1

MESAJUL CONCIS

Un mesaj concis economiseşte timp şi bani, atât pentru adresant, cât şi pentru expeditor. A concepe
un mesaj concis înseamnă a spune ce ai de spus, într-un număr cât mai mic de cuvinte, dar fără a sacrifica
celelalte calităţi ale mesajului (să fie complet, concret, clar etc.). Eliminând cuvintele de prisos, ideile
importante pot fi mai bine evidenţiate. Pentru a obţine un mesaj concis, se recomandă:
A. Scurtarea sau omiterea expresiilor cu prea multe cuvinte
B. Includerea numai a informaţiilor relevante
C. Evitarea repetărilor inutile

A. SCURTAREA SAU OMITEREA În exemplele următoare, fiecare propoziţie

EXPRESIILOR CU PREA MULTE concisă elimină jumătate, sau chiar trei sferturi, din
CUVINTE propoziţiile prea lungi, mesajul rămânând clar şi
politicos.
Mesajele vor putea deveni mai concise, dacă se Exemplul 1:
va ţine cont de următoarele sugestii: Mesaj lung: De această dată, vă scriu pentru a
1. In loc de formulări lungi, se recomandă vă trimite o carte poştală pretimbrată, în scopul
folosirea expesiilor scurte sau chiar a unui stabilirii unei date convenabile, când ne-am putea
singur cuvânt, dar care nu schimbă înţelesul. întâlni, pentru o discuție despre parteneriat.
Mesajul concis: Vă rog să-mi răspundeţi, prin
Mesaj lung Mesaj concis cartea poştală alăturată, precizând o dată pentru o
 de data aceasta  acum discuție despre parteneriat.
 consens de opinii  consens Exemplul 2:
 datorită faptului că  pentru că Mesaj lung: Prin prezenta, dorim să luaţi la
 în timp ce  pe când cunoştinţă că noi apreciem, cu adevărat, încrederea
 de-a lungul anului  în anul 1956 pe care ne-aţi arătat-o.
1956 Mesaj concis: Apreciem încrederea avută în noi.
 mai mult sau mai  aproape
puţin B. INCLUDEREA NUMAI A INFORMA-
 în scopul de a …  pentru a … ŢIILOR RELEVANTE
 motivul fiind că …  pentru că …
 aşa cum aţi  conform comenzii Mesajul concis, deci eficient, trebuie să omită
comandat nu numai expresiile lungi, dar şi frazele
 în viitorul apropiat  curând nerelevante. Pentru a avea siguranţa că s-au inclus
 în multe cazuri  des / frecvent numai informaţiile relevante, trebuie să se ţină cont
de următoarele:
 în majoritatea cazu-  de obicei
rilor  să nu se divagheze de la ideea principală;
 în ciuda faptului că  deşi  să se elimine cuvinte nerelevante şi propo-
ziţiile de legătură;
 în valoare de  costând
 să se elimine informaţiile evidente pentru
 în oraşul  în adresant şi să nu se repete ceea ce persoana
 în cazul că  dacă respectivă a spus (scris) deja;
 având în vedere  pentru că  să se evite introducerile lungi, materialul de
faptul că fond inutil sau explicaţiile, adjectivele excesive,
 vă rugăm nu ezitaţi  vă rugăm să ne cuvinte pretențioase etc;
să ne scrieţi scrieţi  să se atingă ideea principală, cu tact şi pe scurt.
 cu data de  datat
2. Eliminarea cuvântului "care", ori de câte Exemplul următor arată că, din exces de zel,
ori este posibil pot fi eliminate şi informaţii relevante, ratându-se
Exemple: scopul mesajului.
Mesaj lung: A comandat Mesaj concis: A
birouri care sunt de un comandat birouri de tip Exemplul 3:
tip ergonomic. ergonomic. Un vânzător de peşte se gândea la un nou afiş
Mesaj lung: Există Mesaj concis: Sunt publicitar, pentru magazinul său. Pe acesta scria,
patru reguli care ar patru reguli de respectat. foarte concis: "Peşte proaspăt, de vânzare, aici,
trebui respectate. azi".
 2

