Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
net
www.localmanagement.eu
STRUCTURA
ORGANIZAŢIONALĂ
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
The translation of this guide to Romanian was done within the project „CHAMP – Climate Change Response through
Managing Urban Europe Platform“. CHAMP ran from 2009 to 2012 and was funded by the Life+-Programme of the
European Union and by the German Federal Ministry for the Environment, Nature Conservation and Nuclear Safety and
by the German Federal Environment Agency with means of the Advisory Assistance Programme for Environmental
Protection in the Countries of Central and Eastern Europe, the Caucasus and Central Asia.
CREDITE
Ghidul pentru Structura Organizaţională este un produs al proiectului Management Europa Urbană-25. Proiectul a fost parţial
finanţat de Comisia Europeană, DG Mediu. Proiectul a fost coordonat de Uniunea Oraşelor Baltice (UBC) şi Secretariatul pentru
Mediu şi Dezvoltare Durabilă şi face parte din Agenda 21 UBC, Programul de Acţiune 2004-2009 - Foaia de parcurs pentru
dezvoltarea durabilă a oraşelor baltice. Grupul de coordonare al proiectului a constat din administraţiile locale pentru durabilitate
(ICLEI), UNEP/Grid-Arendal, Bodensee Stiftung şi Universitatea de Vest din Anglia.
Publicaţia reflectă opiniile autorului şi în nicio circumstanţă nu poate fi considerată ca reflectând poziţia Comisiei Europene.
Grupul editorial: Annika Claesson, Linda Talve, Kasia Bogucka, Christina Garzillo, Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela
Paas, Andrea Philipp şi Holger Robrecht.
© Comisia pentru Mediu a Uniunii Oraşelor Baltice (EnvCom). Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestei publicaţii nu poate fi
reprodusă sau copiată în scop comercial, sub nicio formă sau în nicio situaţie, fără permisiunea în scris a UBC EnvCom, acţionând şi
în interesul partenerilor proiectului MUE-25.
Sivu 2/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
CUPRINS
1. INTRODUCERE........................................................................................................................ 4
6. LISTA DE VERIFICARE..................................................................................................................13
ANEXE ................................................................................................................................................. 20
Sivu 3/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
1. INTRODUCERE
Sistemul integrat de management nu poate funcţiona fără procese structurate, fără un sistem. Pe
de altă parte, un sistem în sine nu poate funcţiona fără oamenii din spatele lui. Un SIM necesită
oameni care-şi cunosc responsabilităţile şi de oameni care lucrează împreună, spre obiective
comune, în conformitate cu un anume plan.
Multe oraşe au deja elemente ale unui sistem de management de mediu (SMM) care
funcţionează sau au stabilit proceduri care să le permită să îndeplinească cerinţele legale. Cu
toate acestea, rareori găsim în organizare o configurare care conectează toate responsabilităţi
directe şi aspectele indirecte ale unei autorităţi locale cu privire la mediu sau dezvoltarea
durabilă.
Sivu 4/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
2. STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ
Un management bine coordonat şi coerent rezolvă nu numai potenţiale conflicte, dar oferă în continuare
posibilitatea de a consolida diferitele politici sectoriale. Din acest motiv, este importantă efectuarea unei
revizuiri a sistemului, pentru a obţine o viziune largă de la punctul de plecare. În revizuirea sistemului,
este efectuată o analiză amănunţită a instrumentelor de gestionare existente, a rolurilor şi
responsabilităţilor, a rutinei de raportare şi părţilor interesate implicate etc. Revizuirea sistemului ar trebui
să fie efectuată ca parte a analizei de referinţă (de bază). Citiţi mai multe în secţiunea cu privire la Analiza
de bază.
Caracteristicile unei structuri organizatorice ideale ar putea fi descrise ca:
- Ierarhie plată, cu accent pe organizare informală
- Transparenţă şi politică de informare activă faţă de public (un serviciu bun pentru client estemai
important decât îndeplinirea normelor birocratice)
- Stilul de management este cooperant şi orientat către personal, cu obiective clare pentru toate
departamentele. Superiorii sunt exemple pozitive în ceea ce priveşte angajamentul, creativitatea şi
motivaţia
- Angajaţii sunt încurajaţi şi motivaţi şi li se dă libertate pentru iniţiativele şi deciziile lor. Ei se simt
compatibili cu sarcinile lor de serviciu, nu se simt suprasolicitaţi sau implicaţi într-o activitate lipsită de
provocări.
