Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
S7 - Activitatea de Secretariat
S7 - Activitatea de Secretariat
Structura seminarului :
I. Importana activitii de secretariat
II. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
III. Rolul i locul secretarei (asistentei manager) n lumea profesional
contemporan
IV. Functia de asistent manager
Cuvinte cheie : departamentul de secretariat, activitatea de secretariat, asistent
manager, agenda de lucru, coordonare, protocol, interfata, comunicare
--------------------ORA 1-------------------I. Importana activitii de secretariat
Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economicosociale se numr i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o
ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii,
consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite
(academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma
de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie
la alta.
Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor
publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i
firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat
i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a
direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel,
secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de
relaii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii
principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare control.
Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul
esenial al conducerii.
n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii
i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe.
Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de
secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct
conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor
specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti :
1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei).
2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia
postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).
continuare a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adugat alte operaiuni de
expediere, dar i de eviden a circulaiei documentelor scrise.
In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor mecanice de scris n structurile
administrative, imaginea secretarei se va asocia att de mult cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea ei se va confunda cu cea de dactilograf. Trebuie spus, ns, c din
punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor, pn la nceputul secolului XX,
cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a lungul.
Astzi, statisticile demonstreaz c 95% din funciile de secretare sunt ocupate de
femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o
mnu femeilor, cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre
detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional. Apar, astfel,
noi cerine privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin
tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele
informaionale. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea
auxiliarului su de baz, secretariatului.
In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul
punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de
anunuri care apar zilnic n ziare i reviste.
Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe
transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i
informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face
cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management,
marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe
care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional,
dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme
sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i
strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare
de anale nepublicate. E mai uor s gsete un expert sau un strateg dect o secretar bun
(Mircea Malia).
Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de
secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil manager,
secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea
lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a
ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu
drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i
secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor
de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se
completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i
dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de
separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre
acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz,
l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin
contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este
cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el.
(nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci
cnd eful este schimbat pe criterii politice).
Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor,
a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:
un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;
un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;
un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;
rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i
profesionale, dar i o serie de constrngeri:
Avantaje:
- un salariu mai mare;
- condiii de munc mai bune;
- contacte variate;
- mai multe responsabiliti;
- mai mult putere de influen;
Constrngeri :
- deplasri frecvente n provincie i/ sau strintate ;
- program flexibil ;
- raportri permanente ;
- obligaii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ;
- stagii de perfecionare.
Ceea ce ateapt efii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie
loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea
sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite
sarcini, sprijini si asigura succesul.
Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind
de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul
de activitatea al acesteia. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manger i se cer
mai multe cunotine i abiliti (cunotine de mangement, marketing, drept, psihosociologie,
informatic, relaii publice, etc.) ; au mai multe responsabiliti.
Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :
administrarea gestionarea documentelor
corespondena cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
optimizarea forei de munc
coordonarea perfecionrii forei de munc
comunicarea interpesonala
Aceste uniti de competn definesc n mare parte activitatea unei asistente manager,
dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia
pe care o ocup ( n subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.).
Eficiena unei asistente manager devine o cerin tot mai stringent n munca ei de zi
cu zi. Pentru a fi eficient i a evita strsul, ea trebuie s-i organizeze ct mai bine activitile
pe care le are de ndeplinit.
In ajutorul efecturii cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziie diferite
mijloace i metode de organizare a activitilor:
planificarea scris este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru.
Secretara trebuie s-i planifice, s-i noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat i
toate informaiile pe care le primete. In afar de planificarea zilnic, se pot face i
planificri pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevzute dinainte. De ex. vizitele
unor strini, diferite lucrri, rapoarte, dri de seam etc.) In planificarea zilnic a
sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie s aprecieze corect durata
rezolvrii lor. De asemenea, ea nu i va planifica toate cele opt ore de munc ale zile,
ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentnd timp tampon (perioade
de timpi pentru sarcini, lucrri neprevzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corect a prioritilor este foarte important ca secretara s stabileasc
corect prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi. Prioritile se stabilesc
dup cum urmeaz:
a) sarcini importante i urgente (se rezolv imediat);
b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);
c) sarcini nu foarte urgente i nu foarte importante (trebuie delegate pe ct
posibil, fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei;
informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se decaleaz
sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini mari consumatoare de timp;
nfiinarea unei mape personale de coresponden (pentru presortarea corespondenei
sosite dup puncte de interes);
evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmrind
cu atenie micarea hrtiilor i a dosarelor;
notarea tuturor informaiilor importante
reactualizarea periodic a caietului cu numerele de telefoane i adresele pe care le
folosete n mod curent;
stabilirea de bune relaii de munc, att cu efii, ct i cu persoanele din subordine;
comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara instituiei;
Secretara nu poate ine minte numrul mare de detalii ce apare n munca de zi cu zi.
Informaiile sosite pe diferite ci n secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii
i compartimentelor de lucru ct mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite
mijloace; cele mai uzitate sunt:
Agenda de birou este extrem de necesar i cea mai des utilizat form de eviden.
In agend se nscriu n mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate
imediat. Agenda de birou computerizat poate fi pstrat n memoria unui calculator, astfel
nct nregistrrile pot fi vizualizate pe ecran i pot fi tiprite la imprimant. Inregistrarea se
face introducnd data, ora i scurte detalii, iar cnd o ntlnire este anulat sau mutat la alt
dat, nregistrarea poate fi tears din memorie sau mutat. O ntlnire care se repet la
intervale de timp n decursul unui an se poate introduce o singur dat, iar calculatorul va
nregistra mesajul automat la toate datele. Inregistrrile fiecrei zile pot fi vizualizate la
nceputul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agend este confidenialitatea nregistrrilor,
prin folosirea de ctre secretar a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agend.
Calendarul de evenimente are o natur distinct de cea a agendei de lucru,
cuprinznd toate invitaiile, convocrile, programrile, evenimentele protocolare. Pentru a
putea fi trecute n agenda de lucru, acestea trebuie s fie aprobate i s se transmit
confirmarea participrii.
Evenimentele cuprinse n calendarul de evenimente sunt:
- invitaii primite de la organismele civile, alte autoriti, parteneri din ar i
strintate, reprezentaniile diplomatice, invitiile la evenimente personale;
- evenimente de specialitate organizate de instituie sub forma colocviilor i
meselor rotunde; organizate de alte instituii omoloage saxu din alte domenii de
activitate, la care se solicit prezena ca specialist;