UNTOLD Festival!

Cine suntem si cu ce ne ocupăm?

Suntem unul dintre cele mai mari festivaluri din România, care se desfăşoară în inima
Transilvaniei, în oraşul Cluj-Napoca. Suntem înfrăţiţi cu festivalul Neversea şi suntem de
părere că nopţile de vară trebuie petrecute alături de artiştii veniţi de pe diferite continente.
Suntem la a cincea ediţie de Untold şi va mai urma…

Diviziunea departamentelor anul acesta se va face în felul următor:

1. Departamentul Acces
2. Departamentul Acreditări
3. Departamentul Angels
4. Departamentul Check-in
5. Departamentul Emergency
6. Departamentul Flux
7. Departamentul Logistică
8. Departamentul Resurse Umane
9. Departamentul Resolution
10. Departamentul Stewarzi
11. Departamentul User Experience
12. Departamentul Sponsorship&Merchandising

1. Departamentul Acces

În cadrul departamentului Acces, format dintr-un coordonator și voluntari, se asigură

accesul la eveniment prin scanarea brăţărilor participanților și se oferă, la nevoie, informații
suplimentare legate de accesul în festival.

Ce face Departamentul Acces?

★ Asigură accesul festivalierilor și al organizatorilor în perimetrul/interiorul
★ festivalului;
★ Se implică ȋn vederea soluţionării situaţiilor de criză care apar pe durata festivalului;
★ Interacţionează direct cu participanții;

Atribuţii principale:
★ Scanează și verifică integritatea brăţărilor participanților;
★ Răspunde participanților la nelămuririle legate de eveniment;
★ Trebuie să cunoască toate culorile brăţărilor și însemnătatea lor;
 ★ Informează participanții că trebuie să păstreze brăţara până la finalul perioadei de
valabilitate;

2. Departamentul Acreditări

Departamentul Acreditări vizează preschimbarea acreditării membrilor din Staff într-o

brățară care să le permită accesul în locația unde se desfășoară evenimentul.

Ce face Departamentul de Acreditari?

★ Preschimbă acreditarea în brățară;
★ Interacționează direct cu echipa de organizare, sponsori, VIP, voluntari, Blue Service;

Atribuții principale:
★ Asigură preschimbarea acreditării în brățară validă;
★ Raspunde participanților la nelămuririle legate de eveniment;
★ Anunță organizatorii dacă sesizeaza nereguli;

3. Departamentul Angels

Sunt cei care vor întâmpina artistul şi care se vor asigura că atât el, cât şi cei care îl
însoţesc vor avea o şedere cât mai plăcută alături de noi.

Ce face Departamentul Angels?

★ Va fi persoana de legatură dintre artist şi buna desfăşurare a festivalului;
★ Va avea grijă ca artistul să primească suportul logistic şi să-şi respecte programul.

Atribuţii principale:
★ Păstrează confidenţialitatea informaţiilor obţinute de la Coordonatori si artişti;
★ Respectă intimitatea artistului (nu fac poze cu artistul şi nu vor posta pe reţelele de
socializare);
★ Îi va comunica Coordonatorului si Asistentului de Coordonator orice informaţie,
cerinţă sau nemulţumire a artiştilor în vederea soluţionării cât mai rapidă a problemei;
★ Se va asigura că programul stabilit de organizatori pentru artist este respectat;
★ Se va asigura că acreditarile şi welcome-pack-urile artistului sunt primite de către
artist şi de către staff-ul acestuia.

4. Departamentul Check-in
 Departamentul Check-In este constituit dintr-un coordonator și voluntarii care vor
reprezenta prima interacțiune a publicului cu festivalul/evenimentul. Misiunea lor este să
scaneze biletele participanților, oferindu-le în schimbul acestora BRĂȚĂRI, pe baza cărora
va fi permis accesul în festival.

Ce face Departamentul Check-In?

