Caiet de sarcini

1. Introducere
Caietul de sarcini cuprinde regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii
ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică corespunzător cu necesităţile autorităţii contractante.
Cerinţele impuse prin caietul de sarcini sunt considerate ca fiind minimale.
Specificaţiile tehnice care indică o anumită origine, sursă, producţie, un produs special, o
marcă de fabricaţie sau de comerţ, un brevet de invenţie, o licenţă de fabricaţie sunt menţionate doar
pentru identificarea cu uşurinţă a tipului de produs şi nu au ca efect favorizarea sau eliminarea
anumitor operatori economici sau anumitor produse.
Aceste specificaţii vor fi considerate ca având menţiunea “sau echivalent”.
Observaţie: Ofertele care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini se resping ca fiind
neconforme.

2. Descriere
Produsele trebuie sa fie noi, originale - OEM, sau echivalente 100%; nu se accepta produsele
reîncarcabile, reciclate sau remanufacturate.
 Prin consumabil OEM (Original Equipment Manufacturer) se intelege un consumabil fabricat
din componente noi, pe bază de licenţe şi patente, cu acordul şi suportul producătorului de
echipamente
 Se consideră produse echivalente, produsele noi obținute din componente noi, fără a fi folosite
anterior. Produsele echivalente trebuie să aibă aplicat marcajul CE

3. Cerințe tehnice
Consumabilele – cartușe de toner - pentru imprimante, copiatoare și faxuri ce urmează a fi
achiziționate vor avea următoarele specificații;
1. Toate cartușele de toner ofertate și livrate vor avea un termen de garanție de minim 12 luni de
la data livrării;
2. Cartușele ofertate trebuie să fie originale (OEM), fabricate de același producător ca și
echipamentele unde urmează a fi utilizate sau echivalente;
3. În cazul ofertării de consumabile echivalente, ofertantul se obligă să preia garanția
echipamentelor pe toată durata contractului și să achite contravaloarea service-lui, manopera și
piesele de schimb, pentru repararea echipamentelor din dotarea autorității contractante și la plata de
daune-interese, dacă se constată că acestea s-au defectat datorită nerespectării caracteristicilor
tehnice și de calitate ale consumabilelor. Aceste prevederi vor fi introduse în contractul de achiziție
publică;
4. În cazul în care echipamentul nu mai poate fi reparat, va fi înlocuit de furnizorul consumabilului
echivalent pe cheltuiala proprie, cu un echipament identic sau cu caracteristici similare;
5. În cazul ofertării unor produse echivalente, ofertantul calificat va prezenta în copie certificate
sau alte documente emise de organisme abilitate în acest sens, care să ateste conformitatea
fiecăruia dintre produsele ofertate, din care să rezulte faptul că produsele echivalente pot fi folosite
fără nici un fel de restricţie de ordin tehnic sau de calitate a imprimării pe echipamentele respective.
6. În cazul ofertării unor produse echivalente, ofertantul va prezenta o declaraţie completată de
producătorul produselor prin care acesta declară că produsele marca ______ [echivalent] sunt
produse noi, de ultimă generaţie, nereîncărcate, neremanufacturate şi că în procesul de fabricaţie al
produselor marca ___ [echivalent] nu se folosesc cartuşe goale de tip OEM. Declaraţia se va
prezenta în original sau copie legalizată.
7. Ofertantul trebuie să prezinte Rapoartele de testare în conformitate cu ISO / IEC 19752, ISO /
IEC 19798, ISO / IEC 24711 sau alte certificări echivalente pentru fiecare produs (cartuş), care să
conţină datele de contact ale producătorului produselor, din care să rezulte capacitatea produsului,
pentru fiecare produs ofertat (Formularul 10).
8. Ofertantul va prezenta Material Safety Data Sheet - sau Fişe tehnice de securitate din partea
producătorului pentru fiecare produs (cartuş), elaborate în conformitate cu SR ISO 11014/2009 menit
să asigure funcţionarea echipamentelor în condiţiile tehnice prescrise de producător şi să elimine

