Implementarea Knowledge Management Sistem

Un Sistem de Management al Cunotinelor(KMS) cons ntr-un ansamblu de metode i tehnici prin care se operaioneaz procesele de management al cunotinelor, incluznd solii de regsire a documentelor, baze de date de expertiz , liste de discuii i sisteme de cutare dup coninut precum, i tehnologii colaborative de filtrare.1 n literatura de specialitate, ntalnim multe abordri ale conceptului de KMS (Knowledge Management System) i a modurilor de implementare a acestuia n cadrul organizaiilor. Specialitii afirma c o metodologie de proiectare a sistemelor informatice nu poate fi aplicat cu succes n dezvoltarea unui KMS. Aceast situaie se datoreaz, n principal, naturii i dinamicii obiectivelor, precum i rezultatelor i proceselor specifice managementului cunoaterii. Astfel, este dificil s se cunoasc aprioric ce informaii vor fi accesate, care sunt grupurile de persoane care le vor solicita sau le vor furniza, precum i momentul i modul n care vor fi folosite informaiile respective. innd cont de aceste considerente , se apreciaz c principalele categorii de probleme care difereniaz sistemele de management al cunoaterii de sistemele tradiionale sunt: Stabilirea utilizatorilor i organizarea acestora n grupuri. n realizarea unui sistem informatic clasic se presupune c utilizatorii sunt omogeni din punct de vedere al obiectivelor. Din acest motiv, metodologiile de proiectare folosesc conceptul de utilizator reprezentativ sau tipic n vederea stabilirii cerinelor funcionale ale sistemului, concept care este ns limitativ n cazul managementului de cunotine. Definirea obiectivelor finale ale eforturilor de dezvoltare. Abordarea tradiional, care are drept finalitate crearea unei baze de date organizaionale, poate fi nepotrivit n cazul sistemelor KMS, datorit dificultii de definire aprioric a structurii cunotinelor. Spre exemplu, n timp ce la sistemele clasice, datele sunt organizate ntr-o schem conceptual durabil i deseori rigid, n cazul sistemelor KMS, modelul este unul care se modific la intervale de timp reduse i implic scheme de strusturare dinamice.
1

Radu I., Informatic i Management. Editura Universal, 2007, p. 318

 Exploatarea i perfecionarea sistemului. O alt propunere implicit n cazul proiectrii clasice este aceea c sistemul dezvoltat este, n fapt un produs final. n contextul managementului de cunotine, de regul, se recurge la o abordare evoluativ, care presupune implementarea unei platforme i apoi mbuntirea permanent a acesteia. Ritmul de mprospatare a coninutului. Spre deosebire de sistemul care gestioneaz informaii, sistemele bazate pe cunotine necesit actualizarea mult mai rapid a coninutului. Din acest motiv, este necesar ca , n paralel cu implementarea KMS, organizaia s dezvolte un sistem de motivare a experilor astfel ncat acetia s execute cu eficien maxim aciuni precum asociere de cuvinte cheie i de metanoiuni fiecrui document sau completarea de formulare cu date privind abilitile i cunotinele lor personale. Gradul de utilizare a resurselor umane. Deoarece o mare parte din funcionalitile unui sistem KMS presupun utilizarea experilor umani, este necesar s se asigure un mecanism eficient de protejare a acestora prin: Reducerea numrului de accesri ale experilor dintr-un anumit domeniu prin introducerea de seciuni de tipul Cele mai frecvente ntrebri. Astfel specialitii s fie accesati doar atunci cnd apar cazuri noi; Planificarea n timp a activitilor experilor n vederea monitorizrii i deservirii n timp real a solicitrilor care vin din partea utilizatorilor; Direcionare solicitrilor astfel nct acestea s ajung automat n lista de asteptare pentru expertul care are competena necesar pentru ale rezolva; Numirea unui responsabil cu clasificarea i indexarea documentelor i repartizarea acestora pe domenii de cunoatere.2 Efectele implementrii unui sistem de management al cunotinelor asupara proceselor de nvare, inovare i dezvoltare a expertizei sunt greu de cuantificat. innd cont c, n general, experiana joac un rol important n procesul de nvare organizaional, beneficiile unui sistem KMS se amplific pe masura utilizrii acetuia de catre angajai. Astfel, pe termen lung, membrii organizaiei i vor extinde experiena n obinerea i utilizarea nu numai a cunotinelor explicite, ci i a celor tacite, care presupun un efort mai mare pentru a fi accesate.

Manolescu A., Fundamentele managementului organizaiei, Editura Tribuna, 2001 pp 142-143

Un alt efect este acela c, prin utilizarea frecvent a sistemului, angajaii vor cpta deprinderi n a apela baza de cunotine ori de cte ori este necesar. Lund n considerare argumentele de mai sus, putem trage concluzia c utilizarea sistemelor KMS poate conduce att spre rezultate pozitive ct i negative. O organizaie poate ctiga eficien, pe termen scurt, prin standardizarea procedurilor de accesare a cunotinelor. Dar treptat i pierde capacitatea de inovare. Din acest motiv, un sistem eficient de management al cunotinelor este acela care asigur un echilibru ntre procesele de exploatare a noilor soluii. Implementarea unui sistem de managemet al cunotinelor trebuie s se porneasc de la localizarea cunotinelor, n funcie de care se stabilete dac un utilizator va fi direcioant ctre un document sau ctre contactarea unui expert i de la definirea nivelului de organizare al cunotinelor, care asigur translatarea problemei ntr-o form care s corespund unei anumite logici de structurare. n funcie de modul n care aceste doau dimensiuni sunt abordate, specialitii apreciaz c instrumentele de management al cunotinelor pot fi grupate n 4 categorii: 1. Instrumente de regsire a documentelor i gestiune a bazelor de cunotine; 2. Instrumente pentru gestiunea bazelor de date de experi i de expertise; 3. Instrumente de filtrare colaborativa i cutare a cunotinelor nestructurate; 4. Instrumente interactive pentru transferul dinamic de cunotine.

Eficiena sistemelor de management al cunotinelor este dependent de modul n care se asigur utilizarea colaborativ a instrumentelor de mai sus, urmrindu -se indentificarea unei modalitai de structurare i de indexare a cunotinelor care s satisfac cerinele concrete ale utilizatorilor.

Un alt aspect important n alegerea instrumentelor KMS l reprezint dimensiunea i diversitate grupurilor de utilizatori. Astfel dac numrul de utilizatori este restrns, prin utilizarea instrumentelor din categoriile 3 i 4 este foarte puin probabil s se regseasc raspunsul la o anumit problem, iar dac sistemul este prea bogat n coninut

apare riscul unei suprancrcri cu informaii. Numrul mare de utilizatori poate fi benefic atunci cnd se utilizeaz instrumentele din clasele 1 i 2 ns cu condiia ca schema de structurare s fie una corespunzatoare.3

Radu I., Informatic i Management. Editura Universal, 2007, pp. 320-323