trasi la raspundere. De asemenea, se va vorbi si despre realizarile recente ale Universitatii, despre activitatile culturale sau stiintifice in care studentii au fost implicati, acest eveniment

fiind un caz singular. Pe maura ce expertiza se apropie de finalizare, se va reveni cu alte informatii. 4. Punct central de informare: site-ul ubm.ro. La rubrica activa Evenimente recente se adauga regulat, din ora in ora, noi informatii. In incinta fiecarui sediu al Universitatii se pune in locul cel mai accesibil un calculator conectat la pagina cu informatii, pentru a fi la dispozitia publicului intern. Aceasta informare urmareste reducerea gradului de incertitudine 5. Conferinta de presa: data 21 iunie 2010, ora1000, in anfiteatrul A59 de la sediul de pe strada Victoriei. La conferinta de presa sunt invitati nu doar cei din presa, ci si altii interesati, pentru a putea combate efectele incidentului. Printre cei ce vor lua cuvantul vor fi si presedintele Ligii Studentilor, dar si un student de la CRP. Ei vor vorbi despre activitatile constructive in care se inplica tot mai multi colegi ai lor, dar si despre seriozitatea cu care se desfasoara cursurile. Vor fi pregatite materiale video pentru a ilustra modul de organizare a activitatilor(filmulete de la diferite activitati, colaje de fotografii). O parte importanta va fi sesiunea intrebare-raspuns, in care membrii prezidiului sunt pregatiti sa raspunda intrebarilor publicului. Trimit un comunicat de presa vineri, 18iunie, prin care anunt ca sunt invitati toti cei interesati. Trimit in licee invitatii atat pentru profesori, cat si pentru elevi(ei, ca viitori candidati, sunt publicul tinta caruia ma adresez) si parinti. Cu aceasta ocazie li se va prezenta concret oferta Universitatii pentru anul2010/2011, dar se va oferi si asigurarea ca evenimentul nu va impiedica acreditarea specializarii de Relatii Publice, nici a celei ce urmeaza sa fie infiintata, Drept. Dosarul de presa va contine declaratia de principii a organizatiei, iar in cadrul conferintei se va accentua ideea ca acest eveniment neplacut nu a incalcat-o, ci a oferit posibilitatea de a demonstra ca se respecta. In fond, nu am acoperit greseala, pentru ca adevarul iese la iveala.

Admitere sabotat
Descrierea evenimentului: n plin perioad de nscrieri ale candidailor la cursurile facultilor Universitii de Nord Baia Mare, n mass-media local se declaneaz un scandal mediatic legat de aa-zisa fabric de diplome de la una din facultile universitii. Se aduc acuze privind slaba calificare a absolvenilor i de uurina cu care acetia i-au luat examenele i diploma. Massmedia naional ncepe s se intereseze de scandal. Universitatea dezminte categoric acuzaiile. Exemplul 1: Orice organizaie, la un moment dat, se poate confrunta cu o situaie de criz, n msur s pun n pericol funcionarea ei normal i reputaia de care se bucur ntr-o anumit comunitate. Unele crize sunt previzibile i pot fi prevenite cu uurin, altele ns nu pot fi bnuite i nu pot fi anticipate n mod corect. n ciuda tuturor precauiilor luate pentru stoparea crizei sau controlarea acesteia, ea poate scpa de sub control. n aceste condiii, criza poate aduce prejudicii grave organizaiei dac nu este gestionat corect, att din punctul de vedere al administrrii ct i al comunicrii. Considerm c o situaie de criz poate s afecteze profund imaginea unei organizaii. De obicei, o bun imagine se construiete n perioade de normalitate, cnd publicul percepe organizaia n funcie de valorile i realizrile sale. n schimb, n timpul unei crize de imagine,

