Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
In articolul anterior am vazut ca, pentru a putea demara un proiect, trebuie mai intai sa-l
definim. De rezultatul procesului de definire depinde in mare masura evolutia viitoare a
proiectului si chiar sansele sale de succes.
Pentru a da concretete explicatiilor furnizate pana acum, vom descrie astazi sectiunile
documentului intitulat Definitia Proiectului:
Titlul. Trebuie sa fie cat mai sugestiv si sa nu fie prea lung. Un titlu scurt si bine ales va usura
in viitor comunicarea cu toti participantii la proiect si va ajuta la crearea unei imagini
favorabile, mai ales in cazul in care prin intermediul Definitiei Proiectului intentionati sa
obtineti aprobarea unei finantari.
Continutul proiectului (sfera de cuprindere). Aici este locul in care veti descrie livrabilele
proiectului, fie ca acestea sunt produse (bunuri), servicii sau pur si simplu schimbari ale unei
situatii existente. Acestea trebuie sa contribuie in mod direct la indeplinirea obiectivelor
enuntate anterior. Definirea continutului proiectului este practic prima activitate specifica de
management de proiect. Scopul acestei sectiuni este de a furniza o baza realista pentru a
evalua munca si costurile necesare pentru realizarea proiectului. Preocuparea centrala in acest
moment trebuie sa fie includerea tuturor elementelor si livrabilelor care servesc atingerii
obiectivelor si eliminarea acelora care nu contribuie la indeplinirea acestora, pentru a nu irosi
resursele angajate. O buna tehnica este de a preciza ce se afla in continutul proiectului si ce
anume se afla in afara acestuia. Se pot include si alte elemente care ajuta la o definire clara a
continutului: organizatiile si departamentele afectate, procesele de afaceri implicate, tipurile
de date si informatii, functionalitatile majore ale rezultatului proiectului. In definirea
continutului este recomandabil sa porniti de la obiectivele definite anterior.
Jaloane temporale. De obicei, acestea sunt asociate cu finalizarea unor faze majore ale
proiectului, care la randul lor depind de natura domeniului de activitate in care se desfasoara
proiectul. Fiecare jalon temporal trebuie sa fie insotit de un livrabil major, care marcheaza
incheierea fazei respective. Pentru concizie, se poate crea un tabel cu 2 coloane: Jalon (data)
si Livrabil. Setul de jaloane vor constitui un element de intrare important in elaborarea
Planului de Proiect.
Constrangeri si Presupuneri
Constrangerile sunt factori care limiteaza optiunile echipei de proiect in ceea ce priveste
alegerea diferitelor alternative tehnice, de planificare, de strategie, etc. Constrangerile pot fi
de orice natura: tehnica, temporala, bugetare, in domeniul calitatii etc. si se pot referi practic
la orice aspect al proiectului.
Presupunerile sunt situatii pe care, pentru scopurile planificarii proiectului, le vom considera
adevarate. Spre exemplu, presupunem ca legislatia in domeniul in care se desfasoara proiectul
nu se va schimba pe durata de executie a acestuia.
Riscuri. Cu siguranta nu se pot identifica in aceasta faza toate riscurile la care este supus
proiectul. Cu toate acestea, inca de la aparitia ideii putem identifica cateva riscuri majore,
chiar daca nu le putem detalia, din lipsa de informatii. Documentarea lor chiar si in aceasta
formula succinta constituie un factor de care trebuie tinut cont in planificare, dar si un bun
inceput pentru activitatile ulterioare in domeniul managementului riscurilor.
Estimari generale. Nici un proiect nu poate incepe fara o prima estimare a efortului (de
obicei exprimat in ore-munca), duratei si a costului. Chiar daca nu putem elabora niste
estimari precise, trebuie sa furnizam totusi un ordin de marime al acestora, indicand si
premisele de la care s-a realizat estimarea. Procesul de estimare va fi continuat si rafinat pe
parcursul planificarii proiectului, pe masura ce vom putea detalia continutul (sfera de
cuprindere) a proiectului.
Aprobari. De obicei, persoanele care trebuie sa aprobe Definitia Proiectului sunt Sponsorul
(cel care finanteaza proiectul), Managerul Executiv (superiorul Managerului de Proiect) si
insusi Managerul de Proiect. Semnatura acestuia joaca si rolul de angajament pentru
indeplinirea obiectivelor si finalizarea cu succes a proiectului. In functie de conditiile concrete
ale fiecarui proiect, se pot include (fara a fi obligatorii) si aprobari/semnaturi ale Clientului sau
diferitilor parteneri. In principiu, semnarea acestui document reprezinta exprimarea acordului
comun asupra continutului sau si constituie de asemeni baza formarii unei viziuni comune
asupra proiectului.
Este recomandabil sa implicati in elaborarea sa mai multe persone si roluri relevante pentru
proiect si sa colectati cat mai multe opinii. Prin natura sa, proiectul este un sistem complex si
crearea unei perspective cat mai cuprinzatoare asupra sa reprezinta premisa unei intelegeri
corecte si complete a ceea ce trebuie facut in cadrul proiectului. Chiar daca Managerul de
Proiect este cel care initiaza elaborarea acestui document, el poate solicita contributia mai
multor persoane si poate declansa circularea documentului catre cei care pot furniza opinii
relevante si utile.
Acest proces se poate dovedi dificil si consumator de timp; pentru simplificarea sa se poate
recurge la utilizarea unor formulare tipizate (templates), astfel incat timpul necesar culegerii si
redactarii infromatiilor cuprinse in document sa fie redus.
Iata asadar c-am parcurs primul din cei zece pasi, Definirea Proiectului. Despre Planificarea
Proiectului vom vorbi in articolele urmatoare.
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director - TenStep Romania
www.TenStep.ro