SISTEMUL INFORMAIONAL AL MANAGEMENTULUI

Managementul firmei nu poate fi asigurat n conditii corespunzatoare, fara cunoasterea sistematica a modului n care se desfasoara ntregul proces al economiei unitatii. Pentru aceasta este necesar ca managerul sa dispuna de un rational si eficient sistem de informare economica, tehnica si sociala. Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, nu poate fi realizata dect n cadrul unui sistem informational adecvat. Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si activitati practice, de echipamente si de proceduri, orientat catre modelarea proceselor manageriale cu ajut 1 1!1"1#$ orul unor operatii de prelucrare a informatiilor. 6.1. NOIUNI DE BAZ

6.1.1. Aspectul in !"#$ti!n$l $l #$n$%e#entului s!ciet$tii c!#e"ci$le

%ratarea sistemica a organizarii managementului unitatii economice implica o analiza corecta a aspectului sau informational. Studiul organizarii managementului su$ acest aspect permite sa se constate si evidentieze o pro$lematica specifica, ce se refera si la tehnologia managementului societatii comerciale. &ceste pro$leme atrag atentia managerilor care tre$uie sa fie pregatiti sa le solutioneze n conditii concrete. 'ntregul proces managerial ne apare ca un proces de nsusire si transmitere a informatiei. Momentul central al acestui proces l reprezinta actul de adoptare a deciziei, care consta n alegerea unuia clin numeroasele mijloace de actiune. &doptarea deciziei genereaza informatia decizionala, care se transmite la executanti su$ forma de planuri, sarcini, normative, comenzi si le serveste ca impuls spre actiuni coordonate si orientate spre scopuri manageriale precise. 'n sistemul managementului societatii comerciale toti conducatorii si salariatii sunt legati ntre ei prin informatii, care furnizeaza o retea comunicationala unica. 'n aceasta retea o iesire informationala de la un organ reprezinta o intrare informationala pentru altele. (iecare manager reprezinta un nod al retelei comunicationale, n care se ntrepatrund o multitudine de informatii. Sursele informationale se caracterizeaza prin continut, intensitate si regim temporal. )rganizarea managementului societatii comerciale se gaseste n strnsa dependenta cu aceste caracteristici. 'n viata manageriala, informarea are un rol deose$it reprezentnd un instrument indispensa$il n ela$orarea procesului de dezvoltare a societatii comerciale, n urmarirea realizarii acestuia, n valorificarea resurselor si, n special, a realizarii si depasirii profitu lui prevazut de catre manager. *atele si elementele informationale, sunt necesare la cunoasterea proceselor si fenomenelor manageriale, la examinarea lor critica n vederea fundamentarii deciziilor ce se impun. +a rndul ei, cunoasterea nseamna stapnire si prevedere, elemente ce reprezinta coordonatele esentiale ale managementului societatii comerciale.

