1. Obinerea avizului medical pentru angaja i .

O persoan poate fi angajat numai

n baza unui certificat medical (fi de aptitudini eliberat de un medic specialist n
medicina muncii), prin care se constat faptul c cel n cauz este apt pentru
prestarea respectivei munci. Certificatul este, deci, personalizat pentru fiecare
angajat i funcia deinut. De exemplu, o persoan considerat apt pentru munca
de birou poate fi considerat inapt pentru munca de antier. Avizul medical se
obine anterior primei zile de munc i ulterior se rennoie te periodic.
2. ntocmirea documentelor de relaii de munc . Cel mai important document este
contractul individual de munc (mpreun cu actele adi ionale aferente), dar pe lng
acesta mai trebuie ntocmite cel puin urmtoarele: fi a postului; informarea
anterioar angajrii; procesul-verbal de predare-primire a contractului de munc. n
funcie de specificul de activitate (deplasri n strintate, deta ri, ore suplimentare,
ore de noapte etc.), se mai pot aduga i alte documente de ntocmit.
3. nfiinarea, completarea i transmiterea Registrului General de Eviden a
Salariailor (REGES). Acesta este un registru electronic care se nfiin eaz i se ine
de ctre fiecare angajator n parte i se transmite la inspectoratul teritorial de munc
(ITM), pe msur ce se ncheie contracte individuale de munc sau se opereaz
modificri asupra lor. Registrul cuprinde urmtoarele informa ii: elementele de
identificare ale angajailor; data angajrii; perioada deta rii i denumirea
angajatorului la care se face detaarea; func ia conform Clasificrii ocupa iilor din
Romnia sau altor acte normative; tipul contractului individual de munc; durata
normal a timpului de munc i repartizarea acestuia; salariul de baz lunar brut i
sporurile; perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu
excepia cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale; data ncetrii
contractului individual de munc.
4. Notificarea ITM privitor la prestatorul de servicii ce completeaz REGES.
Registrul de eviden poate fi completat de un angajat al societ ii, conform unei
decizii interne. n acest caz, nu exist obligativitatea notificrii ITM. Dar dac pentru
completarea i transmiterea registrului se contracteaz un serviciu extern, este
obligatoriu s se notifice ITM cu privire la ncheierea acestui contract de prestri
servicii, menionndu-se cel puin urmtoarele informa ii: data i numrul contractului
i datele de identificare ale prestatorului.
5. Asigurarea sntii i securitii angaja ilor n munc . Angajatorul este
responsabil de sntatea i securitatea salaria ilor si pe toat durata programului de
munc al acestora. n sarcina sa cade i luarea de msuri pentru prevenirea i
protecia la riscurile profesionale, acordarea de prim ajutor, stingerea incendiilor,
evacuarea lucrtorilor etc. De regul, firmele mici contracteaz un serviciu extern
pentru ndeplinirea acestei obligaii legale.

6. ntocmirea i popularizarea unui Regulament intern . Acesta este un document

intern obligatoriu, care specific regulile generale ce guverneaz desf urarea
activitii n cadrul firmei. Regulamentul se ntocmete de ctre angajator, cu
consultarea sindicatului sau a reprezentanilor salariailor, dup caz. Regulamentul
intern cuprinde cel puin urmtoarele categorii de dispozi ii: reguli privind protec ia,
igiena i securitatea n munc n cadrul unit ii; reguli privind respectarea principiului
nediscriminrii i al nlturrii oricrei forme de nclcare a demnit ii; drepturile i
obligaiile angajatorului i ale salariailor; procedura de solu ionare a cererilor sau a
reclamaiilor individuale ale salariailor; reguli concrete privind disciplina muncii n
unitate; abaterile disciplinare i sanciunile aplicabile; reguli referitoare la procedura
disciplinar; modalitile de aplicare a altor dispozi ii legale sau contractuale
specifice; criteriile i procedurile de evaluare profesional a salaria ilor. Regulamentul
intern se aduce la cunotin salariailor prin grija angajatorului i i produce efectele
fa de acetia din momentul ncunotinrii lor.
7. Demararea procedurii de ncheiere a unui contract colectiv de munc. Atunci
cnd o societate are minimum 21 de angaja i, este obligat de lege s demareze
procedura de negociere i ncheiere a contractului colectiv de munc. Aceast
procedur se poate finaliza cu sau fr semnarea contractului, dar demararea ei este
obligatorie.
8. ntocmirea i transmiterea formularului 112 . Acesta este o declaraie privind
obligaiile de plat a contribuiilor sociale, impozitului pe venit i evidena nominal a
persoanelor asigurate (salariailor) unei societ i. Formularul 112 se depune exclusiv
prin mijloace electronice de transmitere la distan , cu frecven lunar sau
trimestrial.
9. ntocmirea pontajului. Acesta este un document intern prin care se ine eviden a
orelor lucrate de ctre salariai i n baza cruia ace tia i primesc drepturile
salariale. Pontajul este important i din perspectiva urmririi respectrii anumitor
drepturi ale salariailor, cum ar fi dreptul la repaus, recompensarea orelor
suplimentare
etc.
10. ntocmirea documentelor de plat a beneficiilor salariale. Statul de salarii i
fluturaii de salariu sunt documentele de baz pentru calcularea i virarea
drepturilor salariale.
Cele zece elemente de mai sus sunt cele mai importante obliga ii ce apar odat cu
atragerea de angajai, dar pe lng ele mai pot exista i altele. n elegerea i
cunoaterea lor este util, deoarece atrag costuri suplimentare ce trebuie bugetate
adecvat. n principiu, pe lng plata salariilor, existen a angaja ilor atrage costuri cu
contractarea unui serviciu extern de administrare a personalului, a unui serviciu
extern de sntate i securitate n munc i majorri de tarife la contractul de inere a
evidenelor contabile, datorit creterii volumului de munc.