Sunteți pe pagina 1din 10

Caiet de sarcini Prezentul Caiet de sarcini face parte integrant din documentaia de atribuire n vederea participrii la "Licitaia deschis"

i constituie ansamblul cerinelor minime pe baza crora se elaboreaz de ctre fiecare ofertant propunerea tehnico-financiara, n condiiile n care criteriul de evaluare a ofertelor este n exclusivitate "preul cel mai sczut". 1. INFORMAII GENERALE Cerinele prevzute n caietul de sarcini reprezint cerine minime obligatorii, nendeplinirea lor atrgnd respingerea ofertei ca fiind neconform. 1.1 ara beneficiar: Romnia 1.2 Autoritate Contractant: Asocierea de autoritati contractante dintre Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (MADR) prin Direcia General Dezvoltare Rural (DGDR) Autoritate de Management pentru Programul Naional de Dezvoltare Rural i Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit (APDRP). 1.3 Descrierea cadrului existent n Romnia, ncepnd cu 1 ianuarie 2007, dou agenii de plat gestioneaz fondurile europene pentru agricultur: Fondul European de Garantare Agricola (FEGA) i Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala (FEADR). Acestea sunt: Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur (APIA) i Agenia pentru Dezvoltare Rural i Pescuit (APDRP). APIA deruleaz fondurile europene pentru implementarea msurilor de sprijin finanate din FEGA i FEADR doar pentru msurile din Axa II a Programului Naional pentru Dezvoltare Rural (PNDR), iar APDRP asigur implementarea tehnic i financiar a celorlalte msuri din FEADR cuprinse n PNDR. n structura Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale, n coordonarea direct a ministrului, funcioneaz Autoritatea Competent (AC) pentru acreditarea ageniilor de pli APIA i APDRP i a organismului coordonator. Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (MADR) ca Autoritate Competent pentru acreditarea Ageniilor de pli i a Organismului coordonator are atribuii de emitere / retragere a acreditrii pentru cele dou agenii de plat (APIA si APDRP) care gestioneaz fondurile europene FEGA si FEADR pentru agricultur n Romnia. Ageniile au fost acreditate n anul 2007. n conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 885/2006, Autoritatea Competent are obligaia ca, la fiecare trei ani, s informeze Comisia European n scris dac ageniile de pli continu s ndeplineasc criteriile de acreditare,. Monitorizarea meninerii criteriilor de acreditare de ctre ageniile de pli se face pe baza certificatelor i rapoartelor ntocmite de organismul de certificare, rapoartelor de audit extern, a evalurilor proprii AC i urmrete remedierea oricrei deficiene identificate. Cadrul adecvat i eficient pentru managementul i implementarea tehnic i financiar a Fondul
European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural (FEADR), corespunztor cerinelor Regulamentului Consiliului European nr. 1290/2005 privind finanarea politicii agricole comune i ale Regulamentului nr. 1698/2005 privind sprijinul pentru dezvoltare rural, a fost generat prin aprobarea n anul 2006 a OUG nr. 13 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei de Pli pentru Dezvoltare Rural i

Pescuit (APDRP), prin reorganizarea Agentiei SAPARD. n structura MADR funcioneaz Direcia General pentru Dezvoltare Rural, care ndeplinete atribuii de Autoritate de Management pentru Programul Naional de Dezvoltare Rural (PNDR).
Principalele atribuii ale APDRP privind implementarea tehnic a msurilor din cadrul PNDR a cror implementare a fost delegat de ctre Autoritatea de Management pentru PNDR ctre APDRP, sunt: a) primirea cererilor de finanare ntocmite de potenialii beneficiari ai proiectelor finanate prin FEADR;

b) verificarea cererilor de finanare, n vederea aprobrii proiectelor finanate prin FEADR, n raport cu criteriile eligibile stabilite prin programe; c) selectarea proiectelor finanate prin FEADR, n conformitate cu prevederile programelor; d) stabilirea obligaiilor contractuale dintre APDRP i potenialii beneficiari i totodat aprobarea nceperii derulrii proiectelor finanate prin FEADR; e) efectuarea verificrii pe teren a proiectelor care vor fi finanate prin FEADR, att nainte, ct i dup aprobarea acestora; f) ntreprinderea unor aciuni privind promovarea, comunicarea, informarea, controlul i altele asemenea, care s asigure buna derulare a proiectelor finanate prin FEADR; g) raportarea progresului msurilor care se implementeaz prin FEADR ctre organismele care asigur managementul i coordonarea finanrii programului.

