Sunteți pe pagina 1din 35

2.

Managementul obiectivelor
2. 1. Generaliti

Scope = aria de activiti acoperite de proiect

>> unde ncep i unde se termin responsabilitile echipei


>> ce rezultat trebuie s obii

Scope proiect Scope produs


ce trebuie fcut pentru trsturi i
realizarea proiectului funcionalitate produs
ATENIE:

dac nu tii scope, nu tii nimic despre proiect

iniial limitele pot fi definite la un mod mai general, apoi, pe parcursul


derulrii proiectului trebuie delimitate/documentate clar

proiect
Obiectiv => indic ce trebuie s se obin pe proiect
S fie

Specific / precise, clare, formulate fr ambiguiti


Measurable / msurabile, verificabile
Agreed, achievable / acceptate + posibil de realizat
Resourced, realistic / s existe resursele necesare
Timed / s poat fi apreciat intervalul de timp necesar pentru ndeplinirea
obiectivului

- formulrile neclare sunt periculoase!!!


Metoda drill descompune obiectivul principal n obiective secundare

- pe orice nivel ierarhic obiectivele s fie disjuncte (fr suprapuneri)


- obiectivele de pe un nivel ierarhic inferior s precizeze complet
obiectivul descompus (situat pe nivelul ierarhic superior urmtor)
Recomandri:
- pornete de la rezultate i spune cum le obii
- fiecare obiectiv s aib asociat un rezultat/ o ieire a proiectului care
modific status quo

- folosete de preferin criterii cuantificabile


Atribut + metric + valoare
Ex profit EUR 1 mil.

- nu include restricii cost, resurse la obiectivele secundare

- nu include restricii de timp la obiectivele secundare


Structura ierarhic a pachetelor de lucru
(Work breakdown structure- WBS)
>> definete ce va face proiectul, care sunt livrabilele
>> ilustreaz separarea pe componente a
produselor/serviciilor livrabile majore (deliverables)

Se obine de regul prin DESCOMPUNERE


Pas 1: Se definesc livrabilele majore (rezultatele fazelor)
Pas 2. Pe acest nivel se pot aloca resurse materiale + umane (om/depart), se pot
estima costuri, durata? Eventual: este durata < 2 sapt?
Daca da, salt la pas 4. Daca nu , continu (cu pas 3).
Pas 3. Detaliaz suplimentar: separ pe componente verificabile. Salt la 2.
Pas 4. Verific dac e o descompunere corect
- pachetele de pe un nivel inferior descriu necesar i suficient pachetul de pe
nivelul superior?
Dac nu ADD, DEL, Redefinete componente
- pachetele de lucru sunt descrise clar?
Dac nu Reformuleaz
Pas. 5. Stabilete un identificator pentru fiecare component din WBS
Pas. 6. Documenteaz componentele incluse (dicionar WBS)

frunzele = pachete de lucru (workpackages)


!!!! pot fi descompuse suplimentar : vezi list activiti, outsourcing
folosite pentru monitorizarea i controlul proiectului

Atenie: Evit detalierile excesive

Regula 8/80 (optionala):


un pachet de lucru de tip frunz se realizeaz ntr-un interval
de timp cuprins ntre 8h i 80h munc
Recomandri:
- nu pune mai mult de 7-8 pachete pe nivel (memorie pe 3 bii)
- nu folosi multe nivele
- WBS s fie clar, uor de neles
- atentie s nu uii ceva!!!
- folosete tipare (templates), respect standardele companiei
- obine WBS prin colaborare cu echipa, cu toi cei implicai
>> corelarea cu celelalte proiecte,
>> ce realizezi prin outsourcing
>> WBS acceptat, stabil !!
- obine aprobarea pe WBS

Observaii
o !!!ce nu este n WBS nu este n proiect
o orice modificare WBS trebuie discutat i aprobat de stakeholders
Avantaje:
- ofer o imagine general>>>detaliu asupra rezultatelor proiectului
- permite nsumare ierarhizat: costuri, resurse necesare
- permite estimri mai bune pentru cost, timp
- ajut la monitorizare: definete mai clar ce trebuie obinut i care este stadiul
de realizare intermediar

