SC.

Cristina Industrial SRL

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Pagina 1/7

PROCEDUR DE SISTEM

CONTROLUL
NREGISTRARILOR

COD: PS 4.2-02
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL
NREGISTRRILOR

Pagina 2/7

CUPRINS

Scop;

Domeniul de aplicare;
Definiii i abrevieri;
Documente de referin;
Descrierea procedurii;
Responsabiliti
nregistrari;
Anexe
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL

NREGISTRRILOR

Pagina 3/7

1. SCOP

Aceasta procedur documentat descrie procesul prin care se asigur inerea sub control a
nregistrarilor generate de Sistemul de Management al Calitii, astfel nct s se furnizeze
dovezile conformitaii cu cerinele funcionrii eficiente a acestuia.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Aceasta procedura documentata se refera la identificarea, depozitarea, protejarea, regsirea, durata

de pstrare, eliminarea nregistrarilor, precum i la asigurarea c nregistrarile rmn lizibile,
identificabile i regsibile cu usurin
3. DEFINIII I ABREVIERI

Pentru aceast procedur se aplic termenii i definiiile din SR EN ISO 9000:2001 - Sisteme de
management al calitaii. Principii fundamentale i vocabular.

3.1. DEFINITII
nregistrare - Document completat, datat i semnat, prin care se declar rezultate obinute sau se
furnizeaz dovezi ale activitilor realizate.
NOTA 1 nregistrrile pot fi utilizate, de exemplu, pentru a documenta trasabilitatea i pentru a
furniza dovada verificrii, aciunii preventive i a aciunii corective.
NOTA 2 nregistrrile nu trebuie supuse controlului reviziilor. Dovad obiectiv- Date care susin c
ceva exist sau este adevrat.

NOT Dovada obiectiv poate fi obinut prin observare, msurare, ncercare sau prin alte
mijloace.

3.2. ABREVIERI
SMC- Sistem de management al calitii
M
MC- Manualul Calitatii

DOCUMENTE DE REFERIN

SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitaii. Cerine;

SR EN ISO 9000: 2001 Sisteme de management al calitaii. Vocabular;

SR EN ISO 9004: 2001 Sisteme de management al calitaii. Linii directoare pentru mbuntirea
performanelor;
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL

NREGISTRRILOR

Pagina 4/7

5. DESCRIEREA PROCEDURII

5.1. CERINE GENERALE:

nregistrrile calitii sunt documente ntocmite pe timpul desfurrii proceselor SMC, pstrate i
inute sub control de instituie, pentru a demonstra conformitatea serviciilor prestate cu condiiile
specificate i funcionarea eficienta sistemului de management al calitii.
nregistrrile calitii stabilite i meninute de LTMF sunt constituite n principal din :
- declaraii ale managementului unitii privind politica i obiectivele n domeniul calitii;
- liste cu documente difuzate/ retrase;
- liste cu documente n vigoare
rapoarte, procese verbale i planuri de msuri ntocmite pe timpul analizelor efectuate de
managementul unitii;

documente referitoare la auditurile interne desfurate;

documente referitoare la auditurile externe, efectuate de alte organisme de certificare i/sau control;

documente de eviden
contracte, coresponden cu furnizorii;
prin prevederile fiecrei proceduri elaborate n cadrul SMC;
la nivelul fiecrui compartiment; astfel nct nregistrrile s fie complete, suficiente i adecvate
pentru a demonstra conformitatea proceselor cu cerinele specificate i funcionarea eficace a SMC.