Principalele atribuii de plat ale Ageniei sunt: a) verificarea cererilor de plat ale beneficiarilor proiectelor finanate prin FEADR; b) verificarea pe teren a proiectelor finanate prin FEADR, pentru a stabili eligibilitatea plii; c) autorizarea plii ctre beneficiarii proiectelor finanate prin FEADR; d) efectuarea plii ctre beneficiarii proiectelor finanate prin FEADR; e) nregistrarea angajamentelor de plat i a plilor ctre beneficiarii proiectelor finanate prin FEADR; f) efectuarea de controale, ori de cte ori se consider necesar, la beneficiarii proiectelor finanate prin FEADR, dup efectuarea plii, pentru a stabili dac eligibilitatea i condiiile acordrii ajutorului financiar nerambursabil continu s fie respectate. n data de 24.09.2009 Comisia European (CE), prin Directoratul General Agricultur i Dezvoltare Rural, Direcia J. Auditul cheltuielilor agricole, Unitatea J.5. Audit financiar, n urma consultrilor avute cu Statele membre, a aprobat Liniile directoare privind monitorizarea de ctre Autoritatea Competent a continuitii respectrii criteriilor de acreditare de ctre ageniile de pli rezultatele monitorizrii document care a stat la baza primei comunicri / a primului raport n ceea ce privete supravegherea acreditrii, document pe care Autoritile Competente ale Statelor Membre au trebuit s l prezinte pn la 30 aprilie 2010, acoperind exerciiile financiare 2007, 2008 i 2009. Urmtoarea raportare ctre CE trebuie fcut la data de 30 aprilie 2013 i va acoperi exerciiile financiare 2010, 2011 i 2012. Autoritatea contractant dorete s fac o evaluare amnunit a APDRP i a structurilor care funcioneaz ca organisme delegate de ctre aceasta s gestioneze FEADR (APIA i ITRSV), din punct de vedere al respectrii criteriilor de acreditare, prin ncredinarea acestui serviciu ctre o firm de audit extern specializat n servicii de audit. Finalizarea serviciului de audit ce urmeaz a fi achiziionat trebuie s dea posibilitatea Autoritii contractante s-i realizeze sarcina prevzut la art. 2 alin. 1 din Regulamentul (CE) nr. 885/2006 de asigurare a unei monitorizri permanente a ageniilor de pli care intr sub incidena responsabilitilor sale n vederea respectrii criteriilor de acreditare, i de elaborare a urmtorului Raport privind meninerea respectrii criteriilor de acreditare care trebuie transmis Comisiei Europene pn la data de 30.04.2013. 2. OBIECTIVELE CONTRACTULUI 2.1 Obiectiv general Obiectivul general al prezentului proiect este realizarea unui audit de sistem, pentru a da asigurri Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale c APDRP i organismele delegate gestioneaz FEADR eficient, i c sunt respectate criteriile de acreditare n conformitate cu prevederile Regulamentului (CE) nr. 885/2006. 2.2 Obiective specifice 2.2.1. Finalizarea serviciului de audit trebuie s dea posibilitatea Autoritatii Competente pentru Acreditarea Ageniilor de Pli i a Organismului Coordonator - n vederea realizarii sarcinii prevzut la art. 2 alin. 1 din Regulamentul (CE) nr. 885/2006 de asigurare a unei monitorizri permanente a ageniilor de pli care intr sub incidena responsabilitilor sale n vederea respectrii criteriilor de acreditare, n conformitate cu prevederile Regulamentului CE nr. 885/2006, Anexa 1, dup cum urmeaz:

structura organizatoric - evaluarea APDRP i a structurilor care funcioneaz ca organisme delegate din punct de vedere al suficienei spaiului n care lucreaz personalul (inclusiv spaiile pentru arhiv), dotrile cu mobilier, aparatur tehnic (calculatoare, imprimante, copiatoare, fax-uri, scannere, consumabile etc) precum i dotrile necesare desfurrii activitilor specifice de control (maini, GPS-uri, laptopuri i alte echipamente). Se va urmri n mod special dac dotrile sunt suficiente n raport cu volumul de activitate i sunt eficient utilizate; standardele privind resursele umane - evaluare amnunit a APDRP i a structurilor care funcioneaz ca organisme delegate de ctre aceasta s gestioneze FEADR (APIA i ITRSV), din punct de vedere al suficienei i pregtirii profesionale a resurselor umane alocate. Dimensionarea corect a numrului de personal al APDPR i al organismelor sale delegate, n raport cu volumul de munc i atribuiile specifice; evaluarea indicatorilor de perfoman stabilii pentru personal, att la nivel decizional ct i la nivel de execuie; delegarea se va evalua respectarea prevederilor acordurilor de delegare pentru implementarea msurilor din Axa II a PNDR i ndeplinirea ndatoririlor de ctre prile semnatare ale acordurilor (APDRP, APIA, ITRSV). Se va verifica suficiena, completitudinea i modul de corelare a procedurilor APDRP cu procedurile organismelor delegate. Se va avea n vedere simplificarea i clarificarea modalitilor de