Sunteți pe pagina 1din 9

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU.

MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA F APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI


ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996.
- Document controlat -
F 01.07/Ed.1


U N I V E R S I T A T E A V A S I L E A L E C S A N D R I
D I N B A C U














IDENTIFICAREA PROCESELOR

COD: PO 04.01


PROCEDUR OPERAI ONAL



RECTOR,
PROF. UNIV. DR. ING. VALENTIN NEDEFF


Prenumele i numel e
Semntura
Reprezentantul Managementul ui Conf. uni v. dr. Marcela-Cornelia DANU
El aborat ef lucr. dr. ing. Mirela PANAINTE

EDIIA: 3 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intr n vi goare ncepnd cu data de 28.11.2013, prin aprobarea n edi na Consiliului de
Administrai e al Universitii Vasil e Alecsandri din Bacu.


PROCEDUR OPERAIONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 1/8
Data 28.11.2013
Ediie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fiier SIM/MSIM/Lista reviziilor P0 04.01
LISTA REVIZIILOR

Simbol
revizie
Ediie/
Revizie/

Cap./
Pag./
Paragr.
Coninutul reviziei
Responsabiliti
Elaborat Verificat Aprobat






PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 2/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
1. SCOP

Prezenta procedur stabilete metodologia de identificare a proceselor i
responsabilit|ile persoanelor implicate n abordarea bazat pe proces a sistemului
integrat de management din Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu.

2. DOMENIU

Prezenta procedur se aplic n cadrul Universit|ii Vasile Alecsandri din Bacu
de ctre persoanele i echipele stabilite pentru trecerea la abordarea bazat pe proces.
Procesele sunt stabilite n conformitate cu standardele: SR EN ISO 9001:2008, SR ISO
IWA 2:2009, SR EN ISO 14001:2005 i SR OHSAS 18001:2008, avnd la baz
organigrama Universit[ii.

3. DOCUMENTE DE REFERINT

SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calit|ii. Principii
fundamentale i vocabular;
SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calit|ii. Cerin|e;
SR ISO/TR 10013:2003 Linii directoare pentru documenta|ia sistemului de
management al calit|ii;
SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calit|ii. Linii directoare pentru
aplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educa|iei (Standards and Guidelines for Quality
Assurance in the European Higher Education Area, ENQA, 2005);
SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu, Cerin|e i Ghid de
utilizare;
SR OHSAS 18001:2008 Sisteme de management al snt|ii i securit|ii
ocupa|ionale, Cerin|e;
Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control
intern la entit|ile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;
MSIM 02 - Manualul sistemului integrat de management.

4. DEFINI|II I ABREVIERI

4.1. Defini{ii

- abordare pe baz de proces- identificarea msurii n care fiecare proces
opera[ional creeaz valoare;
- abordarea pe baz de fapte- asigurarea c deciziile administrative sunt
bazate pe n[elegerea clar a faptelor si nu pe specula[ii convenabile;

PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 3/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
- impl icarea personalului - utilizarea la maximm a competen[elor, experien[ei,
abilit[ilor si creativit[ilor ntregului personal al Universit[ii (utilizarea poten[ialului de
leadership);
- organiza(ie educa(ional organiza[ia care furnizeaz servicii educa[ionale;
- furnizor de educa(ie persoan care presteaz servicii de educa[ie
persoanelor care nva[;
Alte defini|ii sunt termenii utiliza|i conform SR EN ISO 9000:2006

4.2. Abrevieri

SIM Sistem Integrat de management calitate, mediu, sntate i securitate
ocupa|ional i responsabilitate social (SIM);
MSIM - Manualul sistemului integrat de management;
RM Reprezentantul managementului;
RCMSSO Responsabilul cu calitatea, mediu, sntatea i securitatea
ocupa|iei;
UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu;
DM Departamentul de Management.

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. Generalit{i

UB func|ioneaz dup procese reale, care asigur producerea calit|ii.
Procesul general al Universit|ii are urmtoarele componente principale: procesul
educa|ional, procesul de cercetare si procesul administrativ. Acestea descriu modul n
care UB asigur implementarea politicii i a obiectivelor generale, satisfacerea cerin|elor,
adugarea de valoare.
Procesul general este compus din:
- procese principale (de baz - procesul educa[ional si de cercetare);
- procese manageriale (implementare sistem managerial/control intern);
- procese-suport (procese administrative),
care se pot reprezenta grafic sub forma unei diagrame bloc, procesul principal fiind un
vector cu baza pe cerin|ele clientului i cu vrful pe satisfac|ia acestuia (vezi fig.1).