Un prieten, cu „simţ critic”, a avut, totuşi,
câteva sugestii: "N-ai nevoie de cuvântul "aici",
oamenii văd şi singuri unde este magazinul; şi nici
de cuvintele "de vânzare", doar se ştie că nu dai
nimic de pomană. Cât despre "peşte proaspăt" şi
"azi"... vrei să spună clienţii că azi e singura zi când
ai peşte proaspăt? Că în celelalte zile vinzi peşte
vechi? Şterge "proaspăt"! Şi, pentru că veni vorba,
şterge şi "azi". Lumea ştie că azi nici n-ai deschide
magazinul dacă n-ai avea ceva de vânzare. Şi, de
fapt, poţi renunţa şi la cuvântul "peşte". Oricine, pe
rază de câteva zeci de metri, poate să simtă mirosul
mărfii tale! "
Morala acestei povestiri? Se scrie concis, dar
nu se distruge esenţa mesajului!
Următorul exemplu este opusul celui
precedent. Este scrisoarea unei persoane care a
absolvit o Universitate, de un an, deja, şi nu a reuşit
încă să-şi găsească un loc de muncă satisfăcător.
Scrisoarea este adresată Oficiului Forţei de Muncă.
De remarcat sunt cuvintele pretențioase şi
informaţiile nerelevante. Dacă ar vorbi sau ar scrie
în acest mod, la angajare sau cu clienţii, n-ar
provoca o reacţie negativă? Să comparăm prima
scrisoare cu cea revizuită.
"Oficiul de planificarea carierei al
Universităţii mi-a trimis. la intervale de timp
regulate, un chestionar despre integrarea mea în
muncă. După cum vă aduceţi aminte, din discuţia
pe care am avut-o primăvara trecută, am fost foarte
dornic să-mi găsesc un loc de muncă.
Deşi au urmat mai multe recomandări ale
Oficiului dumneavoastră, prezentându-mă la
întrevederile organizate pentru angajări, nu am
putut negocia schimbări imediate si nici nu am
putut obţine promisiuni ferme de angajare rapidă.
Încerc acum un sentiment de deziluzie şi de
neadaptare la mediul meu vocaţional.
Vă rog să-mi permiteţi să vă rog să mă ajutaţi,
încă o dată, pentru a depăşi acestea, informându-mă
de orice loc de muncă disponibil, pentru care credeţi
că aş fi indicat. Aşa cum v-am spus în ultima mea
scrisoare, nu mai am pretenţia să lucrez numai ca
economist, aş accepta şi un post de agent comercial,
dar care să fie atractiv şi bine plătit.
Vă mulţumesc pentru răbdare şi înţelegere, în
această problemă. Mă puteţi contacta la 0236 123456,
în timpul zilei, sau la 0745 123456, după-amiază".
Mesaj concis, conţinând numai informaţii
relevante.
"Vă rog să aveți amabilitatea să mă anunţaţi
când va fi disponibil un post de agent comercial,
atractiv, dar şi bine plătit. Nu mă mai interesează
doar postul de economist.
Mă puteţi suna la 0236 123456, în timpul zilei,
sau la 0745 123456, după-amiază. Vă mulţumesc
pentru eventualele sugestii".
C. EVITAREA REPETĂRILOR INUTILE
Uneori repetarea informației este necesară,
pentru a sublinia o idee. Dar, când acelaşi lucru este
spus de două sau de trei ori, fără motiv, mesajul
devine plictisitor.
Iată câteva recomandări, pentru a evita
repetarea inutilă:
1. utilizarea numelor scurte după ce, prima data,
s-a menţionat un nume lung. În loc de "S.C.
NEXIAL Product Manufacturing SRL" se foloseşte
"firma NEXIAL";
2. folosirea pronumelor, abrevierilor, inițialelor,
in locul repetarii numelor lungi: în loc de "Agenţia
Judeţeană pentru Ocuparea Forţelor de Muncă"
repetat de mai multe ori, se foloseşte A.J.O.F.M.
sau chiar AJOFM;
3. eliminarea oricărei repetări inutile a unor fraze
sau propoziţii.
Scrisoarea următoare a fost scrisă de o
persoană din executivul firmei A, fiind adresată
unei alte firme, B, cu care firma A face afaceri de
cinci ani. Este un exemplu referitor la efectul
negativ al repetării inutile:
Trimiteţi-ne, vă rog, oricând în timpul lunii
octombrie, sau chiar in noiembrie, dacă vă convine
mai mult, pentru că nouă noiembrie ne convine la fel
de bine, de fapt ne convine chiar mai mult, 300 de
banderole albastre, ca în modelul anexat.
Vă rugăm să ni le trimiteţi prin poştă, în regim
normal, şi nu express, căci express-ul costă prea
mult, pe când regimul normal are un preţ mai
rezonabil.
Mesaj concis:
Vă rugăm să ne trimiteţi 300 de banderole
albastre, ca în modelul anexat, prin postă, regim
normal, înainte de 30 noiembrie.

