2.9.

Proiectarea i utilizarea formularelor

Formularele sunt obiecte ale bazei de date destinate introducerii i/sau vizualizrii ntr-o
form specific a datelor. Formularele sunt utile pentru operatorii mai puin experimentai care
trebuie s lucreze cu informaiile din baza de date. n acest sens, formularele constituie o interfa
mai accesibil ntre operator i baza de date.
Formularele afieaz nregistrri din tabele sau interogri ale bazei de date sau asigur
introducerea unor noi nregistrri n tabele.
Proiectarea i gestionarea formularelor se face n seciunea Forms.
Asupra unui obiect de tip formular se pot executa trei aciuni, corespunztoare celor trei
butoane disponibile:
Deschidere (utilizare) formular existent Open
Deschidere fereastr de proiectare formular existent Design
Creare formular nou New
Crearea unui nou formular. Elemente componente
Exist mai multe posibiliti de a crea formulare, dintre care cele mai utilizate sunt
urmtoarele :
Design View
- creare formular n fereastra de proiectare; se recomand
utilizatorilor experimentai
Form Wizard
- creare formular cu ajutorul asistentului interactiv; varianta cea mai
recomandat, att pentru nceptori, ct i pentru avansai
AutoForm
- creare automat formular simplu; limitat ca posibiliti
Chart Wizard
- creare formular cu grafice incluse, cu ajutorul asistentului interactiv
Fereastra de proiectare a unui formular este prezentat n figura 2.28.

Etichet text

Etichet text
Caset cmp

Butoane comand

Fig.2.28. Fereastra de proiectare a unui formular Design View

49

Un formular poate s conin trei zone: Form Header antetul formularului, Detail zona
cmpurilor i Form Footer subsolul formularului. Dintre acestea, zona Detail este obligatorie,
celelalte fiind opionale.
Zona Form Header este destinat, de obicei, unui titlu pentru formular i includerea unor
elemente informative (ex. numele emitentului, data sau ora curent, nr.pagin, etc).
n zona Detail se introduc cmpurile tabelului ale cror valori trebuie afiate pentru fiecare
nregistrare a acestuia. Zona cuprinde grupuri de entiti formate din dou elemente, o etichet i
o caset de cmp.
Zona Form Footer este destinat includerii unor elemente informative sau anumitor
observaii legate de utilizarea formularului. De asemenea, aici se pot include butoane de comand
pentru utilizarea formularului.
Fiecare entitate definit n formular (cum ar fi etichetele de text, casetele de cmp,
butoanele de comand etc), zonele acestuia precum i formularul nsui au anumite
proprieti specifice, configurabile de ctre utilizator.
Afiarea acestora se face selectnd entitatea i alegnd
opiunea Properties din meniul contextual afiat prin
apsarea butonului dreapta al mouse-ului. Se afieaz
o fereastr de dialog specific (fig.2.29 pentru o
caset de cmp).
Adugarea de noi entiti
n formular se face prin
selectarea acestora de pe bara
cu butoane asociate Toolbox,
care este afiat automat la
deschiderea
ferestrei
de
proiectare a formularului
(dac nu este afiat, se
selecteaz opiunea de meniu
ViewToolbox).

Fig.2.29 Fereastra Properties

Denumire entitate

Label
etichet text

Text Box
caset de cmp
Combo Box
caset list pop-up

Cele mai uzuale entiti care pot fi incluse ntr-un

formular sunt descrise n tabelul de mai jos.

