Navision 5.

0 Scurt introducere
Octavian Dospinescu

Sistemul integrat de tip ERP Navision 5.0 este promovat de compania Microsoft i se adreseaz n special companiilor de dimensiuni medii. Sistemul poate func iona n dou moduri distincte: a) n variant client/server; b) n variant stand-alone. Varianta client/server este cea mai des folosit n implementrile reale i presupune instalarea unei baze de date pe un server de baze de date (de regul SQL Server), iar pe fiecare sta ie de lucru n parte se instaleaz componenta front-end, disponibil pentru utilizatori. Binen eles c aceast component front-end (interfa a grafic) va comunica cu baza de date prin intermediul re elei. Nu vom insista prea mult asupra acestor amnunte deoarece n prezentul material ne propunem mai ales explicarea func ionalit ilor sistemului Navision i mai pu in a aspectelor tehnice legate de instalare i configurare. Varianta stand-alone este folosit de regul n cazul companiilor mici i foarte mici, precum i n situa ii n care este necesar nv area i exersarea func ionalit ilor Navision. Ca urmarea, avnd n vedere c acest capitol se adreseaz celor care doresc s exerseze cteva dintre func ionalit ile Navision 5.0, vom aplica majoritatea exemplelor pe o variant stand-alone. Ce presupune de fapt aceast abordare? ntr-un mod destul de simplu, se instaleaz Navision 5.0 folosind op iunea de Client Complet din kit-ul de instalare. Ca rezultat, pe discul C:\ se creeaz n Program Files folder-ul Microsoft Dynamics Nav ce con ine executabilele aplica iei, precum i o baz de date demonstrativ. Aplica ia este n fiierul fin.exe, iar baza de date este in fiierul database.fdb. Volumul ini ial al acestei baze de date demo1 este de aproximativ 400 MB, dar n cazul n care optm s folosim o baz de date personalizat avem posibilitatea de a terge acest fiier.

Menionm c bazele de date pe care le vom folosi n aceste exemplificri au fost obinute n urma unui acord de liceniere academic sprijinit de Microsoft Romnia

Figura nr. 1 Structura principalelor directoare i fiiere ale clientului Navision 5.0

Odat instalat, clientul de Navision 5.0 va putea fi apelat din butonul Start/Program Files/Microsoft Dynamics Nav/CSIDE Client.

Figura nr. 2 Lansarea n execuie Navision 5.0

Dup pornirea aplica iei, n func ie de setrile existente pe baza de date implicit, este posibil s ni se solicite datele de acces sub form de NumeUtilizator i Parol. Pe modelul bazei noastre de date, ambele iruri de caractere pentru autentificare sunt super (este foarte important dac aceste iruri de caractere sunt cu litere mici sau cu majuscule Navision percepe diferen a).

Figura nr. 3 Autentificarea n Navision

Dup ce ne autentificm , paii preliminari de lucru pe care ar trebui s i urmm n vederea parcurgerii cu succes a acestui material sunt urmtorii: stabilirea dialectului pentru afiarea meniurilor i a informa iilor ajuttoare; deschiderea bazei de date pe care o vom folosi n aplica iile practice urmtoare; selectarea companiei pentru care vom realiza opera iunile i fluxurile economice.

Avnd n vedere c n stilul tradi ional romnesc orice proiect ncepe cu o pauz sau o amnare, ncercm i noi s respectm aceast cutum i nu vom ncepe direct lucrul, ci insistm asupra unor concepte de baz n legtur cu Navision 5.0. Astfel, este bine de tiut c dialectul se refer de fapt la limba pe care o va folosi programul pentru a afia informa iile din meniuri sau din casetele de dialog. n func ie de ara sau compania n care se realizeaz implementarea, Navision poate folosi un dic ionar diferit astfel nct comunicarea cu utilizatorul final s fie facil. Continund pauza de lucru , mai precizm c n varianta stand-alone, Navision 5.0 permite cuplarea aplica iei client la mai multe baze de date, iar o baz de date poate con ine informa ii despre tranzac iile mai multor companii. Aadar, va trebui s precizm care va fi baza de date cu care vom lucra i din acea baz de date vom selecta compania pentru care dorim s realizm tranzac ii.
4

Purcedem la lucru i stabilim dialectul ca fiind cel romnesc, prin apelarea meniului Tools/Language.