6.1.&. '!nceptul (e siste# in !"#$ti!n$l $l #$n$%e#entului s!ciet$tii c!#e"ci$le

Realizarea unei informari complete, operative si de calitate, precum si valorificarea acesteia nu poate fi conceputa dect n cadrul unui sistem informational adecvat. ,omponenta a managementului, sistemul informational exercita o influenta asupra functionarii si eficientei societatii comerciale sau regiei autonome. 6.1.2.1. Definirea sistemului informational managerial 'n a$ordarea pro$lematicii sistemului informational managerial un prim pas l reprezinta definirea acestuia. Sistemul informational managerial reprezinta ansam$lul informatiilor, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contri$uie la realizarea o$iectivelor principale ale societatii comerciale sau ale regiei autonome. Sistemul informational managerial apare ca un complex de oameni si de activitati practice, de echipamente si de proceduri, orientat catre modelarea proceselor manageriale cu ajutorul unor operatii de prelucrare a informatiilor, $azat pe folosirea mijloacelor de mecanizare si automatizare. Sistemul informational managerial presupune folosirea metodelor moderne de calcul si analiza economica, programarea, optimizarea proceselor manageriale si ela$orarea de modele previzionale, precum si tipizarea unor scheme de circuite informationale la nivelul managerului, ale ajutoarelor sale imediate, ale sefilor de su$unitati si al salariatilor unitatii economice. Sistemul informational managerial asigura cunoasterea realitatilor societatii comerciale si contri$uie astfel la ela$orarea si ndeplinirea o$iectivelor sta$ilite de manager. Prin intermediul sau se o$tin informatiile necesare fundamentarii deciziilor strategice si de politica economica manageriala, se furnizeaza $aza de date necesare ela$orarii modelelor de crestere economica a unitatii, se culeg, prelucreaza si transmit informatiile privind realizarea scopurilor si o$iectivelor, se masoara intensitatea conexiunilor din spatiul managerial, se determina a$aterile aparute si cauzele acestora. 6.1.2.2. Cerinte fata de sistemul informational managerial (unctionalitatea si eficienta sistemului informational managerial depinde de respectarea ctorva cerinte de $aza. ) prima cerinta se refera la necesitatea definirii o$iectivelor regiei autonome sau societatii comerciale, a activitatii manageriale, n functie de cerintele informationale. *e asemenea, apare necesar sa se coreleze sistemul informational cu procesul managerial al unitatii economice si pe aceasta $aza sa se sta$ileasca exigentele generale si specifice pentru sistemul informational managerial. %ot pe planul corelarii, tre$uie avut n vedere raportul ce se sta$ileste ntre sistemul informational si structura organizatorica a societatii comerciale sau a regiei autonome, exigentele pe care si le impun reciproc, precum si legaturile necesare ntre elementele de structura n cadrul societatii comerciale si ntre aceasta si alte unitati si organisme exterioare. ) cerinta deose$it de importanta se refera la necesitatea selectiei informatiilor n scopul de a asigura o corespondenta rationala si eficace ntre nevoile reale de informare a managerului si informatiile ce i sunt furnizate de catre ajutoarele sale directe. 'n acest cadru, managerul primeste att informatii de natura tehnico-operativa, ct si informatii economice. *e regula, informatiile economice reprezinta o sintetizare a informatiilor tehnico-operative. Pentru a asigura un nivel superior de veridicitate si eficienta informatiilor economice este nevoie sa se insiste pe calitatea evidentelor, fata de care se gasesc n relatie de dependenta. %ot pe planul dependentei se afla informatiile fata de nivelul de prelucrare a datelor. .iata uzinala confirma faptul ca $aza informationala a procesului

managerial este superioara atunci cnd prelucrarea datelor se face mai temeinic, mai complex si mai diversificat. si, n sfrsit, o ultima cerinta se refera la supletea si adapta$ilitatea sistemului informational managerial. &ceste cerinte izvorasc din dinamismul pro$lematicii cu care se confrunta sistemul managerial. 6.1.2.3. Clasificarea sistemelor informationale manageriale /xista mai multe criterii de clasificare a sistemelor informationale manageriale. 0n prim criteriu se refera 1a nivelul ierarhic la care sunt folosite informatiile, dupa care ele se deose$esc n doua grupe2 a3 sistemul informational macroeconomic, care trateaza nivelul si tendintele de dezvoltare a economiei nationale si a ramurilor sale4 $3 sistemul informational microeconomic, care reprezinta un instrument la dispozitia managerului si ofera informatii asupra desfasurarii activitatilor unitatii economice. 0n alt criteriu de clasificare are n vedere structura si distinge2 a3 sistemul informational intern care serveste functiei unui organ managerial4 $3 sistem informational extern care trateaza procese ce au loc n afara zonei unui anumit organ managerial. Modul de organizare reprezinta un alt criteriu de clasificare a sistemelor informationale manageriale. *in acest punct de vedere retinem2 a3 sistem informational functional, care deserveste complet o functie 5de aprovizionare, productie, desfacere, cercetare-dezvoltare, financiar-conta$il, de personal34 $3 sistem informational integrat, care are n vedere conexarea proceselor manageriale cu cele de informare, precum si mpletirea sistemului de prelucrare a datelor cu utilizarea instalatiilor de control si management al productiei prin intermediul calculatorului electronic. 0n ultim criteriu de clasificare se refera la mijloacele utilizate. Potrivit acestui criteriu deose$im a3 sistem informational care foloseste numai operatori umani pentru culegerea, prelucrarea si transmiterea informatiilor4 $3 sistem informational semiautomat, care utilizeaza operatori umani si echipamente 5mijloace automate34 c3 sistem informational automat, care se $azeaza pe folosirea numai a echipamentelor automate. 6.1.2.4. Componentele sistemului informational managerial 1. Informatiile ,omponenta primordiala a sistemului informational managerial, informatia poate fi definita ca element de nstiintare care provoaca managerului si celorlalte cadre de conducere reactii ce declanseaza decizii si actiuni. +egata de oameni, o$iecte, timp, loc sau de anumite relatii cu lumea exterioara, informatia reprezinta o noutate, o stire sau o comunicare asupra unor fapte, evenimente, idei, opinii, experiente ce urmeaza a fi transmise, ntelese sau acceptate n vederea realizarii scopurilor preconizate de catre manager. 1nformatia, utilizata de catre manager, ne apare, de regula, ca rezultat al actiunii constiente a personalului cu munci de raspundere pentru comunicarea unor elemente noi de cunoastere a unor stari ale societatii comerciale, sau a conditiilor unor evenimente 5fenomene, fapte sau procese manageriale3 ce se refera la trecut, prezent sau viitor. 'n ele se reflecta interesele si vointa managerului, a salariatilor sai. 'n managementul societatii comerciale informatiile furnizeaza date cu privire la activitatea productiva si pun n evidenta pozitia adoptata de manager n legatura cu pro$lemele ce urmeaza sa fie rezolvate. ,u ajutorul informatiilor managerul sta$ileste contactul nemijlocit si se adreseaza direct salariatilor care concura la realizarea scopurilor si o$iectivelor manageriale.

