9

ADMINISTRAREA INFORMAIILOR

Performanele organizaiei sunt condiionate direct de informaiile i cunotinele

folosite, adic de resursele informaionale. Ele sunt reprezentate de triada: date
informaii cunotine.

9.1. Managementul informaiilor

Conceptul de informaie. Din punct de vedere al Teoriei semnificaiei,

informaia este un semnal cu caracter de noutate ce aduce plus de cunoatere. Doar omul
poate interpreta semnificaia unui semnal. Fr aceast semnificaie, informaiile
constituie date (descrieri prin cifre sau litere a unor aciuni, procese). Norman Wiener
crede c informaia este o nou stare a materiei, ea nu este nici substan nici energie,
informaia este informaie.
Evaluarea informaiilor. Informaia este un produs special. Cel ce o vinde rmne
n posesia ei. Evaluarea informaiilor se face folosind urmtoarele criterii:
- calitatea informaiilor - este exprimat prin caracteristicile lor: veridicitatea (s
fie adevrate), precizia (s aib o probabilitate mare c sunt adevrate), acurateea (s
fie exacte), relevana (s prezinte semnificaie pentru situaiile particulare), oportunitate
(s existe la momentul necesar), frecven (ct de des apar).
- costul informaiei: culegerea i prelucrarea informaiilor cost (J.F. Kennedy
constata i el c informaia este scump dar nimic nu este mai scump dect lipsa ei).
- utilitatea: este apreciat dup importana avut pentru decizie. Referitor la acest
aspect Ishikawa scria: este nevoie s ne bazm pe date, dar cnd avei o data pzii-v.
Deci sunt i date false, eronate, subiective, lucruri nemsurabile. Dac nu sunt utilizate
corect chiar i datele precise sunt fr semnificaie.
Cutarea informaiilor. Dificulti n informare apar din:
- cantitatea existent: lips/exces. Trebuie utilizat distribuia Pareto pentru a
stabili cantitatea necesar. n situaii de criz excesul este la fel de periculos ca i lipsa de
informaii;
 - accesul: publice/protejate. Informaiile publice sunt n rapoartele anuale, n
articolele i crile scrise de specialiti.
Principalele metode de culegere sunt:
- spionajul industrial: se penetreaz sistemele informaionale ale concurenilor;
- investigarea: utilizeaz date publicate de concureni. Metode de investigare:
cercetarea unor surse statistice, cercetarea direct (la consumatori, utilizatori, intermediari
sau propriul sistem), efectuarea de experimente (n marketing) inclusiv prin simularea
fenomenelor utiliznd modele.
Metode de protecie a informaiilor au evoluat n timp : ascunderea informaiilor,
paza informaiilor, codificarea informaiilor, sigurana global (protecia surselor, a
informaiilor, a persoanelor care le prelucreaz, protecia flexibil (clasificarea
informaiilor pe trepte, acces autorizat, protecie punctiform).
Sistemul informaional. Sistemul informaional este reprezentat de ansamblul
informaiilor, fluxurile informaionale, procedurilor i oamenilor care le
prelucreaz. Toate aceste elemente formeaz sistemul informaional pentru
management MIS (Management Informational System). Important este ca
informaia s fie culeas i prelucrat rapid. Sistemul informaional / informatic
are proceduri de culegere (pentru intrare), prelucrare (pentru transformarea
informaiilor i cptarea unor noi semnificai) i transmitere.
Sistemul informatic este o parte a sistemului informaional care utilizeaz pentru
execuia operaiilor informaionale (colectare, pregtire, stocare, conversie, prelucrare,
transmitere) mijloace automatizate (echipamente de prelucrare a datelor). La nivelul
ntreprinderii sunt i sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice
(utilizate pentru mbuntirea randamentului instalaiilor, urmrirea siguranei n
funcionare a utilajelor, creterea calitii produselor) i sisteme informatice pentru
conducerea proceselor economice.

9.2 Managementul cunotinelor

Conceptul de cunotine. Cunotinele sunt informaii obinute prin instruire sau

experien, orientate spre aciune. Cunotinele sunt diferite de informaii ele
concentreaz capital i munc (P.Drucker).
Sunt dou tipuri de cunotine:
Implicite constau n modelele mentale, gndirea i opiniile oamenilor. Fiecare
angajat are un bagaj de cunotine implicite, care sunt prezente n aciunile sale. n
cea mai mare parte a organizaiilor, cunotinele implicite sunt rar diseminate sau
comunicate. Ele se pierd odat cu individul.
Explicite aceste cunotine pot fi codificate i stocate n documente, n
tehnologiile folosite, n sistemele de fabricaie. Ele sunt la rndul lor:
- cognitive (know what, savoir-quoi), adic bazele unei discipline pe care
angajaii le capt prin formare extensiv;
- aptitudini (know how, savoir-comment) adic abiliti de aplicare a
regulilor dintr-o disciplin pentru rezolvarea unor probleme complexe;
 - nelegere (know why, savoir-pourquoi) este sesizarea profund a reelei
de relaii cauz efect.
Cunotinele sunt individuale sau organizaionale.
Managementul cunotinelor (KM Knowledge Management) este un proces de
generare sau de captare de experien i inteligen colectiv n organizaie. Cunotinele
sunt folosite pentru a stimula inovarea i formarea continu.
Pentru gestionarea cunotinelor, ntreprinderile au nceput s implementeze
Sisteme de management a cunotinelor organizaionale (Organizational Knowledge
Management System OKMS). OKMS este un sistem care furnizeaz un ansamblu de
cunotine create n exterior, permite utilizarea cunotinelor existente i descoperirea de
cunotine noi folosind surse interne i externe.
Managementul cunotinelor implic :
1) identificarea potentialului de cunostinte;
2) elaborarea unei optiuni strategice privind folosirea cunostinelor;
3) elaborarea planului de actiune strategic;
4) identificarea, diseminarea i utilizarea cunostintelor;
5) redefinirea culturii organizaionale i a stilului de management.