Managementtimpului

PrimriaHrlu

MANAGEMENTULTIMPULUI 1.CONSIDERAIIINTRODUCTIVE Majoritatea participanilor la trainingurile de managementul timpului vin cu ideea preconceput c vor primi un instrument sau vor nva o metod prin care vor realiza mai multe lucruri ntrun timp mai scurt pentru care vor ctiga mai muli bani. De la primele informaii noi pe care le primesc despre acest subiect ei constat ns c managementul timpului nu este o activitate sau abilitate secundar, ci o competen esenial,centraldecaredepindfoartemultenviasauspusnmaipuinecuvinteeste managementulproprieipersoane. Managementul timpului personal ncepe cu propria persoan, adic cu modul n care v considerai viaa i ceea ce este important pentru dumneavoastr. Satisfaciile sunt deplinedacvorganizaiactivitilenjurulatreiariimajoredevia:propriapersoan ifamilia,obiectiveleprofesionaleicarier,dezvoltareapersonal. Un principiu al managementul timpului spune c timpul ocupat de munc se ntinde peste timpul petrecut cu familia i cel liber, adic prelungirea timpului alocat realizrii unor sarcini de lucru va rpi timp preios familiei. Bineneles, familia i prietenii sunt foarte importani pentru fiecare dintre noi, iar reducerea momentelor petrecute cu cei dragi va duce la insatisfacii i conflicte de valori. Ceea ce ne duce la miezul managementuluitimpuluivalorilepersonale. Abordarea tradiional privind managementul timpului (tradiional pentru c are peste 35 de ani de cnd Drucker a nceput popularizarea ei) prin temele abordate (control, planificare, stabilirea prioritilor, delegare, eliminarea ntreruperilori a amnrilor) are la baz dou linii directoare: stabilirea obiectivelor i realizarea de liste cu sarcini (aa numitele todo list). Dar aceste obiective constituie reflectarea valorilor noastre personale care nu pot fi accesate uor prin tehnici superficiale (de exemplu o ntrebare prin care se ncearc forarea persoanei si evalueze obiectivele este: dac ai afla c peste6 luni vei muri deo boal incurabil, cumiai tri aceste luni?).Nu estedemirare cmulteobiectivestabilitenaceastmaniersuntbanaledacnuchiartriviale. Abordarea nou pe care o implementmine cont de aceste aspecte (planificare, control, prioriti), dar, interpune i accentueaz etapa de clarificare a valorilor, atacnd direct chestiunea dificil a valorilor personale. Altfel, ndeplinirea obiectivelor indiferent de ct de multe sunt, nu asiguri satisfaciile personale. Clarificarea valorilor este esenial n managementul timpului. Dac obiectivele implic ntotdeauna a avea (de exemplu: a