'n practica managementului societatii comerciale se utilizeaza urmatoarele feluri de informatii2 a3 de comanda sau de dirijare, folosite pentru analiza fenomenelor manageriale si pentru declansarea actiunilor manageriale4 $3 de reglare si care vizeaza ndreptarea mersului activitatii economice, prin modificari cantitative sau calitative4 c3 de cunoastere si raportare, cunoscute si su$ denumirea de informatii conta$ile si statistice si cu ajutorul carora informatiile de cunoastere se transforma n informatii de comanda4 d3 de planificare si prognoza, $azate pe evidenta operativa conta$ila si statistica si utilizate pentru formularea de decizii privitoare la dezvoltarea economiei societatii comerciale, n concordanta cu procesul tehnic si economic, cu nevoile salariatilor, relatiile manageriale si economice si alti factori. %ipologia informatiilor este redata n ta$elul 6.1. Tabelul nr.6.1. %ipologia informatiilor 5dupa 7icolescu, )., .er$oncu, 1., 1###3
Nr. crt. Criterii de clasificare 1 Mod de exprimare )rale Categorii de informatii Caracteristici principale 8 - expuse prin viu grai2 - nu implica investitii n mijloace de tratare a informatiilor4 - nuantate4 - viteza de circulatie mare4 - nu sunt controla$ile4 - lasa loc la interpretari4 Scrise - consemnate de regula pe hrtie4 - pot fi pastrate nealterate timp ndelungat4 - implica cheltuieli moderate4 - consemnarea lor necesita un consum de timp aprecia$il4 &udiovizuale - se adreseaza concomitent vazului si auzului4 - implica aparatura

" 1.

Nr. crt.

Criterii de clasificare

Categorii de informatii

Caracteristici principale speciala 5calculatoare, terminale, circuit de televiziune local, ta$louri de comanda speciale s.a3 - viteza mare de circulatie 5indiferent de distante34 - capacitate de sugestie si nuantare ridicata4 - pot fi consemnate integral si rapid4 - costisitoare4

1ntermediare

- se afla n diferite faze de prelucrare informationala4 - cele mai raspndite la nivelul personalului functional si al managerilor de nivel inferior4

(inale

- au trecut prin ntreg sirul de prelucrari informationale prevazute4 - caracter sintetic4 - caracter complex4 - caracter decizional4 - se adreseaza de regula managerilor ndeose$i de la esaloanele superior si mediu4

8. 8

*irectie a vehicularii

*escendente

- se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului4 - alcatuite preponderent din decizii, instructiuni,

Nr. crt.

