Referat M7- Utilizarea calculatorului in contabilitate

Tema referatului: Rolul programelor de contabilitate Surse:- internet Clasa a XII-a

Rolul programelor de contabilitate

Succesul unei afaceri este determinat, printre altele, si de existenta unui sistem informational eficient. Volumul sporit si diversificarea crescanda a informatiilor determina ca modul de colectare, prelucrare si raportare a acestora sa capete o importanta deosebita. Rolul programelor software utilizate in acest sens este determinant. Existena sistemelor informatice moderne, de mare vitez, a devenit posibil dup ce calculatoarele s-au rspndit n lumea afacerilor. Istoric, existena sistemelor informatice contabile a nceput cu informatizarea facturrii i a unor operaii contabile aferente. n cadrul oricrei uniti economice culegerea datelor, prelucrarea lor i obinerea rezultatelor se fac conform unor proceduri organizatorice reglementate fie prin lege (de exemplu componena i structura planului de conturi), fie prin regulamente de ordine intern (de exemplu, stabilirea persoanei i a timpului lansrii unei operaiuni de arhivare a datelor). Documentele contabile se clasific n funcie de rolul lor i de modul de ntocmire n: - documente justificative (de evidenprimar); - registrele contabile (eviden contabil); - situaiile financiare (documente de sintez i raportare). nregistrarea n contabilitate se poate face pentru fiecare document, sau din documentele centralizatoare care cuprind date de aceeai natur dintr-o perioad oarecare. Rezultatul prelucrrilor contabile se poate folosi de ctre nivelele de conducere n cadrul unor procese decizionale, cu observaia c aceeai informaie poate fi perceput cu valori diferite pentru persoane diferite. Aceia care sunt specializai n contabilitate dau importan mai mare rapoartelor financiare mai mult dect cei care nu au o asemenea pregtire. Informaiile contabile trebuie s ndeplineasc urmtoarele caracteristici: inteligibilitatea (informaiile pot fi uor de neles i de interpretat); relevana (sublinierea aspectelor care pot influena luarea deciziilor); credibilitatea (informaiile nu conin erori semnificative, nu sunt tendenioase, nici prtinitoare); comparabilitatea (informaiile s poat fi comparate prin elemente comune i de aceeai semnificaie). Un sistem informatic de contabilitate tradiional se ocup n principal de colectarea, prelucrarea i obinerea rezultatelor financiare care se vor transmite ctre externi (cum ar fi investitorii, creditorii i Ministerul Finanelor) i ctre interni (n general structurile de conducere). Un sistem informatic de contabilitate modern se ocup att de informaiile nonfinanciare ct i cu date i informaii financiare. Tradiional, fiecare parte a unei entiti economice (Personal, Producie) menin un subsistem informatic separat i fiecare subsistem i prelucreaz propriile date. Aceast mod de lucru are dezavantajul apariiei unor probleme cum ar fi duplicarea datelor pe spaii de stocare distincte, culegerea separat a unor aceleai date. Astzi entitile economice consider c este necesar integrarea funciilor lor ntr-o baz mare de date, sau ntr-un depozit de date. Aceast integrare permite managerilor i, cu oarecare extensii, prilor externe s obin informaiile necesare pentru planificare, luarea deciziilor i control, fie c informaiile sunt pentru marketing, contabilitate, sau alte arii financiare ale entitii economice. Productorii de produse software au dezvoltat programe care leag toate subsistemele informatice ntr-o singur aplicaie. Produsele software pentru contabilitate vor fi discutate ulterior.
Rolul sistemului informatic de contabilitate este de a furniza informaii importante referitoare la: venituri, urmrirea clienilor (facturi emise nencasate), dinamica ncasrilor i plilor, contabilitatea costului calculaia costului), cheltuieli, etc. Informaiile furnizate pot mbrca forme diverse att

electronic (documente electronice, foi de prezentare electronice, notificri electronice (e- mail), imagini, imagini video, secvene audio, etc.), fie sub form tradiional (pe suport

