Studiu de caz.

ANALIZA COST - BENEFICIU

Definete un instrument de evaluare a unei viitoare investiii. Analiza cost-beneficiu

ofer o imagine clar asupra rentabilitii investiiei dorite, dar i a perioadei in care o
putem recupera.
Principiile analizei cost-beneficiu
1. Toate beneficiile se evalueaz n BANI (lei, euro, ...). De ce? Pentru c e singurul
numitor comun la ndemn ntr-un business.
2. Analiza cost-beneficiu implic, absolut mereu, ESTIMRI. Nu putem vorbi, nici la
costuri, nici la beneficii, de msurare, pentru c ne aflm ntr-un moment de timp
anterior realizrii investiiei n cauz i cu att mai mult anterior fructificrii beneficiilor
sale. Sigur, sunt linii n tabelul Excel de analiz pe care le putem estima foarte precis
(costuri fixe, pe baza ofertelor, spre exemplu) dar i aici putem avea variaii (fluctuaii de
curs valutar sau costuri de transport suplimentare pe timp nefavorabil,...). Este foarte
important sa ne documentm atent i s obinem suficiente informaii credibile pentru a
fi n msur s facem estimri pe care s ne putem baza decizia de a investi.
3. Primul pas ntr-o analiz riguroas este IDENTIFICAREA COMPLETA a tuturor
costurilor i beneficiilor relevante. Acest pas nu se face, de regul, de unul singur. E
bine s se realizeze n echip, s apelm la profesionisti, experti i informaii scrise.
Atenie: totul trebuie trecut prin filtrul relevanei.
4. Referina temporal. Generic i general, o analiza cost-beneficiu ine seama de
costurile i beneficiile evideniate pe toata DURATA DE VIA a investiiei respective. Ne
raportm totui, de regul, n calculul diverilor indicatori, la perioade de timp uzuale
(an, luna). n ce privete beneficiile, e chiar abordarea fireasc, pentru ca, de cele mai
multe ori, ele chiar survin treptat, de-a lungul unor perioade mai mari de timp. Costurile,
ns, sunt de dou feluri: costuri periodice (service echipamente, consumabile, etc) i
costuri ocazionale / iniiale (achiziii de utilaje, terenuri, etc. investiia propriu-zis). E
important i MOMENTUL cnd sunt necesari banii pentru investiie.
5. Costurile si Beneficiile sunt estimate, ntotdeauna, din perspectiva celui care
realizeaz investiia. Asta introduce o doza de SUBIECTIVISM CONJUNCTURAL, mai ales
n privinta beneficiilor i n special a celor intangibile. Iat de ce, spre exemplu, nu
comparm costul taxei de parcare n aeroport cu beneficiul mersului pe jos i cu costul
uzurii pantofilor, atunci cnd riscam s pierdem avionul, dar ne gndim la asta, poate,
atunci cnd mergem la plimbare pe drumul vechi n Poiana Braov.

Studiu de caz.
O firm dorete creterea vnzrilor i asta va implica gestionarea unui numr mai mare
de clieni. Se propune implementarea unui sistem informatic pentru managementul
relaiei cu clienii (CRM). Apar urmtoarele ntrebri:
- este investiia rentabil?
- n ct timp va fi recuperat?
Se realizeaz o analiz cost-beneficiu:
Pasul 1. Se cer oferte, are loc o documentare i se estimeaz costurile:
- un server dedicat:
1.500 u.m.
- 10 calculatoare noi:
5.000 u.m.
- o imprimanta, pentru tiparit rapoarte:
300 u.m.
- softul de gestiune, cu instalare si training inclus: 7.000 u.m.
TOTAL COSTURI:
13.800 u.m.
Pasul 2. Se estimeaz beneficiile:
- pe baza experienei se preconizeaz o cretere a vnzrilor cu 20%; acest
procent aplicat la cifra de afaceri anual d o valoare de 300.000 u.m.;
- rezult un profit (estimat la 10%) de 30.000 u.m.
Concluzie. Investiia va putea fi recuperat n mai puin de 6 luni.
Analiza cost-beneficiu realizat este incomplet. O analiz atent a activitilor de
implementare a sistemului informatic pentru managementul relaiei cu clienii (CRM),
conduce la considerarea urmtoarelor aspecte neglijate legate de costuri:
echipamentele sunt noi i vin cu sistem de operare instalat, dar trebuie puse n
funciune i configurate. Se adaug la costuri inca 200 u.m. (valoarea timpului
petrecut de colegii din IT pentru asta, sau a prestaiei unei firme specializate);

