Model de implementare şi evaluare a sistemului de control intern/managerial în

cadrul unei entităţi

Abstract:
Conform noilor reglementari în domeniu (Legea 234/2010 şi OMFP 1649/2011),
fiecare entitate publică este responsabila cu implementarea şi evaluarea/auto-
evaluarea unui sistem de control intern/managerial.
Elementele pricipale care stau la baza acestui proces sunt standardele de control
intern, adoptate prin OMFP 946/2005.
Având în vedere faptul că nu există un model general acceptat sau promovat în
ceea ce priveste modul de implementare şi evaluare a acestui sistem, această
lucrare îşi propune elaborarea unui ghid/îndrumar, care sa includă elementele de
bază ale celor două procese menţionate, şi care ulterior pot fi
dezvoltate/îmbunătăţite/adaptate în funcţie de realităţile existente la nivelul
fiecărei entităţi.

Această abordare are în vedere următoarele aspecte:

 Posibilitatea aplicării mecanismelor şi conceptelor utilizate în implementarea şi
evaluarea sistemului de management al calităţii. Acesta are la bază standarde
care stabilesc cerinţele minime obligatorii pentru implementare. Totodată,
sistemul de evaluare şi certificare presupune analizarea/evaluarea internă a
modului de implementare a acestor standarde, dar şi evaluarea externă, de către
auditori de calitate desemnaţi. Astfel, procesul poate fi considerat similar cu cel
necesar implementării şi evaluării sistemului de control intern/managerial.
Elementele care pot crea dificultăţi în aplicarea acestuia constau în:
o Existenţa unui cadru legal/procedural limitat în definirea mecanismelor de
implementare şi evaluare a acestui sistem, lăsând în responsabilitatea
entităţilor/managerilor modalitatea practică de elaborare şi aplicare a
acestora,
o definirea generală a standardelor de control intern şi a cerinţelor acestora,
o existenţa unor suprapuneri în cerinţele aferente unora dintre standarde 1.
 Modul de definire a standardelor şi a cerinţelor generale de implementare a
acestora, implică stabilirea unui plan de implementare, incluzând activităţi
principale şi secundare, responsabili principali şi secundari. Este evident faptul
ca acestea depind de structura organizatorică a entităţii respective.
 Evaluarea stadiului implementării standardelor de control intern presupune în
primul rând o evaluare a modului de implementare a fiecarui standard în parte (a
acţiunilor minimale stabilite) şi ulterior o evaluare generală, la nivelul entităţii.

Astfel, având în vedere cele menţionate anterior, materialul va prezenta, în prima

parte, un model general de implementare a sistemului de control
intern/managerial la nivelul unei entităţi şi, ulterior, un model de auto-
evaluare/evaluare a acestuia.

1. Model de implementare a sistemului de control intern/managerial:

Sistemul de control intern/managerial reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor
concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în
1
La nivelul Comisiei Europene, urmare a necesităţii flexibilizării acestui proces, standardele de control
intern au fost reevaluate, rezultând o diminuare a numărului acestora la 16 standarde.

1
vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice
intr-un mod economic, eficient si eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi
regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea
fraudelor si greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate si producerea în timp util
de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.

2
Componenta Standard Acţiuni minim necesare Rezultate Observaţii
Control
intern
Mediul de control

1. Etică, integritate  Elaborarea unui Cod de Etică al  Cod de Etică

Entitatea publică angajaţilor  Comisie de Disciplină
asigură condiţiile  Promovarea/difuzarea acestuia funcţională
necesare cunoaşterii, la nivelul entităţii  Procedură aferentă
de către angajaţi, a  Luarea la cunoştinţă de către toţi semnalării şi tratării
reglementărilor care angajaţii (la angajare sau cu cazurilor de
guvernează ocazia fiecărei modificări) nereguli/abateri/ fraudă
comportamentul  Constituirea sau definirea în
acestora, prevenirea cadrul Codului a unei Comisii
şi raportarea fraudelor speciale pentru analizarea
şi neregulilor. cazurilor de nereguli/fraudă
identificate (Comisie de
disciplină existentă, cu
extinderea prerogativelor
acesteia)
 Elaborarea unei proceduri
privind semnalarea şi
tratamentul neregulilor

3
2. Atribuţii, funcţii,  Elaborarea unui Plan de  Plan de dezvoltare Planul de dezvoltare
sarcini dezvoltare institutională, cu instituţională institutională ar trebui să
Entitatea publică includerea misiunii, viziunii şi  ROF aibă în vedere
transmite angajaţilor obiectivelor generale ale enităţii elaborat/actualizat/ dezvoltarea activităţii
şi actualizează  Elaborarea şi actualizarea avizat instituţiei pe ansamblul
permanent: periodică a ROF;  ROF publicat şi acesteia. Din acest
• documentul privind  Publicarea pe site-ul instituţiei a diseminat document poate decurge
misiunea entităţii ROF-ului pentru a se asigura  Fişe de post ulterior şi ROF-ul general.
publice; comunicarea acestuia către elaborate/actualizate/
• regulamentele angajaţi; semnate şi avizate
interne;  Elaborarea şi actualizarea
• fişa postului periodică a fişelor de post
(funcţiei).

4
3 – Competenţă,  Elaborarea unei proceduri de  Procedura de sistem
performanţă sistem privind modalitatea de privind organizarea şi
Managerul asigură organizare şi derulare a derularea concursurilor
ocuparea posturilor concursurilor de de angajare/promovare
de către persoane angajare/promovare la nivelul la nivelul instituţiei
competente, cărora le instituţiei  Analiza anuală privind
încredinţează sarcini  Detalierea elementelor specifice gradul de încărcare a
potrivit competenţelor privind cerinţele posturilor la personalului cu sarcini
şi asigură condiţii nivelul fiecărei structuri din  Plan de formare
pentru dezvoltarea entitate profesională actualizat
capacităţii  Elaborarea periodică a unei anual
profesionale a analize privind gradul de  Procedura de sistem
salariatului. încarcare a personalului cu privind metodologia
sarcini identificării şi stabilirii
 Elaborarea şi actualizarea nevoilor de formare ale
permanentă a Planului de personalului
formare profesională
 Elaborarea unei proceduri de
sistem privind metodologia
identificării şi stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
4 – Funcţii sensibile  Identificarea funcţiilor sensibile la  Lista funcţii sensibile Analiza necesar a fi
Entitatea publică nivelul entităţii  Lista salariaţi care derulată în stabilirea
identifică funcţiile  Stabilirea listei cu salariaţii care ocupă funcţii sensibile, funcţiilor sensibile ar
considerate ca fiind ocupă funcţiile sensibile actualizată permanent trebui realizată plecând
sensibile şi stabileşte  Stabilirea unui Plan de rotaţie a de către Resurse de la obiectivele instituţiei
o politică adecvată de personalului de pe aceste funcţii Umane şi identificarea
rotaţie a salariaţilor (având în vedere avantajele şi  Plan de rotaţie a activităţilor, respectiv a
care ocupă astfel de dezavantajele acestei rotaţii, personalului din posturilor vulnerabile din
funcţii. existenţa resurselor umane funcţiile sensibile, punctul de vedere a
suficiente ca număr şi pregătire, actualizat anual. atingerii obiectivelor
etc.). Acest Plan ar trebui revizuit instituţiei. Recomandare:
anual. poate fi solicitată o

