CAPITOLUL V

5.5. CORESPONDENA ADMINISTRATIV

Principalele tipuri de scrisori
Corespondena administraiei publice se difereniaz ca regim n funcie de sursa ei de
provenien. Astfel se poate vorbi de corespondena intern, n cazul documentelor emise de
compartimentele din interiorul unei instituii i de corespondena extern, reprezentat de documentele
care sunt emise de compartimentele unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele
documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.
n practic aceast difereniere are efect asupra modului de abordare a fiecrui tip de
coresponden (intern sau extern), precum i a modului de nregistrare a circulaiei ei.
Notele de informare reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe
vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Exist posibilitatea folosirii notelor de informare i n
exteriorul unei autoriti publice numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior.
Coninutul lor const n prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei sinteze a operaiunilor sau
faptelor administrative ntreprinse. Coninutul mai poate viza i sesizarea unor situaii materiale care
afecteaz, determin sau sprijin desfurarea curent a activitii. Tot n categoria notelor de informare
intr i notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor
convorbiri sau aciuni premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea
unui ministru de ctre directorul su de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a
demara activiti n domeniul su de competen. Aceast informare este necesar la stabilirea unor
ntrevederi.
Puncte de vedere sau acorduri de principiu[1]
Acest tip al corespondenei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizrii
faptelor de competen material i este prezent cnd, ntr-o aciune, sunt implicate mai multe
compartimente.
Punctul de vedere este ntlnit n situaia n care un compartiment de specialitate i exprim
poziia n legtur cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alturi de
legalitate.
Acordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de achiziie public de ctre
un compartiment specializat (ex.: pentru Direcia Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu
al Direciei de Buget, care confirm existena surselor financiare i alocarea n fila de buget).
Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form specific, el putnduse manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau ca atare, printr-un act
distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu, ori ca adres n care obligatoriu se ntlnete
fraza ,,ne exprimm acordul de principiu fa de ... Exist situaii n care acordul de principiu sub
forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii.
Att punctul de vedere, ct i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte elemente
ale corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate din oficiu (excepie face punctul de vedere pe
marginea unor proiecte normative sau regulamente).
Scrisoarea nsoitoare de acte are o larg utilizare, att n corespondena intern, ct i n cea
extern i este poate cea mai clasic form de coresponden; are un caracter intern cnd nsoete
lucrri redirecionate ntre compartimentele aceleai instituii sau n cazul transmiterii de la un
compartiment la altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape: ea pstreaz forma unei adrese

obinuite, cu menionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte.

Astfel se trimit acte[2]:
periodic (n cazul n care exist un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. naintarea
la termene dinainte stabilite a situaiilor statistice, drile de seam etc). n acest caz formula de
introducere este: ,, v naintm (trimitem) alturat;
la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-iei de stat. n acest caz scrisoarea de
trimitere de acte ncepe astfel: ,, ca urmare cererii (ordinului, dispoziiei ) dv. nr . v naintm
alturat..
Actele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de nsoire, iar la anexe se menioneaz numai
numrul lor; poate lua forma unui borderou, cnd avem mai multe documente transmise n anex.
Scrisoarea nsoitoare de acte poart nr. de registratur, datele expeditorului, datele destinatarului,
semntura.
Memo sau nota intern n instituii, firme se practic frecvent comunicarea ntre
compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne,
fiind alturi de telefon, una dintre principalele modaliti de comunicare intern ntr-o firm. Nota
intern, n plus fa de comunicarea telefonic, i pstreaz caracteristica de fil de agend i are i
avantajele unei comunicri scrise, fiind nregistrat ntr-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea
informaiilor urgente, ntrebrilor, instruciunilor; sau, ntr-o form mai lung, pot servi ca raport.
n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la nceput i sfrit, politeea
fiind subneleas. Mesajul notei interne trebuie s fie ct mai scurt, fiind format de obicei dintr-o
singur idee.
Majoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar dac
acestea nu sunt folosite, o not intern are patru pri n antet: ,, Pentru. (numele destinatarului),
.,,De la (numele expeditorului). ,,Data..(ziua, luna, anul) i ,,subiectul (o fraz scurt). Cteodat,
poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon al expeditorului.
n ceea ce privete stilul limbajului dintr-o not-memo intern nu sunt reguli fixe. El depinde de
mai muli factori, i anume:
natura mesajului: informaii, ntrebri, cereri, rspunsuri, felicitri etc.;
contextul mesajului: reaciile probabile ale cititorului, ce s-a ntmplat nainte, ct tie destinatarul
despre subiectul notei, urgene i prioriti rutin, criz instruciuni de urmat pentru tot personalul;
statutul i personalitatea destinatarului: poziia n organizaie, nivel de instruire, metode de munc,
atitudinea fa de comunicarea scris etc.;
relaii ntre expeditor i destinatar: prietenie, indiferen, relaii informale etc.
Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele i instruciunile unei persoane din conducere
adresate ntregului personal pot fi foarte bine scrise ntr-o manier formal, ntr-un limbaj impersonal,
pe cnd un mesaj trimis unui coleg poate fi scris ntr-o manier conversaional, folosind chiar glume
sau expresii amuzante. Notele interne scrise ctre superiori vor fi mai pretenioase ca stil dect cele
trimise subordonailor. Un superior i poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci cnd scrie
subordonailor, dar se poate simi ofensat dac i se rspunde la fel.
Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni,
discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. Exist mai multe
tipuri:
proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);
proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;
proces-verbal de consemnare a unei edine.
innd cont de aceast clasificare, procesul-verbal poate avea form i coninut diferit.
Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite
de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din
administraia public (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitii etc) Acestea pot
aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De obicei se ncheie pe formulare
tipizate i au urmtoarea structur:

 antetul instituiei;
titlu i obiectul procesului verbal;
nr. de ordine i data;
numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea actului de
mputernicire respectiv;
consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri
personale, declaraii, documente etc);
menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui exemplar;
semnturile persoanelor care l-au ntocmit.
Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni se ncheie n urma transmiterii drepturilor
i obligaiilor referitoare la gestiune, de la cel care pred la cel care primete. Elementele lui obligatorii
sunt:
unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea;
titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru
predarea gestiunii... (obiectul predrii);
temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu caracter
temporar sau definitiv;
numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predare-primire;
lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n cazul
n care lista obiectelor este separat, n procesul-verbal se menioneaz prezena anexei;
semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat.
Procesul-verbal de consemnare a unei edine se ntocmete de ctre secretarii organelor
respective sau de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie s le
cuprind acest tip de proces-verbal sunt:
antetul documentului (numele firmei, societii;
denumirea documentului (proces-verbal);
subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie;
data ,,din 5 iunie 2003;
meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de membri
prezeni, abseni, invitai);
subiectul edinei: ordinea de zi;
consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu
privire la hotrrile luate);
semntura.
Procesele-verbale de edin se nscriu ntr-un registru sepcial i se numeroteaz n ordinea
ntocmirii lor. Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.
Protocolul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subuniti ale aceleiai
uniti, ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale agenilor
economice. Astfel de nelegeri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a
unor bunuri de ctre dou sau mai multe persoane sau uniti de desfacere. Protocolul poate fi ntocmit,
de exemplu, i pentru nelegerile intervenite ntre unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de
asigurare, n vederea asigurrii bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile
comerciale sau pentru asigurri de persoane[3]. n acest document se consemneaz condiiile n care se
face asigurarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce revine
celui care ncheie documentul, ncaseaz sumele i le vars n contul societii de asigurare.
De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se ncheie i ntre sindicate i
Guvern, ntre diferite organisme internaionale, n cadrul cruia sunt consemnate nelegerile la care se
ajung n urma unor discuii.
Minuta la fel ca i procesul-verbal, protocolul, minuta consemneaz nelegeri intervenite cel
puin ntre dou pri. Spre deosebire de procesul-verbal, i protocol, minuta consemneaz nelegeri
mai sumare, cu privire la probleme de mai mic importan;

Deosebirile fa de procesul-verbal sunt:

constatrile fcute printr-o minut cuprind o situaie la un moment dat, o propunere sau o aciune
ntreprins;
minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etap la alta;
minuta are un caracter parial, ce urmeaz a fi ntregit ulterior prin completri.
Minuta administrativ este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n
urmtoarele situaii: ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii
acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document ncheiat n scopul de a
consemna discuiile i nelegerile ntre delegaii agenilor economici, cu ocazia ncheierii unor
contracte; ca document ncheiat la recepionarea parial a unor lucrri i servicii.
ncheierea este un act oficial, ntocmit de ctre un colectiv de lucru, n care se consemneaz
hotrrile finale luate n cadrul edinei, cu ocazia unei constatri. Incheierea se asemn cu procesulverbal prin redactare, scop i prin colectivul care o redacteaz. Se deosebete de procesul-verbal prin
mprejurrile n care se ntocmete.
ncheierea administrativ se ntocmete ntre delegaii prilor, cu ocazia edinelor n care se
discut condiiile de ncheiere a contractelor, nenelegerile ivite ntre uniti. Se mai folosete i n
cazul verificrilor unor lucrri i servicii.
ncheierea de confirmare a unui proces-verbal de contravenie se ntocmete de ctre eful
organului al crui mputernicit a ncheiat procesul-verbal de constatare i sancionare pentru
contravenie.
ncheierea notarial est certificarea prin care notariatul autentific ndeplinirea unui act
notarial. De asemenea, ncheierea de legalizare este o ncheiere notarial.
ncheierea judectoreasc est ntocmit de organele justiiei.
Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri n
legtur cu o anumit problem, cu o situaie existent. Referatele sunt specifice corespondenei
interne, ele neputnd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important
instrument de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei
autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Referatul se
utilizeaz n toate domeniile de activitate.
Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicrii de
sanciuni disciplinare etc. Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la
mbuntirea muncii sau la buna desfurare a unor aciuni. Ele se redacteaz din dispoziia conduceri
sau din oficiu i se prezint sub form scris original.
Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice
respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris i nu
necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura eficiena
rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea
temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate.
Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu
privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea
situaiei activitii ntr-un compartiment de munc. Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a
dispoziiei date de organul cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte
normative.
Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt:
titlu ,,Raport privind desfurarea activitii de recepie calitativ... ,,Referat de necesitate;
numrul i data;
numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a
fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l-a semnat;
constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n alineate separate i numerotate;
propunerile;
formula de ncheiere (n cazul raportului ,,drept pentru care a fost ncheiat prezentul raport);