se fixeaz anumite cliee care vor rmne mult timp asociate cu imaginea acelei organizaii, dac nu se va aplica o strategie adecvat de ieire din aceast situaie de criz. Universitatea de Nord din Baia Mare, putem spune c i-a construit o imagine favorabil att n oraul su ct i n afara acestuia. Observm o bun colaborare cu massmedia, nct toate evenimentele de o mai mare anvengur sunt marcate cu prezena presei, manifestri ce sunt transmise att la posturile de televiziune, ct i n presa scris local. Universitatea este pe deplin contient c orice tip de aciune, manifestare, are consecine pe plan social i poate strni interesul publicului. Tocmai n acest scop, aceasta este pregtit si asume cu responsabilitate orice aciune care este att n interesul oamenilor ct i al instituiei. Cu toate c nu a mai fost implicat ntr-un scandal de o asemenea amploare, Universitatea de Nord din Baia Mare, n plin perioad de nscrieri ale candidailor la cursurile facultilor din cadrul universitii, este implicat ntr-un scandal mediatic legat de aa-zisa fabric de diplome de la una din facultile universitii, i anume Facultatea de tiine. Se aduc acuze privind slaba calificare a absolvenilor cu specializare n Management i de uurina cu care acetia i-au luat examenele i diploma. Att mass-media local ct i naional ncepe s se intereseze de scandal. Universitate dezminte categoric acuzaiile. Dup ce s-a constatat situaia nedorit, care n mod evident, va ntrerupe funcionarea obinuit a universitii i care va afecta imaginea ei la nivelul publicului interesat, observm impactul care l aduce aceast situaie de criz asupra factorilor interesai, att interni ct i externi. Criza a fost detectat, iar riscul ca aceasta s creasc n intensitate ntr-un timp scurt este foarte mare. Situaia este de o mare proporie, nct n mass-media naional se vorbete despre scandal, iar situaia este critic att pentru universitate ct i pentru candidaii care sunt pe cale s aplice la cursuri, deoarece situaia curent, nscrierea posibililor viitori studeni, este oprit. Acetia sunt pui ntr-o situaie dificil, ntruct decizia lor de a face parte din colectivul Universitii de Nord, acum este pus la ndoial. Vor fi ei bine pregtii de cadrele didactice, iar la final, ca proaspt absolveni se vor descurca n societate? Aceeai ntrebare i-o pun i prinii lor, iar din acest moment, posibilitatea de a aplica i la alte universiti, nu este exclus. n interiorul corpului educativ, putem spune c nivelul de afectare este cu mult mai mare. Pentru posibilii studeni, situaia nu este att de delicat, din simplul fapt c au i alte alternative pentru a-i continua studiile. Dar cnd vorbim de actualii studeni i chiar i de prinii acestora, intensitatea crete. Sunt puse la ndoial cunotinele care le-au acumulat n anii de studiu, pregtirea pe care profesorii le-au oferit-o, i mult mai important, calificarea pe care o vor avea la absolvire. Vor face ei fa concurenei? n urma imaginii create, vor reui s se impun n faa angajatorilor? Aceast situaie are consecine semnificative i n rndul cadrelor didactice, afectnd credibilitatea lor, profesionalismul i dedicarea lor, ct i etica i munca pe care au depus-o pe parcursul attor ani de nvmnt. Att la nivel local, ct i la nivel naional, imaginea universitii, este profund afectat. Neimplicarea la momentul potrivit a Ministerului Educaiei, are ca rezultat sancionarea i criticarea acestuia n cadrul presei. Ca rezultat al procesului de comunicare, imaginea este cea care face posibil cristalizarea opiniilor, convingerilor, atitudinilor, credinelor. Adevrate sau false, pozitive sau negative, imaginile duc la susinerea, modificarea sau respingerea unei idei i au o influen puternic asupra comportamentului uman. Avnd n vedere acest fapt, o organizaie este contient de faptul c o imagine bun asigur succesul activitii, n timp ce una negativ poate echivala, n ultima instan, cu nsi dispariia instituiei. Scopul nostru, l constituie conturarea i meninerea unei imagini pozitive a universitii, att la nivelul publicului int, ct i n cadrul mai larg al comunitii n mijlocul creia aceasta i desfoar activitatea. Iar dac intervin situaii de criz, cum este cea de

