Cum scrii in situatii negative

- Abordarea directa
- O structura eficienta pentru o veste proasta
- Abordarea indirecta
- Alte situatii speciale de informare
- "Cei 4 S" ai situatiilor speciale de comunicare
Ce sunt situatiile speciale de comunicare?
Diferenta este ca fata de scrisorile de rutina, nu stii exact cum va reactiona cititorul tau. Sua
stii
ca cicitorul va fi suparat, reactionand negativ la cei ii vei comunica.
Vei vedea exemple de scrisori cu vesti proaste in orice context in care vei lucra. Unele vor fi
bune,
unele nu.
Abordarea directa, tercerea la subicet cat se poate de repede, este buna cand
comunici ceva
natural sau obisbuit. Dar cand trebuie sa transmiti o veste rea, ceva ce cititorul nu
vrea sa
citeasca, sau cand nu iti cunosti cititorul indeajuns incat sa-i prevezi reactia.

EX.: te cheama seful in biroul sau sa-ti spuna ca est concediat. Pur si simplu. Apoi de abia iti da
niste explicatii, cum a peirdut compania bani, ca trebuie sa raduca cheltuielile, etc... Daca esti ca
majoritatea, dupa ce ti se spune "Ai fost concediat," capacitatea de a asculta va fi aproape nula.
Foarte probabil 95% din ce iti explica seful nici nu va ajunge la tine. A doua zi, iti vei aminit
foarte putin din explicatii, si este evident ca vei fi foarte suparat.

Oricine raspnde mai calm la vesti proaste daca i se ofera informatii inainte, explicatii.
Pentru
acest motiv, in scrisorile care dau vesti proaste abordarea directa nu este o
idee
buna.
O structura eficienta pentru scrisori cu vesti proaste
Incearca urmatoarele
Zona tampon > o fraza neutra, placuta; ceva asupra caruia sunteti de acord; multumiri.
Explicatii > motive, circumstantece a cauzat situatia, sau cum a fost luata decizia
Ideea centrala > vestea proasta, formulata cat mai pozitiv posibil
Incheierea > O sugedtie sau o alternativa; o incheiere cu intentii bune
Provocarea este sa dai vestea cat mai usor, clar, si fara sa lovesti pa cel care o
primeste.
Tine minte ca vei fi responsabil cu relatiile publice pentru organizatie de fiecare
data cand
scrii in numele ei. Dar in acelasi timp, nu trebuie sa fii prea vag si sa produci
confuzie, si nici
sa intinzi explicatiile prea mult. Fii placut si pozitiv fara a fi artificial de vesel (pentru
ca
totusi comunici o veste proasta!).
Abordarea indirecta (cu explicatiile la inceput) este recomandata daca nu stii cum va reactiona
cititorul.
"Cei 4 S" ai situatiilor speciale de comunicare
- be Specific
- be Sincere
- be Spontaneous
- and keep the message Short.