Buton
asociat pe
Toolbox

Descriere

Text simplu care poate fi formatat (font, mrime,

culoare etc). Poate servi ca titlu de formular sau ca
etichet (denumire) asociat unei casete de cmp
Caset de cmp. Se asociaz cu cmpuri ale cror
valori trebuie afiate/introduse. Poate fi formatat i
transformat n caset tip list simpl sau combinat
Caset list pop-up (derulant). Se poate ataa unui
cmp ale crui valori le afieaz pentru toate
nregistrrile sub forma unei liste derulante
50

(continuare)
Denumire entitate

List Box
caset list simpl
Command Button
Buton comand
Rectangle
Line

Subform

Buton
asociat pe
Toolbox

Descriere

Caset list simpl. Se poate ataa unui cmp ale crui

valori le afieaz pentru toate nregistrrile sub forma
unei liste simple.
Buton de comand. La apsare, se execut o anumit
comand asociat (nchidere/deschidere obiect, cutare
valori, parcurgere nregistrri etc).
Element grafic dreptunghi. I se poate modifica tipul de
linie, grosimea, culoarea.
Element grafic linie. I se poate modifica tipul de linie,
grosimea, culoarea.
Buton de creare subformular. Se creaz o legtur ctre
un formular existent sau se creaz interactiv un
subformular care este utilizat n cadrul formularului
principal.

Observaii
Atunci cnd se adaug o caset de cmp (Text/Combo/List Box), ea este nsoit
ntotdeauna de o etichet (Label). Dac aceasta nu este necesar, poate fi tears prin
selectare i apsarea tastei Delete sau a butonului asociat de pe bara cu butoane superioar.

Proprietile entitilor coninute n formulare

Aa dup cum s-a precizat anterior, toate entitile cuprinse ntr-un formular, zonele acestuia
precum i formularul au o serie de caracteristici (proprieti) ale cror valori pot fi stabilite de
ctre utilizator.
Orice entitate inclus n formular este cuprins ntr-o caset imaginar, marcat de 8
ptrele negre, dintre care unul de dimensiuni mai mari, situat n colul stnga sus fig.2.30.
Activarea casetei imaginare se face prin selectarea entitii cu mouse-ul.

Fig.2.30 Entitate selectat caseta imaginar cu

marcajele de selectare este activat
Prin indicarea cu mouse-ul a ptratului negru mai mare i drag&drop (tragere&depunere),
entitatea selectat poate fi mutat n cadrul formularului. Se observ c, n timpul mutrii,
indicatorul mouse-ului devine o palm neagr.
Prin indicarea cu mouse-ul a unuia dintre celelalte ptrele negre i drag&drop
(tragere&eliberare), se pot modifica dimensiunile casetei imaginare, n cazul n care se observ c
textul scris n ea nu se vede n totalitate. Dac se execut dublu-click pe oricare dintre ptrelele
negre, dimensiunile casetei se adapteaz la dimensiunea textului astfel nct acesta s se vad n
totalitate fig.2.31, cazul b.

51

n cazul casetelor de cmp care sunt nsoite de o etichet de text, cele dou entiti sunt
legate ntre ele i se pot gestiona n grup sau separat fig.2.32.

a. Caset prea mic

b. Caset corect
c. Caset prea nalt
Fig.2.31 Redimensionarea casetei imaginare n funcie de textul afiat
Etichet

Caset de cmp
Fig.2.32 Grup de entiti etichet caset de cmp (Text Box)

Observaie
n cazul casetelor de cmp nu se recomand dimensionarea casetei dup lungimea
textului scris n ea, care de obicei este numele cmpului, deoarece acesta poate fi mai mic
dect lungimea unor valori ale cmpului respectiv, coninute n nregistrrile tabelului i, n
consecin, acele valori nu se vor afia n totalitate.