Figura nr. 4 Schimbarea dialectului de lucru n Navision 5.0

Dup ce am apelat aceast op iune, apare lista dic ionarelor pe care le are instalate varianta curent de Navision, i nu ne rmne dect s alegem dialectul cu care ne sim im cel mai confortabil. Din motive lesne de n eles, selectm varianta de limb romn.

Figura nr. 5 Alegerea dialectului de lucru

Alegerea unei op iuni din listele Navision se realizeaz n acelai fel n toate cazurile: se selecteaz op iunea dorit i se ac ioneaz butonul OK. Ca rezultat al ac iunii precedente, observm faptul c meniurile s-au transformat aproape instantaneu, iar op iunile apar acum n
5

limba romn. De remarcat este faptul c n orice moment se poate modifica dialectul prin folosirea aceleiai op iuni echivalente: Instrumente/Limb. Dup cum spuneam cteva rnduri mai sus, este nevoie s precizm baza de date cu care vom lucra. Ca urmare, din meniul Fiier apelm op iunea Baz de date/Deschidere.

Figura nr. 6 Deschiderea bazei de date cu care vom lucra

Se va deschide o mic fereastr destul de complex n care trebuie s precizm elementele legate de loca ia bazei de date i de accesul utilizatorului. Pentru noi, n acest moment, cmpul de maxim importan este Nume baz de date care va trebui completat (recomandm folosirea butonului de Browse) cu calea corect ctre baza de date dsiponibil.

Figura nr. 7 Precizarea bazei de date cu care vom lucra n continuare

De asemenea, putem preciza tot n aceast fereastr elementele de identificare ale utilzatoruluo (ID utilizator i parola). n cazul n care ele rmn necompletate, vor fi solicitate n momentul n care se ac ioneaz butonul OK. Ca fapt divers, s remarcm c prima rubric ne permite conectarea la un server Navision n cazul n care ar fi unul disponibil pentru aplica ia noastr. Din acest moment, Navision este mapat pe baza de date pe care am precizat-o n fereastra anterioar. Ca dovad, ar trebui ca n bara de titlu a aplica iei s apar numele bazei de date selectate.

Figura nr. 8 Baza de date curent de lucru

Nu ne mai rmne dect s scormonim prin baza de date i s vedem ce companii avem la dispozi iei. Aadar, apelm meniul Fiier, op iunea Companie/Deschidere n speran a c vom gsi ceva interesant.

Figura nr. 9 Selectarea unei companii din baza de date curent

Avnd n vedere c este o baz de date demonstrativ cu rol educa ional, vom gsi doar compania Cronus2, despre care trebuie s tim c este o companie demo pus la dispozi ie de Microsoft pentru ca utilizatorii s poat exersa func ionalit ile Navision.

Mulumim pe aceast cale domnilor Iulian Motoi de la Elian Solutions i David Dumitru de la Synergizer pentru ajutorul acordat n configurarea sistemelor

Figura nr. 10 Selectarea companiei de lucru

Rezultatul ob inut n urma acestei ac iuni este unul destul de spectaculos, n sensul c se modific substan ial ntreaga interfa grafic disponibil pentru utilizatorul final.

Opiuni ale modulului curent

Module Navision

Figura nr. 11 Componentele principale din Navision

Astfel, remarcm faptul c n bara de titlu a aplica iei apare numele companiei pe care am selectat-o din baza de date, iar n partea stng, ntr-un stil asemntor Outlook, avem n partea de jos modulele disponibile, iar la selectarea unui modul, n partea de sus apar sub form arborescent op iunile disponibile din acel modul. Selectarea unei anumite op iuni va avea ca efect apari ia unei ferestre personalizate n care, dup caz, utilizatorul poate introduce date, poate realiza selec ii sau poate lansa n execu ie diverse opera iuni.
9

Navision 5.0 Mediul de lucru, meniuri i taste funcionale

Octavian Dospinescu

Pentru a putea lucra eficient n Navision, este util s cunoatem cteva no iuni generale care in de filosofia general a interfe ei grafice. Astfel, exist no iunea de context de lucru curent care se refer la ecranul care de ine focus-ul. Dup pornirea ini ial, ecranul este de fapt un spa iu cu un fundal gri pe care nu putem realiza prea multe lucruri. Avem nevoie de un ecran care s fie capabile s primeasc comenzi de la utilizatori prin intermediul tastaturii sau al mouse-ului. De exemplu, dac selectm modulul Cumprri i deschidem folderul cu op iuni Procesare Comenzi, avem posibilitatea de a ac iona pe op iunea Furnizori. Ca rezultat imediat, se deschide o fereastr denumit generic Fi furnizor n care utilizatorul poate executa o mul ime de opera iuni legate de furnizorul curent, de ntreaga list de furnizori sau de cei viitori.