1
riscul datorat unui agent chimic periculos pentru angajaţi. NU se accepta standarde la care sursa
cartuşelor testate este firma solicitanta (gen ASTM F-1856).
9. Ofertantul va prezenta în oferta sa, informatii privind producătorul consumabilelor ofertate prin
completarea tabelului “Detalii producător”, (Formularul 11).
10. Pentru fiecare produs în parte se va menţiona în oferta tehnică codul de comercializare al
producătorului produselor respective şi, în cazul livrării de produse echivalente, se va menţiona de
asemenea şi codul produselor OEM cu care aceste produse sunt echivalente. (Formularul 12)
11. Ofertantul are obligaţia de a face dovada conformităţii fiecărui produs ofertat prin prezentarea
“Certificatului de calitate și conformitate” sau “Declarația de conformitate” la care se anexează copie a
documentelor de conformitate emise de către producător.
12. Termenul de livrare al produselor este de 15 (cincisprezece) zile de la semnarea contractului
de ambele părți. Transportul produselor se va asigura gratuit de către furnizor cu mijloacele proprii
pâna la depozitul beneficiarului.
13. Neconformitatea calitativă a produselor livrate şi recepţionate va putea fi constatată în orice
moment din interiorul termenului de garanție al acestora indiferent de perioada de valabilitate a
contractului. Produsele necorespunzătoare vor fi înlocuite pe cheltuielile furnizorului în termen de 48
de ore de la data reclamării.
14. În cazul în care calitatea printării nu este corespunzătoare, prezentând caractere neclare, linii
orizontale albe peste caractere, linii orizontale de cerneală întinsă peste caractere sau culori şterse
sau necorespunzătoare, furnizorul va înlocui în termen de 48 de ore de la notificare produsele cu
unele noi.
15. În cazul în care nu se poate printa cu produsele furnizate, imprimanta nerecunoscând cartușul
respectiv, furnizorul va înlocui în termen de 48 de ore de la notificare produsul cu unul nou.
16. Apariţia oricăror defecţiuni la echipamente datorate utilizării produselor echivalente va fi
notificată furnizorului de către beneficiar. Furnizorul se va prezenta la sediul beneficiarului pentru
remedierea sau corectarea defecțiunilor apărute la imprimante în maxim 4 (patru) ore de la primirea
notificării. Dacă defecţiunile apărute la echipamente nu pot fi reparate pe loc, furnizorul le va prelua
pentru diagnoză și reparaţie la un centru de service autorizat de producătorul echipamentelor.
Furnizorul va suporta toate costurile pentru diagnosticarea defectelor apărute la echipamente, ca
urmare a utilizării produselor echivalente precum şi reparaţia imprimantelor respective.
17. În cazul în care defecţiunile la echipamente nu sunt remediate în termen de 48 de ore de la
notificare, furnizorul va asigura în termen de 24 ore de la expirarea celor 48 de ore, pe cheltuiala sa
echipamente noi, de ultimă generaţie, cu configuraţii similare echipamentelor defectate şi cu cel puţin
aceleaşi performanțe tehnice ca și cele defectate.
18. În cazul nerespectării obligaţiilor furnizorului privind repararea echipamentelor defectate în
urma utilizării produselor echivalente, întârziind repararea, respectiv înlocuirea echipamentelor pentru
o perioadă mai mare de 3 zile, din orice alte cauze decât cele prevăzute la capitolul forță majoră,
beneficiarul este în drept să rezilieze contractul şi să solicite furnizorului repararea întregului
prejudiciu suferit de beneficiar, inclusiv beneficiul nerealizat.
19. Certificat ISO 9001:2008/echivalent/declarație din partea producătorului care să confirme
implementarea prevederilor sistemului de management al calitătii în cadrul procesului de producție al
produselor finale (pentru cartușul de toner nu pentru componente separate cartuș/toner/cerneală).