deine o certificare n managementul resurselor umane, a avea o main nou), valorile, constituieafi(deexemplu:afifinanciarsigur).Dacneamclarificatvalorile(nedine de consiliere cu specialiti n tiine comportamentale) vom ti cum s ne stabilim obiectivele (primul pas spre aciune) cu o mai mare claritate i certitudine. Dac nu suntem n clar cu valorile noastrei cu relaiile dintre ele suntem n pericol de a genera obiectivecarepotfinconflictsauinconsistentefadefiinanoastr. Abilitile de management al timpului sedimentate dup aceast etap de clarificare a valorilor creeaz ordine i structur n desfurarea activitilor. Dac ne gndim la scurgereatimpuluicaoderulareaunorintervaleegale(szicemde1or)estenecesars nelegem c nu trebuie s gsim ct mai multe intervale libere ca s le umplem cu activiticicumicuceleumplem,astfelnctsfimmplinii. Din perspectiva noastr, a ofertanilor de training, importana dat valorilor personale vinedinnevoiadeaaliniavalorileiobiectivelepersonalecucele aleorganizaiei,numai astfelclieniinotrivordepuneeforturilenecesareimplementriischimbriiidezvoltrii personaleiorganizaionale. Sunt puini cei care contientizeaz la ora actual n Romnia faptul c timpul este o resurs strict limitati, dei n multe locuri se lucreaz sub presiunea termenelor limit, n multe cazuri exist o lips general a unei organizri cu adevrat eficiente i a unei nelegerirealeavaloriitimpului. Vina principala acestei stri defapt aparine, nprimul rnd, culturii specific comuniste de care romnii nu au apucat nc s se debaraseze. Timpul trece, leafa merge, dac o problem nu se rezolv de la sine, atunci nici nu mai merit rezolvat, pauzele lungii dese, cheia marilor succese, iat numai cteva dintre principiile invocate adeseori de romninlegturcumuncapecareodepunncadruluneiinstituii.Dacmaiadugm i greaua motenire a sistemului birocratic (care nu a fost nc i nu va fi curnd nfrnt) i dificultatea cu care noile tehnologii sunt introduse mai ales n ntreprinderile de stat, ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp i, implicit, cele financiare,ninstituiileromneti. Aparent, lucrurile par s se mite mai bine n cadrul firmelor particulare, unde sunt stabilite de la bun nceput principii occidentale i tehnologii moderne de lucru. Dar, de exemplu, chiar i n cadrul acestora funcioneaz, deseori, o alt mentalitate specific romneasc:statulpesteprogramalangajailoresteconsideratsinonimcuocantitatemai mare de munc. n schimb, o companie particular i stabilete de la bun nceput principiilei sistemul de lucru, problema principal rmnnd s pstreze n timp aceste

reguli. Este vorba aici, de cultura specific fiecrei instituii n parte. O firmpoate stabili i anumite valori cu care angajaii sunt de acord i le respect, de aceea este foarte important rolul managerilori al departamentului de resurse umane n implementareai pstrareaacestorvalori. Primaiceamaiimportantregulpentrufolosireaeficientatimpuluioreprezintbuna organizare. De la stilul de lucru al fiecrui angajat n parte pn la sistemul de comunicare ntre departamente i la modul n care managerul general gestioneaz propriultimp,existmulifactoricareinflueneazeficienamuncii. Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea general a unei organizaii pentru a identifica numeroase puncte unde are loc o pierdere de timp. Orict de bine ar fi pus la punctun asemeneasistem, cei care aplic regulileinstituiei sunt oamenii,i, atta vreme ct acetia nu contientizeaz valoarea muncii lor cu toate termenele limit i listele cu programriafiate,nmodsiguraideafacecuscurgeridetimp. 2.MODALITIDEPIERDEREAVREMII ORGANIZAREAPERSONALesteprimuli,poate,celmaiimportantfactordincauza cruiasepierdetimp.Exemplu: dezastrultotaldepe birouri, diverse hrtiietc. atuncicnd ia mult timp cutarea documentelor; lipsauneiordinistrictenoricesuportdedepozitaredosare,fiiere,arhive,etc. LIPSASPAIULUIPERSONAL maimultepersoaneauacceslaacelaibirou; poziionarea biroului te poate expune ntreruperii colegii solicitndui ajutorul pentrulucrurimaiurgente; NERESPECTAREASTRICTAFIEIDEPOST exist fia de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfrit meniunea orice altactivitatesolicitat aglomerareacupreamultesarciniaangajailor STABILIREAPRIORITILOResteneclar; nu se alctuiete la nceputul fiecrei zi o list i un orar cu programarea activitilor,ntreruperidinparteacolegilornuducelarespectarealisteichiardac ealctuit.

edinele n cadrul crora se stabilesc obiectivele pe perioada urmtoare nu au loc custrictee.