comunicare ntre personalul APDRP i cel al organismelor delegate, pe de o parte, i beneficiari, pe de alt parte; procedurile de autorizare a plilor se vor face evaluri cu privire la suficiena i eficacitatea controalelor instituite de APDRP i de ctre organismele delegate pentru autorizarea plilor; se va avea n vedere completitudinea procedurilor de control i supracontrol, relevana metodelor de eantionare; procedurile de plat se va verifica la APDRP i organismul delegat APIA dac sunt respectate cerinele comunitare privind efectuarea plilor, precum i re-creditarea FEADR (existena i aplicarea procedurilor); procedurile contabile se va verifica la APDRP i organismul delegat APIA completitudinea, exactitatea i transmiterea n termen a raportrilor contabile ctre Comisia European; verificarea reconcilierilor ntre sumele recuperate i reutilizate i a pistei de audit aferente; procedurile referitoare la creane - se va verifica la APDRP i organismul delegat APIA (procedural i ca mod de lucru): constituirea debitelor, gestionarea Registrului debitorilor, reconcilierea informaiilor dintre cele dou agenii privind debitele, compensarea ntre fondurile FEADR i FEGA; comunicarea se va formula o opinie asupra aplicrii n termen a modificrilor normelor comunitare, i actualizrii bazelor de date i listelor de control; securitatea sistemelor informatice evaluarea stadiului implementrii cerinelor Standardului ISO 27002 att la nivelul APDRP ct i la nivelul organismului delegat APIA; verificarea modului de acces al APDRP la informaiile din IACS privind msurile delegate i transferul de date privind autorizarea plii i creanele; verificarea implementrii sistemului informatic la nivelul APDRP i a pistelor de audit aferente aplicaiilor; monitorizarea continu prin activiti de control intern evaluarea procedurii privind managementul ageniei, formularea unei opinii privind eficiena managementului APDRP; evaluri separate printr-un serviciu de audit intern - evaluarea activitii Direciei de audit intern a APDRP. Pentru realizarea obiectivelor enunate, se vor efectua verificri la sediile centrale i teritoriale ale APDRP i ale organismelor delegate. Evalurile pot cuprinde orice alte activiti care ajut prestatorul de servicii s i fundamenteze opinia. 2.2.2. Pe parcursul derulrii contractului, Autoritatea Competent va participa la evalurile/auditurile efectuate de ctre prestatorul de servicii.

3. ACTIVITI SPECIFICE Vor fi avute n vedere urmtoarele aspecte: 3.1.1. Prestatorul de servicii trebuie s se asigure c n cadrul entitilor care gestioneaz FEADR sunt respectate urmtoarele condiii privind mediul intern: (A) Structura organizatoric APDRP i structurile care funcioneaz ca organisme delegate de ctre aceasta s gestioneze FEADR, trebuie s dispun de o structur organizatoric care s le permit s exercite urmtoarele funcii majore n ceea ce privete cheltuielile FEADR: (i) ordonanarea i controlul plilor, care au ca finalitate s stabileasc, n special prin intermediul unor controale administrative i controale la faa locului, dac sumele care trebuie pltite titularilor de drepturi sunt conforme cu reglementrile comunitare; (ii) executarea plilor, a cror finalitate este aceea c sumele autorizate se pltesc titularului de drepturi (sau cesionarului acestuia); (iii) nregistrarea contabil a plilor, care are ca obiect nregistrarea tuturor plilor n conturi distincte ale APDRP, n general prin intermediul unui sistem informatizat i elaborarea unor rezumate periodice ale cheltuielilor i n special declaraiile lunare i anuale transmise Comisiei. Aceste conturi reunesc de asemenea operaiunile active finanate de fonduri, n special n ceea ce privete stocurile de intervenie, sumele progresive primite i neachitate, valorile mobiliare i debitorii. Structura organizatoric a APDRP i organismelor delegate, dup caz, prevede o mprire clar a autoritii i a responsabilitilor la toate nivelurile operaionale, precum i separarea celor trei funcii menionate anterior, ale cror responsabiliti sunt definite ntr-o organigram. n aceasta sunt de asemenea incluse serviciile tehnice i serviciul de audit intern. (B) Standarde privind resursele umane APDRP i structurile care funcioneaz ca organisme delegate de ctre aceasta s gestioneze FEADR, vor asigura urmtoarele: (i) alocarea de resurse umane corespunztoare pentru executarea operaiunilor i asigurarea competenelor tehnice necesare n diferitele etape ale acestor operaiuni; (ii) repartizarea sarcinilor astfel nct fiecare agent s dein responsabiliti numai pentru o singur atribuie n materie de ordonanare, plat sau nregistrarea contabil a sumelor din cadrul FEADR i c nici un agent nu execut vreuna din sarcinile corespunztoare fr ca activitatea