În rezumat, un mesaj concis include toate ideile şi faptele necesare, relevante, prezentate printr-un
număr minim de cuvinte, fără a sacrifica celelalte calităţi ale mesajului. Se pot scurta sau omite expresii
lungi, folosindu-se mai puține cuvinte și eliminând cuvântul "care", atunci când este posibil.
Mesajul trebuie să conţină numai informații relevante pentru scopul său. Trebuie omise cuvintele
pretențioase, detaliile nerelevante, adjectivele excesive sau informaţiile pe care adresantul le cunoaşte deja.
Se poate evita repetarea inutilă a numelor lungi, folosind pronume, iniţiale sau nume scurte. Mesajul concis
pune în evidenţă, mai clar, ideile importante şi economiseşte timp, atât pentru expeditor, cât şi pentru
adresant.

MESAJUL CURTENITOR sau politeţea în mesajele eficiente
În mod firesc, un mesaj trebuie să fie natural, dar plin de tact. Gândiţi-vă la Receptor, când faceţi
afirmaţii. Acordati consideraţie tuturor adresanţilor.
A. TACT ÎN LOC DE GROSOLĂNIE
Deşi puţini intenţionează să se grăbească
sau să nu fie atenți, aceste trăsături reprezintă o
cauză uzuală a impoliteţii. Lipsa de politeţe decurge
din atitudini ce au la bază un caracter negativ, o
educație slabă, sau, uneori, dintr-o concepţie greşită
privind caracterul concis al exprimării.
În zilele când totul pare să vă meargă prost,
efortul dvs. de a ascunde această stare nu trebuie să
vă facă nepoliticoşi. Trebuie evitate expresii ca
acelea din coloana din stânga, de mai jos,
reformulându-le, aşa cum se arată în coloana din
dreapta:
Lipsă de tact, Exprimare cu tact
impolitețe
Scrisoarea dvs. nu Dacă am înţeles
este deloc clară, nu corect scrisoarea dvs.
înţeleg nimic… … pentru a menţine interesul clienţilor mai vechi.
Evident, dacă aţi citi Uneori, exprimarea
poliţa de asigurare, cu din poliţa de asigurare
atenţie, v-aţi putea da este mai puţin clară.
singuri răspunsul la Vă pot răspunde la
întrebări… întrebări, cu multă
plăcere…
Se pare că aţi şi uitat Aşa după cum v-am
ceea ce v-am indicat în scrisoarea
comunicat acum două din 15 mai 2013, …
săptămâni!
A scrie o scrisoare unui client înseamnă a folosi
mai multe “politeţuri” decât într-o notă adresată
cuiva din aceeaşi companie. O notă dintr-o singură
propoziţie, precum cea indicată în continuare, se
poate folosi foarte bine, pentru a vă adresa unui
angajat sau unui coleg, dacă mesajul dvs. poate fi
cuprins în totalitate în aceasta formă simplă:
Teodor,
Te rog, sună-mă ca să-mi spui numărul imprimat în
partea laterală a corpului siguranţei care îţi
trebuie pentru acel Ford Taurus.
În scrisoarea adresată clienţilor, însă, trebuie
evitată, de regulă, comunicarea într-o singură frază,
aceasta nefiind o comunicare politicoasă. Se
3
completează cu câteva cuvinte alese, precum în
exemplul următor:
Vă vom înlocui cu plăcere siguranţa
automobilului dvs., Ford Taurus. Pentru a putea
alege modelul potrivit, vă rugăm să ne indicaţi
numărul imprimat pe partea laterală a încuietorii.
B. ÎNŢELEPCIUNE ŞI CONSIDERAŢIE
Cei care transmit mesaje cordiale,
afectuoase chiar, cuprinzând felicitări binemeritate
şi expresii ale consideraţiei (atât unor persoane din
companie, cât şi unora care nu aparţin companiei),
îşi aduc o benefică contribuţie la îmbunătăţirea
comunicării. Valoarea unor asemenea bune intenţii,
sau a bunului renume consolidat, poate fi
înregistrată pe lista de cheltuieli, ca reprezentând
mii (sau chiar milioane) de lei. Se cheltuiesc mulţi
bani pe reclame, pentru atragerea a noi clienţi sau
În timp ce reclama poate aduce noi clienţi
de încredere companiei, scrisorile nepoliticoase pot
face să se piardă clienţi! Chiar şi în cazul
comunicărilor de rutină, “Mulţumesc” sau
“Apreciem promptitudinea cu care ați efectuat
plata ratei” se pot adăuga pe factura pe care este
menţionat “achitat”, înainte de a fi înapoiată
beneficiarului.
Principiu: Se evită expresiile care supără,
jignesc sau presupun desconsiderare.
Un profesionist adevărat trebuie să evite expresiile
care l-ar jigni pe cel ce îi receptează mesajele.
Astfel de expresii sunt grupate în trei categorii:
a) care enervează;
b) ironic întrebătoare;
c) care exprimă lipsă de stimă, desconsi-
derare.
a) expresii enervante
Lista prezentată, în continuare, cuprinde
expresii plictisitoare și enervante, care trebuie
evitate, în special, atunci când se folosesc cu “dvs. ”
sau “al dvs”.
 4

