COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 1

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

BAZE DE DATE ACCESS CUPRINS 1. BAZE DE DATE

1.1 1.2 Introducere...............................................................pag 3 Istoric.......................................................................pag 3

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE (SGBD).

2.1. Definitie.Exemple de SGBDpag 3 2.2. Functiile SGBD. ..pag 4

3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

3.1. Modele de baze de datepag 4 3.2. Principii de proiectare a bazelor de date..pag 5 3.3. Tipuri de date utilizate in bazele de date....................pag 11 3.4. Pasii urmati in proiectarea unei baze de date...............pag 12 3.5. Operatii cu baze de date............................................... 3.6. Exemplu de baza de date.............................................. 3.6.1. Tabele....................................................................... 3.6.2. Formularul de incarcare a BD................................... 3.6.3. Raport........................................................................

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 2

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

1. INTRODUCERE 1.1.DEFINITIE:
Baza de date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date. Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de date simple sau complexe. Spre deosebire de Excel, Access va permite sa stocam si sa administram volume mari de date, organizate n unitati numite inregistrari. In sens exact o baza de date reprezinta o colectie de informatii stocate , date corelate intre ele si memorate pe suport extern (dispozitiv de stocare). Cel mai simplu si uzual exemplu de baza de date este cartea de telefon.

1.2. ISTORIC
Termenul de baz de date apare n 1967 i reprezint o colecie de informaii corelate despre subiectul studiat, relaiile logice dintre aceste informaii i tehnicile de prelucrare corespunztoare (sortare, regsire, apreciere, tergere, adugare, inserare, modificare). La inceputul anilor 90, firma Microsoft Corporation a lansat aplicati aAccess, aplicatie care se bazeaza in mare parte pe logica de stocare a sistemului FoxPro. Versiuni: Access 2.0. ,7, 97, 2000,2002,2003, MS Office Access 2007, MS Office Access 2010.

2. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD).

2.1. DEFINITIE:
SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare. Orice SGBD contine: -limbajul de descriere a datelor (LDD)= permite descrierea st5ucturii BD ,a componentei, a relatiilor dintre componente, a drepturilor de acces a utilizatorilor la BD; -limbajul de cereri (LC)=limbajul in care se scriu programele pentru realizarea prelucrarii datelor; -limbajul de prelucrare a datelor (LPD)=permite operatii aasupra BD , cum ar fi incarcarea BD, inserarea ,stergerea, cautarea sau modificarea unui element, realizarea de statistici. Page 3

BAZE DE DATE-ACCESS

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

Administrarea BD presupune coordonarea lucrarilor de proiectare aBD, securitatea (protectia) informatiei, dezvoltarea BD. Aceste functii sunt indeplinite de catre Administratorul BD (ABD). El defineste obiectele sistemului , elaboreaza principiile de protectie a datelo, raspunde de alegerea si implementarea SGBD, asigura functionarea normala a sistemului . De proiectarea unei BD se ocupa :analisti, programatori, administratori de retele. EXEMPLE DE SGBD. Cele mai raspandite sunt : -Oracle -Informix -Sybase -MySQL -Interbase -Access.

2.2. FUNCTIILE SGBD.

Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii: -de descriere ,care rezida n definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date; -de actualizare, care presupune inserarea, redactarea i suprimarea datelor; -de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare; -de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.; -de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei n cazul deteriorarii; -de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces.

3. PROIECTAREA BAZELOR DE DATE

Proiectarea unei BD se face prin alegerea unui model de BD.

3.1. MODELE DE BAZE DE DATE.

Infunctie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date: -modelul ierarhic( arborescent) -modelul retea -modelul relational. Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore n care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere ntre inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare. Accesul la inregistrarile colectiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui, adica se parcurg toate colectiile aflate in subordonare ierarhica dintre colectia

