TESTE DE CUNOTINE (pentru evaluarea la seminar)

-privind exigenele teoretice i criterile practice (ale managementului previzional strategic)

necesare planificrii strategice a unui proiect de cercetareI.Ce resurse sunt necesare pentru realizarea unui proiect (i ntrebrile care le operaionalizeaz)?
resurse umane personal specializat n management de proiect:
Ce competene sunt necesare?
Ce competene sunt disponibile/i ct timp sunt disponibile?
De ce au nevoie pentru a putea derula proiectul?
Ce se ateapt de la participarea la realizarea proiectului?
resurse de timp timpul disponibil pentru activitile ocazionate de derularea proiectului:
Ct timp este necesar pentru aplicarea proiectului?
Care sunt constrngerile?
Care sunt activitile ce necesit un timp mai ndelungat?
Cum ne optimizm timpul?
resurse financiare pentru pregtirea propunerii de proiect, cofinanarea necesar pentru derularea
proiectului:
Ct va costa aplicarea proiectului?
Ce resurse financiare sunt disponibile?
Vor fi cheltuite eficient?
Care sunt costurile utilitilor necesare?
Dar costurile administrative?
resurse materiale echipamente, materiale, spaii i alte resurse necesare:
Ce materiale sunt necesare?
Ce materiale sunt disponibile?
Care este valoarea raportului cost/beneficiu?
Ce echipamente sunt necesare i care sunt disponibile?
Care sunt costurile imobilizrii acestora?
Care sunt cerinele legale, administrative etc. ce trebuie respectate?
Ce proceduri specifice trebuie respectate?
resurse tehnologice metode, tehnologii, proceduri de lucru:
Cum i vor realiza sarcinile?
Cine ce va face exact?
Cum vor fi coordonai?
Ce procese vor fi aplicate - n detaliu, ca succesiuni de faze?
Care va fi organizarea?
Cum se va asigura comunicarea?
resurse de autoritate i putere:
autoritatea este dreptul managerului de proiect de a lua decizii i de a cere subordonailor aducerea lor la
ndeplinire;
puterea reprezint posibilitatea concret a managerului de proiect de a influena i de a controla
comportamentul subordonrilor ca resurse educaionale.
1

II. Care sunt etapele necesare pentru planificarea unui proiect? Construirea proiectului ncepe nc din faza
de planificare. Planificarea proiectului se face fr a se omite aspectele eseniale:
concentrarea eforturilor pentru obinerea rezultatelor dorite:
modul de aplicare a activitilor incluse n proiect;
corelarea rezultatelor pariale dorite cu rezultatele globale previzibile:
corelarea scopurilor urmrite de diferitele categorii de pri interesate;
diminuarea rezistenei la schimbare;
abordarea sistemic a obiectivelor urmrite:
satisfacerea progresiv a scopurilor, n ordinea prioritilor;
repetarea rezultatelor obinute i diseminarea experienei ctigate.
Planificarea proiectului trebuie s ia n considerare urmatoarele aspecte:
definirea clar a domeniului proiectului;
criteriile/parametrii n funcie de care se apreciaz succesul proiectului;
stabilirea responsabilitilor fiecrui membru al echipei de proiect;
planificarea i programarea activitilor necesare;
identificarea resurselor necesare i alocarea resurselor disponibile;
crearea parteneriatelor cerute;
aciunile anticipate i riscuri/elemente neprevzute;
identificarea factorilor de influen i a prilor interesate, precum si impactul estimat la punctele de
analiz i evaluare pe parcursul derulrii proiectului;
cile de feedback;
monitorizarea i evidenierea succeselor pariale/finale.
A. Planificarea propriu-zis a derulrii proiectului are n vedere urmtoarele aspecte:
previziuni: pentru estimarea a ceea ce se poate ntmpla n viitor;
obiective: formularea a ceea ce dorim s obinem n viitor;
programe: etapele de parcurs pentru atingerea obiectivelor;
planuri: termene pentru parcurgerea fiecrei etape;
bugete: alocarea resurselor necesare;
proceduri: modurile de lucru agreate pentru desfurarea activitilor;
politici: ghiduri elaborate pentru abordarea constant a elementelor repetitive.
B. Elaborarea planului proiectului se face prin constituirea unei echipe de planificare, cu urmtoarele
responsabiliti:
conceperea modului de aplicare a activitilor incluse n proiect realizarea planului de activiti cu
termene, resurse, criterii de acceptare etc.;
alegerea parametrilor care trebuie msurai pentru a putea evalua rezultatele obinute (gradul de
ndeplinire a obiectivelor stabilite);
reducerea rezistenei la schimbare pe parcursul implementrii proiectului.
C. Cnd se elaboreaz planul de activiti, trebuie parcurse urmtoarele etape:
evaluarea unui buget previzional pentru fiecare activitate/faz a proiectului;
identificarea costurilor, pe categorii (mijloace financiare, umane, tehnice);
consolidarea costurilor la nivel global;
arbitraj i realocarea resurselor disponibile n limitele bugetului proiectului.
D. Managementul proiectelor presupune echilibrarea a trei factori:
2