sa s fie monitorizat de un alt agent; (iii) competenele fiecrui funcionar i n special delimitarea autoritii sale n materie financiar sunt definite n scris; (iv) personalul dispune de o formare adecvat la toate nivelurile operaionale i personalul care ocup poziii sensibile face obiectul unei politici de rotaie sau n lipsa acesteia, al unei monitorizri mai intense; (v) adoptarea unor msuri corespunztoare n scopul nlturrii riscurilor de conflict de interese atunci cnd persoane care dein responsabiliti sau care ocup o poziie sensibil n ceea ce privete verificarea, ordonanarea, plata i nregistrarea contabil a cererilor, dein i alte funcii n afara ageniei de plat. (C) Delegarea Pentru ca oricare din sarcinile APDRP s poat fi delegate unei alte entiti n temeiul articolului 6 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, trebuie ndeplinite urmtoarele condiii: (i) Un acord scris ntre APDRP i aceast entitate care trebuie s precizeze natura informaiei i a documentelor justificative care trebuie prezentate APDRP, precum i termenul n care acestea trebuie prezentate. Acordul trebuie s permit APDRP s ndeplineasc condiiile de autorizare; (ii) n orice situaie, APDRP rmne responsabil de gestionarea eficient a fondurilor n cauz; (iii) Competenele i obligaiile celeilalte entiti, n special n ceea ce privete controlul i verificarea conformitii cu normele comunitare, trebuie s fie clar definite.

(iv) APDRP se asigur c entitatea n cauz dispune de mijloace eficiente care s i permit s garanteze c i exercit competenele n mod satisfctor. (v) Entitatea n cauz confirm n mod explicit APDRP c i exercit efectiv competenele i descrie mijloacele utilizate. (vi) APDRP revizuiete periodic funciile delegate pentru a confirma c munca efectuat este de un nivel satisfctor i c este conform cu reglementrile comunitare. 3.1.2. Prestatorul de servicii trebuie s se asigure c APDRP i structurile care funcioneaz ca organisme delegate de ctre aceasta s gestioneze FEADR, respect urmtoarele proceduri privind activitile de control: (A) Proceduri de ordonanare a cererilor (i) APDRP stabilete procedurile primirii, nregistrrii i tratrii proiectelor/cererilor, precum i o descriere a tuturor documentelor care trebuie utilizate. (ii) Orice angajat responsabil de ordonanare dispune de o list de control detaliat a verificrilor pe care trebuie s le efectueze; acesta ataaz documentelor justificative care nsoesc proiectul/cererea o atestare n care certific faptul c au fost efectuate aceste controale. Aceast atestare se poate face sub form electronic. n plus, se certific faptul c activitatea a fost revizuit de ctre un cadru superior. (iii) O cerere de plat se ordonaneaz numai dup realizarea unui numr suficient de controale menite s verifice dac acesta/aceasta este conform cu reglementrile comunitare. Aceste controale includ controalele prevzute de regulamentul care reglementeaz msura specific n temeiul creia se solicit ajutorul, precum i controalele prevzute la articolul 9 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 care are ca obiect prevenirea i depistarea oricrei fraude sau nereguli, lund n considerare, n special riscurile asumate. (iv) Conducerea APDRP este informat, la nivel corespunztor, periodic i n timp util, asupra rezultatelor controalelor efectuate, astfel nct s se poat estima dac au fost efectuate controale suficiente nainte de solutionarea unei cereri. (v) Activitatea depus este descris detaliat ntr-un raport care nsoete fiecare cerere/set de cereri sau, dup caz, ntr-un raport care acoper un an financiar. Raportul este nsoit de o atestare care certific eligibilitatea proiectelor/cererilor aprobate precum i natura, sfera i limitele activitilor depuse. n cazul n care controalele fizice sau administrative nu sunt efectuate n mod exhaustiv ci pe un eantion de cereri, este necesar ca proiectele/cererile selectate s poat fi identificate, s se descrie metoda de eantionare i s se consemneze rezultatele tuturor inspeciilor precum i msurile luate n ceea ce privete anomaliile i neregulile constatate. Documentele justificative sunt de natur s demonstreze suficient c toate verificrile solicitate privind eligibilitatea cererilor ordonanate au fost efectuate cum trebuie. (vi) n cazul n care documentele (pe hrtie sau n form electronic) privind cererile ordonanate sau controalele efectuate sunt pstrate de alte entiti, acestea, precum i ageniile de pli n cauz, pun n aplicare proceduri pentru a garanta c amplasamentul tuturor documentelor pertinente pentru plile specifice fcute de agenii este nregistrat corespunztor. (B) Proceduri de plat Ageniile de pli adopt procedurile necesare pentru a se asigura c plile sunt efectuate exclusiv n conturi