REGULAMENT privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

Aceast publicaie este posibil graie ajutorului generos al poporului american oferit prin intermediul Ageniei SUA pentru Dezvoltare Internaional (USAID), n cadrul Programului Consolidarea Societii Civile n Moldova (MCSSP), implementat de FHI 360. Opiniile exprimate aparin autorilor i nu reflect n mod necesar poziia USAID, Guvernului SUA sau FHI 360.

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

INTRODUCERE Prezenta publicaie reprezint un suport metodologic destinat persoanelorcheie din cadrul ONG-urilor, care i propun elaborarea i aplicarea unui sistem de management eficient n gestionarea resurselor umane, componenta evaluarea performanelor individuale. Regulamentul-cadrul privind evaluarea performanelor angajailor include cele mai eseniale aspecte care trebuie luate n consideraie la evaluarea performanelor, dar care poate fi ajustat sau completat n funcie de specificul activitii ONG-ului sau culturii organizaionale interne. Astfel, n procesul de evaluare a unor angajai, pot fi implicai i beneficiarii organizaiei. Totodat, subliniem c obiectivul major al procedurii/exerciiului de evaluare a performanelor const n mbuntirea performanei individuale i motivarea angajailor performani.

Elena Levina-Perciun, Consultant n management, Centrul de Instruire i Consultana Organizaional (CICO)

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

1. CADRUL GENERAL 1.1. Evaluarea performanelor este procesul prin care se determin nivelul de realizare a sarcinilor/atribuiilor de serviciu ale angajatului stipulate n fia postului, a indicatorilor de performan, precum i n ce msur acesta a dat dovad de abiliti profesionale i caliti personale relevante postului deinut. 1.2. Scopul evalurii performanelor const n mbuntirea performanei individuale i organizaionale prin cultivarea unui climat orientat spre rezultate i prin identificarea punctelor forte i slabe n activitatea angajatului n vederea lurii deciziilor manageriale necesare. 1.3. Evaluarea are loc de 2 ori pe an, semestrial i anual. Evaluarea semestrial are loc n perioada 1-30 iunie. Evaluarea anual are loc n perioada 1-31 decembrie. 1.4. Toi angajaii cu regim normal de munc (full-time) ai organizaiei sunt supui evalurii, cu excepia celor care au activat mai puin de 3 luni n anul evaluat. 1.5. Evaluarea se realizeaz n conformitate cu urmtoarele principii de baz: a) obiectivitate factorii implicai n procesul de evaluare trebuie s ia decizii, n mod imparial, n baza argumentelor i faptelor concrete, astfel nct s redea ct se poate de exact att meritele, performanele, ct i deficienele i nerealizrile din activitatea celui evaluat; b) cooperare i comunicare continu asigurarea unui mediu cooperant i meninerea unor relaii de comunicare deschis i permanent ntre toi factorii implicai n procesul de evaluare; c) respectare a demnitii asigurarea unui mediu n care este respectat demnitatea fiecrui angajat i a unui climat liber de orice manifestare i form de hruire, exploatare, umilire, dispre, ameninare sau intimidare. 1.6. n baza rezultatelor evalurii pot fi luate diferite decizii de personal. 1.7. n urma evalurii, angajatul poate obine unul din cele 4 calificative de evaluare: foarte bine (4), bine (3), satisfctor (2), nesatisfctor (1). 2. ETAPELE PROCESULUI DE EVALUARE SEMESTRIAL I ANUAL 2.1. Evaluarea performanelor angajatului este constituit din 4 etape: a) completarea seciunii de auto-evaluare n cadrul fiei de evaluare de ctre angajatul evaluat; b) completarea fiei de evaluare de ctre supervizor; c) derularea interviului de evaluare dintre angajatul evaluat i supervizor; d) aprobarea fiei de evaluare de ctre Directorul executiv.