10

Figura nr. 12 Fia unui furnizor n Navision 5.0

Acest lucru nseamn automat i modificarea contextului de lucru curent i ca urmare se modific i posibilit ile utilizatorului n ceea ce privete ac iunile sale. n cazul n care la un moment dat sim i i c v-a i rtcit n Navision, gndi i-v c pot fi valabile dou cazuri: chiar v-a i rtcit , i atunci trebuie o analiz serioas a stadiului n care v afla i, sau pur i simplu a i ajuns ntr-un ecran pe baza unor ac iuni/selec ii consecutive. V recomandm ca ntr-o astfel de situa ie s v uita i n partea din stnga jos pentru a identifica modulul curent i apoi n partea din stnga sus pentru a identifica op iunea curent. n Navision sunt variante diverse de a manipula datele de pe formulare, ns cu un mic efort de nv are vom constata c abordarea este uniform pe toat ntinderea aplica iei. Oricnd avem dubii n legtur cu posibilit ile contextului curent, este suficient s apelm meniul Ajutor, op iunea Prezentare general taste F.

11

Figura nr. 13 Apelarea instrumentului de ajutor pentru contextul curent

Ce nseamn de fapt aceast op iune extrem de util? Dup cum se poate vedea i n imaginea urmtoare, ne sunt prezentate op iunile oferite de ctre aplica ie n ceea ce privete manipularea datelor prin intermediul tastelor func ionale.

Figura nr. 14 Tastele funcionale disponibile pentru operaiuni curente

Astfel, putem re ine urmtoarele taste de maxim importan : F2 - Editarea/Modificarea nregistrrii curente; F3 Adugarea unei noi nregistrri; F4 tergerea nregistrrii curente; F5 Prezentarea tuturor nregistrrilor sub form de list;
12

F6 Cutarea unei nregistrri n func ie de un criteriu de cutare; F9 Ob inerea unor date statistice centralizatoare i analitice despre entitatea/nregistrarea curent.

Remarcm faptul c n ecranul de ajutor care tocmai a fost afiat, avem posibilitatea de a ob ine i combina ii bazate pe tastele SHIFT i CONTROL i re inem urmtoarele combina ii de baz: SHIFT + F8 Sortarea/ordonarea listei curente n func ie de un criteriu i de o ordine specificate ulterior de ctre utilizator;

Figura nr. 15 Sortarea datelor n formularele Navision

13

SHIFT + F1 Ob inerea unui ajutor contextual n legtur cu cmpurile disponibile pe formular. n func ie de dialectul selectat de ctre utilizator, explica iile sunt afiate n acel dialect. Dac de exemplu ac ionm aceast combina ie de taste, vom remarca faptul c sgeata cursorului se modific i putem s ac ionm click pe oricare dintre cmpurile existente n formularul curent. Pentru exemplificare, noi am dat click pe cmpul care con ine denumirea furnizorului i am ob inut informa iile din imaginea urmtoare.

Figura nr. 16 Ajutor contextual n Navision

14

CTRL + F8 panoramarea informa iilor despre entitatea curent. n cele mai frecvente cazuri, informa iile despre entitatea curent sunt afiate n mai multe foi sau tab-uri care sunt accesate de ctre utilizator n func ie de categoria din care fac parte. Prin aceast combina ie de taste este posibil s vizualizm, sub form de list, toate cmpurile i valorile aferente pentru entitatea curent, conform modelului urmtor:

Figura nr. 17 Panoramarea datelor cu CTRL + F8

CTRL + F4 nchiderea ferestrei curente. Prin aceast combina ie de taste se poate nchide fereastra activ n care este utilizatorul. De remarcat c fereastra master a aplica iei Navision se poate nchide cu ALT+F4.

Pe msur ce vom rezolva diverse tipuri de exerci ii n Navision, este posibil s folosim i alte taste func ionale sau combina ii de taste, n func ie de contextul de lucru curent. Oricum, important i util de re inut este faptul c n orice moment putem apela meniul Ajutor/Prezentare general taste F i ne putem dumiri n legtur cu posibilit ile pe care le avem la dispozi ie.