- Angajaţii se simt identificaţi cu administraţia "lor" (identitate corporativă)
- Comunicarea este clară şi transparentă şi nu depinde de ierarhii. Comunicarea verbală este la fel de
importantă ca şi documentaţia scrisă
- Controlul periodic şi obiectiv al rezultatelor şi a obiectivelor aprobate permite să se reacţioneze la timp
în cazul unor variaţii, pentru a se confrunta cu noi presiuni şi provocări
- Modificările derivate din aceste evaluări trebuie să fie comunicate în scopul de a evita neînţelegerile
Structura sugerată mai jos se bazează pe experienţele altor oraşe făcute în decursul utilizării
sistemelor integrate de management, care pot servi ca subiect de studiu şi exemplu pentru
înfiinţarea unei structurI organizatorice în oraşul tău. Organizaţiile de bază ale sistemului integrat
de management sunt echipa de coordonare, consiliul de coordonare, conducerea superioară,
consiliul şi platforma comunităţii.
Sivu 5/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Această listă de întrebări nu este completă, dar ilustrează faptul că în tot ce înseamnă
management, sunt necesare proceduri de organizare a documentaţiei şi comunicare. Cele mai
importante aspecte care urmează să fie luate în considerare în ceea ce priveşte sistemul de
management sunt
- Autorizarea completă şi sprijinul din partea Consiliului şi conducerii superioare, care trebuie să
se simtă dreptul de proprietate asupra instrumentului
- Claritatea şi lipsa de ambiguitate în cadrul cooperării între diferite departamente şi cu alţi
participanţi.
Mai mult: Cerinţele EMAS II şi ISO 14001 pentru structura organizaţiei (Anexa 1)
Consiliul de coordonare este responsabil pentru supravegherea întregului SIM. În mod ideal,
acesta este un grup de aproximativ 10-15 politicieni de nivel înalt ai administraţiei locale şi
manageri. Cu toate acestea, numărul depinde de dimensiunea administraţiei şi se poate extinde
treptat, odată cu extinderea domeniului de aplicare şi conţinutul sistemului. Participarea în
consiliul de coordonare ar trebui să urmeze o abordare inter-departamentală, să fie format din
reprezentanţi ai tuturor departamentelor relevante pentru managementul resurselor - fie că este
vorba de resurse naturale, umane sau financiare. Participanţii ar putea reprezenta, de exemplu,
departamentele responsabile pentru mobilitate, lucrări publice, aprovizionarea cu energie, AL 21,
cultură şi aspecte sociale etc, dar în orice caz, neapărat şi departamentul financiar. Este înţelept
să fie implicat, de asemenea, Directorul Executiv. Totuşi, acest rol există doar în unele ţări
europene. Acesta este descris ca un director superior, responsabil de organizarea administrativă
a autorităţii locale, de obicei în contact strâns şi de comun acord cu primarul.
Sivu 6/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
În plus, vor trebui implicaţi reprezentanţi ai serviciilor locale relevante (companii municipale) şi
grupuri ale părţilor interesate.
La prima vedere, sarcina organizaţiei politice locale reprezentative (Consiliul Judeţean, Consiliul
local, şedinţele de consiliu), aici prescurtat "consiliul", este de a ratifica utilizarea sistemului
integrat de management urban pentru oraşul lor, făcând astfel legătura între plan şi
implementare. Această ratificare dă undă verde pentru configurarea primului program de
mediu/durabilitate şi subliniază disponibilitatea Consiliului de a utiliza sistemul ca un instrument
de management, alocă mijloacele financiare necesare unităţilor administrative şi aduce în vigoare
directivele organizaţionale deja pregătite. Consiliul are, de asemenea, suveranitatea asupra
obiectivelor, în sistemul integrat de management. Cu alte cuvinte, discută şi ratifică obiective de
mediu şi, prin urmare, stabileşte limite pentru consumul de resurse naturale (utilizarea mediului)
sau standardele de calitate a mediului spre care se tinde. Consiliul monitorizează punerea în
aplicare a programului strategic prin intermediul administraţiei locale şi respectă contribuţiile
părţilor terţe (servicii ale autorităţii locale, agenţi economici, gospodăriile private, localităţi
învecinate), la realizarea acestor obiective. În cele din urmă, ea primeşte raportul de la sfârşitul
perioadei de administrare, verifică şi discută rezultatele şi ratifică acţiunile administraţiei locale.
La interfaţă, o platformă de discuţie este necesară, iar platforma comunităţii poate oferi acest
lucru. Platforma comunităţii (de exemplu, Agenda Locală 21 sau forumuri pentru părţile
interesate, cu grupuri de lucru tematice) are de jucat un rol de susţinere şi comunicare în
managementul mediului urban/al durabilităţii.
