- Partea I Sistemul de management al organizaiei

Sistemul de management

Definiie: Un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaional, operaional i metodologic, ntre care exist relaii de cauzalitate i care acioneaz interdependent n scopul asigurrii proceselor i relaiilor de conducere la nivelul unei organizaii.

Sistemul de management
Componente = Subsisteme
SUBSISTEMUL DECIZIONAL SUBSISTEMUL INFORMAIONAL SUBSISTEMUL ORGANIZATORIC

SUBSISTEMUL METODELOR I TEHNICILOR DE MANAGEMENT

ALTE ELEMENTE ALE SISTEMULUI DE MANAGEMENT

Subsistemul decizional (1)

Definiie: Ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate i aplicate ntr-o organizaie, structurate corespunztor sistemului de obiective i configuraiei ierarhiei manageriale, n scopul desfurrii proceselor de management.

Subsistemul decizional (2)

Funciile principale ale subsistemului decizional:
Direcioneaz desfurarea activitii instituiei prin intermediul proceselor decizionale care vizeaz stabilirea obiectivelor (principale, derivate), modalitile de aciune, termenele i resursele necesare. Declaneaz i coordoneaz aciunile personalului execuie, care pune n practic deciziile adoptate. de

Subsistemul decizional (3)

Decizia element esenial al subsistemului decizional
Definiie: un act contient efectuat pentru realizarea unuia sau mai multor obiective. Decizia managerial elemente definitorii: - implic cel puin dou pri: decidentul i executantul complexitate i dificultate superioar, fa de decizia personal. - are influene la nivelul grupului (nu doar a unei persoane) necesitatea corelrii cu caracteristicile posturilor, motivarea, potenialul grupului.

Subsistemul decizional (4)

Decizia administrativ: se adopt de ctre autoritile cuprinse n sistemul administraiei publice centrale i locale. Aspecte specifice: - puternic dependent - ca mod de fundamentare i coninut de sistemul economic, social, politic n care funcioneaz instituia public; - influenat de nivelul de dezvoltare al sistemului economic i politica Guvernului; - exprim interese i cerine cu caracter social, nefiind specifica unei persoane sau grup de persoane.

Subsistemul decizional (5)

Tipologia deciziilor n corelaie cu folosirea aparatului informatic 1.Dup gradul de completitudine i exactitate al informaiei: a.Decizii programabile adoptate pe baza unor informaii cu grad mare de completitudine i exactitate (informaii structurate); - specifice managementului de nivel inferior (operaional) i parial, de nivel mediu (tactic); - reflect situaii decizionale de certitudine.

Subsistemul decizional (6)

b.Decizii neprogramabile - adoptate pe baza unor informaii nestructurate sau semistructurate; - specifice managementului de nivel superior i tactic; - caracterizeaz situaii decizionale de incertitudine i/sau risc (ex: decizii de planificare, de control strategic);

Subsistemul decizional (7)

Tipologia deciziilor n corelaie cu folosirea aparatului informatic
2. Dup orizontul de timp i implicaii: a.Strategice b.Tactice c.Curente
3. Dup frecvena adoptrii lor: a.Periodice b.Aleatorii c.Unice

Subsistemul informaional (1)

Definiie: Un ansamblu de componente, care acioneaz n baza unor relaii de cauzalitate, n vederea culegerii, prelucrrii i transmiterii datelor i a informaiilor, necesare la nivel decizional i operaional.

Subsistemul informaional (2)

Definiie (dup Morley, Hugues, Leblanc):

Sistemul informaional este considerat acea parte a realitii, constituit din date i informaii organizate i structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora i din actori care acioneaz n baza lor, sau pornind de la ele utiliznd tehnologia informaiei, n scopul atingerii unor obiective.

Subsistemul informaional (3)

Componente:
1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate sub form numeric, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiina uman. Exemplu: norme, cantiti, valori corespunztoare unor indicatori economici, financiari, statistici.

Subsistemul informaional (4)

2. Informaiile - sunt doar acele date care: - aduc cunotine noi destinatarului lor; - modific percepia asupra realitii; - reduc gradul de incertitudine (necunoatere) asupra acesteia.
Concluzii: - informaiile formeaz o submulime inclus n mulimea datelor; - noiunea de informaie este relativ destinatarului ei, n sensul c ceea ce reprezint informaie pentru unul, nu este obligatoriu informaie pentru altul; - informaia ia n considerare ntotdeauna semnificaia fenomenului real pe care-l surprinde i care, n mod absolut difer n funcie de percepia proprie a utilizatorului; - informaia are un puternic caracter de subiectivism.

