Capitolul 5

Sisteme de gestiune a bazelor de date

(ACCESS)

1
 Agenda
SGBD ACCESS prezentare general
Crearea i actualizarea bazelor de date ACCESS
Formulare ACCESS
Obinerea de informaii din baza de date ACCESS
Construirea i utilizarea rapoartelor ACCESS
Aplicaii, programe, proceduri VBA n ACCESS

2
 5.1 SGBD ACCESS Prezentare general

ACCESS este integrat n MS Office i ofer urmtoarele

faciliti:
dispune de o interfa uor de utilizat care respect
principiile de baz ale aplicaiilor din MS Office;
gsete rapid datele legate ntre ele prin interogarea BD
(folosind o interfa grafic prietenoas sau limbajul SQL);
asigur afiarea pe ecran sau tiprirea la imprimant a
datelor ntr-un format uor de neles - rapoarte;
permite afiarea datelor sub form de grafice sau ca pagini
Web;

3
 5.1 SGBD ACCESS Prezentare general

are incluse mecanisme pentru importul sau exportul din

/ctre alte aplicaii din MS Office (Excel , Word ) sau alte
SGBD-uri;

automatizeaz unele aciuni (operaiile comune) prin

realizarea de programe n VBA;

ofer asisten n realizarea i utilizarea proiectelor (prin

componentele de tip Wizard sau sistemul Help specific).

4
 Proiectele Access permit dezvoltarea unor aplicaii client-
server n urmtoarele situaii (mai) complexe:

datele sunt foarte importante; nu se accept pierderi de

date i nici indisponibiliti temporare ale datelor;

datele urmeaz a fi folosite simultan de ctre mai muli

utilizatori;

BD are dimensiuni foarte mari.

5
 Configurarea sesiunii de lucru n ACCESS

Access permite stabilirea unor parametrii de lucru

pentru sesiunea curent i, eventual, sesiunile
urmtoare.

De exemplu, pentru stabilirea unui director implicit:

din meniul File se activeaz Options;

din fereastra opiunii General, n zona Creating

Databeses, n rubrica Default database folder, se
declar directorul implicit.

6
Declararea unui director implicit
Microsoft Office Access

7
 Tipuri de obiecte n proiectele ACCESS
Un proiect Access se organizeaz n jurul BD i poate conine
urmtoarele tipuri de obiecte:

Tabele (Tables) colecii de datele brute ale unei BD;

Interogri (Queries) tabele care conin rspunsuri la anumite ntrebri
despre date (filtre aplicate asupra datelor din baza de date, n funcie de
anumite criterii);
Formulare (Forms) interfee de introducere i afiare a datelor (formate
de ecran care permit introducerea sau vizualizarea datelor din una sau mai
multe tabele);
Rapoarte (Reports) liste cu informaii extrase din componentele
proiectului tip BD (faciliti de afiare /tiprire a datelor din tabele,
interogri);

8
 Tipuri de obiecte n proiectele ACCESS
Un proiect Access se organizeaz n jurul BD i poate conine
urmtoarele tipuri de obiecte:

Macro-uri (Macros) - liste de comenzi, grupate sub un nume, pe care

Access le salveaz i execut pentru diverse aciuni specificate de
utilizator;
Module (Modules) obiecte care conin coduri de program (declaraii i
proceduri), scrise n VBA. Modulele ofer utilizatorilor avansai posibilitatea
de a personaliza BD i coninutul acestora:
Module clas (conin proceduri dedicate formularelor sau rapoartelor i
sunt ataate acestora; nu apar n panoul de lucru);
Module standard (conin proceduri care nu sunt asociate unui obiect;
apar n panoul de lucru).

9
n panoul de lucru, obiectele unei BD pot fi vizualizate:

Individual (subseturi ale obiectelor): tabele (tables),

interogri (Queries), formulare (Forms), rapoarte
(Reports);

Toate obiectele BD (All);

Prin gruparea elementelor /componentelor unei BD

(Tables and related Views) (tabela + interogrile,
formularele i rapoartele create pe baza acestei resurse de
date);

10
11
 5.2 CREAREA I ACTUALIZAREA BD

Orice proiect de lucru cu o BD demareaz cu crearea

tabelelor i definirea restriciilor.

La crearea tabelelor, pentru fiecare atribut (cmp) se

declar:

Numele Field Name,

Tipul Data Type,

Lungimea Field Size i/sau formatul (Field Properties),

alte proprieti.