5
 misiune de consiliere a
auditului intern, o misiune
de audit extern sau poate
fi constituit un grup de
lucru coordonat la nivelul
secretarului general sau
Comisiei de
Implementare a
sistemului de control
intern/managerial pentru
stabilirea acestei liste.
5 – Delegarea  Identificare la nivelul structurii a  Lista competenţe şi Se bazează pe ROF,
Managerul stabileşte, competenţelor şi responsabilităţi laprevederi speciale din
în scris, limitele responsabilităţilor ce pot fi nivelul structurii, cu cadrul legal aplicabil
competenţelor şi delegate/nu pot fi delegate evidenţierea celor care domeniului de activitate
responsabilităţilor pe  Stabilirea prin intermediul fişelor se deleagă/nu se
care le deleagă. de post a limitelor de deleagă
competenţă şi a  Fişe de post
responsabilităţilor delegate sau completate
prin acte administrative interne corespunzător, inclusiv
cu limitele de
competenţă
 Acte
administrative/note
interne delagare
competenţe, asumate
de manager şi
persoana către care
s-au delegat
responsabilităţile
6 – Structura  Elaborare organigramă  Organigrama publicată In elaborarea structurii
organizatorică  Elaborare ROF sau comunicată organizatorice se are în
Entitatea publică  Elaborare fişe de post angajaţilor vedere, în cazul entităţii

6
 defineşte propria  Comunicarea acestor  ROF publicat sau publice, funcţiile stabilite
structură documente către angajaţi comunicat angajaţilor prin HG de constituire şi
organizatorică,  Elaborare procedură privind  Fişe de post, avizate şi derularea unor analize
competenţele, modul de întocmire ROF, fişe de semnate periodice privind
responsabilităţile, post  Procedura de sistem activităţile noi apărute
sarcinile şi obligaţia  Evaluare periodică a flexibilităţii privind sau posibilele
de a raporta pentru şi conformităţii structurii întocmirea/actualizarea suprapuneri de activităţi
fiecare componentă organizatorice ROF şi fişe de post
structurală şi  Analize periodice ale
informează în scris modului de organizare
salariaţii. şi funcţionare/
propuneri de
flexibilizare a activităţii
Evaluarea riscurilor

7 - Obiective  Stabilirea obiectivelor generale şi  Plan Strategic/Plan de In stabilirea obiectivelor,

Entitatea publică operaţionale ale entităţii, cu dezvolare se recomandă o adoptare
trebuie să definească respectarea principiului SMART institutională/lista top-down, plecând de la
obiectivele (excepţie pentru obiective agenda publică şi agenda
determinante, legate activităţile/procesele care au rol strategice/operaţionale instituţională definte pe
de scopurile entităţii, direct în creşterea calităţii un orizont de timp –
precum şi cele activităţii şi indirect în ceea ce pentru extragerea
complementare, priveşte indicatorii cantitativi) obiectivelor strategice,
legate de fiabilitatea  Elaborarea Planului Strategic/de care ulterior sunt definite
informaţiilor, dezvoltare instituţională al la nivel operaţional pentru
conformitatea cu entităţii şi comunicarea către fiecare structură
legile, regulamentele angajaţi componentă, în funcţie de
şi politicile interne şi aportul acesteia la
să comunice îndeplinirea obiectivelor.
obiectivele definite
tuturor salariaţilor şi
terţilor interesaţi.
8 - Planificarea  Identificarea activităţilor  Plan Strategic/Plan de Planurile Strategice/de
Entitatea publică necesare pentru atingerea dezvoltare instituţională dezvoltare instituţională
întocmeşte planuri obiectivelor, stablirea resurselor includ atât obiectivele, cât

7
prin care se pun în necesare şi activităţile/rezultatele
concordanţă aşteptate şi resursele
activităţile necesare alocate.
pentru atingerea
obiectivelor cu
resursele maxim
posibil de alocat,
astfel încât riscurile
de a nu realiza
obiectivele să fie
minime.

9 - Coordonarea  Stabilirea unei structurii  Structura de Această structură are

Pentru atingerea coordonatoare privind coordonare rolul de a stabili o
obiectivelor, deciziile elaborarea, monitorizarea  Metodologie de metodologie de
şi acţiunile implementării şi actualizarea organizare şi monitorizare a modului de
componentelor planurilor strategice/anuale funcţionare a structurii implementare a planului
structurale ale entităţii  Stabilirea unei de coordonare şi modalitatea de
publice trebuiesc metodologii/proceduri de revizuire/actualizare a
coordonate, în scopul organizare şi funcţionare a acestuia, precum şi a
asigurării acestei structuri, modul de luare modului de luare a
convergenţei şi a deciziilor, limitele de deciziilor majore.
coerenţei acestora. competenţă, domeniile de
acţiune

10 - Monitorizarea  Stabilirea unui set de indicatori  Set indicatori Indicatorii pot fi calitativi
performanţelor pentru evaluarea modului de cantitativi/calitativi, şi/sau cantitativi,
Entitatea publică îndeplinire a obiectivelor asociaţi atingerii relevenţa acestora
asigură, pentru strategice rezultatelor prestabilite putând fi evaluată de
fiecare politică şi  Stabilirea unui set de indicatori structura coordonatoare
activitate, pentru evaluarea modului de cu ocazia evaluărilor
monitorizarea îndeplinire a obiectivelor anuale.
performanţelor, operaţionale/derivate

8
utilizând indicatori
cantitativi şi calitativi
relevanţi, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficienţă şi eficacitate.