Sivu
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
În cazul în care municipalitatea decide că doreşte să aibă o certificare ISO 14001 şi / sau
înregistrare EMAS, un auditor extern efectuează un audit al sistemului, în conformitate cu cerinţele
EMAS şi/sau ISO 14001. Citiţi mai multe în secţiunea Evaluare şi raportare.
Sivu 8/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 9/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Ceea ce este decisiv este cum să fie abordate întrebări din exterior, cum ar fi:
Sivu 10/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
4. CONSOLIDAREA CAPACITĂŢILOR ŞI
MOTIVAŢIE
Expertiza fiecărui angajat este de mare importanţă pentru un sistem de management. Nivelul
de competenţă al angajaţilor ar trebui să fie îmbunătăţit continuu, în special prin cursuri de formare ca
o completare la educaţia legată de locul de muncă şi la experienţa dobândită. Din acest motiv,
"educaţia, nivelul de sensibilizare şi competenţă sunt domenii importante pentru punerea în aplicare
şi succesul managementului de mediu şi al durabilităţii. Cheia pentru aceasta este motivaţia
membrilor personalului. Îmbunătăţirea înţelegerii lor a problemelor care urmează să fie soluţionate
creşte motivaţia şi nivelul lor de participare.
Alături de cursuri de instruire legate de teme pentru locurile de muncă, angajaţii trebuie
să beneficieze în mod regulat de informaţii cu privire la gestionarea durabilă şi progresul său în
cadrul organizaţiei.
Sivu 11/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Acest mijloc poate oferi adrese/link-uri actualizate şi informaţii cu privire la noua legislaţie,
noile proceduri, idei, exemple, ca şi pentru informarea personalului în legătură cu cele mai
recente subiecte şi planificări în cadrul administraţiilor individuale. Dacă acestea nu sunt
posibile, organizaţi întâlniri regulate cu toate departamentele.
Sivu 12/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
6. LISTA DE VERIFICARE
Obiective
Procedurile pentru a verifica şi corecta activităţile sunt o parte esenţială a fiecărui sistem
de management - şi, de asemenea, în cadrul Sistemului de Management Integrat.
Una dintre cerinţele minime este Auditul anual intern, efectuat de către coordonator sau
de echipa de coordonare şi un auditor intern. Acest auditor intern trebuie să fie
independent de echipa de coordonare şi ar trebui să fie o persoană dintr-un
alt departament strategic, o municipalitate (vecină) sau un consultant extern sau verificator. De
importanţă generală este ca auditorul sau echipa de audit să aibă o solidă pregătire
în "cunoştinţele-expert" necesare pentru a efectua auditul managementului integrat şi
de durabilitate şi al aspectelor privind schimbările climatice.
Auditul intern:
- evidenţiază dacă problemele directe şi indirecte de mediu/durabilitate/ legate de
schimbările climatice şi evaluarea lor sunt actualizate
- verifică dacă Programul Strategic este actualizat
- efectuează compararea situaţiei actuale cu realizarea/punerea în aplicare a planului/planurilor
de acţiune
- realizează compararea situaţiei actuale şi progresului înregistrat în direcţia îndeplinirii
obiectivelor de mediu/durabilitate/de atenuare şi de adaptare
- verifică dacă legile şi reglementările relevante pentru mediu/dezvoltarea durabilă şi
schimbările climatice au fost actualizate şi sunt aplicate
- verifică funcţiile sistemului de management (organizare, documentare, comunicare internă şi
externă, monitorizare şi raportare)
- realizează verificarea actualizării, respectării şi punerii în aplicare a planului de formare pentru
angajaţi.
Următoarea listă de verificare subliniază realizarea primului Audit Intern şi include, de
asemenea, întrebări legate de punerea în aplicare a sistemului integrat de management, ce nu
sunt relevante numai după realizarea primului ciclu.
.
Sivu 13/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 14/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 15/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 16/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
18 Remarce:
Sivu 17/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
da nu în lucru
Structura Organizaţională şi resursele
financiare adecvate au fost aprobate de
23 Consiliul Local. Remarce:
Sivu 18/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Evaluare generală:
Puncte tari:
Puncte slabe:
Sivu 19/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
ANEXE
Sivu 20/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
- O echipă de mediu este stabilită astfel încât toate poziţiile-cheie de organizare sunt
integrate în procesul de management de mediu
- Sunt desfăşurate cursuri de formare pentru toţi angajaţii ale căror activităţi au un
impact semnificativ asupra mediului
- Comunicarea internă între diferitele niveluri de organizare, precum şi între angajaţii care
culeg întrebări şi trec informaţiile provin din afara organizaţiei de-a lungul ei, precum
şi asigură comunicarea cu publicul (educaţie de mediu), toate funcţionează lin.