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

2.2. Seciunea de auto-evaluare din cadrul fiei de evaluare este completat de ctre angajat (anexa 1). Angajatul i apreciaz singur nivelul de performan manifestat n baza sarcinilor/atribuiilor de serviciu, a indicatorilor de performan i a competenelor descrise n fia de evaluare. 2.3. Fia de evaluare este completat de ctre eful direct al angajatului sau de ctre persoana care coordoneaz nemijlocit activitatea acestuia, numit Supervizor. 2.4. Fia de evaluare se completeaz de ctre Supervizor naintea derulrii interviului de evaluare, fiind definitivat de ctre Supervizor dup derularea interviului de evaluare. 2.5. Interviul de evaluare are loc ntre angajat i supervizor, n mod confidenial. Scopul interviului de evaluare const n discutarea rezultatelor obinute n perioada evaluat, reuitele i insuccesele angajatului, soluiile posibile pentru depirea acestora. n cadrul interviului de evaluare se discut i necesitile de instruire profesional a angajatului evaluat. n baza discuiei avute, Supervizorul acord punctajele i stabilete calificativul de evaluare a angajatului evaluat. 2.6. Supervizorul acord un punctaj anumit pentru fiecare aspect i criteriu evaluat, de la 4 la 1, unde: peste ateptri (4), conform ateptrilor (3), sub ateptri (2), nesatisfctor (1). 2.7. n baza mediilor aritmetice ale punctajelor acordate, se calculeaz calificativul de evaluare al angajatului pentru perioada evaluat, prin mprirea la doi. Calificativul de evaluare se stabilete n modul corespunztor: a) punctaj obinut ntre 3,51 i 4,00 foarte bine; b) punctaj obinut ntre 2,51 i 3,50 bine; c) punctaj obinut ntre 1,51 i 2,50 satisfctor; d) punctaj obinut ntre 1,00 i 1,50 nesatisfctor. 2.8. Fia de evaluare este semnat de angajatul evaluat i de ctre supervizor, dup care se transmite spre aprobare Directorului executiv. 2.9. Angajatul evaluat nemulumit de calificativul de evaluare care i s-a acordat, se adreseaz la Directorul executiv. 2.10. Directorul executiv examineaz fia de evaluare, poart discuii cu angajatul evaluat i supervizorul acestuia i decide asupra calificativului final de evaluare. 3. EVALUAREA DIRECTORULUI EXECUTIV

3.1. Evaluarea Directorului executiv se face anual, n perioada 1-31 martie pentru anul precedent. 3.2. Evaluarea Directorului executiv se face de ctre toi membrii Board-ului, care constituie aa-numit Comisie de evaluare.
4

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

3.3. Etapele procesului de evaluare a Directorului executiv sunt: a) ntocmirea Raportului de activitate de ctre Directorul executiv; b) Derularea edinei de evaluare a membrilor Board-ului/Comisiei de evaluare; c) Derularea discuiei de evaluare dintre Directorul executiv i membrii Boardului/Comisiei de evaluare; d) ntocmirea procesului-verbal care confirm calificativul de evaluare stabilit; e) Aprobarea Raportului de activitate de ctre Preedintele Board-ului. 3.4. Directorul executiv ntocmete un Raport de activitate (anexa nr.2) i-l transmite tuturor membrilor Board-ului prin email pentru examinare. 3.5. Anexat la email, Directorul executiv transmite toate documentele relevante ce atest performana organizaiei, precum: raport anual de activitate a organizaiei, rapoarte de activitate anuale pe proiecte/programe, raportul financiar anual, alte documente. Termenul-limit de transmitere a documentelor este 15 februarie. 3.6. Fiecare membru al Board-ului/Comisiei de evaluare examineaz Raportul de activitate i documentele primite. Membrii Board-ului/Comisiei de evaluare se ntrunesc de ctre Preedintele Board-ului. 3.7. edina de evaluare este prezidat de ctre preedintele Comisiei de evaluare care este desemnat/ales de ctre membrii Comisiei de evaluare prin votul majoritii. n fiecare an, preedintele Comisiei de evaluare este diferit, ales prin rotaie. 3.8. n cadrul edinei de evaluare, fiecare membru i expune opinia/argumentele aprecierii fiecrui criteriu de performan descris n fia de evaluare. n baza discuiilor avute se ajunge la un numitor comun asupra evalurii Directorului executiv. n caz de opinii divergente, votul majoritii decide. 3.9. n momentul n care membrii Board-ului/Comisia de evaluare au/are o poziie unic i consolidat asupra aprecierii performanei Directorului executiv, acesta este invitat la o discuie. 3.10. n baza discuiei avute ntre membrii Comisiei de evaluare i Director executiv, se ntocmete un proces-verbal prin care se confirm calificativul de evaluare (anexa 3). 3.11. n caz de necesitate, membrii Board-ului/Comisiei de evaluare pot solicita ntrevederi individuale cu echipa organizaiei. 4. DECIZII CARE POT FI LUATE N BAZA REZULTATELOR EVALURII 4.1. n baza rezultatelor evalurii pot fi luate urmtoarele decizii de personal: a) promovarea ntr-un post imediat superior;

