Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Proiect de Recrutare Medical
Proiect de Recrutare Medical
Iudita AMIRAŞ
Iuliana BUCUR
Alexandra CRISTUREAN
Oana CUCUIEŢ
Radu FRITEA
Alexandra MEZEI
Mirabela SĂCĂLUŞ
Cluj Napoca
2011
În lunile martie şi aprilie am dezvoltat pentru Mediplus un model de competenţe pentru poziţia
de Reprezentant Vânzări (RV). Acest model prezenta atât competenţele de bază (necesare pentru o
performanţă medie), cât şi cele de top (necesare pentru o performanţă excepţională pe post). Fiecare
dintre aceste competenţe au fost definite şi au fost generate mai multe ancore comportamentale care
să le descrie acurat (vezi Anexa 1).
Aşa cum am sugerat şi în raportul cu privire la modelul de competenţe, următorul pas este de a
folosi acest model în practica de management a resurselor umane din companie. Iar acesta este şi
obiectivul acestui proiect: de a aplica modelul de competenţe în reproiectarea procesului de recrutare şi
selecţie pentru poziţia de Reprezentant Vânzări.
Am ales să continuăm primul proiect, bazându-ne pe două considerente. În primul rând, abia
utilizarea modelului în activităţile de staffing şi/sau training aduce un beneficiu companiei şi poate
justifica resursele alocate până în prezent pentru dezvoltarea efectivă a modelului de compenteţe. Pe de
altă parte, utilizarea modelului în activităţile de recrutare şi selecţie ne permite să continuăm validarea
modelului, să verificăm în ce măsură candidaţii cu un nivel superior al acestor competenţe au o
performanţă mai ridicată la locul de muncă.
Etapele proiectului
În planificarea proiectului nostru, am pornit de la structura etapelor sugerată de Dubois,
Rothwell, Stern şi Kemp (2004) pe care am adaptat-o pentru funcţia de Reprezentant Vânzări. Aceasta
este prezentată mai jos, în Figura 1
Figura 1: Etapele proceselor de recrutare şi selecţie (adaptat după modelul lui Dubois et al., 2004)
Pasul 1
Identificarea nevoilor de recrutare HR şi a locurilor de muncă.
Pasul 2
Documentarea completă despre locul de muncă sau poziţia vacantă.
Pasul 3
Identificarea surselor de recrutare şi modul de exploatare al acestora.
Pasul 4
Stabilirea criteriilor de selecţie şi alegerea metodelor de evaluare.
Pasul 5
Validarea procedurii de selecţie.
Din punct de vedere cantitativ, am cerut prin mail NSM şi directorilor regionali să confirme
obiectivele strategice şi impactul acestora asupra RV-ilor, aşa cum au fost ele discutate cu câteva luni în
urmă ca parte a procesului de dezvoltare a modelului de competenţe. Aceste aşteptări cu privire la
modul în care Reprezentanţii de Vânzări ar trebui să contribuie la atingerea obiectivelor strategice au
fost clarificate anterior şi validate în întregime cu această ocazie. Am primit însă informaţii suplimentare
cu privire la rezultatele aşteptate de la echipele de vânzări.
Portalurile de job-uri pot fi folosite atât prin postarea de anunţuri, cât şi prin identificarea de
candidaţi eligibili prin căutarea în baza de CV-uri. Pentru prima modalitate, am modificat anunţul de
recrutare utilizat până acum pentru a include competenţele pe care le urmărim şi pentru a sublinia mai
bine viziunea şi valorile companiei (cultura organizaţiei). Anunţul pe care l-am construit poate fi găsit în
Anexa 2. CV-urile aplicanţilor la anunţul de recrutare sunt selectate pe baza criteriilor minimale: permis,
studii medii, experienţă relevantă în vânzări de minim 1 an.
În ceea ce priveşte căutarea CV-urilor, criteriile menţionate în secţiunea anterioară pot fi folosite
în căutarea candidaţilor pentru postul vacant. Cele mai importante portaluri, Ejobs şi BestJobs permit
aplicarea de filtre, cum ar fi permis de conducere, durata experienţei anterioare, domeniul experienţei
anterioare, nivelul studiilor. Mai mult, putem folosi ca şi cuvinte cheie numele organizaţiilor cunoscute
în piaţă ca având o forţă de vânzări puternică, bine instruită şi proceduri bine puse la punct (ex:
Interbrands, Nestle, Coca Cola) sau a organizaţiilor concurente (ex: Farmexpert, Farmexim, Polisano,
Europharm).
