CAPITOLUL III DESPRE SUCCES I EFICIEN N ACTIVITATEA PROFESIONAL A SECRETAREI/ASISTENTEI MANAGER 3.1.

Metode i mijloace de eficientizare a timpului de lucru n secretariate. Eficiena unei secretare (asistente manager) devine o cerin tot mai stringent n munca de zi cu zi. Pentru a fi eficient i a evita stresul, ea trebuie s-i organizeze ct mai bine activitile pe care le are de ndeplinit. Cele mai multe asistente nu au o ,,reet n ceea ce privete o bun organizare a activitilor. Ele fac totul din instinct sau n funcie de urgene, dar fiecare se organizeaz i folosete propriile instrumente pentru a nu uita ceva. Se vorbete tot mai mult de managementul timpului, care nseamn gestionarea ct mai eficient a timpului, aprecierea corect a duratei executrii unei sarcini; stabilirea prioritilor, delegarea responsabilitilor. Toi ne dorim s fim ct mai eficieni la locul de munc i toi dorim s facem o carier, dar fr a petrece pre mult timp la serviciu. Managementul timpului nu se refer numai la activitile strict profesionale, ci nseamn s tii s-i organizezi i timpul de relaxare, de ,,ncrcare a bateriilor. n acest sens, tot mai muli manageri fac abonamente angajailor, pentru practicarea unor sporturi (dup program). Ei tiu c refacerea fizic i psihic a fiecrui angajat nseamn, pn la urm, un ctig pentru companie. Timpul este principala noastr resurs i n acelai timp singura limit pe care nu o putem modifica. Modul de alocare i folosire a timpului sunt factori importani pentru obinerea eficienei, pentru evitarea crizelor i pentru realizarea unui echilibru ntre viaa profesionala si cea personala. Oare de cte ori am folosit sintagme de genul Nu am timp... sau Nu am avut timp pentru asta... att n situaii personale, ct i profesionale.? Este destul de greu s ne asumm responsabilitatea pentru anumite lucruri care trebuie sau trebuiau fcute i, de cele mai multe ori, ncercm s dm vina pe diveri factori externi. Uneori asistentelor/secretarelor li se reproeaz c sunt prea lente sau prea rapide, prea spontane. Ele se plng c, dorind s creeze imaginea unor asistente rapide i eficiente, ajung de multe ori s eueze. De mare ajutor pentru ele poate fi un tablou/fi

de bord care s cuprind sarcinile zilnice programate sau neprogramate. Rubricile pot fi de diferite culori, pentru a le analiza mai uor.

Data
2.ian.

Descrierea sarcinilor de realizat

Redactarea i aranjarea n pagin a procesului-verbal al edinei Consiliului administrativ. De trimis fiecrui membru al consiliului cte un exemplar din procesulverbal al edinei i, de asemenea, cte un exemplar dup documentele prezentate (15 exemplare ). Deschiderea i repartizarea corespondenei cu indicaia ,,uz intern

ndeplinite Nendeplinite

Dificulti/Obs. Foarte mult timp, nu am auzit bine dispoziiile managerului. Sarcin neterminat. Nu am lista membrilor.

Timpul 2 ore

20 min.

Sarcin delegat secretarei stagiare

5 min.

Fia de bord

De asemenea, pentru o mai bun gestionare a timpului i a sarcinilor, secretara are la dispoziie i alte mijloace i metode. Nu ntmpltor, aa cum am mai spus, secretara este considerat managerul propriei sale firme, secretariatul, pe care trebuie s o gestioneze ct mai bine. Menionm cteva metode: - planificarea scris este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru. Secretara trebuie s-i planifice (ntocmete o list sau un tabel) toate sarcinile pe care le are de rezolvat i toate informaiile pe care le primete. Sarcinile se pot clasific n urmtoarele categorii (exemplu): secretariatul clasic, probleme administrative, gestiune contabil i financiar, gestionarea administrativ de personal etc. Pentru fiecare categorie trebuie stabilite toate sarcinile de ndeplinit, preciznd timpul n minute i

ore/zi, sptmni sau luni, pe dou luni sau pe un an (pentru sarcinile ce pot fi prevzute dinainte: vizitele unor strini, diferite lucrri, rapoarte, dri de seam etc.). n planificarea zilnic a sarcinilor pe care le are de rezolvat, secretara trebuie s aprecieze corect durata rezolvrii lor. De asemenea, ea nu i va planifica toate cele opt ore de munc ale zile, ci numai 40%, din timpul de munc, restul de 60% reprezentnd ,,timp tampon (pentru sarcini urgente, lucrri neprevzute, suplimentare etc.). Cele mai multe secretare spun c zilele pline de evenimente neprevzute sunt o constant a activitii lor profesionale (lucreaz la ceva, dar este ntrerupt de ef care i cere o situaie urgent). De aceea flexibilitatea i simul umorului sunt imperative pe care trebuie s le deprind asistenta. Ele definesc lucrul n echip. Cnd asistenta are n subordine mai multe secretare, ea trebuie s mpart corect sarcinile, pentru a evita nemulumirile i momentele de tensiune. Iat un model de fi pentru repartizarea sarcinilor pentru fiecare membru al echipei: Cum va proceda? Va ncepe prin a stabili care sunt principalele activiti ale echipei. Fiecare activitate este mprit apoi n sarcini pe care asistenta le va repartiza fiecrei secretare. Ea va indica fiecreia explicit ce are de fcut i va estima timpul pentru realizarea sarcinilor (pe o sptmn sau pe o lun). Aceast fi o va ajuta s observm ce se ntmpl ntr-o echip (suprancrcarea unora cu sarcini, munca fr interes pentru altele, fuga de responsabilitate etc.).
Secretara

Ioana
T1

Ana
T1

Maria
T1

Iulia
T1
X

Total timp

Activitatea
Corespondena primit: - deschiderea - citirea - nregistrarea - multiplicare - distribuirea Corespondena expediat: - redactare - corectare - expediere

x x x
x x X x X x

Total edina: - pregtirea - participani - proces-verbal Total Tabloul de bord Total Clasarea corespondenei Total Total timp n % X X x

x x x x

Fia pentru repartizarea sarcinilor T1 reprezint timpul consumat pentru fiecare sarcin n procente.

Planificarea ca mijloc de eficientizare trebuie avut n vedere nu numai de asistenii manageri, ci i de angajai, indiferent de domeniul de activitate. Este important planificarea nu numai a activitilor profesionale, dar i a celor personale, familiale, ntre ele existnd o interdependen. De exemplu, la planificarea vacanei trebuie s inem seama de momentul ales: s avem nevoie de ea i nu pentru c aa ,,vrea eful, astfel nct concediul s nsemne ntr-adevr o refacere mental sau fizic, dup caz. - stabilirea corect a prioritilor este foarte important ca secretara s estimeze corect prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi (de exemplu, dac din 10 sarcini pe care le are de rezolvat n ziua respectiv rezolv 5, dar ele sunt cele mai importante, nseamn c a fost eficient, dect dac ar rezolva 8 sarcini din 10, dar ele nu sunt cele mai importante i pe care ar fi putut s le delege altor persoane). Ea trebuie s stabileasc care este cea mai important sarcin de rezolvat. Aceasta va primi prioritate maxim i se rezolv imediat, dimineaa, pentru c dimineaa capacitate de lucru este maxim. De asemenea, s-a constat c dimineaa, nainte de ora 10 00 i dup-amiaz, dup

ora 1600, frecvena perturbaiilor este mai mic; de aceea secretara va folosi aceste perioade pentru sarcinile importante. Fiele cu dimensiunile 21x 29,7cm., ca n exemplul urmtor, sunt foarte utile pentru stabilirea sarcinilor prioritate : Data Prioritare Neprioritare Sarcinile care nu pot fi transferate pentru Sarcinile prevzute pentru azi, dar care pot ziua urmtoare fi reportate pentru mine. 1......... 1............... 2.. 2.............
Fia pentru stabilirea sarcinilor prioritare

Iat i alte metode de eficientizarea fluxurilor de lucru n secretariate: gruparea sarcinilor de acelai fel: apelurile telefonice, deplasrile, lucrri ce fixarea i respectarea termenelor; evitarea pe ct posibil a ntreruperilor necontrolate; munca n echip; mprirea corect a sarcinilor; pstrarea concentrrii (exist exerciii speciale); scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei; trebuie fcute la calculator etc. -

- informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se decaleaz sau nu pot fi toate rezolvate; delegarea unor sarcini mari consumatoare de timp; nfiinarea unei mape personale de coresponden (pentru sortarea

corespondenei sosite dup puncte de interes) pentru departamente; - evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmrind cu atenie micarea hrtiilor i a dosarelor; cnd lum un document dintr-un dosar, punem n locul documentului o fi de mprumut (ca n exemplu de mai jos) sau notm cu creionul pe coperta dosarului cui am dat documentul i cnd trebuie s-l primim, sub semntur. La fel procedm i cnd scoatem un biblioraft sau un dosar: n locul lui punem altul de alt culoare.

FISA DE IMPRUMUT Nr./nume dosar: mprumutat de: Departamentul Data mprumutrii Data returnrii (semntura)

notarea tuturor informaiilor importante;

- reactualizarea periodic a bazelor de date, a caietului cu numerele de telefon i adresele pe care le folosete n mod curent; subordine; - comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara instituiei; - folosirea calculatorului i cunoaterea unor programe care eficientizeaz munca unei secretare (asistente manager); rspunsuri: Fi de aciune Ctre: Ionescu
V rog: X Pregtii un rspuns corespunztor Pregtii cteva comentarii Transmitei mai departe i returnai Notai i returnai Luai msurile corespunztoare Pentru informarea dv.

stabilirea de bune relaii de munc att cu efii ct i cu persoanele din

viteza de lucru adecvat; sosirea la timp la birou; scrisorile, faxurile s nu depeasc o pagin; utilizarea unor formulare tip, pentru a economisi timp. Exemplu de fi de

aciune (n locul unei note), care poate fi ataat la documentele ce necesit comentarii,

Urgent

ATENTIE! Trimitei o copie la banc

De la: -

N.C. Fia de aciune

Data:

1.09..

convorbirile telefonice s nu dureze mai mult de 1-2 min.; edinele s nu dureze mai mult de o or. organizarea corect a spaiului de lucru (aplicarea unor reguli simple de ergonomie); luarea deciziilor s nu dureze mai mult de o zi; mape pentru fiecare compartiment; organizarea arhivei dup metode moderne de clasare; intercalarea pauzelor; evitarea activitilor impulsive; planificarea pentru ziua urmtoare la sfritul zilei.

De asemenea, secretara nu poate ine minte toate informaiile care apar n fiecare clip; informaiile sosite pe diferite ci n secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii i compartimentelor de lucru ct mai exact. Pentru a nu uita ceva, secretara utilizeaz instrumente performante de planificare, ca de exemplu: agenda clasic (suportul de hrtie) i agenda electronic, planning-ul care poate fi creat pe suport magnetic sau electronic (de exemplu, sub forma unui tabel n Excel), dar i listele de control, caietul cu probleme de urmrit, calendarul de evenimente, caietul alfabetic cu adrese i numere de telefon, fiierul cu adrese i numere de telefon, lista numerelor de telefon curente (care se va afla tot timpul n apropierea telefonului), scadenarul de termene etc. Agenda de birou, pe suportul de hrtie este extrem de necesar i cea mai utilizat form de eviden. Este un caiet care conine 1-2 file pentru fiecare zi (divizat n ore i minute). n mod normal, secretarele trebuie s in dou agende actualizate (a ei i managerului). Agenda este consultat: la nceputul zilei, pentru rezolvarea problemelor notate cu o zi nainte;

n timpul zilei, pentru a opera modificri, adugiri, amnri (dup caz); la sfritul zilei, pentru a se asigura c toate problemele au fost rezolvate sau, dac e necesar, transferate ntr-o alt zi.

n agend sunt trecute toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate imediat. nregistrrile se fac clar, fr abrevieri i trebuie s conin toate datele necesare (locul, ora i data ntlnirii). ntlnirile care nu sunt sigure se vor nota n creion, iar dup confirmare se vor nota cu pixul sau cu stiloul. Secretara (asistenta manager) trebuie s completeze dou agende: cea a efului i a ei; orice informaie cu privire la activitatea efului trebuie trecut n ambele agende. Agenda trebuie s fie ntotdeauna pe birou, sub privirea secretarei/asistentei. Agenda cuprinde dou categorii de evenimente: n primul rnd, evenimentele periodice stabile (de exemplu: zilele de audien, ziua i ora edinei sptmnale cu angajaii departamentului etc.). Aceste evenimente sunt trecute din oficiu n agend i se anuleaz numai din ordinul expres al efului. Programarea celorlalte aciuni se va face innd cont de aceste evenimente. n al doilea rnd, agenda cuprinde evenimentele cu caracter ocazional (de exemplu: solicitri de ntlniri, convocri la edine la nivel ierarhic superior (cu excepia minitrilor care au edina sptmnal de guvern, a prefecilor i subprefecilor care au teleconferin periodic cu Primul-ministru). Alte evenimente ocazionale sunt: seminare, conferine, evenimente protocolare, deplasri etc. Deci n agenda secretara va nota: termenele limit pentru anumite activiti; ntlniri i ntrevederi (aici putem ,,tria un pic, dac tim c eful are tendina de a ntrzia. Nu trecem ora exact, ci cu 15 minute mai devreme); evenimente; deplasri; dosare ce trebuie urmrite; concedii i zile libere; angajamente sociale etc. ntocmirea agendei presupune: alocarea timpului optim pentru fiecare element al agendei; selectarea ntlnirilor, de comun acord cu eful; completarea propriu-zis i adaptarea ei permanent. programarea evenimentelor se va face, astfel nct agenda s nu fie excesiv de

