Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013

Investește în oameni!

Titlu proiect: „Decizii informate prin instrumente adecvate de orientare în carieră’’

Cod contract: POSDRU/161/2.1/G/137251
Beneficiar: Inspectoratul Școlar Județean Vaslui

COMPARTIMENTUL CONTABILITATE

A. Contabilitatea – obiect, structură, procedee specifice

Contabilitatea înregistrează cronologic și sistematic procesele economice care au loc într-o unitate
economică (în cazul nostru, firma de exercițiu), înregistrate în documente justificative.
Contabilitatea este știința care presupune măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul
activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și a rezultatelor obținute și furnizează informații despre:
• situația patrimoniului;
• situația financiară și performațele financiare ale firmei de exercițiu;
• rezultatul activității;
• fluxurile de trezorerie (încasări și plăți).
Informația contabilă este o informație reală, precisă, completă, operativă, reprezentând suportul
deciziilor economice, financiare și de gestionare care se iau într-o firmă (în cazul nostru, firma de exercițiu).
Organizarea contabilității este obligatorie pentru toți agenții economici și se desfășoară în cadrul
Compartimentului Contabilitate.
Succesiunea operațiilor de prelucrare a informației economice în contabilitatea firmei de exercițiu
este următoarea:

Figura nr. 1 - Circuitul informației contabile

Patrimoniul unei societăți este format din active și pasive patrimoniale.

1
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

B. Atribuțiile Compartimentului Contabilitate

Atribuții:
• Înregistrează cronologic și sistematic evenimente și tranzacții din firma de exercițiu evidențiate în
documente, referitoare la:
- Constituirea firmei de exercițiu;
- Operații de capital (majorare, reducere);
- Imobilizări;
- Stocuri;
- Achiziții;
- Vânzări;
- Decontări cu personalul, bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, și alte instituții;
- Operații de încasări și plăți.
• Întocmește ordinele de plată pentru furnizori.
• Întocmește registrele contabile.
• Cumpără valută (euro) de la Banca ROCT pentru plata tranzacțiilor externe.
• Calculează și înregistrează impozitul pe profit al firmei de exercițiu.
• Întocmește declarațiile și ordinele de plată pentru plata impozitelor și contribuțiilor sociale.
• Efectuează regularizarea TVA-ului și întocmește decontul de TVA.
• Solicită majorarea capitalului pentru firma de exercițiu.
• Întocmește balanța de verificare sintetică și balanța de verificare analitică.
• Efectuează inventarierea patrimoniului.
• Elaborează situațiile financiare anuale.
• Efectuează analiza economico-financiară.

Contabilitatea înregistrează numai operații economico-financiare efectuate folosind etalonul bănesc

(moneda națională) și uneori cel cantitativ (în cazul stocurilor).
În contabilitate, operațiile economico-financiare se înregistrează numai pe bază de documente
justificative.
Principalele evenimente și tranzacții din firma de exercițiu se vor înregistra în contabilitate cu
ajutorul formulelor contabile din următorul tabel:

Formula contabilă
Operația economico-financiară Suma
Debit = Credit
(lei)

Înființarea firmei de exercițiu

Constituirea firmei de exercițiu (subscrierea

456 = 1011 100.000
capitalului social)

Aportul bănesc al acționarilor/asociaților 5121 = 456 100.000

2
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Trecerea capitalului nevărsat la capitalul vărsat 1011 = 1012 100.000

Taxe de înregistrare achitate din cont 201 = 5121 100

Operații de intrări

% 1.240
Achiziție de materiale consumabile 302 = 401 1.000
4426 240

% 1.240
Achiziție rechizite 604 = 401 1.000
4426 240

% 620
Achiziție de materiale de natura obiectelor de
303 = 401 500
inventar
4426 120

% 12.400
Achiziție de mărfuri 371 = 401 10.000
4426 2.400

Înregistrare adaos commercial 30 % 371 = 378 3.000

% 744
Achiziție aparatură
214 = 404 600
birotică(calculatoare)/mijloace fixe
4426 144