11 – Managementul  Stabilirea unei proceduri de  Procedura

riscului sistem privind managementul managementul
Entitatea publică riscurilor riscurilor
analizează sistematic,  Instruirea personalului şi a  Registrul riscurilor
cel puţin o dată pe an, managementului în domeniul  Plan de acţiune pentru
riscurile legate de managementului riscurilor diminuarea riscurilor
desfăşurarea  Ientificarea riscurilor generale şi
activităţilor sale, a celor aferente activităţilor
elaborează planuri derulate la nivelul fiecărei
corespunzătoare, în structuri
direcţia limitării  Evaluarea riscurilor
posibilelor consecinţe  Stabilirea apetitului pentru risc
ale acestor riscuri, şi de către managementul superior
numeşte salariaţii – nivelul de risc acceptat
responsabili în  Identificarea
aplicarea planurilor măsurilor/instrumentelor de
respective. control aplicabile
 Monitorizarea riscurilor şi
reevaluarea acestora
 Reactualizarea Planurilor de
acţiune
 Elaborarea registrului riscurilor

15 – Ipoteze,  Analizarea evaluărilor periodice  Planuri In corelatie cu standardul

reevaluări a modului de îndeplinire a strategice/anuale 10, orice evaluare a

9
 Fixarea obiectivelor obiectivelor şi a elementelor care actualizate modului de îndeplinire a
are în vedere ipoteze au condus la definirea/stabilirea obiectivelor poate genera
acceptate conştient, obiectivelor iniţiale anumite rezultate, care
prin consens.  Ajustarea/actualizarea impun revizuirea
Modificarea corespunzătoare a obiectivelor corespunzatoare a
ipotezelor, ca urmare  (opţional) Elaborarea unui set de obiectivelor
a transformării cerinţe minime privind strategice/operaţionale.
mediului, impune elementele care se revăd la
reevaluarea momentul actualizării unei
obiectivelor. planificări strategice/anuale
Informare şi comunicare

12 – Informarea  Inventarierea  Lista centralizată Necesitatea stabilirii unei

Entitatea publică informaţiilor/documentelor informaţii/ documente proceduri de sistem este
stabileşte tipurile de gestionate la nivelul entităţii  Liste specifice la nivelul determinată de numărul
informaţii, conţinutul, (tipologie, frecvenţă, drepturi şi fiecărui compartiment şi complexitatea
calitatea, frecvenţa, reguli de acces, destinatari,  Reguli de documentelor gestionate
sursele şi destinatarii sursa şi intermediarii, etc.) utilizare/prelucrare la nivelul entităţii.
acestora, astfel încât  Stabilirea unei liste centralizate /acces /transmitere
managerii şi salariaţii, la nivelul entităţii şi a unei liste informaţii, stabilite la
prin primirea şi specifice la nivelul fiecărui nivel central, general
transmiterea departament valabile pentru toate
informaţiilor, să-şi  Stabilirea unor reguli de compartimentele
poată îndeplini accesare/primire/prelucrare şi
sarcinile. transmitere a
informaţiilor/documentelor –
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniţial la nivel central/general
valabile pentru toată entitatea
(pentru a nu exista diferenţe de
interpretare de la un
compartiment la altul)

10
13 – Comunicarea  Inventarierea fluxurilor  Sistem dezvoltat de  Se porneşte de la
Entitatea publică informaţionale/documentare inter comunicare internă şi lista de
trebuie să dezvolte un şi extra instituţionale (pornind de externă. documente/
sistem eficient de la nivel de compartiment şi până informaţii
comunicare internă şi la nivel centralizat/instituţional). identificate la
externă, care să  Stabilirea timpilor alocaţi pentru standardul 12.
asigure o difuzare primirea/prelucrarea şi
rapidă, fluentă şi transmiterea
precisă a informaţiilor, informaţiilor/documentelor. Se va
astfel incât acestea să avea în vedere corelarea cu
ajungă complete şi la anumite cerinţe specifice,
timp la utilizatori. stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
 Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaţii/documente, în funcţie
de tipologia acestora.
 Stabilirea căilor/mijloacelor
corespunzătoare pentru
transmiterea fiecărui tip de
informaţie (ex: e-mail cu sau fără
semnatură electronică, adrese,
comunicate de presă, etc.).
 In functie de complexitatea
acestui proces, poate fi
elaborată o procedura specifică.
14 – Corespondenţa  Extragerea  Sistem de Corespondenţa este
Fiecare entitate documentelor/informaţiilor din corespondenţă elaborat parte integrantă a
publică organizează lista de informaţii/documente şi implementat informaţiilor/documentelor
primirea/expedierea, identificate în standardele (lista/tipologie idetificate la standardele
înregistrarea şi anterioare corespondenţă, 12 şi 13.
arhivarea  Clasificarea tipurilor de procedura de
corespondenţei, astfel corespondenţă, după criterii utilizare/transmitere

11
încât sistemul să fie generale stabilite la nivel central /arhivare, aplicaţie
accesibil managerului, (de o Comisie sau de o structură suport pentru
angajaţilor şi terţilor desemnată special) implementarea
interesaţi, cu abilitare  Elaborarea şi implementarea procedurii)
în domeniu. unei proceduri privind
înregistarea, primirea, circulaţia
şi arhivarea corespondenţei.
 Dezvoltarea şi implementarea
unei aplicaţii informatice suport
pentru înregistrarea şi
monitorizarea corespondenţei la
nivel de compartiment şi la nivel
de entitate.
16 – Semnalarea  Elaborarea unei proceduri  Procedură aferentă Acţiunea poate fi
neregulilor privind semnalarea şi semnalarii şi tratării implementată fie în cadrul
Salariaţii au tratamentul neregulilor (definirea cazurilor de standardului 1, fie a
posibilitatea ca, pe tipurilor de nereguli şi a modului nereguli/abateri/ fraudă standardului 16,
baza unor proceduri de tratare a acestora. Se poate conţinutul şi scopul
distincte, să porni de la cazurile specifice, acestui document fiind
semnaleze identificate la nivelul fiecarui similar.
neregularităţi, fără ca compartiment şi ulterior
astfel de semnalări să generalizate/centralizate la nivel
atragă un tratament de entitate).
inechitabil sau
discriminatoriu faţă de
salariatul care se
conformează unor
astfel de proceduri.

12
Activităţi de control
17 - Proceduri  Elaborare procedură de  Proceduri operaţionale Este un proces de durată,
Pentru activităţile din elaborare a procedurilor şi de sistem complexitatea acestuia
cadrul entitătii publice  Identificarea la nivelul fiecărui elaborate/aprobate fiind dată de
şi, în special, pentru compartiment a activităţilor /diseminate complexitatea
operaţiunile procedurabile activităţilor/proceselor
economice, aceasta  Identificarea la nivelul entităţii a derulate la nivelul entităţii.
elaborează proceduri proceselor/activităţilor
scrise, care se procedurabile, cu caracter
comunică tuturor general, a structurilor implicate şi
salariaţilor implicaţi. a responsabililor de
proces/elaborare proceduri
 Stablire calendar de elaborare şi
aprobare proceduri operaţionale
şi de sistem
 Derulare proces de elaborare
proceduri
 Publicarea procedurilor pe site-ul
entităţii sau comunicarea sub un
format acceptat pentru luare la
cunoştinţă şi utiizare
 Implementarea şi revizuirea
procedurilor
18 – Separarea  Identificare procese la nivelul  Analiza Pentru a putea avea o
atribuţiilor entităţii şi a compartimentelor proceselor/activităţilor separare corepunzătoare
Elementele implicate derulate la nivel de a activităţilor
operaţionale şi  Identificare activităţi derivate din entitate/compartiment incompatibile este
financiare ale fiecărei procese la nivelul fiecărui  Incompatibilităţi necesară, în prima fază,
acţiuni sunt efectuate compartiment şi clasificarea identificate şi corectate inventarierea
de persoane acestora în funcţie de tipologie şi  Procedura/reguli de proceselor/activităţilor şi
independente una necesitatea de separare separare a atribuţiilor ulterior stabilirea regulilor
faţă de cealaltă,  Identificare eventuale de separare şi
respectiv funcţiile de incompatibilităţi şi stabilirea unor moniorizarea aplicării
iniţiere şi verificare măsuri de remediere acestora. Eventualele