Cnd ntocmete agenda, secretara trebuie s in seama de urmtoarele aspecte: ncrcat (pentru a nu-l obosi pe titular i pentru a nu-i pierde caracterul de instrument

de eficien al muncii); echilibrul este regula conform creia nu se pot ncrca anumite zile n detrimentul altora (pot fi i excepii); asigurarea unor spaii orare de rezerv, n cazul prelungirii unor evenimente modificarea agendei se anun imediat celor interesai, altfel exist riscul sau pentru a permite accesul funcionarilor din subordine cnd sunt probleme urgente; unor ,,gafe protocolare; - regula confidenialitii prevede c agenda nu poate fi fcut public dect persoanelor ndreptite. Pe parcursul ntocmirii agendei, secretara se consult cu eful. Noile tehnologii au fcut posibil apariia agendei electronice. Ea este nainte de toate un instrument foarte util pentru gestionarea/organizarea muncii n echip (cnd membrii echipei se afl la distan, pentru fixarea unei ntlniri, rezervarea unei sli etc.) Exist mai multe programe pe care le poate folosi o asistent : Ooutlook-ul, PDA (personnal digital assistant) sau ,,Palm Pilot- dup numele mrcii etc., care permit conectarea la mesageria sau agenda electronic de la distan. n ultimul timp, tot mai muli manageri folosesc i agenda electronic de buzunar, care este un instrument util, mai ales pentru cei care circul mult i care le permite accesul permanent. Agenda electronic poate fi pstrat n memoria unui calculator, astfel nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi tiprite la imprimant. nregistrarea se face introducnd data, ora i scurte detalii, iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt dat, nregistrarea poate fi tears din memorie sau mutat automat. De asemenea, o ntlnire sau alte aciuni care se repet la intervale regulate de timp se introduc o singur dat n memoria calculatorului, iar acesta le va nregistra automat la toate datele. Calculatorul poate fi programat s nu fac nregistrri la anumite ore din zi, dac managerul nu dorete s fie deranjat n orele respective. Dac toi membri echipei manageriale au agenda electronic n calculator, asistenta trebuie doar s caute agendele acestora i s le completeze cu datele noi aprute. nregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la nceputul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agend este confidenialitatea nregistrrilor, prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite accesul altcuiva n agend calculatorului. Agenda electronic poate nlocui att listele de control, ct i scadenarul de termene.

Caietul cu probleme de urmrit. n el se noteaz toate sarcinile n ordinea n care au fost primite, indiferent de amploarea i termenele de execuie. Pe msur ce o sarcin este ndeplinit, ea trebuie tiat din caiet. O pagin din caiet este considerat epuizat atunci cnd toate sarcinile nscrise pe pagina respectiv au fost rezolvate i apar tiate. Pagina respectiv se bareaz cu o linie oblic, pentru a uura consultarea caietului. Dac pe o pagin au rmas 1-2 sarcini nerezolvate, consultarea permanent a ntregului caiet nseamn timp pierdut. Pentru a nltura acest neajuns, sarcinile rmase pe foi se recopiaz ,la zi. Avantajul caietului cu sarcini const n posibilitatea de notare rapid; dezavantajul l constituie faptul c problemele de rezolvat nu sunt defalcate cronologic, ceea ce ngreuneaz urmrirea rezolvrii lor. Calendarul de evenimente. Spre deosebire de agenda de lucru, calendarul de evenimente cuprinde toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare. Aceste evenimente pot fi trecute n agend numai dup aprobarea i confirmarea lor din partea participanilor. Modul de ntocmirea a calendarului de evenimente este deosebit de variat, fiind o opiune a fiecrui secretariat, dar trebuie avute n vedere urmtoarele: ordonarea cronologic a evenimentelor; diferenierea evenimentelor n funcie de regimul lor (intern sau extern); redactarea se face periodic, de regul sptmnal i se ataeaz toate elementele de coresponden ale evenimentelor din coninut ; se arhiveaz i se pstreaz un an (Legea Arhivelor Naionale nr.16 din 1996). invitaii primite de la organismele civile, de la partenerii din ar i strintate, de la reprezentanele diplomatice, de la persoane civile; evenimente de specialitate organizate de instituie sub forma colocviilor i meselor rotunde; organizate de alte instituii omoloage sau din alte domenii de activitate, la care se solicit prezena ca specialist; convocri venite din partea autoritilor superioare: edine, prezentri de rapoarte, stagii de instruire etc. Listele de control cuprind evenimentele care se vor desfura pe tot parcursul anului i conin date fixe, valabile n orice unitate (de exemplu: adunri generale, Evenimentele cuprinse n calendar sunt: -

srbtorile naionale i internaionale, aniversri etc.), precum i date care difer n funcie de specificul instituiei. Lista de control se ntocmete la nceputul fiecrui an n curs. Agenda pe anul urmtor se completeaz pornind de la list i nu de la agenda anului n curs, deoarece datele calendaristice ale evenimentelor se schimb de la un an la altul. Planning-urile (statice i dinamice) sunt o form de eviden modern, care permit controlul vizual rapid asupra unor activiti ce urmeaz a fi realizate ; termenele acestor activiti pot fi uor actualizate i controlate 1. Planning-ul este ntocmit pe principiul graficelor; pentru a scoate n eviden anumite date, se pot folosi diferite culori. Exist numeroase modele de planning-uri, asemntoare ca structur, formate din panouri metalice sau din material plastic, pe care se deplaseaz elemente mobile (benzi de hrtie decupat, bucele de metal sau material plastic etc.). Principalele dezavantaje ale acestor instrumente sunt: costul ridicat i consumul mare de munc pentru conceperea lor Programul zilnic - se prezint dactilografiat, n fiecare diminea, conducerii i cuprinde edinele consftuirile, ntlnirile de lucru din ziua respectiv. Caietul alfabetic cu adrese i numere de telefon const dintr-un caiet cu multe file, deoarece pe parcursul activitii unei instituii volumul informaiilor cuprinse n acest caiet va crete. Caietul conine mai multe coloane cu numele persoanei sau instituiei, adresa, numrul de telefon. Adresele i numerele de telefon se noteaz pe msura apariiei lor, din aceast cauz, caietul cu adrese prezint urmtorul dezavantaj: ordinea alfabetic n cursul unei litere nu poate fi respectat, unele se ordoneaz numai dup prima liter nu i dup a doua, ceea ce face dificil gsirea rapid a numelui sau adresei unei persoane/instituii. Fiierul cu adrese i numere de telefon se impune ca form de eviden n cazul n care numrul adreselor ce trebuie avute n eviden este nu numai mare, dar i n continu cretere. Marele avantaj al fiierului cu adrese const n posibilitatea de a-l completa permanent, fr a-i schimba sau deranja ordinea. Dezavantajul const n necesitatea procurrii unui mobilier special care ocup mult spaiu. n cazul folosirii calculatorului, se pot crea liste cu un numr orict de mare de nume, adrese i numere de telefon, care se introduc n memoria acestuia prin tastare.

Harrison, Jon, Curs de secretariat, Editura All Beck, Bucureti, 2000, p.175

Lista cu numerele de telefon curente cuprinde un numr restrns de numere de telefon care trebuie identificate rapid. Utilizarea ei scutete secretara de a pierde timp cutnd n agend sau n fiier. Se impune revizuirea i actualizarea ori de cte ori este nevoie. Scadenarul de termene constituie un instrument indispensabil n asigurarea respectrii termenelor stabilite de ctre conducere sau secretariat. Folosirea scadenarelor de termene presupune din partea secretarei discernmnt n aprecierea diverselor termene (n funcie de urgen i important). nsemnrile trebuie s cuprind : data, persoanele implicate n realizarea sarcinii respective, numrul de telefon sau e-mail-u al acestora, coninutul pe scurt al problemei, termenele scadent. Secretara trebuie s atrag atenia factorilor responsabili asupra respectrii termenelor, pentru a preveni ntrzierile. Activitile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu acordul prilor, la noi termene sau vor fi anulate, dup caz. 3.2. Stresul i evitarea lui Stresul este o prezen constant la locul de munca. Se tie c atunci cnd cineva este stresat nu d randament n ceea ce face. Dei stresul nu este vzut ca o boal, consecinele lui pot fi grave pentru sntatea fizic i mental a angajatului, aducnd deservicii att angajatului, ct i firmei: scade productivitate muncii, performanele i calitatea serviciilor sunt reduse etc. Stresul devine astzi o problem major, iar evitarea lui constituie o preocupare permanent a tuturor. Romnia are - spun sondajele - cea mai ridicat valoare european n ceea ce privete numrul persoanelor afectate de stres (52%, fa de media european de doar 33%). Cauzele stresului in de personalitatea fiecruia, de cultura organizaional, de obiectivele personale i de cele profesionale. Secretarele sunt nconjurate de tehnica modern de birou, copiatoare automate, instalaii de climatizare, automate de tot felul i telefoane care sun. n aceast atmosfer, trebuie ordonat, prelucrat, arhivat i transmis fluxul informaional cotidian; mintea i memoria trebuie activate la maximum: trebuie convocat o edin, decalat un termen, trebuie citite documente, luate semnturi, rezolvate problemele pe calculator. i toate aceste necesit o concentraie maxim. Nu se admit erorile, iar timpul este scurt i preios.

De asemenea, secretariatul este locul unde vin multe persoane, fiecare cu o problema ,,foarte urgent de rezolvat, deci este locul unde stresul se poate instala rapid. n cazul secretarelor/asistentelor, stresul poate fi cauzat de : prea mult sau prea puin activitate; prea multe sarcini sau lipsa lor din partea efilor; prea multe decizii de luat; salariu prea mic; teama de a nu lua decizii greite; presiuni legate de timp (teama de a nu se ncadra n timpul cerut); incapacitatea de a face fa schimbrilor (teama de schimbare) ; competiia cu alte secretare i nesigurana postului; relaia cu subordonaii i incapacitatea de a le trasa sarcini; probleme personale; locul de munc neadecvat (biroul, scaunul, lumina, zgomotul etc.); lipsa promovrii i a perfecionrii; incapacitatea de adaptare la stilul ,,efului; O tire aprut ntr-o revist de specialitate merit amintit : la un congres de specialitate, desfurat n Japonia, s-a aprobat introducerea n lista meseriilor periculoase a profesiei de secretar. Dei decizia ar prea aberant la prima vedere, specialitii au constatat c, din cauza stresului permanent care acioneaz asupra lor, secretarele marilor companii sunt predispuse la crize de nervi, cderi psihice, tentative de sinucidere. Psihologii estimeaz c n proporie de peste 60% din cazuri isteria efului se revars cu ncrctura aproape dubl n contiina secretarei care devine astfel victima ,,telepatic a superiorului su. Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce presupune din partea personalului (secretarelor) un efort intelectual deosebit, dar exist numeroase activiti care necesit i un efort fizic. De exemplu: activitile de procesare a corespondenei, de introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor prin diverse dosare sau arhive: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate etc.