15

Navision 5.0 Entiti i procese

Octavian Dospinescu

Scopul principal al unui sistem integrat este acela de a stpni ntreaga organiza ie. Acest deziderat presupune de fapt ca toate procesele economice ale companiei s poat fi implementate, monitorizate, modificate i controlate prin intermediul aplica iei integrate. Nu vom insista prea mult asupra no iunii de proces economic pentru c vom presupune (sperm noi n mod corect ) c cititorul acestui material este familiarizat cu aspectele esen iale ale vie ii economice dintr-o economie concuren ial. Ca s nu trecem totui ca gsca studen easc prin apa cunoaterii, vom da cteva exemple practice de procese care ar putea fi gestionate cu succes de un sistem de tip Enterprise Resource Planning. Astfel, n func ie de specificul activit ii companiei, poate fi vorba de: procesul de achizi ii de mrfuri; procesul de vnzare de mrfuri; procesul de transfer de bunuri dintr-o gestiune n alta; procesul de imputare a bunurilor lips de la gestionar; procesul de inventariere; procesul de produc ie al unui produs finit; procesul de plat a datoriilor ctre furnizori, stat, salaria i; procesul de ncasare a crean elor de la clien i, salaria i sau ter e persoane; procesul de eviden iere a muncii i remunera iilor angaja ilor.

Dei lista anterioar este destul de consistent, nu este nici pe departe complet n ceea ce privete activitatea unei ntreprinderi. n func ie de specific, de zon geografic i de reglementrile legale n vigoare, putem discuta i despre alte procese la fel de semnificative. Evident c ntr-un astfel de proces pot interveni mai mul i factori sau actori economici pe care i denumim la modul generic entit i. Aceste entit i pot fi: din mediul extern al ntreprinderii: furnizori, clien i, stat etc.;
16

din mediul intern al ntreprinderii: depozite proprii, salaria i, mrfuri pe stoc etc.

17

ntr-un mod simplist, putem spune fr s greim prea mult c un proces reprezint de fapt o legtur sau o rela ie care se stabilete din punct de vedere economic ntre mai multe entit i ale ntreprinderii. mbinnd exemplificrile de mai sus, procesul de achizi ie de mrfuri poate implica de fapt urmtoarele entit i: furnizorul de mrfuri, marfa n sine, depozitul n care este recep ionat marfa, transportatorul, gestionarul primitor. n tot acest proces trebuie avute n vedere mai multe evenimente i documente: comanda de achizi ie, factura, dispozi ia de livrare, nota de recep ie i constatare de diferen e. De multe ori se ntmpl ca efectul final al unui proces s constituie intrare pentru alt proces. Continund exemplul nostru, achizi ia pe baz de factur genereaz o datorie fa de furnizor, iar aceast datorie reprezint un punct de plecare n procesul de plat a datoriilor. Avnd n vedere c am cam exagerat n paragrafele anterioare cu elementele teoretice, considerm c ar fi util n acest moment s facem un exemplu practic, dei unii ar fi fost de prere c ar fi fost mai indicat o pauz de cafea care s ne liniteasc pu in durerea de cap. Aadar, scopul exerci iului pe care l vom implementa este definit astfel: S se realizeze comanda i achizi ia unui produs de la un furnizor i s se eviden ieze la final urmtoarele aspecte: documentul de achizi ie, situa ia produsului, starea contului furnizor (datoria fa de furnizor). Furnizorul se numete Agentul Octav SRL, iar produsul se numete Ceasca de Ceai i este livrat la bucat. Se va da comand de 100 de astfel de buc i. Analiznd cerin a problemei, constatm c nu am fcut deloc bine c nu am luat o pauz prelungit, dar pe de alt parte putem gndi la modul optimist c ceea ce nu ne doboar, ne ntrete. Ca urmare, mai citim nc o dat cu aten ie textul exerci iului i identificm c este vorba despre un proces de achizi ie i, la prima vedere, ar fi vorba de entit ile furnizor, produs i eventual depozit. Documentele implicate sunt: comanda, factura, nota de recep ie. Suntem optimiti n continuare i alegem din Navision modulul Cumprri. n fereastra de op iuni a acestui modul, alegem nodul Procesare comenzi i observm c avem posibilitatea de a deschide ecrane pentru entit i i documente specifice procesului de achizi ie.

18

Figura nr. 18 Opiuni disponibile n modulul Cumprri

19

Mai nti ne vom axa pe introducerea datelor despre noul furnizor. n fia furnizorului ac ionm butonul F3 pentru a aduga noul furnizor i remarcm c formularul s-a golit de vechile date i c putem s introducem datele noii entit i. Primul cmp, Nr, reprezint de fapt cheia primar a tabelei furnizor i cel mai adesea se aloc n mod automat; este necesar ca n acest cmp s ac ionm tasta ENTER pentru a se genera noul cod disponibil pentru furnizorul nostru.