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

b) transferul ntr-un alt post similar sau inferior celui deinut, n care angajatul va face fa cerinelor postului; c) avansarea n trepte de salarizare sau majorarea salariului; d) dezvoltarea i instruirea profesional; e) prelungirea contractului de munc; f) ncetarea raportului de munc n cazul unei performane nesatisfctoare dup atestarea acestuia. 4.2. Promovarea se face dac angajatul a fost evaluat cel puin bine la ultimele 2 evaluri i dac corespunde cerinelor postului pentru care se face promovarea. 4.3. Avansarea n trepte/salariu se face dac angajatul a fost evaluat cel puin bine la evalurile semestriale din anul respectiv i poate pretinde la o majorare de 5% a salariului total, n cazul n care organizaia are fonduri disponibile. 4.4. Dezvoltarea i instruirea profesional a angajailor trebuie s in cont i de rezultatele evalurii care identific necesitile acestuia de instruire pentru a demonstra o mai bun performan la locul de munc. Necesitile de instruire pot viza necesarul de cunotine, abiliti profesionale, deprinderi de lucru. 4.5. Prelungirea contractului de munc poate avea loc dac angajatul evaluat la evaluarea/rile semestrial/e a fost evaluat cel puin bine. 4.6. ncetarea raportului de serviciu al angajatului are loc dac angajatul atestat conform pct.5.1-5.2 a obinut calificativul de evaluare nesatisfctor. 5. DISPOZIII GENERALE 5.1. n cazul n care angajatul evaluat obine calificativul de evaluare nesatisfctor, i se elaboreaz de ctre Supervizor un Plan de mbuntire a performanei. Planul de mbuntire a performanei trebuie s conin: sarcinile/atribuiile de serviciu care sunt prost realizate; competenele slab dezvoltate i indicatorii de performan nerealizai; standardele de performan minimum necesare la care trebuie s ajung angajatul timp de 3 luni. 5.2. Dup expirarea termenului de 3 luni, angajatul este re-evaluat (atestat) pentru a vedea dac performana acestuia se mbuntete. 5.3. Fiecare angajat trebuie s dispun de o copie a fiei de evaluare semestrial i anual cu toate semnturile. 5.4. Fiele de evaluare se pstreaz n dosarul personal al angajatului.

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

Anexa 1 Fi de evaluare APROBAT: Director executiv ____________________________________ (numele, prenumele) ____________________________________ (semntura)

FI DE EVALUARE
Numele i prenumele angajatului evaluat Funcia deinut Denumirea proiectului/programului Durata angajrii n postul deinut Numele i prenumele supervizorului Funcia deinut de supervizor Perioada evaluat 1. Nr. d/o 1. 2. 3. 4. 5. Media aritmetic: Comentariile angajatului (realizri i constrngeri, depirea dificultilor etc.): Semestrul I, anul ___ Semestrul II, anul ___

Evaluarea ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor de serviciu-cheie conform fiei postului

Punctaj, autoevaluare Punctaj, evaluare

Denumirea sarcinii/atribuiei de serviciu-cheie conform fiei postului

Comentariile supervizorului (puncte forte/slbiciuni ale angajatului, recomandri pentru o mai bun performan):

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

2.

Evaluarea competenelor i a indicatorilor de performan

2.1. Director/coordonator de proiect Nr. d/0 1. Denumirea indicatorului de performan/competenei Competena managerial: elaborarea/implementarea planului trimestrial de activitate, organizarea i coordonarea activitilor, aplicarea metodelor de monitorizare i evaluare periodic a proiectului, raportarea rezultatelor la timp, complet Eficacitatea proiectului/proiectelor gestionate: obiectivele i activitile realizate, rezultatele ateptate obinute conform descrierii proiectului Eficiena proiectului/proiectelor gestionate: costuri minime pentru realizarea obiectivelor, linii de buget respectate etc. Colectarea/diversificarea fondurilor: depuneri de proiecte noi n domeniul gestionat Activism i spirit de iniiativ: implicare n activitatea organizaiei, oferirea de idei i propuneri de mbuntire Comunicare intern/extern: comunicarea cu colegii, beneficiarii, finanatorii, partenerii, media etc. Media aritmetic: Comentariile angajatului (realizri i constrngeri, depirea dificultilor etc.): Comentariile supervizorului (puncte forte/slbiciuni ale angajatului, recomandri pentru o mai bun performan): 2.2. Asistent de proiect Nr. d/0 1. 2. 3. 4. 5. Denumirea indicatorului de performan/competenei Receptivitate: asistena solicitat a fost oferit la timp i calitativ Calitatea i acurateea muncii: documentele elaborate, activitile realizate au fost de calitate nalt, fr greeli/erori semnificative Responsabilitate: asumarea responsabilitii pentru succesele i insuccesele proprii, recunoaterea greelilor proprii Lucrul n echip: implicare n realizarea activitilor organizaiei, manifestarea colaborrii cu colegii, spirit de coeziune Comunicare intern/extern: comunicarea cu colegii, beneficiarii, finanatorii, partenerii, media etc. Media aritmetic: Comentariile angajatului (realizri i constrngeri, depirea dificultilor etc.): Comentariile supervizorului (puncte forte/slbiciuni ale angajatului, recomandri pentru o mai bun performan): 2.3. Contabil-ef
Punctaj, autoevaluare Punctaj, evaluare Punctaj, autoevaluare Punctaj, evaluare