Persoanele identificate astfel, îndeplinesc criteriile de preselecţie şi, în măsura în care sunt
interesate să lucreze în Mediplus, sunt programate la interviul preliminar.
Pasul 4: Stabilirea criteriilor de selecţie şi alegerea metodelor de evaluare
Selecţia bazată pe competenţe porneşte de la asumpţia că determinanţii principali ai
performanţei sunt competenţele pe care le deţin angajaţii. În consecinţă, specialistul de HR care
urmează să coordoneze procesul de selecţie trebuie să răspundă la două întrebări: „Care sunt
competenţele care vor fi evaluate?”, „Cum anume vor fi evaluate?”.
Criteriul principal pe care l-am folosit pentru a selecta competenţele de evaluat a fost măsura în
care poate fi dezvoltată şi în care organizaţia are resursele (de timp, resurse umane şi financiare) pentru
a le dezvolta prin training, coaching sau alte metode. Astfel, am renunţat la competenţe precum time
management, cunoştinţe tehnice de vânzări sau persuasiunea, care pot fi formate relativ uşor şi pentru
care organizaţia are deja programe recurente de training.
În ceea ce priveşte metodele utilizate pentru a testa nivelul acestor competenţe, am optat
pentru interviul comportamental structurat şi verificarea referinţelor. La acestea se adaugă un test
practic de utilizare a Microsoft Word şi Excel, construit anterior de departamentul de resurse umane în
colaborare cu departamentul de IT.
Am eliminat metode precum testarea psihologică sau simulările datorită resurselor insuficiente
alocate departamentului de resurse umane pentru selecţia pentru posturile de execuţie, cum este şi cel
de reprezentant de vânzări. Compania nu a achiziţionat licenţe de utilizare a testelor psihologice, iar
volumul de recrutări alocat fiecărui consultant intern nu permite realizarea de centre de evaluare pentru
fiecare poziţie de reprezentant de vânzări.
Pentru a reduce biasările intervievatorului, am apelat la doi studenţi aflaţi în practică în cadrul
companiei (una locată în Timişoara şi una la Iaşi) care nu aveau cunoştinţă despre performanţele sau
istoricul RV-ilor pe care îi intervievează. Aceste persoane au fost implicate în interviuri comportamentale
de selecţie în cadrul Mediplus pentru aceeaşi poziţie, fiind familiare cu ghidul de interviu şi tehnicile de
facilitare a răspunsurilor într-un astfel de interviu. Un consultant de resurse umane din cadrul companiei
a supervizat interviurile, fără a interveni, şi a luat notiţe pe baza acestora. Intervievatorul a avut sarcina
de evalua fiecare participant în parte cu privire la cele 4 competenţe stabilite de noi, folosind o scală
Likert cu 5 trepte (vezi Anexa 4).
Rezultatele pe care le-am obţinut arată că interviul comportamental structurat diferenţiază bine
între top performeri şi cei cu performanţe slabe. Astfel, media evaluărilor pentru grupul de top
performeri a fost de m = 4,3 , iar la grupul de low performeri a fost de m = 2,7.
Concluzii
Competenţe de bază
Time management - Capacitatea de a realiza sarcinile de o manieră organizată, de a-şi stabili priorităţi şi de a construi
planuri de acţiune
Îşi organizează vizitele pe zonă pentru o frecvenţă maximă de vizite la clienţii cu potenţial mare
Îşi organizează ziua de lucru astfel încât să aibe cât mai puţini timpi morţi
În planificarea activităţii, ţine cont de programul celorlalte persoane cu care terbuie să colaboreze (clienţi, colegi,
manageri)
Îşi evaluează fiecare zi de lucru după încheierea vizitelor la clienţi
Îşi pregăteşte fiecare zi de vânzare cu o zi înainte
Orientarea spre rezultate – focusat pe îmbunătăţirea performanţei, pe atingerea obiectivelor şi pe obţinerea rezultatelor.
Îşi stabileşte obiective realiste pentru fiecare client în parte, în funcţie de istoric şi potenţial
Îşi urmăreşte zilnic realizarea obiectivelor
Găseşte şi foloseşte modalităţi de evaluare a performanţei raportat la scopuri
Caută activ soluţii pentru realizarea obiectivelor stabilite
Perseverenţa – continuă urmărirea unui obiectiv în pofida adversităţilor, obstacolelor care apar.