Figura nr. 19 Fia iniial a unui nou Furnizor

20

Sunt foarte multe aspecte care merit discutate n legtur cu aceast fi a furnizorului. Vom insista ceva mai mult asupra ei i vom constata c o parte dintre aceste aspecte se regsesc, la nivel conceptual, i n cazul altor entit i (clien i, facturi, produse etc.). Dei secven a de imagini s-ar putea s fie cam obositoare, considerm c prezentarea lor este un ctig (binemeritat de altfel) pentru cititorul nostru. Aadar, remarcm c n ecranul de definire al furnizorului avem mai multe foi/tab-uri n partea de sus: General con ine date generale de identificare ale furnizorului: cod (generat automat), nume, adres, localitate, cod potal, ar, telefon, sold curent, starea contului; Comunicare con ine elemente de contact: telefon, fax, adres e-mail, pagina web; Facturare con ine elemente legate de facturarea produselor primite de la acest furnizor: tipul opera iunilor de achizi ie, tipul TVA, tipuri de reduceri primite; Pl i con ine detalii legate de condi iile i modalit ile generale de plat ale datoriilor fa de furnizor; Primire con ine date despre recep iile efectuate pentru livrrile primite de la acest furnizor: metoda de livrare, loca ie recep iei etc.; Comer exterior con ine date despre valuta utilizat n cazul tranzac iilor de comer exterior, precum i codul unic de identificare al furnizorului.

Datele pe care le precizm n aceste tab-uri pot fi oricnd modificate n func ie de schimbrile care au loc n starea furnizorului, precum i n func ie de n elegerile contractuale. Avnd clarificate aceste aspecte de baz, vom completa datele din fiecare tab pentru furnizorul despre care am discutat n cerin ele problemei.

21

Figura nr. 20 Datele de pe tab-ul General

22

Pe lng datele generale arhicunoscute (nr, nume, adres, cod potal, localitate, ar, telefon), observm c n partea din dreapta avem cteva cmpuri mai deosebite: Sold (MN) reprezint soldul curent (n moned na ional) al furnizorului; Cod cumprtor reprezint codul persoanei din compania noastr despre care se presupune c va lansa cel mai frecvent comenzi de achizi ie ctre acest furnizor; Blocat un furnizor poate fi blocat (din diverse motive) pentru plata datoriilor.

Tab-ul Comunicare este destul de facil, iar o parte dintre date sunt preluate automat din tab-ul General.

Figura nr. 21 Tab-ul Comunicare al furnizorului curent

23

Un tab foarte important n contextul procesului nostru este cel de Facturare. n ceea ce privete cmpul Plat-la-furnizor-nr, dac facturile pentru articole de la acest furnizor din aceast fi trebuie pltite la un alt furnizor, trebuie s introduce i aici numrul furnizorului la care trebuie s plti i. Programul va introduce acest numr furnizor ca numr implicit n oferte, comenzi, facturi i note de credit, dar ve i avea posibilitatea s-l modifica i.

Figura nr. 22 Tab-ul Facturare pentru furnizorul curent

Avnd n vedere c dorim ca viitoarele pl i s se realizeze n contul acestui furnizor, lsm neschimbat acest cmp. De o deosebit importan sunt urmtoarele cmpuri: Grup nreg. contabil opera iuni economice: reprezint ablonul de comportament pentru achizi ii/vnzri n ceea ce privete conturile de cheltuieli/venituri asociate cu furnizorul curent. Alegem varianta NATIONAL, deoarece are deja definite conturile aferente pentru achizi ii interne. Grup nreg. TVA opera ii economice: reprezint ablonul de taxare n materie de Tax pe valoare adugat care va fi aplicat furnizorului curent. Alegem varianta NATIONAL, deoarece are deja definite tipurile de TVA 9% i 19% pentru achizi iile interne. Grup nreg. furnizori: reprezint de fapt contul contabil de datorii n care se nregistreaz achizi iile de la acest furnizor. n Romnia, la ora actual, este vorba despre
24

contul 401 Furnizori interni. n varianta demo de Navision cu care lucrm prezentul material, este vorba de contul 5410 Furnizori interni. Cod reducere factur: reprezint un cod care poate fi asociat acestui furnizor. Sunt situa ii n care, pe baz de contract, la valori/volume diverse, intervin automat reduceri asociate. Sistemul permite definirea unor clase de reduceri care apoi s fie asociate furnizorilor.

n ceea ce privete tab-ul Pl i, putem stabili cteva elemente ce in de aspectul financiar al tranzac iilor, respectiv modalitatea general de plat a datoriilor ctre furnizor.

