Sunteți pe pagina 1din 35

www.mue25.

net

www.localmanagement.eu

STRUCTURA
ORGANIZAŢIONALĂ
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

The translation of this guide to Romanian was done within the project „CHAMP – Climate Change Response through
Managing Urban Europe Platform“. CHAMP ran from 2009 to 2012 and was funded by the Life+-Programme of the
European Union and by the German Federal Ministry for the Environment, Nature Conservation and Nuclear Safety and
by the German Federal Environment Agency with means of the Advisory Assistance Programme for Environmental
Protection in the Countries of Central and Eastern Europe, the Caucasus and Central Asia.

CREDITE

Ghidul pentru Structura Organizaţională este un produs al proiectului Management Europa Urbană-25. Proiectul a fost parţial
finanţat de Comisia Europeană, DG Mediu. Proiectul a fost coordonat de Uniunea Oraşelor Baltice (UBC) şi Secretariatul pentru
Mediu şi Dezvoltare Durabilă şi face parte din Agenda 21 UBC, Programul de Acţiune 2004-2009 - Foaia de parcurs pentru
dezvoltarea durabilă a oraşelor baltice. Grupul de coordonare al proiectului a constat din administraţiile locale pentru durabilitate
(ICLEI), UNEP/Grid-Arendal, Bodensee Stiftung şi Universitatea de Vest din Anglia.
Publicaţia reflectă opiniile autorului şi în nicio circumstanţă nu poate fi considerată ca reflectând poziţia Comisiei Europene.
Grupul editorial: Annika Claesson, Linda Talve, Kasia Bogucka, Christina Garzillo, Marion Hammerl, Claudia Heberlein, Daniela
Paas, Andrea Philipp şi Holger Robrecht.
© Comisia pentru Mediu a Uniunii Oraşelor Baltice (EnvCom). Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestei publicaţii nu poate fi
reprodusă sau copiată în scop comercial, sub nicio formă sau în nicio situaţie, fără permisiunea în scris a UBC EnvCom, acţionând şi
în interesul partenerilor proiectului MUE-25.

Illustraţii © Comisia pentru Mediu a Uniunii Oraşelor Baltice (EnvCom)

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 2/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

CUPRINS

1. INTRODUCERE........................................................................................................................ 4

2. STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ..... ..................................................................................... 5

2.1. ECHIPA COORDONATOARE ........................................................................................... 6

2.2. CONSILIUL DE COORDONARE......................................................................................... 6

2.3. MANAGEMENTUL SUPERIOR (PRIMAR SAU VICEPRIMAR, DIRECTOR EXECUTIV)


................................................................................................................................. ....................7

2.4. ORGANIZAŢIA POLITICĂ LOCALĂ REPREZENTATIVĂ (“CONSILIUL”).......................... 7

2.5. PLATFORMA COMUNITĂŢII...............................................................................................7

2.6. AUDITORUL INTERN ........................................................................................................ ..8

2.7. AUDITORUL EXTERN ....................................................................................................... ...8

3. DIRECTIVE MANAGERIALE ŞI REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ ........................................ ..9

3.1. RAPORTARE, DOCUMENTARE ŞI COMUNICARE ............................................................. 9

4. CONSOLIDAREA CAPACITĂŢILOR ŞI MOTIVAŢIE.......................................................................11

5. APROBAREA STRUCTURII ORGANIZAŢIONALE ................................................................... .....12

6. LISTA DE VERIFICARE..................................................................................................................13

ANEXE ................................................................................................................................................. 20

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 3/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

1. INTRODUCERE

Sistemul integrat de management nu poate funcţiona fără procese structurate, fără un sistem. Pe
de altă parte, un sistem în sine nu poate funcţiona fără oamenii din spatele lui. Un SIM necesită
oameni care-şi cunosc responsabilităţile şi de oameni care lucrează împreună, spre obiective
comune, în conformitate cu un anume plan.
Multe oraşe au deja elemente ale unui sistem de management de mediu (SMM) care
funcţionează sau au stabilit proceduri care să le permită să îndeplinească cerinţele legale. Cu
toate acestea, rareori găsim în organizare o configurare care conectează toate responsabilităţi
directe şi aspectele indirecte ale unei autorităţi locale cu privire la mediu sau dezvoltarea
durabilă.

Structura SIM ar trebui să includă şi să utilizeze structurile existente în administrarea primăriei,


şi nu invers. Piesele de bază de configurare organizaţională sunt o echipă de coordonare şi un
consiliu inter-departamental de coordonare. Este preferabil ca echipa de coordonare să aibă rol
central în cadrul administraţiei, pentru a gestiona coordonarea sistemului. Consiliul de
coordonare este responsabil pentru supravegherea întregului SIM.
Dezvoltarea durabilă este un obiectiv ambiţios şi complex, care necesită cunoştinţe speciale şi
actualizate. Consolidarea capacităţilor pentru personalul implicat este, prin urmare, un aspect
important în cadrul configuraţiei organizaţionale.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 4/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

2. STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ
Un management bine coordonat şi coerent rezolvă nu numai potenţiale conflicte, dar oferă în continuare
posibilitatea de a consolida diferitele politici sectoriale. Din acest motiv, este importantă efectuarea unei
revizuiri a sistemului, pentru a obţine o viziune largă de la punctul de plecare. În revizuirea sistemului,
este efectuată o analiză amănunţită a instrumentelor de gestionare existente, a rolurilor şi
responsabilităţilor, a rutinei de raportare şi părţilor interesate implicate etc. Revizuirea sistemului ar trebui
să fie efectuată ca parte a analizei de referinţă (de bază). Citiţi mai multe în secţiunea cu privire la Analiza
de bază.
 
Caracteristicile unei structuri organizatorice ideale ar putea fi descrise ca:
- Ierarhie plată, cu accent pe organizare informală
- Transparenţă şi politică de informare activă faţă de public (un serviciu bun pentru client estemai
important decât îndeplinirea normelor birocratice)
- Stilul de management este cooperant şi orientat către personal, cu obiective clare pentru toate
departamentele. Superiorii sunt exemple pozitive în ceea ce priveşte angajamentul, creativitatea şi
motivaţia
- Angajaţii sunt încurajaţi şi motivaţi şi li se dă libertate pentru iniţiativele şi deciziile lor. Ei se simt
compatibili cu sarcinile lor de serviciu, nu se simt suprasolicitaţi sau implicaţi într-o activitate lipsită de
provocări.
- Angajaţii se simt identificaţi cu administraţia "lor" (identitate corporativă)
- Comunicarea este clară şi transparentă şi nu depinde de ierarhii. Comunicarea verbală este la fel de
importantă ca şi documentaţia scrisă
- Controlul periodic şi obiectiv al rezultatelor şi a obiectivelor aprobate permite să se reacţioneze la timp
în cazul unor variaţii, pentru a se confrunta cu noi presiuni şi provocări
- Modificările derivate din aceste evaluări trebuie să fie comunicate în scopul de a evita neînţelegerile

Organizarea sistemului integrat de management trebuie să permită întreţinerea sistemului,


comunicarea cu toţi actorii relevanţi şi sprijin pentru strategia politică şi procesul de luare a
deciziilor. Administraţia locală este văzută ca singura organizaţie capabilă să promită toate cele
trei aspecte. Abordarea strategică sugerează o poziţie centrală pentru această funcţie de
coordonare.