Operații de ieșiri

Consum materiale consumabile 602 = 302 1.000

Consum de obiecte de inventar 603 = 303 500

3
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

% 16.120
Vânzare mărfuri 4111 = 707 13.000
4427 3.120

% 13.000
Scoaterea din gestiune a mărfurilor vândute 607 = 371 10.000
378 3.000

Înregistrarea amortizării

Înregistrare amortizare calculator în valoare de

6811 = 2814 50
50 lei

Înregistrare servicii

Înregistrare factură chirie 612 = 401 50

% 124
Servicii oferite de terți 628 = 401 100
4426 24

Înregistrare commision plătit băncii 627 = 5121 15

Înregistrare salarii (conform statului de salarii)

Salarii datorate 641 = 421 10.000

Contribuția unității la asigurări sociale 6451 = 4311 2.080

Contribuția unității la fondul de șomaj 6452 = 4371 50

4
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Contribuția unității la asigurările sociale de

6453 = 4313 520
sănătate

Contribuția unității pentru fondul de risc și

6451 = 4381 50
accidente

Contribuția unității pentru concedii și

6451 = 4382 85
indemnizațiii

Contribuția unității pentru fondul de garantare

6452 = 447 25
a creanțelor salariale

% 2.986
4312 1.050
Rețineri din salarii 421 = 4372 50
4314 550
444 1.336
% 6.478
4 311 2.173
4 312 1.007
Plata datoriilor în legătură cu salariile (CAS, 4 313 742
CASS, CFS, impozit/salarii, contribuția la 4 314 689
fondul de risc și accidente, contribuția pentru 4 371 = 5121 265
concedii și indemnizații, fond pentru plata 4 372 106
creanțelor salariale) 4 381 50
4 382 85
444 1.336
447 25

Încasări de la clienți 5121 = 4111 16.120

Plata furnizorilor

Furnizori de stocuri și servicii 401 = 5121 1.240

5
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Furnizori de imobilizări 404 = 5121 744

Regularizarea TVA-ului

TVA colectată > TVA deductibilăTVA de % 19.000

4427 =
plată 4426 15.000
4423 4.000

TVA colectată < TVA deductibilă TVA de % 21.000

= 4426
recuperat 4427 19.000
4424 2.000

Plata TVA-ului 4423 = 5121 4.000

2.000
Recuperarea TVA-ului de la buget 5121 = 4424

Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli

6xx
Conturi de cheltuieli 121 =
Clasa 6

7xx
Conturi de venituri = 121
Clasa 7

Înregistrarea impozitului pe profit

Înregistrarea cheltuielilor cu impozitul pe

691 = 4411 1.600
profit

6
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Închiderea contului 691 121 = 691 1.600

Plata impozitului pe profit 4411 = 5121 1.600

De reținut!!!
 La sfârșitul lunii, conturile de cheltuieli din clasa 6-a și conturile de venituri din clasa a 7-a nu
prezintă sold (se soldează).
 La sfârșitul lunii, contul 4 426 TVA deductibilă și 4 427 TVA colectată se soldează.
 La sfârșitul lunii, firma nu poate avea și TVA de plată și TVA de recuperat; în acest caz se
compensează TVA de recuperat cu TVA de plată sau invers, în limita sumei celei mai mici întocmindu-
se formula contabilă 4 423 = 4 424.
 Operațiile de încasări și plăți între firmele de exercițiu se efectuează prin contul bancar.
 Plata/încasarea în numerar în cazul tranzacțiilor se face numai la târguri/competiții, în relațiile cu
persoanele fizice.

C. Documentele utilizate în activităţile Compartimentului Contabilitate

Contabilitatea primește documentele justificative de la celelalte departamente ale firmei de exercițiu

și de la alte firme de exercițiu, le înregistrează în mod cronologic și sistematic cu ajutorul registrelor
contabile. La finele exercițiului financiar întocmește situații financiare anuale.
În firma de exercițiu, plățile se fac prin virament, iar pentru aceasta se întocmesc ordine de plată sau
cecuri.

Figura nr.2 - Circuitul documentelor în firma de exercițiu

7
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Pentru înregistrarea informațiilor, contabilitatea utilizează: documente primare, registre contabile și

situații financiare.