bancare pe numele solicitantului sau al cesionarului acestuia. Plata se execut de ctre bancherul ageniei sau, dup caz, de un serviciu guvernamental de pli, ntr-un termen de cinci zile lucrtoare de la data atribuirii ctre FEADR. Se adopt proceduri astfel nct s se asigure c toate plile pentru care nu se efectueaz viramente sunt recreditate n beneficiul fondurilor. Nici o plat nu se efectueaz n numerar. Aprobarea ordonatorului de credite i/sau a superiorului su se poate efectua pe cale electronic, cu condiia ca mijlocul utilizat s prezinte garanii corespunztoare n materie de securitate i ca identitatea semnatarului s fie consemnat n evidenele electronice. (C) Proceduri contabile Procedurile contabile sunt concepute astfel nct declaraiile lunare, trimestriale i anuale s fie complete, exacte i ntocmite la timp i ca orice eroare sau omisiune s fie detectat i corectat, n special prin intermediul unor verificri i confruntri periodice. (D) Proceduri privind avansurile i garaniile

Plile referitoare la avansuri fac obiectul unei rubrici separate n registrele contabile sau n nregistrrile secundare. Procedurile sunt adoptate pentru a asigura c: (i) garaniile sunt furnizate numai de unitile financiare care ndeplinesc condiiile stabilite prin Regulamentul (CEE) nr. 2220/85 al Comisiei, autorizate de ctre autoritile corespunztoare i ale cror garanii rmn valabile pn la lichidare sau deblocare i care sunt onorate la simpla cerere a APDRP. (ii) avansurile sunt decontate n termenele stabilite, iar cele a cror decontare este scadent sunt rapid identificate, iar garaniile corespunztoare solicitate de ndat. (E) Proceduri referitoare la creane Toate cerinele prevzute la literele (A) (D) se aplic, mutatis mutandis, taxelor, garaniilor executate, plilor rambursate, veniturilor alocate etc. pe care APDRP i organismele delegate trebuie s le ncaseze n numele FEADR. APDRP i organismele delegate instituie un sistem care permite recunoaterea tuturor sumelor datorate i nscrierea tuturor acestor datorii n registrul debitorilor nainte de ncasarea acestora. Registrul debitorilor este inspectat periodic i se iau msuri pentru ncasarea datoriilor scadente. (F) Pist de audit Informaiile aferente documentelor justificative referitoare la ordonanarea, nregistrarea contabil i execuia plilor, precum i privind operarea avansurilor, garaniilor i creanelor rmn disponibile la APDRP i organismele delegate pentru a permite constituirea, n orice moment, a unei piste de audit suficient de detaliat. 3.1.3. Prestatorul de servicii se va asigura de faptul c la nivelul APDRP i al organismelor delegate, sunt respectate procedurile care asigur informarea i comunicarea. (A) Comunicare APDRP i organismele delegate adopt procedurile necesare pentru a asigura c orice modificare a regulamentelor comunitare i n special a ratelor ajutoarelor aplicabile, sunt nscrise n evidena contabil iar instruciunile, bazele de date i listele de control sunt actualizate n timp util. (B) Securitatea sistemelor informaionale Securitatea sistemelor informaionale se bazeaz pe criteriile stabilite n versiunea aplicabil, pentru exerciiul financiar n cauz, a standardului recunoscut pe plan internaional: International Standards Organisation ISO 27002: Code of practice for Information Security Management; Msurile de securitate ar trebui s fie adaptate structurii administrative, personalului i mediului tehnologic al APDRP i organismelor delegate, dup caz. Eforturile financiare i tehnologice trebuie s fie proporionale cu riscurile reale asumate. 3.1.4. Prestatorul de servicii se va asigura de faptul c monitorizarea continu face parte din activitile de rutin ale APDRP i organismelor delegate, c sunt monitorizate toate operaiunile zilnice i activitile de control din cadrul APDRP i organismelor delegate, la toate nivelurile, astfel nct s se asigure o pist de audit amnunit (A) Monitorizarea continu prin aciuni de control intern Aciunile de control intern cuprind cel puin: (i) o monitorizare a serviciilor tehnice i a entitilor care au primit prin delegare sarcina de a efectua controale i de a-i asuma alte funcii pentru a asigura aplicarea corespunztoare a reglementrilor, liniilor directoare i a procedurilor. (ii) introducerea unor modificri pentru a mbunti sistemele de control n general. (iii) revizuirea cererilor i a solicitrilor prezentate APDRP i organismelor delegate, precum i a altor informaii care suspecteaz existena unor nereguli. (B) Evaluri separate printr-un serviciu de audit intern APDRP i organismele delegate adopt n aceast privin urmtoarele proceduri: (i) Serviciul de audit intern este independent de celelalte servicii ale APDRP i se afl direct subordonat directorului.