12
 5.2.1 Tipuri de date

Short Text iruri de cel mult 255 de caractere alfanumerice

(litere, numere, simboluri etc.);

LongText iruri care depesc 255 de caractere, nu sunt

structurate;

Number date numerice (ntregi sau cu zecimale);

Date /Time date calendaristice i/sau timp;

Currency tip de date asemntor datelor numerice; este

conceput pentru a evita erorile de rotunjire, astfel nct
calculele cu bani s fie precise;

13
 5.2.1 Tipuri de date

AutoNumber este o variant special a datelor Number.

Este recomandat n procedura de stabilire a cheii primare,
atunci cnd din structura tabelei este dificil de ales un cmp
reprezentativ;
Yes /No - pstreaz date de tip: True /False, On/Off;
Ole Object stochez informaii ntr-un format accesibil altor
programe (documente Word, foi de calcul Excel, imagini, fiiere
cu muzic etc.)
Hyperlink tip de date text special conceput pentru a stoca
hyperlink-uri ctre site-uri Web sau alte resurse Internet;
Calculated tip de date care permite construirea unor expersii
de evaluat (in expresii sunt folosite campuri din structura
tabelei);
Lookup Wizard cmp special de cutare 14
 Lookup Wizard

Majoritatea BD organizeaz dou tipuri de tabele:

cele care includ date primare;
cele care conin liste de valori folosite n tabele.
Aceste tabele auxiliare (cu liste de valori) se numesc
tabele de cutare (lookup tables) i prezint dou avantaje:
pun la dispoziia utilizatorului opiuni simplu de utilizat;
permit validarea datelor, acceptnd numai datele din
tabel.

15
Lookup Wizard

16
Lookup Wizard

17
5.2.2 Crearea /construirea tabelelor

18
Tabelele, fiind obiecte componente ale BD, presupun, ca
prim etap, obinerea bazei de date din care vor face parte.
Dac se opteaz pentru Blank Desktop Database se pot
preciza:
locaia (pentru salvare),
numele,
tipul fiierului.
Implicit, ACCESS atribuie unei BD:

numele database<n> (Access 2007) sau

db<n> (pna la Access 2007) i
extensia .accdb (Access 2007) sau .mdb
(pna la Access 2007).
19
Fereastra File New Database

20
Cea mai complex modalitatea de obinere a tabelelor unei BD o
ofer opiunea Design View (din meniul rapid) sau opiunea
Table Design (din meniul Create).

21
 Crearea tabelelor folosind Design View
Prima operaie const n stabilirea numelui sub care va fi
salvat tabelul.
Numele implicit este de Table<n>.
Sunt recomadate nume sugestive (coninut informaional,
aplicaie, utilizator etc.).

22
 Crearea unei tabele se realizeaz prin parcurgerea unor pai
prestabilii:
1. Definirea (stabilirea) atributelor (cmpurilor);
2. Stabilirea cheii primare;
3. Definirea valorilor implicite;
4. Definirea regulilor de validare la nivel de atribut (cmp);
5. Definirea unei reguli de validare la nivel de nregistrare
(linie/tabel);
6. Salvarea structurii tabelei.

23
n fereastra Design View pot fi stabilite:

numele cmpurilor,

tipul datelor i proprietile acestora,

cheia primar,

reguli de validare etc.

24
 Stabilirea cheii primare
comanda Primary Key (din meniul rapid, activat de
pe numele cmpului),

din linia cu instrumente Design 25

 Modificarea structurii unei tabele

Modificarea structurii unei tabele nseamn:

adugarea de noi cmpuri;

tergerea unor cmpuri;

modificarea proprietilor (nume, tip, lungime) unor

cmpuri.

26
Comenzi pentru adugarea unui nou cmp
Adugarea unui cmp se realizeaz (ambele selectate cnd prompterul este
cu opiunea Insert Rows din: poziionat pe cmpul deasupra cruia
meniul rapid sau meniul Design se va insera unul nou)

27
tergerea unuia sau mai multor cmpuri presupune selectarea i apoi

activarea comenzii Delete Rows: din meniul Design, sau meniul rapid.

28
 Modificarea structurii unei tabele se poate realiza i din
meniurile Table Tools (cnd tabela este deschis n
modul Open)

29
 5.2.3 Declararea restriciilor
Este recomandabil ca declararea restriciilor s fie fcut
odat cu crearea tabelelor sau imediat dup (n orice caz,
nainte de preluarea vreunei nregistrri n baza de date)

preluarea corect a tuturor informaiilor n tabele.