 Timpul: timpul acioneaz ca o restricie;

Banii (resurse): bugetul nu poate fi majorat;
Calitatea (specificaii tehnice): obiectivele nu pot fi modificate.
E. Eficacitatea i eficiena proiectului se construiesc n faza de planificare:
Se definesc resursele necesare i suficiente pentru implementarea proiectului:
evaluarea resurselor necesare:
umane: numr de personal, timp de lucru;
financiare;
tehnice: instruire, utilaje noi, etc.
compararea resurselor necesare cu cele disponibile:
cazul ideal: resursele necesare = resursele disponibile/toate resursele necesare sunt disponibile, att
calitativ, ct i cantitativ;
cazul cel mai probabil: resursele necesare = resursele disponibile/ necesitile sunt parial acoperite,
dar trebuie stabilite prioriti;
cazul cel mai defavorabil: resursele necesare = resursele disponibile/ trebuie ierarhizate necesitile i
alese doar acele activiti care au efecte majore.
evaluarea efectelor consumrii resurselor
F. Pentru identificarea resurselor necesare i disponibile se vor analiza:
sursele atrase din alt direcie (fonduri, oameni);
elementele de importan moderat;
elementele de importan critic (echipamente);
termenele critice;
posibilitile de modificare a bugetului pe uniti de proiect;
cerinele sponsorului.
Organizarea pentru derularea proiectului:
Stabilirea structurii organizaionale:
oameni, resurse, facilitati, astfel organizate nct s fie utilizate eficace i eficient:
delegare: stabilirea nivelurilor de autoritate i a responsabilitilor individuale;
relaii de cooperare: ncurajarea oamenilor s coopereze pentru atingerea obiectivelor;
comunicare: evidenierea canalelor de comunicare (pe orizontal i pe vertical).
Organizarea este procesul prin care se definesc i se aloc sarcinile ntr-un grup sau organizaie, n vederea
realizrii eficace i eficiente a unei anumite activiti. Const n:
divizarea activitii n subactiviti;
motivarea oamenilor;
alocarea sarcinilor pe grupuri/echipe/persoane;
conceperea mecanismului de comunicare i de coordonare;
conceperea mecanismului de control a implementrii proiectului;
conceperea mecanismului de evaluare a proiectului.
Controlul derulrii proiectului:
stabilirea de standarde de performane pentru cei implicai n derularea proiectului;
stabilirea parametrilor caracteristici pentru succesul proiectului i a modului de msur, pentru a permite
compararea acestora cu intele prestabilite;
3

 definirea modului de reacie, a modalitiior de eliminare, a cauzelor abaterilor, de mbuntire continu a

proceselor;
controlul este procesul prin care managerul proiectului se asigur c activitile se realizeaz n mod eficace i
eficient.
Importana controlului:
permite corecii, identificarea i rezolvarea problemelor;
permite adaptarea grupului/organizaiei la cerinele mediului extern;
asigur funcionarea eficace i eficient a organizaiilor complexe;
Metode de control:
ex-ante: nainte de nceperea proiectului;
pe durata derulrii proiectului;
ex-post: control final;
control general (100%);
control n punctele critice:
elemente ale sistemului organizaional de a cror bun funcionare depinde succesul proiectului;
mecanismul de culegere i prelucrare a informaiilor trebuie conceput i focalizat n primul rnd
asupra punctelor critice;
informaia prelevat trebuie s fie relevant, corect i accesibil la momentul oportun.
Controlul derulrii proiectului este posibil prin mai multe metode, care sunt descrise n procedura de
control. Aceasta:
definete rezultatul dorit;
definete indicatorii de realizare;
definete valorile ateptate ale indicatorilor;
concepe mecanismul de culegere i prelucrare a informaiilor;
culege si prelucreaz informaiile;
decide i aplic corecii n caz de abatere.
n faza de planificare se cuantific de asemenea:
Efectele obiectivelor: impactul pozitiv al proiectului asupra beneficiarilor dintr-un anumit sector i / sau o
anumit regiune.
Rezultatele proiectului: produse concrete i / sau serviciile oferite de proiect grupurilor vizate n mod
direct.
III. De ce se stimuleaz parteneriatele?
parteneriatul faciliteaz diseminarea i transferabilitatea rezultatelor obinute pe parcursul derulrii unui
proiect;
parteneriatul satisface dorina finanatorului de a implica ct mai muli beneficiari i de a satisface ct mai
multe necesiti.
IV. Cum se aleg partenerii pentru implementarea unui proiect?
De obicei, se aleg acele organizaii cu care se colaboreaz n mod tradiional. Dac este nevoie de competene
complementare, se apeleaz la serviciile de specialitate existente sau se solicit recomandri, se particip la
seminarii de contact.
Cooperarea dintre parteneri se evalueaz prin:
participarea efectiv a tuturor partenerilor la realizarea propunerii de proiect i la derularea proiectului,
prin roluri specifice;
4