 semnturile, precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat controlul.

Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti,
ntr-o anumit etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai sau
de acionari n adunarea general, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar,
trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele
subordonate i a informaiilor organelor de conducere. Prezentarea activitii se face n spirit critic i
autocritic, confruntndu-se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor
obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum i greutile ntmpinate i se fixeaz
sarcini precise pentru etapa urmtoare.
n adunarea general, dup citirea drii de seam, se fac completri. De asemenea, se discut
problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri. Darea de seam se alctuiete n mod obinuit
dup un plan i cuprinde:
titlul ,,Dare de seam i se specific a cui activitate se prezint);
perioada pentru care se prezint darea de seam;
introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar activitatea);
obiectivele desprinse din planul de activitate;
analiza activitii pe perioada dat;
realizrile;
lipsurile i cauzele lor;
greutile ntmpinate;
concluziile i propunerile.
Darea de seam poate fi: intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad i
extern i cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate; poate fi statistic i contabil.
Petiiile reprezint un element exclusiv al corespondenei externe i sunt cererile petenilor
(persoane fizice sau juridice) adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru,
pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie ntre petiie i plngere. n timp ce petiia
reprezint o cerere adresat administraiei, plngerea reprezint prezentarea unei situaii de fapt care
lezeaz interesele unei persoane. Petiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite
elemente obligatorii:
cui se adreseaz;
numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului;
problema concret adus n faa administraiei;
motivaia solicitrii;
semntura i data.
n Legea Administraiei Publice, se prevede obligaia administraiei de a rspunde n termen de
30 de zile la petiii, indiferent dac rspunsul este negativ sau afirmativ.
Rspunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea unui act
administrativ. Rspunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului care explic refuzul
sau acceptul rezolvrii situaiei sale i precizeaz stadiul soluionrii. Un posibil rspuns la o cerere de
locuin ctre primrie: ,, cererea dumneavoastr cu nr. de nregistrare .din data, adresat
Primriei a fost luat n eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile sau ,,cererea
dumneavoastr nr. din data, adresat Primriei a fost analizat n conformitate cu actele
normative i v comunicm c nu v ncadrai n categoria beneficiarilor de locuine din fondul locativ
de stat.
Rspunsul la petiie trebuie s poarte numr de nregistrare i dat, s fac referire la numrul i
data nregistrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative, s fie semnat i
tampilat.
Adrese de redirecionare ntre autoriti administrative diferite, reprezint un tip al adreselor
nsoitoare de acte, prin care o autoritate administrativ i declin competena n privina unor petiii
greit adresate n favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare. Adresele de redirecionare
trebuie s cuprind urmtoarele:

 antetul instituiei ce remite petiia;