(ii) Serviciul de audit intern evalueaz procedurile adoptate de APDRP i de organismele delegate i stabilete dac acestea sunt suficiente pentru a controla respectarea normelor comunitare i pentru a garanta c evidenele contabile sunt exacte, complete i ntocmite la timp. Verificrile se pot limita la anumite msuri i la eantioane de tranzacii cu condiia ca un program de audit s garanteze c toate domeniile semnificative, inclusiv unitile responsabile cu ordonanarea sunt nscrise n evidena contabil pe o perioad de maxim cinci ani. (iii) Activitatea serviciului de audit se efectueaz n conformitate cu standardele recunoscute la nivel internaional; aceasta face obiectul unor documente de lucru i se concretizeaz n rapoarte i recomandri adresate conducerii APDRP. 4. REZULTATE ATEPTATE Impactul urmrit: - Recomandri pentru remedierea deficienelor constatate n cadrul misiunilor de audit anterioare acestei evaluri a APDRP din punctul de vedere al conformrii cu criteriile de acreditare, a deficienelor constatate cu ocazia acestui audit i pentru reducerea riscului de penalizari aplicate Romniei; - Opinii referitoare la modul n care APDRP i organismele delegate continu s respecte criteriile de acreditare, pentru fiecare dintre acestea n parte, astfel nct Autoritatea Competent s poat redacta Raportul ctre Comisia European n aprilie 2013. Dobandirea de catre personalul Autoritii Competente, responsabil de monitorizarea permanent a APDRP, a informaiilor necesare pentru a-i ndeplini n mod corespunztor sarcinile ce-i revin conform art. 2 alin. 1 din Regulamentul (CE) nr. 885/2006. 6. MANAGEMENTUL PROIECTULUI, SARCINILE I RESPONSABILITILE CONTRACTORULUI 6.1 Structura responsabil Autoritatea Contractant pentru acest proiect este reprezentat de Asocierea de autoriti contractante dintre Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale (MADR) i APDRP astfel: - Autoritate de Implementare este Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale prin Serviciul Asisten tehnic i achizitii publice din cadrul DGDR AM PNDR, cu sediul n Bd. Carol I nr. 24, sector 3, Bucureti. - Autoritate de Plat este Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit, cu sediul n str. tirbei Vod nr. 43, sector 1, Bucureti, Tel.+4021 402 27 50 / Fax +4021 315 67 79. Beneficiar proiect : Autoritatea Competent (AC) pentru acreditarea ageniilor de pli (APIA i APDRP) i a Organismului Coordonator. Autoritatea de implementare este responsabil de toate aspectele procedurale ale procesului de licitaie i de cele de contractare, iar de managementul financiar al activitilor proiectului este responsabil APDRP. Responsabilitile prilor sunt prevzute n contractul de servicii al carui model este inclus n aceast documentaie de atribuire. Personalul desemnat din cadrul DGDR AM PNDR, va primi i instrumenta n colaborare cu Autoritatea Competenta si responsabilii tehnici din cadrul procedurii, rapoartele de activitate primite de la Prestatorul de servicii, va stabili i menine contactul ntre MADR i Prestatorul de servicii. 6.2 Alte cerine pentru prestatorul de servicii 6.2.1. Prestatorul de servicii va face dovada existenei de suficiente probe pentru a-i susine opinia i recomandrile formulate; 6.2.2. Pentru mbuntirea activitii APDRP i organismelor delegate, prestatorul de servicii va face recomandrile potrivite, clasificate dupa nivelul de importan: majore, medii, minore. Aceste recomandari vor trebui s precizeze procedura implicat i rspunsul organismului n cauz.

