Sapte pasi pentru organizarea unui eveniment de succes:

1.

Orice eveniment este rezultatul muncii unei echipe. Deci, formati o echipa de profesionisti.2.

Calculati corect resursele pe care le aveti (buget, timp, colaboratori) si termenele limita;3.

Listati in ordine logica toate actiunile care vor trebui sa fie intreprinse pentru ca evenimentul sa aiba loc
lastandardele impuse de dumneavoastra;4.

Alocati persoane responsabile pentru fiecare dintre actiuni;5.

Nu luati decizii impuse exclusiv de bugetul alocat - riscati sa scadeti calitatea evenimentului;6.

Fiti flexibil - este posibil sa trebuiasca sa schimbati planurile pe parcurs. Faceti acest lucru in mod
consecvent- daca schimbati o actiune, verificati cum influenteaza acest lucru restul planului si faceti si
celelalte schimbarinecesare.7.

Faceti tot posibilul sa cunoasteti cat mai multe amanunte despre participanti - pozitii in cadrul
companiilor pecare le reprezinta, preferinte, evenimente la care au mai participat, relatii frecvente de
afacer

Data evenimentului

Fiecare eveniment trebuie să aibă un scop și să urmărească niște obiective clare. Odată determinat
scopul evenimentului pasul următor este stabilirea datei, a perioadei din zi și duratei evenimentului. În
etapa de planificare și pregătire, un event planner trebuie să verifice evenimentele calendaristice din
acea perioadă, concedii, sărbători, pentru a fi sigur că va avea numărul de invitații scontat.
Dimensiunea și partenerii

Următorul pas este stabilirea dimensiunii evenimentului în așa fel încât să existe profit, aici fiind
important numărul de invitați care va aduce efectul scontat. Această analiză este esențială pentru a
putea estima bugetul necesar. În funcție de mărimea, tipul evenimentului și de bugetul alocat, costurile
pot fi optimizate cu ajutorul parteneriatelor și sponsorilor. ”Partenerii îți aduc vizibilitate și îți fac
reclamă pentru eveniment, fiind o unealtă importantă în transmiterea mesajelor tale”, spune Kelly
Freeman. Aceștia trebuie aleși astfel încât să corespundă cu mesajul și obiectivele evenimentului și
brandului.

Locația

În ceea ce privește locația, aceasta poate fi un hotel, un centru de conferință, un spațiu exterior, în
funcție de tematica aleasă și numărul de invitați care vor participa. Alegerea locației este important să
fie făcută și din perspectiva invitaților și a nevoilor acestora. ”Locația nu trebuie stabilită fără o bună
documentare. Este recomandat să vizitați locația dorită și să observați dacă logistica vă este favorabilă”,
completează expertul în organizare de evenimente. Paleta de culori aleasă trebuie să conțină culoarea
logo-ului companiei, făcând astfel o legătură subtilă între mesaje și brand.

Cateringul

Un alt pas important în pregătirea evenimentului este alegerea firmei de catering. Trebuie acordată o
atenție deosebită calității și modului în care sunt serviți invitații. De asemenea, organizatorii de
evenimente trebuie să le pună la dispoziție toate informațiile pe care le au despre invitați, precum
regimuri alimentare, alergii, diete și obiceiuri culturale. Sfatul pe care expertul în organizarea de
evenimente îl oferă este să „ Negociați totul! Contractele trebuie să fie clare, complete, cu termene de
reziliere care să fie în favoarea voastră”.

Feedbackul

Ultima etapă a eventului este evaluarea modului în care a decurs, cererea și primirea de feedback din
partea invitațiilor și trimiterea acestei evaluări clientului pentru care s-a desfășurat evenimentul.
Discuțiile post event trebuie să aibă loc cât mai recent după încheierea acestuia. Feedback-ul poate fi
obținut prin diferite căi, de la e-mail, la apel telefonic sau pot fi chiar filmări la locul evenimentului.
În ceea ce privește micile atenții oferite participanților, acestea pot fi pixuri, agende, suveniruri
branduite cu logoul companiei sau al evenimentului. ”Cu cât veți fi mai inventivi cu atât veți avea un
succes mai mare”, a adăugat trainerul.

Kelly Freeman, expert în planificarea strategică a evenimentelor cu peste 25 de ani de experiență în

patru departamente guvernamentale și ministere britanice, va reveni la București în perioada 7 – 9
noiembrie pentru a susține trei cursuri avansate de comunicare și organizare de evenimente.