fa, identificarea problemelor de imagine cu care ne confruntm, un plan de gestionare bine definit i o comunicare eficient sunt imperative. Criza de imagine prin care universitatea trece n momentul de fa presupune n primul rnd deteriorarea gradului de notorietate. Imaginea pozitiv pe care a acumultat-o pe parcursul a peste 15 de ani de funcionare sub numele de Universitatea de Nord, n cadrul oraului, judeului, printre universitile de renume din ar, acum este n pericol. De asemenea, restabilirea credibilitii i a ncrederii sunt absolut necesare pentru buna funcionare a instituiei. Generaii de studeni au fost satisfcui de calitatea procesului de nvmnt, acetia ndemnnd i viitorii studeni s aplice la facultile din cadrul universitii, fiecare bazndu-se pe propria experien trit pe parcursul unei faculti sau chiar a dou sau mai multe n cadrul Universitii de Nord. De asemenea, muli prini ai studenilor, privind modalitatea de nvmnt i de educare aplicat n cadrul universitii, au fost motivai s se nscrie la prima sau la o a doua facultate n cadrul universitii noastre. Observm c n ultimii ani, numrul studenilor a crescut substanial. Studenii care n urm cu civa ani se ndreptau pentru a urma o facultate n oraele mari ale rii, acum se nscriu fr nicio urm de ndoial la Universitatea de Nord. Integritatea cadrelor didactice, reputaia i stabilitatea universitii, au fost factori hotrtori n decizia studenilor de a aplica la facultile noastre. ns n momentul actual, toate acestea sunt puse n cumpn. La fel i relaiile din interiorul instituiei i din afara acesteia nu sunt cum erau nainte. Comunicarea i buna nelegere ntre student profesor, profesor profesor, liderii facultii profesor student, nu sunt la fel de eficiente. Sunt afectate relaiile externe ale universitii, relaiile cu finanatorii care au investit n anumite proiecte i cu posibilii investitori care erau n curs de semnare a contractelor. Acest lucru atrage dup sine i o eventual lips de fonduri pentru buna desfurare a universitii. De asemenea, este foarte probabil ca relaiile cu celelalte instituii din mediul academic s se ncheie. Universitatea de Nord va fi catalogat cu o imagine negativ i acest fapt duce la excluderea ei din proiectele de baz n care era implicat la nivel naional i internaional. Existena unitii de nvmnt este pus n primejdie dac nu se iau msuri pentru refacerea imaginii publice i pentru a restabilii relaiile comunicaionale att interne ct i externe. Un astfel de eveniment negativ va atrage interesul jurnalitilor, dornici s prezinte publicului interesat ct mai multe detalii despre situaia n care se afl universitatea. Sunt vizate att problemele legate de funcionarea efectiv a organizaiei ct i aspectele comunicaionale. Universitatea reacioneaz cu franchee la atitudinea publicului, comunic deschis dificultile prin care trece, manifestnd interes pentru binele public i atrgnd n acelai timp, nelegerea i sprijinul comunitii. Fiind contieni de efectele negative pe care nefericitul eveniment le-a adus n interiorul organizaiei, n afara acesteia, problemele de imagine ct i impactul n rndul publicului implicat, observm necesitatea corectrii acestora prin aciuni de comunicare public. Astfel, beneficind de buna comunicare cu presa pe care i ulterior o avea, se asigur un flux informaional continuu ctre mass-media, cu cea mai mare transparen, artnd interes din partea universitii pentru a rezolva problema grav la care au fost pui i sunt pui att studenii, profesorii ct i universitatea i toate publicurile implicate. Chiar dac consecinele defavorabile sunt multe la numr, ne putem bucura de susinerea i colaborarea majoritii studenilor i profesorilor din cadrul universitii, care la momentul potrivit vor fi implicai ntr-o campanie pentru restabilirea imaginii publice, la fel ne este oferit sprijin din partea Ministerului Educaiei ct i a altor instituii din cadrul academic. Aadar, o strns colaborare i o comunicare direct cu presa, cu publicul extern, ct i cu cei din interiorul organizaiei, va uura situaia de criz i va diminua efectele negative asupra universitii.