IDENTIFICAREAPRIORITILOR trebuiescedeziprioritilorefilori,astfel,ntrziicupropriilesarcini. ATITUDINEAFADECOLEGI persoanelesritoareipierdvremea. CLASIFICRIALESARCINILOR sunt puini cei care i ierarhizeaz sarcinile de la cele foarte importante i foarte urgentelaceleneeseniale. ALTETIPURIDENTRZIERI fumatul; sistemeledearhivarenuexistarhivelazidectncontabilitate(eventual),nuse alctuiesclistedeintrriieiri; trasuldetimp. COMUNICAREAINTREDEPARTAMENTE neefectuarealatimpareparaiilortehnice; ntrzierilefrecventenerespectareadeadlineurilor; lipsacomunicriiadecvatetelefon,fax,fanfa,nfunciedeconjunctur; edinelelipsalocului,ntreruperileetc.; timpulefiloripierdvremeaculucruricarenutrebuieslefacei; greeliledeoricefel; comunicareacuceidepeterennupotficontactaicndenevoie; comunicareacuceidinafaraorganizaiei; delegareamunciisarcinilenusedauntotdeaunapersoaneipotrivite; lipsaordinelorclarenehotrrea.

3.CONCLUZII Pierderile majore de timp apar tocmai datorit indivizilor i a felului n care percep timpullorialcelorlali.Pedeoparte,nuliseaduceaminteconstantscopulpecarelau ntrun anumit loc de munc; pe de alta, ei nii gsesc inutil si termine treaba mai repede,deoarecepotaveasurprizaslisemaideadelucrunplus. Trebuie neles ns, c nici un program nu este n totalitate inflexibil. El doar te ajut s i planifici mai bine activitile i s ai sub ochi lista, din ce n ce mai scurt, a ndatoririlorpecaretrebuiesleducilacapt. Eficientapornetedelatine Eficienta la nivel individual nseamn mai ales o buna gestionare a celei mai valoroase, intangibile si democratice resurse existente timpul fiecruia. Este insa probabil sa va ntrebai: De ce as avea eu nevoie de managementul timpului? In fond sunt destul de organizat si lucrez cu angajament si seriozitate. La drept vorbind aveti dreptate fara efort, nu se pot obtine rezultatele dorite. Dar mici schimbari sistematice in modul in care va gestionati timpul, duc la efecte mari in ce priveste efortul necesar atingerii obiectivelor. Si oricum, in lumea afacerilor, gestionarea eficientaatimpuluiesteunpredictorbunalsuccesuluiincariera. Multi oameni ajung sa creada ca prea multa munca si stresul ridicat fac parte din fisa postului... Este mai usor sa te plangi ca nu ai timp decat sa faci cu adevarat ceva in aceasta privinta. Obisnuintele necesare unei bune gestiuni a timpului sunt dificil de implementatlainceput,darelesuntconditiasinequanonpentruacontrolacefacemcu timpulnostru. Managementul timpului inseamna identificarea si implementarea unor obisnuinte comportamentale in 4 domenii ale activitatii personale, luanduse in considerare o serie defortedeprogressiregres: Fortedeprogres Incrementalismul inseamna sa segmentezi o activitate/ sarcina in mai multe parti, conform strategieidivide et impera. Este o tehnica foarte utila intrun proiect complex