Subsistemul informaional (5)

Informaia pertinent baza fundamentrii deciziei manageriale eficiente

Determinanii majori ai informaiei pertinente

COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) FIABILITATE (gradul de ncredere n sursa informaiei) ACTUALITATE (reducerea ntrzierii n obinerea informaiei

PERTINENA
INFORMAIEI
EXACTITATE (Absena fenomenului de perturbare)

PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp n procesul de utilizare) ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectiv a informaiei)

Subsistemul informaional (6)

3. Circuite informaionale - reprezint traseul pe care l parcurge o informaie, de la surs la destinaie. Ele iau natere att n interiorul organizaiei, ct i ntre aceasta i mediul extern. 4. Fluxuri informaionale - reprezint ansamblul informaiilor care parcurg circuitele informaionale, raportate la un anumit interval de timp. - Orizontale - Verticale - Oblice

Subsistemul informaional (7)

5. Procedurile informaionale - ansamblu de metode i tehnici de reprezentare a informaiilor primare, prin intermediul crora este asigurat interfaa om-calculator. 6. Mijloacele de tratare a informaiilor - reunesc suporturile fizice (hardware) i cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informaiei, n vederea obinerii rezultatelor dorite.

Subsistemul organizatoric (1)

Definiie (dup Harold Koontz): Ansamblul de elemente care acioneaz intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea i funcionalitatea proceselor de munc, necesare realizrii obiectivelor stabilite de ctre organizaie.
Harold Koontz: cei care vor s coopereze, vor lucra mai eficient dac vor cunoate ce trebuie s fac, ce activiti le revin i care este rolul lor n raport cu ceilali.

Subsistemul organizatoric (2)

Componente:

Organizarea procesual funciuni, activiti, atribuii, sarcini;

Organizarea structural structura organizatoric (organigrama).

Sistemul de management = sistem cu conexiune invers

J. Forrester: Sistem cu conexiune invers, cu bucla de reacie, nchis, cu feed-back = un sistem influenat de propriul comportament din trecut, care folosete rezultatele aciunii trecute, pentru a comanda o aciune n viitor.

Locul si rolul subsistemului informaional

(intrri)

SUBSISTEM DECIZIONAL

(ieiri)

Decizii Curente Tactice Strategice

Informaii pentru fundamentarea deciziilor

SUBSISTEM INFORMAIONAL COMPONENTE INFORMATICE PENTRU: FUNDAMENTARE DECIZII GESTIUNE ECONOMIC

Informaii despre aciuni i procese de execuie

(ieiri) SUBSISTEM ORGANIZATORIC

(intrri)

Subsistemul metodelor si tehnicilor de management (1)

Definiie: Un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea proceselor manageriale, n scopul eficientizrii muncii factorilor de decizie.

Metode generale de management: Managementul prin obiective Managementul prin proiecte Managementul prin bugete Managementul prin excepie

Subsistemul metodelor si tehnicilor de management (2)

Metode i tehnici specifice:
Metoda diagnosticrii Tabloul de bord Delegarea Brainstorming

- Partea a II-a Aparatul informatic n sistemul de management al organizaiei

(Sub)sistemul informatic (1)

Definiie:

Este o componenta sistemic a sistemului informaional, care include echipamente electronice de calcul i comunicaie, procese i proceduri automatizate, aflate n interaciune n vederea asigurrii prelucrrii automate a datelor i a informaiilor.

(Sub)sistemul informatic (2)

Principii de realizare: 1. ncepei cu gndul ndreptat la final! Principiul viitor trecut: conceperea sistemului informatic trebuie s porneasc de la coninutul cerinelor informaionale ale utilizatorilor, urmrind o succesiune de tipul: analiza output-urilor definirea modelelor pentru conducere elaborarea tehnicilor de organizare a BD i a procedurilor automate determinarea configuraiei hardware.

(Sub)sistemul informatic (3)

Principii de realizare: 2. Asigurarea unei compatibiliti ntre definirea global a sistemelor informatice i realizarea lor progresiv. Definirea globala a S.I. (top-down) asigur: - corelarea proiectelor informatice dintr-o organizatie; - alocarea adecvat a resurselor; - identificarea limitelor funcionale ale aplicaiilor. Realizarea progresiv (down-top) permite: - elaborarea i integrarea aplicaiilor ntr-o viziune unitar; - minimizarea riscurilor poteniale.