Criterii de clasificare

Categorii de informatii

Caracteristici principale metodologii etc4

&scendente

- se transmit de la esaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management4 - reflecta cu prioritate modul de realizare a o$iectivelor si deciziilor manageriale4

)rizontale

- se transmit ntre titulari de posturi situate pe acelasi nivel ierarhic4 - caracter functional si de cooperare servind la integrarea pe orizontala a, activitatilor ntreprinderii4

99. Mod de organizare a nregistrarii si prelucrarii

%ehnico-operative

- localizeaza n timp si spatiu procesele din cadrul firmei4 - utilizate cu preponderenta de managementul de nivel inferior pentru a controla munca executantilor4

*e evidenta conta$ila- se refera n special la aspectele economice ale activitatilor intreprinderii4 - folosite ndeose$i pentru fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt4

Statistice

- reflecta sintetic, su$ forma preponderent numerica, principalele activitati

Nr. crt.

Criterii de clasificare

Categorii de informatii

Caracteristici principale ale firmei corespunzator unor standarde presta$ilite. - caracter postoperativ4 - caracter sintetic n sensul ca sunt folosite cu prioritate pentru evaluarea rezultatelor ntreprinderii si pentru previzionarea de noi o$iective.

:.

Provenienta

/xogene

- provin din suprasistemele din care face parte firma4 - alcatuite preponderent din legi, ordonante, decizii, instructiuni, indicatii etc4 - o mare parte a lor sunt o$ligatorii4

/ndogene

- sunt generate n cadrul firmei4 caracter autocuprinzator ntruct se refera la toate activitatile societatii comerciale sau regiei autonome4 - caracter eterogen reflectnd diversitatea proceselor din cadrul firmei4

6.

*estinatie

1nterne

- $eneficiarii de informatii sunt managerii si executantii din ntreprindere4 - caracter atotcuprinzator4 - niveluri de agregare diferite4

Nr. crt.

Criterii de clasificare

Categorii de informatii

Caracteristici principale - grad de formalizare redus4

/xterne

- $eneficiarii de informatii sunt clientii furnizorii sau suprasistemele din care fac parte firmele4 - caracter selectiv se refera la aspectele esentiale ale activitatilor ntreprinderii4 - grad de agregare ridicat4 - grad de formalizare mare4

;.

)$ligativitatea 1mperative pentru adresant

- emise de conducatori fiind destinate niveluri ierarhice inferioare4 - caracter decizional pronuntat4 - luarea n considerare a mesajului informational este o$ligatorie4

7onim-perative

- emise de executanti si manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor4 - caracter pronuntat informativ4 - luarea n considerare a mesajului informational nu este o$ligatorie4

<.

7atura proceselor reflectate

,ercetare-dezvoltare - reflecta sau au n vedere activitatile de cercetare-dezvoltare4 ,omerciale - reflecta sau au n vedere activitatile comerciale4

Nr. crt.

Criterii de clasificare

Categorii de informatii Productie

Caracteristici principale - reflecta sau au n vedere activitatile de productie4 - reflecta sau au n vedere activitatile financiar-conta$ile4 - reflecta sau au n vedere activitatile de personal.

(inanciar-conta$ile

Personal

. Fluxurile informationale ,ea de-a doua componenta a sistemului informational managerial, fluxul informational reprezinta drumul pe care l parcurge informatia sau categoria de informatii ntre emitator si destinatar. Prin parvenirea informatiei la adresant sau la $eneficiar se creeaza conditiile pentru valorificare si respectiv se asigura posi$ilitatea utilizarii acesteia n procesul decizional sau de executie. (luxul informational constituie elementul determinant al diviziunii muncii ntre compartimente si su$unitati. *e aici rezulta ca fluxul informational managerial prezinta o mare importanta asupra crearii unei structuri organizatorice manageriale rationale. /l poate fi considerat drept criteriul general pentru delimitarea competentelor. 'n concordanta cu diferite faze ale procesului managerial, fluxul informational poate fi mpartit n urmatoarele etape componente2 a3 sta$ilirea liniei generale a politicii economice a societatii comerciale 5ela$orarea planului de dezvoltare n perspectiva34 $3 sta$ilirea strategiei societatii comerciale 5n cadrul perspectivei concepute de catre manager3, ela$orarea planului operativ al societatii comerciale4 c3 alegerea tacticii n realizarea planurilor operative 5managementul operativ al societatii comerciale34 d3 mo$ilizarea resurselor si utilizarea optima a acestor resurse ale societatii comerciale. 'n managementul societatii comerciale fluxul informational circula ntre adunarea generala a actionarilor si consiliul de administratie, ntre acesta si comitetul director, ntre acesta si sectiile de productie si aparatul functional, ntre acestia si salariatii societatii comerciale. (luxurile informationale manageriale se pot diviza n exterioare si interioare. ) tipologie a acestora este prezentata n ta$elul 6. . (luxurile informationale sudeaza pe participanti si le ofera posi$ilitatea de a-si dispune fortele si mijloacele si de a-si realiza atri$utiile. =aza relatiilor informationale o constituie caracterul comun al formelor si metodelor de lucru, al principiilor de functionare. %a$elul 6.2. Tipologia circuitelor informationale (dupa Nicolescu, O., Verboncu, I., 1
7r. crt. " ,riterii de clasificare 1 %ip de flux informational Principale caracteristici /xemple