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 4

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

radacina si colectia cercetata. Unui element superior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente inferioare, iar unui element inferior i corespunde un singur element superior. In modelul ierarhic se foloseste notiune a de element virtual, care inlocuieste dublura unui element prin adresa elementului respectiv, fiecare lement apare astfel o singura data in baza de date. Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare. Intr-o retea , nodurile corespund entitatilor si relatiile sunt reprezentate prin sageti intre noduri: sageti simple si sageti duble. Operatiile cele mai frecvente pentru modelul retea se impart in doua categorii: -cautarea unor elemente ale unor entitati cu anumite proprietati sau cautarea unor informatii prin utilizarea legaturilor intre entitati; -navigarea in reteaua de date. Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale . Access permite stabilirea de relatii intre tabele. Aceste relatii se bazeaza pe un camp care este mun unei perechi de tabele.Fiecare tabel trebuie sa contina un camp numit cheie primara . Cheia primara trebuie sa identifice in mod unic fiecare inregistrare din tael. Asadar, campul cheie primara este, in mod caracteristic, un camp care atribuie o valoare numerica unica fiecarei inregistrari (fara duplicate in tabelul respectiv). De exemplu ,un tabel numit Clienti (Customer) poate contine un camp Identificator Client (Customer ID) care identifica fiecare client pe baza unei valori numerice unice- de exemplu codul numeric personal(CNP). Pana si o baza de date simpla este alcatuita din numeroase tabele corelate.

3.2. PRINCIPII DE PROIECTARE A BAZEI DE DATE

Structura bazei de date poate fi considerata ca modul in care va arata tabelul fara nicio informatie in el (aspectul tabelului). Pentru a descrie structura tabelului trebuie sa stim: -numarul de campuri (coloane ) din tabel; -numele campurilor (titlurile coloanelor); -tipul de date al fiecarui camp. Inainte de a crea o baza de date, este foarte importanta planificarea ei. Cand planifici o baza de date trebuie sa tii cont de urmatoarele aspecte: aceasta nu este conceputa numai pentru a introduce date, ci si pentru vizualizarea si raportarea datelor incluse in diferite tabele care alcatuiesc baza de date. Determinarea tabelelor. Tehnic vorbind ,avem nevoie de un singur tabel pentru a alcatui o BD.Deoarece Access este un program de baze de date relationale, este conceput pentru manipularea unui numar mare de tabele si pentru crearea de relatii intre acestea. De exemplu intr-o BD care tine evidenta pacientilor pot fi incluse urmatoarele tabele: -pacienti -zile de spitalizare -analize efectuate BAZE DE DATE-ACCESS Page 5

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

-costuri totale,etc Determinarea formularelor: Formularele sunt utilizate pentru introducerea datelor inregistrare dupa inregistrare. Determinarea interogarilor: Interogarile sunt folosite pentru a obtine informatii utile de care avem nevoie dupa informatiile stocate in baza noastra de date, ex: daca pacientul este sau nu asigurat, analize efectuate, costuri etc. Determinarea rapoartelor: Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din BD. Acesta insereaza datele intruna sau mai multe pagini, intr-un format usor de citit.. Rapoartele sunt menite a fi tiparite, spre deosebire de tabele si formulare, care sunt de obicei pe ecran. De exemplu, dorim un raport despre pacientii sub 18 ani sau unul despre pacientii care sufera de boli cronice. Un raport poate extrage date din diferite tabel simultan, poate efectua calcule cu aceste date si poate prezenta rezultate frumos formatate, foarte utile pentru cei care nu stau alaturi de noi in fata calculatorului. Lansarea in executie a programului Access se face in functie de modul in care l-am instalat: *clic pe Start, apoi optiunea All Programs, apoi clic pe Microsoft Office Access 2003. * prin crearea unei pictograme de acces rapid(Create Shortcut); efectuam dublu clic pe pictograma respectiva . Obtinem o fereastra asemanatoare cu cea din figura de mai jos:

Crearea / accesarea unei baze de date Crearea unei baze de date Microsoft Access 2003 se realizeaza fie pornind de la o baza de date blank, fie de la un sablon de baza de date pus la dispozitie de aplicatia Microsoft Access 2003. Crearea unei baze de date blank Access 2003 consta in:

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 6

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

-in caseta de dialog File New Database, la optiunea Save in: se selecteaza locatia unde va fi salvat fisierul bazei de date; denumirea fisierului bazei de date este introdusa la optiunea File name, iar salvarea pe disc are loc la apasarea butonului Create. Pentru a crea o baza de date noua, n zona Open a ferestrei (figura 1) alegem optiunea Create a new file, iar in caseta urmatoare - optiunea Blank Database. Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Figura 2 . Pentru a deschide o baza de date existenta n zona Open a ferestrei reprezentate n figura 1 executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele bazei de date.

Figura 3 (de ex., BIBL) si localizarea ei (discul, dosarul).Obtinem o fereastra n care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access. BAZE DE DATE-ACCESS Page 7

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

COMPONENTELE FERESTREI ACCESS.