saulaosarcinadificila.Safiiorganizatinseamnasateservestieficientdediversesisteme, instrumente sau strategii pentru a tine evidenta sarcinilor, documentelor, emailurilor, intalnirilor, etc., si pentru a le face accesibile in orice moment. Orice profesionist stie sa gestioneze mai multe proiecte simultan. Succesul in cariera tine insa in buna masura de capacitateadeatifocalizaatentiaexclusivasupraunuiaspect,launanumemomentdat. Chiartuitiesticelmaimarealiat,saucelmaimareinamicinmanagementultimpului.Sa iti gestionezi timpul inseamna de fapt sa te gestionezi pe tine insuti/ insati. Este esential sastiicapotialegecumsatialocitimpul. Fortederegres Cu totii amanam. Sar zice ca amanarea tine de natura umana. Indiferent de cat de urgente sunt, evitam anumite tipuri de sarcini cele prea complexe (ex. dezvoltarea unui plan de lucru detaliat), neplacute (ex. oferirea de feedback corectiv), sau plictisitoare (ex. lecturaunuiarticoltehnic). Data viitoare cand amanati ori preferati sa faceti orice altceva decat o sarcina care stiti sigur ca este importanta si urgenta, ganditiva daca nu face parte din una dintre aceste categoriisi incercati sa apreciati costul pe termen lung al amanarii. |n fond, avem cutotii motivebune pentru a nu merge de la bun inceput la dentist, atunci cand nejeneaza o masea,daratunci candnetrezimla3dimineatacuodurereinsuportabila,amdaoricesa ne fi dus mai din timp! Perfectionismulinseamnasaitipierzifoartemulttimpasupraabsoluttuturordetaliilorin incercarea de a atinge, evident, perfectiunea. Uneori acest lucru este dezirabil sunt meserii in care si cel mai mic aspect este esential. Sa recunoastem insa ca, in majoritatea activitatilor, nu toate detaliile sunt vitale pentru succesul dorit. Pana la urma, perfectionismul inseamna sa uiti sa pastrezi echilibrul intre rezultate si eficienta, prin alocarea unui volum foarte mare de timp asupra lucrurilor mai putin importante, in detrimentulaltorsarcinisirespectariitermenelorlimita.|ntreruperilesuntinevitabile. Uneori, se pot dovedi benefice, pentru ca ne ajuta sa ne relaxam si sa reducem tensiunea. |nsa cel mai adesea sunetul telefonului sau vizita unui coleg in timp ce ne concentram asuprauneisarciniimportantesuntderanjante.Cuaplicatiiinvariatedomenii,principiul lui Pareto (sau principiul 2080) functioneaza si in acest caz: 80% din intreruperi provin de la 20% din cauze. Asadar, un prim pas este sa listati sursele de intreruperi si sa le identificati pe cele care genereaza cele mai multe intreruperi. Ce puteti face pe termen

scurt si mediu este sa puneti in aplicare un plan comun agreat cu cei care va genereaza cele mai multe intreruperi, prin care sa va alocati intalniri, discutii telefonice, un protocol de comunicare si colaborare care sa diminueze cat mai mult din imprevizibilul pe care il aduc cu ele intreruperile. Prioritatilesimanagementullor Pentruaputeadacezaruluiceialcezaruluisianumepentruaaveaobunagestionarea prioritatilor din viata profesionala si personala, primul pas este sa iti definesti corect prioritatile. Aceasta prioritizare este ea insasi o activitate consumatoare de timp, dar constituieoinvestitiecapitala,deacurateteaeidepinzandeficientasisatisfactiauneibune organizari personale. Criteriul cel mai bun prin prisma caruia sa iti definesti prioritatile este dat de importanta si nu urgenta sarcinilor ce iti revin. Dar ce activitati pot considera ca fiind importante? Raspunsul la aceasta intrebare tine de definirea obiectivelor profesionale si personale: importante sunt acele activitati care contribuie la realizarea obiectivelor pe care ti leai propus. Acestea si nu altele sunt activitatile pe care iti sugeram sa le abordezi chiar la inceputul zilei de lucru. Realizarea lor va duce la un sentiment binemeritat de satisfactie, fiindprinaceastaunputernicmotivatordealungulzilei. Emailuri Folderul Inbox este echivalentul electronic al casutei postale, deci un mediu temporar de stocare a informatiei, ca atare este preferabil sa contina cat mai putine mesaje, daca e posibil sa fie gol. Arhivarea mesajelor se va realiza in foldere dedicate, in functie de continut sau de expeditor. Folosit necorespunzator, emailul a devenit unul din cei mai redutabili hoti de timp. Iata cateva sugestii care sa faca din mail un ajutor eficient, nu o sursa de intreruperi: dezactivati notificarea de email si consultati emailul la intervale regulate, de preferat atunci cand nu puteti realiza activitati care necesita concentrare. Organizareabirouluisiadocumentelor Uniiafirmacaunbiroudezordonatiiajutasafiemaicreativi.Estedejademonstratfaptul cadimpotrivaoameniisuntcreativiinciudasinudatoritadezordinii;siaceastapentru