 evidenierea contribuiei financiare a fiecrui partener la bugetul proiectului;

metodologia adoptat pentru lucrul n parteneriat: ci de comunicare, roluri n realizarea i diseminarea
produselor proiectului, participarea la evaluarea impactului i managementului proiectului.
V. Ce este schema proiectului?
Schema proiectului (matricea logic a proiectului) este un instrument util pentru clarificarea obiectivelor,
conceptualizarea i buna nelegere a proiectului.
Schema proiectului definete clar obiectivele, stabilind conexiuni logice ntre seturi ierarhizate de sub-obiective i
rezultatele de obinut, n condiiile cunoaterii factorilor ce pot influena derularea proiectului.
n schema proiectului sunt reunite principalele elemente ale unui proiect:
Misiuni (denumite i consecine):
obiectivele sunt descrise ntr-o coloan (numit REZUMAT) care prezint resursele consumate de proiect pentru a
fi transformate n rezultate
Scopuri (denumite si efecte):
elemente care contribuie la realizarea obiectivelor globale;
Rezultate:
contribuie la realizarea scopurilor proiectului (sunt necesare, dar nu sunt ntotdeauna suficiente); se refer la
structurile concrete / materiale sau instituionale constituite prin proiect;
Resurse:
resursele necesare pentru constituirea si realizarea rezultatelor proiectului;
Ipoteze:
se refer la rezultatele complementare ale altor proiecte, la condiiile ce trebuie ndeplinite de mediu pentru ca
legturile cauzale dintre misiuni, scopuri, rezultate i resurse s poat opera;
Indicatorii i mijloacele de verificare:
identificarea i cuantificarea de indicatori care msoar gradul de realizare la diferite niveluri a proiectului.
Indicatorii trebuie s fie precii, cuantificabili care s permit evaluarea i monitorizarea proiectului, prin
compararea resurselor proiectului cu gradul de realizare a rezultatelor proiectului i cu ndeplinirea scopurilor i
misiunilor.
VI. Ce este o specificaie?
Specificaia este un document care exprim cerinele referitoare la un produs/serviciu/proiect i este o
descriere narativ a caracteristicilor /activitilor necesare.
Complexitatea specificaiei este determinat de cerinele managementului de vrf, ale clientului i/sau ale
grupurilor de utilizatori.
VII.Ce sunt termenii de referin?
Termenii de referin sunt elementul esenial al invitaiei la licitaie, ce precizeaz lucrarea de executat,
obiectivele de ndeplinit i modul n care ofertantul trebuie s abordeze proiectul. Termenii de referin:
explic ceea ce trebuie fcut i cum se va msura reuita, sugernd necesitatea unei detalieri ct mai
profunde;
determin un rspuns al ofertantului la o invitaie la licitaie, ce va permite compararea diferitelor oferte;
trebuie s fie orientai spre rezultate, facilitnd msurarea reuitei.
Termenii de referin se concentreaz asupra obiectivelor i constrngerilor (limitarea resurselor poate
constitui un termen de referin).
VIII.Cum se stabilesc obiectivele unui proiect?
Succesul unui proiect depinde de definirea clar i corect a obiectivelor urmrite. Pentru stabilirea obiectivelor,
este important s se cunoasc:
5

 care sunt obiectivele globale stabilite pentru program;

