Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
pentru modulul
ORGANIZARE DE EVENIMENTE
Trgu Mure
FEBRUARIE 2014
Acest ndrumar de practic a fost elaborat ca parte a Subactivitii 7.3. i a Subactivitii 15.3 Derularea
primei etape a stagiului de practic cu studenii de la specializarea teatrologie a proiectului
POSDRU/109/2.1./G/82716, Practica interdisciplinar o ans pentru viitorul tu.
Pentru informaii suplimentare, v rugm s ne contactai pe adresa amphion@amph.ro
www.amph.ro
Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.
Pentru mai multe informaii despre programul de finanare POSDRU 2007-2013, accesai site-ul www.fseromania.ro
Cuprins
1. Argument ............................................................................................................................................................. 2
2. Proiectul de practic interdisciplinar ................................................................................................................. 4
2.1. Scopul i obiectivele proiectului ................................................................................................................... 4
2.2. Utilitatea proiectului ..................................................................................................................................... 4
2.3. Organizarea stagiilor de practic .................................................................................................................. 5
2.4. Provocri i riscuri ......................................................................................................................................... 6
3. Contextul educaional al modulului Organizare de evenimente ........................................................................ 8
3.1. Educaia universitar i piaa muncii ............................................................................................................ 8
3.2. Practica de specialitate disciplin obligatorie n Planul de nvmnt ................................................. 9
3.3. Obiectivele disciplinei Practica de specialitate .......................................................................................... 9
3.4. Competenele urmrite prin Practica de specialitate ............................................................................. 10
3.4.1 Competene practice specifice ............................................................................................................. 11
3.4.2. Competene practice transversale....................................................................................................... 11
4. Desfurarea modulului Organizare de evenimente ...................................................................................... 12
4.1. Obiectivul modulului i metodologia de lucru ............................................................................................ 12
4.2. Desemnarea tutorelui de practic .............................................................................................................. 13
4.3. Activitile programate ............................................................................................................................... 14
4.4. Exerciii practice .......................................................................................................................................... 16
4.5. Caietele de practic..................................................................................................................................... 17
5. Rezultatele modulului Organizare de evenimente ......................................................................................... 18
5.1. Materiale realizate de studenii practicani................................................................................................ 18
5.2. Imagini surprinse n timpul modulului ........................................................................................................ 20
5.3. Feedback-ul studenilor practicani ............................................................................................................ 25
6. Concluzii ............................................................................................................................................................. 29
1. Argument
Organizarea de evenimente constituie astzi o adevrat industrie, a crei complexitate i
divesitate este uneori derutant. Un teatrolog trebuie s fie capabil s se raporteze la un
spectacol teatral ca la un adevrat eveniment cultural, care nu se reduce la prestaia de pe
scen. Organizarea unui astfel de eveniment presupune o sumedenie de alte etape
pregtitoare, precum crearea i implementarea unei strategii de lucru eficiente, alegerea
optim a locaiei, a decorului, ntocmirea contractelor cu furnizori i artiti, gestionarea
invitailor, atragerea de sponsori i parteneri i nu n ultimul rnd, publicitatea evenimentului.
De asemenea, abilitatea de a comunica cu artitii parteneri ai procesului de creaie, dar i cu
publicul consumator de art, este pentru un teatrolog o calitate esenial. El trebuie s explice
i s interpreteze coerent nu doar spectacolul n sine, ci i aspecte de comunicare public i
receptare a acestuia. Informaiile pe care le deine un teatrolog nu pot fi structurate coerent n
absena nelegerii profunde a modului de planificare a unui eveniment.
Aceasta este premisa de la care a pornit Asociaia Cultural Amphion, organizaie nonguvernamental i non-profit din Trgu Mure, atunci cnd a inclus modulul Organizare de
evenimente n practica studenilor i masteranzilor de la specializarea Teatrologie /
Teatrologie Impresariat artistic.
Modulul de practic Organizare de evenimente este parte integrant a unui stagiu de
practic complex, adresat nu doar studenilor de la specializarea Teatrologie, ci i celor de la
specializrile Comunicare i relaii publice i Drept. Acest stagiu de practic s-a derulat pe
parcursul a doi ani universitari, 2012-2013 i 2013-2014, i a fost cofinanat de Fondul Social
European, prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane (POSDRU),
urmare a selectrii proiectului propus de Asociaia Cultural Amphion Practica
interdisciplinar o ans pentru viitorul tu.
Valorile tradiionale ale vieii academice (abiliti de cercetare riguroas, practic ntemeiat
pe eviden, nelegerea naturii discernmntului, capacitatea de a lua decizii complexe i
obinuina de a gndi critic) sunt de o importan esenial n educaia sociouman, dar nu
sunt suficiente n zilele noastre. Specialistul n comunicare i relaii publice, juristul sau
teatrologul trebuie s interacioneze cu lumea real. El are de a face cu nevoile concrete ale
pieei muncii. Mai mult dect att, el trebuie s acioneze interdisciplinar pentru a-i ndeplini
misiunea social.