13
trebuie să fie  Stabilirea unor reguli abateri pot fi raportate,
separate. generale/specifice pentru conform procedurii de
alocarea si derularea activitatilor semnalare a neregulilor,
(in functie de rezultatele analizei menţionate la standardele
derulate anterior) 1 şi 17.
19 – Supravegherea  Stabilirea unor instrumente  Instrument implementat Instrumentele aplicate pot
Entitatea publică pentru monitorizarea activităţii la de monitorizare a asigura inclusiv analiza
asigură măsuri de nivel central şi la nivel de activităţii entităţii activităţii din punctul de
supraveghere compartimente (ex: tablou de vedere al suprapunerilor
adecvate a bord) şi a modului de de activităţi sau grad de
operaţiunilor, pe baza implementare a acestora încarcare personal.
unor proceduri (elaborare procedură)
prestabilite, inclusiv  Analizarea periodică a
prin control ex-post, în raportărilor la nivel de manager
scopul realizării în şi management superior
mod eficace a
acestora.

20 – Gestionarea  Identificare la nivelul fiecărui  Cazuistica abateri

abaterilor compartiment a cazurilor de identificate
Entitatea publică se abateri de la proceduri/buna  Procedura internă de
asigură că, pentru practică înregistrate şi a modului raportare şi gestionare
toate situaţiile în care, de abordare a acestora a abaterilor
datorită unor  Raportarea acestora către
circumstanţe managementul superior şi
deosebite, apar stabilirea unor reguli generale de
abateri faţă de încadrare şi tratare a acestora
politicile sau  Identificare cazuri abateri prin
procedurile stabilite, intermediul misiunilor de audit
se întocmesc intern
documente adecvate,  Stabilirea unei proceduri interne
aprobate la un nivel de raportare a tuturor cazurilor

14
corespunzător, înainte de abateri şi a modalităţii de
de efectuarea tratare a acestora (din punctul de
operaţiunilor. vedere al documentelor necesar
a fi elaborate şi a nivelului de
luare a deciziilor)
21 – Continuitatea  Identificare situaţii cu risc major  Plan de gestionare a Aceste riscuri pot fi
activităţii asupra derulării activităţilor (la situaţiilor de criză/de identificate inclusiv in
Entitatea publică nivel de compartimente şi ulterior discontinuitate standardul privind
asigură măsurile la nivel centralizat) activitate managementul riscurilor,
corespunzatoare  Stabilire măsuri de control dar măsurile de control
pentru ca activitatea aplicabile în astfel de situaţii pot fi stabilite într-un
acesteia să poată  Revizuirea periodică a acestora document separat, având
continua în orice în vedere faptul că, în
moment, în toate general, aceste situaţii
împrejurările şi în sunt ipotetice şi vor fi
toate planurile, cu tratate ca fiind riscuri cu
deosebire în cel probabiliitatea de apariţie
economico - financiar. medie sau minoră.

22 – Strategii de  Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, 15  Idem standarde 7, 8, 9, Activităţile prevăzute la

control 10,11, 15 aceste standarde
Entitatea publică acoperă măsurile
elaborează politici necesare pentru
adecvate strategiilor implementarea acestui
de control şi standard. Prin urmare,
programelor derularea acelor activităţi
concepute pentru conduce la
atingerea obiectivelor implementarea acestui
şi menţinerea în standard.
echilibru a acestor
strategii.

15
 23 – Accesul la  Identificare structuri care  Reguli drept de acces
resurse gestionează resursele materiale, şi gestionare resurse
Managerul stabileşte, financiare, informaţionale ale  Listă personal cu
prin emiterea de entităţii atribuţii în gestionarea
documente de  Stabilire listă persoane resurselor
autorizare, autorizate pentru gestionarea
persoanele care au acestora
acces la resursele  Stabilire reguli drepturi de
materiale, financiare acces/gestionare
şi informaţionale ale  Realizarea de verificări periodice
entităţii publice şi privind gestionarea acestor
numeşte persoanele resurse (de o structură
responsabile pentru independentă)
protejarea şi folosirea
corectă a acestor
resurse.
Auditarea şi evaluarea

Verificarea si  Stabilire sistem de autoevaluare  Funcţie/sistem de

evaluarea a implementării sistemului de evaluare a controlului
controlului control intern (procedură, intern implementat
Standardul 24 documente de monitorizare şi
Entitatea publică evaluare, criterii de evaluare a
instituie o funcţie de stadiului implementării
evaluare a controlului standardelor de control intern,
intern şi elaborează termene de raportare,
politici, planuri şi responsabili pentru raportare la
programe de derulare nivel de compartiment şi la nivel
a acestor acţiuni. central)

16
 Audit intern  Constituire funcţie audit intern  Funcţie de audit intern
Standardul 25 (cf. legislatiei aplicabile) operaţională în scopul
Entitatea publică  Utilizarea funcţiei de audit intern evaluării sistemului de
înfiinţează sau are în consilierea managentului control
acces la o structură pentru implementarea/evaluarea intern/managerial
de audit, care are în sistemului de control
componenţa sa intern/managerial
auditori competenţi, a  Derularea misiunilor de audit
căror activitate se intern având ca obiectiv
desfăşoară, de evaluarea sistemului de control
regulă, conform unor intern implementat
programe bazate pe
evaluarea riscului.

Nota:
 Acţiunile necesare sunt definite la nivel general, ca şi cerinţe de îndeplinit şi nu au în vedere situaţiile particulare existente la
nivelul unei entităţi. Din aceste considerente, acest model/îndrumar poate fi adaptat/modificat corespunzător, dar cu
menţinerea/respectarea cerinţelor şi justificarea/fundamentarea abaterilor.
 Pentru acţiunile generale trebuie stabilită o Comisie generală de implementare a standardelor la nivelul entităţii, care ulterior poate
desemna structurile sau structura responsabilă pentru fiecare acţiune şi termenele de implementare.

17
18
2. Model de evaluare a sistemului de control intern/managerial 2:

Acesta va avea ca elemente de bază:

 Precondiţia aplicării standardelor de control intern în integralitate la nivelul
unei entităţi, dar diferenţiat la nivelul structurilor din cadrul entităţii respective
(ex: anumite standarde – audit intern – se aplică entităţii, dar nu se aplică
fiecărei structuri din cadrul entităţii)
 Acţiunile minim necesare stabilite anterior. Pentru acestea, vor fi evidenţiaţi
responsabilii principali şi secundari implicaţi.