Metode de obinere a WBS


Top down Bottom up
Analogie <> Brainstorming
Rolling wave (iniial un numr redus de nivele, apoi detaliere n adncime
pe msur ce proiectul se deruleaz)
Alte structuri ierarhice ce pot fi folosite n proiect
o Contractual WBS un WBS general folosit n relaia cu clientul
o Organisational BS (OBS) ilustreaz cum au fost alocate pachetele de
lucru pe uniti/ departamente ale organizaiei
o Resource BS (RBS) ilustreaz cum au fost alocate resursele (in special
umane) pe pachetele de lucru
o Bill of material (BOM) ilustreaz structura ierahic a componentelor
unui produs (ansamblu >> subansambluri >> uniti etc)
Exemple
Proiect software- WBS realizat pornind de la fazele proiectului (PMBOK)
1. Management de proiect
2. Cerine
2. 1. Software
2.1.1, 2.1.2, etc
2. 2. Manual de utilizare
2. 3. Material pentru training/tutorial
3. Design
3. 1. Software
3.1.1, 3.1.2, etc
3. 2. Manual de utilizare
3. 3. Material pentru training/tutorial
4. Implementare
4. 1 Software
4.1.1, 4.1.2, etc
4. 2. Manual de utilizare
4. 3. Material pentru training/tutorial
5. Testare
5. 1. Software
5.1.1, 5.1.2, etc
5. 2. Manual de utilizare
5. 3. Material pentru training/tutorial
6. Lansare spre client/utilizator

Sugestie: descompuneti pachetele software din WBS in componente de tip GUI, DB, backend
software etc, si apoi detaliati fiecare modul in parte astfel nct s rezulte clar din WBS construit
specificul aplicaiei care trebuie proiectat (ex: in modulele de calcul pana la nivelul de use case)
Instalare software nou pe un numr mare de staii
1. Management proiect
2. Instalare software
2. 1.Testare software n laborator + Documentare erori
2. 2. 1. Windows Vista
2. 2. 2. Windows 2000
2. 2. 3. WinXP , etc.
2. 2. Realizarea instrumentelor pentru instalare automat
2. 3. Testare instalare automat + documentare metod
2. 4. Instalare pe un grup pilot de staii
2. 5. Finalizare instalare
3. Training utilizatori privind utilizarea noilor aplicaii
3. 1. Pregtire materiale pentru training (tematic: utilizarea noilor aplicaii)
3. 1. 1. training cu instructor
3. 1. 2. web training
3. 2. Training pe un grup pilot de utilizatori
3. 3. Finalizare documentaie training
3. 4. Finalizare training
3. 5. Creare help-desk
2. 2. Procesele mangementului obiectivelor
(scope)
= procesele care asigur c proiectul include NUMAI ceea ce trebuie pentru
finalizarea lui cu succes

iniiere (I) autorizare faz/proiect (I)

planificare obiective/scope (PN) descriere scope


definire livrabile/scope (PN) separare livrabile pe componente (WBS)

controlul obiectivelor (C) gestionarea schimbrilor

verificare obiective (C) formalizare acceptare faz/proiect


Iniiere

Viziune
Analiza situaiei actuale: SWOT
Ce trebuie s fac?
Obiective SMART: drill down technique
(scope)

Explorez opiuni (ex: cu brainstorming)

Planificare preliminar: WBS, Gantt, resurse&costuri, riscuri,


achiziii, calitate, echipa, comunicare
?
Evaluare opiune: analiza cost/beneficiu,...

Selectez cea mai bun opiune: grid analysis (decizie multicriteriu)

Detaliez planul soluiei alese

Implementez + monitorizare/control

Finalizez
2. 2. 1 Iniiere proiect (I)
= autorizare formal a unui nou proiect/a unei noi faze

MERIT FCUT?