Cunoştinţe tehnice de vânzări – o cunoaştere şi înţelegere de profunzime a procesului de vânzare, a produselor, serviciilor,
instrumentelor comerciale şi de marketing pe care le are la dipoziţie
Foloseşte eficient şi adecvat tehnici de vânzări în identificarea nevoilor clientului, ofertare şi încheirea vânzării
Îşi cunoaşte foarte bine produsele şi serviciile, precum şi instrumentele comerciale
Cunoaşte punctele tari şi slabe ale ofertei sale comparativ cu cele ale concurenţilor principali
Cunoaşte şi foloseşte eficient instrumente tehnice (ex: tablet) care îi stau la dispoziţie pentru realizarea sarcinilor
(i.e. preluarea comenzilor, verificarea ofertelor)
Competenţe de top
Adaptabilitatea – capacitatea de a-şi ajusta adecvat comportamentul în funcţie de modificările care apar în mediu.
Sesizează schimbările de limbaj nonverbal şi paraverbal care denotă emoţii, interes sau dezinteres din partea
colocutorului
Reuşeşte să dezvolte relaţii apropiate cu clienţi dificili
Reuşeşte să calmeze un client foarte nervos, comunicând cu calm şi fermitate
Persuasiunea – capacitatea de a convinge, de a îi influenţa pe cei din jur pentru a le schimba punctul de vedere sau pentru
a accepta un plan de acţiune propus.
Prezintă argumente care răspund la cele mai importante preocupări ale clientului
Caută să găsească şi să prezinte soluţii win-win
Implică clientul în construirea ofertei şi selectarea acelor opţiuni care să îl avantajeze cel mai mult
Implică şeful direct în procesul de vânzare atunci când situaţia o cere
Structurează o situaţie (ex: locaţia, persoanele prezente, secvenţa evenimentelor) astfel încât să creeze impactul
dorit şi să maximizeze şansele de reuşită
Orientare antreprenorială – tendinţa de a căuta şi valorifica oportunităţi de dezvoltare a zonei şi disponibilitatea de a-şi
asuma riscuri calculate pentru a-şi atinge obiectivele.
Identifică informaţia necesară pentru a clarifica o situaţie sau pentru a lua o decizie
Apelează la mai multe surse pentru a obţine o informaţie acurată şi completă
Pune întrebări ţintite pentru a obţine date, chiar şi atunci când ceilalţi sunt reticenţi în a oferi detalii complete
Lansează discuţii cu jucători din piaţă (clienţi, reprezentanţi ai producătorilor) pentru a obţine informaţii despre
piaţă, oferte concurente, jucători noi etc.
Verifică dacă un client a evaluat un plan de acţiune propus
Pune întrebări pentru a clarifica o situaţie
Caută să afle perspectiva tuturor actorilor implicaţi într-o situaţie
Anexa 2: Anunţul de recrutare
REPREZENTANT VANZARI
Posturi disponibile 1
- studii medii;
- experienta in vanzari minim 1 an (in companii medii sau mari din farma sau nationale/mari din
FMCG, telecomunicatii etc.)
- cunostinte operare PC (Word, Excel);
- orientare antreprenorială
- adaptabilitate
- perseverenţă
- permis categoria B
Descrierea postului:
A&D Pharma este cel mai mare grup farmaceutic din Romania care include compania Mediplus–
lider national in distributie de produse farmaceutice si parafarmaceutice, Sensiblu – cel mai mare
lant de farmacii cu acoperire nationala din Romania si Fundatia Sensiblu ce se implica activ in
proiecte sociale.
Suntem compania in care pasiunea, creativitatea si perseverenta te conduc spre performanta. Iti
oferim un mediu provocator si dinamic in care te poti dezvolta alaturi de echipe de succes si
unde tu stabilesti masura impactului pe care il poti avea!
Ghid de interviu
Nume candidat: ____________________________; Locaţie: _______________; Data şi ora: _________
Perseverenţă / Adaptabilitate: Puteţi să-mi spuneţi despre o situaţie din experienţa dumneavoastră în
care aţi fost refuzat în mod repetat de un client?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Perseverenţă: Descrieţi o situaţie în care vi s-a cerut să realizaţi o sarcină sau un proiect în care aveaţi
şanse mici de reuşită.