n acest scop, n primul rnd se va forma o echip de planificare, care va aciona pe toat perioda de criz. Aceasta va fi format din conducerea organizaiei, specialiti n relaii publice, reprezentantul cadrelor didactice i cel al studenilor universitii i conductorii altor departamente care ar putea fi implicate n criz la un moment dat. Echipa va fi condus de un manager de criz, care n cazul nostru am ales s fie specialistul n relaii publice, care colaboreaz cu conducerea organizaiei, coordoneaz munca celorlali membri ai echipei i ia deciziile, concepe, schieaz i verific textele ce trebuie transmise. Acetia vor identifica posibilele dezastre sau conflicte cu care s-ar putea confrunta organizaia, vor furniza informaii att spre exterior ct i n interiorul universitii i vor da soluii pentru rezolvarea problemelor. Pentru a se asigura transmiterea eficient a informaiilor este necesar pregtirea din timp a unui sistem specific de informare, cu suporturile tehnice de transmitere adecvate, care trebuie puse la punct pentru fiecare tip de public. Pentru nceput se pune la dispoziia presei o linie telefonic special, iar pentru facilitarea accesului imediat la informaii, se pregtesc i doi angajai pentru a rspunde apelurilor telefonice. De asemenea, li se pune la dispoziie i dosarele de pres actualizate, de unde vor putea obine informaii dorite despre organizaie. Se convoc o edin cu cadrele didactice i reprezentani ai studenilor din cadrul facultilor, pentru a fi informai de situaia neplcut n care se afl cu toi, asigurndu-i c vor face tot ce este posibil pentru sigurana, educaia i imaginea lor n cadrul universitii, totodat cerndule sprijin i colaborare. Se anun telefonic, prin e-mail sau fax criza prin care trece universitatea, att sistemul academic ct i investitorii, chiar dac e posibil ca acetia s fi fost informai prin pres. Este extrem de important s fie ales un singur purttor de cuvnt, pe toata perioada crizei,care s exprime un punct de vedere unic. n felul acesta se vor evita declaraiile contradictorii sau confuze venite din partea celorlali membrii ai echipei. Membrii echipei de criz l-au desemnat pentru aceast funcie pe decanul Facultii de Litere, Petru Dunca, n ideea c acesta este nsrcinat cu problemele de imagine, marketing, relaii publice si informatizare. Purttorul de cuvnt va gestiona consistena i acurateea mesajelor pe care organizaia le transmite ctre publicul ei. El este un bun comunicator, att n interiorul organizaiei i al echipei cu care lucreaz, ct i n relaiile cu jurnalitii. Astfel acesta trebuie s fac fa situaiilor de urgen. Sunt trimise comunicate de pres, se convoc o conferin de pres imediat dupa iscarea scandalului, care arat preocuparea de a cerceta, de a liniti spiritele, demonstrnd c instituia este stpn pe situaie i depune eforturi susinute pentru a traversa criza n cel mai scurt timp i cu pierderi minime. Este pregtit de specialistul PR pentru posibilele interviuri cu presa, care de asemenea pregtete i membrii echipei pentru mici declaraii, interviuri sau cuvntri. Astfel se aduc notificri att scrise ct i video ale personalitilor publice, ale graduanilor i ale persoanelor implicate n comisiile de supraveghere din cadrul examenelor pentru obinerea diplomei, care neaga vehement acuzaiile, exprimndu-se favorabil universitii. Este oferit publicului garania c va fi informat prin intermediul presei, permanent i sincer despre evoluia i efectele evenimentelor. Managerul de criz elaboreaz un set de communicate de pres standard pentru confirmarea evenimentelor, redacteaza rspunsuri la posibile ntrebri care ar putea aprea, stabilete canalele de transmitere, briefinguri, conferine de pres, apariii televizate la care vor participa membrii pregtii ai echipei i de asemenea se stabilete un centru de pres, unde specialitii PR vor fi la dispoziia presei, asigurnd faciliti tehnice pentru ziariti, fax, telefoane, xeroxuri, acces la internet. Transmiterea informaiilor i repetarea mesajului va fi facut continuu, pentru ca publicul i implicit mass-media s cunoasc poziia i aciunea desfurat de instituie pe durata crizei. Pentru combaterea efectelor negative la care a fost supus universitatea, s-a declanat o campanie de redresare, care impune n primul rnd transparen n desfurarea examenelor

de obinere a diplomelor i nu numai, ci i n perioada sesiunilor de examinare. Pentru a preveni apariia unor incidente similare se va cere asistena autoritilor locale pe perioada examinrilor pentru obinerea diplomelor i nregistrarea acestora n format video pentru a constitui posibile probe pentru viitor. Se face demersul unei campanii sub sloganul Suntem transpareni la care particip studenii facultii implicate, cadrele didactice i ali graduani ai Universitii de Nord, care i exprim public susinerea i aprecierile pentru universitatea n care activeaz sau au activat, prin maruri n strad, n cadrul emisiunilor televizate i radio, toate organizate de specialitii n PR.