De asemenea, un alt factor care influeneaz activitatea la birou este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. n secretariate, datorit serviciilor de relaii cu publicul, efortul psihic este mai mare. n acest sens, remarcm dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan care vine n secretariat pentru a cere informaii. Pentru a face fa acestui efort psihic, angajaii trebuie s aib anumite caliti i anume: arta de a vorbi cu oameni, empatia, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de decizie i iniiativ. Practica a demonstrat c acolo unde se lucreaz cu publicul suprasolicitarea este mult mai evident. Suprasolicitarea poate fi provocat fie de lucrtori, fie de clieni. n primul caz, suprasolicitarea secretarelor este determinat de oboseala (zilnic i cea acumulat) i are implicaii asupra comportamentului lor fa de clieni (lipsa de amabilitate i nervozitate). Dificulti pot crea i clienii prin modul lor de comportare, care nu vd n secretare un partener egal ce ncearc s satisfac cererile lor, ci persoane care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i amabilitate. Solicitarea neuropsihic a secretarelor mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor de funcionare la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii. De asemenea, solicitarea psihic este influenat substanial i de factorii de mediu (zgomotul, temperatura, umiditate i lumina), precum i de relaiile dintre membrii colectivului. Vom enumera cteva simptome tipice ale epuizrii i ale suprasolicitrii: variaii ale dispoziiei, insomnie, dificulti de concentrare, probleme digestive, senzaia de ameeal, senzaie inexplicabil de presiune, iritabilitate uoar, ten palid, pesimism, lipsa permanent de chef, dureri de cap inexplicabile etc. Avnd n vedere aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice i a exerciiilor de relaxare este mult mai evident. Munca secretarelor nseamn, n prezent, petrecerea a numeroase ore n faa calculatorului, ochii fiind solicitai la maximum. Privind permanent ecranul, musculatura ochilor este obligat s menin globii oculari n poziii fixe. Acest fapt cauzeaz, pe termen lung, tensiuni care se manifest sub forma durerii de cap i chiar tulburri de vedere. Palmarea numit i ecranare, este unul dintre cele mai importante exerciii de baz pentru relaxarea ochilor. Se procedeaz astfel: ne vom sprijini coatele pe

un suport stabil pentru ca musculatura umerilor i a cefei s se poat relaxa. Vom pune palmele cu, ca nite paravane pe ochi. Vom acoperi ochii cu atenie, astfel nct s nu ptrund nici o raz de lumin. n felul acesta, ochii se vor odihni i relaxa complet. Ne vom cufunda complet n ntuneric i vom observa cum jocul culorilor plete ncet n spatele pleoapelor. Lund minile de la ochi i privind prin ncpere, vom vedea mai clar obiectele din jurul nostru. Iat urmtoarea situaie concret n care lipsa motivaiei poate genera stresul : o asistent lucreaz de mai muli ani n acelai post, este asistenta ntr-o firm de IT, are un ef extraordinar, dar pe zi ce trece se simte tot mai descurajat, i lipsete dinamismul, iniiativa, simte c-i lipsete motivaia. eful a observat lipsa ei de automotivare, dar ea nu tie ce s-i spun; simte c postul ei este n pericol. Ce s fac? Este adevrat c motivaia vine din noi nine i mai puin de la alii. Trebuie s se ntrebe cum a nceput totul. Odat cu un eveniment din viaa profesional sau personal? Ce i lipsete? Recunoaterea, responsabilitile, autonomia, perspectiva unei evoluii profesionale? Dac da, atunci trebuie s discute cu managerul. Poate c este obosit, nu a mai avut vacan de mult vreme i ar trebui s-i ia mcar cteva zile libere. Este foarte important ca secretara/asistenta s-i gseasc motivaia i dinamismul de la nceput (s gseasc cauza i s o ndeprteze). Sunt cteva variante de urmat: - s se gndeasc la un moment al activitii ei n care s-a simit stimulat de munc i s asocieze momentul cu o imagine care i face plcere i de care s-i aminteasc cnd este n impas; - s fac o schimbare la birou din punct de vedere organizaional sau comportamental. Decorarea biroului are o influen direct att asupra noastr, ct i asupra celor care ne viziteaz. - s vorbeasc cu 2-3 trei persoane n mod pozitiv i empatic. Va avea satisfacia de a depi starea de nepsare; - s-i schimbe coafura sau machiajul. Impactul asupra strii de spirit, dar i asupra altora va fi pozitiv. Este un mod de a-i rectiga imaginea pozitiv; - s adopte o atitudine pozitiv, energic, pentru a avea uile deschise i pentru a evolua n carier;

- s nvee s se adapteze/rutina trebuie nclcat din cnd n cnd; s etapizeze munca, s se organizeze; - s accepte ntreruperile (enervarea este inutil i contraproductiv) i chiar s se antreneze n acest sens, provocnd ntreruperii ale activitii chiar dac este linite i telefonul nu sun. Este bine ca managerii companiilor s ia msuri de prevenire a stresului, altfel costurile pentru ,,vindecarea lui sunt cu mult mai mari. Putem aminti i alte modaliti concrete de gestionare a situaiilor de stres (i chiar de criz personal). - cromoterapia (armonia luntric a culorilor), sportul, dansul, muzica, plimbarea n aer liber etc.; - consacrarea a cel puin 20 min./zi pentru calm i relaxare. Relaxarea nseamn s lsm problemele de serviciu la intrarea n cas i, invers, pe cele de acas la intrarea n birou; - realizarea unui echilibru corespunztor ntre viaa profesional i cea personal, care poate reduce sau evita stresul (observm c n ultimul timp angajaii au devenit mai interesai de acele firme care le respect dreptul la via particular, la timpul liber); - somnul eficient de 7-8 ore; - demararea programelor de asisten psihologic a angajailor, coaching sau dezvoltare personal, dac este cazul; manageri; - meninerea unui mediu plcut la birou; - aprecierea pentru munca depus (are efect asupra psihicului); - s zmbim, s rdem mai des. S nu uitm c rsul aduce cu el sperana unei zile mai bune! De asemenea, controlnd emoiile negative crem o legtur ntre sntate i succesul personal. n concluzie, putem spune c a controla stresul nseamn a gsi sens, echilibru i sntate. 3.3. Promovarea i formarea profesional. n ultimii ani, sigurana locului de munc este determinat i de posibilitile de dezvoltare profesional. Balana carier-via privat a devenit i n Romnia un comunicarea, pstrarea unor relaii bune ntre angajai i ntre angajai i

deziderat care conteaz din ce n ce mai mult. Tot mai mult auzim c trebuie s separam viaa profesional de cea personal, c problemele de serviciu nu ar trebui s afecteze viaa personal i invers. tim cu toii c cele dou: cariera i viaa privat nu se pot separa n totalitate. Pentru a evolua profesional, este foarte important perfecionarea profesional. Dar ntrebare care se pune este: o secretar/asistent manager are timp pentru aa ceva? Un prim rspuns ar fi c ea trebuie s negocieze cu managerul su. Este important s decid mpreun cile de dezvoltare a competenelor sale. Cnd secretara are un proiect bine conturat privind evoluia ei, managerul su sau cei de la RU trebuie s rspund nevoilor ei de perfecionare. Cred c problema nu are timp pentru perfecionare este o fals problem, mai ales c perfecionrile sunt programate din timp. i totui, n ultimul timp, prezena ntr-un numr destul de mare a asistentelor/secretarelor la training-urile organizate de diverse firme i instituii dovedete faptul c managerii au neles importana perfecionrii lor. Specialiti recunosc: competena este capacitatea unui individ de a-i mobiliza resursele n situaii profesionale. Pentru ca aceste resurse profesionale s existe, s corespund permanent schimbrilor, este nevoie de o preocupare permanent nu numai din partea instituiei, ci i a fiecrui angajat n parte pentru o perfecionarea continu i calificat. Putem afirma c rolul managerului este esenial n ceea ce privete evoluia unei companii, inclusiv n evoluia profesional a fiecrui angajat. El trebuie s tie c performana i succesul firmei depind de performana i succesului fiecrui angajat, inclusiv al asistentei sale. Ea trebuie ncurajat s gndeasc, s se implice n managementul firmei, n luarea unor decizii, dovedindu-i astfel competenele sale profesionale. Gestionarea corect a competenelor face ca asistenta manager s fac fa diferitelor situaii profesionale. Succesul su depinde de formarea permanent, care este un mod extraordinar de a-i dezvolta/perfeciona competenele sale, dar i de a acumula altele noi. Succesului i performana profesional const nu numai ntr-un salariu foarte bun, ci i n mplinirea personal (implicarea n ,,viaa firmei, bune relaii cu colegii i eful, satisfacia contribuiei sale la succesul i imaginea firmei etc.). Evoluia continu a

noilor tehnologii face ca formarea profesional s fie pe tot parcursul vieii, dar puini angajai tiu c au dreptul la perfecionare. n concluzie, formarea profesional are loc n urmtoarele situaii: adaptarea la un post ( este o obligaie pentru firm i angajat); evoluia ntr-un post (ine de nelegerea ntre manager i salariat) ; dezvoltarea competenelor (ine de iniiativa i responsabilitatea unui angajat care are dreptul prin lege la formare profesional continu. n marile organizaii, salariaii sunt afectai de diferite schimbri: unii i-au schimbat locul de munc, rmnnd n aceeai instituie, alii pleac n omaj, iar alii tind ctre altceva, integrndu-se ntr-o alt societate. Este clar c fiecare dintre noi, la un moment dat, ne dorim o schimbare profesional (dac aceasta nseamn o evoluie din punct de vedere profesional, material sau mai multe avantaje pentru noi). n acelai timp, schimbarea presupune renunarea la biroul n care am lucrat mai muli ani, la colegi, la anumite obiceiuri. Dar noutatea este ntotdeauna atrgtoare. Iat cteva situaii n care secretarele/asistentele manager trebuie s ia hotrri decisive n ceea ce privete cariera lor: O asistent lucreaz de 4 ani n acelai post. i pune urmtoarea ntrebarea: s plece sau s rmn? Pentru a rspunde la aceast ntrebare i pentru a lua cea mai bun decizie, ea trebuie s se gndeasc la mai multe lucruri: are peste 45 de ani? Se tie c, dup aceast vrst, este destul de greu s-i gseti un post. Dac este foarte tnr, decizia depinde de experiena acumulat. Este suficient? Dac poate s acumuleze mai mult experien i n postul pe care-l ocup? n acest caz, ar trebui s mai aib rbdare. La 30-35 de ani, teoretic, este vrsta care permite o schimbare profesional pentru a evolua. Dar dac viaa de familie reprezint un obstacol? Iat cteva aspecte la care o secretar/asistent trebuie s se gndeasc foarte bine nainte de a lua o decizie . Iat o posibil strategie: va stabili o list n care: - va identifica cteva valori (cerine) profesionale i personale pe care le consider foarte importante i ctre care ea aspir: recunoatere, autonomie, timp liber, creterea responsabilitilor, aprofundarea unei limbi strine, etc.); le va enumere n ordine descresctoare a importanei.

- va defini semnificaia precis pe care ea o d fiecrei valori (de exemplu: mbuntirea cunotinelor de limb englez, pentru a reduce costurile cu traducerile efului su, deci revalorizarea postului su); - va indica ntr-o coloan separat dac instituia satisface n prezent aceste cerine sau dac n viitor le poate ndeplini. n funcie de acestea, asistenta poate alege una din variantele: - va folosi experiena ca pe trambulin; va cuta pe Internet sau la o agenie de recrutarea forei de munc o ofert pentru un alt post. Dac profilul nu corespunde n totalitate exigenelor cerute n anun, atunci poate accepta anunul n maniera unui test: poate fi o confruntare care i-ar permite s-i evalueze stadiul de dezvoltare profesional. Cnd se prezint la un interviu, asistenta/secretara nu trebuie s implice instituia la care lucreaz. Trebuie s evite enunuri de genul: ,,n instituia la care lucrez, obinuim s facem aa Ea trebuie s dovedeasc c este capabil s se acomodeze unei noi culturi i c nu este dependent de vechile obiceiuri. - dac experiena acumulat n cei 4 ani nu este suficient pentru a-i satisface ambiiile (ea va prsi postul pentru a obine ceva mai mult i nu pentru a gsi n noul post ceea ce deja are), atunci ea poate opta pentru un interimat, pentru o perioad de tranziie. Tot mai multe agenii propun perfecionri la un nivel superior i aceast nou experien poate constitui un atu pentru CV.; - dac secretara/asistenta dorete s schimbe radical orientarea, atunci ea trebuie s fac un bilan al competenelor sale, ceea ce o va ajuta s se cunoasc mai bine din punct de vedere profesional. Aceast schimbare de orientare poate nsemna schimbarea instituiei n care lucreaz. De exemplu, conform bilanului de competene, ea exceleaz n domeniul comercial i dorete s foloseasc aceste caliti. Fie i va gsi un post corespunztor, fie va folosi aceste caliti pentru a obine propriul profit, deschizndu-i o mic afacere; - dac dorete s rmn n instituie, atunci ea va evalua postul n care lucreaz (competenele sale) i va ncerca o schimbare a funciei, a departamentului, a efului superior (acesta, dac va nelege dorina ei de evoluie, de schimbare, o va ajuta, trimind CV-ul omologilor si). Managerul trebuie s fie contient de faptul c este mai bine pentru instituie s pstreze un angajat bun, cu experien i s fie de acord cu

schimbarea, dect s angajeze o alt persoan care trebuie perfecionat, ceea ce presupune costuri n plus. n concluzie, orice persoan care dorete s avanseze n cadrul unei companii trebuie s depun eforturi considerabile, pentru a obine promovarea. Cele mai sigure metode sunt: iniiativa, asumarea responsabilitilor, corectitudinea n relaiile cu ceilali, interesul pentru bunul mers al companiei, adaptarea la tot ce este nou, ndeplinirea la timp a sarcinilor de serviciu etc., tiut fiind faptul c succesul se arat doar celor pregtii s-i fac fa. 3.4 Organizarea diferitelor manifestri Organizarea edinelor i a evenimentelor speciale Vom folosi noiunea de ,,manifestare pentru o serie de evenimente care poarta diverse denumiri. n lumea afacerilor, noiunea de manifestare cuprinde pe de o parte: conferine (conferine-expuneri, conferine-dezbateri) naionale i internaionale, congrese, colocvii simpozioane, mese rotunde, seminarii, sesiuni de comunicri, manifestri la care particip un numr mai mare de persoane i care implic un grad ridicat de oficializare, iar pe de alt parte cuprinde: edinele de firm; ntlnirile de lucru sau de afaceri; edinele asociailor, adunrile generale ale Consiliului de administraie; conferine de pres, festivitile cu diverse prilejuri (aniversri, srbtori naionale, Crciunul etc.), evenimente la care particip un numr restrns de persoane i care sunt mijloace de comunicare interne sau externe (cu partenerii de afaceri i presa). Organizarea diferitelor tipuri de manifestri joac un rol important n viaa de afaceri. Conform statisticilor, managerii petrec mai mult de jumtate din timpul lor de lucru n edine, ntlniri de afaceri, conferine. nainte de a face planificarea unei reuniuni, trebuie s rspundem la urmtoarele ntrebri: Cine ? (cine organizeaz evenimentul, cine este responsabil, care sunt persoanele ce vor lucra alturi de noi, cine particip, cine primete oaspeii, cine va asigura anumite servicii) ; Ce i de ce? (care sunt obiectivele acestui eveniment, care sunt mesajele pe care vrem s le transmitem i ce mijloace alegem pentru a face ct mai bine acest lucru, ce dorim s obinem: o simpl prezentare a unui produs sau s nvm modul de funcionarea etc.) ; unde ? (vom alege

cu atenie locul desfurrii evenimentului, innd cont de mai muli factori) ; Cnd ? (Alegerea datei depinde de urmtoarele elemente: disponibilitatea organizatorului, de locul ales, de persoanele care prezint materialul etc.) ; Cum ? (ce modaliti avem pentru a organiza ct mai eficient evenimentul: lista de control, stabilirea prioritilor, planificarea etc.) Costurile acestor modaliti de comunicare cresc mereu. Din acest motiv, este foarte important ca asemenea manifestri s fie bine organizate, pentru a-i atinge scopul: Scopul manifestrilor este de a: culege informaii; schimba preri, idei; informa participanii despre produse, servicii, obiective noi; soluiona problemele mpreun; rezolva unele controverse tiinifice, profesionale, normative etc.; prezenta proiecte i deciziile luate; face publicitate; ncheia contracte.