ca un mediu de lucru dezordonat este unul din principalii generatori de stres. Pentru functionarea optima a creierului este necesar ca spatiul de lucru sa fie unul aerisit si ordonat, care sa faciliteze concentrarea si efortul intelectual de durata. Iata catevareguli de aurin acest sens: foloseste o tavita dedicatapentru informatiaprimita pe suportfizic. AceastatavitaesteechivalentulfizicalfolderuluiInboxpentruemailuri. Fiind un spatiu de stocare temporara a informatiei, asigurate ca la sfarsitul zilei este golita. Sorteaza si indosariaza cu regularitate corespondenta importanta primita. Nu acumula hartii inutile: proceseaza informatia si rezolva sarcinile aparute, astfel incat sa eviti formarea stivelor coplesitoare de hartii. Stabileste un sistem personal de indosariere a documentelor. Foloseste un organiser bazat pe acelasi principiu integrator al ariilor cheie. FIISTAPANPETIMPULTAU! Timpul este principala noastr resurs i n acelai timp singura limit pe care nu o putem modifica. Modul de alocare i folosire a timpului sunt factori critici pentru obinerea eficienei, pentru evitarea crizelori pentru realizarea unui echilibru ntre viaa profesionaliceapersonal. FixeaziobiectiveSMART Mai nti de toate, trebuie s decizi ceea ce ii doreti s realizezi. Obiectivele te ajuta sa direcionezitimpulieletrebuiesafiespecifice,msurabile,agreate,realiste,limitatein timp. Stabiletecaresuntprioritile Pentru a fi eficieni, trebuie s ne concentram mai nti asupra lucrurilor importantei s lsm pentru ultima parte a zilei lucrurile cele mai puin importante. Celebra regula a lui Pareto ne spune ca 80% din rezultate se datoreaz unui procent de 20% din totalul eforturilornoastre. Daca identificam care eforturi corespund acestui 20% i alocam suficient timp acestora, prioritizarea devine eficient. Folosete culori, numere sau litere pentru a marca activitileprioritare.

Folosetezilnicuntodolist Scrie pe hrtie toate activitile/ sarcinile care trebuie ndeplinite pentru a fi atinse obiectivelepecareileaipropuspentruziuarespectiv.Folosireazilnicadejaclasicelor todo lists are un efect mobilizator i previne uitarea unor activiti importante care trebuierealizatenziuarespectiv. Scaprapiddesarcinileurgente Sarcinile urgente au consecine pe termen scurt, n timp ce sarcinile importante au implicaii pe termen lung. Trateaz mai nti sarcinile urgente pentru a avea apoi timp s teocupidesarcinileimportante. Delegresponsabiliti Fi din delegare o obinuin. Renunta la obiceiul de a le face singur pe toate si accepta sa imparti responsabilitatea cu altii. Nu te vei mai putea lauda ca esti singurul erou din firma,darveiaveamaimulttimppentruateocupadelucrurilecuadevaratimportante. InvatasaspuiNU Se intampla adesea ca altii sa iti ceara sa faci si altceva in afara jobului tau sau in afara agendeitalepeziuarespectiva.Uniichiarfacexceseinacestsens.InvatasaspuiNU.Este odeprinderecarecerepracticadar,cucatajungisaospuimaides,cuatatteveisimtimai putinvinovatsiveiaveamaimulttimppentrusarciniletale. Alocatimppentruintreruperisievenimenteneprevazute Expertiiinmanagementultimpuluinesfatuiescsaplanificamdoar50%dintimpulnostru sau chiar mai putin. Ne vom permite astfel flexibilitatea de a gestiona intreruperile si urgenteleneprevazute.Inplus,vomaveatimppentruasesizaoportunitatilecareaparpe parcurssiinfunctiedecarenevomreajustaplanuriledeactiunesauchiarobiectivele.