1.

*irectia de .ertical vehiculare si caracteristicil e organizatoric e ale extremitatilor

- se sta$ileste ntre posturi %ransmiterea rapoarsau compartimente situate telor zilnice privind pe niveluri ierarhice diferite prezenta la lucru ntre ntre care exista relatii de un functionar al comsu$ordonare nemijlocita4 partimentului personal si seful acestuia. - vehiculeaza informatii ascendente si descendente4 - fundamentul organizatoric este reprezentat de relatiile ierarhice.

)rizontal

- se sta$ileste ntre posturi%ransmiterea inforsi compartimente situatematiilor privind situatia pe acelasi nivel ierarhic4 fortei de munca de catre seful serviciului - vehiculeaza informatiipersonal-retri$uire sefului serviciului planorizontale4 dezvoltare cu ocazia unei analize a stadiului - fundamentul organizatoric realizarii strategiei este reprezentat de relatiile societatii comerciale de cooperare sau functionale. Principale caracteristici 8 /xemple

7r. crt. "

,riterii de %ip de flux clasificare informational 1 )$lic

- se sta$ileste ntre %ransmiterea posturi sau comparti- documentatiilor mente situate pe tehnologice de niveluri ierarhice catre seful ateliediferite ntre care nu rului de proiectari exista relatii de tehnologice su$ordonare sefului echipei nemijlocita4 de sculeri nr. n vederea realizarii S*.-urilor. - vehiculeaza informatii ascendente si descendente4 - fundamentul organizatoric este reprezentat de relatiile functionale de stat major sau control.

(recventa Periodic producerii

- se repeta la anumite intervale trimestru, luna etc4

%ransmiterea saptamnala de catre sefii sectiilor de - fundamentul produ- productie a cerii lor l reprezinta situatiei realizarii caracterul secvential programelor de productie al proceselor de

munca4 - predomina n societatile comerciale si regiile autonome ca urmare a caracterului ciclic al proceselor de executie si manageriale. )cazional

inginerului sef.

- se sta$ilesc cu o %ransmiterea frecventa aleatorie4 informatiilor privind $locarea - fundamentul produ- contului curent la cerii lor l reprezinta $anca de catre managerul situatiile inedite, economic manaendogene sau gerului general al exogene, firmei. firmei

" #rocedurile informationale Prin proceduri informationale ntelegem ansam$lul elementelor prin care se sta$ilesc modalitatile de culegere, nregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor. ,u ajutorul procedurilor informationale se sta$ilesc2 a3 suportii de informatii utilizati, respectiv materialele folosite pentru consemnarea lor si caracteristicile acestora4 $3 mijloacele utilizate pentru a culege, nregistra, transmite si prelucra informatiile4 c3 succesiunea tratarii informatiilor, precum si operatiile pe care acestea le suporta, metodele si formulele de calcul utilizate. ,a principale caracteristici ale procedurilor informationale ale managementului societatii comerciale mentionam2 a3 n prelucrarea informatiilor se utilizeaza metode matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice etc.4 $3 gradul sporit de formalizare, su$liniat de accentul deose$it acordat tipizarii, standardizarii si codificarii informatiilor si situatiilor, informationale4 c3 caracterul operational accentuat, capa$il sa asigure o tratare rapida a informatiei, cu consecinte pe planul deciziei si actiunii4 d3 economicitatea pronuntata, generata de traducerea n fapt a principiului exceptiilor si al prioritatilor.