Formatul nregistrrilor:

nregistrrile pot fi prezentate pe suport de hrtie sau magnetic, cu condiia s respecte cerinele
precizate n PG-03 Controlul documentelor i s fie:
Unic identificabile i regsibile cu uurin;
Stabilite corelat cu necesitile reale, complete i meninute la zi;
Depozitate corespunztor i protejate mpotriva deteriorrii acestora pe perioada de pstrare sau
utilizare;
Eliminate prompt i asigurate mpotriva utilizrii intenionate sau neintenionate, n timpul
pstrrii;
Emise de personal competent;
Semnate i datate de funcia care efectueaz nregistrarea i de funcia care verific sau aprob
nregistrarea, atunci cnd este aplicabil.
Atunci cnd nregistrrile calitii se redacteaz pe formulare interne, modul n care acestea
sunt
meninute sub control este stabilit n procedura/instruciunea care le introduce.
Principalele documente emise de institu ie care prin completare devin nregistrri ale calitii
sunt centralizate n Lista de eviden a documentelor cod PG- 08.01./F2 (rubrica formulare).
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL NREGISTRRILOR

Pagina 5/7

se utilizeze numai ediiile n vigoare ale formularelor.

Anumite activiti specifice compartimentelor, ct i prevederile legale aplicabile, pot stabili cerine
suplimentare de meninere sub control a nregistrrilor, care nu trebuie s contravin prezentei
proceduri.

Persoanele care emit documente, ce constituie nregistrri ale calitii, au obligaia s urmreasc
dac acestea sunt redactate corespunz tor (simplu, corect, clar, fr ambiguiti, lizibile,
completate la toate rubricile) i dac sunt semnate, datate i stampilate dup caz.
nregistrrile calitii sunt meninute i pstrate n forma n care au fost emise iniial, pn la
distrugerea lor controlat.
Nu se fac revizii la nregistrrile calitii. Este interzis efectuarea de modificri asupra
nregistrrilor calitii, dup colectarea i arhivarea acestora.

5.2 COLECTAREA, INDEXAREA I ARHIVAREA NREGISTRRILOR CALITII

Persoanele responsabile cu colectarea nregistrrilor calitii au obligaia, ca nainte de a le indexa,

ndosaria i depozita, sverifice dac sunt corect identificate i dac sunt lizibile. nregistrrile se
redacteaz astfel nct sfie lizibile i scon intoate datele, semnturile i tampilele specificate
n documentele SMC, ROF i/sau alte prevederi aplicabile.
nregistrrile calitii, prevzute n documentele SMC, sunt identificate prin codurile aplicate pe
ele, conform prevederilor PG-03.
Formularele utilizate pentru nregistrri circul astfel:
formularele elaborate intern sunt anexate la proceduri/instruciuni i au un sistem de identificare cu
cod inscripionat cod/ revizie pe formular;
formularele tipizate la nivel naional i formularele impuse prin legislaia n vigoare nu sunt anexate
la proceduri (sunt doar centralizate n lista de evidena documentelor pe grupe de documente) i
nu se impune codificarea lor;
pentru documentele ce nu influeneaz direct calitatea serviciilor, se utilizeaz formatul general
pentru formulare (portret i/sau landscape), fr atribuire de cod.

nregistrrile calit ii sunt arhivate n mod ordonat, de ctre fiecare responsabil de activitate,
asigurndu-se regsirea lor prompt
nregistrrile calitii sunt pstrate conform capitolului 7 din proceduri.
Excepie fac acele nregistrri pentru care timpul de pstrare este prev zut prin lege (conform
nomenclatorului arhivistic al instituiei) sau prin anumite cerine ale altor pri interesate (organele
de control), dar nu mai puin de 2 ani de la data completrii.
Arhivarea i pstrarea nregistrrilor calitii se face n incinte care s asigure un mediu adecvat, n
scopul minimalizrii riscurilor distrugerii, deteriorrii sau pierderii lor (arhiva LTMF).

5.3 ACCESUL LA NREGISTRRILE CALITII

Accesul la nregistr ri l au persoanele care le redacteaz, precum i cele cu responsabiliti de

verificare a activitilor la care fac referire nregistrrile.
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL
NREGISTRRILOR

Pagina 6/7

Accesul prilor externe la nregistrri (inclusiv prin transmitere de date prin mail) este permis, n
funcie de caz:
n conformitate cu prevederile legale i de reglementare aplicabile i/sau cu ROF;
cu aprobarea efilor de servicii/ birouri i, atunci cnd este cazul, cu aprobarea Directorului.