5.2. Tipuri de procese

5.2.1. Procesele principale (numite i de baz) sunt subprocese ale procesului
general, din care rezult servicii furnizate clien|ilor i au o influen| decisiv asupra
factorilor de succes ai Universit|ii. Aceste procese vizeaz atingerea obiectivelor
tehnice i manageriale, cu focalizare pe satisfacerea cerin|elor clien|ilor. Procesele
principale (de baz) sunt cele care contribuie la producerea calit|ii i la adugarea de
valoare pentru pr|ile interesate.
Serviciul educa(ional i de cercetare cuprinde:
- proiectarea educa[ional si de cercetare: - acreditarea si certificarea
programelor, alocarea sarcinilor de predare, metode de predare, stabilirea unei politici
care s permit tuturor lucrtorilor din Universitate s cunoasc viziunea si misiunea,

PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 4/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
identificarea segmentului popula[iei-[int care nva[, identificarea prevederilor legale si a
altor cerin[e, asigurarea capabilit[ii de predare, instruirea personalului-suport;
- elaborarea curriculumului: proiectarea si dezvoltarea curriculumului, validarea
proiectrii si dezvoltrii curriculumului sau programei de nv[mnt, dezvoltarea
materialelor de curs, dezvoltarea, analizarea si actualizarea programelor de studiu si a
curriculumului;
- prestarea serviciului educa[ional si de cercetare: transformarea informa[iilor n
cunostin[e, asigurarea de biblioteci, echipamente audio-video, computere, selectarea
celor care nva[, precizarea modificrilor activit[ilor de instruc[ie, pregtire si consultare
referitoare la oportunit[i voca[ionale;

Evaluarea nv[rii/cercetrii: monitorizarea si msurarea proceselor
educa[ionale/cercetare, declararea modului n care vor fi acoperite lacunele n termeni
de performan[ si declarare a justificrilor etc.
5.2.2. Procesele manageriale (de conducere) sunt procesele care se refer la
politici, decizii strategice i de planificare. Rolul lor este de a asigura atingerea de ctre
procesele principale a obiectivelor de natur managerial, inclusiv mbunt|irea
continu a proceselor.
Implementarea unui sistem managerial/control intern:
- documentarea si implementarea unui sistem managerial garanteaz realizarea
scopului si [elului Universit[ii. De asemenea prin procese manageriale se asigur:
alocarea resurselor necesare realizrii instruc[iei n afara campusului, alocarea spa[iilor
pentru sli de clas, laboratoare, ateliere, biblioteci, asigurarea disponibilit[ii resurselor
materiale si umane, necesare realizrii obiectivelor, stabilirea unei politici care s permit
tuturor membrilor Universit[ii s cunoasc viziunea si misiunea, precum si consultarea
acestora, stabilirea metodelor de verificare a performan[elor, transformarea n ac[iuni
([inte) a obiectivelor stabilite pentru realizarea scopului si [elului, planificarea strategic,
verificarea dac au fost furnizate suficiente resurse pentru realizarea obiectivelor,
verificarea dac au fost complet implementate procedurile pentru realizarea obiectivelor.
5.2.3. Procesele-suport sunt procese interne, prin intermediul crora se asigur
sus|inerea, controlul i mbunt|irea proceselor principale i manageriale. Altfel spus,
aceste procese asigur func|ionarea eficient i efectiv a afacerilor curente.
Procesele administrative, suport:
- acestea asigur condi[iile necesare desfsurrii proceselor amintite mai sus si pot
fi: procurarea de materiale si alte resurse, administrarea serviciilor, admiterea
solicitan[ilor, asigurarea func[ionalit[ii laboratoarelor, slilor de clas, atelierelor,
bibliotecii, secretariatelor, cantinei, spa[iilor de cazare si altele, asigurarea for[ei umane
necesare, inventarierea echipamentelor de laborator, stabilirea metodelor de prestare,
furnizare de servicii de securitate, siguran[ si protec[ie civil, selectarea si nscrierea
celor care nva[, asigurarea informa[iilor corecte si concrete privind modul de asigurare
a serviciilor-suport si altele.







PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 5/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
















Fig.1. Procesul general al Universit|ii.

5.3. Formarea echipei pentru identificarea proceselor

5.3.1. Pentru identificarea proceselor, rectorul va aproba un program de lucru
pentru documentarea, implementarea i certificarea SIM i echipa interdepartamental
care, avnd la baz principiile prezentei proceduri, va stabili procesele principale,
manageriale i suport, precum i responsabilii de procese.
5.3.2. Pentru fiecare proces, va fi numit un responsabil de proces.
5.3.3. Echipa de identificare procese este propus pentru fiecare zon de
Directorul DM. La alctuirea echipelor se va avea n vedere antrenarea persoanelor care
cunosc bine situa|ia i sunt instruite cu no|iunile, conceptele, cerin|ele standardului de
referin| i procedurile sistemului.
5.3.4. Dac n cadrul UB au loc schimbri care influen|eaz SIM, rectorul va
dispune repetarea n noile condi|ii a identificrii proceselor de ctre echipele constituite
anterior.
5.3.5. Fiecare proces poate fi alctuit din mai multe activit|i.
5.3.6. Fiecare proces va fi abordat prin prisma metodologiei cunoscute sub
denumirea PDCA (Planific-Efectueaz-Verific-Ac[ioneaz), prezentat n standardul
SR EN ISO 9001:2008.
Planific - stabileste obiective si procesele necesare satisfac[iei clien[ilor;
Efectueaz - implementeaz procesele;
Verific monitorizeaz procesele, obiectivele, cerin[ele, produsul rezultat si
raporteaz;
Acioneaz - ntreprinde ac[iuni pentru mbunt[irea continu a performan[elor
proceselor.

5.4. Identifi carea i documentarea proceselor

5.4.1. Directorul DM contacteaz decanii/directorii de departamente implica|i,
pentru a stabili nceperea activit|ii echipei de identificare a proceselor.
PROCESE MANAGERIALE
PROCESE- SUPORT
S
A
T
I
S
F
A
C
|
I
E

C
L
I
E
N
T


C
E
R
I
N
|
E

C
L
I
E
N
T
PROCESE PRINCIPALE (DE BAZ)


PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 6/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
5.4.2. n baza activit|ilor care se desfoar n sectoarele implicate, echipa
identific datele de intrare, furnizorii acestora, datele de ieire, precum i clientul fiecrui
proces.
5.4.3. Documentele care furnizeaz informa|ii pentru desfurarea activit|ii
echipelor de identificare a proceselor sunt, fr a fi limitativ, urmtoarele:
- declara|ia rectorului privind politica n domeniul calit|ii, mediului, snt[ii si
securit[ii ocupa[iei;
- organigrama UB
- fiele posturilor;
- standardele SR EN ISO 9001:2008 i SR EN ISO 9000:2006.
5.4.4. Documentele care vor fi elaborate sunt:
- harta proceselor;
- tabelul cu procesele din cadrul Universit[ii;
- codificarea structurii organizatorice (5.6.)

Aceste documente se afl n MSIM 01 rev. 1 (capitolul 4).

5.5. Al ocarea responsabilit{ilor

5.5.1. Avnd ca suport harta proceselor i procedurile care le documenteaz,
conducerea UB va stabili refacerea fielor de post, dac este cazul.