Cele mai importante dintre proprietile entitilor care pot fi incluse n cadrul formularelor
sunt descrise n cele ce urmeaz.
Pentru etichetele de text i casetele cmpurilor:
modificarea aspectului: font de text, mrime, culoare, fond (Font Name, Size/Weight, Fore
Color, Back Style/Color, Border Style/Color etc.)
Pentru casetele cmpurilor:
sursa datelor afiabile n caset: Control Source dac este un cmp din tabel/interogare,
este afiat numele acelui cmp, dac este o relaie matematic sau o funcie integrat (vezi
cap.2.7), atunci se afieaz relaia/funcia.
formatul de afiare a datelor: Format / Decimal Places
cmp editabil sau blocat: Locked No/Yes
cmp accesibil/inaccesibil cu tasta Tab: Tab Stop Yes/No
poziia cmpului la parcurgere cu tasta Tab: Tab Index 0, 1, 2, .a.m.d.
Pentru butoanele de comand
afiare text pe buton: Caption
afiare imagine pe buton: Picture / Picture Type
asociere aciune la apsare buton: On click [Event Procedure]
Pentru zonele formularului
stil i culoare fond (Special Effect, Back Color)
Pentru formular
sursa nregistrrilor: Record Source dac este un tabel sau o interogare, aici trebuie s
apar numele obiectului respectiv
controlul introducerii/afirii datelor: Data Entry Yes/No - introducere date noi / afiare
date existente
aspectul general al formularului (bare de derulare, butoane de min/max/close etc.): Scroll
Bars, Record Selectors, Navigation Buttons, Min Max Buttons, Close Button etc.
52

Dup configurarea proprietilor entitilor, zonelor formularului i a proprietilor acestuia i

salvarea modificrilor, utilizarea ulterioar a formularului se face prin dublu-click pe numele
acestuia n seciunea Forms sau prin
selecie i apsarea butonului Open. n
figura 2.33 este prezentat formularul a
crui fereastr de proiectare a fost
descris n figura 2.28.
Trecerea ntre cele dou ferestre
(utilizare proiectare) se
poate face i cu ajutorul
butonului asociat de pe
bara cu butoane superioar,
care i schimb forma n
funcie de fereastra care este activ la
Fig.2.33 Fereastra Form View (Open Form)
un moment dat.
Crearea i utilizarea subformularelor
Subformularul este un formular care se utilizeaz n cadrul altui formular de care este legat
printr-o relaie de asociere. De obicei, formularele cu subformulare se folosesc pentru a afia sau
a introduce date din / n tabele ntre care exist relaii (vezi cap.2.5).
Un subformular se poate crea n dou moduri:
 ca orice formular, cu opiunile disponibile (Design View, Form Wizard etc.) i
apoi se adaug n formularul principal, stabilindu-se asocierea cu acesta prin
proprietile Source Object, Link Master Fields i Link Child Fields
 cu ajutorul asistentului interactiv n fereastra de proiectare a formularului principal,
apelnd butonul specific de pe bara cu butoane Toolbox.
Exemplu
n baza de date Stocuri se poate crea un formular cu subformular pentru introducerea datelor
din facturile de aprovizionare. Formularul principal este necesar pentru adugarea datelor
generale despre factura de aprovizionare n tabelul tblNoterec, iar subformularul va permite
adugarea de nregistrri despre produsele achiziionate prin factura respectiv, n tabelul
tblStocAprov (vezi exemplul de la aplicaia nr.6).