5.4 DISTRUGEREA NREGISTRRILOR CALITII

Distrugerea nregistr rilor calitii (acele nregistr ri care au devenit perimate sau au termenul de
pstrare depit) se face controlat, pentru a se asigura continuitate n urm rirea evoluiei
eficacitii sistemului de management al calitii i pentru a se elimina posibilitatea de distrugere
accidental a acestora.
Distrugerea nregistrrilor calitii este aprobatde CCEAC, la propunerea responsabilului de
activitate dup expirarea perioadei de arhivare.
Distrugerea nregistrrilor calitii se face prin orice metod (tocare, topire, etc.), n condiii de
siguran

5.5 MONITORIZAREA PROCESULUI

Monitorizarea procesului se realizeaz prin intermediul verificrilor prin sondaj, efectuate de efii
de servicii/ birouri i prin audituri interne, conform PG-15-Audit intern, verificndu-se dac
nregistrrile:
sunt complete, lizibile i n conformitate cu prevederile procedurilor/ instruciunilor;
conin informaii clare i precise cu privire la calitatea activitilor;
conin date de identificare, care le confer o identificare unic i uor de urmrit (prin codificare i
ndosariere)
sunt ntocmite, verificate i aprobate de personal autorizat aa cum prevd procedurile i/ sau
prevederile legale n vigoare.

n cazul corecturilor sau modificrilor minore n nregistrrile calitii, se accept ca mod de operare
modificrile de mn, dac acestea sunt semnate i datate de emitent, att pe original ct i pe copie.

Datele referitoare la controlul nregistrrilor, prelucrate statistic sau nu, sunt analizate i prezentate la
analiza efectuatde management conform procedurii Analiza efectuatde management, cod PG-01

6. RESPONSABILITI

6.1. CCEAC
pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul SMC
LTMF;

verific/avizeaz modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;

se asigur de difuzarea formularelor SMC ctre toate funciile implicate n funcionarea proceselor;
monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, pentru a se asigura
defuncionarea corespunztoare a proceselor SMC.
SC. Cristina Industrial SRL

CONTROLUL NREGISTRRILOR
Pagina 7/7

SEFII DE COMPARTIMENTE/ COORDONARORII COMISIILOR METODICE

pstreaz evidena tuturor documentelor i formularelor utilizate pentru nregistrri n cadrul

compartimentelor din subordine;

verific/ avizeaz, dup caz, modificrile aduse la formularele utilizate pentru nregistrri;
se asigur de difuzarea formularelor SMC cre toate funciile implicate n funcionarea proceselor din
subordine;
monitorizeaz permanent modul n care sunt meninute nregistrrile calitii, n cadrul
compartimentelor pe care le conduc;

informeazoperativ CCEAC cu privire la modificrile aduse n nregistrrile SMC.

RESPONSABILII DE ACTIVITATE

menin, actualizeaz, pstreaz, arhiveaz i, dup caz, distrug toate nregistrrile calitii, n
conformitate cu prevederile legale/ procedurile/ instruciunile care reglementeaz modul de desfurare
a activitii pe care o presteaz
.

7. NREGISTRRI

NR.
NREGISTRARE
COD

GESTIONARE
OBSERVAII

ANEX
FUNCIA
PERIOADA
MOD DE

DE
PSTRARE

PSTRARE

Lista de eviden a
PG
CCEAC
3 ani
Format
Formular

documentelor
03.01/
RA

electronic
intern

F2
Formulare utilizate

CCEAC
3 ani
ndosariat

pentru nregistrri

RA

Format

electronic

nregistrri ale

CCEAC
minim 2 ani
ndosariat

SMC

RA

Format

electronic
nregistrrile sunt:

Documente arhivate
Registre de documente

8. ANEXE

Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedur;

Registru de intrri- ieiri documente SMC;