6.2.3. Prestatorul de servicii trebuie s se asigure c serviciile sunt executate de ctre un personal cu nalt specializare i experimentat, familiarizat cu obiectivele i proiectele adiacente i cu mediul tehnic i funcional n care este necesar s se execute serviciile. 6.2.4. Experii prestatorului de servicii trebuie s aib cunotine specifice proiectului n domeniul legislativ naional i al Uniunii Europene. 6.2.5. Prestatorul de servicii va colabora cu personalul Autoritatii Competente din cadrul MADR prin participarea acestuia la evaluarea activitilor, sistemelor i procedurilor APDRP i organismelor delegate. Prestatorul de servicii va aloca minim 5 zile din timpul disponibil realizrii proiectului pentru a pune la dispoziie Autoritii Competente chestionarele, testele, fiele de lucru, interviurile i orice alte documente considerate necesare de ctre aceasta pentru mbuntirea calitii activitii de monitorizare de care este responsabil, precum i explicaii privind metodologia de lucru. 6.2.6. Prestatorul de servicii va realiza auditul n concordan cu Standardele de Audit Internaionale. 6.3 Locul de derulare a proiectului: Activitile de evaluare se vor desfura n Bucureti i n centre teritoriale stabilite prin eantion de ctre prestatorul de servicii, astfel nct documentarea s poat susine opinia de audit. 6.4 Perioada contractului: Durata contractului este de 11 luni. ATENTIE: Durata prezentului contract este de 11 luni, ncepnd de la data semnrii acestuia de ctre pri, aceasta incluznd 6 luni de implementare a activitilor proiectului, 2 luni necesare exclusiv activitilor de depunere i aprobare a raportului final de activitate i de depunere a dosarului cererii de plat conform prevederilor caietului de sarcini i a instruciunilor de plat, plus 90 de zile necesare pentru efectuarea plii ultimei trane de plat conform art. 7.4 din contractul de servicii, fr obligarea Autoritii Contractante la cheltuieli suplimentare. 6.5 Bugetul total al proiectului: Bugetul total este de : 608.440 lei fr TVA, echivalent cu maxim 140.000,00 euro la cursul BCE din data de 06.01.2012, unde 1 euro = 4,3460 lei. 7. RAPOARTE 7.1 Cerine privind raportarea activitii: Prestatorul de servicii trebuie s realizeze i s depun urmtoarele rapoarte: 7.1.1 Raport iniial nainte de nceperea efectiv a derulrii proiectului, Contractorul are obligaia de a depune la sediul Autoritii Contractante, spre verificare i aprobare, un Raport Iniial de Activitate, care va include detalii despre modul de implementare i programare a activitilor proiectului n concordan cu cerintele caietului de sarcini Raportul Iniial va deveni principalul instrument de lucru n timpul perioadei de implementare a proiectului i se va face referire la el pe ntreaga durat a proiectului. Prestatorul de servicii are obligaia s prezinte Raportul iniial la sediul Autoritatii de Implementare (MADR) in trei exemplare, n maxim 15 zile de la data intrrii n vigoare a contractului. nainte de depunerea Raportului Iniial de Activitate de ctre Prestatorul de servicii, la sediul MADR, se va organiza o ntlnire de iniiere a proiectului (Kick-off meeting) la care vor participa autoritatea contractant i prestatorul de servicii n vederea definitivrii i clarificrii aspectelor ce in de implementarea efectiv i eficient a activitilor proiectului, aa cum sunt stipulate n Contractul de Servicii. Data ntlnirii va fi stabilit de comun acord de ctre prile implicate. Raportul Iniial de Activitate va conine urmtoarele capitole: Prezentare de ansamblu a proiectului (ex. Cadrul general i situaia iniial; Datele contractului);

Analiza situaiei actuale (ex. Cerinele i previziunile contractului; Analiza SWOT); Planificarea contractului (ex. Descrierea activitilor; Metodologie i planificare; Rezultate i output-uri ale contractului). Raportul initial va specifica exact rezultatele de atins n cadrul fiecrei activiti i sarcinile care vor fi ndeplinite pentru a permite obinerea rezultatelor. Acest document trebuie s cuprind informaii detaliate despre: planificarea activitilor, metodologia utilizat, eventuale situaii care pot influena implementarea proiectului, soluii de rezolvare n situaii de criz aprute. De asemenea, Raportul iniial trebuie s cuprind informaii despre experii care vor fi angajai pe perioada derulrii activitilor proiectului: programarea aciunilor, executarea activitilor pe perioada de timp alocat fiecrei componente, constituind principalul document de referin pentru ntreaga perioad de implementare a proiectului. Graficul aciunilor prezentate n Raportul iniial reprezint o versiune actualizat a ofertei tehnice a Prestatorului de servicii. Verificarea, aprobarea i transmiterea notificrii de aprobare a raportului iniial de activitate ctre prestatorul de servicii se realizeaz n cel mult 11 zile lucrtoare de la data nregistrrii respectivului raport la secretariatul DGDR - AM PNDR. 7.1.2 Rapoarte lunare de management Contractorul trebuie s pregteasc i s depun Rapoarte Lunare de Management, nu mai trziu de data de 5 a lunii ce urmeaz lunii raportate. Aceste rapoarte vizeaz informarea Autoritii Competente despre evoluia general a activitilor proiectului, stadiul evalurilor conform graficului aciunilor, problemele ntmpinate, constatrile i recomandrile din etapa respectiv. 