★ Se asigură că biletele sunt valide;
★ Asigură procesul de preschimbare a BILETELOR în BRĂȚĂRI;

Atribuții principale:
★ Realizează prima interacțiune cu festivalierii;
★ Se asigură că operațiunea de scanare a biletelor este fluidă;

5. Departamentul Emergency

Sunt acei voluntari care vor ajuta şi vor suplimenta alte departamente. Voluntarii
departamentului Emergency sunt singurii voluntari care vor activa în toate departamentele.

Ce face Departamentul de Emergency?

★ Va fi pregătit să ajute voluntarii de la orice alt departament, în caz de nevoie.
★ Ştie fiecare departament unde îşi desfăşoară activitatea pentru a-i putea ajuta atunci
când este cazul.

Atribuţii principale:
★ Să cunoască perimetrul festivalului şi locaţiile în care îşi desfăşoaraă departamentele
activitatea;
★ Să cunoască activitatea tuturor departamentelor;

6. Departamentul Flux

Deparamentul Flux reprezintă departamentul responsabil de asigurarea fluxului în

toată zona de intrare, relaționând cu celelalte departamente pentru soluționarea problemelor.
Ei vor ajuta participanții să se orienteze și vor ajuta la fluidizarea grupurilor de oameni
prezenți.

Ce face departamentul Flux?

★ Ajută la buna organizare a intrării prin direcționarea publicului;
★ Se raportează Supervizorului și răspunde cerințelor acestuia;
 Atribuții principale:
★ Direcționează festivalierii;
★ Fluidizează grupurile de persoane;
★ Răspunde participanților la nelămuririle legate de eveniment;
★ Anunță organizatorii dacă sesizează nereguli.

7. Departamentul Logistică

Sunt cei care pun bazele logistice ale festivalului si fără ei nimic nu ar mai fi la locul
lui. Sunt cei care vor ajuta echipa tehnică şi de producţie cu tot ce au nevoie pentru ca
participanţii festivalului să aibă o experienţă cât mai placută.

Ce face Departamentul de Logistică?

★ Asigură suport logistic echipei tehnice şi de producţie;
★ Se ocupă de elementele de logistică (transportare, montare);
★ O parte din departament se va ocupa de furnizarea mâncării pentru voluntarii din toate
departamentele;
★ O mica parte va asigura suport logistic departamentului de presă și comunicare.

Atribuţii principale:
★ Oferă suport echipei tehnice şi de producţie a festivalului;
★ Va fi la curent cu toate zonele din festival;
★ Va asigura suport echipei tehnice, în caz de nevoie;
★ Se va ocupa ca elementele de logistică să ajungă în zonele cerute de către
organizatori;
★ Va ajuta echipa de design cu instalarea şi aranjarea diferitelor elemente de decor ale
festivalului;
★ Va fi disponibil cu câteva zile înainte de începerea festivalului.

8. Departamentul Resurse Umane

Suntem ceea ce citeşti tu acum. Departamentul de Resurse Umane te-a ajutat să îţi
creezi drumul ca şi voluntar către festivalul Untold prin formularul pe care l-ai completat
deja. Cu cineva din departamentul de Resurse Umane ai vorbit la telefon pentru a-ţi confirma
locul ca şi voluntar la festival. Nu părem că facem multe, dar de fapt, prin noi ai ajuns şi la
coordonatorul tău. Cu noi ai avut primul contact, fie el telefonic sau prin e-mail.

Ce face Departamentul de Resurse Umane?

★ Recrutează și selectează voluntarii
★ Întocmește actele necesare activității de voluntariat
 ★ Monitorizează activitatea voluntarilor.

Departamentul de Resurse Umane este subdivizat in trei subdepartamente:

1. Recrutare si selectie
2. Acte
3. Monitorizare

Atribuţii principale:
★ Recrutarea și selectarea voluntarilor pentru festival;
★ Pune în legatură voluntarii cu coordonatorul departamentului;
★ Se asigură de respectarea drepturilor si obligațiilor voluntarului;
★ Monitorizează atât activitatea Coordonatorilor, cât și a asistenților de Coordonator;
★ Evaluează activitatea voluntarilor;
★ Colectează si monitorizează feedback-ul primit de la ceilalți Coordonatori și
voluntari;
★ Se ocupă de actele necesare activitățiilor de voluntariat;
★ Se ocupa de statutul voluntarului, training si pregătire pentru a putea fi voluntar cu
“acte în regulă”.