Manifestrile, indiferent de tipul lor, prezint urmtoarele elemente comune: obiectivul ntlnirii este bine precizat de la nceput; desfurarea este temporar, variind de la cteva ore, la cteva zile, programul evenimentului fiind detaliat pe ore i zile; cadrul de desfurare este special amenajat. Pentru organizarea unui eveniment, lista de control reprezint un instrument de organizare indispensabil. Pentru stabilirea unei liste de control, vom numerota cu cifre n ordine cronologic sarcinile de ndeplinit, durata de executare, stabilind i nite ,,timpi tampon. Odat lista ntocmit, vom urmri derularea etapelor. Dei manifestrile sunt diferite ca scop i substan, urmtoarele puncte de pe list sunt universal valabile: - publicitate promovare (anunuri, afie, comunicate de pres, avizier, contacte telefonice, contacte cu reprezentanii mass-media etc); ordinea de zi i materialele respective; responsabiliti n cadrul manifestrii;

dotarea necesar; stabilirea programului pe zile; bugetul; deschiderea un cont special al manifestrii (pentru eventualele taxe sau programul de protocol nainte de nceperea manifestrii; dup ncheierea manifestrii.

sponsorizri); -

Pe msur ce problemele sunt rezolvate, ele vor fi bifate. Succesul manifestrilor este determinat de planificarea i pregtirea lor corect. Secretarele pot prelua ntreaga organizare a manifestrilor, apelnd, dac este nevoie, i la ajutorul altor colege. n cazul manifestrilor de proporii, exist posibilitatea fie a desemnrii unui comitet (din care face parte i asistenta), fie a angajrii unei firme specializate care se va ocupa de ntreg evenimentul. Dac trebuie s organizeze singur evenimentul, secretara va folosi calculatorul: cu ajutorul lui va crea o baz de date (despre persoane, hoteluri, sli de edin etc.); se ntocmesc listele de participani, se stabilesc persoanele de contact, ordinea de aezare la mese etc. Internetul este o surs important de informare i documentare pentru secretare. nainte de nceperea pregtirilor, conductorul instituiei sau comitetul de organizare va stabili: - tema reuniunii, care trebuie s fie pe nelesul tuturor participanilor. Tipul manifestrii trebuie s fie uor de recunoscut, s rezulte dac este vorba de o manifestare informativ sau de una decizional. Tema trebuie trimis din timp participanilor. Uneori este bine ca cele mai importante (incitante) puncte ale evenimentului s fie inserate la sfritul ordinii de zi pentru a ne asigura de atenia i prezena participanilor pn la ncheierea manifestri. - data desfurrii trebuie aleas de comun acord cu toi participanii; trebuie s inem seama de perioadele de concedii, de srbtorile naionale i religioase. Zilele dinaintea sau dup asemenea perioade sunt nefavorabile organizrii manifestrilor. Agenda electronic va uura sarcina secretarei, ajutnd-o s cunoasc instantaneu disponibilitatea participanilor.

- locul de desfurare deprinde de obiectivele manifestrii; putem alege: sala de edine a organizatorilor, slile de conferine ale hotelurilor din aceeai localitate sau din afara acesteia sau o alt sal public. Marile companii, cu activitate internaional, prefer din ce n ce mai mult aeroporturile ca locuri de desfurare a manifestrilor. Centrele de conferine ale aeroporturilor sunt dotate cu cea mai modern tehnic i dispun, de regul, de conectare la Internet. Pentru manifestrile care dureaz mai multe zile, putem alege un loc (hotel) n afara localitii, n care pot locui toi participanii; n felul acesta se stimuleaz contactele prin discuiile n afara programului. Este bine ca hotelul s fie dotat i cu mijloace de agrement (terenuri de tenis, golf, de not etc.). De asemenea, la alegerea locaiei, trebuie s inem seama i de poziia acesteia, de numrul participanilor, de posibilitile de transport (de la gara sau aeroport), de parcare, de prestigiul locaiei, de echipamentul tehnic (dac ncperea este dotat cu videoproiector, retroproiector, cu aparate de aer condiionat sau de nclzire etc.), de calitatea restaurantului, de mprejurimi etc . Deoarece, de cele mai multe ori, se distribuie documentaie participanilor, iar acetia trebuie s scrie, nu vom renuna la mese. n cazul grupurilor mai mici, cele mai potrivite sunt mesele rotunde sau msuele aranjate n forme poligonale; n felul acesta participanii se pot vedea i pot discuta unii cu alii. n cazul unui numr mai mare de participani, vom aranja mesele n forma de T, U sau chiar pe iruri de scaune 8 (ca la teatru); de pe mese nu trebuie s lipseasc: apa mineral, hrtie i pix Trebuie, de asemenea, s amenajm i un loc pentru vorbitori. Cu circa o lun nainte de eveniment: - se va rezerva o camer care s serveasc drept biroul (secretariatul) reuniunii, unde se vor nregistra participanii, se vor pregti i realiza toate documentele ntlnirii i de unde se vor furniza informaii legate de aceasta; camera trebuie dotat cu echipamentul tehnic necesar: telefon, fax, copiator, calculator etc. - se mpart cu precizie responsabilitile ce revin fiecrui membru al colectivului de organizare; - se stabilete lista participanilor; (fiecare secretar/asistent manager ar trebui s aib o baz de date cu numele colaboratorilor, partenerilor de afaceri). Pentru aceasta, va
8

Margit, Gatjens, Reuter; Claudia, Behrens, op.cit, p.164

deschide un folder (sau dosar) cu numele evenimentului. Acesta va conine lista invitailor n ordine alfabetic, numrul de telefon sau fax, numele secretarei sau numele altui colaborator care poate primi mesajul, precum i alte observaii, ca de exemplu: Rspuns primit (da - nu ) Va fi prezent (da - nu) Este necesar cazare (da - nu) Transportul (procurare bilet de tren sau avion) (da - nu) etc. Acest fiier este de mare ajutor asistentei pe tot parcursul organizrii evenimentului: nainte, pentru a marca rspunsurile afirmative, pentru a rezerva camerele la hotel, pentru a asigura transportul, comandarea ecusoanelor; n timpul evenimentului, pentru a verifica prezena, cazarea la hotel, iar dup eveniment, pentru a face un bilan al cheltuielilor, pentru a trimite cte un proces verbal i mulumiri participanilor. - se trimit invitaiile care trebuie s conin: data, ora nceperi, durata, locul evenimentului, numele persoanei sau al departamentului organizator, tema exact i ordinea de zi, obiectivele, programul n detaliu, numele participailor (dac e posibil), toate indicaiile tehnice (mijloace de transport, parcarea, nr. de telefon sau fax de la locul evenimentului); indicarea documentelor ce trebuie aduse; rugmintea de a confirma participarea pn la o anumit dat i indicarea duratei alocate lurii de cuvnt (mpreun cu invitaia se trimite i un cupon pretiprit, pentru confirmarea din partea invitatului). De multe ori, naintea trimiterii invitaiilor, participani primesc ntiinri despre eveniment, astfel nct acetia i vor organizat din timp programul. De ndat ce sosesc primele confirmri la invitaiile trimise, acestea trebuie luate n eviden i evaluate; se iau n calcul i doleanele speciale ale participanilor (dac exist); - se fac rezervrile la hotel, se organizeaz transportul i masa pentru participani; se colecteaz materialele ce vor fi prezentate, se dactilografiaz, se verific, se multiplic; se pregtesc dosarele pentru participani. Ele trebuie s conin: programul zilnic pe ore i minute, timpul de intervenie al participanilor, lundu-se n considerare proiecia, ntrebri/rspunsuri ale celor interesai, timpul de pauz, masa etc., ordinea de zi, informaii, situaii statistice, pliante publicitare ale firmei organizatoare i ale firmelor

care sponsorizeaz evenimentul, hrtie, pix etc.). Putem trimite o planificare pe zile a evenimentului ctre toate hotelurile unde vor fi cazai invitaii. - se ntocmete un program de protocol, care va cuprinde: preluarea invitailor de la aeroport sau gar; scrisorile (cadourile) de bun-venit pentru invitai; posibiliti de agrement (spectacole, excursii etc.); stabilirea unor obiective economice care intereseaz delegaiile respective; organizarea de recepii sau cocktail-uri.

- se lipesc afie, anunuri referitoare la manifestarea n cauz; - se redacteaz comunicatele de pres i sunt invitaii reprezentanii mass-media (dac este cazul); - se stabilesc stenografele, traductorii (dac este o ntlnire internaional). n ajunul evenimentului: se completeaz lista cu participanii care i anun sosirea n ultimul moment; se verific starea slii (existena scaunelor, sistemul de iluminat, ventilaia,

prizele pentru aparatur); - se aranjeaz masa de lucru pentru prezidiu, dac pentru participani se folosesc tot mese acestea vor fi orientate n funcie de scopul manifestrii. Dac se scrie mult nu se vor pune fee de mas i nici ornamente florale mari. Este de preferat un aranjament floral general (fie o vaz mare cu flori, fie o plant ornamental aezat ntr-un loc vizibil). - se primesc oaspeii i se urmrete ndeplinirea primelor puncte din programul de protocol; se organizeaz bufetul pentru zilele de edin. n ziua evenimentului: Secretara ajunge prima la locul evenimentului i face o ultim verificare. nainte de nceperea evenimentului: Se verific prezena invitailor: fie lista cu participani trece pe la fiecare i se semneaz, fie se bifeaz fiecare participant de ctre o persoan special desemnat, care va sta la intrarea n sal. Tot acum se nmneaz i ecusoanele. Dac participanii nu se cunosc ntre ei, cele mai eficiente sunt ecusoanele la purttor. Pe ecuson vor fi scrise prenumele i numele fiecruia, fr a se mai specifica ,,domnul sau ,,doamna.

n timpul evenimentului : Secretara/asistenta va fi n sal; va nota pentru conducere detalii n legtura cu deciziile luate sau va ntocmi procesul-verbal. Dup eveniment: - secretara/asistenta roag participanii, n ale cror expuneri au fost puncte neclare, s fac precizrile necesare, pentru a nu se strecura erori n raportul reuniunii ; - se strng materialele documentare rmase pe mese (dup prsirea slii de ctre participani); se napoiaz echipamentul mprumutat sau nchiriat i se pred cheile personalului administrativ; - se ntocmete un raport (pe baza stenogramelor, a nregistrrilor sau a notielor personale) asupra evenimentului, pentru participani i pres; - se ntocmete un scadenar de termene, pentru a urmri executarea hotrrilor luate (dac este cazul) ; - se completeaz lista de control cu noi proceduri i idei, rezultate n urma evenimentului ; se ndosariaz toate documentele folosite; - se discut dificultile ntmpinate, pentru a le evita pe viitor; dac s-a practicat metoda completrii unor formulare de evaluare de ctre participani, se analizeaz i se trag concluziile corespunztoare; se face bilanul notelor de plat i se compar cu bugetul iniial; se va completa banca de date cu adrese i alte informaii culese de la

participani, pentru a le folosi n organizarea unor manifestri viitoare; - se informeaz departamentul de comunicare intern, pentru un eventual articol ntr-o revist a ntreprinderii; - se vor trimite participanilor nregistrri, fotografii i alte documente rezultate n urma evenimentului; - se vor expedia scrisori de mulumire participanilor de onoare, presei, precum i sponsorilor. - se vor urmri mesajele transmise de mass-media i impactul pe care l-a avut evenimentul (se vor aduna, decupa i ndosaria toate articolele i fotografiile publicate);