Din aceste considerente, evaluarea finală va avea 2 componente:

 Evaluarea specifică a standardelor - care se aplică exclusiv la nivelul unor
structuri din cadrul entităţii
 Evaluarea generală a standardelor - care se aplică uniform la nivelul structurilor
din cadrul unei entităţii.

In final, rezultatul evaluării implementării standardelor de control intern va avea în

vedere cumularea rezultatelor obţinute în cadrul celor 2 componente. 3

2
Acesta va avea in vedere raportarea la structura organizatorica de la nivelul unui minister.
3
Aceste rezultate vor fi raportate la metodologia de cuantificare a implementarii generale a standardelor
de control intern, conform prevederilor OMFP 1649/2011.

19
Componenta Standard Acţiuni minim necesare Responsabili Observaţii
Control (principali/secundari)
intern
Mediul de control

1. Etică, integritate  Elaborarea unui Cod de Etică al  Dir. Resurse Umane Implică o implementare
Entitatea publică angajaţilor sau/şi grup de lucru de nivel general (mai
asigură condiţiile  Promovarea/difuzarea acestuia desemnat la nivelul multe structuri)
necesare cunoa;terii, la nivelul entităţii ministerului
de către angajaţi, a (organizaţiei)
reglementărilor care  Luarea la cunoştinţă de către toţi
guvernează angajaţii (la angajare sau cu  Fiecare structura din
comportamentul ocazia fiecărei modificări) cadrul ministerului
acestora, prevenirea  Constituirea sau definirea în (organizaţiei)
şi raportarea fraudelor cadrul Codului a unei Comisii
şi neregulilor. speciale pentru analizarea  Dir. Resurse Umane
cazurilor de nereguli/fraudă sau/si grup de lucru
identificate (Comisie de desemnat la nivelul
disciplină existentă, cu ministerului
extinderea prerogativelor (organizaţiei)
acesteia)
 Elaborarea unei proceduri  Dir. Resurse Umane
privind semnalarea şi sau/si grup de lucru
tratamentul neregulilor desemnat la nivelul
ministerului

20
2. Atribuţii, funcţii,  Elaborarea unui Plan de  Comisia de dezvoltare Implică o implementare
sarcini dezvoltare institutională, cu a sistemului de control de nivel general (mai
Entitatea publică includerea misiunii, viziunii şi intern/managerial sau multe structuri)
transmite angajaţilor obiectivelor generale ale enităţii grup de lucru desemnat
şi actualizează
permanent:  Elaborarea şi actualizarea  Dir. Resurse Umane şi
• documentul privind periodică a ROF; fiecare structură din
misiunea entităţii cadrul ministerului
publice; avizat
• regulamentele  Publicarea pe site-ul instituţiei a  Dir. Resurse Umane şi
interne; ROF-ului pentru a se asigura Direcţia IT
• fişa postului comunicarea acestuia către
(funcţiei). angajaţi;
 Elaborarea şi actualizarea  Fiecare structură din
periodică a fişelor de post cadrul ministerului

21
3 – Competenţă,  Elaborarea unei proceduri de  Dir. Resurse Umane Implică o implementare
performanţă sistem privind modalitatea de de nivel general (mai
Managerul asigură organizare şi derulare a multe structuri)
ocuparea posturilor concursurilor de
de către persoane angajare/promovare la nivelul
competente, cărora le instituţiei
încredinţează sarcini  Detalierea elementelor specifice  Fiecare structură din
potrivit competenţelor privind cerinţele posturilor la cadrul ministerului sub
şi asigură condiţii nivelul fiecărei structuri din supervizarea Dir.
pentru dezvoltarea entitate Resurse Umane
capacităţii  Elaborarea periodică a unei  Fiecare structură din
profesionale a analize privind gradul de cadrul ministerului
salariatului. încarcare a personalului cu
sarcini
 Elaborarea şi actualizarea  Fiecare structură din
permanentă a Planului de cadrul ministerului în
formare profesională coordonarea Dir.
Resurse Umane
 Elaborarea unei proceduri de  Dir. Resurse Umane
sistem privind metodologia
identificării şi stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
4 – Funcţii sensibile  Identificarea funcţiilor sensibile la  Grup de lucru Implică o implementare
Entitatea publică nivelul entităţii coordonat la nivelul de nivel general (mai
identifică funcţiile  Stabilirea listei cu salariaţii care secretarului general multe structuri)
considerate ca fiind ocupă funcţiile sensibile sau Comisia de
sensibile şi stabileşte  Stabilirea unui Plan de rotaţie a Implementare a
o politică adecvată de personalului de pe aceste funcţii sistemului de control
rotaţie a salariaţilor (având în vedere avantajele şi intern/managerial
care ocupă astfel de dezavantajele acestei rotaţii, pentru stabilirea
funcţii. existenţa resurselor umane acestei liste în
sufieciente ca număr şi colaborare cu fiecare
pregătire, etc.). Acest Plan ar structură din cadrul

22
 trebui revizuit anual. ministerului

5 – Delegarea  Identificare la nivelul structurii a  Fiecare structură din Implică o implementare

Managerul stabileşte, competenţelor şi cadrul ministerului în de nivel general (mai
în scris, limitele responsabilităţilor ce pot fi coordonarea Dir. multe structuri)
competenţelor şi delegate/nu pot fi delegate Resurse Umane
responsabilităţilor pe  Stabilirea prin intermediul fişelor  Fiecare structură din
care le deleagă. de post a limitelor de cadrul ministerului in
competenţă şi a coordonarea Dir.
responsabilităţilor delegate sau Resurse Umane
prin acte administrative interne
6 – Structura  Elaborare organigramă  Fiecare structură din Implică o implementare
organizatorică  Elaborare ROF cadrul ministerului în de nivel general (mai
Entitatea publică coordonarea Dir. multe structuri)
defineşte propria Resurse Umane
structură
organizatorică,  Elaborare fişe de post  Fiecare structură din
competenţele,  Comunicarea acestor cadrul ministerului
responsabilităţile, documente către angajaţi
sarcinile şi obligaţia  Elaborare procedură privind  Dir. Resurse Umane
de a raporta pentru modul de întocmire ROF, fişe de
fiecare componentă post
structurală şi  Evaluare periodică a flexibilităţii  Fiecare structură din
informează în scris şi conformităţii structurii cadrul ministerului în
salariaţii. organizatorice coordonarea Dir.
Resurse Umane şi cu
sprijinul Dir. de Audit
Intern (misiune de
consiliere)