 Listeledeprioritati In cazul in care sunteti bombardat de sarcini, iar agenda dvs. nu maia face fata nu va ramane decat sa apelati la listele de prioritati. Ea nu este altrceva decat o lista a tuturor sarcinilor pe care le aveti de indeplinit intro anumita perioada. Este vorba de intalniri, telefoane,vizite,rapoarte,sedinte,etc.Saluaminsadelainceput. Nu aveti nevoie decat de o foaie de hartie (sau mai multe daca sunteti o persoana realmenteocupata)siuinpix. Utilizati o coala normala de hartie (A4) si notati tot ce aveti de facut. Nu notati numai marile evenimente ci intrati in detalii ori de cate ori simtiti nevoia. Nu scrieti numai ca aveti de terminat un raport, ci specificati sarcinile pe care le aveti de indeplinit in acest scop, telefoanele pe care trebuie sa le dati, intalnirea cu seful, sedinta de evaluare, etc. Dacaatiepuizatdejaopaginanuvainghesuitisimailuatiincauna. Atunci cand indepliniti o sarcina stergeto de pe lista, stergerea ei va va oferi o satisfactie mult mai mare decat bifarea sau marcarea ei cu o bulinuta verde. Cand ati rezolvat circa 50%dinsarcini,evremeasavarescrietilista.pentruafisiguricanuuitatinimicputetisa stergeti sarcinile de pe vechea lista. Poate fi o idee buna sa datati listele vechi si sa le arhivati pentru a avea o evidenta a sarcinilor indeplinite pe parcursul unei perioade de timp. La inceputul fiecarei zile parcurgeti lista de prioritati si planificativa ziua astfel incatsarcinilecelemaidificilesavaocupeperiodademaximrandament. Inainte de a va incheia ziua de lucru revizuiti din nou lista pentru a vedea ce aveti de facutadouazisaueventualpentruavagandilaprioritatilepetermenmailung. Nu va concentrati prea mult asupra aspectului listei sau asupra rescrierii ei zilnice. Scopuldumneavoastraestesarezolvatiproblemeledepelista,nulistainsasi! Catdebineadministratitimpul? Expertii in administrarea timpului ne amintesc de ani de zile ca nu putem economisi timpul. Nu putem decat sal consumam. Cat de eficient consumati insa timpul? Va planificati cu grija minutele si orele, ca pe niste resurse pretioase? Va consumati timpul incercandsaatingetiscopurilecelemaiimportantepentrudvs.siafacereadvs.?

Pentru a raspunde la aceste intrebari si pentru a imbunatati un pic cunoasterea principiilor administrarii timpului luati un pix si parcurgeti acest scurt test. Nu are o marevaloarestiintifica,darelreflectaprincipiiledebazaaleadministrariitimpului.Daca utilizatiacesteprincipiicusigurantacavaveticonsumatimpulmultmaibinedecataltii. Dupaceraspundetilatoateintrebarileacordativa1,2,3sau0puncteastfel: Dacaraspunsulesteintotdeauna:3puncte Dacaraspunsulestedeobicei:2puncte Dacaraspunsulesteuneorisauocazional:1punct Dacaraspunsulesteniciodatasauarareori:0puncte 1. Va revizuiti cu regularitate scopurile pe termen lung din viata personala si profesionala? Scor:________ 2. Petreceticatevaminuteplanificanduvafiecareziinaintedeaincepe? Scor:________ 3. Enumeratisarcinilesiintalnirilezileiinagenda? Scor:________ 4. Facetiolistaasarcinilordupaprioritatisivaconcentratiasupracelorprioritare? Scor:________ 5. Avetisimentinetilaziolistaaceeaceavetidefacutinviitor? Scor:________ 6. Vaocupatidecelemaiimportantelucrurialezileiinperioadadvs.ceamaiactiva? Scor:________ 7. Grupatisarcinilesimilaresileabordatiastfel? Scor:________