angajaii din compartimentul vnzri vor fi instruiti privind utilizarea noului

program; scoaterea din producie pentru activitatea de instruire care dureaz 3
zile conduce la costuri suplimentare de 800 u.m.;

dup instruire angajailor le va fi necesar un interval de timp pn cnd vor

putea utiliza cu eficien maxim sistemul. Estimm (prin evaluri, teste,
statistici, curbe de invatare) aceste costuri cu ineficiena la 30.000 u.m. vnzri
pierdute (din cele 300.000 cretere estimat mai sus), adic 3.000 u.m. profit
nerealizat;

n practic, orice sistem hardware /software are nevoie periodic de service,

mentenan i upgrade-uri. Probabil o parte din aceste servicii sunt incluse n
oferta furnizorilor, mcar pe perioada de garanie. Dar nu toate, i, oricum, nu pe
termen nelimitat. S includem aadar un cost mediu anual de 1.000 u.m. (real,
mai mic in prima perioad).
2

Aceste costuri suplimentare conduc la un total de 5.000 u.m.

Rezult:

TOTAL COSTURI:

13.800 + 5.000 = 18.800u.m.

O analiz mai riguroas a beneficiilor conduce la:

creterea anual a profitului brut generat de vnzri la clieni noi (vom lua n
calcul numai primul an) 25.000 u.m. Vom pondera ns aceasta valoare cu
probabilitatea ca ea s se realizeze. Aceast probabilitate estimat va ine cont
de prognozele de evoluie a pieei, climatul social economic, calitatea
produselor vndute, notorietatea brandului, campanii de marketing, etc.
Presupunem c este de 0,8 i rezult: 20.000 u.m.;

creterea anual a profitului brut generat de vnzri suplimentare la clienii

existeni (doar pentru primul an) 15.000 u.m. Vom pondera i aceast valoare
cu un coeficient calculat similar celui de mai sus (vom ine cont de rata de
retenie a clientilor, de gradul lor de satisfactie, etc). Fie 50% ansa de realizare a
acestei creteri. Rezult: 7.500 u.m.;

optimizarea efortului de vnzare. Altfel spus, economii realizate ca urmare a

creterii eficienei procesului de vnzare (timp, curent electric, carburant,
telefoane, consumabile de birou etc.) Se estimeaz aceste economii la 5.000 u.m.
pe an;

creterea satisfaciei angajailor. Asta e ceea ce se cheam un beneficiu

intangibil. Adic nu poate fi estimat suficient de riguros valoarea n momentul
n care este evideniat. Va trebui s ateptm s se converteasc, n timp, ntrunul dintre celelalte beneficii (tangibile), care apoi s fie cuantificat. Cel mai
probabil, se va converti n timp economisit, datorit unui plus de eficien, sau
chiar n vnzri suplimentare, datorit unui plus de elocven a oamenilor din
compartimentul de vnzri.

Rezult:

TOTAL BENEFICII:

20.000 + 7.500 + 5.000 = 32.500 u.m.

Determinm numrul de zile n care se recupereaz investiia (printr- o simpl regul de

3 simpl):
32.500 ................................ 365 zile
18.800 ................................ X zile
Rezult X

18.800 365
211 zile , aproximativ 7 luni.
32.500

[prelucrare dup un studiu de Dragos Popescu, Trainer Asociat Extreme Training]