DOCUMENTE PRIMARE (justificative) întocmite la locul și momentul producerii operațiilor

economico-financiare de departamentele firmei de exercițiu sau primite în urma tranzacțiilor de la alte firme
de exercițiu.
În cadrul Departamentului Contabilitate se întocmește ordinul de plată pentru operațiile de plăți
prin cont. De la ROCT–Banca virtuală se primește extrasul de cont.
a. Ordinul de plată prezintă următoarele caracteristici:
• Este un document de dispoziție prin care firma de exercițiu dă ordin băncii ROCT, unde are deschis
contul, să plătească din contul său o sumă de bani unui beneficiar (firma de exercițiu, buget de stat,
școală etc.).
• Servește ca document de încasare/plată prin contul bancar.
• Este un document care servește la întocmirea extrasului de cont.
• Completarea ordinului de plată este diferită, în funcție de obiectul plății (plata unei facturi primite de la
o firmă, plata chiriei, plata obligațiilor sociale/fiscale, plata salariilor în contul bancar);
• Se întocmește de către Compartimentul Financiar-contabil;
• Circulă de la bancă la beneficiar prin intermediul băncii sale și la plătitor;
• Se arhivează la Compartimentul Financiar-contabil.

Figura nr. 3 - Model Ordin de plată

b. Extrasul de cont este un document ce întrunește următoarele caracteristici:

• Servește ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților prin cont (virament), pe baza
actelor justificative.
• Este un document de stabilire a soldului contului bancar.
• Se întocmește de către bancă în două exemplare cu ajutorul tehnicii de calcul, pe baza documentelor
justificative de încasări și plăți prin cont.

8
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

• Se completează pornind de la soldul precedent, înregistrând documentele de încasări cu sumele în credit

și documentele de plăți cu sumele în debit. După fiecare operație (document de plăți/încasări) se
calculează soldul contului bancar.
• Se semnează de către responsabilul ROCT.
• Exemplarul unu circulă la Compartimentul Financiar-contabil și exemplarul doi la bancă.
• Se arhivează la Compartimentul Financiar-contabil.

Figura nr.4 - Model Extras de cont

REGISTRELE CONTABILE se prezintă sub formă de caiete sau fișe tipizate și înregistrează în
mod cronologic și sistematic operațiile economico-financiare înregistrate în documentele primare.
Registrele contabile nu circulă în incinta firmei și nici în afara ei, fiind documente de înregistrare
contabilă.
Potrivit legii contabilităţii nr. 82 din 1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,
precum şi Regulamentului privind aplicarea acesteia, registrele utilizate în contabilitate sunt:
1. registrul-jurnal;
2. registrul cartea mare;
3. registrul-inventar.

1. Registrul jurnal este un document obligatoriu, în care se înregistrează în mod cronologic

operaţiunile economice desfăşurate, pe baza documentelor şi ţinând seama de data întocmirii sau intrării
acestora.
Registrul jurnal este un document tipizat pe format A4 şi este astfel conceput încât să permită
înregistrarea următoarelor date şi informaţii:
 numărul curent al operaţiei economice înregistrate;
 data la care a fost efectuată înregistrarea operaţiei economice în document;
 felul, numărul documentului folosit pentru înregistrare;

9
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

 explicaţia la operaţia economică desfăşurată şi înregistrată;

 conturile debitoare şi cele creditoare folosite pentru înregistrarea operaţiei economice;
 sumele totale, debitoare şi creditoare.
Registrul jurnal trebuie întocmit de către toate unităţile patrimoniale, societăţile comerciale, regii
autonome, instituţii publice, unităţi cooperatiste, asociaţii cu personalitate juridică, precum şi de către
persoanele fizice care au calitatea de agent economic.
Registrul jurnal se păstrează temporar la arhiva Compartimentului de Contabilitate, de regulă pentru
un an, apoi se depune la arhiva unităţii, împreună cu toate documentele care au stat la baza înregistrărilor
efectuate în el. Fiind un document contabil, el nu circulă.
Registrul jurnal se prezintă astfel:

Unitatea ..................................... Nr. pag. .........

REGISTRU JURNAL

Sume
Nr. Data Documentul Explicaţia Conturi totale
crt. înregistrării (felul, nr., D C D C
data)
1 2 3 4 5 6 7 9
Reportat * * *