2. 3. 4. 5. 6.

9 Nr. d/0 1. 2. 3. 4.

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

Denumirea indicatorului de performan/competenei Calitatea i acurateea muncii: rapoartele elaborate au fost de calitate nalt, fr greeli/erori semnificative Respectarea termenilor-limit: rapoartele elaborate au fost depuse la termen, plile necesare au fost efectuate fr ntrzieri etc. Administrarea documentelor financiare: documentele de contabilitate sunt sistematizate i organizate corect Responsabilitate: asumarea responsabilitii i recunoaterea greelilor proprii

Punctaj, autoevaluare

Punctaj, evaluare

Media aritmetic: Comentariile angajatului (realizri i constrngeri, depirea dificultilor etc.):

Comentariile supervizorului (puncte forte/slbiciuni ale angajatului, recomandri pentru o mai bun performan):

Necesiti de instruire profesional (cunotine, abiliti i deprinderi profesionale necesare de a fi mbuntite): Propuneri de decizii manageriale (se completeaz de ctre supervizor):

Semntura angajatului: Semntura supervizorului:

Data: Data:

10

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

Anexa 2 Raport de evaluare a Directorului executiv APROBAT: Preedinte Board ____________________________________ (numele, prenumele) ____________________________________ (semntura)

RAPORT DE EVALUARE A DIRECTORULUI EXECUTIV

Numele i prenumele Denumirea organizaiei Perioada evaluat Anul ___________ Evaluarea competenelor i a indicatorilor de performan Nr. d/0 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Denumirea indicatorului de performan/competenei Competena managerial: planificare, organizare, coordonare, M&E, raportare eficient, corect, la timp Planul strategic: elaborat i/sau implementat ntocmai Eficacitatea activitii: implementarea proiectelor/programelor organizaionale conform descrierilor de proiect Eficiena activitii: proiectele/programele implementate cu costuri minime, fr abateri semnificative Managementul resurselor umane: gestionarea personalului conform prevederilor legislaiei n vigoare, promovarea/ncurajarea instruii i dezvoltrii profesionale la locul de munc, aplicarea diferitor metode de motivare a personalului Colectarea fondurilor i diversificarea surselor de finanare: au fost depuse cel puin 3 proiecte, a fost ctigat cel puin 1 proiect nou Comunicare intern: calitatea comunicrii cu angajaii i cu membrii Board-ului, organizarea edinelor interne n mod periodic i planificat etc. Comunicarea extern: calitatea comunicrii cu finanatorii, parteneri, media etc.
Punctaj, autoevaluare

Comentariile Directorului executiv:

Semntura:

Data:

10

11

Regulament-cadru privind evaluarea performanelor angajailor n sectorul neguvernamental

Anexa 3 Structura-tip a procesului-verbal privind rezultatele evalurii Directorului executiv PROCES-VERBAL al edinei Comisiei de evaluare (a Directorului executiv) Nr. ____ Din ___ ____________ ____ Au fost prezeni: 1. ____________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________ 3. ____________________________________________________________________________ 4. ____________________________________________________________________________ 5. ____________________________________________________________________________ S-a discutat: Rezultatele evalurii Directorului executiv prin examinarea aprecierii fiecrui criteriu de performan de ctre toi membrii Comisiei de evaluare i stabilirea unui punctaj comun, n baza argumentelor. Au luat cuvntul: ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ S-a decis: Se acord calificativul de evaluare (media aritmetic a punctajelor la cele 8 criterii de performan) _____________. Se propune: 1. ____________________________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________________________ Membrii Comisiei de evaluare: ________________________ Numele, prenumele ________________________ Numele, prenumele ________________________ Numele, prenumele ________________________ Numele, prenumele ________________________ Numele, prenumele

___________________________ Semntura ___________________________ Semntura ___________________________ Semntura ___________________________ Semntura ___________________________ Semntura

11