Figura 4 Fereastra Database (figura 4) furnizeaza o lista cu pictograme, situate in partea stanga, pentru obiectele Access: -tabele( Tables)-obiect definit de utilizator in care sunt stocate datele primare; -interogari (Queries)-obiect care ne permite vizualizarea informatiilor obtinute prin prelucrarea datelor din unul sau mai multe tabele si /sau interogari(ne permite sa punem intrebari bazei de date; raspunsul se poate folosi la manipualrea datelor din tabel, precum stergerea inregistrarilor sau vizualizarea acelor date din tabel care satisfac numai anumite criterii);ifd modul de definire si rezultatul actiunii interogarile pot fi: interogari de selectie, de sortare, de excludere a unor inregistrari din BD,de obtinere a unor informatii rezultante in campuri noi (ex. aflarea costului spitalizarii dupa numarul de zile de internare si plata asigurarilor de sanatate), de obtinere a unor totaluri sau medii si interogari incrucisate. -formulare (Forms)-utilizat la introducerea ,editarea si vizualizarea datelor din tabel, inregistrare dupa inregistrare ; -rapoarte (Reports)-permite rezumarea informatiilor din baza de date intr-un format corespunzator pentru tiparire ; -pagini de acces la date ( Pages)-obiect care include un fisier HTMLsi alte fisiere suport in vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-ului Internet; -macrocomenzi (Macros)-obiect care contine o definitie structurata a uneia sau mai multor actiuni pe care Access le realizeaza ca raspuns la un eveniment; -module (modules)-obiect care contine proceduri definite de utilizator si scrise in limbajul de programare Visual Basic. Aceste obiecte distincte sunt cele care vor compune baza de date.Fiecare obiect trebuie avut in vedere la planificarea unei noi baze de date. Butoanele din bara cu instrumente sunt utilizabile numai daca am creat sau deschis o baza de date.Access este diferit de celelalte aplicatii Office prin faptul ca dispune de o bara cu instrumente pentru fiecare obiect din baza de date.. in unele cazuri, pentru fiecare obiect exista mai multe bare cu instrumente, de exemplu, tabele Access au doua bare de instrumente :

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 8

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

-Table Datasheet (foaia de date a tabelului )= pune la dispozitie instrumente care faciliteaza introducerea si manipularea datelor din tabel ; -Table Design (proiectarea tabelului)= permite manipularea parametrilor de proiectare a tabelului. Un tabel este alcatuit din randuri si coloane. Access stocheaza fiecare consemnare in baza de date in propriul sau rand;aceasta se numeste inregistrare. Fiecare inregistrare contine informatii precise referitoare la datele inregistrate in baza de date. Fiecare inregistrare este impartita in componente diferite de informatii, denumite campuri. Fiecare camp este reprezentat intr-o coloana separata din tabel.Fiecare camp contine o informatie distincta, iar toate campurile dintr-un rand alcatuiesc o anumita inregistrare. Crearea unei baze de date Access 2003 pe baza unui sablon se realizeaza printr-o aplicatie wizard inclusa in Microsoft Access 2003. Operatia consta in: -deschiderea panoului de sarcini New File prin selectia comenzii New din meniul File; shortcut-ul pentru aceasta operatie este CTRL+N; -din panoul de sarcini New File, grupul de optiuni Templates, se selecteaza referinta hyperlink On my computer; -in caseta de dialog Templates, se selecteaza eticheta Databases care permite accesul la sabloanele de baze de date incluse in aplicatia Microsoft Access 2003; butonul Templates on Office Online permite verificarea existentei altor sabloane pe site-ul web Microsoft; -selectarea tipului de sablon dorit si salvarea fisierului bazei de date in caseta de dialog File New Database prin apasarea butonului OK; sunt introduse locatia fisierului in optiunea Save in: si denumirea sa la optiunea File name; -se lanseaza aplicatia wizard Database Wizard care permite setarea caracteristicilor bazei de date prin parcurgerea pasilor predefiniti. Aplicatia Database Wizard -modificarea obiectelor din baza de date (Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules, Favorites) din Database Window. Accesul la datele stocate in tabele si utilizarea lor se realizeaza prin optiunile predefinite in fereastra Main Switchboard.

Dupa ce am deschis o baza de date , putem crea diferite obiecte in oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros i BAZE DE DATE-ACCESS Page 9

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

Modules se definesc in baza tabelelor, acestea trebuie create in primul rind. Cu alte cuvinte, daca o BD nu contine cel putin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsita de sens. Pentru a crea un tabel nou selectam clasa de obiecte Tables, apoi actionam butonul . Caseta de dialog New Table care apare ne ofera 5 moduri de definire a structurii tabelului.