Contrar presupunerii Probabil nu ştiţi că… Scrisoarea 2, politicoasă

dvs...
Delicvenţa (delicvent) Din cauza credibiliătii Dragă domnule şi doamnă Ionescu,
dvs. îndoielnice, …
Pretindeţi că... Nu sunt de acord cu dvs. Felicitări cu ocazia naşterii fiului dumneavoastră,
Dacă nu vă interesează... Sunt sigur că va trebui să Costică!
înţelegeţi... Ca şi alţi părinţi prevăzători, doriţi, desigur, să-i
… de neiertat … iresponsabil asiguraţi un viitor fericit. Poate pare cam devreme
antipatic evident aţi omis...
… e pur şi simplu un Desigur, nu vă aşteptaţi pentru a vă ocupa de finanţarea studiilor sale. Dar
nonsens... să... noi am întâlnit multe situaţii când tinerii au fost
Sunteţi vinovat... Nu ne-aţi lăsat nici o nevoiţi să renunţe la studii, pentru că părinţii au
posibilitate... amânat prea mult această decizie.
Nu înţelegem... Evidentul dvs. dezinteres Dacă vă convine, ne-am putea întâlni vineri, 29 oct.
faţă de cererea noastră
anterioară nu ne-a lăsat 2013, la ora 19:00, pentru a vă explica modul în
posibilitatea să… care compania “Prudenţa” vă poate rezolva
Trebuie să insistăm ca... De ce nu aţi ştiut... problema.
Nu ne-aţi spus că... Nu aţi reuşit să... Voi telefona joi dimineața, pentru a obţine
Aţi uitat să... Trebuie să... confirmarea întâlnirii sau pentru a stabili o altă
Aţi neglijat (omis) să… Desigur nu vă aşteptaţi
ca... dată.
Ar trebui să ştiţi că... Insinuarea dvs. că...
Nereuşita dvs. … Tăcerea dvs. c) afirmaţii care exprimă lipsa de stimă
încăpătânată...
Nu credem că... Ne vine greu să credem A vorbi “de sus” sau a manifesta descon-
că…
siderare faţă de o persoană reprezintă o altă formă
de impoliteţe, care poate avea efect total nedorit,
b) ironia îndoielnică
precum în următorul caz.
Adesea, tonul glumeţ este eficient în
Pentru a-şi susţine o declaraţie privind
corespondenţa profesională. Cu toate acestea,
înainte de a încerca să glumiţi, asiguraţi-vă că transportul pe calea ferată, contabilul companiei
gluma dvs. este de bun simţ şi adecvată situaţiei. O AMC a avut nevoie de taxele exacte aplicate unor
atitudine insolentă comunică acelaşi mesaj, dar într- anumite recipiente returnabile, în care compania de
un mod nepoliticos, atenţie! Nu toti oamenii au produse chimice XYZ încarcă, în fiecare an,
acelaşi grad de simţ al umorului. Ceea ce unora li se produse chimice valorând milioane de lei, destinate
pare o glumă bună, pentru alţii este o grosolănie. companiei AMC.
Contabilul companiei AMC a verificat
Scrisoarea 1, mai degrabă grosolană decât aceste date, împreună cu reprezentanţii locali ai
amuzantă: companiei XYZ, care i-au cerut, însă, să ia legătura
cu doamna L. din Bucureşti.
Dragă domnule şi doamnă Ionescu, După ce i-a scris acesteia, contabilul a
Ne-ar fi bucurat să aflăm și noi de pachetul pe care primit următorul răspuns, care, spunea el, a
vi l-a adus barza. Şi ce etichetă nostimă i-aţi provocat o… explozie mult mai mare, în cadrul
atribuit …Costică Gerald Ionescu Jr.! Îi veţi spune serviciului, decât ar fi putut-o produce toate
lui Costică că, de îndată ce va fi gata, îngerul lui produsele chimice ale companiei XYZ!
păzitor, adică Societatea “Prudenţa”, se va afla
prin preajmă, pentru a-l proteja. Ca răspuns la scrisoarea dumneavoastră
Până atunci, cred că este de datoria noastră să din 10.10.2013, expediată la Bucureşti, în atenţia
avem grijă de cheltuielile viitoare de întreţinere a doamnei L., aţi comis două erori. În primul rând,
copilului – ne referim la cheltuielile pentru nu există nici o doamnă L., iar în al doilea rând,
educaţie şi o mică sumă de bani de rezervă, pentru noi nu facem servicii de tip mesagerie.
a-l ajuta să-şi înceapă călătoria prin viaţa plină de Am aplicat o taxă de 8504 lei pentru
primejdii. recipientul conţinând amestecul AMC 43t21, livrat
Vă vom telefona în câteva zile, pentru a stabili când de sucursala din localitatea dvs. Aceasta este
v-ar conveni să discutăm despre asigurarea noului numai pentru un recipient. Bănuim că la aceasta vă
dumneavoastră mănunchi de bucurii. Până atunci, referiţi.
păstraţi-l uscat!

C. APROBĂRI ŞI SCUZE ADRESATE ÎN
MOD CORECT ŞI DIRECT
Ori de câte ori se acceptă o cerere a unui
client, se începe scrisoarea cu veştile bune, într-o
notă generoasă. Se remarcă diferenţa de adresare
din cele două paragrafe de mai jos:
Exemplu negativ:
Cererea dumneavoastră implică o când) se corectează. Bineînţeles, dacă situaţia este
sumedenie de operaţii în plus, pentru schimbarea
modului de realizare lunară a plăţilor. Cu toate
acestea, conform cererei dvs. insistente, reducem
dobânda şi principalele plăţi lunare menţionate în
nota noastră la 324 lei, plus 24 lei pentru taxe şi
asigurare. Plata totală efectivă pe luna octombrie
2013 devine 348 lei.
Reformulare:
După cum aţi solicitat, vă vom reduce
dobânda şi plăţile principale lunare indicate în
nota dumneavoastră, la 324 lei, plus 24 lei pentru
taxe şi asigurare. Astfel, începând cu luna
octombrie 2013, plata dvs. totală, pe lună, devine
348 lei.
Observaţii:
 dacă o cerere solicită muncă sau alte resurse
suplimentare, se cere clientului, cu mult tact, dar nu
chiar în primul paragraf, să confirme, până la un
anumit termen, dacă mai doreşte modificarea;
 se poate primi o scrisoare dezagreabilă din
partea unui client, care să acuze pe nedrept; un
răspuns politicos va determina clientul nu numai să-
şi prezinte scuzele, dar şi să rămână un client fidel
al întreprinderii;
5
 atunci când cineva din interiorul unei
întreprinderi comite o greşeală, nu este nici
politicos şi nici corect ca ea să fie ascunsă; se pot
prezenta scuze şi se poate corecta eroarea sau
efectele acesteia chiar înainte ca, eventual, clientul
să descopere disfuncţionalitatea. Astfel, imaginea
firmei şi încrederea clientului vor fi salvate. Uneori,
un formular tipărit, de dimensiuni reduse, redactat
politicos, este foarte util pentru a se recunoaşte
greşeala, prompt, şi pentru a se explica cum (şi
gravă sau mai complicată, o scrisoare special
întocmită va fi mai potrivită.
D. PROMPTITUDINEA RĂSPUNSULUI
Din politeţe, precum şi pentru eficienţă, este
indicat ca, la o cerere de ofertă, de exemplu, să se
răspundă prompt, a doua zi, dacă este posibil. Chiar
şi un răspuns dat la sfârşitul cererii de ofertă sau o
notă scrisă de mână, pe o carte poştală, sunt soluții
mai bune decât un răspuns dat cu întârziere sau
chiar deloc. Dacă este nevoie de timp pentru a
aduna date sau sunt alte sarcini mai urgente, înainte
de a se răspunde complet şi documentat (dar cu
întârziere!) unei cereri, se trimite o scurtă notă,
pentru a informa adresantul scrisorii despre
momentul când va fi expediat materialul solicitat și
despre motivele întârzierii.
Pe scurt, un mesaj politicos trebuie, în mod
firesc, să fie gândit plin de tact şi plin de respect.
Atât în comunicarea scrisă, cât şi în cea orală,
politeţea cere evitarea expresiilor care enervează,
jignesc sau sunt de un umor îndoielnic. O persoană
politicoasă aprobă sau se scuză în mod firesc şi
răspunde prompt la corespondenţă. Tonul şi
promptitudinea sunt calităţi de referinţă ale
politeţei în comunicare.