De reportat
Întocmit, Verificat,

Figura nr. 5 - Model Registru jurnal

2. Registrul „Cartea-mare” este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau
prin regrupare pe conturi corespondente înregistrările efectuate în Registrul jurnal, stabilindu-se situaţia
fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldurile finale. Reprezintă un
document contabil de sinteză şi care conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate.
Registrul Cartea-mare se întocmește lunar într-un singur exemplar și se regăsește în următoarele
forme:
• fișa de cont pentru operații diverse pentru evidența analitică a elementelor care se detaliază doar
valoric (exemplu: furnizorii, clienți, debitori diverși etc.);
• fișa de cont analitică pentru valori materiale pentru evidența analitică a elementelor patrimoniale,
care se detaliază cantitativ-valoric (stocuri: materii prime, mărfuri, produse finite, materiale consumabile,
obiecte de inventar etc.);
• fișe sintetice șah pentru evidența sintetică, în cazul formei de înregistrare maestru-sah. Pentru fiecare
cont se deschid două fișe:
– fișa pentru debit detaliată pe conturi corespondente creditoare;
– fișa pentru credit detaliată pe conturi corespondente debitoare.
• cartea mare centralizatoare, care se folosește în cazul formei de înregistrare pe jurnale. Se întocmește
pentru fiecare cont, are rânduri pentru fiecare lună și total trimestrial, coloane pentru reconstituirea
rulajului debitor, pentru total rulaj debitor, total rulaj creditor și sold debitor sau creditor. Înregistrarea în
cartea mare se face la finele lunii.

10
Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Figura nr.6 - Model Registru Cartea Mare(Șah)

Figura nr. 7 - Model Fișă de cont analitic pentru valori materiale

11
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Figura nr.8 - Model Fișă de cont analitic pentru operații diverse

Unitatea ........................................

CARTEA MARE (Centralizatoare)

Contul
Conturi corespondente creditoare Total rulaj Total
debitor rulaj SOLD
creditor
Cont Cont Cont Cont Cont
Lunile La 1 ianuarie Debitor Creditor

Ian.
Febr.
Mart.
Total
trim. I
..........
Total
general
Întocmit, Verificat,

Figura nr. 9 - Model Registru Cartea mare (centralizatoare)

12
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Registrul „Cartea-mare” serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la

unităţile care aplică forma de înregistrare contabilă „pe jurnale”, la verificarea înregistrărilor contabile
efectuate şi la furnizarea de date pentru efectuarea de analize economico-financiare.
Se întocmeşte în cadrul Compartimentului Financiar-contabil al unităţii, la sfârşitul lunii şi stă la
baza elaborării balanţei de verificare. Modul de completare a acestui registru de contabilitate este următorul:
 rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfăşurarea pe
conturi corespondente;
 sumele cu care a fost descărcat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale,
obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
 soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare
ale contului respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul anului (care se înscrie pe rândul
destinat în acest scop).
¾

3. Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu pentru inventarierea anuală, în care se

prezintă grupat rezultatele inventarierii patrimoniului, precum şi fiecare post din bilanţ. Se întocmeşte de
către regiile autonome, societăţile comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi
persoanele fizice care au calitatea de comerciant, într-un singur exemplar, de regulă la sfârşit de an, fără
ştersături şi fără a lăsa spaţii libere. Registrul-inventar cuprinde 2 părţi: prima priveşte rezultatele
inventarierii patrimoniului, iar cea de-a doua prezintă, copiat la xerox, bilanţul contabil anual şi contul de
profit şi pierdere, forma scurtă, care se publică în Monitorul Oficial.

Unitatea.........................
REGISTRU-INVENTAR
Nr. Recapitulația Valoarea Valoarea de inventar Diferențe din evaluare
crt. elementelor contabilă (de înregistrat)
inventariate Valoarea Cauze
1 2 3 4 5 6

Întocmit, Verificat,

Figura nr. 10 - Model Registru-inventar

SITUAȚIILE FINANCIARE se întocmesc la finele exercițiului și oferă o imagine fidelă, clară și

completă a activelor, datoriilor, capitalurilor proprii, a situației financiare, a profitului sau pierderii și a altor
informații privind activitatea firmei de exercițiu.
Situațiile financiare cuprind:
• Situația activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (bilanț);
• Cont de profit și pierdere;
• Situația modificărilor capitalului propriu;
• Situația fluxurilor de trezorerie;
• Note explicative.
Se întocmesc pe baza datelor din balanța de verificare, care face legătura dintre conturi și situațiile
financiare. Pentru centralizarea si verificarea exactitații înregistrărilor din contabilitate (conturi sintetice și
analitice), se întocmesc Balanța de verificare sintetică și balanțe de verificare analitice.

13
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

Balanţa de verificare reprezintă un instrument care asigură preluarea rapidă şi centralizată a

informaţiilor, pentru a le transpune în bilanţul contabil. Balanţa de verificare asigură legătura dintre cont şi
bilanţ.