8. Cand intrati in birou si cititi corespondenta eliminati imediat elementele neimportante? Scor:________ 9. Cand lucrati la un proiect mare il impartiti in sarcini mai mici pe care le abordati separat? Scor:________ 10. Inchidetiusasivaizolatiatuncicandabordatiproblemeimportante? Scor:________ 11. Tineti la indemana sursele importante de informatie (rolodex, agenda talefonica, paginigalbene,etc)? Scor:________ 12. Va organizati instrumentele de lucru (instrumente de scris, telefoane, calculator, etc)astfelincatsaleputetifolosioricandavetinevoiedeele? Scor:________ 13. Aveti un sistem de organziare a documentelor simplu dar bine definit in care integratitoatematerialelesifoiledehartie? Scor:________ 14. Candvaocupatideundocumentincercatisailrezolvaticompletdeprimaoara? Scor:________ 15. Folositidictafoanepentruarezolvamesaje,corespondenta,note,etc? Scor:________ 16.Parcurgetireviste,publicatiidespecialitate,etcpentruavatinelacurentcunoutatile? Scor:________ 17. Folositi timpii de asteptare sau pe parcursul calatoriilor pentru a rezolva probleme maiputinimportantesaupentruacitimateriale? Scor:________ 18.Luatirapiddeciziilesitrecetiimediatlafapte? Scor:________

19. Cand incepeti un proiect sau o sarcina aveti planuri de rezerva care pot fi implementatecuusurintadacaceleinitialenufunctioneaza? Scor:________ 20. Va tineti la curent secretara, colegii sau asistentii cu activitatea dvs. astfel incat ei sa poataducelaindepliniresarcinileminorefarasavaintrerupa? Scor:________ 21. Insructiunile date colegilor si subordonatilor sunt clare astfel incat sa nu fie nevoie de discutiilamuritoare? Scor:________ 22.Stabilitioagendaclarapentruintalnirisiorespectati? Scor:________ 23.Opritimuncalaunanumitproiectatuncicandvasimtitistresatsaulipsitdeenergie? Scor:________ 24.Vacontabilizatitimpulastfelincatsastiticumsipentruceilconsumati? Scor:________ 25. Aveti stabilita in fiecare saptamana o perioada in care va evaluati activitatea si productivitateasistabilitidacaatiindeplinitscopurilepropuse? Scor:________ Pentru a va determina Coeficientul de administrare a timpului faceti totalul punctelor obtinute. Daca totalul este cuprins intre 6576 de puncte nu putem decat sa va felicitam. Va administrati excelent timpul si probabil obtineti rezultate excelente in viata profesionala si personala. Daca scorul este intre 4564 de puncte nu stati rau. Cu cateva mici imbunatatiri ati putea deveni mult mai productiv. Daca scorul dvs. este intre 2544 de puncte ar cam trebui sa va puneti pe treaba si sa puneti in practica principiile de administrare a timpului. Veti vedea ca aveti numai de castigat. Cu un scor sub 25 de puncte aveti mult de lucru. Puneti mana pe o carte sau sunatine pe noi si in scurt timp veti putea si dumneavoastra sa va numarati printre cei care consuma cu succes si eficientatimpul. Tineti minte. Nu aveti de ales intre a economisi si a consuma timpul! Singura sansa este sailconsumatieficient.