Observaie:
o Proiectul poate fi iniat
- formal dup cunoaterea cerinelor/studiu de fezabilitate/plan preliminar
- informal (interne)
o Pentru proiectele novatoare, iniierea are loc pe baza unui studiu de fezabilitate
INTERN EXTERN

Cerere iniiere Cerere ofert

Boardul autorizeaz Clientul selecteaz oferta

Iniiere proiect

o Cerine de business/oportuniti >> iniierea proiectului


- cererea unui client
- modificare legislaie
- avans tehnologic
- nou cerere pe pia, etc.
Studiu de fezabilitate
= document care indic dac proiectul merit s fie iniiat + recomand o
variant de realizare

Recomandri:
>>> ntreab, ntreab, ntreab: ce se dorete, de ce, cum s faci?

o Cum afli ce se dorete?


formular intranet, grup-focus, tehnica Delphi
o Lucreaz cu echipa + ali stakeholders
o Adopt personalitate multipl : optimist, pesimist, realist
o Nu te ndgosti de o soluie (tehnologie!!!!)
o Dac se dorete ceva novator: propune prototip, pai mici, dezvoltare
iterativ, testare timpurie, etc
Organizarea etapei de documentare
cheia st n buna organizare

- definete obiectivele documentrii


- determin sursele de documentare + stabilete prioritile de accesare
reviste, cri, brouri, web, experien
- separ documentarea pe etape/subdomenii
- numete responsabilii + termene finalizare + mod lucru
- documentarea propriu-zis: noteaz, evalueaz
- agregare informaii + organizare informaie + evaluare

gata? dac da realizeaz studiul de fezabilitate


dac nu, continu documentarea
Structur:
Nume proiect
Obiective
Motivaie
Rezumat
- descriere sumar a produsului/serviciului
- descriere general a soluiei propuse
- descriere general a planului de implementare propus
Detalii privind soluia propus
- analiza SWOT
- cine mai face acelai lucru?
- comparaia cu alte soluii, avantaje+dezavantaje
- dac sunt achiziii: observaii despre furnizor (portofoliu, suport integrare)
- tehnologii folosite: compatibilitate cu hard/sotfware companie, necesitate training
- norme, standarde recomandate
- integrarea cu alte proiecte/operaii ale companiei
- riscuri posibile: identificare, analiza calitativa/cantitiv, planuri generale de rspuns
Impactul proiectului
- influene pozitive + negative asupra organizaiei
- ce schimbri impune n organizaie (oprire temporar a activitii, etc)
Costuri
- categorii de costuri + estimri
Atenie la:
- costurile de achiziie - instalare (cost/ore munc) + taxe lunare pentru
consultan/ntreinere
- costuri consultan, training
- analiz cost/beneficiu (ROI, payback period)
Recomandri
Surse de documentare
Descriere produs/serviciu livrabil Project Charter
= caracteristici produs = document care autorizeaz proiectul
(detaliate progresiv)
ex: contract vnzare-cumprare

Numire manager proiect

Plan strategic al organizaiei

Criterii de selecie a proiectelor


>>PROFIT!!!
Restricii
= factori care limiteaz opiunile echipei

Alte informaii + istoric


- performanele proiectelor/fazelor Ipoteze
anterioare = condiii considerate ndeplinite
- ce alte proiecte au fost selectate
Project Charter

= document ce autorizeaz formal proiectul

Structur propus
Nume proiect
Sponsor
Manager proiect
Echipa
Obiective
Motivaie/business case
Descriere general
- descriere general a produselor/serviciilor livrabile
- descriere general a alternativei alese pentru realizarea proiectului
Plan general
Resurse necesare
Buget
Selecia proiectelor este o decizie multicriteriu care necesit expertiz (intern sau
extern)

Atenie: Pentru iniierea proiectului


se tie rezultatul (produs/serviciu livrabil)
exist o viziune de realizare (aceeai pentru toi cei implicai)
2. 2. 2 Planificare obiective/scope (PN)
= identificarea + documentarea obiectivelor

CE TREBUIE FCUT?