(Sub)sistemul informatic (4)

Principii de realizare: 3. Asigurarea independenei structurii sistemului informatic de structura sistemului organizatoric. Un sistem informatic bine conceput i elaborat va supravieui, chiar dac apar sau dispar birouri i compartimente, se cumuleaz sau nfiineaz noi posturi n cadrul organizaiei.

Aparatul informatic n sistemul de management al organizaiei

Planuri de analiz: A. Procesul decizional B. Procesul de informatizare

Procesul decizional (1)

Definiie: Succesiunea logic a fazelor prin intermediul crora se definete, adopt, aplic i evalueaz decizia managerial. Prghii eseniale pentru derularea procesului decizional: - Funciile managementului - Metode i tehnici de management - Metode i tehnici de fundamentare a deciziei

Procesul decizional (2)

Funciile managementului:
1.Previziunea Ce trebuie s realizam? 2.Organizarea Cine realizeaz i cum? 3.Coordonarea Cum comunicai cu angajaii? 4.Antrenarea Cum motivai personalul? 5.Control-evaluare Cu ce rezultate ai ajuns la final?

Procesul decizional (3)

Metode i tehnici de management

CENTRAREA PE:

OBIECTIVE (MPO)

VENITURI CHELTUIELI (MPB)

PROIECTE (MPP)

ZONE CHEIE (MPE)

Procesul decizional (4)

Metode i tehnici pentru fundamentarea deciziei
Probabilitatea realizrii obiectivului Maxim Mare Metode (tehnici) pentru fundamentarea deciziei Mulimi fuzzy, Laplace Metode utiliti globale; Metoda pesimist / optimist; Metoda minimizrii regretelor Metode euristice

Situaie decizional Certitudine Incertitudine

Tipul variabilelor Controlabile Incontrolabile / greu de anticipat

Risc

Acceptabil

Aleatoare, incerte, imprecise

Procesul decizional (5)

PROBLEME DE DECIZIE (p1,p2,p3,pn)

IDENTIFICAREA PROBLEMEI DE DECIZIE

MODELAREA FENOMENULUI REAL

METODE I TEHNICI DE MANAGEMENT

FUNDAMENTARE DECIZIE
EVALUARE
NU DA

SATISFCTOR

APLICARE DECIZIE

Procesul de informatizare a organizaiei (1)

Ce ateapt managerii de la informatizare? Procese de informare la parametri optimali. Asisten n fundamentarea deciziei. Coeren n procesele manageriale i de execuie Performan i competitivitate.

Procesul de informatizare a organizaiei (2)

Cum ncepem informatizarea?

1.Elaborarea strategiei n domeniul informatic. 2.Planificarea aciunilor specifice. 3.Identificarea proiectelor informatice majore. 4.Detalierea n sisteme informatice ce urmeaz a fi dezvoltate. 5.Proiectarea i realizarea aplicaiilor, prin soluii software integrate ( ex: ERP).

Procesul de informatizare a organizaiei (3)

Strategia informatic componenta sistemic a strategiei de ansamblu a organizaiei. Definiie: ansamblul obiectivelor majore de informatizare pe termen lung, mpreun cu mijloacele de realizare a acestora, resursele i termenele alocate, n scopul obinerii avantajului competitiv.

Procesul de informatizare a organizaiei (4)

Particulariti ale strategiei informatice:
Se situeaz n avant-postul altor schimbri i evoluii din viaa organizaiei. Influeneaz i este influenat n mod implicit, de cultura organizaional. Are un puternic caracter novator, aflat de multe ori n contradicie cu ineria i tradiionalismul sistemului administrativ.

Procesul de informatizare a organizaiei (5)

Politica informatic - totalitatea obiectivelor pe termen mediu, care privesc aciunile specifice pentru dezvoltarea i consolidarea infrastructurii informaionale, informatice i de comunicaie a organizaiei. Particulariti: - Grad mare de detaliere. - Asigur flexibilitatea i adaptarea organizaiei la dinamica evoluiei tehnologiei informaiei.

Procesul de informatizare a organizaiei (6)

Planificarea aciunilor de informatizare
CE ESTE? ... un ansamblu de activiti prin care se studiaz alternativele ce trebuie urmate, corespunztor unor previziuni determinate tiinific. CE URMRETE? ... S rspund la: PENTRU CE avem nevoie de sisteme informatice? CUM organizm elaborarea i controlul lor?