Modul de prezentare a produselor:

1. Marca firmei producătoare, va fi inscripţionată pe carcasă şi cartuşele vor avea lipite o etichetă pe
care este precizat codul fiecărui cartuş;
2. Fiecare cartuş trebuie să fie prevăzut cu sistem de sigilare / desigilare a rezervorului de cerneală;
3. Cartuşul va fi introdus în pungă de protecţie, ambalaj care să împiedice evacuarea substanţelor
volatile şi afectarea radiaţiilor luminoase/UV, închis etanş şi sigilat de producător astfel încât orice
desigilare a ambalajului să elimine posibilitatea resigilării;
4. Produsul va fi introdus în cutie de carton cu aspect comercial ce va fi inscripţionată de către
producător cu numele firmei, codul cartuşului, ţara de origine, descrierea produsului în limba română
şi alte limbi de circulaţie internaţională, termenul de garanţie (minim 12 luni începând cu data semnării
documentului justificativ de recepţie cantitativă încheiat după livrarea acestora la destinația finală);
5. Cutia va fi sigilată de firma producătoare cu timbru (HOLOGRAMĂ).

2
 6. Cartuşele oferite trebuie să aibă capacitatea de a genera rapoarte privind starea imprimantei şi a
cartuşului (numai pentru imprimantele care au această caracteristică):
 procentul de toner rămas în cartuş;
 mesaj de sfârşit de toner sau în curs de a se termina;
 numărul total de pagini printate.
Dovada îndeplinirii acestei caracteristici se face prin prezentarea de rapoarte tipărite a stării
imprimantei şi a cartuşului aferent utilizând modelul de cartuş ofertat.
7. Sistemul de sigilare a cartuşului de toner trebuie să aibă capătul liber prins într-un mâner/ureche
care face corp comun cu carcasa cartuşului, sau un alt tip care să probeze sigilarea cartuşului de
către producător, astfel încât acesta să nu fie reîncarcat sau remanufacturat. Desigilarea se face prin
ruperea/desprinderea mânerului/urechii respective de carcasa cartuşului; sistemul de siguranţă
trebuie să nu permită resigilarea în forma originală.
8. Furnizorul are obligația de a asigura transportul produselor, de a ambala produsele pentru ca
acestea să facă față la manipularea dură din timpul transportului, tranzitului și expunerii la temperaturi
extreme, la soare și la precipitațiile care ar putea să apară în timpul transportului și depozitării în aer
liber, în așa fel încât să ajungă în bunăstare la destinația finală.
Autoritatea contractantă îşi rezervă dreptul de a verifica datele tehnice prezentate de către
ofertanţi. În cazul unor neconcordanţe sau a prezentării unor date false autoritatea contractantă are
dreptul de a elimina oferta respectivă. Caracteristicile prezentate în propunerea tehnică şi nerealizate
în exploatare vor determina suportarea de către furnizor a contravalorii eventualelor daune cauzate
autorităţii contractante.

În cazul în care oferta nu este depusă pentru toate produsele aşa cum sunt ele definite prin
Caietul de sarcini sau nu respectă clauzele contractuale referitoare la termenul de livrare, oferta va fi
declarată neconformă în baza art. 36, alin. 2 lit. a), respectiv b) din H.G. Nr.925/2006.

B. Valoare estimată: 396.984 RON (TVA inclus)

C. Cerințe minime obligatorii

Cost total
Cost
estimat
Produs Cod cartuș Nr. buc unitar/buc
RON (TVA
estimat
inclus)
Toner imprimantă Canon CE278A/CRG-
850 - 20 350 354.025
6230DW (black) 128/328/728
Toner copiator laser
monocrom A4 Samsung
MLT-D304L 28 - 6 1200 39.984
PROXPRESS M4583FX
(black)
Toner imprimantă Konica TN –322
10 - 1 250 2.975
Minolta Bizhub C224e (black) (A33K050)

Total RON 396.984

Toate produsele achiziţionate vor fi noi şi originale EURO 86.394,78

În cazul în care există neconcordanțe între codurile tonerelor, vor prevala tipul și modelul
echipamentului.

D. Criteriul de atribuire
Pentru a evita contractarea unor produse necorespunzătoare şi pentru a evidenţia cât mai
uşor avantajele fiecărei oferte studiate în etapa de “testare de piaţă”, criteriul de atribuire a

3
contractului este “oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” şi evaluarea ofertelor se
va face pe baza următorilor factori:
1) preţul ofertei – 75 puncte;
Algoritm de calcul: pentru cel mai scăzut preţ se oferă punctajul maxim alocat, iar pentru
alt preţ se calculează: (preţ minim/preţul ofertei) x punctaj maxim al factorului
2) termen de livrare a produselor – 20 puncte;
Algoritm de calcul: pentru termenul de livrare cel mai scăzut se oferă punctajul maxim
alocat, iar pentru alt termen se calculează: (termenul minim/termenul ofertei) x punctaj
maxim al factorului
3) perioada de garanţie a produselor – 5 puncte;
Algoritm de calcul: pentru ofertele în care perioada de garanție este egală sau mai mare
de 12 luni.

Oferta declarată conformă și care obține cel mai mare punctaj total va fi declarată
câştigătoare.

4
 OPERATOR ECONOMIC Formular 10
____________________
(denumirea/numele)

DESCRIEREA
PRODUSELOR OFERTATE

Subsemnatul, ................................. reprezentant împuternicit al ............. (denumirea operatorului

economic), în calitate de ofertant/ofertant asociat/terţ susţinător al candidatului/ofertantului, la procedura
de ................. (se menţionează procedura) pentru atribuirea contractului de achiziţie publică având ca
obiect ....................... (denumirea produsului, serviciului sau lucrării), codul CPV ............., la data de ................
(zi/luna/an), organizată de ............ (denumirea autorităţii contractante), declar pe propria răspundere, sub
sancţiunea excluderii din procedura de achiziţie publică şi sub sancţiunile aplicabile faptei de fals în acte
publice, că :
a) următoarele produse pentru care am depus oferta, sunt produse OEM (Original Equipment
Manufacturer), aşa cum sunt definite în cadrul documentaţiei de atribuire, după cum urmează :
------------- (denumirea produsului /datele de identificare)
-------------(denumirea produsului /datele de identificare)
------------- etc.
b) următoarele produse pentru care am depus oferta, sunt produse echivalente cu cele OEM
(Original Equipment Manufacturer), aşa cum sunt definite în cadrul documentaţiei de atribuire, după
cum urmează :
-------------(denumirea produsului /datele de identificare)
-------------(denumirea produsului /datele de identificare)
------------- etc.
c) în legătură cu produsele menţionate la punctul b) din declaraţie:
c1) declar că acestea nu sunt produse compatibile (for use), reîncărcabile, reciclate sau
remanufacturate şi nu au în componenţă elemente ale unor produse/componente folosite anterior;
c2) depun anexate următoarele buletine de analiză/ rapoarte de încercare, aşa cum s-a
solicitat în documentaţia de atribuire, astfel :
- pentru produsul _____________- buletinul de analiză/raportul de încercare, emis de către
__________________ ;
- pentru produsul _____________- buletinul de analiză/raportul de încercare, emis de către
__________________ ;
- etc. ;
Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg ca
autoritatea contractantă are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiei, orice documente
doveditoare de care dispun.
Înţeleg ca în cazul în care această declaraţie nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de
încălcarea prevederilor legislaţiei penale privind falsul în declaraţii.

Notă : în situaţia în care operatorul economic a ofertat numai produse de o singură categorie,
declaraţia se adaptează în mod corespunzător ;

Data completării .......... Operator economic,

..................................
(semnătură autorizată)

5
 Formular 11

TABEL DETALII PRODUCĂTOR

Denumire produs / grup produse:

Nr.
Informaţii solcitate Răspuns
crt.

1 Denumire producător
Ţara de reşedinţă a producătorului –
2
Adresa poştală
3 Ţara / adresa/ unităţii de producţie

4 Pagina web (dacă este disponibilă)

State membre UE unde produsul /
5
produsele este / sunt comercializat(e)
Sistemul Calităţii

- Standard aplicat
6
- Activităţi acoperite de standard

- Organismul de certificare

Declaraţie sau autorizaţie

- Numele semnatarului
7
- Poziţia în compania producătoare

- Contact (telefon /fax/e-mail)

6
OPERATOR ECONOMIC Formular 12
____________________
(denumirea/numele)

OFERTA TEHNICĂ

1. Cantităţile care se vor livra sunt cele menţionate în coloana 8 din tabelul de mai jos:
Capacitatea în

cartuşului echivalent (dacă este cazul)Codul

număr de pagini
printate conform :
- ISO/IEC 19752
sau echivalent –
pentru cartuşe toner

cartuşului OEMCodul

Cantitatea ofertată
Tipul monocrom;
Modelul - ISO/IEC 19798
cartuşului
Numărul

echipamentului sau echivalent–

(conform
pentru care se pentru cartuşe toner U/M
descrierii din
achiziţionează color;
caietul de
cartuşul - ISO/IEC 24711 sau
sarcini)
echivalent– pentru
cartuşe de cerneală.

Număr
de pagini

1 2 3 4 5 6 7 8

2.(a) – dupa caz, se va specifica : Produsele care se vor livra vor fi noi, originale - OEM, fabricate din
componente noi, pe bază de licenţe şi/sau patente;
2.(b) - dupa caz, se va specifica : Produsele care se vor livra sunt echivalente cu cele OEM, sunt produse noi,
fabricate din componente noi, care nu au fost folosite anterior şi care au cel puţin aceleaşi caracteristici ca şi
cele originale - OEM. Se va specifica după caz : Produsele nu sunt / sunt compatibile (for use),
reîncărcabile, reciclate sau remanufacturate
3. Cartuşele care se vor livra vor fi ambalate în ambalajul original care asigură manipularea,
depozitarea şi transportul în condiţiile asigurării/protejării integrităţii fizice şi calitative a produselor, iar pe
ambalajele vor fi inscripţionate cel puţin cu numele firmei producatoare, data fabricaţiei, tara de origine,
denumirea şi codul produsului;
4. Fiecare cartuş trebuie va conţine în cadrul ambalajului instrucţiuni de utilizare in limba romana;
5. Fiecare cartuş care se va livra va fi sigilat de către producător;
6.Termenul de garanţie pentru fiecare cartuş este de______ luni (minim 12 luni) de la data livrării;
7. Vom înlocui pe cheltuiala noastră produsele defecte, aflate în perioada de garanţie, în termen de
maxim 2 zile de la data la care am fost înştiinţaţi în scris de către achizitor;
8. Garanţia pe care o acordăm produselor livrate pentru înlocuire va fi de aceiaşi durată cu cea a celor
pe care le-au înlocuit, menţionată în contract, şi se va calcula de la data înlocuirii;
9. Data fabricaţiei pentru fiecare cartuş va fi cuprinsă în anul ______(2012);
10. Toate cheltuielile de transport până la sediul achizitorului vor fi suportate de furnizor;
11. Recepţia cantitativă şi calitativă a produselor livrate, va fi efectuată la sediul beneficiarului, de către
reprezentanţii achizitorului, împreună cu reprezentantul furnizorului, în maximum ....................zile lucrătoare de
la data sosirii mărfii;
12. Termenul de livrare al produselor va fi _____________

Data completării Operator economic,

...................................
(semnătură autorizată)

7
 Formular 13 – Formular de oferta

Centralizator de prețuri

Cost total
Cost unitar/buc
Produs Cod cartus Nr. buc estimat RON
estimat
(TVA inclus)

Toner imprimantă Canon CE278A/CRG-

850
6230DW (black) 128/328/728
Toner copiator laser
monocrom A4 Samsung
MLT-D304L 28
PROXPRESS M4583FX
(black)

Toner imprimantă Konica TN –322

10
Minolta Bizhub C224e (black) (A33K050)

Total RON

EURO

Data completării Operator economic,

...................................
(semnătură autorizată)