Dac studenii facultilor cu profil real sunt mai uor de alocat pentru efectuarea practicii
ntr-o fabric sau o unitate de producie de acest gen, pentru cei de la profil sociouman
condiiile de practic de pe piaa muncii sunt extrem de puine, greu accesibile, limitative,
un loc de munc conform calificrii lor, muli teatrologi, specialiti n relaii publice sau juriti
ajungnd s munceasc n alt domeniu dect cel pentru care s-au pregtit.
Sectorul ONG reprezint n ultimii ani un domeniu n continu dezvoltare; asociaiile i
fundaiile doresc s angajeze persoane calificate, bine pregtite teoretic i practic, dar i
flexibile, creative i adaptabile la specificul mediului asociativ privat i al beneficiarilor ONGurilor. n judeul Mure exist peste 100 de ONG-uri care ar putea absorbi angajai calificai n
domeniile lor de interes (ca un exemplu n ce i privete pe teatrologi, n judeul Mure exist
nu mai puin de 11 teatre, majoritatea private / organizaii cu acest obiect de activitate /
asimilate teatrelor - care sunt, ca form de organizare, ONG-uri).
Aa cum am artat mai sus, ns, absolvenii specializrilor Teatrologie, Comunicare i
relaii publice i Drept ncep s se orienteze ctre sectorul asociativ privat, dar sunt
dezavantajai de lipsa unei pregtiri practice adecvate acestui domeniu de activitate cu un
accentuat caracter specific.
Dei universitile au prevzut desfurarea practicii i n cadrul unor ONG-uri, rareori
aceast component se poate materializa, ntruct exist extrem de puine ONG-uri dispuse s
primeasc studeni n practic. Majoritatea ONG-urilor sunt interesate s atrag voluntari,
ceea ce este benefic pentru experiena studenilor ce activeaz ca voluntari, dar nu
echivaleaz cu parcurgerea unui stagiu de practic autentic.
n acest context, Asociaia Amphion a gndit i pus n practic proiectul Practica
interdisciplinar o ans pentru viitorul tu, care contribuie la atingerea obiectivului
general al Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, i anume
dezvoltarea capitalului uman i creterea competitivitii, prin corelarea educaiei cu piaa
muncii. Prin organizarea a dou stagii de practic, n care sunt instruii i specializai 140 de
studeni, se faciliteaz n mod real accesul acestor studeni pe piaa muncii, cu att mai mult
cu ct studenii lucreaz sub ndrumarea unor tutori care sunt specialiti cu vast experien
n domeniile lor de activitate, experien pe care o mprtesc studenilor din grupul int.
Proiectul, aflat n concordan cu principalele prioriti stabilite n Strategia European de
Ocupare, i anume mbuntirea pe termen lung a adaptabilitii forei de munc, reprezint
o noutate, deoarece nu s-a mai realizat un proiect de asemenea anvergur, cu reunirea
studenilor de la diferite faculti pentru realizarea unui stagiu de practic interdisciplinar.
a) Etapa I a presupus efectuarea unui numr de 45 de ore de practic i s-a concretizat prin
parcurgerea a cte trei module specifice fiecarei specializri, prin intermediul crora am
urmrit ca studenii i masteranzii s dobndeasc competenele profesionale specifice
prevzute n Fia disciplinei Practic de specialitate a facultii de provenien. Fiecare
modul specific a fost conceput pentru derulare pe parcursul a 15 ore de practic.
Astfel, n cadrul fiecrui stagiu de practic, cte 10 studeni i masteranzi de la Facultatea de
Teatru, specializarea Teatrologie / Teatrologie. Impresariat artistic, i-au exersat
cunotinele de specialitate dobndite pe bncile facultii n cadrul modulelor Impresariat
artistic, Producie multimedia i Organizare de evenimente. Similar, cte 30 studeni de la
specializarea Comunicare i relaii publice din cadrul Facultii de tiine i Litere au parcurs
modulele Redactarea materialelor de comunicare, Concepere text tiinific i Editare de carte. n
fine, cte 30 studeni de la specializarea Drept au dobndit competene practice specifice
domeniului lor de interes n cadrul modulelor nfiinare i funcionare ONG, Protecia juridic a
dreptului de proprietate intelectual i Lobby i advocacy.
b) Etapa a II-a a stagiului de practic a urmrit dobndirea competenelor transversale
prevzute n Fia disciplinei Practic de specialitate a facultii de provenien.