Conţinutul şi clasificarea balanţelor de verificare

Balanţa de verificare este un procedeu specific al metodei contabilităţii care permite verificarea
corectitudinii sumelor înregistrate în conturi, în timpul lunii.
Se întocmeşte la sfârşitul fiecărei luni sub forma unui tabel enumerativ al conturilor utilizate, cu
sumele înregistrate în fiecare cont. Sumele se cumulează de la începutul anului pâna la luna de calcul
inclusiv.
Anual, societatea întocmeşte 12 balanţe cu caracter obligatoriu, la sfârşitul fiecărei luni, având astfel
o imagine de ansamblu asupra mijloacelor economice, surselor de finanţare, cheltuielilor, veniturilor şi
rezultatelor financiare.
Balanţa de verificare asigură respectarea echilibrului permanent impus de dubla înregistrare în
conturi.
În funcţie de natura conturilor pentru care se întocmesc, avem balanţe:
 ale conturilor sintetice;
 ale conturilor analitice.
În funţie de numărul de egalităţi pe care le conţin, balanţele conturilor sintetice pot fi:
 cu o serie de egalităţi;
 cu două serii de egalităţi;
 cu trei serii de egalităţi;
 cu patru serii de egalităţi.
a) Balanţa de verificare cu o serie de egalităţi poate fi întocmită în două variante:
- pe bază de Total sume (debitoare şi creditoare) din conturi;
- pe bază de Solduri finale (debitoare şi creditoare) din conturi.
Egalitatea este: TSD = TSC, respectiv TSfD = TSfC

b) Balanţa de verificare cu două serii de egalităţi combină cele două variante de la punctul a).
TSD = TSC SfD = TSD - TSC
Cele două egalităţi sunt: cu următoarele corelaţii:
TSfD = TSfC SfC = TSC - TSD

c) Balanţa de verificare cu trei serii de egalităţi conţine solduri iniţiale, rulaje şi solduri finale.

TSiD = TSiC
SfD = SiD + RD - RC
Cele trei egalităţi sunt: cu următoarele corelaţii:
TRD = TRC
SfC = SiC + RC - RD
TSfD = TSfC
d) Balanţa de verificare cu patru serii de egalităţi conţine Sume precedente, Rulaj lună, Total sume şi
Solduri finale.
TSpD = TSpC
SfD = (SpD + RD) – (SpC + RC)
Cele patru egalităţi sunt TRD = TRC
cu următoarele corelaţii:
SfC = (SpC + RC) – (SpD + RD)
TSD = TSC
Aceasta este cea mai completă balanţă de verificare, conţinând cel mai mare număr de informaţii. Ea
stă la baza întocmirii bilanţului
TSfD =contabil.
TSfC

14
 Proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investește în oameni!

OBS. Pentru fiecare cont sintetic se poate întocmi o balanţă de verificare analitică pe elemente
componente.
Corelaţiile existente între contul sintetic şi balanţa analitică a contului sunt:
 total sume debitoare ale conturilor analitice din balanţă = total sume debitoare ale contului sintetic.
 total sume creditoare ale conturilor analitice din balanţă = total sume creditoare ale contului sintetic.
 total solduri ale conturilor analitice din balanţă = soldul contului sintetic (şi de acelaşi sens – debitor
sau creditor).

Etapele întocmirii balanţei de verificare sunt următoarele:

1. se preiau operaţiunile din Registrul jurnal în Cartea-mare (se înregistrează sistematic).
2. se totalizează sumele înregistrate sistematic în debitul şi creditul fiecărui cont, determinând rulajele
lunii.
3. se preiau sumele precedente din balanţa anterioară, se înscriu rulajele lunii, se calculează total sume
şi soldurile finale.
4. se adună coloanele, determinând egalitatea între coloanele debitoare şi creditoare.
Trebuie să existe corelaţia:
TOTAL RULAJE din Balanţa de verificare = TOTAL RULAJE din Registrul jurnal

Figura nr.11 - Corelația Cont-Balanța de verificare-Situații financiare

Pe baza bilanțului și a contului de profit și pierdere se efectuează analiza economico-financiară,

prin care se diagnostichează starea de performanță a firmei de exercițiu la încheierea exercițiului. Se
stabilesc punctele tari și punctele slabe ale gestiunii financiare, în vederea fundamentării unei strategii de
menținere și dezvoltare într-un mediu concurențial.

15