Structura sugerată mai jos se bazează pe experienţele altor oraşe făcute în decursul utilizării
sistemelor integrate de management, care pot servi ca subiect de studiu şi exemplu pentru
înfiinţarea unei structurI organizatorice în oraşul tău. Organizaţiile de bază ale sistemului integrat
de management sunt echipa de coordonare, consiliul de coordonare, conducerea superioară,
consiliul şi platforma comunităţii.

 
 
 
 
 

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 5/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Această listă de întrebări nu este completă, dar ilustrează faptul că în tot ce înseamnă
management, sunt necesare proceduri de organizare a documentaţiei şi comunicare. Cele mai
importante aspecte care urmează să fie luate în considerare în ceea ce priveşte sistemul de
management sunt
- Autorizarea completă şi sprijinul din partea Consiliului şi conducerii superioare, care trebuie să
se simtă dreptul de proprietate asupra instrumentului
- Claritatea şi lipsa de ambiguitate în cadrul cooperării între diferite departamente şi cu alţi
participanţi.

Mai mult: Prezentare generală a responsabilităţilor privind implementarea SIM (Anexa 8)

Mai mult: Cerinţele EMAS II şi ISO 14001 pentru structura organizaţiei (Anexa 1)

Mai mult: Relaţia între elementele sistemului integrat de management şi structura


organizaţională (Anexa 6)

Exemplu: Structura organizaţională în Consiliul Districtului Lewes (Anexa 5)


Exemplu: Structura organizaţională în Leeds (Anexa 9)

2.1. ECHIPA DE COORDONARE


Echipa de coordonare este de preferat să fie parte centrală în cadrul administraţiei, pentru a
gestiona sistemul. Prin urmare, este o agenţie centrală responsabilă pentru întocmirea şi
implementarea programului de mediu/durabilitate şi raportului de mediu/durabilitate. Acest rol
poate fi atribuit unui departament existente sau unui departament sau birou special creat pentru
această sarcină. Este preferabil ca echipa să fie alcătuită din câteva persoane, în funcţie de
volumul de obiective care urmează să fie gestionate şi de mărimea oraşului. Şeful echipei este
coordonatorul SIM.

2.2. CONSILIUL DE COORDONARE

Consiliul de coordonare este responsabil pentru supravegherea întregului SIM. În mod ideal,
acesta este un grup de aproximativ 10-15 politicieni de nivel înalt ai administraţiei locale şi
manageri. Cu toate acestea, numărul depinde de dimensiunea administraţiei şi se poate extinde
treptat, odată cu extinderea domeniului de aplicare şi conţinutul sistemului. Participarea în
consiliul de coordonare ar trebui să urmeze o abordare inter-departamentală, să fie format din
reprezentanţi ai tuturor departamentelor relevante pentru managementul resurselor - fie că este
vorba de resurse naturale, umane sau financiare. Participanţii ar putea reprezenta, de exemplu,
departamentele responsabile pentru mobilitate, lucrări publice, aprovizionarea cu energie, AL 21,
cultură şi aspecte sociale etc, dar în orice caz, neapărat şi departamentul financiar. Este înţelept
să fie implicat, de asemenea, Directorul Executiv. Totuşi, acest rol există doar în unele ţări
europene. Acesta este descris ca un director superior, responsabil de organizarea administrativă
a autorităţii locale, de obicei în contact strâns şi de comun acord cu primarul.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 6/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

În plus, vor trebui implicaţi reprezentanţi ai serviciilor locale relevante (companii municipale) şi
grupuri ale părţilor interesate.

2.3. MANAGEMENTUL SUPERIOR (PRIMAR SAU VICEPRIMAR, DIRECTOR


EXECUTIV)
Managementul superior are responsabilitatea de a furniza consiliului orientări pentru proiectul de
program strategic şi pentru punerea sa în aplicare. El are rolul de lider în cadrul sistemului
integrat de management, în care aprobă orientările pentru consiliu, propune proiectul de plan,
primeşte planul de ratificat şi asigură punerea sa în aplicare. O cooperare strânsă între
conducerea superioară şi echipa de coordonare este condiţia esenţială. Conducerea superioară
are, de asemenea, responsabilitatea politică de promovare a sistemului integrat de management.

2.4. ORGANIZAŢIA POLITICĂ LOCALĂ REPREZENTATIVĂ (“CONSILIUL”)

La prima vedere, sarcina organizaţiei politice locale reprezentative (Consiliul Judeţean, Consiliul
local, şedinţele de consiliu), aici prescurtat "consiliul", este de a ratifica utilizarea sistemului
integrat de management urban pentru oraşul lor, făcând astfel legătura între plan şi
implementare. Această ratificare dă undă verde pentru configurarea primului program de
mediu/durabilitate şi subliniază disponibilitatea Consiliului de a utiliza sistemul ca un instrument
de management, alocă mijloacele financiare necesare unităţilor administrative şi aduce în vigoare
directivele organizaţionale deja pregătite. Consiliul are, de asemenea, suveranitatea asupra
obiectivelor, în sistemul integrat de management. Cu alte cuvinte, discută şi ratifică obiective de
mediu şi, prin urmare, stabileşte limite pentru consumul de resurse naturale (utilizarea mediului)
sau standardele de calitate a mediului spre care se tinde. Consiliul monitorizează punerea în
aplicare a programului strategic prin intermediul administraţiei locale şi respectă contribuţiile
părţilor terţe (servicii ale autorităţii locale, agenţi economici, gospodăriile private, localităţi
învecinate), la realizarea acestor obiective. În cele din urmă, ea primeşte raportul de la sfârşitul
perioadei de administrare, verifică şi discută rezultatele şi ratifică acţiunile administraţiei locale.

2.5. PLATFORMA COMUNITĂŢII

Procesul de management necesită o interfaţă cu actorii individuali majori (companii industriale,


servicii de stat, cum ar fi universităţi etc), grupuri organizate de interes (asociaţii), precum şi cu
publicul larg.

La interfaţă, o platformă de discuţie este necesară, iar platforma comunităţii poate oferi acest
lucru. Platforma comunităţii (de exemplu, Agenda Locală 21 sau forumuri pentru părţile
interesate, cu grupuri de lucru tematice) are de jucat un rol de susţinere şi comunicare în
managementul mediului urban/al durabilităţii.

Platforma comunităţii ar trebui să fie implicată, în mod ideal, în următoarele etape:

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

1. Contribuţia la pregătirea şi revizuirea analizei de bază.


2. În timpul elaborării programului strategic: Notificarea/acordul pentru indicatori şi
obiective, identificarea potenţialelor contribuţii de la terţi (actori care nu aparţin de autoritatea
locală) care să vizeze atingerea angajamentelor, angajamente voluntare de la terţe părţi pentru
a contribui la atingerea obiectivului, negocierea unui "pachet taxă" echilibrat pentru terţe părţi.
3. În timpul dezbaterii publice asupra programului strategic: discutarea proiectelor, acordul
asupra propunerilor şi rezerve.
4. În timpul punerii în aplicare a programului strategic: facilitarea sau medierea, în caz de
conflict, de exemplu, în caz de non-aderare la obiectivele voluntare din partea actorilor implicaţi
şi în cazul unor greşeli substanţiale de depăşire a limitei de consum.
5. Dezbateri şi discuţii asupra raportului de evaluare.

(Pentru a afla mai multe despre procesele participative, vă rugăm să consultaţi


secţiunea privind „Comunicare şi participare”).

2.6. AUDITORUL INTERN

Este nevoie să fie o persoană cu profunde cunoştinţe în ceea ce priveşte structura şi


competenţele unei autorităţi locale şi, în acelaşi timp, independentă faţă de echipa de
coordonare. Această persoană ar putea proveni din partea Departamentului Strategic
al autorităţii locale, de la o autoritate regională sau din alt oraş. În cadrul unei procedurii
anuale, auditorul intern evaluează procesul de management şi realizările obţinute, ca bază
pentru un ciclu ulterior.

2.7. AUDITORUL EXTERN

În cazul în care municipalitatea decide că doreşte să aibă o certificare ISO 14001 şi / sau
înregistrare EMAS, un auditor extern efectuează un audit al sistemului, în conformitate cu cerinţele
EMAS şi/sau ISO 14001. Citiţi mai multe în secţiunea Evaluare şi raportare.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 8/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

3. DIRECTIVE MANAGERIALE ŞI REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ

Punerea în aplicare a sistemului integrat de management nu este doar responsabilitatea


coordonatorului sau echipei de coordonare, ci mai degrabă a tuturor departamentelor şi serviciilor
municipiului care au legătură cu procesul de dezvoltare a oraşului.

În scopul de a stabili domeniile obligatorii de competenţă pentru acest proces de


cooperare, primarul, în calitate de şef al organizării administrative şi/sau alt reprezentant
al managementului superior implicat trebuie să stabilească reglementările legate de poziţie şi de
procedură sau prevederile contractuale care descriu în mod clar responsabilităţile şi
competenţele fiecărei persoane/ fiecărui departament implicat în sistemul integrat de
management.

Exemplu: Exemplu EMAS de descriere a responsabilităţilor reprezentantului


pentru managementul de mediu (Anexa 2)

Exemplu: Exemplu ECOLUP pentru reglementări procedurale (Anexa 3)

3.1. RAPORTARE, DOCUMENTARE ŞI COMUNICARE

Este la fel de important să documentaţi paşii întreprinşi şi deciziile luate pentru a vă


asigura că evoluţiile, deciziile şi acordurile pot fi reconstituite şi că acestea pot fi demonstrate
observatorilor externi (de exemplu, că au avut loc cursuri de formare pentru personal).

Sistemul integrat de management impune să fie introdusă o procedură care să


garanteze buna comunicare internă între departamentele implicate în sistemul de
management. Un sistem de management sustenabil poate funcţiona doar dacă toţi
participanţii care acţionează în domenii diferite ale sistemului integrat de management primesc
informaţiile de care au nevoie pentru a îndeplini standardele sale.

În plus faţă de comunicarea în cadrul autorităţii locale, furnizarea de informaţii către


lumea exterioară este foarte importantă. Acest lucru poate varia de la răspunsul la
comunicaţii relevante din partea părţilor interesate până la prezentarea rezultatelor şi
succeselor pentru publicul larg. A culege întrebări de la public este deja o parte din activitatea
de zi cu zi a autorităţilor locale.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 9/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Ceea ce este decisiv este cum să fie abordate întrebări din exterior, cum ar fi:

- Ce se întâmplă atunci când administraţia municipală primeşte o sesizare având de a face cu


mediul şi/sau durabilitatea, de la cineva din afara organizaţiei?
- Cum este această solicitare comunicată în organizaţie?
- Ce căi urmează fluxul de informaţii?
- În ce mod se referă informaţia la public?
- Ce date sunt furnizate de sursele externe?

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 10/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

4. CONSOLIDAREA CAPACITĂŢILOR ŞI
MOTIVAŢIE

Expertiza fiecărui angajat este de mare importanţă pentru un sistem de management. Nivelul
de competenţă al angajaţilor ar trebui să fie îmbunătăţit continuu, în special prin cursuri de formare ca
o completare la educaţia legată de locul de muncă şi la experienţa dobândită. Din acest motiv,
"educaţia, nivelul de sensibilizare şi competenţă sunt domenii importante pentru punerea în aplicare
şi succesul managementului de mediu şi al durabilităţii. Cheia pentru aceasta este motivaţia
membrilor personalului. Îmbunătăţirea înţelegerii lor a problemelor care urmează să fie soluţionate
creşte motivaţia şi nivelul lor de participare.

Responsabilităţile municipalităţii ca organizaţie:

- Recunoaşte importanţa de informare şi educaţie continuă pe probleme de mediu


- Ia cunoştinţă de nevoia cursuri de pregătire, luând întotdeauna şi managementul
superior în considerare.
- Cursurile de pregătire sunt concepute pentru angajaţii ale căror activităţi au impact asupra
mediului şi/sau durabilităţii
- Ridică nivelul de conştientizare pe mai multe planuri:
o Importanţa conformării la politicile de sustenabilitate şi sistemului de management.
o Semnificaţia impactului real ş i potenţial al activităţilor sale asupra mediului/durabilităţii
o Semnificaţia îndatoririlor şi responsabilităţilor pentru implementarea cu succes a
politicii de sustenabilitate, a procedurii şi prevederilor sistemului de management
o Importanţa consecinţelor devierii de la procedurile date.
o Documentaţia cursurilor de pregătire.
- Integrează conceptele şi principiile durabilităţii în toate departamentele municipalităţii, nu
numai în sectorul de mediu.

Alături de cursuri de instruire legate de teme pentru locurile de muncă, angajaţii trebuie
să beneficieze în mod regulat de informaţii cu privire la gestionarea durabilă şi progresul său în
cadrul organizaţiei.

Şeful unui birou sau departament ar trebui să coordoneze activitatea importantă de


instruire, stabilind ce nevoi educaţionale sunt prezente în rândul personalului. În acest fel,
temele de curs solicitate de angajaţi pot fi integrate în planul de formare, iar echipa de
coordonare poate păstra evidenţa gamei largi de oferte de cursuri. Feedback-ul personalului cu
privire la cursurile de formare poate fi folosit pentru a transmite informaţii despre cursuri de
înaltă calitate pentru ceilalţi angajaţi şi pentru a comunica şi conţinutul cursurilor unui public
mai larg.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 11/34

www.mue25.net
www.localmanagement.eu

De la început până la sfârşit, succesul managementului durabilităţii necesită participarea


personalului de la toate nivelurile. Continuitatea poate fi asigurată de la început prin instituirea
unui Intranet menţinut continuu, care să conecteze toate departamentele.

Acest mijloc poate oferi adrese/link-uri actualizate şi informaţii cu privire la noua legislaţie,
noile proceduri, idei, exemple, ca şi pentru informarea personalului în legătură cu cele mai
recente subiecte şi planificări în cadrul administraţiilor individuale. Dacă acestea nu sunt
posibile, organizaţi întâlniri regulate cu toate departamentele.

5. APROBAREA STRUCTURII ORGANIZAŢIONALE

Cu toate că nu este o cerinţă obligatorie, este de preferat ca structura organizaţională să fie


aprobată de către Consiliul Local, pentru a asigura legitimitatea responsabilităţilor şi a le da
prioritatea dorită. Aprobarea poate fi obţinută odată cu cea pentru obiective şi planul de acţiune.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 12/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

6. LISTA DE VERIFICARE

Obiective

Procedurile pentru a verifica şi corecta activităţile sunt o parte esenţială a fiecărui sistem
de management - şi, de asemenea, în cadrul Sistemului de Management Integrat.

Una dintre cerinţele minime este Auditul anual intern, efectuat de către coordonator sau
de echipa de coordonare şi un auditor intern. Acest auditor intern trebuie să fie
independent de echipa de coordonare şi ar trebui să fie o persoană dintr-un
alt departament strategic, o municipalitate (vecină) sau un consultant extern sau verificator. De
importanţă generală este ca auditorul sau echipa de audit să aibă o solidă pregătire
în "cunoştinţele-expert" necesare pentru a efectua auditul managementului integrat şi
de durabilitate şi al aspectelor privind schimbările climatice.

Auditul intern:
- evidenţiază dacă problemele directe şi indirecte de mediu/durabilitate/ legate de
schimbările climatice şi evaluarea lor sunt actualizate
- verifică dacă Programul Strategic este actualizat
- efectuează compararea situaţiei actuale cu realizarea/punerea în aplicare a planului/planurilor
de acţiune
- realizează compararea situaţiei actuale şi progresului înregistrat în direcţia îndeplinirii
obiectivelor de mediu/durabilitate/de atenuare şi de adaptare
- verifică dacă legile şi reglementările relevante pentru mediu/dezvoltarea durabilă şi
schimbările climatice au fost actualizate şi sunt aplicate
- verifică funcţiile sistemului de management (organizare, documentare, comunicare internă şi
externă, monitorizare şi raportare)
- realizează verificarea actualizării, respectării şi punerii în aplicare a planului de formare pentru
angajaţi.
Următoarea listă de verificare subliniază realizarea primului Audit Intern şi include, de
asemenea, întrebări legate de punerea în aplicare a sistemului integrat de management, ce nu
sunt relevante numai după realizarea primului ciclu. 
.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 13/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Aspecte care trebuie îndeplinite Statutul Auditului Intern

Consiliul/Managementul Superior decide unele da nu în lucru


instrucţiuni către administraţie, pentru a
1 elabora directive organizaţionale şi Remarce:
manageriale necesare pentru a implementa şi
derula Sistemul Integrat de Management
Urban.

Structurile de management în funcţiune în da nu în lucru


prezent, pentru a derula planurile şi
2 programele, au fost identificate şi analizate. Remarce:

Structurile de monitorizare şi raportare a da nu în lucru


planurilor şi programelor, în funcţiune în
prezent, au fost identificate şi analizate Remarce:
3

Lacunele au fost identificate, iar elementele da nu în lucru


lipsă au fost dezvoltate pentru crearea unei
4 structuri organizaţionale adecvate. Remarce:

Implicarea factorilor de decizie majori da nu în lucru


(primarul şi viceprimarul municipiului) în
cadrul elaborării formatului de structură Remarce:
5 organizaţională (de ex. o şedinţă informală).

Sistemul Integrat de Management include: da nu în lucru


Coordonator cu o fişă a postului
6 corespunzătoare şi o autoritate managerială Remarce:
desemnată.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 14/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Aspecte care trebuie îndeplinite Statutul Auditului Intern

Sistemul Integrat de Management include:


Echipa de coordonare, cu reprezentanţi din da nu în lucru
toate departamentele relevante ale primăriei,
din organizaţiile/instituţiile externe şi ai părţilor Remarce:
7 interesate.
Descrieri adecvate ale atribuţiilor şi
responsabilităţilor/directivelor
manageriale

Sistemul Integrat de Management include: da nu în lucru

Alte structuri relevante (de ex. platforma Remarce:


8 comunităţii, Agenda 21) cu descriere
adecvată a sarcinilor şi responsabilităţilor

Stabilirea cooperării formale şi informale da nu în lucru


cu toţi ceilalţi actori relevanţi.
Remarce:
9

Legături/cadre de cooperare cu alte nivele da nu în lucru


guvernamentale (adică regionale, naţionale,
10 europene). Remarce:

Stabilirea cooperării formale şi informale cu da nu în lucru


municipalităţile învecinate.
Remarce:
11

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 15/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Aspecte care trebuie îndeplinite Statutul Auditului Intern

Organigrama departamentelor şi organizaţiilor da nu în lucru


implicate în sistemul integrat de management
a fost realizată şi comunicată. Remarce:
12

Cerinţele şi procedurile bugetare financiare au da nu în lucru


fost luate în considerare.
13 Remarce:

Stabilirea unei structuri clare de monitorizare da nu în lucru


şi raportare şi a regulilor. Organigrama
acestei structuri a fost concepută. Remarce:
14

Lista de verificare şi /sau formatul da nu în lucru


standardizat pentru colectarea şi
15 interpretarea datelor conform cu indicatorii Remarce:
selectaţi în Programul Strategic.

Stabilirea cu claritate a structurilor şi regulilor da nu în lucru


pentru comunicarea internă şi externă.
16 Remarce:

Cerinţele de dezvoltare a capacităţii au fost da nu în lucru


revizuite.
17 Remarce:

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 16/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Aspecte care trebuie îndeplinite Statutul Auditului Intern

Planul de pregătire dezvoltat şi aprobat. da nu în lucru

18 Remarce:

Toată documentaţia relevantă privind da nu în lucru


managementul integrat este accesibilă
personalului şi părţilor interesate implicate. Remarce:
19

Raportul de Mediu sau Durabilitate sau da nu în lucru


Schimbări Climatice a fost publicat,
incluzând informaţii privind rezultatele Remarce:
20 Analizei de bază, Programul Strategic şi
Structura Organizaţională.

Lista de verificare pentru Auditul Intern a fost da nu în lucru


elaborată şi Auditorul Intern a fost identificat
(expert din administraţia publică, dar nu direct Remarce:
implicat, expert de la altă primărie,
21 reprezentant al administraţiei regionale expert
extern).

Resursele financiare pentru rularea sistemului da nu în lucru


integrat de management au fost calculate
adecvat. Remarce:
22

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 17/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Aspecte care trebuie îndeplinite Statutul Auditului Intern

da nu în lucru
Structura Organizaţională şi resursele
financiare adecvate au fost aprobate de
23 Consiliul Local. Remarce:

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 18/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

RAPORTUL INTERN DE AUDIT: STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ

Evaluare generală:

Puncte tari:

Puncte slabe:

Recomandări pentru îmbunătăţire:

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 19/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

ANEXE

ANEXA 1: CERINŢELE EMAS II ŞI ISO 14001 PENTRU STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ ......... 21

ANEXA 2: EXEMPLU EMAS: DESCRIEREA RESPONSABILITĂŢILOR


REPREZENTANTULUI/REPREZENTANŢILORILOR MANAGEMENTULUI DE MEDIU (RMM)
.............................................................................................................................................................. 22

ANEXA 3: EXEMPLU ECOLUP PENTRU UN REGULAMENT DE PROCEDURĂ ................................. 23

ANEXA 4: ECOLUP – EXEMPLU AL UNEI DESCRIERI PROCEDURALE PENTRU INCLUDEREA


OBIECTIVELOR PROGRAMULUI STRATEGIC ÎN PROCESELE LEGAL DEFINITE ALE
PLANIFICĂRII TERITORIULUI URBAN …...........................................................................................24

ANEXA 5: STRUCTURĂ ORGANIZAŢIONALĂ ÎN LEWES, MAREA BRITANIE..................................25

ANEXA 6: RELAŢIA ÎNTRE ELEMENTELE UNIUI SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT ŞI


STRUCTURA ORGANIZAŢIONALĂ………………................................................................................ 26

ANEXA 7: COMPARAŢIE ÎNTRE SISTEMUL INTEGRAT DE MANAGEMENT MUE-25 ŞI EMAS II ŞI


ISO 14001.. ......................................................................................................................................... 27

ANEXA 8: PREZENTARE GENERALĂ A RESPONSABILITĂŢILOR PRIVIND IMPLEMENTAREA


SISTEMULUI INTEGRAT DE MANAGEMENT….................................................................................30

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 20/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 1: Cerinţe EMAS II şi ISO 14001 pentru structura organizaţională

Ce standarde sunt necesare în ceea ce priveşte sistemul? Organizaţia trebuie să se


asigure că:

- Are întotdeauna la dispoziţie informaţii actualizate cu privire la impactul activităţilor


sale asupra mediului

- Întreaga legislaţie este respectată, în special legislaţia de mediu

- Obiectivele de mediu relevante generale şi specifice sunt elaborate şi documentate pentru


fiecare funcţie şi nivel în cadrul organizaţiei

- Un program de mediu cu responsabilităţi, sarcini şi competenţe, precum şi informaţii cu


privire la mijloacele şi perioada de timp pentru punerea în aplicare este aprobat şi revizuit
periodic

- O echipă de mediu este stabilită astfel încât toate poziţiile-cheie de organizare sunt
integrate în procesul de management de mediu

- Un reprezentant de management de mediu este desemnat ca persoană responsabilă în


ultimă instanţă pentru EMS. El/ea trebuie să fie capabil/ă să influenţeze alte
departamente în probleme privind protecţia mediului şi eco-auditul

- Există reglementări clare pentru procedură şi documentaţie, între toate


birourile şi departamentele, proceduri şi activităţi cu relevanţă pentru mediu

- Sunt desfăşurate cursuri de formare pentru toţi angajaţii ale căror activităţi au un
impact semnificativ asupra mediului

- Comunicarea internă între diferitele niveluri de organizare, precum şi între angajaţii care
culeg întrebări şi trec informaţiile provin din afara organizaţiei de-a lungul ei, precum
şi asigură comunicarea cu publicul (educaţie de mediu), toate funcţionează lin.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 21/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 2: EXEMPLU EMAS: Descrierea responsabilităţilor reprezentantului pentru


management de mediu (RMM)

Acest reprezentant este responsabil pentru coordonarea şi desfăşurarea revizuirilor interne ale
sistemului de management de mediu. Î n c o n t i n u a r e s u n t d e s c r i s e d e t a l i a t
responsabilităţile sale:

- Coordonarea echipei de mediu: pregătirea, anunţarea şi moderarea de


reuniuni, distribuirea de protocoale

- Coordonarea de date de referinţă utilizate în cadrul EMS: cererea de date de la


departamentele specializate, un control asupra actualizării statisticilor, comparaţia cu
obiectivele stabilite în programul de mediu, publicarea

- Informaţii periodice privind progresele înregistrate pentru angajaţii EMS

- Introducere în sistem pentru noii angajaţi

- Actualizarea descrierilor posturilor pentru activităţi relevante pentru subiectul mediului

- Actualizarea informaţiilor cu privire la EMS, ce sunt comunicate către lumea


exterioară (rapoarte, site-ul, declaraţia de mediu)

- Efectuarea unui audit intern anual, în conformitate cu programul de evaluare de mediu


al organizaţiei

- Raport periodic cu privire la progresele înregistrate de EMS, la starea actuală a


programului de mediu, care obiective au fost atinse etc, către instanţele de luare a
deciziilor (Consiliul Local şi primarul)

- Actualizarea manualului de mediu

- Pregătirea pentru validare EMAS sau revalidare efectuată de către verificatorul de


mediu.

Ghid pentru Structura


Organizaţională
S
i
v
u

2
2
/
3
4
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 3: ECOLUP EXEMPLU d e R e g l e m e n t a r e Procedurală/Regulament de Procedură

Regulamentul de procedură pentru Departamentul de Administrare a Domeniului


Public, Biroul Municipal de Inginerie, Departamentul Administrativ pentru
Construcţii, Departamentul de Reglementare în Construcţii, Biroul de Înregistrare a
Proprietăţii, Departamentul Lucrărilor Publice…

În 2004, un sistem de management de mediu, în conformitate cu Regulamentul EU pentru


Eco-Audit (EMAS II) a fost introdus în municipalitatea XY pentru aplicarea în
domeniul planificării utilizării spaţiilor urbane.

Dl./Dna xy este, ca reprezentant al managementului de mediu, responsabil/ă de


coordonarea sistemului de management de mediu. Veţi găsi informaţii complete cu privire
la programul de mediu şi structura EMS în manualul de management de mediu din
biroul domnului/doamnei xy şi în Intranet/Internet, în conformitate cu …

Managementul de mediu poate avea succes numai dacă toţi angajaţii şi


departamentele cooperează şi îşi îndeplinesc sarcinile pentru a pune în aplicare
măsurile convenite şi pentru a ne atinge obiectivele de mediu.

Toate departamentele de specialitate şi birourile sunt instruite să:

- actualizeze în mod regulat (cel puţin de două ori pe an) pentru echipă datele cu privire la
progresele actuale privind sistemul de management de mediu şi programul de mediu

- încurajeze personalul să contribuie cu ideile proprii pentru atingerea obiectivelor


noastre de mediu

- colecteze şi să analizeze datele de referinţă prevăzute în programul de mediu şi să


transmită aceste informaţii reprezentantului de management de mediu

- participe la întâlnirile echipei de mediu

- pună în aplicare măsurile de mediu convenite în timp util, în măsura în care acestea se
încadrează în zona de responsabilitate a departamentului şi să întocmească rapoarte
periodice pentru reprezentantul managementului de mediu

- sprijine reprezentantul de management de mediu să efectueze un audit intern, dacă este


necesar

Data Primar XY

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 23/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 4: ECOLUP – EXEMPLU d e s c r i p t i v d e p r o c e d u r ă d e i n c l u d e r e a o b i e c t i v e l o r Programului Strategic în


p r o c e s e l e legal definite ale planificării urbane

Tabell Schemă a procedurii de elaborare a unui plan zonal. Municipalitatea Überlingen


Paşi procedurali Participanţi Responsabil Elemente adiţionale EMAS/ECOLUP
Decizia de a elabora un plan zonal Consiliul local Consiliul Local ia în considerare politica de mediu şi scopurile programului.

Participarea la instanţele regionale Regiunea, autorităţile


de planificare regionale
Elaborarea unui plan zonal iniţial Depart. de urbanism al Directorul Schiţa de proiect este aprobată conform cu politica de mediu şi programul de
primăriei mediu.

Participare publică la etapele iniţiale Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.
ale planificării

Participare a grupurilor de interes Grupurile de interes Grupurile PUG sunt permanent informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e
public public d e m e d i u , iar schiţa de proiect este evaluată pe această bază.
Aprobarea proiectului de către Departam. de urbanism al Director Comunităţile învecinate sunt informate despre p o l i t i c i l e ş i p r o g r a m e l e
comunităţile învecinate primăriei de mediu.
Elaborarea în continuare a Departam. de urbanism al Director Verificare: s e c o n f o r m e a z ă p l a n u l s c o p u r i l o r p o l i t i c i l o r ş i
proiectului de plan zonal primăriei p r o g r a m e l o r d e m e d i u ? Colectarea datelor de referinţă predeterminate.

Prezentare publică a PUZ Publicul Scopurile şi măsurile pentru îmbunătăţirea participării publice sunt integrate.
Transmiterea sugestiilor Departam. de urbanism al Director
primăriei
Informarea grupurilor de interes Grupurile de interes
public public
Decizia asupra PUZ Consiliul local Verificare: s e c o n f o r m e a z ă p l a n u l s c o p u r i l o r p o l i t i c i l o r ş i
programelor de mediu?
Aprobarea PUZ Autorităţi administrative
înalte
Anunţarea, intrarea ZP în vigoare a Administraţia municipală Informarea printr-o declaraţie de mediu
PUZ
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 5: Structura Organizaţională în Lewes, Marea Britanie

Când EMAS a fost aplicat pentru prima dată în Lewes, a fost recunoscut faptul că nu numai performanţa de
mediu era necesar a fi gestionată, dar şi personalul trebuia să fie implicat şi să aibă un cuvânt de spus, printr-un
grup de conducere.

Şefii de departamente au responsabilitatea performanţei de mediu a departamentului lor, dar managementul


este delegat unui reprezentant al departamentului. Aceştia se întâlnesc trimestrial, într-un Grup de
Coordonare pentru Mediu (ESG), ca să coordoneze EMAS. Grupul este prezidat de către Directorul
pentru Mediu şi Sănătate (DMS), iar secretariatul este condus de către Coordonatorul de Mediu (CM).

CM raportează către DMS. CM pune în aplicare, de asemenea, politicile de mediu ale


Consiliului, produce declaraţia de mediu etc. În plus faţă de structura de organizare formală, Lewes dispune şi de
un sistem de Monitori Eco voluntari în fiecare departament.

În extinderea EMAS, pentru a cuprinde dimensiunile suplimentare de durabilitate, o mică echipă de


funcţionari a fost stabilită, ei specializându-se în dezvoltarea durabilă şi echipa fiind cunoscută sub numele
de Unitatea pentru Durabilitate. Accentul activităţii lor a fost pus pe dezvoltarea practicilor de dezvoltare
durabilă ale comunităţii Lewes şi pe dezvoltarea strategiei, atât în cadrul organizaţiei cât şi în întreaga zonă.

Ori de câte ori verificatorii/consultanţii externi au auditat consiliul, eu au remarcat implicarea personalului din
programul de mediu din Lewes.

Având o puternică, bine-stabilită structură organizatorică, au reuşit să ajute la extinderea sistemului, pentru a
cuprinde mai multe dimensiuni ale durabilităţii, pe viiitor.

Ghid pentru
Structura
Organizaţională

Sivu 25/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 6: Relaţia între elementele sistemului integrat de management şi structura organizaţională


Analiza de bază - Cine coordonează Analiza de Bază ca punct de plecare pentru planificarea obiectivelor strategice şi a acţiunilor concrete?
- Cine este implicat în elaborarea acestei analize a situaţiei de faţă şi care este procedura?
- Cine este responsabil pentru analiza rezultatelor (analiza SWOT)?
- Cine setează priorităţile şi cum?
- Când şi cum va fi reactualizată Analiza de Bază?
Stabilirea obiectivelor - Cine coordonează conceptul Programului Strategic şi al Planului de Acţiune şi cum o face?
- Care sunt părţile implicate şi la ce nivel?
- Când şi cum se va modifica Programul Strategic pe baza rezultatelor survenite în urma monitorizării?
Angajament politic - Care este procedura pentru prezentarea conceptului în faţa Consiliului Local?
- Cine este responsabil pentru aprobarea politică a Programului Strategic – întregul Consiliu Local? Comitetul de Durabilitate din cadrul
Consiliului Local?
- Cine pregăteşte şi aprobă structura organizaţională a sistemului de management?
- Cine aprobă şi semnează Raportul de Mediu sau Raportul de Durabilitate?
Implementare şi - Cum se poate asigura faptul că obiectivele de durabilitate identificate în cadrul Programului Strategic sunt luate în considerare de
monitorizare către toate departamentele autorităţilor locale şi în cadrul tuturor proceselor?
- Cine este responsabil pentru implementarea acestor măsuri? Cine evaluează impactul măsurilor?
- Cine coordoneaza Auditul Intern? Cine este Auditorul Intern?
- Cine pregăteşte validarea externă de trei ani a Programului Strategic şi a sistemului de management?
- Cine este responsabil cu informarea primarului şi a consiliului local, când şi cum?
- Cum sunt organizate rapoartele şi documentaţia?
Comunicare şi Implicare - Cine este responsabil cu comunicarea internă (în cadrul autoritatilor locale)? Prin ce mijloace? Cu ce instrumente?
- Cine este responsabil cu comunicarea externă? Prin ce mijloace? Cu ce instrumente?
- Cine coordonează implicarea părţilor interesate, a oraşelor învecinate, autorităţilor regionale etc.?
- Cine coordonează actualizarea Raportului de Mediu sau a Raportului de Sustenabilitate?

Ghid pentru
Structura
Organizaţională Sivu 26/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 7: Comparaţie între Sistemul Integrat de Management MUE-25 şi EMAS II şi ISO 14001

Reglementările EMAS ISO 14001 MUE-25 Sistemul de Management Integrat MUE-25 Comentarii

Evaluare de Mediu sau Audit de Conform cu


Performanţă ţinând cont de EMAS Analiza de bază MUE = Domeniul de aplicare de la aspectele relevante
situaţia actuală a tuturor Luarea în considerare a situaţiei actuale a aspetelor de de mediu până la toate aspectele de durabilitate în
aspectelor directe şi indirecte durabilitate ale autorităţilor locale, a părţilor interesate conformitate cu Angajamentele Aalbourg. Referinţe
legate de mediu ale activităţii, relevante, a comunităţilor alăturate şi a administraţiilor către alte analize de bază (de ex.. analiza de
produselor şi serviciilor regionale. mediu EMAS) sunt permise şi chiar
organizaţiei încurajate
Sistemul de Audit Conform cu Structura Organizaţionala Stă în responsabilitatea Analizei de Bază să
Structura necesară pentru alcătuirea EMAS Analiza sistemului: Ca prim pas, toate sistemele revizuiască toate planurile şi programele în
condiţiilor pentru realizarea de management relevante şi toate procedurile desfăşurare care sunt importante pentru
“performanţelor continue de folosite ar trebui identificate şi revizuite. De aspectele de durabilitate. Revizuirea include
îmbunătăţire a mediului”. asemenea, şi structurile organizaţionale o analiză a obiectivelor lor pentru a fi luate
Acea organizaţie trebuie să se asigure generale şi procedurile ar trebui să fie luate în în considerare în cadrul Programului
că: considerare – cum ar fi schimbul regulat de Strategic – dacă sunt în concordanţă cu
- are întotdeauna informaţii informaţii între coordonatorii de departamente obiectivele strategice ale oraşului.
actualizate despre impactul activităţilor sau procedurile care au legătură cu controlul Prin această revizuire, este foarte
sale asupra mediului financiar şi cu managementul local. folositoare identificarea tuturor sistemelor şi
- este analizată toată legislaţia, Structura organizaţională este menită să permită procedurilor în desfăşurare pentru
în special legislaţia de mediu întreţinerea sistemului, comunicarea între părţile realizarea planurilor şi programelor
- generalităţi relevante de mediu interesate relevante şi susţinere faţă de strategia municipale şi de asemenea a tuturor
politică şi luarea de decizii. Administraţia locală este proceselor legale ce trebuie îndeplinite.
singura în măsură să poată promite cele trei aspecte.

Ghid pentru
Structura
Organizaţională

Sivu 27/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

şi obiective specifice sunt conturate


şi analizate pentru fiecare Roluri şi responsabilităţi Cerinţe minime
funcţie şi nivel în cadrul Primar (Conducere)
organizaţiei Comandă către administraţie de implementare a sistemului Unul dntre punctele slabe ale EMAS a
- un program de mediu cu integrat de management. Discuţii şi dezbateri asupra fost sprijinul politic insuficient. Implicarea
responsabilităţi, cerinţe, Analizei de Bază. Discuţii şi decizii asupra programului structurilor politice locale (şi legitimarea
competenţe şi informaţii strategic al sistemului integrat de management. Atribuirea din partea acestora) reprezintă un
- scopul şi durata implementării de sarcini de afaceri. Discuţii şi indicaţii despre auditul element obligatoriu al procesului de
sunt aprobate şi revizuite regulat intern. Indică raportul de mediu/de durabilitate. management MUE.
- o echipă de mediu este formată Consiliul Local (angajament politic şi aprobare) Discuţii şi
pentru că toate poziţiile cheie aprobare pentru implementarea sistemului integrat de Opţional: Comisia sau Comitetul de
ale mediului să fie integrate în managemnt. Coordonare (Extindere graduală în
procesul de management al Cercetarea analizei de bază şi aprobarea obiectivelor. funcţie de extinderea obiectivelor şi
mediului Discutarea şi aprobarea conceptului programului strategic conţinutului sistemului)
- un reprezentant al (şi a planului de acţiune)
managementului de mediu este Discutarea şi aprobarea strategiei organizaţionale. Implicarea părţilor interesate în funcţie de
desemnat ca persoană Cercetarea raportului de audit intern şi aprobarea măsurilor obiectivele stabilite în formatul optim în
responsabilă pentru EMS. corective (dacă este necesar) toate elementele cheie ale SIM în
Competenţe conforme şi Cercetarea rezultatelor auditului extern (certificare) concordanţă cu MUE-25.
influenţă asupra altor Şi aprobarea măsurilor corective (dacă este necesar)
departamente Coordonatorul şi echipa de coordonare:
- există reguli clare pentru Coordonează elaborarea analizei de bază. Pregăteşte Stabilirea regulilor pentru implicarea
procedură şi documentare între propunerea de concept a setării obiectivelor pentru consiliu. părţilor interesate.
toate departamentele, Coordonează elaborarea conceptului programului
procedurile,

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 28/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

şi activităţile relevante pentru mediu stratedic şi a planului de acţiune.


