TEMA 13

Formulare ca mijloc de afișare, redactare a informației.

Crearea formularelor în regimul Design. Tipuri de formulare
Formulare în formulare (subformulare).
Cîmpuri cu calcule totale.Macrocomenzi. Butoane. Controale combobox,
Listobox. Utilizarea lor.
- Să explice necesitatea utilizării formularelor;
- Să utilizeze formularele la introducerea, modificarea, vizualizarea datelor;
- Să argumenteze și să explice utilizarea formularelor încuibate;
- Să explice noțiunea de macros;

Formulare ca mijloc de afișare, redactare a informației.

Formularul – un obiect a bazei de date destinat pentru vizualizarea,
adăugarea, modificarea, ştergerea sau consultarea datelor în/din tabelele bazei de
date. Formularul este destinat în special ecranului, dar poate fi tipărit și la
imprimantă.
Este folosit pentru un acces aleator la înregistrări. In sensul că după ce se
obţine accessul la o înregistrare, utilizatorul poate trece la sfirşitul formularului
pentru a adauga o înregistrare, ulterior poate reveni la început pentru a căuta o altă
înregistrare. Un exemplu este redat în fig. 1.

Fig.1. Exemplu de formular

Spre deosebire de rapoarte, dacă se tipareşte un formular la imprimantă apar

şi culorile de fundal, împreună cu butoanele de comandă, casete de text şi alte
controale.
Formularele au și anumite limite, principala limită se referă la faptul că nu
pot grupa datele după diverse criterii, inconvinientul fiind eliminat prin utilizarea
rapoartelor.

1
Actualizarea tabelelor prin intermediul formularelor prezintă următoarele
avantaje:
 Interfaţa prietenoasă este realizată prin intermediul diferitelor controale sau
alte elemente grafice;
 Posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la
nivelul tabelelor;
 Posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular,
operaţie realizabilă prin intermediul subformularelor.

Crearea formularului în regim de proiectare (Design View).

Access 2003 include un număr de nouă programe Wizard prin intermediul
cărora se pot crea formulare în formate prestabilite, formulare tip grafic și
formulare pivot (fig. 2), ele sunt activate la opțiunea utilizatorului de a crea un nou
formular, prin selectarea butonului New.

Fig. 2 Ecranul inițial în crearea unui formular utilizînd programele Wizard

In esență formularele din Microsoft access 2003 crează interfața

utilizatorului cu tabelele și interogările.
Crearea formularelor utilizînd Design View constă în proiectarea manuală a
formularelor, inițial fiind puse la dispoziție un formular liber și caseta cu
instrumente Toolbox.
In Access există trei mari categorii de obiecte de control:
1. obiecte de control asociate - sunt obiecte atașate unui cîmp din sursa de
date a formularului, ele afișînd și actualizînd valorile datelor cîmpului
asociat din înregistrarea curentă. Toate obiectele de acest fel sunt însoțite de
etichete ce afișează titlul cîmpului căruia îi sunt atașate.
2. obiecte de control neasociate – sunt obiecte care afișează datele
independente de sursa de date a formularului, ele pot sau nu să fie însoțite
de etichete.

2
 3. obiecte de control calculate – obiecte ce folosesc expresiile calculate ca
sursă de date.
Caseta Tolbox este utilă pentru inserarea obiectelor de control într-un
formular. Principalele obiecte de control vizibile pe caseta Toolbox sunt:

