Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Planificarea personalului
Salarizare i recompensare
Analiza
funciei
Recrutarea
Aprecierea performanelor
personalului
Descrierea funciei
Specificarea
funciei
Rezultatele analizelor fcute asupra posturilor de lucru trebuie s fie reflectate n mod
corespunztor n fia postului pentru perioadele viitoare. n urma analizelor i a definitivrii
pentru fiecare caz n parte a documentului fia postului, se poate ntocmi lista (inventarul)
posturilor.
Rezultatele obinute din analiza funciei snt cuprinse n descrierea i specificaia funciei.
Ambele nsumeaz concis informaiile obinute pentru fiecare post.
Prin descrierea postului se precizeaz ndatoriile postului, modul de ndeplinire a
acestora necesitatea postului i codul. Descrierea postului este compus din2 pri:
- identificarea postului, care const n stabilirea rolului i poziiei acestuia, precum i n
precizarea atribuiilor ce-i revin;
- specificarea postului prin care se precizeaz cerinele privind educaia, experiena,
trsturile de personalitate, aptitudinile necesare noului angajat pentru a putea ocupa
postul respectiv.
Descrierea postului se elaboreaz, att n ntreprinderile mici, cu 20-30salariai, ct i n
cele mari, cu mii de angajai. Diferena este c n ntreprinderile mari pot fi culese mai multe
informaii i posturile pot fi mai specializate.
Descrierea postului trebuie s conin cerinele postului i nu ct de bine ar trebui
ndeplinite sarcinile din acel post.
Descrierea postului este cu mult mai dificil pentru posturile de conducere. Postul
muncitorului i a superiorului su poate fi descris relativ uor. Cu ct angajatul se afl mai sus
n ierarhia ntreprinderii, cu att este mai dificil descrierea precis a sarcinilor sale i a
pailor ce trebuie efectuai pentru realizarea lor. Deci, cu ct postul implic o rspundere mai
mare, cu att mai mari snt ocaziile celui ce o execut de a ncerca s evadeze de la ndatoriile
sale. Pentru a diminua aceast posibilitate, este necesar ca personalul de conducere s
precizeze n scris cea mai mare parte dintre sarcinile proprii (strategii i planuri de lucru,
obiective bine definite).
Specificaia funciei este o dezvoltare logic a descrierii funciei, care descrie calificarea
cheie necesar unei persoane pentru a ndeplini funcia n mod satisfctor. Factorii specifici
identificai pot fi adesea grupai n 3 categorii: cunotine; talent/dibcie i abiliti. Factorii
din aceste categorii includ: educaia, experiena, cerinele de dibcie/talent n munc, cerine
personale, cerine fizice i intelectuale, precum i condiii de munc i riscuri.
Cunotinele reprezint un corp de informaii aplicat direct pentru efectuarea unei
funciuni.
Abilitate sau pricepere nseamn capacitatea de a face ceva, de ex.: abilitatea de a face
judeci independent, de a executa un desen tehnic.
Calificarea reprezint ceva mai mult dect abilitatea, deoarece presupune recunoaterea
capacitii de aplicare a cunotinelor teoretice i practice la un anumit nivel prevzut ntr-un
standard oficial. Definiia abilitii i cea a calificrii au elemente asemntoare, dar nu
trebuie s fie confundate.
Pregtirea permanent, n special cu caracter aplicativ, dup absolvirea formelor de
nvmnt, cu scopul executrii sarcinilor specifice de baz. Aceast pregtire se mai
numete i educaie permanent.
Experiena se exprim prin vechimea n munc i vechimea n specialitatea postului.
Toate aceste cerine care compun specificaia postului urmresc s asigure execuia
satisfctoare a sarcinilor ce revin unui anumit post.
Cerine privind descrierea postului
1.Sursele de informaii. Cele mai bune rezultate snt obinute atunci cnd descrierea
postului se efectueaz la locul de munc, n timpul programului de munc. n felul acesta nu
snt omise elementele eseniale despre postul respectiv.
2.Sprijinul angajatului. Sprijinul angajailor se poate obine dac acestora li se explic
scopul urmrit.
3.Persoana care face descrierea. ansa ca un specialist(analistul funciei) s
ntocmeasc o descriere de post corect este cu mult mai mare dect n cazul persoanelor fr
experien n domeniu.
4.Finalitatea descrierii postului. Descrierea postului depinde de natura activitilor
desfurate i de scopul pentru care aceasta se ntocmete. n forma sa cea mai simpl,
descrierea postului poate consta ntr-un singur paragraf, n alte cazuri, poate cuprinde cteva
pagini divizate n trei pri.
Prima parte este de identificare, care se face prin precizarea funciei titularului,
superiorului imediat, precum i alte date privind numrul angajailor care ndeplinesc funcia,
scala de salarizare.
A doua parte este un rezumat general, concis al responsabilitilor i componentelor care
difereniaz o funcie de alta. Se descrie n esen coninutul funciei.
A treia parte cuprinde ndatoriile specifice, n care se expune clar i precis sarcinile,
ndatoriile i responsabilitile implicate de ndeplinire a funciei.
5. Stilul de descriere. n general se poate folosi orice stil. Este de preferat, ns, stilul
concis, astfel nct postul s poat fi identificat, fr dificultate, din descrierea lui. n
descrierea funciei este important a folosi ntrebri pe baza crora s se dea rspunsuri precise
care s descrie sarcinile, ndatoriile i responsabilitile. Trebuie s se evite folosirea unor
cuvinte sau expresii vagi. Descrierea postului este o real art, care trebuie s fie descriptiv,
fr a fi supradetaliat. Este necesar de a se folosi un limbaj clar, fr a se ajunge la o
descriere a analizei micrilor.
n unele cazuri descrierea funciei cuprinde unele seciuni privind mijloacele materiale
(obiectele i mijloacele de munc) utilizate, condiiile de munc, sau scule speciale.
5. Etapele analizei postului. Impactul analizei postului asupra
performanelor
De fiecare dat cnd apare un post vacant este necesar revizuirea sau elaborarea
descrierii acelui post nainte de nceperea recrutrii i seleciei. Etapele ce snt parcurse la
analiza postului snt:
1. Identificarea postului i revizuirea documentaiei existente;
2. Explicarea scopului urmrit;
3. Culegerea informaiilor;
4. Elaborarea descrierii i specificaiei postului.
5. Meninerea i actualizarea descrierii i specificaiei postului
1. Identificarea postului i revizuirea documentaiei existente. Este necesar a se
identifica ce fel de posturi trebuie analizate i numrul diferitelor categorii. De asemenea,
trebuie revzut documentaia existent, cum ar fi: descrierile existente ale postului, schema
organizaiei, informaii anterioare ale analizei postului, eventuale legi normative i
metodologii existente. Se identific i cei ce vor fi implicai n efectuarea analizei, metodele
ce vor fi folosite, precum i titularii actuali, managerii care vor participa.
2. Explicarea scopului urmrit. Angajatului i se va explica clar ce se urmrete, cum se
va proceda pentru a prentmpina rezistena din partea angajailor. Explicaiile trebuie s se
refere la scopul analizei postului, motivele, etapele, i timpul afectat, cine particip .a.
3. Culegerea informaiilor. n aceast etap se culeg informaiile existente privind
analiza postului. Se distribuie chestionare i se explic modul de completare, se fac
observaii, au loc interviuri care permit completarea informaiilor necesare. Informaiile
obinute snt analizate i verificate de specialiti pentru a sesiza eventualele lipsuri,
neconcordane, erori.
4. Elaborarea descrierii i specificaiei postului. Informaiile despre analiza postului
trebuie s fie sondate, examinate, prelucrate i folosite n proiectarea descrierii i specificaiei
funciei.
Descrierea postului se prezint sub forma unei sinteze a elementelor importante ce
caracterizeaz postul respectiv. Proiectul pregtit este trimis managerilor i angajailor pentru
revizuire. Pe baza observaiilor se fac eventualele corectri i snt elaborate descrierea i
specificaia postului finale.
5. Meninerea i actualizarea descrierii i specificaiei postului. Pe msura aplicrii este
necesar un sistem de urmrire i inere la curent a descrierii i specificaiei postului n sensul
efecturii completrilor determinate de evoluia dinamic a organizaiei (schimbri
economice, organizatorice, tehnico-tiinifice.). Trebuie identificate toate schimbrile ce apar
i efectuate revizuirile i completrile necesare. Cnd apar posturi vacante descrierea i
specificarea funciei trebuie s fie revzute naintea nceperii aciunii de recrutare i selecie.
Necesitatea revizuirii i actualizrii descrierii i specificaiei funciei poate s apar i n
diferite alte situaii cum ar fi: n timpul evalurii performanelor, n urma unor constatri
rezultate din interviurile de plecare a unor angajai, n timpul eforturilor de planificare a RU,
n perioadele de reorganizare i restructurare a activitii organizaiei .a. situaii.
Impactul descrierii postului asupra performanelor
La descrierea funciei trebuie luat n consideraie contextul n care se desfoar
activitatea i influena funciei asupra angajailor. Atenia acordat descrierii funciei este
determinat de trei motive majore:
1. descrierea postului poate avea un impact important asupra performanelor n unele
funcii, n special acelea n care motivarea angajailor poate conduce la diferenieri.
Diminuarea costurilor prin reducerea absenteismului i a fluctuaiei cer, de asemenea,
o descriere corect a postului;
2. descrierea postului poate afecta satisfacia n munc. Pentru ca oamenii s fie
satisfcui este important s se identifice acele elemente care fac ca un post s fie
considerat bun;
3. descrierea postului poate afecta sntatea fizic i mintal a angajailor. Prin
descrierea postului trebuie s se evite sau s se diminueze influena factorilor care pot
duce la diminuarea anumitor funcii ale organismului uman, cum ar fi: munca n stres,
la presiune nalt, cu solicitarea n mod deosebit a auzului, vzului, afeciuni ale
coloanei vertebrale sau alte componente ale sistemului osos, influena asupra presiunii
i circulaiei sngelui.