Aceast etap a avut o durat de 15 ore, iar studenii de la cele 3 specializri au fost grupai,
prin tragere la sori, n 10 ONG-uri virtuale, fiecare cu cte 1 student/ masterand de la
Teatrologie, 3 studeni de la Comunicare i relaii publice i 3 studeni de la Drept. Fiecare
echip a primit sarcina de a funciona ntr-un ONG virtual, fiecare student din cadrul echipei
contribuind la succesul comun cu competenele profesionale specifice specializrii sale1.
Pentru informaii suplimentare, v rugm s consultai ndrumarul de practic pentru modulul ONG virtual.
n cazul Facultii de Teatru din cadrul Universitii de Arte din Trgu Mure, fia disciplinei
Practic cuprinde urmtoarele obiective pentru studenii de la specializarea Teatrologie jurnalism teatral (nivel licen):
10
11
12
13
Atragerea de voluntari
14
15
16
responsabil cu evenimentul (coordonator), i va stabili: termene limit pentru fiecare activitate n parte,
persoanele responsabile cu realizarea acestora, i agenda detaliat a evenimentului.
Timp alocat: 1,5 ore
Exerciiul nr. 6 (individual) recrutare i coordonare resurse umane
Fiecare student va propune persoanele implicate n echipa de organizare a evenimentului, apelnd dac
este cazul i la persoane din afara organizaiei. De asemenea, va propune o list cu performerii (artiti,
interprei, etc.) necesari pentru optima derulare a evenimentului. Studentul va propune i un plan cu
privire la modul de coordonare a resursei umane n timpul derulrii evenimentului.
Timp alocat: 1,5 ore
Exerciiul nr. 7 (echipe de 2 studeni) resurse financiare, surse de finanare i monitorizare buget
Fiecare student practicant va identifica necesarul de resurse financiare i va ntocmi bugetul detaliat al
evenimentului. Totodat, va identifica principalele surse de finanare a evenimentului, innd cont de
resursele proprii ale organizaiei, de programele de finanare nerambursabil existente i de posibilitatea
atragerii unor sponsori. n continuare va ncerca s i conving colegul de echip, care va juca rolul de
responsabil financiar al organizaiei, c bugetul evenimentului este gndit n conformitate cu regulile
unui management financiar riguros i va aduce organizaiei beneficii pe termen scurt, mediu i lung.
Colegul va avea i sarcina de a monitoriza respectarea planificrii bugetare i realizarea eventualelor
achiziii.
Timp alocat: 3 ore
Exerciiul nr. 8 (echipe de 2 studeni) riscuri i msuri de prevenire
Fiecare grup va primi proiectul realizat de o alt grup, i va ncerca s identifice minim 5 riscuri ale
proiectului propus. Fiecare dintre cele 5 riscuri va fi evaluat pe o scar de la 1 la 10, 1 fiind risc minim, 10
fiind risc maxim. De asemenea, fiecare grup va propune msuri concrete de prevenire i contracarare a
riscurilor identificate, i un plan de implementare a acestor msuri.
Timp alocat: 3 ore
17
18
Invitaie la un eveniment
19
20
21
22
23
24
25
Daniel Cmpean
Observaii personale: Am reuit s structurm i s arhivm informaii legate de organizarea
unui eveniment n bune condiiuni, cu toate etapele i mijloacele necesare pentru a realiza un
eveniment de excepie.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: Informaiile obinute la acest modul au
fost de utilitate n ceea ce privete dobndirea unor cunotine necesare realizrii unui
eveniment, iar interaciunea i lucrul n echip ne-au fcut s fim mai practici i eficieni, munca
n echip a reuit s sudeze i s nchege relaiile dintre noi.
Cristian Crciun
Observaii personale: O activitate care se dovedete de interes i care pune baza unei cariere n
acest domeniu. Se pot acumula deprinderi foarte bine conturate, care fac ca aceste cursuri
practice s fie, pentru mine, de maxim importan.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: Un stagiu n care am identificat
cunotine de maxim interes pentru domeniul studiat. Am descoperit profesionalism i calitate n
aceste module.
Florin Fic
Observaii personale: Activitile desfurate, cunotinele dobndite au adus plus valoare
cunotinelor mele despre industria spectacolelor. Sper s mi gsesc colegi cu care s fac o
echip competent n domeniu.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: A fost un stagiu de pregtire foarte util
care a adus completrile necesare cunotinelor dobndite n universitate. Sper s pot pune n
aplicare cunotinele dobndite. Sunt foarte mndru c am aplicat la acest proiect!
Claudia Florea
Observaii personale: Importana echipei i a cooperrii; dobndirea de noi informaii foarte
utile n domeniu; o foarte mare aplicabilitate a acestora; aplicarea n practic a celor nvate.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: mbuntirea cunostinelor este
semnificativ, volumul de informaii fiind mare i totodat uor i rapid de asimilat.
Georgeta Movil
Evaluarea general asupra calitii stagiului de practic: Modulul a fost solicitant, dat fiind
complexitatea unor astfel de activiti, dar util, stimulndu-ne imaginaia i abilitile
manageriale.
26
Gheorghe Ormenian
Evaluarea general asupra calitii stagiului de practic: A fost o activitate interactiv,
energic, cu un mare dozaj de informaii utile n activitatea de organizare de evenimente.
Iuliana Tudoreanu
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: Stagiul de practic a fost la un nalt
nivel calitativ. Informaiile dobndite mi sunt foarte folositoare. Stagiul de practic a a fost
organizat bine, a fost constructiv, scurt i la obiect. Aplicaiile practice au fost foarte eficiente,
folositoare n viitoarea mea activitate, dup absolvirea facultii.
27
viitor. Acest aspect este unul destul de cuprinztor, complex, unul de care te bai aproape mereu,
indiferent de activiti (culturale, sociale).
Ioana Ancua Cluer
Observaii personale: Am nvat cum se planific un eveniment i cum se identific i
structureaz informaiile, am nvat cum se manageriaz resursele umane n organizarea unui
eveniment.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: Modulul Organizare de evenimente
este util n ce privete viitoare evenimente n organizarea crora m voi implica. Am dobndit
informaii noi i utile, am dobndit competene noi, iar personalul Asociaiei Culturale
Amphion este deosebit de amabil.
Octavian Banu
Evaluarea general asupra calitii stagiului de practic: Organizarea a fost exemplar,
comunicarea la fel. Despre modul: structurat, foarte bine ncadrat n timp.
Emilia-Elisabeta Ostace
Observaii personale: Am dobndit cunotine destul de practice, pe care pn acum le tiam
doar teoretic. A fost o provocare s ncep s m gndesc singur la etapele de organizare, dar cu
ajutorul tutorelui am reuit s realizm tema dat.
Evaluare general asupra calitii stagiului de practic: n aceast scurt perioad a stagiului,
am reuit s pun n practic ceea ce mi s-a predat la coal. Este un cadru plcut, tutorii alei
sunt foarte potrivii pentru fiecare tem i mi face plcere s lucrez cu fiecare dintre ei i
mpreun cu colegii de asemenea.
28
6. Concluzii
Prin modulul de practic Organizare de evenimente am ncercat s oferim posibilitatea
studenilor practicani de la specializarea Teatrologie s exerseze i s dobndeasc abiliti
i cunotine practice ntr-un domeniu fundamental pentru specializarea lor.
Organizarea de evenimente se poate transforma cu uurin ntr-o carier de succes, pentru
cei care dein secretele meseriei, i nu se limiteaz doar la spectacole, ci poate fi extins i
aplicat pe pia n foarte multe alte domenii. Industria organizrii de evenimente de afaceri
se dezvolt continuu n fiecare an, fiind n permanent cutare de profesioniti n domeniu.
Studenii au nvat practic s gestioneze ntregul eveniment, urmrind toate etapele
organizrii acestuia strategie, alegerea locaiei, a decorului, ntocmirea contractelor cu
furnizorii i artitii, gestionarea invitailor, atragerea de sponsori i parteneri i, nu n ultimul
rnd, publicitatea evenimentului.
Spectatorii, ca participani la un eveniment, vd doar suprafaa, vrful icebergului i pentru ei
totul dureaz o zi, dou sau trei. Organizatorul de evenimente este cel care trebuie s tie ce se
ntmpl n culise, s cunoasc detaliile cel mai bine i naintea tuturor, care plnuiete
etapele unui eveniment i l vede cum crete, de la ideea de nceput pn la final.
Am dorit ca studenii practicani s exerseze efectiv aceste aspecte ale viitoarei lor cariere
profesionale, astfel nct s dein un atu n plus pentru a-i gsi un loc de munc pe pia,
potrivit cu calificarea lor, n condiiile n care domeniul teatrologic este unul destul de
restrns.
Pe piaa din Romnia exist oferte de cursuri pentu pregtirea ca organizator de evenimente,
dar care nu sunt uor accesibile oricui. n special studeii ar trebui s dispun de un anumit
buget, acestea fiind cursuri contra cost, i s dispun de timpul necesar pentru urmarea lor.
Asociaia Cultural Amphion a acordat o ans celor 20 de studeni participani n cadrul celor
doi ani de practic s beneficieze de cunotinele unui tutore cu experien vast n domeniu,
s i deschid orizontul ctre un domeniu n continu dezvoltare.
Prin parcurgerea acesui modul, studenii au nvat practic cum s devin un bun manager n
organizarea de evenimente, cum s creeze un concept clar i o strategie funcional pentru un
eveniment.
29
30