Declararea restriciilor presupune ca tabela s fie

deschis cu Design View.

Regulile de validare (la nivel de atribut i de tabel/linie)

au fost prezentate i exemplificate n cap 4.

30
 Cheia primar

n Access cheia primar poate fi:

natural - cnd valorile atributului /atributelor care o compun

se stabilesc de ctre utilizator;

artificial - cnd se folosete un cmp de tip AutoNumber

(n acest caz ACCESS introduce automat o valoare
consecutiv la inserarea unei nregistrri (1 pentru prima
nregistrare, 2 pentru a doua nregistrare .a.m.d.).

31
 Cheia primar

Access creeaz indeci pentru fiecare tip de cheie primar

sau alternativ

pentru aceste tipuri de atribute proprietatea Indexed este

setat pe Yes (No Duplicates).

Dac o cheie primar este compus, pentru fiecare atribut

component este asociat simbolul cheii.

32
 Restricia de integritate referenial
Definirea legturilor permanente dintre tabele i stabilirea restriciilor de
integritate referenial se realizeaz prin apelarea opiunii Relationships
din meniul Database Tools :

33
 Fereastra Edit Relationships

Restricia de integritate referenial

se instituie prin bifarea opiunii
Enforce Referential Integrity
nu se permite modificarea valorii cheii
primare din tabela printe dac exist n
tabela copil mcar o nregistrare cu care este
n legtur;
nu poate fi introdus nici o valoare a unei
chei strine dac respectiva valoare nu exist
deja ca i cheie primar n tabela printe.

Cascade Update Related Fields Cascade Delete Related Records -

orice modificare a unei chei primare n tabela la tergerea unei nregistrri din tabela
printe va atrage modificarea n cascad a printe se vor elimina automat toate
tuturor cheilor strine n nregistrrile copil. nregistrrile copil.
La afiarea coninutului unei tabele printe:
Semnul + nregistrarea are cel puin o nregistrare
nrudit ntr-o alt tabel,
Semnul - sunt afiate nregistrrile nrudite.

35
 5.2.4. Actualizarea tabelelor (Connut Open)
(adugri /inserri, modificri i tergeri de nregistrri)

Introducerea unei noi nregistrri prin completarea ultimului rnd

(nregistrarea de rezerv) sau cu opiunea New Record din meniul
rapid care apare prin click dreapta pe marginea din stnga a tabelei
deschis cu Open;
tergerea unei nregistrri cu opiunea Delete Record din meniul
rapid care apare prin click dreapta pe marginea din stnga a tabelei
deschis cu Open.

36
37
 5.3 FORMULARE ACCESS

Un formular reprezint un instrument pus la dispoziia

utilizatorului n scopul uurrii operaiilor de accesare i
actualizare a datelor stocate n tabelele unei BD.

Un formular este legat de o structur de date de tip tabel sau

cursor (query - obinut n urma unei interogri).

Prin intermediul formularului se asigur o vedere organizat

i formatat asupra unei pri sau asupra tuturor cmpurilor
din una sau mai multe tabele.

38
 FORMULARE ACCESS
Obinerea formularelor presupune parcurgerea a trei etape:

1. Proiectarea formularului pentru stabilirea formei i coninutului,

2. Definierea formularului cu unul din instrumentele disponibile n

grupul de opiuni Create Forms:

Form,

Form Design ,

Form Wizard,

Split Form,

Multiple Items,

Blank Form etc.

3. Utilizarea formularului pentru actualizarea previzualizarea 39

informaiilor din BD.
 n cadrul unui formular pot fi cinci seciuni de lucru:
Antetul de formular (Form Header);
Antetul de pagin (Page Header);
Zona de detalii (Detail);
Subsolul de pagin (Page Footer);
Subsolul de formular (Form Footer).
Este obligatorie doar zona de detalii.
Antetele de formular i de pagin, precum i subsolurile
aferente, sunt aduse pe ecran prin opiunile Form Header
/Footer i Page Header/Footer din meniul rapid sau
instrumentele Form Layout Tools (Design, Arrange,
Format)

40
41
42
 5.4 OBINEREA DE INFORMAII DIN BD
Access ofer faciliti de obinere a informaiilor dintr-o BDR,
prin crearea interogrilor (Queries), care pot fi:

Interogri tip selecie;

Interogri tip inserare;

Interogri tip modificare;

Interogri tip tergere;

Interogri SQL.

43
 OBINEREA DE INFORMAII DIN BD
Interogrile se pot defini:

n modul de lucru Query Design, care folosete un limbaj

bidimensional de tip grafic asemntor limbajului QBE
(Query By Example) din gama instrumentelor RAD (Rapid
Application Development),

n modul de lucru asistat (Wizard),

folosind comenzi SQL (cap. 6).

44
Proiectantul
de interogri
(tip Selecie)

- numele atributului (Field);

- tabela n care se afl acesta (Table);
- dac valorile atributului vor fi ordonate cresctor sau descresctor (Sort);
- dac respectiva coloan va fi afiat n list sau servete doar la precizarea
filtrului de selecie a nregistrrilor (Show);
- condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc nregistrrile (liniile) pentru a fi
incluse n rezultatul interogrii /raport (Criteria).
45
 Informaii obinute dintr-o singur tabel

Din tabela FACTURI Situaia facturilor emise dup 20 iunie 2015, care s conin o
46
coloan inexistent n tabela FACTURI, ValoareFrTVA
Interogare ce folosete trei tabele, dou condiii de filtrare i

ordoneaz rezultatul dup valorile unui atribut

Situatia facturilor emise dupa 20 iunie 2015, pentru clientii din Iasi
(cu calculul ValoriiFaraTVA)

47
48
 Cele mai utilizate Interogri Access sunt:
Interogri tip selecie (Select Query);
Interogri tip inserare (Append Query);
Interogri tip actualizare (Update Query);
Interogri tip tergere (Delete Query);
Interogri SQL (cap. 6).

49
Meniul Design
Meniul rapid

50
 Interogrile de selecie (implicite) (Select Query) sunt
obiecte ale bazei de date folosite pentru a extrage i afia o
parte din BD;

Interogrile de adugare (Append Query) presupun

completarea unor rubrici diferite de cele de la interogrile de
selecie, deoarece Access construiete, pe baza datelor din
fereastra Query Design, o comand INSERT; trebuie
specificat numele tabelei n care se vor introduce datele;

Interogrile de modificare (Update Query) presupun

completarea tuturor informaiilor necesare crerii unei
comenzi UPDATE;

Interogrile de tergere (Delete Query) presupun

completarea tuturor informaiilor necesare identificrii rndului
/rndurilor de ters. 51
 Interogrile Access pot fi folosite:

de alte interogri Access (n cazul interogrilor de

selecie);
direct, n mod vizual, cu gestionarul bazei de date;
din ferestrele, rapoartele i modulele de cod VBA ale
BD.

52
 Prelucrri /grupri /sintetizri
Partea cea mai interesant a interogrilor ine de prelucrarea
datelor numerice.
Pentru grupare trebuie folosit simbolul de nsumare din bara
de instrumente a interogrii. Ca urmare, n machet, ntre
liniile Table i Sort apare linia Total. Pe aceast linie, pentru
coloanele TVAColectat i ValoareTotal este suficient
selectarea opiunii Sum, n timp ce pentru Valoarea fr TVA
trebuie selectat opiunea Build /Expression. n linia Fields
este folosit expresia:
ValFaraTVA: SUM([ValoareTotala] [TVAColectata]).
Un alt artificiu este criteriul prin care se poate indica n
rezultatele interogrii intervalul de vizualizare, adic data
iniial i data final a acestuia:
BETWEEN [Data Initiala:] AND [Data finala:].
53
Filtru generalizat cu o grupare dup dat

54
 5.5 CONSTRUIREA I UTILIZAREA RAPOARTELOR

Informaiile din domeniul economic sunt prezentate, cel mai

adesea, prin intermediul rapoartelor.

Raportul reprezint un ansamblu de informaii conforme cu

cerinele utilizatorilor, construit pe baza datelor din tabele
sau interogri.

Rapoartele pot fi afiate pe ecran sau tiprite la imprimant,

majoritatea lor avnd form tabelar.