23
Evaluarea riscurilor
7 - Obiective  Stabilirea obictivelor generale şi  Comisia de dezvoltare Implică o implementare
Entitatea publică operaţionale ale entităţii, cu a sistemului de control de nivel general (mai
trebuie să definească respectarea principiului SMART intern/managerial sau multe structuri)
obiectivele (excepţie pentru grup de lucru
determinante, legate activităţile/procesele care au rol desemnat, în
de scopurile entităţii, direct în creşterea calităţii colaborare cu fiecare
precum şi cele activităţii şi indirect în ceea ce structură din cadrul
complementare, priveşte indicatorii cantitativi) ministerului
legate de fiabilitatea  Elaborarea Planului Strategic/de
informaţiilor, dezvoltare instituţională al
conformitatea cu entităţii şi comunicarea către
legile, regulamentele angajaţi
şi politicile interne şi
să comunice
obiectivele definite
tuturor salariaţilor şi
terţilor interesaţi.
8 - Planificarea  Identificarea activităţilor  Fiecare structură din Implică o implementare
Entitatea publică necesare pentru atingerea cadrul ministerului sub de nivel general (mai
întocmeşte planuri obiectivelor, stablirea resurselor coordonarea Comisiei multe structuri)
prin care se pun în necesare de dezvoltare a
concordanţă sistemului de control
activităţile necesare intern/managerial sau a
pentru atingerea secretarului general
obiectivelor cu
resursele maxim
posibil de alocat,
astfel incât riscurile de
a nu realiza
obiectivele să fie
minime.

9 - Coordonarea  Stabilirea unei structurii  Comisia de dezvoltare Implică o implementare

24
Pentru atingerea coordonatoare privind a sistemului de control de nivel specific (este
obiectivelor, deciziile elaborarea, monitorizarea intern/managerial limitată la coordonarea
şi acţiunile implementării şi actualizarea unei structuri unice)
componentelor planurilor strategice/anuale
structurale ale entităţii  Stabilirea unei  Secretariatul Comisiei
publice trebuiesc metodologii/proceduri de sub coordonarea
coordonate, în scopul organizare şi funcţionare a conducerii acesteia
asigurării acestei structuri, modul de luare
convergenţei şi a deciziilor, limitele de
coerenţei acestora. competenţă, domeniile de
acţiune

10 - Monitorizarea  Stabilirea unui set de indicatori  Fiecare structură din Implică o implementare
performanţelor pentru evaluarea modului de cadrul ministerului sub de nivel general (mai
Entitatea publică îndeplinire a obiectivelor coordonarea Comisiei multe structuri)
asigură, pentru strategice de dezvoltare a
fiecare politică şi  Stabilirea unui set de indicatori sistemului de control
activitate, pentru evaluarea modului de intern/managerial sau a
monitorizarea îndeplinire a obiectivelor secretarului general
performanţelor, operaţionale/derivate
utilizând indicatori
cantitativi şi calitativi
relevanţi, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficienţă şi eficacitate.

11 – Managementul  Stabilirea unei proceduri de  Structură de la nivelul Implică o implementare

riscului sistem privind managementul ministerului sub de nivel general (mai
Entitatea publică riscurilor coordonarea Comisiei multe structuri)
analizează sistematic,  Instruirea personalului şi a de dezvoltare a
cel puţin o dată pe an, managementului în domeniul sistemului de control

25
riscurile legate de managementului riscurilor intern/managerial
desfăşurarea  Identificarea riscurilor generale şi  Comisia de dezvoltare
activităţilor sale, a celor aferente activităţilor a sistemului de control
elaborează planuri derulate la nivelul fiecărei intern/managerial, prin
corespunzătoare, în structuri intermediul
direcţia limitării  Evaluarea riscurilor secretariatului acesteia,
posibilelor consecinţe  Stabilirea apetitului pentru risc care va centraliza
ale acestor riscuri, şi de către managementul superior riscurile comunicate de
numeşte salariaţii – nivelul de risc acceptat fiecare structura din
responsabili în  Identificarea cadrul ministerului
aplicarea planurilor măsurilor/instrumentelor de
respective. control aplicabile
 Monitorizarea riscurilor şi
reevaluarea acestora
 Reactualizarea Planurilor de
acţiune
 Elaborarea registrului riscurilor

15 – Ipoteze,  Analizarea evaluărilor periodice  Fiecare structură din Implică o implementare

reevaluări a modului de îndeplinire a cadrul ministerului sub de nivel general (mai
Fixarea obiectivelor obiectivelor şi a elementelor care coordonarea Comisiei multe structuri)
are în vedere ipoteze au condus la definirea/stabilirea de dezvoltare a
acceptate conştient, obiectivelor iniţiale sistemului de control
prin consens.  Ajustarea/actualizarea intern/managerial sau a
Modificarea corespunzătoare a obiectivelor secretarului general
ipotezelor, ca urmare  (opţional) Elaborarea unui set de  Comisia de dezvoltare
a transformării cerinţe minime privind a sistemului de control
mediului, impune elementele care se revăd la intern/managerial, prin
reevaluarea momentul actualizării unei intermediul
obiectivelor. planificări strategice/anuale secretariatului acesteia

26
Informare şi comunicare
12 – Informarea  Inventarierea  Fiecare structură din Implică o implementare
Entitatea publică informaţiilor/documentelor cadrul ministerului sub de nivel general (mai
stabileşte tipurile de gestionate la nivelul entiăţtii coordonarea Dir. multe structuri)
informaţii, conţinutul, (tipologie, frecvenţă, drepturi şi Administrativ
calitatea, frecvenţa, reguli de acces, destinatari,
sursele şi destinatarii sursa şi intermediarii, etc.)
acestora, astfel încât  Stabilirea unei liste centralizate
managerii şi salariaţii, la nivelul entităţii şi a unei liste
prin primirea şi specifice la nivelul fiecărui
transmiterea departament
informaţiilor, să-şi  Stabilirea unor reguli de  Dir. Administrativ
poată îndeplini accesare/primire/prelucrare şi
sarcinile. transmitere a
informaţiilor/documentelor –
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniţial la nivel central/general
valabile pentru toată entitatea
(pentru a nu exista diferenţe de
interpretare de la un
compartiment la altul)

27
13 – Comunicarea  Inventarierea fluxurilor  Fiecare structură din Implică o implementare
Entitatea publică informaţionale/documentare inter cadrul ministerului sub de nivel general (mai
trebuie să dezvolte un şi extra instituţionale (pornind de coordonarea Dir. multe structuri)
sistem eficient de la nivel de compartiment şi până Administrativ
comunicare internă şi la nivel centralizat/instituţional).
externă, care să  Stabilirea timpilor alocaţi pentru
asigure o difuzare primirea/prelucrarea şi
rapidă, fluentă şi transmiterea
precisă a informaţiilor, informaţiilor/documentelor. Se va
astfel încât acestea avea în vedere corelarea cu
să ajungă complete şi anumite cerinţe specifice,
la timp la utilizatori. stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
 Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaţii/documente, în funcţie
de tipologia acestora.
 Stabilirea căilor/mijloacelor
corespunzătoare pentru
transmiterea fiecărui tip de
informaţie (ex: e-mail cu sau fără
semnatură electronică, adrese,
comunicate de presă, etc.).
 In functie de complexitatea
acestui proces, poate fi
elaborată o procedura specifică.
14 – Corespondenţa  Extragerea  Comisie sau structura Implică o implementare
Fiecare entitate documentelor/informaţiilor din desemnată special de nivel specific (este
publică organizează lista de informaţii/documente limitată la coordonarea
primirea/expedierea, identificate în standardele unei structuri unice)
înregistrarea şi anterioare
arhivarea  Clasificarea tipurilor de
corespondenţei, astfel corespondenţă, după criterii