- se claseaz dosarul. Dac secretara/asistenta organizeaz des astfel de evenimente, pentru a-i uura munca, va folosi un model de raport creat n Word. n ceea ce privete desfurarea efectiv a unei manifestri, obiectivul principal este gestionarea timpului. n acest sens, secretara fie va monta n sal un ceas detepttor, fie va folosi o clepsidr. Dac cel care vorbete nu respect timpul alocat, secretara/asistenta i va atrage atenia discret, ajungnd n ultim instan s-l ntrerup, acordndu-i dou minute pentru concluzii. Pentru succesul reuniunii, trebuie s avem n vedere i prestaiile celor care se ocup de primirea participanilor (recepionerii) i a celor de la vestiare. Vom alege o agenie specializat, care trebuie s reprezinte ct mai bine imaginea evenimentului (prin modul n care sunt primii i cum rspund participanilor). Nu vom angaja eleve sau studente; s-ar putea s ne coste mai puin, dar riscm ca acestea s nu se ridice la nlimea ateptrilor noastre. Mai exist i altfel de evenimente: trguri, expoziii, prezentarea unui proiect de interes naional etc. Astfel de evenimente sunt menite s atrag atenia diferitelor tipuri de public-int asupra firmei: pentru public nseamn participare, pentru pres nseamn tire, pentru sponsori nseamn reclam, pentru firma organizatoare nseamn munc, implicare, promovare, dar i cheltuial i risc. Pentru organizarea unor astfel de evenimente, persoanele implicate trebuie s fie competente, presa s beneficieze de o atenie separat, s existe posibilitatea fotografierii (filmrii) i nregistrrii evenimentului. De asemenea, trebuie ca organizatorii s poat fi uor identificai, s existe o publicaie/foaie a evenimentului, s fie loc pentru toat lumea, s nu existe timpi mori, s avem rezerve pentru orice (oameni, bani, timp, scaune etc.), s existe o agend a evenimentului, s existe materiale de prezentare a organizaiei; dac sunt invitate personaliti, s se in cont de protocol; s existe condiii pentru persoanele cu handicap. 3.5. Organizarea edinelor i a ntlnirilor de lucru sau de afaceri Conform unor sondaje, managerii petrece peste 50% din timpul de lucru n edine. n general edinele sunt coordonate de un reprezentant al conducerii; se discut problemele interne ale organizaiei; se desfoar ntr-un interval de timp relativ scurt.

Succesul edinei depinde: de calitatea informaiilor prezentate sau discutate, de condiiile organizatorice oferite; de profesionalismul participanilor, de importana deciziilor i de urmrirea ndeplinirii lor etc. n funcie de scopul urmrit, exist mai multe tipuri de edine: edinele de informare care pot fi: operative, desfurate conform unui grafic prestabilit i ad-hoc (n cazuri urgente); edinele decizionale care sunt organizate n scopul lurii unor decizii de ordin tactic i strategic pentru firm; edinele de exploatare (de investigare) etc. n unele cazuri, la aceste edine pot participa i parteneri de afaceri, clieni, asociai, reprezentani ai autoritilor locale sau centrale etc. Pregtirea unei edine const n: stabilirea tipului de edin; obiectivul, ordinea de zi (stabilite de ctre conducere); ntocmirea listei cu participanii la edin; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materialele edinei; stabilirea locului, datei, orei (de comun acord cu participanii); anunarea edinei. n organizarea edinelor, ca forme de comunicare intern, secretarei i revin sarcini organizatorice importante i multiple. Deoarece pregtirea edinelor prezint frecvente aspecte cu caracter repetitiv, ntocmirea de ctre secretar a unei liste cu probleme de rezolvat o va ajuta s nu omit nici un detaliu i s asigure desfurarea eficient a edinei. Secretarei i revin urmtoarele sarcini: Cu trei sptmni nainte de edin: - completeaz invitaiile sau legitimaiile de edin i le trimite destinatarilor ; - ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edin, pe baza indicaiilor conducerii; - anun persoanele care au ntocmit materialele s le aduc pentru multiplicare i distribuire participanilor; - stabilete mpreun cu eful locaia pentru edin; Cu zece zile nainte de edin: - verific primirea invitaiilor, noteaz confirmrile de participare la edin; - colecteaz materialele ce vor fi prezentate n edin i le multiplic; - verific i difuzeaz materialele participanilor; Cu ase zile nainte de edin:

- pregtete dosarele pentru participani, care trebuie s conin: situaii statistice, grafice, situaii financiare etc.; - asigur aparatura de proiecie (dac este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare; - prezint conducerii un set din documentele pentru edin ; - stabilete stenografele edinei; Cu dou zile nainte de edin: - verific starea slii de edin, existena fotoliilor, scaunelor, verific sistemul de iluminat etc.; se asigur c toat aparatura funcioneaz. n ziua edinei: aranjeaz masa pentru prezidiu; noteaz pe lista de participani persoanele care anun n ultimul moment c nu

pot participa la edin; nainte de nceperea edinei: bifeaz prezenta participanilor la edin; n timpul edinei, secretara va fi n sal pentru a se ocupa de invitai, va nota problemele importante pentru conducere. Dup edin: -. adreseaz participanilor n ale cror expuneri au fost puncte neclare, pentru precizri ; - strnge materialele documentare rmase pe mese i pred cheile personalului administrativ. n zilele urmtoare: - ntocmete proiectul procesului-verbal pe baza stenogramelor, a nregistrrii i a notielor personale; - prezint proiectul de proces-verbal conducerii, l corecteaz pe baza indicaiilor, redacteaz forma final, l prezint la semnat; - ntocmete un scadenar de termene, pentru urmrirea executrii sarcinilor ce decurg din hotrrile edinei; - claseaz dosarul. edina va fi condus i moderat de o singur persoan (conductorul instituiei).

La nceputul ntlnirii va fi validat ordinea de zi i se va anuna durata ntlnirii: Ne-am adunat aici pentru dou ore i iat punctele pe care le vom aborda n ordinea anunat. Dac nu avei nimic mpotriv, vom ncepe cu primul punct de pe ordinea de zi. Se va anuna timpul pentru fiecare intervenie, pentru a nu se prelungi ntlnirea. n concluzie, iat cteva recomandri pentru buna desfurare a edinelor: - edinele trebuie programate n timpul dimineii sau dup mas (dac sunt programate la prnz, este posibil c problemele principale s fie dezbtute n grab; dac sunt programate spre sfritul zilei, angajaii vor fi deja obosii ca s mai acorde suficient atenie problemelor de pe ordinea de zi); - edinele trebuie s fie scurte; - participanii la edin trebuie s fie informai din timp asupra datei, locului, orei de ncepere/ncheiere (ele vor fi respectate, pe ct posibil), precum i asupra principalelor probleme ce vor fi discutate, aa nct ei s aib timp pentru documentare, pentru a analiza subiectele i pentru a veni cu soluii noi; n plus, ei au posibilitatea de a aduga i alte puncte pe ordinea de zi; - stabilirea ordinii de zi, dup prioriti : subiectele importante vor fi discutate n prima parte a edinei.
- moderatorul

edinei are rolul de a coordona discuiile i de a avea grij ca ele s

fie pe ordinea de zi; - secretara sau alt persoan desemnat poate ntocmi procesul-verbal n timpul edinei, utiliznd un laptop. ntlnirile de lucru se desfoar de obicei cu participarea unui numr redus de persoane. n ceea ce privete organizarea, iat cteva aspecte ce trebuie respectate: - dac ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i ora fixat; - dac ntlnirea va avea loc ntre persoane ierarhic egale, data i ora vor fi stabilite de comun acord; - dac ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic superioar, aceasta din urm va stabili data i ora ntlnirii.

ntlnirile de afaceri sunt stabilite de conducere mpreun cu partenerii de afaceri i cu sprijinul asistentei. Pentru organizarea ntlnirilor, secretara (asistenta manager) trebuie s aib n vedere urmtoarele: - s in cont de problemele curente pe care conducerea le rezolv la anumite ore din zi; - s noteze ntlnirile att n agenda efului, ct i n agenda sa; ntlnirile neconfirmate vor fi trecute n creion, iar dup confirmare, n cerneal; - s confirme n scris orice ntlnire stabilit prin telefon; - s lase timp suficient ntre ntlnirile care se desfoar n afara sediului firmei, n aceeai zi; - ntlnirile se pot prelungi peste durata preconizat; n acest caz, secretara trebuie s explice acest lucru persoanelor care doresc o ntrevedere n acest timp (cu excepia cazului n care este o persoan foarte important, nct eful prefer s prseasc ntlnirea); - s rezerve suficient timp pentru discuiile cu executivul i rezolvarea corespondenei; - dac un solicitant dorete o ntrevedere, iar data i ora sunt acceptate, secretara trebuie s-i noteze numele acestuia, adresa i numrul de telefon, pentru cazul n care ntrevederea ar trebui amnat pentru o dat i or ulterioar; - dac secretara/asistenta face aranjamente pentru recepii care implic i pe partenerul efului, trebuie s se asigure c ambele pri sunt de acord cu data i ora, fr a lua hotrri n numele lor; - dac o ntlnire trebuie contramandat pe motiv de boal sau din alte motive obiective, secretara trebuie s telefoneze persoanei n cauz, s cear scuze n numele efului i s stabileasc o alt dat pentru ntlnire.
Studiu de caz. Directorul general al Companiei X , Dl Popescu, urmeaz s primeasc vizita unui partener de afaceri din Spania (Dl J. Fernandez). Acesta din urm sun, i anun intenia de a veni n Romnia, stabilind o dat exact a vizitei de comun acord cu directorul general (intenia de a veni n Romnia este ulterior trimis i n scris). Asistenta directorului din Spania comunic

cu asistenta domnului Popescu, oferind-i detalii asupra sosirii domnului J. Fernandez la Bucureti: ziua, zborul, ora aterizrii i perioada de edere. Asistenta domnului Popescu preia sarcina asigurrii rezervrii unei camere la hotel (exist un hotel agreat de firm pentru cazarea partenerilor de afaceri, n baza unui contract (datorit acestei colaborri, firma X beneficiaz i de un discount, asigurnd n acelai timp maximum de confort pentru invitai). ntlnirea cu domnul Fernandez va avea loc mari, 20 februarie, ora l3 oo. Asistenta va lua legtura cu oferul firmei, care va asigura transportul de la aeroport la hotel i de la hotel la sediul firmei unde are loc ntlnirea. Dup ce stabilete toate aceste detalii, asistenta domnului Popescu transmite un e-mail asistentei domnului Fernandez, n care se specific numrul confirmrii rezervrii la hotel, denumirea hotelului, precum i faptul c i-a fost asigurat transportul. ncepe apoi pregtirea propriu-zis a ntlnirii. Asistenta domnului Popescu afl care sunt persoanele care vor participa la ntlnire. n funcie de numrul acestora, se alege ca spaiul de desfurare a ntlnirii biroul efului, sala de Consiliu sau sala de conferine. Directorul general stabilete c numrul participanilor este de 7. Acetia sunt anunai telefonic de asistenta manager, oferindu-le toate detaliile necesare cu privire la ziua, ora i locul desfurrii ntlnirii, precum i subiectele ce vor fi discutate. Domnul Fernandez are de fcut i o prezentare pe computer. innd cont de aceste considerente, asistenta manager va avea grij ca n sal s fie instalat un laptop, un proiector i un ecran pentru proieciei. n funcie de solicitrile directorului general, asistenta manager adun informaiile pentru elaborarea documentelor necesare bunei desfurri a ntlnirii. Un alt aspect pe care asistenta manager trebuie s-l coordoneze este cel legat de protocol. n acest sens, ia legtura cu departamentul care se ocup n mod special de astfel de activiti, asigurnd necesarul de cafea i buturi rcoritoare, ce se vor consuma pe parcursul desfurrii edinei. De asemenea, se va ocupa i de masa de prnz pentru oaspete, motiv pentru care asistenta va face rezervri la un restaurant. La efectuarea rezervrii precizeaz c plata se va face pe numele firmei, oferind n acest sens codul fiscal pentru emiterea facturii. Asistenta se va ocupa de decontarea facturilor pentru mas i cazare, lund legtura cu Departamentul contabilitate. oferul companiei va asigura, la indicaiile asistentei manager, transportul domnului Fernandez la aeroport.

3.6. Organizarea cltorilor de afaceri Managerii petrec o mare parte a timpului efectund cltorii n scop profesional. n organizarea cltoriilor de afaceri, secretarelor/asistentelor manager le revin sarcini deosebit de importante. Pentru a-i uura activitatea, ea va crea un fiier sau un dosar

special pentru ,,deplasri pe care l va folosi de fiecare dat cnd eful sau o persoan din departamentul su pleac n delegaie. Acest fiier va conine: date referitoare la identitatea persoanei respective; adresa personal, nr. de telefon mobil; numele i telefonul unei persoane cu care se poate lua legtura n caz de urgen; valabilitatea i numrul paaportului; permis de conducere internaional; condiii sau avantaje acordate cltorului (clasa business la avion, carte de fidelitate pe companiile aeriene i hoteluri, reduceri oferite de CFR). Pentru ntocmirea unui ordin de deplasare, pe lng datele personale, secretara trebuie s mai tie: data i ora plecrii i sosirii; destinaia exact; mijlocul de deplasare (avion, tren, main); condiii de transfer (aeroport, hotel etc.), orarul dorit, condiii de cazare; ntlnirile de afaceri. Dac va folosi un doar, atunci pe coperta lui va lipi o list recapitulativ cu toate formalitile i sarcinile de ndeplinit. Cnd o sarcin a fost ndeplinit, ea trebuie tiat de pe list. Alte sarcini pe care nu trebuie s le uite secretara/asistenta n organizarea unei cltorii de afaceri a efului: - punerea la dispoziia lui a hrilor oraelor unde acesta se deplaseaz, hri ale aeroporturilor, precum i informaiile referitoare la posibilitile de nchiriere a unui autoturism etc.; - rezervarea camerei la hotel (asistenta trebuie s se intereseze asupra posibilitilor de cazare oferite de oraul respectiv i va solicita ntotdeauna confirmarea scris din partea hotelului unde s-a fcut rezervarea). Pentru rezervrile la hotel, se intereseaz asupra orei la care trebuie eliberat camera i aceast informaie trebuie coordonat cu celelalte planificri ale cltoriei; - pregtirea unor cadouri pentru gazd; - elaborarea unei liste cu materialele necesare efului pentru cltorie: adresele companiilor sau ale persoanelor ce urmeaz a fi vizitate, planificarea ntlnirilor,

descrierea detaliat a itinerarului, informaii necesare cu privire la companiile ce ureaz a fi vizitate; hrtie cu antetul firmei, cri de vizit bilingve etc. De asemenea, secretara trebuie s atrag atenia efului asupra decalajului de fus orar (dac este cazul), asupra bagajului de mn care nu trebuie s depeasc o anumit greutate (dac folosete avionul ca mijloc de transport), s se asigure c are asupra sa asigurarea de sntate. nainte ca eful s plece, secretara (asistenta manager): - va verifica orarul biroului, n vederea identificrii ntlnirilor, meselor de prnz sau a altor activiti care coincid cu perioada de absen a efului. (mpreun cu eful va face o replanificare); - va anuna persoanele din afara i din interiorul companiei cine i va ine locul pe perioada absenei. - se intereseaz asupra corespondenei sau rapoartelor ce urmeaz s-i parvin n perioada de absen a efului i-i va cere instruciuni n legtur cu modul de rezolvare; - va stabili cu eful ce informaii poate oferi n lipsa lui, care sunt dosarele n ateptare i persoanele abilitate s le rezolve; se asigur c eful semneaz toate documentele necesare pentru perioada n care acesta lipsete (cecuri, formulare etc.) i va stabili cine are drept de semntur n absena lui; - pstreaz o copie a itinerarului efului, inclusiv numerele de telefon i adresele la care poate fi contactat i stabilete modalitatea de contactare (telefonul mobil sau mesageria electronic). Secretara nu trebuie s abuzeze de aceste mijloace pentru a-i transmite efului informaii, dac nu sunt foarte urgente. n lipsa efului: - pstreaz toat corespondena organizat pe zile: rezolvare imediat, n vederea unui rspuns, rspuns elaborat de asistent, citit pentru informare i arhivat; - menine o eviden precis a tuturor apelurilor telefonice (exist formulare tip), inclusiv a informaiilor primite (vor fi arhivate n calculator, pentru a avea acces rapid la ele i pentru actualizri zilnice); - menine evidena tuturor vizitatorilor. La ntoarcerea efului:

- asistenta nu va ,,sufoca managerul cu problemele ivite n absena lui ; i va lsa un timp de acomodare; - la momentul potrivit, l va informa asupra apelurilor telefonice, vizitelor primite, precum i asupra corespondenei n formula organizat de ea; la rndul su, managerul i va oferi asistentei toate informaiile necesare legate de cltorie; - asistena va actualiza fiierele cu informaiile oferite de ef, n urma cltoriei ntreprinse (nume, adrese, numere de telefon ale unor noi parteneri de afaceri). Va returna n arhiva biroului toate documentele pe care eful le-a avut asupra sa; - va ntocmi un dosar pe care va scrie numele rii sau oraului gazd (informaiile vor fi folosite la urmtoarea deplasare); - va arhiva toate chitanele, bonurile, notele de plat care intr n rspunderea ei; - se va interesa dac eful dorete s trimit scrisori de mulumire i va contribui la elaborarea lor. Ce se ntmpl cnd secretara/asistenta dorete s plece n concediu? De regul, managerii prefer ca asistentele lor s plece n concediu n acelai timp cu ei. Dar se ntmpl ca perioadele de concediu s nu coincid i atunci ea trebuie s-i organizeze foarte bine plecarea. Exist dou situaii: fie secretara/asistenta este nlocuit de o alt persoan care va ndeplini doar sarcinile de rutin: telefonul, corespondena urgent etc.), fie nu. n cazul n care nu este nlocuit de o alt persoan secretara/asistenta trebuie s lase efului maximum de informaii, pentru a se descurca n lipsa ei. nainte de toate, ea va ntocmi o list cu toate problemele pe care le are de fcut. Va rezolva problemele cele mai urgente, iar celelalte (care suport amnare) le va rezolva la ntoarcere. Va comunica colaboratorilor perioada de absen i ce anume au de rezolvat pn se ntoarce ea din concediu. nainte de plecare l va informa pe manager asupra dosarelor cu probleme n curs de rezolvare i cui au fost transmise. Pentru orice eventualitate, ea va lsa efului datele de contact. Procednd astfel, ea va demonstra c este bine organizat i c este o adevrat profesionist.

3.7. Organizarea audienelor ntr-un stat democratic, audienele sunt nu numai un drept prevzut de lege, ci i o modalitate de cunoatere a problemelor cu care se confrunt cetenii sau angajaii. Audienele se organizeaz la toate nivelurile organizatorice ale activitii economico-sociale. Organele conductoare sunt obligate s asigure primirea n audien a cetenilor care doresc s prezinte personal, verbal, reclamaii, sesizri sau propuneri, n zile i la ore prestabilite. Exist i practica de a invita n audien persoane care au ridicat prin petiiile lor probleme deosebite sau propuneri interesante. Organele centrale ale administraiei publice organizeaz audiene nlesnind primirea unui numr ct mai mare de ceteni de ctre persoanele din conducerea acestora (secretariatul general al guvernului, minitrii, secretarii de stat etc.). Consiliile locale organizeaz primirea n audien de ctre primari, viceprimari i secretari. n administraia public central i local exist mai multe modaliti de desfurare a audienelor i, de asemenea, mai muli organizatori ai audienelor. n cazul autoritilor din ealoanele superioare ale administraiei centrale sau locale (minitri, secretari de stat, prefeci, primari etc.), audienele sunt organizate de ctre servicii sau birouri specializate, secretara avnd doar rolul de a sprijini funcionarii acestor servicii. n cazul n care audienele se desfoar la cabinetul unui funcionar de la nivelele inferioare ale administraiei, secretara este cea care are rolul activ n organizarea lor. Activitile i operaiile pe care le ntreprinde pentru buna desfurare a audienelor sunt: - stabilete de comun acord cu eful numrul persoanelor care sunt primite n audien; - secretara ntocmete fiele i registrele de audien n care se consemneaz: data, numele i prenumele solicitantului, locul de munc, adresa, numrul de telefon, problemele ridicate de acesta, modul de rezolvare.; - nregistreaz solicitrile de audien i elibereaz bonuri de ordine, pentru fiecare solicitant; - coordoneaz problematica pe teme, sfere de competene, astfel nct pentru fiecare solicitare eful s poat apela funcionarul care are atribuiile de soluionare la nivel de execuie;

- atenioneaz pe fiecare petent cu privire la durata audienei, nainte ca acesta s intre la ntrevedere; - secretara este cea care, n urma unei nelegeri convenite cu eful, intervine pentru a scurta sau chiar a ntrerupe o audien ce se desfoar peste timpul alocat acesteia; n timpul acestor audiene, ea se va ocupa de problemele sale specifice i are obligaia de nu permite accesul nimnui n sala de audiene. De asemenea, nu va face legturi telefonice efului (cu excepia cazurilor foarte urgente). Secretara este obligat s urmreasc prin scadenarul de termene modul n care sunt rezolvate problemele ridicate de solicitani, informndu-i pe acetia asupra rezultatelor chiar dac ele nu sunt cele dorite. Secretariatul va informa operativ conducerea, n cazul oricrei abateri de la modul de rezolvare a problemelor ridicate de ceteni. Respectarea dreptului la audien nu nseamn numai primirea n audien, ci i crearea condiiilor pentru buna desfurare a acesteia. Atitudinea secretarelor fa de persoanele care vin n audien trebuie s se caracterizeze prin solicitudine, politee, amabilitate. 3.8. Organizarea teleconferinelor Progresele tehnologice nregistrate n domeniul telecomunicaiilor, implicnd conferinele prin intermediul computerelor, teleconferinele, audio/videoconferinele, au modificat modul n care managerii i desfoar activitatea n mediul de afaceri . Aceste inovaii au dus la diminuarea necesitii deplasrilor ntre orae pentru a participa la edine, conferine etc. Conferinele video, prin intermediul sateliilor, substituind cu acuratee ntlnirile ,,fa n fa, sunt folosite n prezent de mari companii. Ele reprezint metode de desfurare a edinelor i a altor tipuri de ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferine: Videoconferinele se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis, fcnd posibil legtura ntre persoane care se afl n diferite localiti. Fiecare

ncpere unde are loc conferina este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii naionale i internaionale au propriile lor studiouri. Avantaj: Rapiditatea demarrii ntlnirii; se ctig timp i se face economie de bani; Dezavantaje: - se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri n timpul discuiilor neoficiale din pauze; - se pierde posibilitatea valorificri ideilor, prin participare limitat la discuii, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd, pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze.

Audioconferina Cost mai puin dect videoconferina. Reprezint un grup de servicii care permite inerea edinelor fr a mai fi necesar deplasarea participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio. Audioconferina permite comunicarea prin intermediul sistemului telefonic; Teleconferina pe computer Se realizeaz prin intermediul potei electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spaii cuprinztoare. Participanii pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edintei. Aplicaii tipice pentru sistemele de conferine sunt: conferinele on-line pe cale electronic; sprijinirea proceselor de decizie n grup etc. Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinea pregtirii desfurrii i a evalurii edinelor i a conferinelor. n acest scop se pun la dispoziie instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, ceea ce permite att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direcionat a mesajelor.

Principalul dezavantaj al oricrui tip de telecomunicaii este costul. Pe lng cheltuielilor efectuate cu amenajarea unui studio i achiziionarea echipamentelor terminale, se adaug i costurile transmisiilor prin satelit. Principalele avantaje sunt: - o mare parte din activitatea de coresponden i coordonare, necesar organizrii unei ntlniri directe (de cele mai multe ori secretara/asistenta se ocup de aceast problem), poate fi eliminat; - mesajele, notele, minutele a cror elaborarea este facilitat de existena unei reele de computere, pot fi redactate i tiprite pe parcursul conferinei, fcnd munca de arhivare, identificare i concluzionare mai precis i mai prompt; - prin utilizarea noilor faciliti de telecomunicaie, ntrunirile se bucur de o mai larg participare. n felul acesta, sunt eliminate cheltuielile de transport i timpul sacrificat n detrimentul activitii la locul de munc. Pentru organizarea acestui tip de ,,ntlnire, asistenta trebuie s in seama de: - planificarea i coordonarea datelor, avnd n vedere programul fiecrui participant; - planificarea teleconferinei n afara orelor de vrf, dac este posibil; - diferenele orare de la o ar la alta (atunci cnd la aceste ntlniri avem participani din alte ri). 3.9. Programul Outlook un ajutor n organizarea manifestrilor n ultimul timp, munca secretarei (asistentei manager) este mult uurat, n ceea ce privete programarea ntlnirilor de afaceri, a edinelor, a diverselor evenimente, de calculator (folosirea programului OUTLOOK). Programul Outlook ofer urmtoarele posibiliti: - transmiterea i receptarea mesajelor e-mail att ntr-o reea local, ct i pe Internet; - permite crearea unei liste cu probleme de rezolvat, a unei baze de date cu nume i adrese i ine evidena tuturor fiierelor deschise n care se lucreaz cu alte programe; - permite crearea unei agende personale

Componentele aplicaiei Outlook sunt structurate pe dosare, fiecare dosar apare ca icon pe bara Outlook i n lista de dosare (Folder List); Pe bara OUTLOOK exist trei grupuri: Outlook, mail, other. Dosarele grupului Outlook sunt: Outlook Today (aplicaie folosit pentru a vedea cte mesaje avem n Inbox, rezervrile pentru urmtoarele zile i lista personal de activiti toate la un loc), Inbox (conine mesaje trimise i primite prin e-mail), Calendar (folosit pentru programarea ntlnirilor, a edinelor, planificarea ntlnirilor de grup i pentru a primi memento-uri (reminders) pentru evenimentele importante), Contacts - contacte (stocheaz nume, adrese, informaii despre afaceri i persoane, precum i alte date de contact), Tasks activiti (conine o list cu activitile ce trebuie ndeplinite, atribuie activiti, urmrete evoluia proiectelor), Journal jurnalul (folosit pentru nregistrarea activitilor i a evoluiei n timp a diverselor articole), Notes note (reprezint ,,post-ituri computerizate care pot fi pstrate n Outlook sau afiate pe ecranul calculatorului). Interaciunea cu fiecare aplicaie se face cu ajutorul machetelor de aplicaii (Application forms). Fiecare fereastr a machetei de aplicaii are propria bar de instrumente i o bar de meniu care opereaz independent. Dac nchidem fereastra Outlook principal, macheta de aplicaii rmne deschis. Dosarele grupului mail sunt: Inbox (conine toate mesajele primite), Sent Items (conine mesajele trimise), Outbox (conine mesaje care trebuie trimise), Deleted Items (conine toate mesajele e-mail care au fost terse). Grupului Other conine dosare aflate n calculator, dar care nu sunt n Outlook My Computer, My Documents, Favorites. Componenta CALENDAR : Fereastra Calendar apare astfel:

Panoul cu programri

Panou cu programri lunare Data curent

1. Fereastr standard calendar

Panoul cu lista de sarcini

Pentru programarea unei ntlniri de afaceri (putem aduga subiectul, locul de ntlnire, ora de ncepere, categoria i un semnal de alarm care s ne reaminteasc de ea din timp) se efectueaz urmtorii pai: - n panoul cu programri lunare, selectm luna i data pentru care dorim s facem programarea. - n panoul cu programri, executm dublu clic n dreptul orei la care este programat s nceap ntlnirea. Pe ecran apare o caset de dialog Untitled-Appointment, avnd deschis seciunea Appointment (Rezervare). - introducem tema ntlnirii n caseta de dialog Subject. - n caseta de text Location, se introduce locul de ntlnire. - introducem ziua i ora n casetele de text Start Time i End Time . - se selecteaz caseta de validare Reminder i se indic cu ct timp nainte dorim s fim avertizai n legtura cu o anumit programare. Pentru a alege un semnal sonor se execut clic pe butonul clopoel i selectm astfel un sunet. - din lista Show Time (Afiare or ca) se selecteaz modul n care dorim s fie afiat ora programat n calendar. a) n caseta de text din partea de jos, se introduce textul ntlnirii sau materialele pe care trebuie s le lum la ntlnire.

b) Se execut clic pe butonul Categories i ncadrm ntlnirea ntr-o categorie. c) Se execut clic pe butonul Save and Close,pentru a reveni n Calendar.

Fig. 2. Fereastra Programare ntlnire

Dac anumite ntlniri se repet sptmnal sau lunar, se programeaz n calendar ca ntlniri periodice. Pentru o ntlnire periodic, se efectueaz urmtorii pai: - selectm Calendar New Recurence Appointmen (Recuren Rezervare). - n caseta Appointment Time (Ora rezervrii), introducem orele pentru Start (nceput), End (sfrit) i Duration (durat) ntlnirea respectiv. - n caseta Recurrence Pattern (Model recuren) se indic frecvena de repetare a ntlnirii: Daily (zilnic), Weekley (sptmnal), Monthely (lunar), Yearly (anual), - n caseta Range of Recurrence (Interval de recuren), introducem limitele de timp, conform urmtoarelor criterii: Start selectm data la care ncep ntlnirile periodice; No End Date (fr dat) selectm aceast opiune dac ntlnirile periodice nu au un program limitat; End After (sfrit dup) selectm aceast opiune i introducem numrul de ntlniri, dac exist o anumit limit temporal, pentru ntlnirile periodice; End By (sfrit) selectm aceast opiune i introducem o dat final pentru a limita numrul ntlnirilor periodice.

se execut clic pe OK, pentru a nchide caseta de dialog Appointment Recurrence.

Fig. 3. Fereastr pentru stabilirea ntlnirilor periodice

- se completeaz datele din caseta de dialog Appointment, conform indicaiilor anterioare. La sfrit, se execut clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n aplicaia Calendar. Pentru programarea unei edine, Outlook ne ofer posibilitatea de a fixa data i ora pentru edin, de a stabili tema i locul de desfurare, putem specifica resursele necesare i putem invita i alte persoane astfel: - selectm Calendar Plan a Meeting (Disponibilitate participant); - se execut clic pe Type attendee names here (Introducei numele participanilor aici) n lista All Attendees (toi participanii), pentru a introduce numrul participanilor. Introducem numele i apoi apsm tasta ,Enter. Dac invitm mai multe persoane, se execut clic pe butonul Invite Otheres pentru a selecta numele din agenda Personal Address Book (Agenda personal) sau Outlook Address Book (Agenda adrese existent n Outlook). Fereastra programare edine apare astfel:
Panou pentru introducera participanilor

Panou pentru indicarea orei de ncepere i terminarea a edinei

Fig.4. Programare edin

- pentru a fixa data edinei, deschidem lista Meeting Start Time (nceputul ntlnirii) din stnga i selectm data din calendar; - pentru a fixa ora de ncepere a edinei alegem una din urmtoarele metode: - deschidem lista derulant Meeting Start Time din extrema dreapt i selectm ora; - introducem ora n csua de text; - tragem bara verde din Panoul orar al casetei de dialog; - pentru a fixa data de nchidere a edinei, alegem una din metodele: - deschidem lista derulant Meeting End Time (sfritul ntlnirii) din extrema stng i selectm data din calendar; - introducem data n csua de text; - deschidem lista derulant Meeting End Time din extrema dreapt i selectm ora; - introducem ora n csua de text; - tragem bara roie din panoul orar al casetei de dialog; - dup fixarea datelor edinei, executm clic pe butonul Make Meeting (Stabilirea ntlnirii). Pentru a stabili detaliile privind edina programat, vom proceda astfel : - clic pe caseta de text To (Ctre) pentru a introduce numele persoanelor sau clic pe butonul To pentru a selecta numele din agenda de adrese; - introducem tema edinei n caseta de text Subject; - n caseta de text Location se introduce locaia de desfurare;

opional selectm caseta de validare Reminder i introducem o or la care s se emit un semnal, pentru a ne reaminti de edin; introducem n caseta de text corespunztoare, textul pe care dorim s-l trimitem participanilor; executm clic pe butonul Send, pentru a trimite mesajul.

Fig. 5. Fereastra pentru invitarea participanilor

LISTA DE SARCINI - reprezint o list cu etapele necesare organizrii unui eveniment, planificarea unei edine sau chiar lista cu sarcinile zilnice etc. Pentru a introduce o sarcin n list, se procedeaz astfel: - se deschide dosarul Task (Sarcin); - se selecteaz Task - New Task (O nou sarcin), sau se execut clic pe butonul New Task de pe bara de instrumente; - n caseta de dialog Untitled Task (Sarcin), caseta de text Subject se introduce tema sarcinii; - se introduce data la care lucrarea trebuie s fie finalizat, respectiv data de ncepere; - din lista derulant Status (Stare), se selecteaz situaia curent a sarcinii: Not started (nu a nceput), In Progress (n desfurare), Completed (ncheiat), Waiting on Someone Else (n ateptare alte persoane) sau Deferred (amnare);

- n lista derulant Priority (Prioritate), se selecteaz una din opiuni: Normal, Low (sczut) sau Hight (mare) n caseta de text % se introduce gradul de execuie a lucrrii; opional, se introduce semnalul de Reminder, comentarii i respectiv categoria. la final se execut clic pe butonul Save and Close

Fig. 6. Activitate

Crearea unei liste de sarcini - pentru a aduga o sarcini, se acioneaz comanda Click Here to Add a New Task; - pentru editarea unei sarcini se execut dublu clic pe sarcina respectiv; - pentru tergerea unei sarcini, se execut clic pe butonul din dreapta mouse-ului pe sarcina respectiv i selectm Delete.

Fig. 7 List Sarcini

Fig.8 Calendar

Pentru programarea unei ntlniri de afaceri (putem aduga subiectul, locul de ntlnire, ora de ncepere, categoria i un semnal de alarm care s ne reaminteasc de ea din timp) se efectueaz urmtorii pai:

- n panoul cu programri lunare, selectm luna i data pentru care dorim s facem programarea. - n panoul cu programri, executm dublu clic n dreptul orei la care este programat s nceap ntlnirea. Pe ecran apare o caset de dialog Untitled-Appointment, avnd deschis seciunea Appointment (Rezervare). - introducem tema ntlnirii n caseta de dialog Subject. - n caseta de text Location, se introduce locul de ntlnire. - introducem ziua i ora n casetele de text Start Time i End Time . - se selecteaz caseta de validare Reminder i se indic cu ct timp nainte dorim s fim avertizai n legtura cu o anumit programare. Pentru a alege un semnal sonor se execut clic pe butonul clopoel i selectm astfel un sunet. - din lista Show Time (Afiare or ca) se selecteaz modul n care dorim s fie afiat ora programat n calendar. - n caseta de text din partea de jos, se introduce textul ntlnirii sau materialele pe care trebuie s le lum la ntlnire. - se execut clic pe butonul Categories i ncadrm ntlnirea ntr-o categorie. - se execut clic pe butonul Save and Close, pentru a reveni n Calendar. 3.10. Clasarea i pstrarea documentelor Activitatea curent n administraia public, n instituii, firme, desfurarea proceselor de producie sau prestri de servicii genereaz o mulime de documente, informaii, difereniate dup mai multe criterii (coninut, expeditor, dar i ca importan i valoare). O funcie important pentru munca de birou este stocarea, accesul rapid i uor la informaii. Informaiile pot fi stocate pe hrtie, medii electronice, magnetice (dischete, benzi, discuri magnetice) sau optice (CD-ROM). Indiferent, ns, dac sunt hrtii originale sau informaii procesate electronic, ele trebuie clasate corect, pentru a fi gsite uor. Clasarea corect a documentelor presupune o munc sistematic de analiz i triere a fiecrui documente i, dac este considerat util pentru viitor, se va indica precis locul unde va fi arhivat. Documentele care nu presupun tratri ulterioare, cum ar fi: elaborarea de rspunsuri, realizarea unor obligaii repetate

(rapoarte, dri de seam, statistici etc.), se pstreaz o anumit perioad de timp, dup rezolvare, n cadrul unitii. Alte informaii ca: reclame, ofertele nesolicitate, invitaiile la manifestrile care nu intereseaz pe nimeni se distrug imediat. Modalitile de pstrarea a documentelor presupun dou etape obligatorii: clasarea i arhivarea documentelor. Clasarea documentelor - este operaia prin care documentele se aranjeaz ntr-un sistem raional, ntr-o ordine dinainte stabilit, n condiii de accesibilitate i siguran. Arhivarea este operaia prin care documentele clasate, constituite n ,,dosare, dup norme prestabilite, se depun i se pstreaz n locuri special amenajate i organizate numite arhive. Exist trei mari categorii de arhive: arhive curente unde sunt pstrate documentele care trebuie consultate frecvent. Se refer la afacerile n curs de derulare; arhive intermediare care conin documentele referitoare la afacerile deja ncheiate, dar susceptibile de a mai fi folosite din diferite motive (documentele sunt consultate mai rar); arhive definitive care conin documentele legate de afaceri terminate demult, documentele fcnd obiectul unei obligaii legale sau unui interes istoric. Dezvoltarea calculatoarelor i a metodelor de stocare electronic a dus la creterea vitezei de lucru i a permis accesul la o cantitate foarte mare de informaii. Cu toate acestea, multe birouri continu s emit, s primeasc i s distribuie documente ce trebuie stocate n dulapuri, folosind metode clasice de ndosariere. Pentru asigurarea stocrii tradiionale a documentelor, trebuie respectate cteva reguli generale: posibilitatea de operare rapid i simpl; rafturi potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se n vedere volumul i natura corespondenei; existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale etc. Se cunosc mai multe metode de clasare: Ordinea de clasare alfabetic: presupune clasarea documentelor dup literele alfabetului de la A la Z i const n aranjarea materialelor n dosare, inndu-se seama de numele persoanei sau denumirea unitii de la care provin sau la care se refer. Pentru a separa ntre ele grupurile de dosare corespunztoare fiecrei litere, se vor folosi cartonae pe care este nscris litera respectiv sau cartonae pe care scrie ,,diverse. Dosarele ,,diverse pstreaz anexe ale corespondenei care nu necesit dosare individuale. Pe coperta fiecrui dosar ,,diverse va fi scris un index alfabetic al scrisorilor ce sunt pstrate n interior. Clasarea alfabetic

se refer la persoane, instituii, teme etc. Redm mai jos cteva reguli de aezare a numelor n ordine alfabetic: - n cazul existenei pe documente a mai multor nume care ncep cu aceeai liter, ordinea de clasare este stabilit de ordinea alfabetic a celei de-a doua sau a celei de-a treia liter. - dac numele sunt identice, prenumele determin poziia lor. De exemplu, dac se cer clasate documente referitoare la Popescu Maria, Popescu Adrian i Popescu Gheorghe, ordinea de clasare va fi: Popescu Andrei, Popescu Gheorghe, Popescu Maria. Dac numele i prenumele sunt incluse n denumirea unei firme, numele este scris primul, urmat de prenume i apoi de restul denumirii firmei (Popescu Alex, S.R.L.). - dac o firm are mai multe nume, pentru clasare este folosit primul (Leonard & Rafael). - numele fr iniial precede pe cel cu iniial, iar numele cu o iniial pe cel cu dou iniiale (Paraschiv, Paraschiv, A.; Paraschiv, A.T.). - numele format din iniiale separate prin puncte sau spaii albe precede pe cele ntregi (ex.: V.E.T., Veber, E.T.). - pentru denumiri impersonale, cum ar fi cele ale unor departamente, se va folosi denumirea care le distinge de altele (ex.: Educaiei, Departamentul). - pentru mai multe nume care ncep cu o cifr i trebuie clasate n ordine alfabetic, cifra se va scrie n litere (ex.3B America, apare ca ,Trei B la litera T. - n cazul numelor de instituii, se ia drept criteriu de clasare iniiala celui mai reprezentativ cuvnt din denumire, care se numete cuvnt director. De exemplu: S.C. Alimentara S.A, S.C. Tractorul S.A., S.C. Igiena S.A., vor fi aranjate dup cum urmeaz: S.C. Alimentara S.A., S.C. Igiena S.A., S.C. Tractorul S.A. - n cazul n care numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia, dosarul literei respective se va submpri n mai multe subdosare, ca de exemplul: subdosarele Ba-m i Bn-z, pentru dosarul literei B. Dac un dosar este prea mare pentru numrul de documente ce apar corespunztor unei litere, se includ documentele corespunztoare mai multor litere consecutive n mape care se introduc ntr-un dosar comun. Acest mod de clasare este util n special n activitatea de personal, la evidena beneficiarilor, furnizorilor, a contractelor etc.

ndosarierea dup subiectul scrisorii const n clasificarea documentelor n ordine alfabetic dup subiectul scrisorii. Subiectul principal d titlul scrisorii, de exemplu: ,,Reclam, ,,Vnzri, ,,Protecia mediului etc. Avantajul ndosarierii dup subiect const n faptul c toate datele referitoare la un anumit subiect sunt grupate astfel nct accesul la ele este rapid i uor. ndosarierea dup zona geografic - const n clasificarea documentelor n ordine alfabetic dup ora, zon, ar. Acest tip de ndosariere permite ca toat corespondena legat de o zon sau o ar s fie grupat n acelai loc. Metoda este folosit n domeniile: transport, vnzri, export etc. Avantajele clasrii n ordine alfabetic sunt: - metod convenabil pentru a grupa documentele dup numele companiei, subiectul principal sau zona geografic; - metod direct i rapid, fr a fi necesar folosirea unui index separat; - cost de materiale mai sczut. Dezavantaje: dificulti n gsirea numelor comune; nesigurana localizrii documentului clasat dup subiect; dificil de alocat spaiu pentru extindere.

Ordinea de clasare numeric const n clasarea documentelor n ordinea natural a numerelor de nregistrare pe care fiecare document l poart. n cazul practicrii acestui sistem, vor fi distribuite pe compartimente grupe de numere de ctre un organ central rspunztor cu aceast problem; acesta va avea n vedere ca grupele de numere repartizate compartimentelor s fie n funcie de volumul lucrrilor. Clasarea n ordine numeric presupune existena unor fie de indexare care s conin denumirea compartimentului i corespondentul numeric al acestuia. Acest fie de index sunt inute n ordine alfabetic ntr-un sertar separat. Avantajele i dezavantajele acestei metode clasice sunt: Avantaje:

- dosarele numerotate sunt mai uor de gsit dect cele aezate dup alfabet i este mai puin probabil s fie puse napoi greit; - numrul dosarului poate fi folosit n scrisori sau alte documente ce se refer la el; - exist posibilitatea de extindere nelimitat, pe msur ce apar dosare noi; - fiele de index pot fi folosite i pentru alte scopuri; Dezavantaje: - referirea la un index provoac ntrzieri n localizarea dosarelor; - este mai costisitoare din punct de vedere al consumului de material i timp; - asemnarea a dou numere poate duce la greeli de amplasare a fielor i dosarelor. Ordinea de clasare zecimal - const n stabilirea a zece domenii de activitate, numerotate de la 0 la 9, urmnd ca n cadrul fiecrei uniti s se realizeze o nou mprire pe baza celei de-a doua cifre de clasare .a.m.d. De exemplu: 0. Conducerea 1. Serviciul Export; 2. Laboratorul 1; 3. Laboratorul 2 4. Laboratorul 3 5. Laboratorul 4 6. Serviciul aprovizionare; 7. Serviciul Marketing; 8. Serviciul Personal; 9. Serviciul Paz-Pompieri. Detaliind pe compartimente i subcomponente serviciul aprovizionare, vom avea: 6.1. aprovizionarea cu piese de schimb; 6.2. aprovizionarea cu echipament de protecie; 6.3. aprovizionarea cu combustibili; 6.4. aprovizionarea cu materiale; 6.5. aprovizionarea cu materii prime.

Toate celelalte numere pot fi detaliate la fel. Fiecare subpunct poate fi detaliat la rndul lui, dup cum urmeaz: 6.1.1. aprovizionarea cu piese de schimb pentru motoarele electrice; 6.1.2. aprovizionarea cu piese de schimb pentru compresoare etc. Ordinea de clasare zecimal este aplicat n biblioteci, la compartimentele de documentare din instituiile mari. Metoda este practic pentru c, pornind de la ansamblul cunotinelor, se poate ajunge la domenii de cunotine specifice tot mai precise, dup principiul de la general la particular. Ordinea de clasare alfanumeric este o metod de ordonare mixt care mbin ordinea alfabetic cu ordinea numerelor naturale, n sensul c grupele mari de probleme se ordoneaz de la A la Z, iar n cadrul fiecrei litere, subcapitolele se ordoneaz de la 1 la n. Astfel, D3 nseamn dosarul al treilea din biblioraftul D (Dreptul muncii) sau P2 nseamn dosarul al doilea din biblioraftul P (Protecia Mediului). Ordinea de clasare cronologic - presupune aranjarea documentelor n ordinea n care au fost nregistrate la primire sau la expediere i se aplic n unitile cu un numr mic de documente de clasat. Aceast metod d posibilitatea gsirii rapide a unui document. De asemenea, este recomandat i pentru clasarea extraselor de cont, rapoarte cu regim periodic etc. Pentru constituirea dosarelor se folosesc, n funcie de specificul unitii: - dosarul simplu sau plic; dosare cu etichet; dosare suspendate; dosare de ncopciat; dosare cu in; dosare cu clem. - bibliorafturi cu diferite mecanisme de prindere a documentelor ; - mape de ndosariere volant; - geni cu faa de carton; - cutii pentru filme, benzi de magnetofon; - cutii i pungi pentru desene, proiecte etc. n funcie de forma de ndosariere, se alege i mobilierul n care se pstreaz dosarele. Exist mai multe sisteme de pstrare a dosarelor: Sistemul vertical - dosarele cu in, bibliorafturile se pstreaz n poziie vertical n dulapuri sau pe rafturi. Numele fiecrui dosar este scris pe o etichet ataat pe muchia de sus a dosarului. Documentele pot fi scoase din dosar fr a fi necesar scoaterea

dosarului din raft. Sistemul vertical prezint urmtoarele avantaje: se verific uor, dosarele pot fi privite n ansamblu, spaiile de pstrare sunt reduse, manipularea documentului este uoar. Sistemul are dezavantajul c nu folosete n totalitate spaiul pus la dispoziie. De multe ori bibliorafturile care au dimensiuni standardizate, ocup spaiu mult prea mare n raport cu numrul de documente ce le conin. Sistemul lateral este sistemul de aezare a dosarelor unul lng altul, precum crile ntr-o bibliotec. Dosarele sunt pe ine, sprijinite lateral n pereii dulapului sau n rafturi, aezate cu eticheta n afar la un unghi corespunztor pentru a se putea citi titlul. Planurile i desenele pot fi depozitate orizontal n sertare plane sau vertical n dulapuri. Dulapurile verticale au compartimente cu perei despritori ondulai pentru a obliga desenele pe format mare s stea n poziie vertical fr a se ndoi. Un dulap vertical ocup mai puin de 1/3 din spaiul ocupat de un dulap orizontal cu aceeai capacitate. Pentru a se face mai uor identificarea desenelor, fiecare sertar va avea propria list de indexare. Un alt sistem de pstrare este sistemul suspendat rotativ care menine dosarele suspendate pe o platform rotativ, astfel nct secretara are acces rapid i uor la un numr mare de fie. Sistemul electronic este un sistem automat ce permite extragerea dosarelor prin apsarea unui buton. Cnd este cerut un dosar, operatorul formeaz codul de indexare la un panou de comand aflat n faa rafturilor cu dosare i apoi acioneaz un alt buton care activeaz sistemul de localizare i dirijeaz automat dosarul ctre operator. Odat ce dosarul a fost gsit i informaia necesar extras, se apas butonul ,,restore i dosarul se ntoarce la locul su. Sistemul poate fi, de asemenea, folosit i pentru localizarea nregistrrilor fcute pe microfilm sau discuri magnetice. Avantajele nregistrrii documentelor pe microfilme sunt: - economisete spaiu i reduce greutatea, deoarece dosarele pline cu hrtii se reduc la filme; - riscul de a pierde nregistrrile sau de a ncurca ntre ele informaiile este foarte mic; - filmul este mai durabil dect hrtia; - imaginea filmat poate fi mrit pe hrtie;

- accesarea unui documente este rapid, pentru c este mai uor s gsete o seciune dintr-un film dect s caui prin dosare; - informaiile sunt n siguran pe microfilm, dar pentru acte juridice odat cu documentul trebuie microfilmat i certificatul de autenticitate. Aceste avantaje trebuie, ns, comparate cu costul echipamentului i costul instalrii, cu timpul necesar pentru microfilmare i indexare a documentelor i cu inconvenientul de a folosi un terminal de vizualizare de fiecare dat cnd este necesar documentul. Pstrarea computerizat a documentelor prezint urmtoarele avantaje i dezavantaje: Avantaje: informaiile pot fi gsite rapid i uor; economie de spaiu; uurarea muncii de birou; interaciune cu alte informaii aflate ntr-un alt calculator sau cu anumite servicii cum ar fi transmiterea prin fax; posibilitatea de acces , pentru a centraliza nregistrrile de la mai multe calculatoare aflate n reea; securitatea pstrrii nregistrrilor folosind ,,parola. Dezavantaje: cost ridicat al echipamentului; pierdere de timp i bani pentru scoaterea la imprimant a copiilor; pierderea de timp la introducerea datelor i verificarea lor; pericolul ca un operator s tearg accidental datele din memorie; necesitatea de a face copii de siguran; probleme ce apar cnd este pan de curent sau defeciune n reea.

O alt metod de stocare a informaiilor o reprezint nregistrrile vizibile. n birouri apare necesitatea gsirii rapide a unor informaii cum ar fi nume, adrese, numere de telefon, preuri ale anumitor produse etc. Pentru aceasta, cea mai

practic metod de pstrare a informaiilor este alctuirea unor liste de indexare 9. Informaiile sunt expuse vizibil, fr a fi necesar cutarea lor printre hrtii, cri etc. Informaiile individuale, aflate fiecare pe o foaie volant, pot fi fixate cu bolduri. Fiecare informaie este nregistrat pe foi separate, care sunt aezate una lng alta n dispozitivul de prindere, astfel nct toate informaiile sunt vizibile simultan. Adugarea, modificarea sau ndeprtarea informaiilor se poate face fr a afecta continuitatea nregistrrilor. Foile pentru nregistrri sunt de diferite culori, ceea ce ajut la clasificarea lor dup culoare. n plus, dispozitivele pot avea diferite forme: foile pot fi prinse n panouri, cri, standuri, uniti rotative sau dulapuri. n activitatea curent apar cazuri n care din dosare se scot documente pentru a fi folosite n unitate sau mprumutate altei uniti. Pentru a nu se pierde urma documentului, se pune n locul lui o fi care s cuprind: numele i prenumele, adresa, unitatea (departamentul) unde lucreaz cel cruia i-a fost ncredinat documentul, termenul de restituire i semntura. n cazul n care este mprumutat tot dosarul, n locul lui se va pune o map cu un bilet care cuprinde elementele de identificare ale dosarului. De obicei, mapa va fi de alt culoare, pentru a ne aminti c acolo lipsete un dosar. Predarea dosarelor de la secretariat la arhiv se face pentru fiecare an expirat, pe baz de inventare. Documentele din fiecare dosar (deja adunate dup una din metodele artate) se cos sau se leag n coperte de carton, n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, a datelor, a rezoluiilor; filele dosarelor sau ale volumelor de dosare se numeroteaz n colul din dreapta sus; pe o foaie alb, adugat la sfritul dosarului sau pe prima pagin rmas nescris a registrelor i condicilor se face sub semntura, urmtoarea certificare. ,,Prezentul dosar (registru, condic) conine file n cifre i litere. Se poate spune c arhivele constituie ,,memoria unei instituii sau chiar a unei naiuni. Importana unei arhivri corecte este relevat de posibilitatea gsirii unor documente necesare chiar dup perioade ndelungate de timp. Arhivarea documentelor este o problem de stat, reglementat prin acte normative.

John, Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996, p.86