55
 CONSTRUIREA I UTILIZAREA RAPOARTELOR

Pentru realizarea unui raport sunt parcurse trei etape:

1. Proiectarea raportului (stabilirea formei i coninutului);

2. Definirea raportului utiliznd diverse instrumente:

Report,

Report Wizard,

Report Design,

Labels,

Blank Report;

3. Tiprirea raportului.
56
CONSTRUIREA I UTILIZAREA RAPOARTELOR

57
 Rapoartele pot fi construite n trei moduri:

Crearea rapid pe baza unei singure tabele sau interogri, prin

opiunea Report. Implicit, raportul obinut va fi de tip Tabular,
rezervndu-se cte o coloan pentru fiecare cmp din tabel
sau interogare.
Apelarea la asistent (Report Wizard). Utilizatorul va construi
raportul, pas cu pas, sub ndrumarea vrjitorului stabilind: sursa
datelor (tabelele i/sau interogrile), cmpurile de date care vor
fi reinute n raport, modul de grupare i ordonare a datelor,
formatul i titlul raportului. n acest mod pot fi create rapoarte
pe baza mai multor tabele i /sau interogri.
Utilizarea ferestrei de proiectare (Report Design). n acest
mod de lucru utilizatorul va avea posibilitatea s creeze
rapoarte complexe, pe care s le personalizeze conform
cerinelor sale. Ca i n primul caz, raportul poate conine date
dintr-o singur tabel sau interogare.
58
Crearea rapid opiunea Report

59
Rapoartele pot fi mbuntite prin oiunile meniurilor din Report DesignTools:
Design opiuni pentru crearea i formatarea raportului:
Themes,
Grouping&Totals,
Gridlines,
Controls (Logo, Title, Insert Page Number, Date&Time),
Header/Footer
Etc.

Arrange opiuni pentru mbuntirea spectului raportului:

Table,
Rows/Columns,
Merge/Split,
Position,
Etc.

Format opiuni pentru formatare

- Font,
- Number,
- Background,
- Etc.

Page Setup - opiuni pentru setarea paginilor raportului:

Size,
Portrait,
Landscape,
Margins, 60
Etc.
 Rapoartele n format tabelar au cinci seciuni principale, la care mai pot fi

adugate nc dou, pentru gruparea datelor:

Antetul i subsolul raportului (Report Header i Report
Footer) - Conin elementele care vor apare o singur dat, la
nceputul /sfritul raportului.
Antetul i sfritul paginii (Page Header i Page Footer) -
Includ elementele care vor apare o singur dat pe fiecare
pagin, la nceputul i /sau sfritul acesteia.
Seciunea de detaliu (Detail) - Este seciunea principal a
oricrui raport i conine valorile cmpurilor din baza de date
i a expresiilor calculate.
Antetul i sfritul grupului (Group Header i Group
Footer) - Aceste dou seciuni apar n rapoarte numai atunci
cnd se dorete gruparea datelor. n seciunea de sfrit se
pot afia totaluri sau rezultate obinute din alte operaiuni de
agregare la nivelul grupului (ex. numrul elementelor,
valoarea medie, valoarea minim i valoarea maxim pentru 61
cmpurile numerice).
 APLICAII, PROGRAME, PROCEDURI VBA N ACCESS

Ca orice aplicaie din pachetul MS Office, pentru scrierea de

proceduri, Access folosete Visual Basic for Application.
Programele VBA sunt numite proceduri i sunt grupate n:
Sub rutine - se refer la instruciuni VBA cuprinse ntre
Sub End Sub i care nu returneaz o valoare:
Sub nume_proc()

End sub
Funcii procedurale - se refer la instruciuni VBA
cuprinse ntre Function End Function i care
returneaz o valoare:
Function nume_funct(param)

End Function

62
 Proceduri

Orice procedur cuprinde un set de instruciuni care

ndeplinesc o anumit sarcin.
n scrierea unei proceduri se folosesc:
cuvinte cheie - cuvinte de culoare albastr, care
reprezint cuvintele rezervate ale mediului VBA;
cuvinte utilizator - celelalte cuvinte, de culoare
neagr, sunt de natura variabilelor sau valorilor.

63
 Module

La rndul lor, procedurile se regrupeaz n

module, care pot fi:
clase de module i
module standard.
Procedurile se scriu n VBA i devin parte a
componentei module din proiectantul de BD.
Tot ca proceduri i funcii se scriu i
interogrile aplicate asupra BD.

64
 CREAREA DE MENIURI N ACCESS

Pentru creare de meniuri ntr-o aplicaie sunt dou posibiliti:

scrierea de macro-uri,

scrierea de proceduri sub VBA.

65