Moduri de definire a structurii unui tabel Daca selectam optiunea Design View si actionam butonul OK, obtinem o fereastra in care definim campurile tabelului si caracteristicile lor.

Definirea campurilor tabelului. Caracteristicile campurilor Pentru fiecare camp al tabelului se specifica 3 caracteristici, i anume: Field Name (denumirea campului, obligatoriu); Data Type (tipul campului, obligatoriu); BAZE DE DATE-ACCESS Page 10

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

Description (descrierea campului, optional). Stabilirea cheilor primare Daca valorile unui camp sunt unice (nu se repeta), putem semnala acest lucru, pentru a evita introducerea accidentalaa dou valori identice. Aceasta procedura poart denumirea de stabilire a cheii primare. Cheia primara poate fi stabilita si pe cateva campuri. Pentru a stabili cheia primara, selectam campul respectiv, apoi executam un clic pe butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, in partea din stanga a campului respectiv apare semnul cheii. Dupa incheierea procedurii de descriere a campurilor si de stabilire a cheii primare, salvam tabelul (descrierea lui), selectand comanda Save din meniul File si indicand numele tabelului. Daca nu am stabilit o cheie primara (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va avertiza, sugerandu-ne stabilirea cheii pe un camp de tip AutoNumber. Pentru a confirma, actionam butonul Yes. In acest caz sistemul stabileste automat cheia primara pe un camp AutoNumber (dac el exista) s au creeaza suplimentar un asemenea camp (dac el nu exista), stabilind pe el cheia primara. Pentru a renunta la stabilirea cheii primare, actionam butonul No. ions and tutorials for IT&C development Inchiderea / redeschiderea bazei de date Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere, sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei baze de date nu nseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incat putem deschide o alta baza de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus. O baza de date este memorata in unul sau mai multe fisiere.Fisierul care contine baza de date va avea extensia .mdb . Iesirea din Access Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri: -se apasa combinatia de taste Alt+F4; -se executa comanda Exit din meniul File; -se actioneaza butonul din bara de titlu a aplicatiei.

3.3. TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.

Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt: -Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule); -Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere; -Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice; -Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format; -Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute); BAZE DE DATE-ACCESS Page 11

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

-Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare; -Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format; -OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object din meniul Insert; -Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier; -Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No.

Aplicatia Lookup Wizard.

3.4. PASII URMATI IN PROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE

1. Crearea tabelelor: -stabilirea numarului de coloane, dimensiunea(numarul de caractere) si tipul datelor(text, number,date/time, currency etc) 2. Definirea cheilor primare -pentru a evita introducerea accidentala a doua sau mai multe valori identice alegem o cheie primara. Ex: intr-un tabel cu pacienti putem alege codul numeric personal(CNP) drept cheie primara, CNP-ul fiind unic. 3 Specificarea valorilor implicite.Ex: valoarea TVA-ului de 9% pentru majoritatea medicamentelor poate fi valoare implicita . 4. Stabilirea unor conditii de validare pentru valoarea fiecarui camp. 5. Editarea formularului pentru achizitia de date(incarcarea bazei de date).

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 12

COALA POSTLICEAL FUNDENI

MIHAI MDLINA-ELENA

CLASA I B AMG

6. Editarea rapoartelor utilizate pentru consultarea bazei de date(ex:sortam din BD numai pacientii cu varsta pana in 18 ani, sau pe cei care nu sunt asigurati, lista medicamentelor compensate etc). 7. Interogarea BD-extragerea anumitor informatii din BD , astfel incat sa obtinem un grup restrans pe care il scoatem cu un titlu(o lista restransa). Etape: a)selectam o parte din BD pe baza unei conditii logice, obtinand o BD mai redusa; b)sortarea= indicam campul dupa care se face sortarea si ordinea (alfabetica, dupa varsta,etc); c)filtrarea- se aplica diferite filtre care au ca rol eliminarea unor inregistrari (a unor linii din tabel), obtinand o reducere a BD pe verticala. d) Aplicarea de masti(mascarea) anumitor coloane =se obtine scurtarea BD pe orizontala. e)Alte operatii:subtotaluri, medii aritmetice, medii geometrice, functii financiare, interogari incrucisate,etc. 8. Mecanisme de intretinere a SGBD( back-up=salvarea periodica a datelor in functie de importanta lor, repararea BD=cu chei de control, reindexarea=schimbarea continutului prin eliminarea unei pagini-se executa periodic) si de securitate a SGBD(protejarea BD impotriva unui operator neautorizat sau impotriva pierderii accidentale de date).

BAZE DE DATE-ACCESS

Page 13