Numele butonului Acţiunea

Select Control marchează elementele de control
Control Wizards lansează /include programul de asistenţă pentru
crearea unor elemente de control
Label crează etichete, în care se scrie un text
Text Box crează câmpuri legate sau calculate
Option Group crează grupuri de opţiuni care conţin butoane de
comutare, butoane de opţiuni sau Casete de
validare.
Toggle Button crează butoane de comutare cu două stări on/off,
corespunzătoare stărilor yes(-1), respective no(0).
Option Button crează buton de opţiuni.
Check Box crează casetă de validare care comută între stările
on şi off.
Combo Box crează caseta combinată formată dintr- o casetă
de text editabilă şi o casetă listă. Poate avea ca
sursă chiar un alt tabel decît sursa de date.
List Box crează casete ce cuprinde o listă derulantă de
opţiuni.
Command Button crează butoane de comandă.
Image plasează imagini.
Unbound Object Frame afişează cadru pentru elemente nelegate.
Bound Object Frame afişează cadru pentru elemente legate.
Page Break marchează trecerea la o nouă pagină.
Tab Contro crează formulare cu mai multe file.
Subform/subreport crează un subformular/subraport.
Line trasează o linie.
Rectangle trasează un dreptunghi.
More Controls alte elemente de control.

3
Pentru crearea formularului în regimul de proiectare (Design view) se
parcurg pașii:
1. Acţionaţi clasa de obiecte Forms.
2. Acţionaţi butonul New.
3. În caseta pentru dialog NewForm selectaţi Design View.
4. Selectaţi denumirea tabelului sau cererea ce vor constitui sursa de bază a
formularului. Dacă formularul nu va conţine date ( de exemplu dacă
formularul va fi utilizat ca o casetă pentru dialog specială) nu selectaţi nimic
din lista derulantă și în acest caz acest formular se va numi formular nelegat.
5. Acţionaţi butonul OK.

Regimurile de vizualizare a formularului.

Formularul poate fi vizualizat în unul din următoarele 4 categorii:
 Modul Design - este destinat pentru modificarea formularelor deja existente
şi crearea celor noi.
 Modul Datasheet - e necesar la introducerea, modificarea şi afişarea datelor,
prezentate în formulare de tabel. În acest mod la ecran pot fi afişate simultan
mai multe înregistrări, dar nu sunt vizibile toate câmpurile. În acest regim nu
sunt afişate butoanele, obiectele grafice.
 Modul Form - e necesar la întroducerea, modificarea şi afişarea datelor în
formular. În acest mod sunt vizibile toate câmpurile unei înregistrări.
 Modul PrintPreview - În modul de vizualizare prealabilă formularul este
afişat aşa cum va fi tipărit.

Instalarea regimului de deschidere a formularului pentru o singură

înregistrare, câteva sau un tabel.
1. Deschideţi formularul în regimul de proiectare design.
2. Pentru a deschide caseta cu proprietăţile formularului, faceţi dublu clic în
domeniul marcat al formularului.
3. Instalaţi una din următoarele valori pentru proprietatea DefaultValue:
Valoarea Descrierea
SingleForm Reflectă o înregistrare ( În regimul Form).
ContinuosForm Reflectă toate înregistrările ce se pot conţine în
secţiunea Detail.
Datasheet Reflectă înregistrările ordonate în linii şi
coloane. Nu toate cîmpurile înregistrării sunt
vizibile.

4
Secţiunile formularului.
Formularele conţin următoarele secţiuni:
 Antetul formularului (form header) - apare o singură dată, în partea
superioară a formularului.
 Antetul paginii (page header) - apare în partea superioară a fiecărei pagini
a formularului tipărit.
 Detaliile (detail) - conţine câmpurile înregistrărilior. La vizualizare această
secţiune va fi repetată pentru fiecare înregistrare.
 Subsolul paginii (page footer) - apare în partea inferioară a fiecărei pagini
a formularului tipărit.
 Subsolul formularului (form footer) - apare o singură dată, în partea
inferioară a formularului.

Includerea şi excluderea antetului şi zonei de subsol (form header/form footer).

1. Deschideţi formularul în regimul de proiectare Design.
2. Selectaţi comanda Form Header/Footer sau Page Header/Footer din meniul
View.

Notă: Antetul şi zona de subsol a formularului sunt plasate pe formular în partea

de sus sau în parte de jos a formularului în regimul Form şi la începutul şi sfîrşitul
formularului tipărit. Secţiunile de antet şi de subsol ale paginii apar doar pe
formularul tipărit şi nu sunt afişate la ecran în modul Form. La excluderea zonei
de antet şi subsol a paginii automat se include şi conţinutul elementelor de control.