53

2.10. Proiectarea i utilizarea rapoartelor

Rapoartele sunt obiecte ale bazei de date destinate tipririi la imprimant ntr-o form
specific a datelor. Dei informaiile din tabelele unei baze de date se pot tipri i direct din
fereastra de afiare a nregistrrilor (datasheet view), aceast variant are o serie de limite.
Rapoartele permit tiprirea informaiilor din tabele sau interogri ale bazei de date.
Gestiunea rapoartelor se face n seciunea Reports.
Rapoartele permit tiprirea informaiilor din mai multe tabele simultan i pot conine entiti
ale cror valori sunt calculate cu relaii matematice, pe baza valorilor cmpurilor din tabelele
bazei de date.
Proiectarea i utilizarea rapoartelor se face n mod asemntor cu formularele (cap.2.8). Din
acest punct de vedere cele dou tipuri de obiecte sunt similare. Se poate spune c rapoartele
tipresc informaiile prezentate la imprimant, n timp ce formularele le tipresc pe ecranul
calculatorului.
Deoarece rapoartele tipresc informaiile pe hrtie, valorile parametrilor acesteia format
hrtie, dimensiuni margini, antet, subsol etc. vor fi preluate din sistem, conform valorilor
existente n Microsoft Office. Bineneles, aceste valori pot fi modificate cu ajutorul opiunii de
meniu FilePage Setup, n funcie de cerinele momentane ale utilizatorului.
Asupra unui obiect de tip raport se pot executa trei aciuni, corespunztoare celor trei
butoane disponibile:
Vizualizare raport existent nainte de tiprire Preview
Deschidere fereastr de proiectare raport existent Design
Creare raport nou New
Crearea unui nou raport. Elemente componente
Exist mai multe posibiliti de a crea rapoarte, dintre care cele mai utilizate sunt
urmtoarele :
Design View
- creare raport n fereastra de proiectare; se recomand utilizatorilor
experimentai
Report Wizard
- creare raport cu ajutorul asistentului interactiv; varianta cea
mai recomandat, att pentru nceptori, ct i pentru avansai
Auto Report
- creare automat raport simplu; limitat ca posibiliti
Chart Wizard
- creare raport cu grafice incluse, cu ajutorul asistentului interactiv
Label Wizard
- creare raport pentru tiprire etichete
Fereastra de proiectare a unui raport este prezentat n figura 2.34.
Un raport poate avea, de regul, 5 zone componente: Report Header, Page Header, Detail,
Page Footer i Report Footer. Dac informaiile care se tipresc provin din mai multe tabele ale
bazei de date i se aplic unele criterii de grupare a acestora n funcie de valorile anumitor
cmpuri, atunci raportul poate s conin i alte dou zone, antet i subsol de grup pentru fiecare
cmp ale crui valori reprezint un criteriu de grupare.
Zona Report Header este destinat includerii unui titlu pentru raportul respectiv, titlu care va
fi tiprit o singur dat la nceputul raportului, pe prima pagin a acestuia. Se mai pot include aici
informaii statistice (data curent, nr.pagini raport etc.).
54

Zona Page Header reprezint antetul de pagin, n care se includ, de obicei, ca titluri de
coloane, etichetele cmpurilor. Se mai pot include i date statistice (nr. de pagin, dat
calendaristic etc.). Informaiile se vor tipri pe fiecare pagin a raportului n antetul acesteia.

Antet de grup
Subsol de grup

Fig.2.34 Fereastra de proiectare a unui raport

n zona Detail se includ cmpurile dorite din tabele, pentru care vor fi tiprite datele
nregistrrilor.
Zona Page Footer reprezint subsolul de pagin, n care se includ, de obicei, date statistice
(nr. de pagin, dat calendaristic, subtotalizri de pagin etc.). Informaiile se vor tipri n
subsolul fiecrei pagini a raportului.
Zona Report Footer reprezint subsolul raportului, n care se pot include totalizri finale,
semnturi etc). Acestea se vor tipri o singur dat, la sfritul raportului, pe ultima pagin a
acestuia.
Fiecare entitate definit n raport, zonele acestuia precum i raportul nsui au o serie de
proprieti specifice, configurabile de ctre utilizator. Accesul la aceste proprieti se
face, ca i la rapoarte, selectnd entitatea i butonul din dreapta al mouse-ului, opiunea
Properties. n fereastra de dialog care apare se configureaz valorile proprietilor.
Proprietile care aparin entitilor unui raport sunt similare cu cele ale celor incluse n
formulare i au fost descrise n cadrul cap.2.9 (aspectul etichetelor i casetelor de cmp, butoane
de comand, elemente grafice etc.).
Este disponibil, ca i la formulare, bara cu butoane ToolBox, cu ajutorul creia se pot aduga
entiti n diferite zone ale raportului. Entitile care pot face parte din componena unui raport
sunt similare cu cele incluse n formulare i au fost prezentate n tabelul de la cap.2.9.
Unele informaii statistice care se pot include n rapoarte pot fi adugate cu ajutorul
opiunilor de meniu InsertPage Numbers / Date and Time:
Page Numbers adugarea numrului de pagin ntr-un anumit format
55