Procesul de informatizare a organizaiei (7)

CE ASTEAPT MANAGERUL? ...Sisteme informatice performante EFECTELE! CE TREBUIE S NELEAG MANAGERUL? ...c planificarea n domeniul informatic este CAUZA!

NOTA BENE! Fiecare organizaie are sistemele informatice pe care le merit!

Procesul de informatizare a organizaiei (8)

Planul director de informatizare (PDI) instrument al planificrii Definiie: reprezint un instrument n procesul de planificare, care permite organizaiei s defineasc i s amplaseze proiectele sale informatice i de comunicaie, ntr-un anumit orizont de timp.

Procesul de informatizare a organizaiei (9)

Componente ale PDI:

1.Un portofoliu al proiectelor informatice considerate a fi necesare organizaiei. 2.Planuri de aciune asociate fiecrui proiect. 3.Mijloacelor de realizare i resursele implicate. 4.Termene de finalizare a proiectelor informatice.

Procesul de informatizare a organizaiei (10)

Caracteristicile unui PDI: 1.Instrument pentru exercitarea atributului de previziune. 2.Permite automatizarea progresiv a proceselor de execuie i a celor decizionale. 3.Asigur dezvoltarea omogena a infrastructurii informaionale i informatice. 4.Stabilete o ordine de prioriti n abordarea proiectelor informatice.

Procesul de informatizare a organizaiei (11)

STRATEGIA GENERAL

STRATEGIA INFORMATIC ACIUNI DE PLANIFICARE N DOMENIUL INFORMATIC

PDI

PROIECTARE, ELABORARE, IMPLEMENTARE APLICAII INFORMATICE

Procesul de informatizare a organizaiei (12)

Proiectarea i realizarea sistemului informatic integrat pentru management (SIM). Etape metodologice: 1.Analiza de sistem (global i detaliat). 2.Proiectarea viitorului sistem (logic i tehnic). 3.Realizarea i testarea modulelor componente. 4.Implementarea sistemului. 5.Exploatarea, ntreinerea i meninerea n funciune.

Proiectarea i realizarea SIM (1)

DE CE sistem informatic integrat?
PENTRU C: Asigura coerena informaional i a prelucrrii automate a datelor, pe orizontala i verticala structurii organizatorice. Optimizeaz procesul decizional prin furnizarea de informaii pertinente (complete, oportune, exacte). Gestioneaz o baz de date unic, n care informaia se preia o singur dat.

Proiectarea i realizarea SIM (2)

SOLUI POSIBIL: ERP (Entreprise Resource Planning) Ce este ERP? Soluie software multi-modular de gestiune integrat i planificare a: > ansamblului de fluxuri ale organizaiei (materii prime, produse, financiare, logistice, informaionale); > ansamblului de funciuni clasice (contabilitate, comercial, producie, resurse umane).

Proiectarea i realizarea SIM (3)

Ce face ERP? - Gestiunea stocurilor. - Controlul proceselor tehnologice. - Gestiunea relaiilor cu clienii. - Urmrirea consumurilor. - Urmrirea costurilor i a abaterilor de la nivelele planificate (analiza cauzal). - Gestiunea financiar i a resurselor umane.

Proiectarea i realizarea SIM (4)

Cum lucreaz ERP?

Unete toate practicile economice ntr-o singur familie de module software. Fluidizeaz schimbul de date ntre verigile organizatorice. Optimizeaz relaiile cu clienii, ntr-un lan eficient comanda facturare livrare.

Proiectarea i realizarea SIM (5)

Ce tehnologii include un ERP? Workflow, workgroup organizarea fluxurilor informaionale, managementul documentelor etc. Internet, Intranet. Schimb informatizat de date n reeaua operatorilor de servicii de alimentare cu apa, sau alte servicii publice. Data Warehouse mega-depozite de date.

n loc de concluzii

Informatica! O mod, o provocare sau o necesitate?...

Ce trebuie s tie managerii?

Faptul c: Nici o organizaie nu va supravieui pentru mult vreme, fr s investeasc n tehnologiile informatice i de comunicaie. Deciziile n sfera informatic trebuie adoptate nu acum, pentru prezent, ci acum pentru viitor. Folosirea aparatului informatic schimb un mod de lucru tradiional al managerilor.

Ce trebuie s tie managerii?

Ce spun clasicii i contemporanii?... Lucrurile de mare nsemntate nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe). Managerul de succes face lucrurile pe care rataii le ocolesc. Nu se poate afirma c le-ar face plcere. Dar au tria de a aeza obiectivul mai presus de neplcere. (Stephen Covey)