28
încât sistemul să fie generale stabilite la nivel central
accesibil managerului, (de o Comisie sau de o structură
angajaţilor şi terţilor desemnată special)
interesaţi, cu abilitare  Elaborarea şi implementarea
în domeniu. unei proceduri privind
înregistarea, primirea, circulaţia
şi arhivarea corespondenţei.
 Dezvoltarea şi implementarea  Direcţia IT cu sprijinul
unei aplicaţii informatice suport Comisiei desemnate
pentru înregistrarea şi
monitorizarea corespondenţei la
nivel de compartiment şi la nivel
de entitate.
16 – Semnalarea  Elaborarea unei proceduri  Dir. Resurse Umane Implică o implementare
neregulilor privind tratamentul neregulilor sau/şi grup de lucru de nivel specific (este
Salariaţii au (definirea tipurilor de nereguli şi desemnat la nivelul limitată la coordonarea
posibilitatea ca, pe a modului de tratare a acestora. ministerului unei structuri unice
baza unor proceduri Se poate porni de la cazurile
distincte, să specifice, identificate la nivelul Actiunea poate fi
semnaleze fiecarui compartiment şi ulterior implementată în cadrul
neregularităţi, fără ca generalizate/centralizate la nivel standardului 1 sau a
astfel de semnalări să de entitate). standardului 16,
atragă un tratament conţinutul şi scopul
inechitabil sau acestui document fiind
discriminatoriu față de similar.
salariatul care se
conformează unor
astfel de proceduri.

29
Activităţi de control
17 - Proceduri  Elaborare procedură de  Structura desemnată la Implică o implementare
Pentru activităţile din elaborare a procedurilor nivelul ministerului sub de nivel general (mai
cadrul entităţtii publice coordonarea Comisiei multe structuri)
şi, în special, pentru de dezvoltare a
operaţiunile sistemului de control
economice, aceasta intern/managerial sau a
elaborează proceduri secretarului general
scrise, care se  Identificarea la nivelul fiecărui  Fiecare structură din
comunică tuturor compartiment a activităţilor cadrul ministerului
salariaţilor implicaţi. procedurabile
 Identificarea la nivelul entităţii a  Structura desemnată la
proceselor/activităţilor nivelul ministerului sub
procedurabile, cu caracter coordonarea Comisiei
general, a structurilor implicate şi de dezvoltare a
a responsabililor de sistemului de control
proces/elaborare proceduri intern/managerial sau a
 Stablire calendar de elaborare şi secretarului general
aprobare proceduri operaţionale
şi de sistem
 Derulare proces de elaborare  Fiecare structură din
proceduri cadrul ministerului
 Publicarea procedurilor pe site-ul  Fiecare structură din
entităţii sau comunicarea sub un cadrul ministerului şi
format acceptat pentru luare la Direcţia IT
cunoştinţă şi utiizare
 Implementarea şi revizuirea  Fiecare structură din
procedurilor cadrul ministerului
18 – Separarea  Identificare procese la nivelul  Fiecare structură din Implică o implementare
atribuţiilor entităţii şi a compartimentelor cadrul ministerului sub de nivel general (mai
Elementele implicate coordonarea Comisiei multe structuri)
operaţionale şi  Identificare activităţi derivate din de dezvoltare a
financiare ale fiecărei procese la nivelul fiecărui sistemului de control
acţiuni sunt efectuate compartiment şi clasificarea intern/managerial sau a

30
de persoane acestora în funcţie de tipologie şi secretarului general,
independente una necesitatea de separare inclusiv cu desemnarea
faţă de cealaltă,  Identificare eventuale unei structuri care sa
respectiv funcţiile de incompatibilităţi şi stabilirea unor centralizeze informatiile
iniţiere şi verificare măsuri de remediere (eventual secretariat
trebuie să fie  Stabilirea unor reguli comisie)
separate. generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor
(in functie de rezultatele analizei
derulate anterior)
19 – Supravegherea  Stabilirea unor instrumente  Structura desemnată Implică o implementare
Entitatea publică pentru monitorizarea activităţii la de Comisia de de nivel specific (este
asigură măsuri de nivel central şi la nivel de dezvoltare a sistemului limitata la coordonarea
supraveghere compartimente (ex: tablou de de control unei structuri unice
adecvate a bord) şi a modului de intern/managerial sau
operaţiunilor, pe baza implementare a acestora de secretarul general
unor proceduri (elaborare procedură)
prestabilite, inclusiv  Analizarea periodică a  Fiecare manager al
prin control ex-post, în raportărilor la nivel de manager structurilor ministerului
scopul realizării în şi management superior şi Comisia de
mod eficace a dezvoltare a sistemului
acestora. de control
intern/managerial/
secretarul
general/secretari de
stat/ministru
20 – Gestionarea  Identificare la nivelul fiecărui  Fiecare structură din Implică o implementare
abaterilor compartiment a cazurilor de cadrul ministerului de nivel general (mai
Entitatea publică se abateri de la proceduri/buna multe structuri)
asigură că, pentru practică înregistrate şi a modului
toate situaţiile în care, de abordare a acestora
datorită unor  Raportarea acestora către
circumstanţe managementul superior şi

31
deosebite, apar stabilirea unor reguli generale de
abateri faţă de încadrare şi tratare a acestora
politicile sau  Identificare cazuri abateri prin
procedurile stabilite, intermediul misiunilor de audit
se întocmesc intern
documente adecvate,  Stabilirea unei proceduri interne  Strructura
aprobate la un nivel de raportare a tuturor cazurilor desemnată /structuri
corespunzător, înainte de abateri şi a modalităţii de desemnate de Comisia
de efectuarea tratare a acestora (din punctul de de dezvoltare a
operaţiunilor. vedere al documentelor necesar sistemului de control
a fi elaborate şi a nivelului de intern/managerial sau
luare a deciziilor) de secretarul general
21 – Continuitatea  Identificare situaţii cu risc major  Fiecare structură din Implică o implementare
activităţii asupra derulării activităţilor (la cadrul ministerului sub de nivel general (mai
Entitatea publică nivel de compartimente şi ulterior coordonarea Comisiei multe structuri)
asigură măsurile la nivel centralizat) de dezvoltare a
corespunzatoare  Stabilire măsuri de control sistemului de control
pentru ca activitatea aplicabile în astfel de situaţii intern/managerial sau a
acesteia să poată  Revizuirea periodică a acestora secretarului general,
continua în orice inclusiv cu desemnarea
moment, în toate unei structuri care să
împrejurările şi în centralizeze informaţiile
toate planurile, cu (eventual secretariat
deosebire în cel comisie)
economico - financiar.