Figura nr. 23 Tab-ul Pli

25

Optm pentru metoda de aplicare manual, ceea ce nseamn c n momentul n care vom desfura o plat, vom putea preciza n mod explicit care este factura pentru care se realizeaz plata respectiv. O alt variant de aplicare este aplic celui mai vechi, ceea ce nseamn c datoriile se sting n ordine cronologic. De asemenea, n aceast sec iune, putem preciza diverse condi ii i metode de plat pentru furnizorul n cauz, iar n partea dreapt putem vedea situa ia financiar a momentului n ceea ce privete soldul i pl ile n curs. n ceea ce privete tab-ul Primire, aici putem specifica elemente definitorii ale recep iilor de bunuri de la acest furnizor.

Figura nr. 24 Tab-ul Primire

Cod loca ie reprezint de fapt depozitul sau gestiunea din cadrul companiei noastre n care ne ateptm s avem cele mai frecvente recep ii de la acest furnizor. Putem selecta din mai multe Metode de livrare, n func ie de n elegerea contractual pe care o avem ncheiat. Tab-ul de Comer exterior este util atunci cnd furnizorul face parte din spa iul european sau din exteriorul U.E.

26

Figura nr. 25 Tab-ul Comer exterior

La momentul de fa considerm c este util s completm codul unic de identificare (CUI) al furnizorului, iar restul rubricilor s le lsm necompletate. nchiznd aceast fereastr, putem spune c avem n baza de date un nour furnizor! Lua i un pic de valul exuberan ei, ncercm s vedem ce putem face cu acest nou furnizor. Mai nti ac ionm nc o dat op iunea Furnizori i vom constata c suntem pozi iona i pe Agentul Octav SRL. n partea de jos a acestui ecran exist butonul Furnizor i dac l ac ionm, se va deschide o list de op iuni din care alegem pentru nceput Statistic (F9). Ecranul care va aprea prezint o statistic succint a acestui furnizor, iar situa ia nu ar trebui s constituie o surpriz avnd n vedere c nu am efectuat pn acum nici o tranzac ie.

27

Figura nr. 26 Statistica actual a furnizorului curent

Dup ce am constatat c furnizorul este cuminte n baza de date i c nu a fugit nicieri, ne aducem aminte (cu greu, ce-i drept ) despre cerin ele ini iale ale problemei. Era vorba acolo de un produs care trebuia achizi ionat de la acest furnizor. Avnd probabil mul i butori de ceai n zona noastr de interes, decidem deci s achizi ionm 100 de Ceti de Ceai. Urmtoarea etap const n adugarea acestui produs n nomenclatorul de produse, pentru c o regul de baz n Navision zice cam aa: nu putem s achizi ionm de la un furnizor inexistent, nu putem achizi iona/vinde produse pe care nu le avem n nomenclator, nu putem vinde unui client pe care nu-l avem nregistrat n prealabil n baza noastr de date. Ca urmare, mergem rapid n folderul de op iuni Stocuri i costuri din modulul Cumprri i ne pozi ionm cu ncredere pe op iunea Articole.

28

Figura nr. 27 Adugarea unui nou articol n baza de date

Ecranul care se deschide are aceleai reguli ca cele discutate n cazul furnizorului i nu vom mai insista prea mult asupra lor, ci vom prefera s prezentm situa ia tab-urilor General i Facturare, care sunt cele mai relevante n acest context.

29

Figura nr. 28 Tab-ul General pentru noul produs

Numrul unic de identificare al noului produs se ob ine ac ionnd tasta ENTER n primul cmp al formularului.

30

Figura nr. 29 Tab-ul Facturare pentru noul articol din baza de date

Din acest tab, cele mai importante cmpuri sunt cele referitoare la metoda de cost, i cele ce in de nregistrrile contabile: Gr.nreg.contab.produs, Grup nreg.TVA produs, Grup nreg. stocuri. De asemenea, remarcm bifa existent pe cmpul Se permite reducere factur. Dup ce nchidem fereastra, produsul se salveaz n baza de date i la o eventual redeschidere a fiei sale, putem apela butonul F9 pentru a vizualiza, de data aceasta, statistica ce ine de produs.