 Date and Time adugarea datei calendaristice i/sau orei curente ntr-un anumit format
Pentru adugarea unui contor automat (numerotare curent) n raport, se adaug o caset de
cmp Text Box n zona Detail i se stabilesc proprietile acesteia la Control Source: =1 i
Running Sum: Over All/Over Group, n funcie de cerinele momentane ale utilizatorului.
Criteriile de ordonare i grupare aplicate nregistrrilor prelucrate i tiprite cu ajutorul unui
raport sunt configurabile fie n ferestrele de dialog specifice asistentului interactiv (Form
Wizard), dac raportul se creaz cu ajutorul acestuia, fie cu opiunea de meniu ViewSorting and
Grouping, fig.2.35.

Fig.2.35 Fereastra Sorting and Grouping

Fig.2.36 Fereastra Preview a unui raport

Dac s-a aplicat un criteriu de grupare a nregistrrilor dup valorile unui cmp i se dorete
ca nregistrrile care fac parte dintr-un grup s fie tiprite pe aceeai pagin a raportului, acest
lucru se obine prin configurarea opiunii Keep Together la valoarea Whole group, n fereastra
Sorting and Grouping (fig.2.35).
Dup configurarea proprietilor entitilor, zonelor raportului i a proprietilor acestuia i
salvarea modificrilor, utilizarea ulterioar a raportului se face prin dublu-click pe numele
acestuia n seciunea Reports sau prin selecie i apsarea butonului Preview, care vizualizeaz
raportul pe foaia de hrtie (format A4-Portrait), aa cum va fi el tiprit. n figura 2.36 este
prezentat raportul a crui fereastr de proiectare a fost descris n figura 2.34.
Trecerea ntre cele dou ferestre (previzualizare proiectare) se poate face i cu
ajutorul butonului asociat de pe bara cu butoane superioar, care i schimb forma n
funcie de fereastra care este activ la un moment dat.

56

2.11. Proiectarea i utilizarea panourilor de comand

Panourile de comand sunt obiecte ale bazei de date destinate lansrii n execuie a
diferitelor aciuni de gestionare a acesteia prin simpla apsare a unor butoane de comand. Ele
constituie o interfa ntre utilizatorul neexperimentat i obiectele bazei de date.
Panourile de comand sunt obiecte de tip formular care, de obicei, conin numai butoane de
comand, asociate cu texte explicative.
Crearea unui panou de comand se poate face fie prin proiectarea acestuia ca orice formular
(vezi subcap.2.8), fie cu ajutorul utilitarului Switchboard Manager care poate fi executat din
meniul ToolsDatabase Utilities.
La crearea primului panou de comand ntr-o baz de date, acesta primete numele implicit
Main Switchboard. Configurarea panoului de comand i adugarea de butoane de comand i
aciuni asociate acestora se face prin apsarea butonului Edit n fereastra Switchboard Manager
(fig.2.37). n aceast fereastr semnificaia butoanelor este urmtoarea:

Fig.2.37 Fereastra Swb Manager

Close nchiderea ferestrei;
New crearea unui nou panou de
comand;
Edit editarea panoului de
Fig.2.38 Panou de comand
comand selectat;
Delete tergerea panoului de comand selectat;
Make Default configurarea panoului de comand selectat ca panou implicit.
n figura 2.38 este prezentat un exemplu de panou de comand n baza de date Stocuri. Cu
ajutorul acestuia se pot executa 4 aciuni n baza de date, corespunztoare a 4 butoane de
comand prezente pe panou:
Nomenclator produse deschiderea unui formular de afiare a nregistrrilor din tabelul
Produse;
Nomenclator furnizori deschiderea unui formular de afiare a nregistrrilor din tabelul
Furnizori;
Adugare factur n stoc adugarea datelor generale ale unei facturi de achiziie i a
datelor despre produsele achiziionate pe factura respectiv n tabelele Noterec i,
respectiv StocAprov;
Facturi neachitate execuia unei interogri care afieaz informaiilor despre facturile
neachitate la un moment dat.
57