Secţiunile Page Header şi Page Footer sunt adăugate simultan pe formular.

Dacă aceste secţiuni nu sunt necesare, dimensiunile lor pot fi micşorate maximal
sau instalaţi pentru proprietatea Visible valoarea No. Ascunderea sau vizualizarea
secţiunilor se instalează cu valorile prestabilite de proprietatea Display When .
Această proprietate posedă următoarele valori:
 Permanent – Allways
 La tipar - Print Only
 La ecran - Screen Only

Adăugarea elementelor de control legate în formular

1. Deschideţi formularul sau raportul în regimul Design.
2. Activaţi butonul Control Wizards din caseta cu instumente Tool Box.
3. Selectaţi opţiunea Field List din meniul View (butonul Field List din panoul cu
instrumente).
4. Alegeţi unul sau mai multe câmpuri din această listă.

5
Alegerea/ selectarea câmpurilor din sursa listei

Obiectele Metoda de selectare

Un grup de câmpuri consecutive Selectaţi primul element apoi ţinînd
acţionată tasta Shift executaţi un clic pe
ultimul element din şir.
Un grup de câmpuri neconsecutive Acţionăm tasta Ctrl, apoi selectăm
celelalte câmpuri necesare.
Toate câmpurile Poziţionaţi cursorul pe antetul listei şi
faceţi dublu clic cu mouse-ul.
5. Trageţi câmpul selectat (sau câmpurile) din fereastra FieldList, utilizând
metoda Drag-&-Drop, în locul necesar din zona Detail a formularului.

Notă : La deplasarea câmpurilor se ţine apăsat butonul stâng al mouse-ului

(şoricelului), în caz contrar nu se vor crea elementele de control. Dacă alegeţi
câmpul din lista cu cîmpuri definite şi dezactivaţi butonul mouse-ului, apoi
acţionaţi locul unde doriţi să apară elementele de control , acest element nu se va
crea.
6. Redimensionaţi câmpul în corespundere cu datele ce sunt afişate în acest
câmp.
7. La dorinţă, puteţi modifica textul etichetei
8. Elementele de control create în formular vor fi afişate în unul din
următoarele regimuri: regimul Form, regimul Table, regimul Print Preview

Adăugarea elementelor de control calculate.

1. Deschideţi formularul sau raportul în regimul Design
2. Acţionăm butonul corespunzător tipului de control din caseta cu instrumente
(butonul Text Box, de exemplu)
3. Acţionăm în formular locul în care dorim să plasăm controlul cu dimensiuni
implicite sau antrenăm pentru a obţine unul la dimensiunile dorite.
4. Îndepliniţi o acţiune din cele enumerate mai jos :
 Introducerea expresiei pentru câmpuri se permite direct în elementul de
control.
 Expresiile pot conţine funcţii, denumiri ale câmpurilor şi trebuie să fie
precedate de semnul “=”.
Dacă e necesar de mai mult spaţiu pentru introducerea expresiei în caseta Control
Source acţionaţi tastele Shift + F2 pentru a deschide fereastra Zoom.
Elementele de control calculate pot fi create şi pe baza cererii ce conţine un câmp
calculabil.

6
 Tipuri de formulare
Clasificarea formularelor se poate face în funcţie de următoarele criterii, detaliate
în continuare:
 După sursa de date:formulare legate(bound)-formularele ce permit
afişarea sau actualizarea datelor din tabele; formulare nelegate (unbound) –
sunt formularele destinate afişării sau editării unor date care nu sunt stocate
în tabele. Ele sunt folosite frecvent pentru afişarea unor mesaje, vizualizarea
unor informaţii despre sistem, preluarea datelor necesare afişării unui raport.
 În funcţie de modul de afişarea, sunt disponibile următoarele tipuri de
formulare:single form – afişează doar ănregistrarea curentă; continuous
form – permit vizualizarea mai multor înregistrări; datasheet form –
afişează datele sub formă de linii şi coloane, la fel ca o foaie de calcul
tabelar; chart form – afişează datele sub formă grafică.

Access permite proiectarea formularelor în următoarele scopuri:

1. afişarea şi editatarea datelor. Este cea mai obişnuită utilizarea a
formularelor. Formularele oferă o modalitate de personalizare a
proiectării datelor în cadrul unei aplicaţii de baze de date. De
asemenea formularele se pot folosi pentru schimbarea, ştergerea sau
adăugarea datelor dintr- o bază de date.
2. controlul desfăşurării aplicaţiilor. Se pot proiecta formulare care
lucrează cu comenzi macro sau cu proceduri Microsoft Visual Basic
for Application (VBA) destinate automatizării afişării anumitor date
sau a ordinii anumitor acţiuni. Prin intermediul comenzilor macro şi al
procedurilor VBA se pot deschide alte formulare, se pot lansa în
execuţie interogări, se pot limita datele afişate, se poate executa o
comandă din meniu, se pot configura în cadrul înregistrărilor şi al
formularelor, se pot afişa meniuri, se pot tipări rapoarte şi realiza o
multime de alte acţiuni. De asemenea, se poate proiecta un formular
astfel încît se realizeze comenzi macro şi proceduri VBA atunci cînd
apar anumite evenimente.
3. acceptarea intrării. Se pot proiecta formulare folosite pentru
introducerea de noi date într-o bază de date sau pentru furnizarea
valorilor de date care permit automatizarea unei aplicaţii.
4. afişarea mesajelor – formularele pot oferi informatii referitoare la
modul de utilizare a unei aplicaţii sau despre acţiunile viitoare.
5. tipărirea informaţiilor – deşi pentru tipărirea informaţiilor se
folosesc în general rapoartele, acest lucru se poate realiza şi cu
ajutorul unui formular.

In esenţă formularele creează interfaţa utilizatorului cu tabelele. Ele permit

realizarea unor obiective ce nu pot fi realizate prin lucrul în mod direct cu tabelele.
Prin intermediul lor se operează direct asupra datelor din una sau mai multe tabele
asociate, fiind create de cele mai multe pe baza unei interogări ce include toate
cîmpurile necesare.
7
Formularele sunt compuse din obiecte de control, care sunt o colecţie de elemente
specifice de proiectare destinate fie afişării datelor din tabele fie afişării
informaţiilor generale.

Crearea subformularelor.
Subformular - un formular afişat în cadrul altui formular. Formularul iniţial
se numeşte principal, iar formularul din cadrul formularului se numeşte formular
subordonat (subformular).
Combinaţia formular/subformular foarte des se mai numeşte formular
ierarhic sau formularul părinte şi fiu, sau formulare incuibate.
Subformularul se utilizează pentru afişarea datelor din tabel sau cererile,
legate de relaţia de la unu la mai multi.În formularele de tip one-to-many ( unu la
mai multi) trebuie să legaţi subformularul de formularul principal pentru ca toate
informaţiile afişate în subformular să corespundă înregistrării curente din
formularul principal.
De exemplu: doriți să vedeți date despre client, dar, în același timp, să vedeți
și informații despre comenzile clientului.
Formularul principal şi subformularul în acest tip de formulare sunt legate
astfel în subformular se afişează numai acele înregistrări, care sunt cu înregistrarea
curentă din formularul principal. De exemplu , când formularul principal reflectă
tipul de date Băuturi răcoritoare, subformularul reflectă numai acele mărfuri, care
se conţin în tipul Băuturi răcoritoare.
La utilizarea formularului cu subformular pentru adăugarea înregistrărilor
noi, înregistrarea curentă în formularul principal se salvează . Atunci când
utilizatorul trece la o altă înregistrare din formularul principal, Access actualizează
automat subformularul cu înregistrările asociate corespunzător. Aveţi posibilitatea
să adăugaţi înregistrări noi în tabelul de baza (principal) în formularul principal sau
în tabelul asociat în subformular. In subformular înregistrările sun afişate în modul
Continuous sau Datasheet, iar formularul principal afişează o înregistrare din
tabelul de bază în modul SingleForm.
Un formular principal poate să conţină mai multe subformulare , cu condiţia
ca fiecare să se conţină în formularul principal. Un subformular poate conţine un
alt subformular pentru a afişa o relaţie de la unu la mai mulţi, cu toate că nu se
acceptă o imbricare mai profundă. De exemplu: poate fi creat formularul principal,
care afişează datele despre clienţi, subformularul afişează datele despre comenzi şi
un alt formular, ce reflectă ce este comandat.
Metoda de creare a subformularului depinde de modul de creare:
- Formular principal şi subformularul se crează simultan;
- De instalat subformularul într un formular existent
- De adăugat un formular existent în alt formular predefinit

Cîmpuri cu calcule totale. Exemple de expresii

8
=Avg([Pret]) -Utilizează funcția Avg pentru a afișa o medie a valorilor dintr-un
câmp sau control denumit "Pret" dintr-un tabel.
=Count([Cod]) - Utilizează funcția Count pentru a afișa numărul de înregistrări
din controlul Cod.
=Sum([Cantitate]) -Utilizează funcţia Sum pentru a afișa suma valorilor
controlului Cantitate.
=Sum([Cantitate]*[Preț]) -Utilizează funcția Sum pentru a afișa suma produsului
valorilor din controalele Cantitate și Preț.
=[cantitate]/Sum([cantitate])*100 -Afișează procentajul de vânzări determinat de
împărțirea valorii controlului cantitate la suma tuturor valorilor controlului
cantitate.
=max([cantitate]) – afişează valoarea maximă din cîmpul cantitate
=[CantV]-[Cant] -Diferenţă valorilor câmpurilor sau controalelor CantV și Cant.
=[DatăCerută]-[DatăExpediere] - Intervalul dintre valorile de dată ale
câmpurilor sau controalelor DatăCerută și DatăExpediere.
=[Preț]*1.06 -Produsul valorii câmpului sau controlului Preț și 1.06 (adaugă
6 % la valoarea Preț).
=[Pret]*0.8 – Produsul valorii cîmpului sau controlului Pret si 0.8 (scade 20% la
valoarea Pret)
=[Cantitate]*[Preț] -Produsul valorii câmpurilor sau controalelor Cantitate și
Preț.

 Expresii în anteturi și subsoluri

=[Pagină] -1
="Pagina " & [Pagină]- Pagina 1
="Pagina " & [Pagină] & " din " & [Pagini] -Pagina 1 din 3
=[Pagină] & " din " & [Pagini] & " pagini " -1 din 3 pagini
=[Pagină] & "/" & [Pagini] & " pagini" -1/3 pagini
=[Țară/regiune] & " - " & [Pagină] -MD - 1
=Format([Pagină], "000") -001
="Imprimat la data de: " & Date()- - Imprimat la data de: 30.09.2011

Elemente generale despre macroinstrucţiuni

Macroinstrucţiunea (macro) reprezintă o colecţie memorată de acţiuni care

execută o anumită activitate, cum ar fi, de exemplu, deschiderea simultană a unui
formular, raport sau a mai multor interogări. Puteţi crea macroinstrucţiuni pentru a
automatiza o activitate repetitivă sau complexă ori pentru a automatiza o serie de
activităţi. Utilizarea unei macroinstrucţiuni pentru automatizarea activităţilor
repetitive garantează consecvenţa şi minimizarea apariţiei erorilor care apar atunci
când uitaţi o etapă de lucru. Puteţi executa mai multe activităţi prin apăsarea unui
singur buton sau a unei singure taste. Indiferent de motivul pentru care le creaţi,
macroinstrucţiunile pot creşte foarte mult productivitatea atunci când lucraţi cu
baza de date.
9
 Macroinstrucţiunile sunt formate din acţiuni sau comenzi necesare pentru
efectuarea operaţiei pe care doriţi să o automatizaţi. Sortarea, interogarea şi
tipărirea sunt exemple de acţiuni. Argumentele sunt unităţi suplimentare de
informaţii solicitate pentru executarea unei acţiuni individuale. De exemplu, o
acţiune de macroinstrucţiune Open Table poate solicita argumente care identifică
numele tabelului pe care doriţi să-l deschideţi, modul de vizualizare în care va fi
afişat tipurile de modificări pe care un utilizator le poate efectua. Deoarece nu
există programe wizard care să vă ajute să compuneţi o macroinstrucţiune, creaţi o
macroinstrucţiune prin adăugarea de acţiuni şi argumente directe în modul de
vizualizare Design. După crearea unei macroinstrucţiuni, nu uitaţi să salvaţi ce aţi
lucrat şi daţi macroinstrucţiunii un nume semnificativ.

Crearea unei macroinstrucţiuni

Înainte de a începe crearea unei macroinstrucţiuni, ar trebuie să planificaţi
acţiunile necesare pentru efectuarea activităţilor pe care vreţi să le automatizaţi. În
final, testaţi instrucţiunile scrise prin efectuarea fiecăreia dintre ele.

1. În fereastra database, executaţi clic pe butonul Macros de pe bara Object.

2. Executaţi clic pe butonul New.
3. Executaţi clic pe săgeata listei Action, apoi selectaţi acţiunea pe care
doriţi să o utilizaţi şi apăsaţi tasta Tab.
4. În câmpul Comment introduceţi un comentariu (dacă doriţi să explicaţi
acţiunea). Executaţi clic pe numele tabelului în prima casetă Action -
Arguments, executaţi clic pe săgeata listei şi apoi selectaţi o valoare....

Pentru a testa macro instrucţiunea executaţi clic pe butonul Run de pe bara

cu instrumente sau prin dublu clic.

Rularea şi testarea unei macroinstrucţiuni.

Pentru ca o macroinstrucţiune să îşi efectueze acţiunile, trebuie sa o rulaţi
sau să o instruiţi să execute acţiunile. Exista doua metode pentru rularea unei
macroinstrucţiuni. Puteţi rula macroinstrucţiunea astfel încât să execute toate
etapele intr-o singura secvenţă sau o puteţi testa rulând-o pas cu pas, metoda ce

10
va permite să revedeţi rezultatele fiecărei etape. Prin testarea macroinstrucţiunii,
aţi putea descoperi că nu execută toate activităţile în felul în care doriţi
dumneavoastră. In acest caz, puteţi face modificări şi puteţi testa din nou
macroinstrucţiunea în timp ce continuaţi să faceţi corectări în modul de
vizualizare Macro Design. Reţineţi că o macroinstrucţiune nu va executa decât
acţiunile corespunzătoare modului de vizualizare activ la momentul respectiv,
astfel că trebuie să vă asiguraţi că afişaţi modul de vizualizare corect înainte de a
rula macroinstrucţiunea; puteţi stabili ca prima acţiune din macroinstrucţiune să
afişeze modul de vizualizare în care vreţi să ruleze macroinstrucţiunea.

Rulaţi o macroinstrucţiune în secvenţă

Există 2 metode pentru rularea unei macroinstrucţiuni:
1. Rulaţi macroinstrucţiunea astfel încât să executaţi toate etapele printr-o
singură secvenţă. (Tools->Options->Edit/Find->Action Query)
2. Testarea macroinstrucţiunii, rulând pas cu pas. Metoda care vă permite
să revedeţi rezultatele fiecărei etape.
1. Afişaţi macroinstrucţiunea pe care doriţi să o rulaţi în modul de vizualizare
Macro Design.
Dacă macroinstrucţiunea nu comută automat în modul de vizualizare
corect, comutaţi în modul de vizualizare în care vreţi să ruleze
macroinstrucţiunea.
2. Executatţi clic pe butonul Run de pe bara cu instrumente Macro Design.
Daca macroinstrucţiunea întâlneşte o acţiune pe care nu o poate executa, pe
ecran este afişată o casetă de mesaj care indică problema.
3. Dacă este necesar, executaţi clic pe butonul OK pentru a închide caseta de
mesaj.
4. Executaţi clic pe butonul Halt pentru a opri macroinstrucţiunea.

11