care sunt indicaiile cuprinse pentru program;
care sunt obiectivele cheie;
dac exist un obiectiv guvernamental (prioritar) declarat.
Exist mai multe tipuri de obiective:
n funcie de gradul de msurabilitate:
obiective cantitative valoarea ce se urmrete s fie realizat ntr-o anumit perioad de timp (ct
de mult).
obiective calitative stadiul atingerii unor caracteristici (ct de bine).
n funcie de gradul de complexitate:
obiective pe termen lung (generale) orientarea global ctre dezvoltare, la care trebuie s
contribuie programul;
obiective imediate, pe termen scurt (specifice) impactul pozitiv al proiectului asupra
beneficiarului dintr- un anumit sector i / sau o anumit regiune.
Adesea exist mai multe riscuri n definirea obiectivelor unui proiect:
confuzie ntre veleitate si obiectiv;
impresia c toat lumea nelege jumti de cuvinte (ambiguitate n exprimarea obiectivelor).
Metoda cea mai bun pentru stabilirea obiectivelor unui proiect este transformarea ambiiilor organizaiei ntr-un
obiectiv concret, precis i msurabil, ntr-un interval de timp exact.
Principalele recomandri pentru alegerea obiectivelor proiectului
s fie alese de obicei n funcie de obiectivele/prioritile programului;
s se potriveasc cu tendinele/obiectivele generale/naionale;
s permit o justificare suficient pentru proiect, n funcie de experiena organizaiei promotoare;
s nu fie prea ambiioase;
s fie adecvate/corelate cu grupul int ales;
s fie exprimate ca finaliti de dorit, nu ca un mijloc (proces) de ndeplinire;
s fie cuantificabile, msurabile, exprimate precis, realiste i posibile.
IX. Care sunt criteriile de realizare a unui proiect?
De regul, un proiect bine realizat trebuie s ndeplineasc o serie de condiii strategice i tactice, dintre care cele
mai importante sunt:
Gradul de adecvare s fie potrivit atingerii scopurilor i obiectivelor stabilite;
Finalizarea sau fezabilitatea proiectului proiectul este realist, poate fi derulat;
Eficiena consum optim de resurse pentru atingerea obiectivelor;
Simplitatea i precizia proiectul este att de complex ct este suficient i necesar pentru atingerea
obiectivelor (cuprinde doar acele activiti i aloc doar resursele necesare i suficiente realizrii
obiectivelor prevzute);
Sistematizarea, lizibilitatea i claritatea proiectul este clar i exact conceput i descris;
Operaionalitatea proiectul este uor de aplicat/realizat;
Unitatea i consistena proiectul este coerent cu specificul organizaiei promotoare i cu programul n
care este depus, nu conine contradicii conceptuale, principiale sau acionale;
Continuitatea proiectul este integrat n activitile trecute/viitoare ale organizaiei, iar fiecare aciune le
pregtete pe cele ulterioare;

 Flexibilitatea proiectul este adaptabil n funcie de schimbrile exterioare i permite alocarea unor
resurse n situaii neprevzute;
Viabilitatea proiectul este auto-sustenabil (dupa ncetarea finanrii, rezultatele pot continua s apar);
Oportunitatea proiectul satisface nite necesiti actuale;
Eficacitatea proiectul este capabil s duc la obinerea rezultatelor declarate;
ncadrarea optim n timp precizarea orizontului temporal al fiecrei aciuni sau complex de aciuni.
X. Care sunt criteriile care asigur acurateea realizrii proiectului?
Un proiect trebuie s includ doar acele activiti suficiente i necesare n atingerea obiectivelor proiectului:
n proiect se includ toate activitile necesare pentru a produce rezultatele prevzute, dar nu se includ
alte activiti curente care se desfoar n cadrul organizaiei, fr legtur cu proiectul;
activitile se formuleaz ca aciuni de desfurat, nu ca rezultate de ndeplinit;
activitilor trebuie s li se asocieze termene, responsabiliti (planificarea detaliat a proiectului);
n planificare este necesar s se prevad o etap referitoare la managementul proiectului.
Proiectul trebuie s prevad toate rezultatele necesare atingerii obiectivelor, care s poat fi ns posibil de obinut
cu resursele disponibile n cadrul proiectului. Rezultatele ateptate, ca o consecin a derulrii proiectului:
nu trebuie s fie confundate cu obiectivele proiectului;
pot fi privite ca mijloacele alese pentru atingerea obiectivelor;
trebuie s fie definite exact i s fie verificabile.
XI. Cum se elaboreaz o propunere de proiect/ o cerere de finanare?
nainte de obinerea unei finanri, proiectul vizat se afl n faza de propunere de proiect. Etapele preliminare de
realizare a unei propuneri de proiect sunt:
identificarea temei de proiect;
obinerea termenilor de referin sau a pachetului de informaii i analiza atent a cerinelor referitoare la
eligibilitate, parteneriat, obiective, termene, condiii de finanare;
evaluarea fezabilitii temei alese;
organizarea pentru elaborarea propunerii de proiect i constituirea echipei de elaborare a propunerii de
proiect (intern, extern sau mixt);
conceperea / elaborarea propunerii de proiect.