22 – Strategii de  Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, 15  Responsabili Activităţile prevăzute la

control desemnaţi în cadrul aceste standarde
Entitatea publică standardelor acoperă măsurile
elaborează politici mentionate. necesare pentru
adecvate strategiilor implementarea acestui
de control şi standard. Prin urmare,

32
programelor derularea acelor activităţi
concepute pentru conduce la
atingerea obiectivelor implementarea acestui
şi menţinerea în standard.
echilibru a acestor
strategii.

23 – Accesul la  Identificare structuri care  Direcţia Administrativ Implică o implementare

resurse gestionează resursele materiale, sub coordonarea de nivel specific (este
Managerul stabileşte, financiare, informaţionale ale Comisiei de dezvoltare limitată la coordonarea
prin emiterea de entităţii a sistemului de control unei structuri unice
documente de  Stabilire listă persoane intern/managerial sau
autorizare, autorizate pentru gestionarea de secretarul general
persoanele care au acestora (sau altă structură
acces la resursele  Stabilire reguli drepturi de desemnată)
materiale, financiare acces/gestionare  Direcţia de Audit Intern
şi informaţionale ale  Realizarea de verificări periodice
entităţii publice şi privind gestionarea acestor
numeşte persoanele resurse (de o structură
responsabile pentru independentă)
protejarea şi folosirea
corectă a acestor
resurse.

33
Auditarea şi evaluarea
Verificarea si  Stabilire sistem de autoevaluare  Strructura/structuri Implică o implementare
evaluarea a implementării sistemului de desemnată/desemnate de nivel specific (este
controlului control intern (procedură, de Comisia de limitată la coordonarea
Standardul 24 documente de monitorizare şi dezvoltare a sistemului unei structuri unice
Entitatea publică evaluare, criterii de evaluare a de control
instituie o funcţie de stadiului implementării intern/managerial sau
evaluare a controlului standardelor de control intern, de secretarul general
intern şi elaborează termene de raportare,
politici, planuri şi responsabili pentru raportare la
programe de derulare nivel de compartiment şi la nivel
a acestor acţiuni. central)
Audit intern  Constituire funcţie audit intern  Management superior Implică o implementare
Standardul 25 (cf. legislatiei aplicabile) entitate (la nivelul unui de nivel specific (este
Entitatea publică  Utilizarea funcţiei de audit intern minister, funcţia de limitată la coordonarea
înfiinţează sau are în consilierea managentului audit intern este unei structuri unice
acces la o structură pentru implementarea/evaluarea obligatoriu să fie
de audit, care are în sistemului de control funcţională la acest
componenţa sa intern/managerial moment)
auditori competenţi, a  Derularea misiunilor de audit  Direcţia de Audit Intern
căror activitate se intern având ca obiectiv
desfăşoară, de evaluarea sistemului de control
regulă, conform unor intern implementat
programe bazate pe
evaluarea riscului.

34
Limitări în evaluare:
 La o primă evaluare realizată de auditul intern sau de management pot fi
identificate activităţi pentru care nu au fost stabiliţi responsabili sau dacă există o
responsabilitate generală (la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului), nu
există o centralizare/coordonare a informaţiilor furnizate de acestea. In astfel de
situaţii, gradul de implementare a standardele respective nu poate fi cuantificat.
(din punctul de vedere al implementării la nivelul unei entităţi).
 Chiar dacă unele activităţi au caracter de implementare general (sunt implicate
mai multe structuri), există o singură structură coordonatoare. In aceste situaţii,
decizia şi modul de implementare a standardului trebuie să plece de la nivelul
superior spre cel inferior, astfel încât toate activităţile să aibă un caracter unitar şi
coordonat. Din aceste considerente, anumite standarde nu pot fi evaluate sau nu
pot fi considerate implementate dacă această decizie nu s-a adoptat la nivel
centralizat/coordonat.

Model de evaluare a stadiului implementarii standardelor:

1. se analizează în prima fază standardele cu caracter specific (nivel restrîns al
structurilor implicate în implementare – conform observaţiilor menţionate în
tabel).
2. se analizează ulterior modul de implementare a standardelor cu caracter general
(cu un număr mare de structuri implicate în implementare).
3. se cuantifică rezultatele la nivelul fiecarui standard şi ulterior la nivel de
entitate/minister.

Pentru o evaluare unitară, se poate aborda următorul model general:

Pentru fiecare standard, indiferent de numărul de activităţi asociate acestuia, se pot

acorda note de la 1 la 3, respectiv:

Nota Explicaţii
1 Activităţi neimplementate (nicio
activitate dintre cele minimale nu
este implementată)
2 Activităţi implementate parţial (cel
puţin una dintre activităţile
minimale este implementată)
3 Activităţi implementate în totalitate
(toate activităţile minimale sunt
implementate)

Cu menţiunea că în tabelul de evaluare/autoevaluare se va explica fiecare notă

acordată, cu specificarea fiecărei activităţi implementate/derulate şi a stadiului
acesteia.

35
 Exemplu:

Nr. Standard Activităţi Activităţi Nota Evaluare finală

Crt. minimale implementate acordată
(cu explicaţii) prin
evaluare
1. Standard Se preia Se Se Standard
1..... din completează completeaz implementat/parţial
tabelul de structurile ă de implementat/neimplementat
de mai responsabile evaluator (în funcţie de punctajul
sus sau evaluator, obţinut)
cu ataşarea
documentor
justificative
2. ..................

Punctaje finale posibile:

Evaluare generală Punctaj obţinut Explicaţii

Sistem de control 25 puncte Toate standardele de
intern/managerial control intern sunt
neimplementat neimplementate
Sistem de control 26 – 74 puncte Standardele de control
intern/managerial parţial intern sunt parţial sau total
implementat implementate (evaluare
individuală)
Sistem de control 75 puncte Toate standardele de
intern/managerial integral control intern sunt
implementat implementate

Trebuie mentionat faptul ca acest model poate fi utilizat atât în procesul de

autoevaluare (ca o completare a chestionarului prevăzut în anexa 4.1 din cadrul
OMFP 1649/2011), dar în special în cel de evaluare derulat de structura de audit
intern.
La o a doua evaluare a sistemului, structura de audit intern poate detalia criteriile de
evaluare, respectiv poate extinde grila de evaluare pe o scală de la 1 la 5, cu
definirea nivelelor în funcţie de constatările realizate cu ocazia primei evaluări.

Bibliografie:

 OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern şi a măsurilor

pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
 OMFP nr.1649/2011 al ministrului finanţelor publice privind modificarea şi
completarea Ordinului nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern şi a măsurilor pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

36
 Legea nr. 234/2010 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului
nr.119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv;
 Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice
- Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar si
Control (MFP)
 Ghid practic privind Auditarea mediului de control intern – aprilie 2011,
Institutul Auditorilor Interni

37