7.1.3 Raportul final Prestatorul trebuie s depun Raportul final n termen de maximum 15 zile de la finalizarea activitatilor specifice proiectului. Raportul final const n prezentarea unui raport de audit care va conine recomandrile pentru optimizarea resurselor umane care gestioneaz FEADR, la nivel central i teritorial, precum i opinia de audit privind aspectele evaluate. Raportul final va fi structurat n formatul de raportare coninut n Liniile directoare CE elaborate de Direcia J Auditul cheltuielilor agricole, puse la dispoziie de Autoritatea Competent la ntlnirea de iniiere a proiectului. Verificarea, aprobarea i transmiterea notificrii de aprobare a raportului final ctre prestatorul de servicii se realizeaz n cel mult 25 zile lucrtoare de la data nregistrrii respectivului raport la secretariatul DGDR - AM PNDR. Fiecare raport trebuie aprobat oficial de Autoritatea de Implementare (MADR). Dup primirea notificrii de aprobare a raportului final de la Autoritatea de Implementare (DGDR AM PNDR), prestatorul de servicii va depune dosarul cererii de plat, conform Anexei nr. 5 Instruciuni de plat pentru prestatorii de servicii a Contractului de servicii, la OJPDRP Bucureti, n vederea efecturii plii. 7.2 Depunerea si aprobarea rapoartelor Toate rapoartele menionate mai sus trebuie depuse la sediul MADR - Autoritate de Management pentru PNDR n limba romn n 3 exemplare i n limba englez 1 exemplar, att pe hrtie, ct i n format electronic, ctre: Adresa: Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Bd Carol I, 24 Sector 3 Bucureti Tel: +40 21 307 24 42 ; 004 021 30 78 675 Fax: +40 21 307 86 06 Email: mariana.oprea@madr.ro ; asistenta@madr.ro

8. CHELTUIELI ELIGIBILE IN CADRUL PROIECTULUI SI VERIFICAREA ACESTORA cheltuieli cu onorariile experilor din echipa de proiect a contractorului (experi cheie i noncheie naionali/internaionali, personal tehnic /administrativ); cheltuieli privind asigurarea transportului pentru echipa de proiect a contractorului; cheltuieli privind cazarea i masa pentru echipa de proiect a contractorului; cheltuieli pentru nchirierea de echipamente, logistic pentru derularea activitilor proiectului; cheltuieli pentru consumabile n cadrul proiectului; cheltuieli pentru auditul financiar al proiectului

Toate aceste costuri trebuie s fie necesare pentru ndeplinirea activitilor eligibile ale proiectului, rezonabile, justificate i s corespund principiilor unei bune gestionri financiare, n special din punct de vedere al raportului pre-calitate i al rentabilitii. Nu sunt prevzute pli n avans. Plile se vor efectua dup aprobarea de ctre DGDR AM PNDR a raportului final de activitate. Cheltuieli cu auditul Verificarea cheltuielilor va fi realizat de ctre un auditor calificat independent indicat de ctre ofertant n momentul semnrii contractului. Auditarea cheltuielilor se va face pentru trana de plat. Criteriului de atribuire al contractului va fi preul cel mai sczut, dup verificarea conformitii i eligibilitii ofertelor. RAPORTUL DE ASIGURARE Cererea de plata va fi insotita de un Raport de Asigurare emis de catre auditorul financiar care va fi prezentat de Prestator inainte de semnarea contractului. Raportul de Asigurare va fi emis de catre un auditor financiar independent si impartial care este membru al unui organism de supervizare recunoscut national sau international pentru audit financiar, notificat de catre Prestator. Prestatorul rspunde de imparialitatea expertului desemnat. Acesta va examina factura transmis Autoritatii Contractante de catre Prestator, si va certifica faptul ca sumele solicitate la plata de catre Prestator sunt in concordanta cu cerintele prezentului Caiet de Sarcini. Autoritatea Contractanta va efectua plata catre Prestator in limita valorilor certificate de catre Institutia de Audit. Pentru Institutia de Audit care va emite Raportul de Asigurare financiar necesar autorizarii i efecturii plilor se va prezenta un document justificativ privind dreptul de a presta servicii de audit financiar, respectiv Autorizatia de auditor financiar (sau echivalent), emis de catre o institutie cu astfel de competente, in conformitate cu prevederile legislative specifice nationale sau international. Documentul se va constitui anex la contractul de achizitie publica. Documentele privind rezultatele i alte documente adiacente, folosite sau primite de Contractor n timpul implementrii proiectului, legate de PNDR i aciunea desfurat, trebuie s fie catalogate ca strict confideniale i nu trebuie s fie folosite n niciun fel de Contractor fr permisiunea expres a Autoritii de Management pentru PNDR Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale. Prestatorul nu trebuie s fac nicio declaraie public, s nu emit sau s prezinte niciun document legat de proiect, n nume propriu sau fr o permisiune prealabil a Autoritii contractante.