31

Figura nr. 30 Statistica aferent noului produs

Se pare c ncet-ncet ne ndeplinim obliga iile solicitate de problema economic ce a fost enun at cteva pagini mai nainte. Urmeaz n scen comanda de aprovizionare pe care o trimitem furnizorului.

32

Figura nr. 31 Introducerea unei noi comenzi de aprovizionare ctre furnizor

n Navision, majoritatea documentelor economice se constituie din dou pr i importante: componenta de antet (header) i componenta de detalii (body/details). Aceast abordare provine din faptul c, de exemplu, pe o comand se pot specifica mai multe produse, n cantit i diferite, i ca urmare zona de con inut a comenzii poate avea un numr diferit de linii.

33

Zona de antet a comenzii

Zona de detaliu a comenzii

Figura nr. 32 Schema general a comenzii ctre furnizor

Completarea comenzii de achizi ie se realizeaz destul de uor: n zona de antet a comenzii, n tab-ul General, selectm codul furnizorului Agent Octav SRL i apoi navigm n alt cmp; vom remarca faptul c datele despre furnizor sunt preluate automat din nomenclator, dar putem modifica orice cmp, n func ie de situa ia curent a comenzii. n zona de detaliu a comenzii, selectm Articol n coloana Tip, apoi alegem numrul corespinztor articolului Ceasca de Ceai i precizm cantitatea dorit n cadrul liniei curente.

34

Figura nr. 33 Comanda completat pentru furnizorul Agentul Octav SRL

De men ionat este faptul c n zona de detalii, cmpul Cost unitar direct Excl.TVA reprezint de fapt costul unitar al produsului de pe linia respectiv. S mai remarcm i c anumite caracteristici au fost aduse din fia produsului (codul loca iei, unitatea de msur). Pe msur ce completm comanda, n partea din dreapta se actualizeaz cmpul Disponibilitate, n func ie de cantit ile precizate de noi. Salvarea comenzii se realizeaz prin simpla nchidere a formularului. La o viitoare redeschidere a comenzii, avem posibilitatea de a vizualiza cu tasta F9 statistica referitoare la comand.

35

Figura nr. 34 Statistica sintetic a comenzii curente

Putem astfel s vedem valoarea estimat pentru TVA, precum i valoarea estimat toal (brut) a comenzii lansate. Pentru a previzualiza comanda, n partea de jos a ferestrei avem butonul Imprimare i apoi apelm op iunea Examinare. n felul acesta putem vedea i eventual lista la imprimant comanda. Din motive de spa iu editorial, nu putem prezenta n detaliu op iunile de raportare ale Microsoft Navision, dar v recomandm clduros s apela i cu ncredere butoanele de export n Word sau Excel din bara de instrumente ( ). Sunt deosebit de utile i de puternice pentru toate documentele pe care le administrm n Navision. Urmtorul pas const n primirea bunurilor i a facturii de la furnizor. Vom merge mai nti pe varianta simpl n care livrarea este integral, adic primim toate cele 100 de ceti de ceai, nso ite de factur. Cum se nregistreaz aceast opera iune? Foarte simplu: se deschide comanda creat n etapa precedent; se precizeaz numrul facturii de la furnizor; se ac ioneaz butonul nregistrare; se alege op iunea nregistrare (F11).
36

Figura nr. 35 nregistrarea facturii primite de la furnizor pe baza comenzii

Dup declanarea acestei op iuni, putem selecta tipul de recep ie: simpl sau cu factur inclus. Am precizat anterior c vom aborda cel mai simplu model i ca urmare, bifm Recep ie i Factur.

Figura nr. 36 Tipul de livrare de la furnizor

Ca rezultat imediat, observm c dispare comanda i este posibil s vedem un mesaj foarte rapid referitor la transformarea comenzii n factur. Ce s-a ntmplat de fapt? S-a nchis comanda lansat datorit faptului c s-a efectuat o livrare pe baz de factur de la furnizor. Avnd n vedere c livrarea i facturarea au fost complete, adic au coincis cu datele de pe
37

comanda ini ial, vom regsi o factur i o recep ie corespunztoare acestei comenzi. Pentru a gsi aceste documente, mergem n folderul Istoric i apelm pe rnd op iunile Facturi nreg. i Recep ii nreg.

Figura nr. 37 Regsirea documentelor generate automat

Datele din documentele pe care le vizualizm sunt de tip read-only, adic nu pot fi modificate de ctre utilizator. De fapt este normal s fie aa pentru c ele sunt n realitate documente primite de la furnizor i deci utilizatorul nu are dreptul s modifice datele de pe ele.