5.6 Codificarea structurii organizatorice
Codificarea [ine cont de organigrama Universit[ii si va fi extins la nivelul
facult[ilor si departamentelor n consecin[.
Codul este de forma XX:YY:ZZ: cifre, din care poate s lipseasc ultima pereche
sau chiar ultimele dou perechi, dup cum urmeaz:
- Cod 01 Carta Universit{ii Vasile Alecsandri din Bacu;
- Cod 02 Senatul Universit{i i Vasile Alecsandri din Bacu;
- Cod 03 Comi sia de control a activit {ii rectorului i Direc{iei General e
Administrative;
- Cod 04 Comisi a pentru Reforme, Dezvoltare, Fi nan{are i Calitate;
- Cod 05 Comisi a pentru programe de studii, perfec{ionarea i evaluarea
personalului didactic i activit{i studen{eti;
- Cod 06 Comisi a pentru cercetare tiin{ific i rela{ii interna{ionale;
- Cod 07 Comisia pentru rela{ii cu mass-media i de promovare a imaginii
Uni versi t{ii Vasi le Alecsandri din Bacu;
- Cod 08 Consiliul de administra{ie;
- Cod 09 Comisi a de etic i deontologie profesional universitar;
- Cod 10 Facult{i:
- Cod 10.01 Facultatea de Inginerie;
- Cod 10.02 Facultatea de Litere;
- Cod 10.03 Facultatea de Stiin[e;
- Cod 10.04 Facultatea de Stiin[e Economice;
- Cod 10.05 Facultatea de Stiin[e ale Micrii, Sportului i Snt|ii;
- Cod 10.06 Departamentul pentru Pregtirea Personalului Didactic.
- Cod 11 Departamente, servicii , birouri, comisii:

PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 7/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01
- Cod 11.01 Biroul de Rela|ii Interna|ionale i Programe Comunitare;
- Cod 11.02 Serviciul Biblioteca;
- Cod 11.03 Comisia cu atribu|ii de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic a sistemului propriu de control intern/ managerial;
- Cod 11.04 Departamentul de Consiliere Profesional;
- Cod 11.05 Institutul de Cercetare, Dezvoltare, Inovare, Consultan[ si Transfer
Tehnologic (ICDICTT);
- Cod 11.06 Serviciul de Multiplicare i Editura Alma Mater.
- Cod 11.07 Departamentul de Management;
- Cod 11.08 Biroul de Audit Public Intern;
- Cod 11.09 Biroul Control Financiar Preventiv;
- Cod 11.10 Oficiul J uridic;
- Cod 11.11 Comisia pentru Evaluarea i Asigurarea Calit|ii,;
- Cod 11.12 Departamentul pentru nvmnt la distan i cu frecven redus.
- Cod 12 Direc{ia General Administrativ:
- Cod 12.01 Direc|ia General Administrativ;
- Cod 12.02 Direc|ia Resurse Umane i Salarizare;
- Cod 12.03 Serviciul financiar - contabilitate;
- Cod 12.04 Serviciul Social;
- Cod 12.05 Secretariatul General Universitate;
- Cod 12.06 Direc|ia Patrimoniu;
- Cod 12.07 Serviciul Informatizare i Comunica|ii Digitale;
- Cod 13 coala Doctoral.


6. RESPONSABILIT|I

6.1. Rector
- aprob componen|a echipei de identificare a proceselor.
- conduce reuniunile de analiz ale managementului de la cel mai nalt nivel.
- stabilete necesarul de proceduri pentru documentarea proceselor identificate.
- aprob programul de activitate pentru documentarea, implementarea i
certificarea SIM.

6.2. RM
- avizeaz programul de activitate pentru documentarea, implementarea i
certificarea SIM.
- particip la ntlnirile echipelor de analiz a proceselor.
- coordoneaz instruirile privind SIM necesare pentru trecerea la abordarea pe
procese.

6.3. Directorul DM
- propune componen|a echipei de identificare a proceselor.
- coordoneaz activitatea echipei de identificare a proceselor.
- ntocmete harta proceselor i o supune spre aprobare rectorului.



PROCEDUR OPERA|IONAL
Cod document
PO 04.01
IDENTIFICAREA PROCESELOR
Pag./Total pag. 8/8
Data 28.11.2013
Edi|ie/Revizie 3/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PO/PO 04.01


6.3. Membrii echipelor de identificare procese

Identific procesele, interac|iunile dintre ele, documentele de referin|, datele de
intrare/datele de ieire, furnizorii/clien|ii, resursele, parametrii ce trebuie monitoriza|i i
nregistrrile rezultate din proces.

7. NREGISTRRI

7.1. Harta proceselor se pstreaz mpreun cu MSIM.
7.2. Tabelul cu procesele ce se desfoar n cadrul UB (se pstreaz mpreun
cu MSIM).
7.3. Lista echipei de identificare a proceselor (se pstreaz la DM 3 ani, nu se
arhiveaz).