Sunt formulate obiectivele (principale + secundare)


SMART + metoda drill

proiect

rezultat
Scope statement
= document asigur o nelegere unitar a
obiectivelor pentru cei implicai n proiect
Descriere
produs/serviciu livrabil - Obiective
- Lista complet a livrabilelor (majore)
- caracteristici produs, - Motivaia (ce cerin de business satisface)
cerine - Proiect produs: descriere + design

Project charter
Plan management scope

- Ct de stabil este scope


- Cum se vor identifica schimbrile
Restricii + ipoteze - Cum se vor gestiona schimbrile scope

Detalii suport
Ex: documentare restricii, ipoteze
Recomandri:
o Analizeaz atent produsul/serviciul livrabil: analiza prin descompunere +
funcional
o Identific alternativele posibile de realizare (brainstorming)
o Compar alternativele posibile (decizie multicriterial)
o Folosete expertiza/experiena
2. 2. 3 Definire scope (PN)
= construirea structurii ierahizate a pachetelor de lucru livrabile -WBS

DETALIAZ CE TREBUIE S LIVREZI

Scope statement
- Obiective
- Lista complet a livrabilelor Structura ierahic a pachetelor de lucru
- Motivaia (ce cerin de business
satisface) (WBS)
- Proiect produs: descriere +design

Informaii, istoric proiecte,


Actualizri scope statement
alte planuri
- modificri ale Scope statement
>>> trebuie aprobate!!!!
Restricii + ipoteze
2. 2. 4 Verificare scope (C)
= obinerea acceptului formal pentru rezultatele obinute pe proiect

AI FCUT CE TREBUIA?

Plan proiect
- WBS
- Scope statement

Accept formal
Documentaia
produsului/serviciului ce = document ce atest c rezultatul a fost acceptat
trebuie realizat de beneficiar i sponsor
- pentru livrabilele deja realizate

Sunt trecute testele de acceptare convenite


Rezultatele obinute pe Sunt indeplinite performanele de acceptare convenite
proiect
- pariale sau complete
Observaii:
o De obicei, acordul formal se acord dup o inspecie/ un audit care verific dac
testele de acceptan sunt trecute cu succes
indicatorii de performan au valorile convenite pentru acceptan
Audit = msurare, evaluare, testare pentru a stabili dac rezultatele proiectului
corespund cerinelor

o !!! Corectitudine Accept


o La livrare, se completeaz o fi a rezultatului livrat:
Identificator proiect, manager proiect
Data livrrii, versiunea livrat, referin spre descrierea rezultatului livrat
List distribuie
Informaii referitoare la schimbrile autorizate efectuate pe durata proiectului
cereri de schimbare
Informaii referitoare la defecte corectate i referire la raportul de testare de
acceptan
Probleme nerezolvate
Indicaii suplimentare: condiii minimale pentru instalare/operare, etc
Se poate completa cu schimbrile efectuate dup livrare
2. 2. 5 Control scope (C)
= identific schimbrile de scope
+ verific dac schimbarea este dorit/acceptat
+ gestioneaz schimbarea

S-A SCHIMBAT CEEA CE TREBUIE FCUT?


FACI CEEA CE TREBUIE?

Cererile de schimbare pot fi generate de


o Evenimente externe (schimbare legislaie, etc)
o Eroare/omisiune la definirea livrabilelor/scope
o Dorina de a aduga ceva n proiect, de a mbunti
o Rspunsul la un risc (trecerea pe un plan de rezerv)
Schimbare scope

+ lanseaz cereri de schimbare


cost/timp/calitate dac e cazul
Plan management scope >>> integrarea schimbrilor

WBS
Modificarea planului de baz
Rapoarte de performan
>> precizeaz printre altele i ce
livrabile sunt gata
Aciuni de corecie
>> aducerea proiectului la plan

Cereri de
schimbare scope Documentare lecii nvate
Cauze + criterii de alegere a aciunilor de
corecie
Recomandri:
o Folosete procedurile convenite pentru a accepta schimbarea obiectivelor
proiectului
o Notific toate schimbrile ctre cei implicai
o Evalueaz continuu performanele atinse pe proiect pentru identificarea din
timp a oricror neconcordante (ceea ce faci este diferit de ceea ce trebuia
trebuia s faci?)
o Schimbarea scope solicit revizuirea planului
Recapitulare
Definiii, terminologie: scope, obiective (SMART), WBS, drill, audit
Procese - management scope: iniiere, planificare obiective, definire livrabile,
verificare obiective, control obiective
Documente
Studiu de fezabilitate
Project Charter
Scope statement
Plan management scope
WBS
Document de accept formal i Fia de livrare