Panoul de comand din figura 2.38 mai conine i un buton de nchidere al acestuia.
Fereastra de editare a unui panou de comand este prezentat n figura 2.39. Caseta
Switchboard Name indic numele panoului, iar caseta Items on this Switchboard indic lista
butoanelor de comand prezente pe panou. Semnificaia butoanelor din partea dreapt este
urmtoarea:
Close nchiderea ferestrei;
New crearea unui nou buton de comand i asocierea unei aciuni la apsarea acestuia;
Edit editarea unei aciuni existente;
Delete tergerea unui buton de comand i a aciunii asociate acestuia;
Move Up i Move Down modificarea poziiei butonului de comand selectat.
Fereastra de editare a unei aciuni asociate unui buton de comand este prezentat n figura
2.40. Semnificaia casetelor de editare este urmtoarea:

Text mesaj text asociat butonului de comand care se afieaz pe panou; reprezint i
numele butonului afiat n fereastra Edit Switchboard Page;

Command aciunea care se execut la apsarea butonului; se alege dintr-o list de
aciuni disponibile;

Form indic obiectul asupra cruia se execut aciunea selectat anterior; acest obiect
poate fi un formular, un raport, o comand macro sau un alt panou de comand; n funcie
de tipul obiectului, caseta este denumit Form, Report, Macro sau Switchboard.

Fig.2.39 Fereastra Edit Switchboard Page

Fig.2.40 Fereastra Edit Switchboard Item

Pe lng obiectul de tip formular creat n seciunea Forms, unui panou de comand i se
ataeaz i un tabel, denumit Switchboard Items, care conine cte o nregistrare corespunztoare
fiecrui panou de comand creat n baza de date precum i fiecrui buton de comand prezent pe
panou. n figura 2.41 este prezentat coninutul tabelului respectiv pentru panoul de comand
afiat n figura 2.38. Exist 5 nregistrri, una pentru panoul nsui i patru pentru cele patru
butoane ale acestuia.

Fig.2.41 Tabelul asociat unui panou de comand i butoanelor acestuia

58

Obiectul de tip panou de comand, fiind un formular, poate fi editat n seciunea Forms,
aducndu-i-se modificri n funcie de cerinele utilizatorului. Sunt disponibile toate posibilitile
de modificare a aspectului (font, mrime i culoare text, adugare de elemente grafice etc.) pe
care le are orice formular. De asemenea, se pot ataa i alte butoane de comand specifice, cum ar
fi butonul de nchidere (fig.2.38), conform celor prezentate n cadrul subcap.2.8.
Panourile de comand pot fi create i ca formulare obinuite, n seciunea Forms, cu opiunea
New  Design View i apoi adugarea etichetelor i a butoanelor de comand necesare. Aspectul
unui astfel de formular care execut aproximativ aceleai aciuni ca i cel din figura 2.38 poate fi
cel prezentat n figura 2.42.

Fig.2.42 Panou de comand creat ca formular obinuit

Butoanele panoului de comand din figura 2.42 au asociate aciuni, de obicei descrise n
macrocomenzi, care sunt executate la acionarea lor cu click de mouse. Asocierea aciunilor se
face fie cu ajutorul asistentului interactiv, fie prin proiectarea macrocomenzii specifice care
trebuie apoi asociat proprietii On Click a butonului respectiv.
n cadrul aplicaiei nr.8, cap.4, este prezentat succesiunea aciunilor necesare pentru crearea
panoului de comand din figura 2.38, n baza de date Stocuri.

59