de hrtie sau folii pentru proiectoare, etc.). Furnizarea informaiilor trebuie s se fac n timp util, ct mai exact, pentru toi destinatarii informaiei contabile (manageri, personal aparintor altor subsisteme). Un sistem informatic de contabilitate modern este capabil s preia automat datele furnizate de ctre alte subsisteme. Operaiile contabile care se realizeaz prin intermediul sistemelor informatice de contabilitate trebuie s ajute la rezolvarea unor probleme specifice ca evidena contabil a operaiilor pe conturi i calcularea balanelor contabile. Aceasta se face prin preluarea datelor din documentele de intrare i stocarea lor, prelucrarea datelor i obinerea rezultatelor. Preluarea datelor se poate face manual (cnd un operator uman parcurge fiecare document justificativ, operndu-l) i/sau automat (cnd exist echipamente periferice de intrare conectate la sistemul informatic). Stocarea datelor presupune existena unui sistem de gestiune a fiierelor i/sau un sistem de gestiune a bazelor de date. Obinerea unui sistem informatic se face urmnd cteva etape: analiz, proiectare i implementare, urmrindu-se activitile din cadrul sistemului informaional aferent i toate fluxurile informaionale care apar, de interes fiind cele care pot fi automatizate prin intermediul. Componentele unui sistem informatic de contabilitate trebuie s rspund cerinelor de funcionare i trebuie s fie intercorelate funcional: a. hardware; b. software; c. comunicaie; d. baza tiinific i metodologic (metodele, procedeele i mijloacele de prelucrare a datelor); e. baza informaional, fluxurile informaionale i suporturile de informaii; f. utilizatorii; g. cadrul organizatoric. a.Componenta hardware se constituie din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, stocare, transmitere i prelucrare automat a datelor. Acestea pot include calculatoare, scannere, case de marcat, dispozitivele de comunicare, dispozitivele de interconectare. b.Componenta software se constituie din totalitatea programelor i aplicaiilor care realizeaz funcionarea sistemului informatic. Din aceast categorie fac parte sistemele de operare utilizate, aplicaiile software de comunicaie n reea, programele de prelucrare n scopul obinerii unor informaii contabile, programele de editare de texte i de creare a rapoartelor, etc. c.Componenta de comunicaie se constituie din toate echipamentele i tehnologiile utilizate pentru comunicaia datelor ntre prile componente ale sistemului informatic. d.Baza tiinific i metodologic se compune din modelele matematice ale proceselor de contabilitate, din metodologiile, metodele i tehnicile de realizare a sistemelor informatice. e.Baza informaional se constituie din totalitatea fluxurilor informaionale i ale datelor de prelucrat. Unii autori (Lungu I.) includ aici sistemele i nomenclatoarele de coduri. Cum codificarea i utilizarea codurilor este a ajuns un mecanism foarte utilizat chiar i n viaa de zi cu zi (de exemplu utilizarea codului CNP) considerm c acestea sunt de drept o parte important a fluxului informaional, avnd n vedere urmtoarele: un produs i/sau serviciu se codific, de cele mai multe ori, printr-un mecanism intern al unitii economice; codurile folosite pot fi fcute vizibile (prin liste de selecie, prin afiare lng pre .a), iar cu timpul codurile pot memorate de ctre utilizatori i folosite cu uurin ntr-o manir direct. f.Utilizatorii sunt componenta format din totalitatea persoanelor angajate n funcionarea sistemului informatic. Se disting dou categorii mari de utilizatori: operatorii (de exemplu, cei de la casele de marcat) i informaticienii (cum ar fi analitii, inginerii de sistem, programatorii).

g.Cadru organizatoric este dat de regulamentul de ordine interioar i de actele legislative n vigoare. n general, sistemele informatice de contabilitate sunt organizate astfel nct s corespund arhitecturii contabilitii din Romnia n care se remarc trei mari componente: 1. contabilitatea general (aprovizionare i furnizori; vnzri i clieni; cheltuieli; venituri; datoriilor; creanelor; stocuri i obiecte de inventar; mijloace fixe; capital; salarii; operaii diverse, de nchidere); 2. contabilitatea financiar / de gestiune financiar: trezoreria, investiiile financiare, finanrile ncasri de la clieni, pli ctre furnizori, evidenierea plasamentelor, plata impozitelor i taxelor

etc.; 3. controlul prin bugete elaborarea de bugete i urmrirea acestora prin intermediul contabilitii generale. Din aspectele descrise pn acum putem trage concluzia c majoritatea aciunilor desfurate n cadrul unei entiti economice necesit utilizarea sistemului informatic de contabilitate. NeoSys este un program de contabilitate financiara, gestiune a stocurilor, salarii si productie, creat sa creasca eficienta agentilor economici si a contabililor, prin usurinta in exploatare si rapiditatea obtinerii informatiilor contabile. Este conceput conform reglementarilor contabile in vigoare si este adaptabil la modificarile ulterioare ale legislatiei. Avantajele alegerii neoSys ca program de contabilitate: * excelent raport calitate/pret * numar nelimitat de firme * numar nelimitat de utilizatori * varianta monopost sau retea (client-server) * actualizari incluse pe toata perioada contractuala * suport tehnic prin e-mail sau telefon NeoSys este un soft al firmei SoftWorks SRL. Modulul de contabilitate al programului neoSys ofera urmatoarele facilitati: - Posibilitatea introducerii / actualizarii / vizualizarii datelor contabile (in lei sau valuta) - Posibilitatea modificarii / vizualizarii datelor pe orice perioada (fara a inchide luna curenta) -Posibilitatea culegerii datelor prin module intuitive (facturi clienti, furnizori, incasari, plati, note contabile diverse), toate datele reflectandu-se in final intr-un singur loc (registrul jurnal) - Posibilitatea definirii / utilizarii notelor contabile model, pentru a spori eficienta - Posibilitatea configurarii tipurilor documentelor primare utilizate la inregistrarile contabile - Plan de conturi flexibil, dupa cerintele utilizatorului - Obtinerea automata, cu posibilitatea listarii, a urmatoarelor registre contabile (pe perioada dorita): - Balanta de verificare analitica sau sintetica - Registrul jurnal - Fise cont - Registrul Cartea Mare (globala sau numai pe anumite conturi) - Situatii clienti / furnizori - Registrul de casa - Raport de gestiune - Jurnale de vanzari / cumparari - Jurnal de banca - Inchiderea automata a conturilor de venituri / cheltuieli - Inchiderea automata a conturilor de TVA - Generarea Bilantului contabil - Declaratia 394