Sivu 21/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Acest reprezentant este responsabil pentru coordonarea şi desfăşurarea revizuirilor interne ale
sistemului de management de mediu. Î n c o n t i n u a r e s u n t d e s c r i s e d e t a l i a t
responsabilităţile sale:
2
2
/
3
4
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
- actualizeze în mod regulat (cel puţin de două ori pe an) pentru echipă datele cu privire la
progresele actuale privind sistemul de management de mediu şi programul de mediu
- pună în aplicare măsurile de mediu convenite în timp util, în măsura în care acestea se
încadrează în zona de responsabilitate a departamentului şi să întocmească rapoarte
periodice pentru reprezentantul managementului de mediu
Data Primar XY
Sivu 23/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Participare publică la etapele iniţiale Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.
ale planificării
Participare a grupurilor de interes Grupurile de interes Grupurile PUG sunt permanent informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e
public public d e m e d i u , iar schiţa de proiect este evaluată pe această bază.
Aprobarea proiectului de către Departam. de urbanism al Director Comunităţile învecinate sunt informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e
comunităţile învecinate primăriei de mediu.
Elaborarea în continuare a Departam. de urbanism al Director Verificare: s e c o n f o r m e a z ă p l a n u l s c o p u r i l o r p o l i t i c i l o r ş i
proiectului de plan zonal primăriei p r o g r a m e l o r d e m e d i u ? Colectarea datelor de referinţă predeterminate.
Prezentare publică a PUZ Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.
Transmiterea sugestiilor Departam. de urbanism al Director
primăriei
Informarea grupurilor de interes Grupurile de interes
public public
Decizia asupra PUZ Consiliul local Verificare: s e c o n f o r m e a z ă p l a n u l s c o p u r i l o r p o l i t i c i l o r ş i
programelor de mediu?
Aprobarea PUZ Autorităţi administrative
înalte
Anunţarea, intrarea ZP în vigoare a Administraţia municipală Informarea printr-o declaraţie de mediu
PUZ
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Când EMAS a fost aplicat pentru prima dată în Lewes, a fost recunoscut faptul că nu numai performanţa de
mediu era necesar a fi gestionată, dar şi personalul trebuia să fie implicat şi să aibă un cuvânt de spus, printr-un
grup de conducere.
Ori de câte ori verificatorii/consultanţii externi au auditat consiliul, eu au remarcat implicarea personalului din
programul de mediu din Lewes.
Având o puternică, bine-stabilită structură organizatorică, au reuşit să ajute la extinderea sistemului, pentru a
cuprinde mai multe dimensiuni ale durabilităţii, pe viiitor.
Ghid pentru
Structura
Organizaţională
Sivu 25/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Ghid pentru
Structura
Organizaţională Sivu 26/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Anexa 7: Comparaţie între Sistemul Integrat de Management MUE-25 şi EMAS II şi ISO 14001
Reglementările EMAS ISO 14001 MUE-25 Sistemul de Management Integrat MUE-25 Comentarii
Ghid pentru
Structura
Organizaţională
Sivu 27/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 28/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 29/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
De conducere Primar sau viceprimar Director - Atribuie administraţiei responsabilitatea de a implementa sistemul integrat de
General Executiv management
- Discută şi ia cunoştinţă asupra analizei de bază
- Discută şi decide programul strategic al sistemului integrat de management
- Deleagă responsabilităţi administrative
- Discută şi iniţiază auditul intern
- Atribuie raportul de mediu/durabilitate
De aprobare Consiliul - Discută şi aprobă implementarea sistemului integrat de management
- Iniţiază analiza de bază şi aprobă stabilirea obiectivelor
- Discută şi aprobă conceptul programului strategic (şi al planului de acţiune)
- Discută şi aprobă strategia organizaţională
- Iniţiază raportul de audit intern şi aprobă măsurile corective (dacă este necesar)
- Cercetează rezultatele auditului extern (certificare) şi aprobă măsurile corective (dacă
este necsar)
- Discută şi ia decizii pe baza raportului de evaluare
De coordonare Coordonator - Liderul echipei de coordonare
- Director General sau persoană
calificată în departamentul de
durabilitate
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 31/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 32/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 33/34
www.mue25.net
www.localmanagement.eu
Sivu 34/34