 Cumsacontrolatiintreruperile Ajungeti in birou si inainte de a va da jos macar haina sau sa va luati o cana de cafea, sunatelefonulsaucinevavaoprestecuoproblemasaucuointrebare. Uneleintreruperinupotfievitate,dardacatrecetidelaourgentalaalta,edestuldegreu savaganditilaviitor.Trebuiesagasitiometodadeavafaceunplansidearespectaacel plan. Trebuie sa va concentrati mai intai asupra prioritatilor dvs, probabil identificand trei lucruri in fiecare zi pe care trebuie sa le rezolvati si apoi sa incepeti cu cel mai importantdintreele.Esteimportantsavatinetideacellucrupecaretrebuiesalrezolvati mai intai. Cand progresati veti simti ca detineti controlul si puteti sa va ocupati si de alte lucruri. Prima ora de lucru trebuie sa fie dedicata lucrului in liniste pentru dvs. (si pentru angajatii dvs). Asta inseamna si intreruperea sau redirectionarea telefonului in tot acest timp. Daca acest lucru este imposibil la servici, atunci poate ar trebui fixata aceasta ora inaintedeterminareaprogramului. Trebuie sa respectati strategia dvs. pentru a putea progresa in domeniile cele mai importante. Daca intreaga dvs. zi este un sir de intreruperi si este marcata de problemele altora, nu sunteti un manager, ci doar o persoana care rezolva problemele. Trebuie sa reglementati aceasta situatie. Munca angajatilor dvs. este responsabilitatea lor, nu a dvs. Ajutatii sasi aranjeze propriile prioritati. Poate va vor cere sfaturi, dar facetii responsabili de problemapecaretrebuiesaorezolveei.Candtotulestespussifacut,putetilucradoarla un singur lucru. Asigurativa ca va petreceti timpul doar cu prioritatile. Controland acest moddeorganizareputetifisigurcasuntetipedrumulspreafiunadevaratprofesionist. INVATASASPUINU! Saspunetinuesimplu,darnuintotdeaunausorpentrumajoritateaoamenilor.Sespune ca trebuie sa aveti o abordare sistematica si filozofica pentru a spune nu. Recomandam treipasi:

 1. Trebuiesavacunoastetiscopurilesiprioritatile Dacaavetiunplanpentrumanagementulmunciisitimpuluitau,esteusorsaspuinula noi activitati ce nu se incadreaza in agenda dvs. Exista o vorba care spune:O persoana carenuarescopuriesteexploatatadealtacareare. Fiti clar in legatura cu prioritatile dvs. Ce incercati sa rezolvati si cand? Cum puteti sa va concentratiasupralucrurilorcaresavaindreptespreacelescopuri?Trebuiesafitiintrun fel inflexibil. O noua oportunitate sau tema poate fi o distragere. Lasati scopurile sa devinarealitate. Pentru a atinge aceste scopuri trebuie sa va trasati prioritatile si sa le urmati. Apoi veti putea sa discerneti mai bine ce oportunitati sunt bune pentru dvs. in acest moment al vietii.Oricerealizareincepecuscopuriclare.Farascopuriclarevetifiincurandovictima apreamultorindatoriri.Nuvetiaveaniciuncadruincaresaluatideciziidespreundesa vaconcentratienergiasiundenu.Estemultmaiusorsaspunetinucandstitifoarteclar incotrovaindreptatiatentiasicarevasuntscopurile. 2. Fitirealistinlegaturacuconsecinteleincarcariicuosarcinasuplimentara Acest lucru este valabil atat pentru dvs. cat si pentru persoanele care vor din timpul dvs. Ceamaibunametoda estedeafisincersidirect.Putetispunedeexemplu:Dacafacasta nu voi mai putea realiza celelalte lucruri pe care trebuie sa le fac saucu ce am de facut acum, sunt sigur ca nu as face treaba asa de bine cum mias dori si atunci am fi amandoi dezamagiti. Cand o noua oportunitate imi iese in cale, deseori apreciez ideea (daca cred ca merita) si apoi spun,As prefera sa nu ma implic. Aceasta poate fi o foarte buna abordare. Este uimitor,dar atuncicand este folositaoamenii nu spun,Bine, dardece nu poti sao faci?. Eidoaracceptasispunmultumesc. 3. Oferitialternativesisolutii Sugerati o alta persoana care credeti ca ar face o treaba mai buna. Daca cererea este din partea managerului, sugerati un proiect sau o activitate prioritara pe care o faceti si la careatiputearenuntasaupecareatiputeaoamanasaudaaltcuiva.

Abordarea folosita depinde, bineinteles, de cine va cere implicarea, de proiect sau de activitatea in cauza si de timpul necesar. O cerere din partea managerului va implica o consideratie mai mare si o discutie mai lunga decat o cerere din partea unui asociat sau a uneipersoanepecarenuocunoasteti.