Ce aţi făcut? Aţi avut succes? Ce aţi învăţat din experienţa asta?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Perseverenţă: Descrieţi cel mai provocator proiect sau situaţie şi cum aţi depăşit obstacolele care au
apărut.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Încredere: Puteţi să-mi povestiţi despre o situaţi în care a trebuit să vă convingeţi şefii sau colegii să
facă ceva ce nu doreau iniţial?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Adaptabilitate: Descrieţi-mi o situaţie în care vi s-a cerut să vă schimbaţi modul de lucru sau
abordarea pentru a răspunde nevoilor unei alte persoane?
Descrieţi situaţia. Cine v-a cerut să vă schimbaţi abordarea şi de ce? Consideraţi că cererea a fost
corectă? De ce sau de ce nu?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Adaptabilitate: De-a lungul experienţei dumneavoastră în vânzări, care a fost cea mai mare schimbare
de abordare, proceduri, structură la care aţi fost expus?
Descrieţi situaţia. De ce s-a făcut acea schimbare? Cum v-a afectat? Cum aţi reacţionat?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Orientare antreprenorială: Spuneţi-ne despre cel mai mare risc pe care vi l-aţi asumat în activitatea de
vânzări.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Orientare antreprenorială: Descrieţi-ne cea mai creativă / originală soluţie pe care aţi folosit-o pentru
a încheia o vânzare.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Anexa 4: Grila de evaluare
Perseverenţă – continuă urmărirea unui obiectiv în pofida adversităţilor, obstacolelor care apar.
1_____________________2____________________3____________________4___________________5
Încredere în sine – are încredere în propriile idei şi abilităţi de a-şi realiza sarcinile cu succes.
1_____________________2____________________3____________________4___________________5
Adaptabilitate – capacitatea de a-şi ajusta adecvat comportamentul în funcţie de modificările car apar
în mediu.
1_____________________2____________________3____________________4___________________5
1_____________________2____________________3____________________4___________________5
Anexa 5: Fişa postului Reprezentant Vânzări
Revizia 2
Reprezentant Vanzari
Pagina 14/17
Nivel ierarhic:
Executie:
Middle management:
Top management:
Responsabilitati principale:
10. Preia, filtreaza si transmite toate informatiile de la clienti si din piata pharma echipei de
vanzari ( ASM, RVT, RV) si departamentelor suport;
11. Prezinta detaliat sursa diferentelor intre soldul MDP si cel al clientului (rezolva balanta) –
folosind informatiile primite de la contabil;
12. Supravegheaza actiunile concurentei dpdv al politicii de vanzari (termen de plata, oferte
speciale, discount-uri, contracte) si le transmite ASM si RVT;
14. Respecta politica si conditiile de vanzare stabilite de catre ASM – MDP / semnaleaza ASM-
ului, ALM-ului sau CLA-ului disfunctionalitatile in livrarile catre clienti: intarzieri, produse
lipsa, inversari produse, diferente LOT, BBD / vegheaza asupra rezolvarii in cel mai scurt timp a
problemelor care apar;
16. Propune ASM-ului rezolvarea tuturor cererilor obiectiv formulate de catre client;
17. Intretine relatii de colaborare cu reprezentantii medicali din BU Magna Pharm de pe zona lui;
18. Realizeaza alte sarcini care deriva din specificul postului, trasate de catre superiorul direct.
Fiecare lucrător trebuie să îşi desfăşoare activitatea, în conformitate cu pregătirea şi instruirea sa,
precum şi cu instrucţiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol
de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi
afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă, astfel in timpul
desfaşurării activităţii lucrătorii au urmatoarele obligaţii:
d) să comunice imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie de muncă despre
care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor,
precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie;
f) să coopereze cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, atât timp cât este necesar, pentru a
face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerinţe dispuse de către inspectorii de muncă şi
inspectorii sanitari, pentru protecţia sănătăţii şi securităţii lucrătorilor;
g) să coopereze, atât timp cât este necesar, cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, pentru a
permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă şi condiţiile de lucru sunt sigure şi fără
riscuri pentru securitate şi sănătate, în domeniul său de activitate;
Specificatiile postului:
comunicare verbala
comunicare scrisa
prezentare
influenta / convingere
orientare spre schimbare
Limite de autoritate:
Data semnarii: