Curs 1 SIM

Rodica ROHAN
Sistemul informaionalcomponent a managementului organizaiei

1.1 Informaia ca surs de avantaj competitiv

Deinerea informaiei corecte, la momentul potrivit, reprezint un factor de putere, fiind
considerat aurul gri. Organizaiile sunt sufocate de abundena informaiei. Secretul depirii acestei
situaii este relativ simplu: s tii ceea ce caui i de ce caui, sau altfel spus s nu stochezi n mod pasiv
orice informaia care parvine n organizaie.
Funcionarea corect a oricrei organizaii depinde n msur hotrtoare de felul n care se
realizeaz comunicarea, att n interiorul, ct i cu mediul ambiant. Este esenial ce fel de informaii sunt
vehiculate ntre diferitele componente ale organizaiei, ntre organizaie i exterior.
Obinerea unor informaii coerente, bazate pe sinteza datelor din sistem, att pentru stabilirea politicii si
strategiei pe termen lung, cat si pentru decizii manageriale pe termen scurt si mediu impun
implementarea unui SI in cadrul organizaiei.
Globalizarea nseamn, n primul rnd, economie bazat pe informaie i cunotine, comunicaii,
informatica, inovaii, circulaia liber a fluxurilor de capital i extinderea pieelor.
Rspunsul unei organizaii la competiia global presupune flexibilitate, nvare continu,
networking (lucru n reea) i investiia n imaginea de marc. Pentru a fi o prticic dintr-un lan global
al valorii trebuie ca organizaia s corespund din punctul de vedere al standardelor de calitate, cost i
livrare la timp, s se organizeze n jurul informaiei.
O organizaie cu informatizare evoluat este mult mai receptiv la schimbrile i tendinele din
mediu, sesizeaz i reacioneaz prompt i pertinent, iar ansele de a aciona eficient sunt mult mai
sensibile n replierea pe noi coordonate de evoluie, au capacitatea de a-i structura coerent prioritile.
1.2 Organizaia ca sistem
Organizaia reprezinta un sistem deschis, socio-economic, tehnico-material, organizatoricadministrativ, dinamic, complex, autoreglabil, constituit din elemente interconectate i intercondiionate
prin relaii fizice, sociale i de alt natur care se mentin intr-o stare relativa de stabilitate si echilibru si
funcioneaz n vederea realizrii unui scop sau a finalizrii unui obiectiv. Din obiectivele generale
decurg obiective derivate sau specifice unor activitati si implicit, deciziile corespunzatoare.
.

Curs 1 SIM
Rodica ROHAN
Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional,
informaional, operaional i metodologic, ntre care exist relaii de cauzalitate i care acioneaz
interdependent n scopul asigurrii proceselor i relaiilor de conducere la nivelul unei organizaii
Abordarea sistemic a organizaei conduce la delimitarea a trei sisteme principale: sistemul
de conducere, sistemul operativ i sistemul informaional.
Sistemul de conducere cuprinde ansamblul activitilor de conducere, coordonare, comand,
reglare i control n vederea asigurrii funcionrii optime a organizaei; el primete informaii de la
sistemul informaional i transmite decizii ctre acesta.
Sistemul operativ sau executiv cuprinde ansamblul activitilor specifice unitii:
producia, aprovizionarea, desfacerea, transportul, exportul, etc. Volumul i calitatea acestor activiti
sunt consemnate n documentele justificative care redau starea i dinamica fenomenelor i
proceselor conduse. Sistemul operativ furnizeaz date ctre sistemul informaional i funcioneaz
pe baza deciziilor primite de la acesta.
Sistemul informaional realizeaz legtura dintre sistemul condus i sistemul de
conducere; el reprezint un ansamblu ierarhizat de procese informaionale i se compune din
totalitatea informaiilor, surselor de informaie, nivelurilor receptoare, canalelor de circulaie a
fluxurilor informaionale, precum i a procedurilor i mijloacelor de tratare i transmitere a
informaiei.

Interdependena dintre sistemul decizional, informaional i de execuie

Important pt. org. bazat pe cunoatere se bazeaza pe construirea i actualizarea unui model
informaional, n care procesul inteligenei ar putea fi concretizat n:

punerea ntrebrilor corecte n procesele de analiz;

culegerea informaiilor relevante de la surse identificate, credibile;

structurare, stocarea, regsirea i analizarea informaiilor;

diseminarea informaiilor;

securizarea informaiilor (accesul selectiv la componentele sistemului);

gsirea modalitilor optime de implementare a soluiilor decizionale.
1.3 Factori care determin necesitatea implementrii
Sistem Informational integrat pentru Management
Tratarea organizaiei ca un sistem complex, format din subsisteme integrate care s permit o
colectare optim a informaiilor necesare n procesul decizional, este posibil prin elaborarea i
implementarea unui Sistem Informational integrat pt. Management prin care se asigur:

posibilitatea de conectare rapid la realitate;

eficienta si calitatea proceselor i activitatilor;

posibilitatea de control;