autoritatea creia i este redirecionat petiia;
numele i adresa petentului;
problema ridicat;
numrul i data cu care a fost nregistrat petiia;
numrul de pagini i, dac este cazul, anexe;
semntura i tampila instituiei.
Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau mai
multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor
acorduri. De exemplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de
competen general i ministere de competen specific, cum ar fi:
- ministerele cu Ministerul Finanelor privind execuia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea
regimului fondurilor publice;
- Ministerul Lucrrilor Publice cu alte autoriti publice privind construciile i posibilitatea unor
modificri, consolidri ori expertizri. n acest caz informrile reciproce reprezint alt coresponden
dect cea de avizare.
Repartiiile au un regim special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite
persoane, care are obligaia de a le folosi numai pentru scopul n care i-au fost nmnate, n perioada de
timp prevzut, dup aceea ele pierzndu-i valabilitatea. De menionat c acest tip de coresponden
est e denumit generic repartiie, fiecare act de acest fel avnd o denumire proprie i specific
domeniului de utilizare. Iat cteva dintre domeniile i categoriile de repartiii care sunt mai des
ntlnite:[4]
n domeniul contractelor de locaiune imobiliar:
repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ de stat;
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii 42/1991 privind protecia
revoluionarilor;
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii privind protecia micilor meseriai;
n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i tv.:
repartiii provizorii pn la emiterea licenei, conform Legii Audiovizualului;
staii emisie-recepie cu mai multe posturi (companii de taximetre, companii de intervenie, paz,
protecie etc);
repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe teritoriul naional al
Romniei.
Citaiile se transmit numai ntre instituii diferite; au un caracter similar convocrilor, care
sunt specifice corespondeei interne. Exemple de citaii, altele dect cele judectoreti:
cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitraje;
cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor acostate;
cele ale organelor de poliie pentru soluionarea unor anchete (a nu se confunda cu citaiile emise de
Parchet sau citaiile instanelor n cauze penale).
Navetele[5] se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleiai autoriti ca
proceduri prealabile adoptrii deciziei administrative. Exist dou categorii, i anume:
1. Adresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i transmise decidentului
(de exemplu: comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau cu alte destinaii transmise de
direciile, regiile sau societile de administrare Consiliilor locale sau primriilor pentru emiterea de
repartiii).
2. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre societi cu aceleai
atribuii care iau parte la o nelegere. Astfel, amintim de navetele sau comunicrile din diferite
domenii:
transporturi transmiterea ntre regionalele de cale ferat, companiile aeriene etc., a diagramelor cu
locurile disponibile pentru rezervare i vnzare de bilete;

 acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la autoritatea de

grani care controleaz accesul;
transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la administraiile
financiare ori direciile de taxe i impozite locale pentru executri.
Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevzut n ele.
Acte de dispoziie i decizie
Activitatea de baz a fiecrei organizaii, activitate care deriv din legea lor organic, este adus
la ndeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii, i care au un caracter obligatoriu.
Ordinul este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o
coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice (n funcie de
dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le
cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.
n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obinnd astfel un nou
tip de document ordinul circular.
Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor
lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care s-au dovedit necorespunztoare, pentru
sancionarea unor salariai vinovai etc.
Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie. Caracteristici de redactare. Aceste tipuri
de acte au o structur similar i cuprind:
denumirea unitii emitente;
titlul, numrul i data actului;
preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite
asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avnd n
vedere, ,,pe baza , ,,n temeiul;
formula de dispoziie: ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie), precedat de artarea calitii
emitentului;
coninutul, grupat pe puncte numerotate;
ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii, servicii etc) care
urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz;
semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).
Astfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor organe, deci pot fi emise n
comun de acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele.
Instruciunile sunt, n general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu
caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelai caracter normativ ca i reglementrile pe care le
nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, paragrafe etc.
Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din
subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de
dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa
destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valaorea originalului, se
expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (ex.: ,,Instruciune
nr, ,,Circulara nr.).
Instruciunile i circularele nu suport rspuns. La destinatar ele primesc rezoluia ,, n
eviden, pentru a fi avute permanent n vedere. Ele au o singur semntur a conductorului.
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n
scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi.
Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se
atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc.,
n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina eliberat de circa
financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena unui debit; adeverina
eliberat celor care frecventeaz o form de nvmnt pe baza documentelor colare; adeverina

eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip
de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc.
Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau
faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura
(semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate.
Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest
drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care sunt
extrase, n general, din registre.
Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite
persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat.
Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i
acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n delegaie. Este un
act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine, contractri,
recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc.
Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n justiie.
n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura, tampil), ca
elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul ,,delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate
al delegatului (B.I. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a delegaiei.
Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea
cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat suma de
bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a primit. Chitana
poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a
impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)
[1] Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slniceanu. Op. cit., p. 223.
[2] Abela, Hascal; Lucreia, Preotesiu. Coresponden i Tehnica secretariatulu, Bucureti : Editura
Didactic i Pedagogic, 1996, p. 34.
[3] Zoica, Vldu; Ana, Teme. Corespondena comercial, Bucureti: Ed. Didactic i Pedagogic,
1992, p. 98.
[4] Victor, Alistar; Ion, Popescu-Slniceanu. Op. cit., p. 235
[5] Ibidem., p. 233.
Universitatea din Bucureti 2003. All rights reserved. No part of this text may be reproduced in any
form without written permission of the University of Bucharest, except for short quotations with the
indication of the website address and the web page. This book was first published by Editura
Universitii din Bucureti ISBN 973-575-820-2
Comments to: Nina VRGOLICI
Last update: Martie 2004
Web designer, Text editor: Annemarie LIHACIU