- sunt susţinute cursuri de Pregăteşte conceptul pentru strategia organizaţională.
formare pentru toţi angajaţii Coordonează monitorizarea şi auditul intern.
ale căror activităţi au Coordonează documentarea/raportarea.
impact important asupra Coordonează şi realizează conceptul raportului
mediului. de mediu/ de durabilitate. Accesul părţilor interesate la documente; BR
- comunicarea internă între diverse Identifică nevoile de pregătire şi coordonează minim, concept SP, raportul de audit intern,
niveluri organizaţionale şi de asemenea planul de pregătire pentru angajaţi. + informaţii în legătură cu sectoare specifice
comunicarea cu publicul funcţionează Responsabil pentru comunicarea internă şi implementării şi monitorizării.
optim transmiterea informaţiilor către angajaţi.
Coordonează auditul extern/certificarea, îşi asumă responsabilitatea
pentru comunicare şi implicare.
Platforma comunităţii:
Discutarea obiectivelor Sistemului Integrat de Management. Programul de consolidare a capacităţilor
Contribuţia la analiza de bază (revizuirea trianuală) angajaţilor şi documentare pentru realizare.
nu durează 3-5 ani ca întregul ciclu? Contribuţia la stabilirea
obiectivelor pe termen lung. Contribuţia la Planurile de
Acţiune. Contribuţia la măsurile de implementare.
Contribuţia la monitorizare (măsuri implementate?
rezultate? indicatori?) Documentare pentru stabilirea structurii
Reacţie asupra Raportului de Audit Intern. Contribuţia la organizaţionale
obiectivele comunicaţionale.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 29/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Anexa 8: Prezentare generală a responsabilităţilor privind implementarea sistemului integrat de management

Roluri în sistemul Cine ar trebui să fie implicat? Responsabilităţi


de management

De conducere Primar sau viceprimar Director - Atribuie administraţiei responsabilitatea de a implementa sistemul integrat de
General Executiv management
- Discută şi ia cunoştinţă asupra analizei de bază
- Discută şi decide programul strategic al sistemului integrat de management
- Deleagă responsabilităţi administrative
- Discută şi iniţiază auditul intern
- Atribuie raportul de mediu/durabilitate
De aprobare Consiliul - Discută şi aprobă implementarea sistemului integrat de management
- Iniţiază analiza de bază şi aprobă stabilirea obiectivelor
- Discută şi aprobă conceptul programului strategic (şi al planului de acţiune)
- Discută şi aprobă strategia organizaţională
- Iniţiază raportul de audit intern şi aprobă măsurile corective (dacă este necesar)
- Cercetează rezultatele auditului extern (certificare) şi aprobă măsurile corective (dacă
este necsar)
- Discută şi ia decizii pe baza raportului de evaluare
De coordonare Coordonator - Liderul echipei de coordonare
- Director General sau persoană
calificată în departamentul de
durabilitate
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Roluri în sistemul Cine ar trebui să fie implicat? Responsabilităţi


de management
Coordonare Echipa de coordonare - Coordonează elaborarea analizei de bază
- poate fi un departament existent sau - Pregăteşte propunerea de concept pentru stabilirea obiectivelor pentru consiliu
un departament său birou creat - Coordonează elaborarea conceptului programului strategic şi a planurilor de
special pentru această sarcină acţiune
- echipa este probabil să aibă - Pregăteşte conceptul pentru structura organizaţională
3 membri (în funcţie de mărimea
autorităţilor locale)

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 31/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Roluri în sistemul Cine ar trebui sa fie implicat? Responsabilităţi


de management
Supervizare Comisia de coordonare - Comisia de coordonare este responsabilă cu supervizarea întregului SIM
- un grup de 10-15 politicieni
de rang înalt şi manageri. Numărul
depinde de mărimea administraţiei
(care se extinde treptat odată cu
extinderea obiectivelor şi a
conţinutului sistemului)
- Participarea în consiliul de
coordonare ar trebui să urmeze o
abordare inter-departamentală
- Implicarea directorului
general
- Reprezentanţi ai serviciilor
locale relevante (companii
municipale) şi grupuri ale părţilor
interesate

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 32/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Roluri în sistemul Cine ar trebui sa fie implicat? Responsabilităţi


de management
Platforma comunităţii - reprezentanţii grupurilor private - Sprijinirea şi comunicarea asupra sistemului integrat de management
ale părţilor interesate (afaceri, - Discută obiectivele sistemului integrat de management
grupuri sociale, mediu, - Contribuie la analiza de bază (revizuire odată la 3-5 ani)
educaţie, cercetare, Agenda - Contribuie la obiectivele pe termen lung
21) - Contribuie la planurile de acţiune
- reprezentanţii administraţiei - Contribuie la implementarea măsurilor
locale - Contribuie la monitorizare (măsuri implementate? rezultate? indicatori?
- Opinează asupra raportului de audit intern
- Contribuie la obiectivele comunicaţionale (ex., difuzarea informaţiilor în publicaţiile proprii,
evenimente etc.)
Auditul intern Auditorul intern - Evaluează sistemul integrat de management: structura organizaţională (sistem şi procese) şi
Persoană cu solide cunoştinţe implementarea programului strategic şi a planurilor de acţiune (performante) în fiecare an ca
despre structura şi competentele bază a ciclului ulterior.
unei autorităţi locale, provenind de la: - Evaluează realizările (diferenţa până la obiectiv)
- Departamentul Strategic al - Oferă recomandări cu privire la modificările necesare
autorităţii locale - Semnează raportul de Audit Intern
- Autoritate regională - Discută rezultatele auditului intern împreună cu primarul
- Ordinea de zi - Trebuie să fie independent faţă de departament sau echipa de coordonare
- Expert din alt oraş

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 33/34
www.mue25.net

www.localmanagement.eu

Roluri în sistemul Cine ar trebui sa fie implicat? Responsabilitati


de management
Auditul extern Auditor extern autorizat - Evaluează sistemul integrat de management:, structura organizaţională (sistem şi procese) şi
implementarea programului strategic şi a planurilor de acţiune (performanţa în concordanţă
cu cerinţele EMAS şi/sau ISO 14.001 (ex.la fiecare 5 ani după cum sugerează
Angajamentele Aalborg sau odată la 3 ani, după cum sugerează EMAS)
- Alocare a raportului de audit extern şi discutarea rezultatelor cu primarul.

Ghid pentru Structura


Organizaţională

Sivu 34/34