9. Departamentul Resolution

Ce face departamentul Resolution?

★ Soluționează problemele legate de brățări și bilete;
★ Asigură buna organizare, prin intervenirea în cazul potențialelor nereguli sesizate;
★ Anunță paza dacă văd nereguli în festival;

Atribuții principale:
★ Interacționează cu publicul;
★ Este intr-o continuă comunicare cu celelalte departamente;
★ Soluționeaza problemele legate de brățări și bilete;

Se implică ȋn vederea soluţionării situaţiilor de criză care apar pe durata festivalului

10. Departamentul Stewarzi

Suntem cei care vom fi tot timpul in mijlocul distractiei, dar nu pentru a ne distra ci
pentru a avea grija ca toate lucrurile sa fie in ordine. O sa cunoastem fiecare colt al
festivalului pentru a putea oferi o buna desfasurare a evenimentului si vom avea grija ca
fiecare persoana sa fie in siguranta.
Acest departament se va împărţi în două subdepartamente:
1. Departamentul Stewarzi Cluj Arena
 2. Departamentul Stewarzi Polivalentă

Ce face departamentul de Stewarzi?

★ Va face in asa fel in cat fiecare festivalier sa se simta in siguranta;
★ Va colabora cu agentii de paza in caz de nevoie.

Atributii principale:
★ · Interactioneaza direct cu festivalierii;
★ · Asigura siguranta participantilor din festival;
★ · Trebuie sa cunoasca perimetrul festivalului;
★ · Anunta paza daca vad nereguli in festival;
★ · Colaboreaza cu agentii de paza pentru a sesiza eventualele intrari frauduloase in
festival.

11. Departamentul User Experience

Sunt acei voluntari care vor avea grijă ca fiecare participant să se relaxeze în condiţii
cât mai plăcute şi ca fiecare zonă de recreaţie să fie pe placul acestora. Mai mult decât atât,
sunt cei care ajută festivalierii să folosească dispozitivele sau gadget-uri menite să întreţină
buna dispoziţie a participanţiilor.

Ce face Departamentul de User Experience?

★ Va ajuta fiecare persoană care se află într-o zonă de recreaţie
★ Va menţine totul în ordine în zonele destinate relaxării.

Atribuţii principale:
★ Asigură suport în implementarea activităţilor recreative;
★ Asigură legatura între participanţi şi zona de user experience;
★ Se asigură că obiectele/gadgeturile din zona de relaxare rămân într-o stare bună şi au
★ grijă ca acestea să nu fie furate sau avariate;
★ Se asigură că participanţii înţeleg regulile jocurilor din zona perimetrului festivalului;

12. Departamentul Sponsorship&Merchandising

Sunt cei care vor pune la dispoziţia festivalierilor goodies sau produse marca Untold.
Vor oferi suport sponsorilor, în ceea ce priveşte produsele oferite de către aceştia, vor
promova sau vor vinde produsele marca Untold..

Ce face Departamentul Sponsorship & Merchandising?

★ Sponsorship: oferă suport din punct de vedere logistic sponsorilor festivalului
(transportat, aranjat, supravegheat);
★ Merchandising: se ocupă cu vânzarea de produse Untold din standurile specifice,
alimentează stocul de marfa (transportat, aranjat, supravegheat).

Atribuţii principale:
★ Ajută la menţinerea stocului de produse destinate vânzării;
★ Oferă informaţii cu privire la obiectele puse în vânzare participanţilor;
★ Aranjează marfa pe stand;
★ Menţine ordinea si curaţenia, atât în stand, cât şi în jurul acestuia.

Let’s make some magic this summer!!!

See you @ Untold Festival