38

Figura nr. 38 Factura primit de la furnizor

n acest document electronic, remarcm n partea din dreapta numrul comenzii ini iale, numrul facturii de pe documentul emis de furnizor, iar n partea de sus observm i faptul c n baza noastr de date, acest document a primit un numr de identificare unic. Dac apelm din bara de instrumente butonul de export n Microsoft Word, vom putea s vedem factura desfurat. S-ar putea ca cititorul s considere urmtorul exemplu drept o risip de spa iu, ns promitem c pe viitor nu vom abuza de aceast op iune.

108033 Agentul Octav SRL - Factur cumprare nreg.

General
Nr. 108033 Data nreg. 01/27/08

39

Data documentului

01/27/08

Cumprare-de la furnizor nr.

V00020

Cumprare-de la contact nr.

CT000147

Oferta nr.

Cumprare-de la nume furnizor

Agentul Octav SRL

Nr. comand

106029

Cumprare-de la adresa

Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Nr. preasociat

Cumprare-de la adresa 2

Nr. comand furnizor

Cumprare-de la cod potal/localitate

700706

Iasi

Nr. factur furnizor

22555

Nr. document vamal import

Cumprare-de la contact

Cod adres comand

Nr. imprimri

Cod cumprtor

AH

40

Centru de responsabilitate

BUCURETI

Facturare
Plat-la furnizor nr. V00020 Departament Cod

Plat-la contact nr.

CT000147

Proiect Cod

Plat-la nume

Agentul Octav SRL

Cod condi ii de plat

Plat-la adresa

Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Data scaden ei

01/27/08

Plat-la adresa 2

% Reducere la plat

Plata-la cod potal/localitate

700706

Iasi

Dat reducere la plat

Plat-la contact

Cod metod de plat

41

Livrare
Livrare-la nume Depozitul Rou Cod loca ie ROU

Livrare-la adresa

Strada Principal, 2

Cod metod livrare

LIVRARE

Livrare-la adresa 2

Data estimat pentru recep ie

Livrare-la cod potal/localitate

GB-TN27 6YD

Ashford

Livrare-la contact

Carole Poland

Comer exterior
Cod valut

Comer ter UE

Nu

BizTalk
Factur cumprare BizTalk Nu

Data primirii

42

Ora primirii

Tip Articol

Nr. 70062

Descriere Ceasca de Ceai

Cantitate 100

Cod unitate de msur BUC

Cost unitar direct Excl. TVA 15.00

Pre unitar (MN) 30.00

Sum linie Excl. TVA 1,500.00

% reducere linie

Avnd n vedere c am creat i generat o mul ime de documente, ar fi cazul s facem pu in ordine prin situa ia curent. Aadar, am comandat i am primit de la furnizorul Agentul Octav SRL 100 de ceti de ceai la cost unitar (fr TVA) de 15 lei. Ce efecte are aceast tranzac ie? Sintetic, modificrile cele mai nsemnate ar trebui s fie urmtoarele: datoria fa de furnizor a crescut cu 1.500 lei (plus TVA aferent); stocul din depozitul Rou a crescut cu 100 buc i; n lista facturilor primite de la furnizorul Agentul Octav SRL s-a adugat factura generat anterior.

Pentru a vedea soldul curent al furnizorul Agentul Octav SRL, deschidem fia aferent i observm c s-a actualizat cmpul Sold (MN) cu valoarea brut (1.500 + TVA).

43

Figura nr. 39 Actualizarea automat a soldului furnizorului

Este foarte util s ac ionm pe sgeata din dreptul cmpului Sold (MN) pentru a vedea care este de fapt componen a analitic a acestei valori.

44

Figura nr. 40 Componena detaliat a soldului furnizor

Aa cum ne-am ateptat, este vorba despre factura nr. 22555 primit de la furnizor pe baza comenzii 106029. Aceast factur a primit n baza noastr de date numrul intern 108033. Ac ionnd click pe butonul Navigare, i apoi click pe Afiare, putem vedea documentele primare care stau la baza soldului. ntr-un mod oarecum similar, putem vedea situa ia curent a soldului pentru produsul Ceac de Ceai, mergnd n fia corespunztoare.

45

Figura nr. 41 Stocul pentru produsul CEASCA DE CEAI

n mod similar, ac ionnd click pe sgeata din dreptul valorii 100, aflm care este componen a analitic a acestui stoc.

46

47