ordonarea i ritmicizarea activitii;

colectare corect i coerent i n deplin securitate a datelor;
2

Curs 1 SIM
Rodica ROHAN

promptitudine i reacie imediat

flexibilitate i trasabilitate;

reducerea substanial a erorii umane;

reducerea spaiilor fizice de stocare a informaiei;

accesul facil la informaia stocat

creterea productivitii i a eficienei;

posibilitatea de corecie i prevenire a neconformitilor;

reducerea costurilor;

reducerea timpului fizic alocat pentru:
-identificarea blocajelor de comunicare;
-procesarea i transmiterea informaiei
-accesarea informatiei (localizarea rapida a documentelor);
-obtinerea rapoartelor;
-semnarea documentelor;
-gestionarea arhivei electronice;
-comunicarea intre departamente sau intre membrii echipei;
-crearea documentelor.

posibilitatea de previziune i mbuntire continu n cadrul aa - numitului ciclu previzional
continuu sau infinit,

creterea performanelor managementului;

situarea organizaiei pe o poziie avantajoas n faa organelor de control i audit, creterea
credibilitii;

funcionarea afacerii la parametri ridicai de competitivitate

Raporturile dintre sistemul informaional i cel informatic

n cadrul sistemului informaional exist ntotdeauna un sistem de prelucrare a datelor care poate
fi manual, informatizat sau combinat. Atunci cnd, la nivelul prelucrrii datelor, analizei i transmisiei
informaiilor se recurge la tehnologii informatice, sistemul este informatic.
Sistemul informaional este identic cu sistemul informatic numai atunci cnd toate relaiile
informaionale dintr-o organizaie, toate mijloacele i regulile sunt informatizate. Informatizarea
transform sistemele informaionale manuale, n sisteme informatice prin substituirea mijloacelor de
lucru cu echipamente moderne, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum
mare de date i distribuirea eficient a informaiilor. Astfel, sistemul informatic apare ca o component a
sistemului informaional n care mijloacele tehnice de prelucrare sunt calculatoarele electronice.
3

Curs 1 SIM
Rodica ROHAN
Sistemul Informatic Integrat contribuie semnificativ la:

ordonarea i ritmicizarea activitii, impus de integrarea aplicaiilor;

verificarea intrinsec a fiecrei activiti, la nivelul fluxului integrat de date din care face parte;

creterea coerenei i corectitudinii datelor primite, prelucrate i transmise;

creterea vitezei de procesare a documentelor, eliminarea timpilor de ateptare i a documentelor
prelucrate manual;

controlul activitilor i fundamentarea deciziilor la nivelul managementului pe baza indicatorilor
de analiz;

control foarte riguros al accesului la date;

pstrarea datelor n deplin siguran, folosirea lor numai de ctre utilizatori autorizai i numai
acolo unde este deplin justificat i n forma de prezentare corespunztoare graie procedurilor de
securitate, implementate la nivel de departament, utilizator i nregistrare.
1.4 Arhitectura informatic a organizaiei

1.5 Componentele sistemului informaional

Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea sistemului informaional, iar buna lui funcionare
depinde de calitatea elementelor sale componente:

Datele-reprezint descrierea n cifre, litere, simboluri, coduri, a unor aciuni, procese, fapte,
fenomene, referitoare la organizaie sau la procese din afara sa, care intereseaz managementul
acesteia.

Informaiile-rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice.
Date + Prelucrare + Context de utilizare = Informaie

Circuitele -traiectoria de vehiculare a fluxurilor informationale i are, comparativ cu acestea, o
mai mare stabilitate

Fluxurile informationale-cantitatea de informaii care este vehiculat (transmisa si procesata)
ntre emitorul i beneficiarul pe circuitul informaional, caracterizat prin anumite
caracteristici - lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost

Curs 1 SIM
Rodica ROHAN

Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, nregistrare, transmitere,
prelucrare i arhivare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de
tratare a informatiilor

Mijloace de tratare a informatiilor se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de
culegere a datelor, nregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul
tehnic al SI care include dou mari componente i anume:

suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente - hardware;

suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare si programele de aplicatii
software.
Numrul, structura i performanele tehnice ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz
performanele funcionale ale sistemului informaional.
In managementul firmei sistemul informaional ndeplinete cumulativ urmtoarele
funcii:
 Functia de documentare prin care se asigura imbogatirea si mprosptarea fondului de
informare
 Functia operaionala (de aciune) faciliteaza asigurarea suportului informaional necesar
intocmirii de actiuni solicitate de aplicarea deciziilor
 Functia decizionala - asigura elementele informationale necesare fundamentrii si adoptarii
deciziilor.
 Funcia de analiz-diagnoz - asigura elemente informaionale pentru evaluarea activitii,
stabilind dinamica fenomenelor studiate, ecartul dintre previziuni i realizri, identificarea
"punctelor slabe" i "punctelor forte", oportunitilor de mbuntire.
1.6 Deficiene majore ale sistemului informaional n etapa actual